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MANUAL GUÍA DE APOYO DE LA
PLATAFORMA ULISES Versión 1.3 – 19/05/2021
2
INDICE
PANTALLA DE LOGIN ............................................................................................................................................................................................................................ 4
SELECCIÓN DE ACTUACIÓN .................................................................................................................................................................................................................. 5
CAMBIO DE CONTRASEÑA – PRIMER INICIO DE SESIÓN ..................................................................................................................................................................... 8
PANTALLA DE INICIO ............................................................................................................................................................................................................................ 9
MÓDULO DE JUSTIFICACIÓN ECONÓMICA ........................................................................................................................................................................................ 11
MÓDULO DE JUSTIFICACIÓN ECONÓMICA - CERTIFICADOS .............................................................................................................................................................. 12
CERTIFICADOS – SUBIDA POR FORMULARIO ..................................................................................................................................................................................... 13
CERTIFICADOS – SUBIDA POR CARGA MANUAL ................................................................................................................................................................................ 23
CERTIFICADOS – FIRMA DE CERTIFICADOS ........................................................................................................................................................................................ 25
CERTIFICADOS – CARPETA DE CERTIFICADOS .................................................................................................................................................................................... 29
JUSTIFICACIÓN ECONÓMICA – DOCUMENTOS PROBATORIOS ......................................................................................................................................................... 31
ACLARACIONES PARA RELLENAR LA PLANTILLA DE DOCUMENTOS PROBATORIOS .......................................................................................................................... 35
DOCUMENTOS PROBATORIOS – ASOCIAR DOCUMENTOS GASTO, PAGO Y CONTABILIDAD ............................................................................................................ 39
DOCUMENTOS PROBATORIOS – COSTES SIMPLIFICADOS (SOLO FP DUAL) ...................................................................................................................................... 40
JUSTIFICACIÓN ECONÓMICA – MEMORIA TÉCNICA .......................................................................................................................................................................... 43
JUSTIFICACIÓN ECONÓMICA – SOPORTE JUSTIFICATIVOS ................................................................................................................................................................ 46
JUSTIFICACIÓN ECONÓMICA – SOPORTE DOCUMENTAL DE LA ACTUACIÓN ................................................................................................................................... 48
JUSTIFICACION TÉCNICA .................................................................................................................................................................................................................... 54
INDICADORES – INDICADORES DE EJECUCIÓN .................................................................................................................................................................................. 57
INDICADORES – INDICADORES DE RESULTADO ................................................................................................................................................................................. 58
3
INDICADORES – GENERAR INFORME ................................................................................................................................................................................................. 59
JUSTIFICACIÓN TÉCNICA – LISTADO DE PARTICIPANTES ................................................................................................................................................................... 60
FIRMA Y ENTREGA JUSTIFICACIÓN .................................................................................................................................................................................................... 61
MÓDULO DE REQUERIMIENTOS ........................................................................................................................................................................................................ 66
REQUERIMIENTOS – SUBSANACIÓN .................................................................................................................................................................................................. 68
REQUERIMIENTOS – CARGA DE ARCHIVOS ....................................................................................................................................................................................... 70
REQUERIMIENTOS – FIRMA DE REQUERIMIENTO ............................................................................................................................................................................. 75
REQUERIMIENTOS – SISTEMA DE AVISOS ......................................................................................................................................................................................... 78
MÓDULO DE INFORMES DE SEGUIMIENTO ....................................................................................................................................................................................... 79
MÓDULO DE COMUNICACIONES - MENSAJES ................................................................................................................................................................................... 80
MÓDULO DE COMUNICACIONES – COMUNICACIONES OFICALES .................................................................................................................................................... 81
MÓDULO GRUPO TÉCNICO - REUNIONES .......................................................................................................................................................................................... 82
ANEXO I – RESTRUCTURACIÓN DEL MENU (MAYO 2021) ................................................................................................................................................................. 83
PREGUNTAS FRECUENTES .................................................................................................................................................................................................................. 84
ACLARACIONES .................................................................................................................................................................................................................................. 92
4
MANUAL GUÍA DE APOYO DE LA PLATAFORMA ULISES
PANTALLA DE LOGIN
Cuando accedemos a la aplicación, a través de la url https://www.educacion.gob.es/ulises/login, nos muestra en primer lugar esta ventana
de login, en esta pantalla introducimos el usuario y la contraseña para el acceso a la aplicación:
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SELECCIÓN DE ACTUACIÓN
Una vez que has accedido, se muestra la siguiente pantalla, en la cual debemos elegir la CCAA vinculada a nuestro usuario.
6
En este ejemplo, hemos accedido a la CCAA de Galicia y a continuación seleccionaremos en el desplegable la actuación, en la cual queremos
operar. En este manual vamos a operar en la actuación de Calidad.
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Una vez seleccionada la actuación, nos muestra un desplegable, con todos los periodos que se hayan dado de alta para dicha actuación.
En este ejemplo seleccionaremos el periodo de 2016.
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CAMBIO DE CONTRASEÑA – PRIMER INICIO DE SESIÓN
La primera vez que accedamos a la aplicación se mostrará la pantalla de cambio de contraseña y ya podremos ver la cabecera de la
aplicación donde se encuentran los siguientes botones: Desconectar, Cambiar contraseña y Cambiar concepto.
9
PANTALLA DE INICIO
Una vez introducidos los datos, accedemos a la aplicación. La siguiente pantalla será la página de inicio, en la que se podrán ver los datos
referentes a la actuación donde estemos operando, y podremos descargar la siguiente documentación: 1 Resolución CCAA, 2 Acuerdo de consejo
de ministros, 3 Instrucciones para la justificación Económica, 4 Plantilla del Excel de documentos probatorios, 5 Instrucciones para la Justificación
técnica, 6 Plantilla del listado de alumnos para la justificación técnica.
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Una vez accedamos a cada uno de los apartados de documentación de la página de inicio, se mostrará una pantalla como ésta, dónde
podremos ver o descargar la documentación.
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MÓDULO DE JUSTIFICACIÓN ECONÓMICA
Desde este módulo podremos acceder a la carga de la documentación de la justificación económica (Certificados, Excel de documentos
probatorios, memoria técnica económica, listado de soportes justificativos y soporte documental).
12
MÓDULO DE JUSTIFICACIÓN ECONÓMICA - CERTIFICADOS
Una vez accedamos al apartado de certificados, se dispondrá de dos opciones de carga de los certificados: Control de fondos, Ingresos
adicionales, Ingreso de contabilidad, No concurrencia con otras ayudas, Remanentes y Cumplimiento del objetivo de la subvención.
Se dispondrán de dos métodos de carga mediante formulario o mediante carga manual del certificado en formato pdf.
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CERTIFICADOS – SUBIDA POR FORMULARIO
Si elegimos la opción de formulario, nos saldrá un modelo pregenerado del mismo para rellenar los campos que sean necesarios.
En el formulario del certificado del control de fondos, previamente serán necesarios cumplimentar los datos de las aplicaciones
presupuestarias y la denominación del concepto.
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Este sería un ejemplo del formulario que aparecería en el caso del certificado de control de fondos.
15
Este sería un ejemplo del formulario que aparecería en el caso del certificado de ingresos adicionales.
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Este sería un ejemplo del formulario que aparecería en el caso del certificado de ingreso de contabilidad.
17
Este sería un ejemplo del formulario que aparecería en el caso del certificado de no concurrencia con otras ayudas.
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En el certificado de remanentes, antes de acceder al formulario nos muestra un cuadro de diálogo, que tenemos que seleccionar quién
es nuestro interventor. Se muestra el ejemplo del cuadro de diálogo:
Seleccionamos el interventor que nos corresponda. Ejemplo:
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Tras seleccionar el interventor, te muestra el formulario que aparecería, en el caso del certificado de remanentes.
20
Una vez generado el pdf y descargado en nuestro equipo, podemos visualizar el fichero que quedaría de la siguiente manera:
21
Este sería un ejemplo del formulario que aparecería en el caso del certificado de cumplimiento del objetivo de la subvención.
22
Este sería un ejemplo del formulario que aparecería en el caso del certificado de tenencia y custodia de la documentación.
23
CERTIFICADOS – SUBIDA POR CARGA MANUAL
Para subir certificados de manera manual, deberemos clicar sobre el botón “CARGAR CERTIFICADO” correspondiente.
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Una vez que hayamos clicado sobre el botón nos aparecerá una pantalla de estas características, donde pulsaremos el botón “SELECCIONAR
DOCUMENTO” esto nos abrirá una pantalla del explorador de archivos y escogeremos el certificado que queramos subir.
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CERTIFICADOS – FIRMA DE CERTIFICADOS
Para proceder con la firma electrónica individual de los certificados hay que tener presente que debemos tener instalado en nuestro equipo
la última versión de la aplicación AUTOFIRMA, que podéis descargar desde este enlace:
• https://firmaelectronica.gob.es/Home/Descargas.html
Una vez instalado el software, vamos a la sección de certificados desde el menú de “Justificación económica” y aparecerán botones de firma
para cada uno de los certificados anteriormente cargados, nótese que, si el certificado no está cargado en Ulises, se muestra con aspa roja, no
aparecerá el botón de firma.
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Todos los certificados tienen un botón de firma que corresponde con la firma del Responsable Regional, salvo el certificado de Remanentes que
adicionalmente tiene un botón más para la firma por parte del interventor.
El proceso de firma es bastante sencillo, solo debes pulsar en el botón de firma asociado al certificado que deseas firmar y se abrirá
automáticamente AUTOFIRMA, si utilizas el navegador Google Chrome te pedirá autorizar abrir el programa, simplemente pulsa “Abrir
AUTOFIRMA”.
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El próximo paso es elegir entre los distintos certificados que AUTOFIRMA ha detectado en su ordenador, ya sea en su contenedor de firmas en el
navegador o en los certificados cargados en sus tarjetas inteligentes.
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Una vez hayamos elegido el certificado con el que queramos firmar el certificado pulsamos en aceptar y seguidamente aparecerá un mensaje
informándonos que la firma se ha realizado correctamente.
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CERTIFICADOS – CARPETA DE CERTIFICADOS
En cualquier momento podemos visualizar los certificados que hemos subido pulsando sobre el botón “CARPETA CERTIFICADOS”.
Visualmente las “aspas” rojas se irán cambiando a “confirmaciones” verdes en cuanto carguemos el certificado correspondiente, ya sea a través
del formulario o a través de la carga manual del certificado. Una vez cargados o relleno mediante formulario, aparecerá también el botón para
firmar individualmente cada certificado.
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Esta sería la pantalla correspondiente a la carpeta de certificados a la cual podemos acceder desde la pantalla de Certificados. Si navegamos
a través de las distintas carpetas podremos ver los certificados cargados, así como las copias firmadas, si se han enviado la documentación para
su revisión.
31
JUSTIFICACIÓN ECONÓMICA – DOCUMENTOS PROBATORIOS
Si queremos rellenar el Excel de documentos probatorios, seleccionaremos la siguiente opción:
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Una vez hayamos accedido a la sección de documentos probatorios, tendremos tres opciones:
• Nueva línea de gasto - > Introduciremos una línea de gasto de forma manual y se añadirá a las ya existentes.
• Carga Excel -> Se podrá cargar la plantilla Excel, que podéis descargar desde la página de inicio, con todas las líneas de gasto justificado.
¡OJO!: Esto eliminará las líneas ya existentes y cargará solamente las del Excel que estemos subiendo en este momento a la plataforma.
• Exportar a Excel -> Esta opción nos permitirá exportar a un documento Excel toda la información de la tabla que tengamos cargada en la
aplicación.
• C. Simplificados (Solo FP Dual) -> Esta opción nos abrirá una pantalla donde podremos cargar los ficheros Excel referentes a los costes
simplificados para la actuación de FP Dual
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Esta pantalla corresponde a la carga manual de una línea de gasto. Debemos introducir todos los datos necesarios y una vez guardada, ésta
se anexionará al final de la tabla.
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Esta pantalla corresponde a la carga masiva del Excel, pulsamos sobre el botón “SELECCIONAR DOCUMENTO” y buscamos en nuestro
equipo el Excel ya cumplimentado (os aconsejamos que cumplimentéis el Excel siguiendo las instrucciones dadas por el equipo de desarrollo), una
vez seleccionado pulsamos sobre “ACEPTAR”, Advertencia: esto borrará los datos de la tabla y adjuntará todas las líneas del Excel cargado.
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ACLARACIONES PARA RELLENAR LA PLANTILLA DE DOCUMENTOS PROBATORIOS
Ante todo, la plantilla debe ser cumplimentada sin eliminar ninguna fila o columna, y sin alterar los formatos de ninguna celda. Se deben seguir
los siguientes pasos:
1. Cumplimentar el campo “Comunidad Autónoma de” usando una de las opciones del desplegable de dicho campo.
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2. Cumplimentar el campo “ACCIONES SUBVENCIONABLES” eligiendo una de las opciones del desplegable de dicho campo.
3. Automáticamente se rellenará el campo “CODIFICACIÓN”, con la nomenclatura que maneja la plataforma Ulises. Así que en este
campo no se deberá modificar ni insertar contenido sobre ella.
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4. Cumplimentar los campos “En la Unión Europea” y “Fuera de la Unión Europea” eligiendo sí o no en el desplegable.
5. Cumplimentar el campo “TIPOLOGIA DE GASTO” eligiendo una de las opciones del desplegable de dicho campo.
6. Los campos de tipo fecha “Fecha de factura o documento probatorio del gasto” y “Fecha pago” deberán ser cumplimentados con el
siguiente formato dd/mm/aaaa. Recordar que estos campos son obligatorios cumplimentarlos.
7. Cumplimentar los demás campos, sin alterar el formato de los mismos, si se tiene alguna duda sobre la composición de alguno de los
campos, póngase en contacto con el equipo del Ministerio y les resolverán las dudas pertinentes, también pueden escribir un correo a
ulises.aplicacion@educacion.gob.es
Si necesitan verificar su fichero antes de subirlo, nos lo pueden enviar a través del correo electrónico descrito en el apartado 7. Esto es
altamente recomendable en todos los casos, pero más si en su CCAA no utilizan el programa Microsoft Excel para cumplimentar la plantilla,
ya que se pueden originar fallos en los formatos de las fechas.
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Una vez cargada la tabla de documentos probatorios, al final de cada línea de dicha tabla dispondréis, de tres opciones:
• Editar -> para editar cualquier dato de la línea seleccionada.
• Eliminar -> para eliminar toda la línea de gasto.
• Eliminar / Asociar documentos -> esta opción permitirá la asociación/eliminación de nuevos documentos de pago, contabilidad y gasto a
cada línea de gasto.
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DOCUMENTOS PROBATORIOS – ASOCIAR DOCUMENTOS GASTO, PAGO Y CONTABILIDAD
Esta imagen corresponde a la tabla de documentos probatorios. Después de pulsar sobre el botón “ELIMINAR/ASOCIAR DOCUMENTOS”. Se
abrirán nuevas opciones dentro de las columnas “Documento Pago”, “Documento de la Contabilidad” y “Documento Gasto”:
• Subir nuevo -> Si queremos asociar una nueva factura, primero le daremos al botón “Seleccionar archivo”, buscaremos la factura en nuestro
disco duro, y pulsaremos sobre el botón “Subir nuevo”, esto hará que aparezca el texto del archivo en la columna correspondiente y si
pulsamos sobre este nombre, se nos abrirá la factura que hayamos cargado.
• Asociar existente -> Este botón asocia el campo con un fichero previamente cargado, se abrirá una página con todas las facturas
previamente cargadas y asociaremos la que nosotros queramos.
• Eliminar asociación -> Eliminará la asociación de esa línea de gasto con la factura previamente enlazada.
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DOCUMENTOS PROBATORIOS – COSTES SIMPLIFICADOS (SOLO FP DUAL)
Para adjuntar documentación referente a costes simplificados, pulsaremos sobre la siguiente opción:
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En la parte superior derecha de la pantalla, pulsaremos el botón añadir archivo.
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Una vez pulsado el botón se desplegará en la parte inferior de la pantalla, la ventana de “Añadir Archivos”, pulsamos sobre el botón
“SELECCIONAR ARCHIVOS” y tras buscar los archivos que queramos subir, pulsamos sobre el botón “SUBIR ARCHIVOS”.
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JUSTIFICACIÓN ECONÓMICA – MEMORIA TÉCNICA
Para adjuntar una memoria técnica económica, pulsaremos sobre la siguiente opción:
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En la parte superior derecha de la pantalla, pulsaremos el botón añadir archivo.
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Una vez pulsado el botón se desplegará en la parte inferior de la pantalla, la ventana de “Añadir Archivos”, pulsamos sobre el botón
“SELECCIONAR ARCHIVOS” y tras buscar los archivos que queramos subir, pulsamos sobre el botón “SUBIR ARCHIVOS”.
*Se deberán subir únicamente archivos en formato PDF, para que se puedan poder firmar.
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JUSTIFICACIÓN ECONÓMICA – SOPORTE JUSTIFICATIVOS
Para adjuntar un Listado de soportes justificativos pulsaremos sobre la siguiente opción:
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En la parte superior derecha de la pantalla, pulsaremos sobre el botón añadir archivo y seguiremos los mismos pasos que en el caso de la
memoria técnica económica.
*Se deberán subir únicamente archivos en formato PDF, para que se puedan poder firmar.
48
JUSTIFICACIÓN ECONÓMICA – SOPORTE DOCUMENTAL DE LA ACTUACIÓN
Para adjuntar archivos de soporte documental de la actuación, seleccionaremos la opción de soporte documental de la actuación para que se
desplieguen las distintas opciones (Documentos, Imágenes, Enlaces y Vídeo):
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Para subir documentos asociados a estas opciones, pulsaremos sobre el nombre del tipo de archivo que queramos subir:
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Documentos:
En esta pantalla adjuntaremos los documentos soporte de la actuación:
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Enlaces:
En esta pantalla introduciremos la url del enlace que queramos añadir, pero deberá ir precedida de http:// y añadiremos un nombre para
el enlace. Ejemplo: Dirección: http://www.educacion.gob.es y Nombre para guardar: Ministerio de Educación y Formación Profesional.
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Imágenes:
En esta pantalla adjuntaremos las imágenes soporte de la actuación:
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Vídeos:
En esta pantalla adjuntaremos los vídeos soporte de la actuación:
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JUSTIFICACION TÉCNICA
Para adjuntar información referente a indicadores pulsaremos el módulo justificación técnica -> Indicadores:
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En la sección de indicadores tendremos acceso a las siguientes opciones:
1. Volcado de indicadores -> Donde podremos pasar a Excel los datos de los indicadores de nuestra CCAA.
2. Indicadores de Ejecución -> Aquí podremos cumplimentar los datos de los indicadores de ejecución de la actuación en la cual estemos
operando.
3. Indicadores de Resultado -> Aquí podremos cumplimentar los datos de los indicadores de resultado de la actuación en la cual estemos
operando.
4. Listado de participantes -> En esta sección podremos cargar el Excel del listado soporte de participantes de los indicadores.
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INDICADORES - VOLCADO DE INDICADORES:
Para poder descargar los datos de los indicadores, deberemos rellenar los siguientes datos: Año de la actuación, la CCAA vendrá dada por la
CCAA a la cual esté vinculada nuestra cuenta, el concepto del cual queramos volcar los datos, y el tipo de indicador.
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INDICADORES – INDICADORES DE EJECUCIÓN
En esta pantalla podremos rellenar los datos referentes a los indicadores de ejecución pulsando sobre el botón “NUEVA EJECUCION”, y
también podremos generar un pdf con los datos previamente cargados, pulsando sobre el botón “GENERAR INFORME EN PDF”.
Si pulsamos en nueva ejecución a rellenaremos los datos del indicador de ejecución, y una vez cumplimentado pulsaremos sobre el botón
“GUARDAR”. Deberemos rellenar todos los campos a excepción de los campos calculados (Total, etc.), estos campos serán rellenados
automáticamente por la plataforma.
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INDICADORES – INDICADORES DE RESULTADO
En esta pantalla podremos rellenar los datos referentes a los indicadores de resultado pulsando sobre el botón “NUEVOS DATOS”,
y también podremos generar un pdf con los datos previamente cargado pulsando sobre el botón “GENERAR INFORME EN PDF”.
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INDICADORES – GENERAR INFORME
Si pulsamos sobre el botón “GENERAR INFORME EN PDF” aparecerá la siguiente pantalla, donde si pulsamos sobre “SELECCIONAR”, se generará
un pdf del indicador de ejecución de la actuación seleccionada que podremos guardar en nuestro equipo de forma local. Esta actuación no generará
ningún fichero dentro de la aplicación.
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JUSTIFICACIÓN TÉCNICA – LISTADO DE PARTICIPANTES
En esta pantalla podremos cargar el Excel, debidamente cumplimentado que previamente podremos descargar de la pantalla de inicio.
En la raíz de la carpeta de indicadores se guardará el último listado de participantes subido, y se podrá acceder a tres subcarpetas:
• Indicadores de ejecución -> Se guardarán los pdf firmados (indicadores ejecución) tras el envío de la documentación firmada por el
responsable.
• Indicadores de resultado -> Se guardarán los pdf firmados (indicadores de resultado) tras el envío de la documentación firmada
por el responsable.
• Listado de participantes -> Se guardará una copia del Excel del listado soporte de participantes y en el momento del envío de la
documentación pdf firmado con la información de este Excel.
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FIRMA Y ENTREGA JUSTIFICACIÓN
Una vez cumplimentada toda la documentación deberá presentarse a la SGOIFP antes de finalizar la fecha de justificación.
Para ello accederemos al módulo de firma y entrega justificación, cuando vayamos subiendo documentación las “aspas” rojas se irán
convirtiendo en “confirmaciones” verdes, de esta forma vemos en qué estado está nuestra justificación y así, como qué elementos nos faltan para
proceder a la firma de la misma. Para que se habilite el botón de “FIRMA Y ENTREGA DE JUSTIFICACIÓN”, serán necesarios que estén todas las
“confirmaciones verdes”. La única excepción permitida es que no sea haya cargado algún documento probatorio asociado (excepcionalidad).
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A continuación, se mostrará un pequeño acuse de recibo con los datos del envío de la documentación antes de proceder a la firma y envío
de la misma.
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En esta pantalla iniciaremos el proceso de firma y el envío de la documentación en sí, para ello pulsamos sobre el botón “ACEPTAR”, el
aplicativo mostrará una barra de progreso donde irá recopilando toda la documentación aportada, el tiempo de espera dependerá del volumen
de los archivos cargados en la actuación que se quiera firmar. Una vez finalizada, en algunos navegadores como Google Chrome nos pedirá permiso
para abrir AUTORFIRMA (Software que debe estar instalado previamente en el equipo).
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Una vez AUTOFIRMA nos brinde los certificados disponibles en el contenedor de certificados del navegador o los que estén ubicados en la tarjeta
inteligente, elegiremos el certificado con el que deseamos firmar la documentación. La barra de progreso se irá llenando a medida que va firmando
los certificados, el tiempo de espera dependerá del tamaño de los archivos a firmar.
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Una vez termine el proceso de firma, la aplicación guardará automáticamente una copia del acuse de recibo en la carpeta certificados y se
mostrará la siguiente pantalla, se nos dará opción de descargar éste acuse de recibo desde el botón “DESCARGAR INFORME DE FIRMA”, también
podremos volver directamente desde el botón “VOLVER”
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MÓDULO DE REQUERIMIENTOS
En este módulo se procederá a cargar toda la documentación justificativa tras la recepción de un requerimiento por parte de la CCAA, una
vez se dé de alta un requerimiento por los administradores de la plataforma, éste quedará visible a través del módulo “Requerimientos”, el cual
puede ser accedido a través del menú de Ulises por los usuarios de las CCAA y actuaciones vinculadas al mismo.
Como se puede ver en la imagen se desplegarán todas las instancias asociadas a la CCAA/Actuación/Año en la que estemos logados (en el
caso de la imagen: MIN-CAL18-REQ001 y MIN-CAL18-REQ002) en ese momento. Simplemente pasaremos el ratón por la instancia de
requerimiento con la que queramos interactuar y se desplegarán todos sus ítems.
En primer lugar, se desplegarán la opción “Requerimiento” y “Subsanación”, pero la única que podrá ser accedida es la opción
“Requerimiento”, quedando la opción “Subsanación” bloqueada.
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El primer paso será acceder a la opción “Requerimiento” donde podrán descargarse toda la información relativa al mismo.
Una vez descargada toda la información asociada al requerimiento se desbloqueará la opción “Subsanación” y ya tendremos activa la
opción “Firmar Subsanación”.
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REQUERIMIENTOS – SUBSANACIÓN
Una vez accedamos a esta opción tras haber recogido toda la información relativa al requerimiento, comprobaremos que se desplegarán todos
los elementos justificables que necesiten subsanación por parte de la CCAA, estos elementos estarán clasificados de la siguiente manera:
• Justificación Económica
o Certificados
▪ Control de fondos
▪ Ingresos adicionales
▪ Ingreso de contabilidad
▪ No concurrencia con otras ayudas
▪ Remanentes
▪ Cumplimiento del objetivo de la subvención
▪ Tenencia y custodia de la documentación
▪ Modelo 069
o Documentos probatorios
o Memoria Técnica
o Listado de soportes justificativos
o Soporte Documental
▪ Documentos
▪ Enlaces
▪ Imágenes
▪ Videos
• Justificación Técnica
o Indicadores de ejecución
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o Indicadores de resultado
o Listado de participantes
NOTA: En cada instancia de requerimiento solo serán visibles los elementos afectados y que son objeto de subsanación por parte de la
CCAA vinculada al requerimiento.
Como refuerzo visual todos los elementos pendientes de carga por parte de los usuarios de la CCAA quedarán en fondo rojo, una vez
cargada la documentación justificativa cambiará a fondo azul.
Una vez pulsemos sobra cualquier elemento justificable, se abrirá una pantalla donde podremos cargar los documentos debidamente
subsanados, en esta pantalla y siempre que nos encontremos en el periodo de justificación del requerimiento podremos subir, descargar y eliminar
los archivos que precisemos.
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REQUERIMIENTOS – CARGA DE ARCHIVOS
Para añadir un archivo, pulsamos sobre el botón “Añadir Archivo”, que nos desplegará justo debajo del listado de ficheros cargados la
interfaz de subida de archivos.
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En segundo lugar, pulsaremos sobre el botón “Seleccionar Archivos”, esto abrirá nuestro explorador de archivos donde deberemos buscar
el archivo que queramos subir a la plataforma. Una vez seleccionado los archivos que queremos subir aceptamos, y ya tendremos habilitado el
botón de “Subir Archivos” pulsamos sobre él, y Ulises procederá a la subida de los archivos a la plataforma.
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Para eliminar archivos tendremos dos posibilidades, borrar un archivo individualmente a través del icono asociado , o seleccionar los
archivos que queramos borrar y una vez estén todos seleccionados pulsar sobre el botón “Eliminar archivos”, nos pedirá una confirmación de
borrado, y si la aceptamos, Ulises procederá a eliminar los archivos seleccionados.
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Para todos los elementos del tipo Certificado, se cargará el certificado debidamente subsanado como pdf, éste deberá ir firmado por los
responsables pertinentes en cada caso, el tamaño máximo de archivo será de 10 MB.
Para la carga de documentos probatorios, se deberá cargar un Excel que tome como base el archivo que podréis exportar desde el módulo
“justificación Económica – Documentos probatorios” y donde previamente se cargaron todos los datos en el periodo de justificación ordinario,
con todos las líneas subsanadas, y una copia firmada de este Excel en PDF, como refuerzo visual se sombreará la línea donde se hayan producido
modificaciones en tono amarillos, si se elimina cualquier línea esta deberá aparecer en el documento sombreada en tonos rojos y si se adiciona
una línea aparecerá en la tabla en tonos verdes.
IMPORTANTE: Se subirá un archivo comprimido con todos los documentos de pago, gasto y contabilidad con la siguiente nomenclatura:
<Nº Línea>-<Tipo de documento>.pdf
Nº Línea: Será la línea al que se vincula el documento de pago, gasto o contabilidad.
Tipo de Documento:
• DG – Si es un documento de gasto.
• DC - Si es un documento de contabilidad
• DP – Si es un documento de pago
Por ejemplo, si queremos adicionar el documento de pago referido a la línea 154 de nuestro Excel, este archivo deberá llamarse 154-
DP.pdf y deberá estar contenido en el fichero comprimido con todos los ficheros que se quieran adicionar.
Para la carga de la memoria técnica, se subirá un archivo pdf que contenga la memoria debidamente subsanada, el tamaño máximo de archivo
será de 10 MB.
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Para los soportes justificativos, se subirá un archivo pdf que contenga la información sobre los soportes justificativos debidamente subsanada,
el tamaño máximo de archivo será de 10 MB.
Para el soporte documental se cargarán los archivos que se crea oportuno sin restricción de tamaño o tipología de archivo siguiendo las
instrucciones de subsanación descritas en el requerimiento.
Para los indicadores de ejecución se cargará un archivo pdf, con la información subsanada, el tamaño máximo de archivo será de 10 MB.
Para los indicadores de resultado se cargará un archivo pdf, con la información subsanada, el tamaño máximo de archivo será de 10 MB.
Para el listado de participantes, se cargará el archivo Excel que tome como base la plantilla de justificación técnica y una copia de ese Excel en
formato pdf, con todas las líneas debidamente subsanadas, el tamaño máximo de archivo será de 10 MB.
75
REQUERIMIENTOS – FIRMA DE REQUERIMIENTO
Esta opción permite a todos los usuarios de la CCAA ver el estado de la subida de archivos en un sólo vistazo, todos los elementos que
tengan al menos un archivo cargado se visualizarán con un tick verde, y si no se ha procedido aun a la subida de archivos aparecerán con un aspa
roja.
Una vez todos los elementos presentes en su requerimiento posean el tick verde, se activará el botón “Firmar Documentación del
Requerimiento” para los responsables de la CCAA. Y se podrá proceder a la firma de la misma.
76
Una vez un usuario con rol responsable pulse sobre el botón antes mencionado, podrá acceder a una pantalla donde se verán los datos de
la persona que va a firmar el envío de la documentación para su posterior revisión. Tras aceptar la información se abrirá AUTOFIRMA, software
que deberá estar instalado de forma obligatoria en su PC para proceder con el proceso de firma de la documentación
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AUTOFIRMA se encargará de buscar en su pc, y en todos sus dispositivos conectados las credenciales de firma guardadas, mostrándole una
lista de todas ellas. Una vez elija con que credencial desea firmar, Ulises procederá a firmar toda la documentación justificativa. La barra de
progreso se irá llenando a medida que va firmando los certificados, el tiempo de espera dependerá del tamaño de los archivos a firmar.
Una vez terminado el proceso, se generará un acuse de recibo que podrá descargar pulsando sobre el botón “Descargar informe de Firma”,
adicionalmente se le enviará un correo notificando de la firma a todos los responsables y beneficiarios de la CCAA y actuación afectados.
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REQUERIMIENTOS – SISTEMA DE AVISOS
El módulo requerimientos dispone de una serie de avisos que serán notificados a través de la cuenta oficial de la plataforma
ulises.aplicacion@educacion.gob.es, estos avisos se pueden clasificar en los siguientes:
• Correo de apertura de requerimiento: Se mandará notificación al correo de los responsables y beneficiarios de la CCAA y actuación
vinculados con el requerimiento, informándoles de la apertura del mismo en la plataforma Ulises. Los usuarios tendrán 10 días naturales
para visualizar este requerimiento en la plataforma, si transcurrido este tiempo no han accedido, Ulises cerrará el plazo automáticamente.
• Correo de aviso de caducidad de apertura: En caso de que ningún usuario de la CCAA haya accedido a los datos del requerimiento en
Ulises, se le enviará un correo a los responsables y beneficiarios de la CCAA y actuación vinculados con el requerimiento cuando falten 5 y
2 días respectivamente para la finalización del plazo de 10 días naturales contando el día siguiente a la recepción del correo de apertura
de requerimiento.
• Correo de aviso de caducidad del plazo del requerimiento: Ulises mandará correo a los responsables y beneficiarios de la CCAA y actuación
vinculados con el requerimiento cuando falten 10 y 2 días hábiles para la finalización del plazo de finalización del requerimiento.
• Correo de firma de la documentación: Ulises mandara un correo a los responsables y beneficiarios de la CCAA y actuación vinculados con
el requerimiento, cuando esté sea firmado por el responsable de la CCAA.
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MÓDULO DE INFORMES DE SEGUIMIENTO
Este módulo solo estará disponible cuando se esté logado en la actuación “PCT EXTRAORDINARIO”, y nos brindará un mecanismo para poder descargar las
plantillas de cada informe de seguimiento y por otro lado podremos cargar el informe en la plataforma una vez esté debidamente cumplimentado.
Para ello aparecerá un nuevo punto de menú “Informes de seguimiento”, este a su vez se desplegará en n apartados, uno por cada informe de seguimiento a
entregar, y cada uno de estos informes se dividirá a su vez en 2 subapartados:
• Plantilla: Donde podremos descargar la plantilla que nos servirá de base para la cumplimentación del informe.
• Informe: Espacio donde podremos cargar el informe debidamente cumplimentado, en este espacio podremos cargar varios archivos si fuera
oportuno.
Para cargar documentación seguiremos las mismas pautas que hemos descrito en otros módulos, pulsaremos sobre el botón “Añadir Archivo”, desplegando
la sección de carga de archivos, donde podremos pulsar sobre el botón “Seleccionar archivos”, esto abrirá un explorador de archivos donde deberemos
seleccionar el archivo a cargar, una vez aceptemos, solo nos quedará pulsar sobre el botón “Subir archivos” y ya tendremos subido el informe a la plataforma.
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MÓDULO DE COMUNICACIONES - MENSAJES
Ulises dispone de un servicio de mensajería interno al cual podemos acceder desde la opción Comunicaciones-> Mensajes: para redactar
el mensaje nuevo pulsamos sobre el botón “NUEVO MENSAJE”, elegimos el destinatario, redactamos el mensaje y pulsamos sobre el botón
“ENVIAR”
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MÓDULO DE COMUNICACIONES – COMUNICACIONES OFICALES
Esta funcionalidad estará disponible independientemente del PCT y del PGE donde estemos logados, para tener en todo momento acceso a la
información sobre las comunicaciones oficiales que se originen en la plataforma.
Una vez accedamos, veremos una carpeta por comunicación oficial, al acceder a cada una de ellas podremos consultar toda la documentación
asociada.
Adicionalmente, se enviarán correos electrónicos para avisar de cualquier comunicación oficial de la plataforma Ulises.
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MÓDULO GRUPO TÉCNICO - REUNIONES
Este módulo estará disponible para todos los usuarios independientemente del PCT y del PGE donde estemos logados, para tener en todo
momento acceso a la documentación del grupo técnico.
Una vez accedamos tendremos una carpeta por cada reunión del grupo técnico, codificado por la fecha de la celebración de la misma, una vez
accedamos a esta carpeta podremos descargar toda la documentación asociada a cada reunión.
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ANEXO I – RESTRUCTURACIÓN DEL MENU (MAYO 2021)
Debido a razones organizativas se ha decido colapsar en un único punto de menú “Justificación Económica y técnica” los siguientes módulos:
• Módulo de Justificación Económica.
• Módulo de Justificación Técnica.
• Presentación y envío de la documentación.
• Requerimientos
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PREGUNTAS FRECUENTES
Acceso y visualización
P- Al acceder a la plataforma no se visualizan correctamente los elementos de las distintas secciones de la
plataforma.
R - La aplicación está optimizada para resoluciones de pantalla de 1920x1080 y 1280x1024. Se recomienda
utilizar en cualquiera de estas dos resoluciones para su correcta visualización.
P – Me he tenido que ausentar de mi puesto de trabajo unos minutos y cuando he vuelto, la plataforma me
ha deslogueado y tengo que volver a introducir mis credenciales de acceso.
R- Ulises dispone un sistema de seguridad por el cual, si detecta que no hay un periodo de inactividad de 20
minutos, procede a desloguear al usuario para evitar suplantación de identidades.
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P – He conseguido acceder, al seleccionar mi CCAA no me muestra la actuación donde tengo que trabajar.
R - Si no se muestra una actuación en concreto es debido que su usuario no está dado de alta para dicha
actuación, póngase en contacto con el servicio técnico de la plataforma enviando un correo a
ulises.apliacion@educacion.gob.es .
P – Ya he accedido a la página de inicio, pero no sé muy bien por dónde empezar.
R – Le aconsejamos que descargue toda la documentación que se encuentra disponible en la pantalla de inicio:
• El acuerdo de consejo de ministros.
• Resolución de la CCAA.
• Instrucciones de Justificación Económica y Técnica.
• Plantillas de Justificación Económica y Técnica.
Una vez visionados todos estos documentos comprenderá mejor que documentos debe aportar y como
debe hacerlo.
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P- No puedo visualizar la documentación relativa a las instrucciones de justificación, ni la documentación
relativa a las plantillas de justificación.
R- Debido a una actualización de la cabina de discos de la maquina donde reside la plataforma, en ciertas
ocasiones los enlaces a las carpetas que contiene dicha información se corrompe, ya hemos instaurado un
script que rehace los enlaces al momento. Pero a veces su navegador no muestra el enlace correcto, ya que
utiliza el que esta guardado en la caché del navegador, para obligar al navegador a refrescar su caché
deberemos borrarla, para ello debemos pulsar el atajo de teclas CTRL + MAYÚSCULAS + SUPR, esto nos
mostrará las opciones de borrado de cache de su navegador. Una vez borrada, cierre su navegador y vuelva a
abrirlo, al no tener cache guardada de la plataforma Ulises, se verá obligado a actualizar con la ultima versión
de la misma, quedando subsanado el error.
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JUSTIFICACION ECONÓMICA – CERTIFICADOS
P- Quiero confeccionar el certificado de Control de Fondos a través del formulario que me brinda la
plataforma, pero al pulsar sobre el botón “Formulario” me sale una pantalla y me pide una serie de datos que
no se cumplimentar.
R – Para la confección de este certificado lo primero que hace la plataforma es pedirnos las aplicaciones
presupuestarias y los conceptos de las mismas, que van a ser objeto de este certificado, en la primera casilla
debe introducir todas las aplicaciones presupuestarias que quiera incluir separado por “;”, en la segunda
casilla debe aportar los conceptos que desea incluir separados por “;”.
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JUSTIFICACION ECONÓMICA – DOCUMENTOS PROBATORIOS
P – Quiero cargar un Excel con todas mis líneas de gasto, pero no sé muy bien que estructura debe seguir el
archivo para que sea aceptado por la aplicación.
R – Lo primero que debes hacer es ir a la pantalla de inicio de la actuación para la cual queremos subir el Excel
de documentos probatorios, una vez allí debemos ir a la opción “Plantilla Fichero Justificación Económica”, en
esta pantalla podrá descargar la plantilla de documentos probatorios, es sobre este fichero donde tiene que
ir rellenando los campos para cada línea de gasto, para una vez cumplimentado cargarlo desde la opción
correspondiente dentro del módulo Justificación Económica – Documentos probatorios.
P – No dispongo de la herramienta Excel y uso otras alternativas gratuitas como LibreOffice, puedo trabajar
con esta herramienta y cumplimentar la plantilla de documentos probatorios
R – Si puedes cumplimentar la plantilla sin problema, no obstante, las CCAA que usen LibreOffice, les
recomendamos que nos manden la plantilla una vez cumplimentada al correo de soporte
ulises.aplicacion@educacion.gob.es, para verificar todos los formatos de los campos utilizados sean correctos,
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porque se ha detectado que algún tipo de dato no es del todo compatible entre Excel y LibreOffice, como por
ejemplo el campo fecha.
P – Ya he cargado un Excel con todas las líneas de gasto, y he vinculado los archivos de gasto, pago y
contabilidad, pero necesito cargar más líneas de gasto, ¿Puedo cargar otro archivo Excel adicional para
insertar las líneas que faltan?
R – No, en este caso debe meter línea a línea ya que, si carga un nuevo Excel, lo primero que hará el programa
es borrar la tabla existente y cargar la nueva, perdiendo así todas las líneas de gasto previamente cargadas.
P – En relación a la pregunta anterior, ¿podría cargar un archivo Excel que contenga todas las líneas
previamente cargadas más las líneas nuevas?
R – No se lo aconsejamos, ya que, si previamente usted ha subido todos los archivos de gasto, pago y
contabilidad, va a perder los enlaces a esos archivos y los tendrá que volver a asociar uno a uno. En el caso de
que no haya asociado ningún archivo, puede subir el nuevo Excel con las líneas existentes más las nuevas sin
problema.
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JUSTIFICACION ECONÓMICA – MEMORIA TÉCNICA – LISTADO DE SOPORTES
P- He elaborado la memoria técnica y el listado de soportes como documentos en Word, puedo subirlos como
archivos con extensión .doc o .docx a Ulises.
R- No, aunque Ulises permita la subida de estos archivos, lo correcto es subir la documentación referente a:
• Certificados
• Memoria Técnica
• Listado de soportes
En formato PDF, ya que estos archivos son objeto de ser firmados en el proceso de envío de la
documentación.
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JUSTIFICACION TÉCNICA – LISTADO DE PARTICIPANTES
P- Tengo que subir a la plataforma el listado de participantes, pero no tengo claro la estructura que debe
seguir el archivo.
R – Lo primero que hay que hacer para elaborar el listado de participantes, es ir a la pantalla de inicio y pulsar
sobre el botón “Plantilla Fichero Justificación Técnica”, esto nos llevará a la pantalla donde podremos
descargar un archivo Excel que es el que debemos cumplimentar, a este Excel no se le pueden sumar
columnas, simplemente debe rellenar los datos que se le solicitan en cada columna.
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ACLARACIONES
- Una vez finalizado el plazo de presentación de la justificación, la aplicación no dejará cargar más
información y se tendrán que poner en contacto con los responsables del MEFP.
- En el módulo de certificados, si se cargan los certificados a través de la opción formulario, no guardará
estados intermedios, sino que se deberá rellenar todo el certificado antes de guardarlo. Si se sale de la
pantalla no se guardará ningún dato.
- El módulo de certificados tanto si se carga a través de formulario como de la carga manual, sobrescribirá
el certificado del mismo tipo sin firmar si ya estuviese cargado.
- En el proceso de firma, guardará una copia del pdf firmado de todos los certificados en su carpeta
correspondiente, con lo cual habrá un pdf firmado para cada certificado por cada vez que se envíe la
documentación.
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- En el proceso de firma, guardará un pdf firmado de la memoria técnica en su carpeta correspondiente.
- En el proceso de firma, guardará un pdf firmado del soporte justificativo en su carpeta correspondiente.
- En el proceso de firma, guardará el pdf firmado correspondiente a los indicadores tanto de ejecución
como de resultado en su carpeta correspondiente.
- En el proceso de firma, guardará una copia del listado de participantes de los indicadores (Excel), así
como un pdf firmado generado a partir de este listado, con lo cual habrá un Excel y un pdf firmado por
cada envío que se haya producido.
- En el proceso de firma, se guardará una copia de la tabla de documentos probatorios en formato Excel
y un pdf firmado con los datos de ese Excel en su carpeta correspondiente.
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