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CUMPLIMIENTO
DE ADQUISICIONES
CUMPLIMIENTO DEL PLAN DE
COMPRAS
MANUAL DEPROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
FECHA DE EMISIÓN ABRIL DE 2017
ADQUISICION DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS
VERSIÓN: 01
PAGINA: 1 de 18
CARACTERIZACION DEL PROCESO
ENTRADAS
Listado Institucional de
Medicamentos y Dispositivos
médicos. Plan de compras
SALIDAS
Programación de necesidades
Programación de adquisiciones
Contratos
Orden de compra
P AV
MANUALDE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
FECHA DE EMISIÓN
ABRIL DE 2017
ADQUISICION DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS
VERSIÓN: 01
PAGINA: 2 de 18
1. JERARQUIZICION DEL PROCESO V
MACROPROCESO PROCESO PROCEDIMIENTO
SERVICIO FARMACEUTICO
002. ADQUISICION DE MEDICAMENTOS
Y DISPOSITIVOS MEDICOS
Definir período de análisis y de proyección de
necesidades.
Cuantificar las necesidades de medicamentos y
dispositivos médicos y priorizarlas por nivel de uso en
cada servicio.
Confrontar dichos cálculos con los consumos
históricos.
El Regente de Farmacia ajusta las cantidades
definidas por los servicios y programa las cantidades
a adquirir, teniendo en cuenta los indicadores de
punto de reposición, consumos promedios, niveles
mínimos y tiempo de reposición.
Definir prioridades, de acuerdo con el presupuesto
disponible.
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
FECHA DE EMISIÓN
ABRIL DE 2017
ADQUISICION DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS
VERSIÓN: 01
PAGINA: 3 de 18
MACROPROCESO PROCESO PROCEDIMIENTO
SERVICIO FARMACEUTICO
002. ADQUISICION DE MEDICAMENTOS
Y DISPOSITIVOS MEDICOS
Calcular las necesidades de cada producto para un
período de tres meses. Identificarlos productos
requeridos y la cantidad necesaria de cada uno.
Con base en las necesidades de cada producto en el
período de tres meses se calculan los requerimientos
para el año.
Luego de determinar las necesidades requeridas para los
tres meses, se procede a recopilar los planes de
necesidades de toda la Institución, incluyendo el del
servicio farmacéutico.
Realizar ajustes de acuerdo a ciertas patologías
frecuentes en diferentes épocas del año.
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
FECHA DE EMISIÓN
ABRIL DE 2017
ADQUISICION DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS
VERSIÓN: 01
PAGINA: 4 de 18
MACROPROCESO PROCESO PROCEDIMIENTO
SERVICIO FARMACEUTICO
002. ADQUISICION DE MEDICAMENTOS
Y DISPOSITIVOS MEDICOS
Aplicar la política de compras definida por la
Institución, determinando la modalidad de la
adquisición, la característica de la negociación, la
evaluación de las ofertas y la adjudicación y
suscripción de la contratación directa.
Utilizar los siguientes criterios para asignar
prioridades a los productos que se van a adquirir ya
que no siempre será posible adquirir todos los
productos en el momento indicado.
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FECHA DE EMISIÓN
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ADQUISICION DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS
VERSIÓN: 01
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MACROPROCESO PROCESO PROCEDIMIENTO
SERVICIO FARMACEUTICO
002 ADQUISICION DE MEDICAMENTOS Y
DISPOSITIVOS MEDICOS
El criterio técnico del Regente de Farmacia prevalecerá
cuando se presenten diferencias de criterios entre el
responsable de las compras y el responsable del servicio
farmacéutico, respecto a la calidad, recepción y
almacenamiento, distribución, uso adecuado, devolución
al proveedor por fecha próxima de vencimiento,
ofrecimiento, aceptación y/o rechazo de donaciones,
destrucción o desnaturalización de medicamentos y
dispositivos médicos.
El Regente de Farmacia recopila la información sobre
existencias y necesidades de los medicamentos y
dispositivos médicos.
Revisa los puntos de reposición y calcula las
cantidades que deben adquirirse por cada ítem del
listado básico institucional.
El Jefe de la oficina de suministros debe presentar
las cotizaciones, propuestas vigentes y disponibilidad
de los proveedores por cada ítem.
Definir el conjunto de fabricantes de cada
producto que cumplen con los requisitos de
calidad.
Buscarla mejor alternativa hasta definir el
proveedor y el precio del producto.
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ADQUISICION DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS
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MACROPROCESO PROCESO PROCEDIMIENTO
SERVICIO FARMACEUTICO
002. ADQUISICION DE MEDICAMENTOS
Y DISPOSITIVOS MEDICOS
Entregar el área administrativa y a la oficina jurídica
las adquisiciones definidas.
Elaborar los contratos
Elaborar las órdenes de compra
Comunicar a los proveedores
Enviar copia de los contratos y órdenes de compra
al almacén
El responsable de la adquisición enviará de manera
oportuna, continua y verás al sistema de información del
servicio farmacéutico toda la información que va
adquiriendo respecto a medicamentos y dispositivos
médicos.
2. OBJETIVO
Obtener los Medicamentos y Dispositivos Médicos que han sido incluidos en el plan de compras, con el fin de tener los
disponibles para la satisfacción de las necesidades de los usuarios, beneficiarios o destinatarios de la institución.
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ADQUISICION DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS
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MARCO LEGAL E INSTITUCIONAL
RESOLUCIÓN 1403 DE 2007: Por la cual se determina el Modelo de Gestión del Servicio Farmacéutico, se adopta
el Manual de Condiciones Esenciales y Procedimientos y se dictan otras disposiciones.
REGLAMENTO DE CONTRATACIÓN DE LA INSTITUCIÓN
DECRETO 115 DE 1996: Por el cual se establecen normas sobre la elaboración, conformación y ejecución de los
presupuestos de las empresas industriales y comerciales del Estado y de las sociedades de economía mixta sujetas al régimen de aquéllas, dedicadas a actividades no financieras.
ESTATUTO DE CONTRATACIÓN PUBLICA
3. RESPONSABLE
Jefe de la Oficina de Suministros
Regente de Farmacia
Comité de Compras
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4. DEFINICIONES
ADQUISICIÓN: Es el conjunto de actividades que realiza la institución o establecimiento farmacéutico que permite adquirir los medicamentos y dispositivos médicos, con el fin de tener los disponibles en la Institución.
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DISPOSITIVOS MÉDICOS (D.M.): Cualquier instrumento, aparato, máquina, software, equipo biomédico u otro
artículo similar o relacionado, utilizado sólo o en combinación, incluyendo sus componentes, partes, accesorios y
programas informáticos que intervengan en su correcta aplicación, propuesta por el fabricante para su uso en diagnóstico,
prevención supervisión tratamiento o alivio de una enfermedad.
CONSUMO PROMEDIO (C.P.): Cantidad de medicamento o dispositivo médico consumido en un día, semana o mes;
está determinado por la necesidad del medicamento, su utilidad en diferentes esquemas de tratamiento y su
comportamiento, entre otros.
NIVEL MÍNIMO DE EXISTENCIAS (N.M.E.): Es la cantidad mínima de medicamentos y/o dispositivos médicos con la cual debe contar la entidad para evitar desabastecimientos o agotamiento.
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4. DETALLE DE ACTIVIDADES
No QUE HACER DONDE QUIEN LO
HACE COMO LO HACE
CUANDO LO
HACE RECURSO
01
Programar las
necesidades
Servicio
Farmacéutico
Regente de
Farmacia
Definir período de análisis y de proyección
de necesidades.
Cuantificar las necesidades de
medicamentos y dispositivos médicos y
priorizarlas por nivel de uso en cada
servicio.
El Regente de Farmacia ajusta las
cantidades definidas por los servicios y
programa las cantidades a adquirir. Definir prioridades, de acuerdo con lo
requerido.
Trimestralmente
(a partir de
Enero)
Software
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No QUE HACER DONDE QUIEN LO
HACE COMO LO HACE
CUANDO LO
HACE RECURSO
Presupuesto disponible.
02
Elaborar el Plan
de necesidades
Servicio
Farmacéutico
Regente de
Farmacia
Calcular las necesidades de cada producto
para un período tres meses. Identificar los
productos requeridos y la cantidad
necesaria de cada uno.
Con base en las necesidades de cada
producto en el período de tres meses se
calculan los requerimientos para el año.
Realizar ajustes de acuerdo a ciertas
patologías frecuentes en diferentes
épocas del año. Ej: Período de lluvias.
Una vez se
programen las
necesidades
(trimestralmente a
partir de enero)
Software
03
Enviar el Plan
de necesidades
a suministros
Unidad Funcional
de Suministros
Jefe de Servicio
Farmacéutico
Luego de determinar las necesidades
requeridas para los tres meses, se procede a
recopilar los planes de necesidades de toda la
Institución, incluyendo el del servicio
farmacéutico.
Una vez elaborado el
Plan de necesidades
Plan de
Necesidades
04
Elaborar el plan
de compras
Unidad Funcional
de Suministros
Jefe de
suministros
Discriminar para cada producto lo siguiente:
Descripción técnica
Unidad de medida
Consumo total año anterior
Existencias al inicio del periodo (inventario
al 31 de diciembre del año anterior) y las
adquisiciones en trámite o entregas
pendientes.
Una vez elaborado el
plan de necesidades
(Anualmente a partir
de enero)
Software
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No QUE HACER DONDE QUIEN LO
HACE COMO LO HACE
CUANDO LO
HACE RECURSO
Consumo promedio trimestral
Consumo total año programado
Necesidades totales (lo que se va a
adquirir realmente en el año programado) Valor unitario por unidad de medida
Valor total
05
Decisión de
Adquisición
Sala de Juntas
Comité de
Compras
Aplicar la política de compras definida por
la Institución, determinando la modalidad
de la adquisición, la característica de la
negociación, la evaluación de las ofertas y
la adjudicación y suscripción del contrato
o la contratación directa.
Utilizar los siguientes criterios para asignar
prioridades a los productos que se van a
adquirir ya que no siempre será posible
adquirir todos los productos en el
momento indicado.
Nota: Tener en cuenta los siguientes criterios
en el momento de la adquisición de los
medicamentos y dispositivos médicos:
Criterio asistencial: clasificación VEN;
considerados como vital es esencial es, de
los cuales dependerá la vida de muchos
pacientes.
Criterio económico: clasificación ABC;
considerados de acuerdo a su
participación en el gasto de la institución.
Una vez elaborado
el plan de Compras
(Anual a partir de
enero)
Políticas de
compras,
LBM y DM,
Herramienta
ABC y VEN
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ABRIL DE 2017 EMISIÓ N ABRIL DE 20175
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No QUE HACER DONDE QUIEN LO
HACE COMO LO HACE
CUANDO LO
HACE RECURSO
06
Ajuste trimestral
según
frecuencias y
consumos
Unidad Funcional
de Suministros
Jefe de
Suministros
Ajustar el programa de compras al
comportamiento de los consumos de los
meses anteriores monitoreando la demanda
de cada uno de los productos.
Una vez realizada
la decisión de
adquisición
(trimestral a partir
de enero)
Software
07
Solicitar concepto
técnico del Jefe
Del Regente de
Farmacia
Unidad Funcional
de Suministros
Jefe de Oficina
de Suministros
El criterio técnico del Regente de Farmacia
prevalecerá cuando se presenten diferencias
de criterios entre el responsable de las
compras y el responsable del servicio
farmacéutico, respecto a la calidad, recepción
y almacenamiento, distribución, uso
adecuado, devolución al proveedor por fecha
próxima de vencimiento, ofrecimiento,
aceptación y/o rechazo de donaciones,
destrucción o desnaturalización de
medicamentos y dispositivos médicos.
Cada vez que se
presenten diferencias
de criterios técnicos
Bibliografía
científica de
medicamentos
08
No,
Adquisición de
medicamentos y
Dispositivos
médicos
Unidad Funcional
de Suministros
Comité
de
compras
Jefe de Oficina
de Suministros
Regente de
Farmacia
El Regente de Farmacia recopila la
información sobre existencias y
necesidades de los medicamentos y
dispositivos médicos.
Revisa los puntos de reposición y calcula
las cantidades que deben adquirirse por
cada ítem del listado básico institucional.
El Jefe de la oficina de suministros debe
presentar las cotizaciones, propuestas
vigentes y disponibilidad de los
proveedores por cada ítem.
Cada vez que se
realice una
compra
Cuadro
Comparativo
de
Cotizaciones,
Políticas
técnicas y
comerciales de
adquisición,
LBM y DM.
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No QUE HACER DONDE QUIEN LO
HACE COMO LO HACE
CUANDO LO
HACE RECURSO
Elabora un cuadro comparativo de los
proveedores con sus ofertas.
Definir el conjunto de fabricantes de
cada producto que cumplen con los
requisitos de calidad.
Utilizar el formato para valoración de
los proveedores.
Buscar la mejor alternativa hasta
definir el proveedor y el precio del
producto.
Seleccionar
Formato para
valoración de
proveedores
09
Ejecutar la
compra
Unidad Funcional
de Suministros
Comité de
Compras
Jurídica
Entregar al área administrativa y a la
oficina jurídica las adquisiciones definidas.
Elaborar los contratos Elaborar las órdenes de compra
Comunicar a los proveedores
Enviar copia de los contratos y órdenes
de compra al almacén
En el momento de
tomar la decisión
de comprar
Órdenes de
compra y
Contratos
10
Envío de
información
Unidad Funcional
de Suministros
Jefe de Oficina
de Suministros
El responsable de la adquisición enviará de
manera oportuna, continua y verás al sistema
de información del servicio farmacéutico toda
la información que vaya adquiriendo respecto
a medicamentos y dispositivos médicos.
Una vez se obtenga
respuesta del
proveedor
Facturas y
Remisiones
11
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5. DIAGRAMA DE FLUJO
REGENTE DE FARMACIA COMITÉ DE COMPRAS JEFE DE LA OFICINA DE SUMINISTROS
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JEFE DE LA OFICINA DE
SUMINISTROS
JEFE DEL SERVICIO
FARMACEUTICO COMITÉ DE COMPRAS OFICINA JURIDICA
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6 DETALLE DE RIESGOS
No RIESGO PUNTO DE CONTROL RESPONSABLE
01
Calcular erróneamente las cantidades necesarias de
Medicamentos y Dispositivos Médicos.
Analizar el comportamiento de cada
medicamento y dispositivo medico
Regente de Farmacia y Jefe de la
Oficina de Suministros
02
Incumplimiento en el tiempo de entrega de los
Medicamentos y Dispositivos Médicos
Establecer el tiempo de entrega con
cada proveedor y realizar el
seguimiento
Jefe de la Oficina de Suministros
03
Incumplimiento en el envío de la información
Informar inmediatamente al servicio
farmacéutico el estado de cada
adquisición
Jefe de la Oficina de Suministros
04
No realizar el debido control al Proceso de Adquisición.
Mediante indicadores de gestión,
evaluar la eficiencia del proceso.
Jefe de la Oficina de Suministros
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9 ELABORO, REVISO Y APROBÓ
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
NOMBRE:
ARLIN VEGA CABALLERO
NOMBRE:
ARLIN VRGA CABALLERO
NOMBRE:
JORGE HUMBERTO GONZALES
CARGO:
REGENTE DE FARMACIA
CARGO:
REGENTE DE FARMACIA
CARGO:
GERENTE DE LA ESE HOSPITAL SAN ANTONIO GIGANTE HUILA
FECHA:
ABRIL DE 2017
FECHA:
ABRIL DE 2017
FECHA:
ABRIL DE 2017
INICIO
P H
V A
INDICADORES DE GESTION
PERTINENCIA EN LA ENTREGA
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DISTRIBUCION DE MEDICAMENTOS Y
DISPOSITIVOS MEDICOS
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1. CARACTERIZACION DEL PROCESO
ENTRADAS
Orden Médica
INICIO
FIN
SALIDAS
Medicamentos y dispositivos
médicos entregados al paciente
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DISTRIBUCION DE MEDICAMENTOS Y
DISPOSITIVOS MEDICOS
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2. JERARQUIZACION DEL PROCESO
MACROPROCESO PROCESO PROCEDIMIENTO
GESTIÓN DEL SERVICIO FARMACEUTICO
002. DISTRIBUCION DE MEDICAMENTOS
Y DISPOSITIVOS MEDICOS
2.1 L a auxiliar de enfermería hace entrega de la
orden médica en la ventanilla del servicio
farmacéutico y se realizan las siguientes
actividades: Registrar la hora de recepción en el
“Formato de Control”.
Verificar que la fórmula u orden médica
cumpla con la plenitud de las características y
contenido de la prescripción señalados en el
Decreto 2200 de 2005:
- Nombre del paciente,
- Documento de identidad,
- Fecha de expedición
- Identificación correcta del medicamento, letra
imprenta (Medicamento genérico, Forma
Farmacéutica, Concentración, Pauta
Psicológica)
- Solo se dispensan medicamentos para 24
horas de tratamiento.
- Firma, y código del profesional Médico.
- No contener enmendaduras o tachaduras,
esto la anula inmediatamente.
- Cuando se encuentre que la fórmula no
cumple con las exigencias legales se solicita al
prescriptor la aclaración, corrección o adición
de la misma. En todo caso, no dispensará la
fórmula médica hasta no
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DISTRIBUCION DE MEDICAMENTOS Y
DISPOSITIVOS MEDICOS
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PAGINA: 3 de 21
MACROPROCESO PROCESO PROCEDIMIENTO
Aclarar cualquier duda.
- De no entender la letra del médico devolver
la formula solicitando que la prescripción sea
legible y no de pie a malas interpretaciones y
a posteriores errores de dispensación.
- Cuando es un tratamiento que debe iniciarse
de inmediato, debe hacerse constar en la
formula médica, de la misma forma debe
indicarse si es dosis única o si corresponde a
un cambio de pauta o tratamiento. En este
caso debe dispensarse el medicamento en
forma inmediata.
2.2
La Auxiliar elabora el perfil
Farmacoterapéutico según los datos de la
fórmula médica.
El Regente de Farmacia interpreta la
información allí contenida debiendo aclarar
cualquier duda con el médico tratante en lo
que se refiere a dosificación, interacción
medicamentos, reacciones adversas y/o
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DISTRIBUCION DE MEDICAMENTOS Y
DISPOSITIVOS MEDICOS
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PAGINA: 4 de 24
MACROPROCESO PROCESO PROCEDIMIENTO
Sustitución de tratamiento.
Nota: La elaboración del perfil farmacoterapéutico
(PF) puede delegarse al Regente de Farmacia o
Auxiliar Administrativo del Servicio Farmacéutico,
pero en ningún caso puede delegarse su
interpretación.
El perfil se actualiza a diario y se registrará el
número de dosis entregadas para 24 horas,
según, ordenes médicas del paciente.
2.3 Se procede a lllenado de los cajetines con los
medicamentos envasados en dosis unitaria y
debidamente identificados para cada paciente en
cantidad suficiente para un período de 24 horas.
Identificar el medicamento y/o dispositivo
médicos o licitados con las especificaciones de
forma farmacéutica, concentración,
dimensión o calibre.
Ubicar la estantería donde se encuentra el
medicamento y/o dispositivo médico
ordenado.
Corroborar que sea el solicitado y que la
cantidad sea la correcta.
2.4
Facturar medicamentos y/o dispositivos
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DISTRIBUCION DE MEDICAMENTOS Y
DISPOSITIVOS MEDICOS
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MACROPROCESO PROCESO PROCEDIMIENTO
Médicos digitando las cantidades dispensadas
y guardando los medicamentos en el cajetín
asignado para la cama del usuario
Verificar que los medicamentos y dispositivos
médicos estén correctamente digitados y
cargados a la cuenta del usuario y que sean
los realmente prescritos.
2.5 Realizar auditoria a la dispensación revisando
conforme al perfil farmacoterapéutico los
medicamentos y dispositivos médicos depositados
en cada cajetín.
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DISTRIBUCION DE MEDICAMENTOS Y
DISPOSITIVOS MEDICOS
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MACROPROCESO PROCESO PROCEDIMIENTO
2.6 El personal de enfermería entrega las
devoluciones de medicamentos que no se
administraron a los pacientes.
Previamente, la enfermera jefe diligencia el
formato de Devolución de Medicamentos,
especificando la cantidad de vuelta y la razón de
la devolución.
El auxiliar administrativo del servicio
farmacéutico en compañía del personal de
enfermería confrontan los medicamentos que
están consignados en el formato para
devolución y los que están en el cajetín.
Se anotan las observaciones respectivas en el
formato de devoluciones.
Firma el auxiliar administrativo de enfermería
que entrega los insumos y el auxiliar
administrativo de farmacia que los recibe.
El auxiliar administrativo de farmacia recibe y
verifica la devolución, la registra en el Perfil
Farmacoterapéutico del paciente y legaliza la
devolución del suministro Al paciente.
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DISTRIBUCION DE MEDICAMENTOS Y
DISPOSITIVOS MEDICOS
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MACROPROCESO PROCESO PROCEDIMIENTO
Software
2.7 Realizar informe mensual con indicadores y
estadísticos que permitan analizar la situación del
proceso de distribución y tomar las acciones
correctivas.
3. OBJETIVO
Garantizar en los diferentes servicios asistenciales de la Institución la distribución y dispensación oportuna y segura de
medicamentos y dispositivos médicos al usuario correcto, en las dosis y formas farmacéuticas prescritas, en el horario
indicado, utilizando adecuada y racionalmente los insumos y suministros necesarios en el proceso de atención en salud
del paciente hospitalizado.
4. ALCANCE
El proceso inicia en recibir la formula u orden médica y finaliza en realizar el control del proceso de distribución. El proceso
incluye elaborar el perfil Farmacoterapéutico, llenado de cajetines con los medicamentos, facturar los medicamentos y
dispositivos médicos a la cuenta del usuario, verificar la dispensación de los medicamentos y
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DISPOSITIVOS MEDICOS
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PAGINA: 8 de 21
Dispositivos médicos, entregar medicamentos y/o dispositivos médicos, entregar y realizar registro de devoluciones.
5. MARCO LEGAL E INSTITUCIONAL
LEY 100 DE 1993; Por la cual se crea el sistema de seguridad social integral y se dictan otras disposiciones.
LEY 872 DE 2003: Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y
en otras entidades prestadoras de servicios.
RESOLUCIÓN 001446 DE 2006: Por la cual se define el Sistema de Información para la Calidad y se adoptan los indicadores de monitoria del Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad de la Atención en Salud.
DECRETO 2309 DEL 2002: Por el cual se define el Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad de la Atención de
Salud del Sistema General de Seguridad Social en Salud.
RESOLUCIÓN 1740: Por el cual se dictan disposiciones relacionadas con el Sistema de Administración de Riesgos
para las entidades promotoras de Salud del Régimen Contributivo y entidades adaptadas previstas en el Sistema de Habilitación condiciones financieras y de suficiencia patrimonial, se definen las fases para su implementación y se dictan otras disposiciones.
DECRETO 1011 DE 2006: SOGC define el Sistema obligatorio de garantía de calidad- SOGC- de la atención en salud
que integra los componentes de habilitación, auditoría, sistema de información y acreditación.
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DISTRIBUCION DE MEDICAMENTOS Y
DISPOSITIVOS MEDICOS
VERSIÓN: 01
PAGINA: 9 de 21
RESOLUCIÓN 1403 DE 2007; Por la cual se determina el Modelo de Gestión del Servicio Farmacéutico, se adopta el Manual de Condiciones Esenciales y Procedimientos y se dictan otras disposiciones.
DECRETO 2200 DE 2005; Por el cual se reglamenta el servicio farmacéutico y se dictan otras disposiciones.
6. RESPONSABLE
Regente de Farmacia
7. DEFINICIONES
DISPENSACIÓN: Es la entrega de uno o más medicamentos o dispositivos médicos a un paciente y la información sobre
su uso adecuado, realizada por el Químico Farmacéutico y el Tecnólogo en Regencia de Farmacia. Cuando la dirección
técnica del establecimiento farmacéutico esté a cargo de personas que no ostenten el título de Químico Farmacéutico o
Tecnólogo en Regencia de Farmacia la información que debe ofrecer al paciente versará únicamente sobre los aspectos
siguientes: condiciones de almacenamiento; forma de reconstitución de medicamentos cuya administración sea la vía
oral; medición de dosis; cuidados que se deben tener en la administración del medicamento y la importancia de la
adherencia a la terapia.
DISTRIBUCIÓN FÍSICA DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS: es el conjunto de actividades que
tienen por objeto lograr que el medicamento o dispositivo médico que se encuentra en el establecimiento
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DISTRIBUCION DE MEDICAMENTOS Y
DISPOSITIVOS MEDICOS
VERSIÓN: 01
PAGINA: 10 de 21
Farmacéutico distribuidor autorizado, sea entregado oportunamente al usuario, para lo cual deberá contar con la disponibilidad del
producto, tiempo y espacio en el servicio farmacéutico o el establecimiento farmacéutico, estableciéndose vínculos entre el prestador
del servicio, el usuario y los canales de distribución.
DISTRIBUCIÓN INTRAHOSPITALARIA DE MEDICAMENTOS: es el proceso que comprende la prescripción de un
medicamento a un paciente en una Institución Prestadora de Servicios de Salud, por parte del profesional legalmente
autorizado, la dispensación por parte del servicio farmacéutico, la administración correcta en la dosis y vía prescrita y en
el momento oportuno por el profesional de la salud legalmente autorizado para tal fin, el registro de los medicamentos
administrados y/o la devolución debidamente sustentada de los no administrados, con el fin de contribuir al éxito de la
farmacoterapia.: es el proceso que comprende la prescripción de un medicamento a un paciente en una Institución
Prestadora de Servicios de Salud, por parte del profesional legalmente autorizado, la dispensación por parte del servicio
farmacéutico, la administración correcta en la dosis y vía prescrita y en el momento oportuno por el profesional de la
salud legalmente autorizado para tal fin, el registro de los medicamentos administrados y/o la devolución debidamente
sustentada de los no administrados, con el fin de contribuir al éxito de la farmacoterapia.
PRESCRIPCIÓN, FÓRMULA U ORDEN MÉDICA: Orden escrita emitida por un médico o profesional de la salud
autorizado por la ley, para que uno o varios medicamentos, especificados en ella, sea(n) dispensado(s) a determinada
persona.
PERFIL FARMACOTERAPÉUTICO: Documento que relaciona los datos referentes a un paciente así como todo su
tratamiento farmacológico y su evolución, realizado en el servicio farmacéutico, con el objeto de hacer el
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DISTRIBUCION DE MEDICAMENTOS Y
DISPOSITIVOS MEDICOS
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PAGINA: 11 de 21
Seguimiento farmacológico que garantice el uso seguro y eficaz de los medicamentos y detecte los problemas que surjan en la farmacoterapia o el incumplimiento de la misma.
8. DETALLE DE ACTIVIDADES
No QUE HACER DONDE QUIEN LO
HACE COMO LOHACE
CUANDO LO
HACE RECURSO
01
Recibir la formula
médica
Servicio
Farmacéutico
Auxiliar
Administrativo
del Servicio
Farmacéutico
La auxiliar de enfermería hace entrega de la
orden médica en la ventanilla del servicio
farmacéutico y se realizan las siguientes
actividades:
Registrar la hora de recepción en el
“Formato de Control”.
Verificar que la fórmula u orden médica
cumpla con la plenitud de las características
y contenido de la prescripción señalados en
el Decreto 2200 de 2005:
- Nombre del paciente,
- Documento de identidad,
- Fecha de expedición
- Identificación correcta del medicamento,
letra imprenta (Medicamento en genérico,
Forma Farmacéutica, Concentración, Pauta
Posológica) - Firma, y código del profesional Médico.
- No contener enmendaduras o tachaduras,
En el horario
establecido
para cada
servicio:
Formato de
control para
recepción de
ordenes
médicas,
Orden medica
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No QUE HACER DONDE QUIEN LO
HACE COMO LO HACE
CUANDO LO
HACE RECURSO
Esto la anula inmediatamente.
- Cuando se encuentre que la fórmula no
cumple con las exigencias legales se solicita
al prescriptor la aclaración, corrección o
adición de la misma. En todo caso, no
dispensará la fórmula médica hasta no
aclarar cualquier duda.
- De no entender la letra del médico devolver
la formula solicitando que la prescripción
sea legible y no de pie a malas
interpretaciones y a posteriores errores de
dispensación.
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No QUE HACER DONDE QUIEN LO
HACE COMO LO HACE
CUANDO LO
HACE RECURSO
02
Elaborar el perfil
Farmacoterapéutico
Servicio
Farmacéutico
Auxiliar
Administrativo
del Servicio
Farmacéutico
La Auxiliar elabora el perfil
Farmacoterapéutico según los datos de la
fórmula médica.
El Jefe del Servicio Farmacéutico interpreta
la información allí contenida debiendo
aclarar cualquier duda con el médico
tratante en lo que se refiere a dosificación,
interacción medicamentosa, reacciones
adversas y/o sustitución de tratamiento.
Nota: La elaboración del perfil
farmacoterapéutico (PF) puede delegarse al
regente de farmacia o Auxiliar Administrativo del
Servicio Farmacéutico, pero en ningún caso
puede delegarse su interpretación.
Una vez se recibe la
fórmula medica
Fórmula
médica,
Formato Perfil
Farmacoterapéu
tico
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No QUE HACER DONDE QUIEN LO
HACE COMO LO HACE
CUANDO LO
HACE RECURSO
Corroborar que sea el solicitado y que la
cantidad sea la correcta.
03
Facturar los
medicamentos y
dispositivos médicos
a la cuenta del
usuario
Servicio
Farmacéutico
Auxiliar
Administrativo
del Servicio
Farmacéutico
Facturar medicamentos y/o dispositivos
médicos digitando las cantidades
dispensadas y guardando los
medicamentos en el cajetín asignado para
la cama del usuario
Verificar que los medicamentos y
dispositivos médicos estén correctamente
digitados y cargados a la cuenta del usuario
y que sean los realmente prescritos.
En el momento
de alistar los
medicamentos en
los cajetines
Software
SIIGHOS,
Medicamentos y
dispositivos
médicos
04
Verificar la
dispensación
Servicio
Farmacéutico
Regente de
Farmacia
Realizar auditoria a la dispensación revisando
conforme al perfil farmacoterapéutico los
medicamentos y dispositivos médicos
depositados en cada cajetín.
Una vez facturados
los medicamentos y
dispositivos médicos
Perfil
Farmacoteratico,
factura,
medicamentos
y dispositivos
médicos
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No QUE HACER DONDE QUIEN LO
HACE COMO LO HACE
CUANDO LO
HACE RECURSO
05
Entregar
medicamentos y/o
dispositivos
médicos
Puesto de
enfermería
Auxiliar
Administrativo
del Servicio
Farmacéutico
Se entregan los medicamentos en forma
personal así:
El auxiliar administrativo de farmacia coloca
sobre el carro de la habitación del usuario
con los medicamentos para 24 horas y el
auxiliar administrativo de enfermería coloca
el cajetín donde depositará los
medicamentos de la cama del usuario; el
cajetín debe encontrarse vacío, de lo
contrario se debe justificar la causa y
realizar devolución de medicamentos y
dispositivos médicos.
El auxiliar administrativo del servicio
farmacéutico le entrega al auxiliar
administrativo de enfermería los
medicamentos y dispositivos médicos
confrontando el perfil farmacoterapéutico y
los medicamentos que se reciben con el
kardex y/o tarjeta de medicamentos.
Firma en el perfil fármaco-terapéutico el
auxiliar administrativo de farmacia que
entrega los Medicamentos y el personal de
enfermería que recibe los medicamentos.
Una vez el carro de
unidosis se
encuentre listo en el
puesto de
enfermería
Perfil
fármacotera-
péutico,
medicamentos
o dispositivos
médicos y
kardex
06 Entrega y registro de Puesto de Auxiliar El personal de enfermería entrega las Cuando se genere Formato de
devolutivos enfermeria Administrativo Devoluciones de medicamentos que no se Un devolutivo devoluciónde
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No QUE HACER DONDE QUIEN LO
HACE COMO LO HACE
CUANDO LO
HACE RECURSO
De Enfermería Administraron a los pacientes.
Previamente, la enfermera jefe diligencia el
formato de Devolución de Medicamentos,
especificando la cantidad de vuelta y la
razón de la devolución.
El auxiliar administrativo del servicio
farmacéutico en compañía del personal de
enfermería confrontan los medicamentos
que están consignados en el formato para
devolución y los que están en el cajetín.
Se anotan las observaciones respectivas en
el formato de devoluciones.
Firma el auxiliar administrativo de
enfermería que entrega los insumos y el
auxiliar administrativo de farmacia que los
recibe.
El auxiliar administrativo de farmacia recibe
y verifica la devolución, la registra en el
Perfil Farmacoterapéutico del paciente y
legaliza la devolución del suministro al
paciente en el software SIIGHOS.
medicamentos,
Software
medicamentos
y dispositivos
médicos
07
Control del proceso de
distribución
Servicio
Farmacéutico
Jefe del Servicio
Farmacéutico
Realizar informe mensual con indicadores y
estadística s que permitan analizar la situación
del proceso de distribución y tomar las acciones
correctivas.
Mensual
Perfil
Farmacoterapéu
tico y Orden
medica.
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9. DIAGRAMA DE FLUJO
AUXILIAR ADMINISTRATIVO DEL SERVICIO FARMACEUTICO REGENTE
FARMACEUTICOFARMACEUTIC
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AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE ENFERMERÍA JEFEDELSERVICIOFARMACÉUTICO
1/2
08
Entrega y registro de devolutivos
09
Control del proceso de distribución
FIN
10. REGISTROS GENERADOS
CÓDIGO Y NOMBRE
DEL REGISTRO RESPONSABLE
COMO
CONSERVARLO
DONDE
CONSERVARLO
TIEMPO DE
CONSERVACIÓN
QUE SE HACE
DESPUÉS
Perfil Farmacoterapéutico
Auxiliar del servicio
Farmacéutico
Registro Físico
Carpeta en archivo de
la oficina
Dos (2) meses
Envío a archivo central
Orden Medica
Medico
Registro Físico
Carpeta en archivo de
la oficina
Dos (2) meses
Envío a archivo central
Registro de
devoluciones de
medicamentos y disposi-
itivosmédicos
Auxiliar
Registro Físico
Carpeta de
Dos (2) meses
Envío a archivo central
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CÓDIGO Y NOMBRE
DEL REGISTRO RESPONSABLE
COMO
CONSERVARLO
DONDE
CONSERVARLO
TIEMPO DE
CONSERVACIÓN
QUE SE HACE
DESPUÉS
tivos medicos. Medicamentos y
dispositivos médicos en
archivo de la oficina
Registro de control para
recepción de ordenes
médicas
Auxiliar del servicio
Farmacéutico
Registro Físico
Carpeta con
denominación
“control de recepción
de ordenes medicas”
Un (1) mes
Envía a archive central
11. PROCESOS INVOLUCRADOS
PROCEDIMIENTO: Interpretación de la orden médica.
PROCEDIMIENTO: Acondicionamiento de medicamentos.
PROCEDIMIENTO: Acondicionamiento de unidades funcionales y del personal.
PROCEDIMIENTO: Uso, calibración, desinfección y mantenimiento de equipos.
PROCEDIMIENTO: Devo l u c i ón de Medicamentos y/o Dispositivos Médicos al Servicio Farmacéutico.
PROCEDIMIENTO: Dotación, Revisión y control de carros de Reanimación.
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12. DETALLE DE RIESGOS
No RIESGO PUNTO DE CONTROL RESPONSABLE
01
Faltante de medicamentos y dispositivos médicos
requeridos para el llenado de los cajetines
Adecuada y oportuna estimación de
necesidades y trámite de
requerimientos (adquisición)
Jefe del Servicio Farmacéutico
02
No entregar mano a mano los medicamentos y
dispositivos médicos
Revisar en el formato del perfil
fármacoterapéutico la forma de
entrega y recibido de los auxiliares
Jefe del Servicio Farmacéutico
03
Realizar devolución al paciente que no corresponde
Verificar que el número de historia
clínica corresponde al paciente al que
se le va a realizar la devolución
Auxiliar Administrativo del Servicio
Farmacéutico
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9 ELABORO, REVISO Y APROBÓ
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
NOMBRE:
ARLIN VEGA CABALLERO
NOMBRE:
ARLIN VRGA CABALLERO
NOMBRE:
JORGE HUMBERTO GONZALEZ BAHAMON
CARGO:
REGENTE DE FARMACIA
CARGO:
REGENTE DE FARMACIA
CARGO:
GERENTE DE LA ESE HOSPITAL SAN ANTONIO GIGANTE HUILA
FECHA:
ABRIL DE 2017
FECHA:
ABRIL DE 2017
FECHA:
ABRIL DE 2017
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ALMACENAMIENTO DE MEDICAMENTOS DE CONTROL ESPECIAL
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PAGINA: 1 de 8
1. OBJETIVO
Vigilar la conservación y custodia de las sustancias sometidas a fiscalización, medicamentos que las contengan y las de monopolio del Estado durante su
estadía en el Servicio Farmacéutico.
2. RESPONSABLE
Jefe de Servicio Farmacéutico
Auxiliar de Servicio Farmacéutico
3. DEFINICIONES
ALMACENAMIENTO: Proceso que comprende todas aquellas actividades tendientes a mantener y garantizar la calidad (estabilidad, conservación y custodia)
de los medicamentos y dispositivos médicos adquiridos por la institución, así como a la aplicación de métodos de gerencia y de inventarios que permita la
reposición de existencias.
ABUSO: Es el uso indebido de drogas o medicamentos con fines no médicos.
ADICCIÓN O DROGADICCIÓN: Es la dependencia a una droga.
ESTUPEFACIENTE: Es la sustancia con alto potencial de dependencia y abuso.
FONDO ROTATORIO DE ESTUPEFACIENTES: Es la oficina encargada dentro de la Secretaría, Instituto o Dirección de Salud a nivel departamental, que ejerce
la vigilancia, seguimiento y controla las entidades públicas,
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ALMACENAMIENTO DE MEDICAMENTOS DE CONTROL ESPECIAL
VERSIÓN: 01
PAGINA: 2 de 8
Privadas y personas naturales que procesen, manipulen, sinteticen, fabriquen, distribuyan, vendan, consuman, dispensen sustancias sometidas a fiscalización y
medicamentos que las contengan; así como garantizar la disponibilidad de medicamentos monopolio del Estado a través de la dispensación y distribución en su
jurisdicción y las demás funciones que le sean asignadas por el Ministerio de la Protección Social, o la institución competente.
FRANJA VIOLETA: Es la característica que identifica a los medicamentos de control especial.
MATERIA PRIMA DE CONTROL ESPECIAL O SUSTANCIA SOMETIDA A FISCALIZACIÓN: Es toda sustancia
Cualquiera que sea su origen, que produce efectos inmediatos de dependencia psíquica o física en el ser humano; aquella que por su posibilidad de abuso, pueda tener
algún grado de peligro o aquella que haya sido catalogada como tal, en los convenios internacionales, por el Ministerio de la Protección Social, o la Comisión Revisora
del Invima. Dentro de estas se incluyen los estándares de referencia, patrones y reactivos.
MEDICAMENTO DE CONTROL ESPECIAL (MCE): Es el preparado farmacéutico obtenido a partir de uno o más principios activos de control especial, catalogados
como tal en las convenciones de estupefacientes (1961), precursores (1988) y psicotrópicos (1971), o por el Gobierno Nacional, con o sin sustancias auxiliares
presentado bajo forma farmacéutica definida, que se utiliza para la prevención, diagnóstico, tratamiento, curación o rehabilitación de las enfermedades de los seres
vivos.
MONOPOLIO DEL ESTADO: Derecho poseído de exclusividad por el Estado.
PRINCIPIO ACTIVO: Compuesto o mezcla de compuestos que tienen acción farmacológica.
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ALMACENAMIENTO DE MEDICAMENTOS DE CONTROL ESPECIAL
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PAGINA: 3 de 8
RECETARIO OFICIAL: Documento oficial autorizado por la entidad competente, de carácter personal e intransferible que utilizan los prescriptores de salud para la
formulación de los medicamentos de control especial y de monopolio del Estado.
SERVICIO FARMACÉUTICO: Es el servicio de atención en salud responsable de las actividades, procedimientos e intervenciones de carácter técnico, científico y
administrativo, relacionado con los medicamentos y los dispositivos médicos utilizados en la promoción de la salud y la prevención, diagnóstico, tratamiento y
rehabilitación de la enfermedad, con el fin de contribuir en forma armónica e integral al mejoramiento de la calidad de vida individual y colectiva.
SUSTANCIA PSICOTRÓPICA: Es la droga que actúa sobre el sistema nervioso central produciendo efectos neuro-psicofisiológicos.
MCE: Medicamentos de Control Especial
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ALMACENAMIENTO DE MEDICAMENTOS DE CONTROL ESPECIAL
VERSIÓN: 01
PAGINA: 4 de 8
4. DETALLE DE ACTIVIDADES
No QUE HACER DONDE QUIEN LO
HACE COMO LO HACE
CUANDO LO
HACE RECURSO
01
Almacenar
Medicamentos
de Control
Especial
Servicio
Farmacéutico
Auxiliar del
Servicio
Farmacéutico
Ordenar los medicamentos según clasificación
farmacológica (Analgésicos Narcóticos,
Analgésicos Moderadamente Narcóticos,
Barbitúricos, Anfetaminas y Estimulantes
Centrales, Tranquilizantes e Hipnóticos no
Barbitúricos) y luego por orden alfabético en la
vitrina exclusiva para el almacenamiento de los
MCE con sistema de seguridad.
Cada vez que se
reciben los
Medicamentos
de Control
Especial
Medicamentos
de Control
Especial,
Vitrina con
sistema de
seguridad
02
Realizar los
informes de
balance de
Medicamento de
Control Especial
Servicio
Farmacéutico
Jefe del Servicio
Farmacéutico
El informe se realizará teniendo encuenta los
siguientes pasos:
1. En una sola hoja de cálculo continua,
totalizar por medicamento de acuerdo con el
agrupamiento por Denominación Común
Internacion al, nombre comercial y su respectiva
unidad farmacéutica.
2. Si no se tiene información a registrar dentro
de alguna (s) columnas o campos, deberá
siempre diligenciarse así: si es una cantidad en
cero (0) y si es un campo de texto se debe
colocar N/A;
3. Los campos de ciudad, departamento y país,
deben ser en mayúscula y con el nombre
completo, no con siglas. Las cantidades de
devoluciones y destrucciones se registran en la
casilla correspondiente a Entrada o Salida, pero
deberá colocarse en la línea de su registro al
lado derecho por fuera del cuadro si es
Devolucióno Destrucción.
En los primeros
diez días de cada
mes
Formato de
Balance
Mensual de
Medicamentos
de Control
Especial,
Formulas de
recetario oficial
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ALMACENAMIENTO DE MEDICAMENTOS DE CONTROL ESPECIAL
VERSIÓN: 01
PAGINA: 5 de 8
No QUE HACER DONDE QUIEN LO
HACE COMO LO HACE
CUANDO LO
HACE RECURSO
¿Es necesario
renovar, ampliar
o modificar el
listado autorizado
para el manejo de
Medicamentos de
Control Especial?
03
Si
Se envía al FRE la
documentación
requerida
Fondo
Rotatorio de
Estupefaciente(
FRE)
Jefe del Servicio
Farmacéutico
Enviar al FRE la siguiente documentación:
Cuando sea
Oficio de 1. Solicitud firmada por el representante
legalo Solicitud de
Su apoderado debidamente facultado, inscripción,
Adjuntando el respectivo poder. renovación,
2. Listado de medicamentos sometidos a Ampliación o
Fiscalización indicando: Nombre del modificación,
Medicamento expresado en la Denominación Listado de
Común Internacional, concentración y forma medicamentos
farmacéutica. decontrol
3. Copia del acto administrativo mediante el
cual se creó, copia del acto administrativo de
nombramiento y acta de posesión del
representante legal.
4. Acta de la visita efectuada por la Secretaría
Necesario renovar,
ampliar o modificar
el listado
autorizado para el
manejo
deMedicamentosde
especial,Copi
a acto
administrativo
mediante el
cual
secreó,copia Departamental de Salud, con fecha no mayora Control Especial Del acto
un (1) año, con evaluación de condiciones administrativo
Mínimas para el manejo de medicamentos de
Sometidos a fiscalización, de a cuerdo con la Nombramiento y
Normatividad vigente. Acta de posesión
5.Fotocopia de la tarjeta profesional y contrato del
del químico farmacéutico, certificado de representante
inscripción ante la autoridad sanitaria legal,
competente. Acta de la visita
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FECHADEEMISIÓN:
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ALMACENAMIENTO DE MEDICAMENTOS DE CONTROL ESPECIAL
VERSIÓN: 01
PAGINA: 6 de 8
No QUE HACER DONDE QUIEN LO
HACE COMO LO HACE
CUANDO LO
HACE RECURSO
5. Copia del certificado y/o visita de habilitación
como de Prestadores de Servicios de Salud
expedido por la autoridad competente.
NOTA: La renovación de la resolución para
manejo de medicamentos de control especial
debe realizarse cada 5años.
Efectuada por
la Secretaría
Departamental
de Salud, con
fecha no mayor
a un (1) año.
Fotocopia de la
tarjeta
profesional,
Contrato del
químico
farmacéutico,
Certificado de
inscripción ante
la autoridad
sanitaria
competente,
Copia
certificado de
habilitación.
04
No,
Continuar con
el control del
almacenamiento
Servicio
Farmacéutico
Regente y
Auxiliar del
Servicio
Farmacéutico
Continúa con el proceso de Almacenamiento de
medicamentos y Dispositivos médicos.
Cuando no sea
necesario renovar,
ampliar o modificar
el listado para el
manejo de
Medicamentos de
Control Especial
Medicamentos,
Formato de
verificación de
estabilidad de
Medicamentos
y dispositivos
Médicos
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
FECHA DE EMISIÓN:
ABRIL DE 2017
ALMACENAMIENTO DE MEDICAMENTOS DE CONTROL ESPECIAL
VERSIÓN: 01
PAGINA: 7 de 8
5. DIAGRAMA DE FLUJO
AUXILIAR DEL SERVICIO
FARMACÉUTICO
REGENTE DEL SERVICIO
FARMACÉUTICO JEFE DEL SERVICIO FARMACÉUTICO
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
FECHA DE EMISIÓN
ABRIL DE 2017
ALMACENAMIENTO DE MEDICAMENTOS DE CONTROL ESPECIAL
VERSIÓN: 01
PAGINA: 8 de 8
9 ELABORO, REVISO Y APROBÓ
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
NOMBRE:
ARLIN VEGA CABALLERO
NOMBRE:
ARLIN VEGA CABALLERO
NOMBRE:
JORGE HUMBERTO GONZALEZ BAHAMON
CARGO:
REGENTE DE FARMACIA
CARGO:
REGENTE DE FARMACIA
CARGO:
GERENTE DE LA ESE HOSPITAL SAN ANTONIO GIGANTE HUILA
FECHA:
ABRIL DE 2017
FECHA:
ABRIL DE 2017
FECHA:
ABRIL DE 2017
P H
V A
INDICADORES DE GESTION
CONFORMIDAD TÉCNICA
DEFECTOS DETECTADOS
DURANTE LA RECEPCION
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FECHA DE EMISION
ABRIL 2017
RECEPCIÓN DE MEDICAMENTOS Y
DISPOSITIVOS MEDICOS
VERSIÓN: 01
PAGINA: 1 de 23
1. CARACTERIZACION DEL PROCESO
INICIO
SALIDAS
Almacenamiento de los
Medicamentos y Dispositivos
Médicos
P H
V A
INDICADORES DE GESTION
CONFORMIDAD TÉCNICA
DEFECTOS DETECTADOS
DURANTE LA RECEPCION
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
FECHA DE EMISIÓN
ABRIL DE 2017
RECEPCIÓN DE MEDICAMENTOS Y
DISPOSITIVOS MEDICOS
VERSIÓN: 01
PAGINA: 2 de 23
FIN
SALIDAS
Almacenamiento de los
Medicamentos y Dispositivos
Médicos
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FECHA DE EMISIÓN
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RECEPCIÓN DE MEDICAMENTOS Y
DISPOSITIVOS MEDICOS
VERSIÓN: 01
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2. JERARQUIZACIONDELPROCESO
MACROPROCESO PROCESO PROCEDIMIENTO
SERVICIO FARMACEUTICO
002. RECEPCIÓN DE MEDICAMENTOS Y
DISPOSITIVOS MEDICOS
2.1 Constatar si el insumo o producto y la factura,
remisión o cuenta de cobro cumple con las
especificaciones pactadas con el proveedor, entre las que
se cuentan: 1. Condiciones de transporte
2. Estructura de la factura
3. Confrontación de la orden de compra contra la
factura 4. Confrontar productos contra la factura
2.2 El pedido debe cumplir con las siguientes
especificaciones:
Cantidad: El número de cajas relacionado en la guía
de transporte debe ser igual a la cantidad de cajas
físicas recibidas.
Estado del embalaje completo: no debe presentar
averías, alteraciones, humedades, perforaciones,
rótulos rotos.
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FECHA DE EMISIÓN
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RECEPCIÓN DE MEDICAMENTOS Y
DISPOSITIVOS MEDICOS
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MACROPROCESO PROCESO PROCEDIMIENTO
SERVICIO FARMACEUTICO
002. RECEPCIÓN DE MEDICAMENTOS Y
DISPOSITIVOS MEDICOS
2.3 Constatar que la factura se encuentra:
Denominada expresamente como factura de venta.
Llevar una numeración consecutiva de facturas de
venta.
Contener la razón social y NIT o cedula del
proveedor.
Descripción específica o genérica de los artículos
vendidos o servicios prestados.
Especificar el valor de la mercancía o servicio, el
valor del IVA y el valor total de la operación.
Debe identificar el Régimen de impuesto a las
ventas a la cual está inscrito (Régimen Común)
Número de la Resolución expedida por la DIAN de
autorización para facturar
El nombre o razón social y NIT del impresor de la
factura.
2.4 Revisar que los documentos contengan:
El valor unitario facturado y el total sean iguales a
los de la orden de compra
La cantidad registrada en la factura o remisión sea
igual a la cantidad solicitada.
Los insumos comprados deben conservar las
especificaciones de la orden de compra o pedido.
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FECHA DE EMISIÓN
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RECEPCIÓN DE MEDICAMENTOS Y
DISPOSITIVOS MEDICOS
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MACROPROCESO PROCESO PROCEDIMIENTO
SERVICIO FARMACEUTICO
002. RECEPCIÓN DE MEDICAMENTOS Y
DISPOSITIVOS MEDICOS
2.5 Para el caso de los medicamentos se debe verificar
específicamenteque:
El nombre genérico del producto recibido coincide con
la orden de compra o pedido y factura o remisión.
La forma farmacéutica (tableta, solución inyectable,
cápsula, ungüento, jarabe, elixir) coincide con lo
solicitado y lo facturado.
La cantidad recibida coincida con la cantidad pedida y
facturada.
El costo unitario de los insumos o productos y el valor
total coinciden con los de la orden de compra.
2.6 Si al realizar la confrontación se encuentran que: Los
costos no coinciden, la cantidad recibida es mayor, la
forma farmacéutica no coincide o el nombre genérico no
concuerda, la cantidad recibida es menor, no se recibe
el envío y se debe registrar en el formato para el
reporte de inconsistencias.
2.7 La factura será firmada por la persona que recibe y la
que entrega, luego será archivada en el sitio previamente
designado, en orden sucesivo.
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RECEPCIÓN DE MEDICAMENTOS Y
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MACROPROCESO PROCESO PROCEDIMIENTO
SERVICIO FARMACEUTICO
002. RECEPCIÓN DE MEDICAMENTOS Y
DISPOSITIVOS MEDICOS
2.8 Constatar el grado de cumplimiento de las
características y especificaciones técnicas del producto
como son: Características físicas
Condiciones de almacenamiento
Características organolépticas
Características relacionadas con la etiqueta, empaque,
envase y embalaje
Forma farmacéutica
Fecha de vencimiento, la cual debe ser igual o
superior a 1 año contados a partir de la fecha de
recepción.
Número del lote de fabricación: No aceptar más de
dos lotes en el mismo pedido.
Registro sanitario.
Laboratorio fabricante.
2.9 Observar los parámetros según la forma farmacéutica
de los Medicamentos teniendo en cuenta la Guía de
Inspección para Medicamentos y Dispositivos Médicos.
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RECEPCIÓN DE MEDICAMENTOS Y
DISPOSITIVOS MEDICOS
VERSIÓN: 01
PAGINA: 7 de 23
MACROPROCESO PROCESO PROCEDIMIENTO
2.10 Registrar en el software el nombre del medicamento
y dispositivo medico recibido, la cantidad, fecha, valor
unitario, valor total, N° de Lote, Registro INVIMA,
laboratorio fabricante y la fecha de vencimiento.
3. OBJETIVO
Verificar las especificaciones administrativas y técnicas de medicamentos y dispositivos médicos que ingresan al servicio farmacéutico del Hospital.
4. ALCANCE
El proceso inicia con la recepción administrativa estudio de la documentación para verificar que ésta cumple con las especificaciones pactadas con el proveedor y finaliza
con realizar el control del proceso mediante los indicadores de gestión. El proceso incluye la verificación de las condiciones de transporte, la revisión de la estructura
de la factura, la confrontación de la orden de compra y los productos contra la factura
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RECEPCIÓN DE MEDICAMENTOS Y
DISPOSITIVOS MEDICOS
VERSIÓN: 01
PAGINA: 8 de 23
5. MARCO LEGAL E INSTITUCIONAL
DECRETO 2200 DE 2005; Por el cual se reglamenta el servicio farmacéutico y se dictan otras disposiciones.
DECRETO 2330 DE 2006; Por el cual se modifica parcialmente el decreto 2200.
RESOLUCIÓN 1403 DE 2007; Por la cual se establece el sistema del modelo del servicio de gestión farmacéutico, se adopta el manual de condiciones
esenciales y procedimientos y se dictan otras disposiciones.
ACUERDO 228 DE 2002; Por medio del cual se actualiza el Manual de Medicamentos del Plan Obligatorio de
Salud.
ACUERDO 336 DE 2006: Por el cual se modifica el Acuerdo 228 de 2002
DECRETO 677 DE 1995: Por lo cual se reglamenta parcialmente el régimen de registros y licencias, el control de calidad, así como el régimen de vigilancias
sanitarias de medicamentos, cosméticos, preparaciones farmacéuticas a base de recursos naturales, productos de aseo, higiene y limpieza y otros productos
de uso doméstico.
RESOLUCIÓN 1478; Manejo de medicamentos de control especial.
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6. RESPONSABLE
Jefe del Servicio Farmacéutico: Es responsable de elaborar y controlar el procedimiento de recepción administrativa y técnica de medicamentos y dispositivos médicos.
7. DEFINICIONES
RECEPCIÓN Y ALMACENAMIENTO: Es el conjunto de actividades que tiene como objetivo el cuidado y la conservación de las especificaciones técnicas con las
que fueron fabricados los medicamentos y dispositivos médicos.
ESPECIFICACIÓN TÉCNICA: Característica de calidad de un medicamento o dispositivo médico.
ACONDICIONAMIENTO: Son todas las operaciones por las cuales un medicamento o dispositivo médico se empaca y rotula para su distribución.
ALMACÉN O ESTABLECIMIENTO FARMACÉUTICO: Lugar destinado a la producción, almacenamiento, distribución, comercialización, dispensación, control o
aseguramiento de la calidad de los medicamentos, dispositivos médicos o de las materias primas necesarias para su elaboración y demás productos autorizados por
Ley para su comercialización.
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ALMACENAMIENTO: Proceso que comprende todas aquellas actividades tendientes a mantener y garantizar la calidad (estabilidad, conservación y custodia)
de los medicamentos y dispositivos médicos adquiridos por la institución, así como a la aplicación de métodos de gerencia y de inventarios que permita la
reposición de existencias.
CUARENTENA: Tiempo que transcurre mientras se toma una decisión acerca de la autorización, rechazo ó reprocesamiento de un medicamento o dispositivo
médico.
DENOMINACIÓN COMÚN INTERNACIONAL (DCI): Es el nombre otorgado por la Organización Mundial de la Salud (OMS) para cada medicamento. La finalidad
es conseguir una buena identificación de cada fármaco en el ámbito internacional.
ESTABILIDAD: Capacidad de un principio activo, medicamento o dispositivo médico de mantener en el tiempo sus propiedades originales.
FRANJA VIOLETA: Es la característica que identifica a los medicamentos de control especial.
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FONDO ROTATORIO DE ESTUPEFACIENTES: Es la oficina encargada dentro de la Secretaría, Instituto o Dirección de Salud a nivel departamental, que ejerce la
vigilancia, seguimiento y control a las entidades públicas, privadas y personas naturales que procesen, manipulen, sinteticen, fabriquen, distribuyan, vendan,
consuman, dispensen sustancias sometidas a fiscalización y medicamentos que las contengan.
INSPECCIÓN: Verificación de las características de calidad de medicamentos y/o dispositivos médicos (embalaje, empaque, envase, propiedades físicas y químicas,
etc.)
DISPOSITIVO MÉDICO PARA USO HUMANO: Cualquier instrumento, aparato, máquina, software, equipo biomédico u otro artículo similar o relacionado para
usar en diagnóstico, prevención, supervisión, tratamiento o alivio de una enfermedad, compensación de una lesión o de una deficiencia, diagnóstico del embarazo
y control de la concepción.
ETIQUETA: Es toda información impresa escrita o gráfica que acompaña al medicamento y/o dispositivo médico permitiendo su identificación.
FABRICANTE: Persona natural o jurídica responsable del diseño, preparación, empaque, acondicionamiento y etiquetado de un medicamento y/o dispositivo médico.
FECHA DE EXPIRACIÓN O VENCIMIENTO: Tiempo máximo dentro del cual se garantizan las especificaciones de calidad de un producto establecidas para su utilización.
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FOTOSENSIBLES: Son aquellos medicamentos que deben almacenarse protegidos de la luz solar y luz ultravioleta. Este tipo de productos requiere condiciones especiales
de empaque y/o envase especial (frasco color ámbar, cartón especial, etc).
INFLAMABLES: Sustancias que se encienden y queman rápidamente; Deben almacenarse en sitios que posean condiciones controladas de ventilación, temperatura
y humedad, iluminación adecuada, extintor y suelo con desagüe.
INSERTO: Es cualquier información impresa, digitalizada o gráfica que contiene instrucciones para el almacenamiento, utilización o consumo seguro de los
medicamentos y/o dispositivos médicos.
LOTE: Cantidad definida y homogénea de un producto realizado bajo condición(es) constante(s).
MEDICAMENTO: Preparado farmacéutico obtenido a partir de principios activos, con o sin sustancias auxiliares, presentado bajo forma farmacéutica que se utiliza
para la prevención, alivio, diagnóstico, tratamiento, curación o rehabilitación de una enfermedad. Los envases, rótulos, etiquetas y empaques hacen parte
integral del medicamento, por cuanto éstos garantizan su calidad, estabilidad y uso adecuado.
MEDICAMENTOS DE CONTROL ESPECIAL (M.C.E.): Medicamentos que por su potencial de abuso y dependencias que restringen para su comercialización, por
lo que su venta es exclusivamente bajo fórmula médica y se distinguen por una franja violeta con la inscripción “medicamento de control especial”. Se ubican
en la vitrina con sistema de seguridad para garantizar la custodia y conservación de este tipo de medicamentos.
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MEDICAMENTO Y DISPOSITIVO MÉDICO ADULTERADO: Todos aquellos que por diferentes razones han sido modificados en sus propiedades funcionales,
fisicoquímicas y microbiológicas o cuando se altere el diseño original o la composición del dispositivo médico.
MEDICAMENTO Y DISPOSITIVO MÉDICO FRAUDULENTO: Aquel que se comercializa sin cumplir con los requisitos exigidos o se encuentra sin el respectivo registro sanitario o permiso de comercialización.
RECEPCIÓN: Es el proceso en el cual se reciben los medicamentos y/o dispositivos médicos; se confronta la orden de pedido, la factura del proveedor y lo que
llega.
REGISTRO SANITARIO: Es el documento público que faculta a una persona natural o jurídica para producir, comercializar, importar, exportar, envasar, procesar y/o expender cualquier tipo de producto o medicamento.
TERMOLÁBILES: Son aquellos medicamentos sensibles al calor y por ende se descomponen rápidamente, originando inactivación del principio activo; para estos
productos es condición esencial el mantenimiento de la red fría, es decir, el sistema de refrigeración y enfriamiento (2ºCy8ºC), que debe acompañar al producto
desde su manufactura hasta su utilización.
SOLUCIONES DE GRAN VOLUMEN: Aquellas cuyo contenido sea igual o mayora 500 ml.
SOLUCIONES DE PEQUEÑO VOLUMEN: Aquellas cuyo contenido sea menor a 500 ml.
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8. DETALLE DE ACTIVIDADES
No QUE HACER DONDE QUIEN LO
HACE COMO LO HACE
CUANDO LO
HACE RECURSO
01
Recepción
Administrativa-
Estudio de la
documentación
Bodega de
Farmácia
Regente de
Farmácia
Constatar si el insumo o producto y la factura,
remisión o cuenta de cobro cumple con las
especificaciones pactadas con el proveedor,
entre las que se cuentan:
1. Condiciones de transporte
2. Estructura de la factura
3. Confrontación de la orden de compra
contra la factura
Una vez llega el
pedido de
Medicamentos y
Dispositivos
Médicos
Orden de
Compra,
Contratos,
Factura.
02
Verificar
Condiciones
de transporte
Bodega de
Farmácia
Regente de
Farmácia
El pedido debe cumplir con las siguientes
especificaciones:
Cantidad: El número de cajas relacionado
en la guía de transporte debe ser igual a la
cantidad de cajas físicas recibidas.
Estado del embalaje completo: no debe
presentar averías, alteraciones, humedades,
perforaciones, rótulos rotos.
Una vez recibida la
guía de transporte
Orden de
Compra,
Contratos y
Factura
03
Revisar la
Estructura de la
factura
Bodega de
Farmácia
Regente de
Farmácia
Constatar que la factura se encuentra:
Denominada expresamente como factura
de venta.
Llevar una numeración consecutiva de
facturas de venta.
Contener la razón social y NIT o cedula del
proveedor. Descripción específica o genérica de los
Una vez recibida la
factura
Orden de
Compra,
Contratos
y Factura
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No QUE HACER DONDE QUIEN LO
HACE COMO LO HACE
CUANDO LO
HACE RECURSO
Artículos vendidos o servicios prestados.
Especificar el valor de la mercancía o
servicio, el valor del IVA y el valor total de
la operación.
Debe identificar el Régimen de impuesto a
las ventas a la cual está inscrito (Régimen
Común)
Número de la Resolución expedida por la
DIAN de autorización para facturar
El nombre o razón social y NIT impreso de
la factura.
04
Confrontar la
orden de
compra contra la
factura
Bodega de
Farmácia
Regente de
Farmácia
Revisar que los documentos contengan:
El valor unitario facturado y el total sean
iguales a los de la orden de compra
La cantidad registrada en la factura o
remisión sea igual a la cantidad solicitada.
Los insumos comprados deben conservar las
especificaciones de la orden de compra o
pedido.
Una vez llega el
pedido de
Medicamentos y
dispositivos Médicos
Orden de
Compra,
Contratos y
Factura
05
Confrontar
productos
contra la factura
Bodega de
Farmácia
Regente de
Farmacia
Para el caso de los medicamentos se debe
verificar específicamente que:
El nombre genérico del producto recibido
coincide con la orden de compra o pedido y
factura o remisión.
La forma farmacéutica (tableta, solución
inyectable, cápsula, ungüento, jarabe, elixir)
coincide con lo solicitado y lo facturado.
La cantidad recibida coincida con la cantidad
pedida y facturada.
Elcostounitariodelosinsumosoproductos
Luego de revisar la
orden de compra y
la factura
Orden de
Compra,
Contratos y
Factura
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No QUE HACER DONDE QUIEN LO
HACE COMO LO HACE
CUANDO LO
HACE RECURSO
Y el valor total coinciden con los de la orden
de compra.
¿Coincide la
orden de compra
con la factura?
06
No,
Reportar
inconsistencias
Bodega de
Farmácia
Regente de
Farmácia
Si al realizar la confrontación se encuentran que:
Los costos no coinciden, la cantidad recibida es
mayor, la forma farmacéutica no coincide o el
nombre genérico no concuerda, la cantidad
recibida es menor, no se recibe el envío y se
debe registrar en el formato para el reporte de
inconsistencias.
Cuando no
coincida la orden
de compra y la
factura
Formato de
reporte de
inconsistencias
07
Si,
Firmar la factura de entrega
Bodega de
Farmacia
Regente de
Farmacia
La factura será firmada por la persona que
recibe y la que entrega, luego será archivada en
el sitio previamente designado, en orden
sucesivo.
Una vez revisado el
cumplimiento del
pedido
Factura
de
entrega
08
Realizar
Recepción
Técnica
Bodega de
Farmácia
Regente de
Farmácia
Constatar el grado de cumplimiento de las
características y especificación es técnicas del
producto como son: Características físicas
Condiciones de almacenamiento
Características organolépticas
Características relacionadas con la
etiqueta, empaque, envase y embalaje
Forma farmacéutica Fecha de vencimiento, la cual debe ser igual
o superior a 1 año contados a partir de la
fecha de recepción. Número del lote de fabricación: No aceptar
Una vez llega el
pedido de
Medicamentos y
Dispositivos
Médicos
Medicamentos
y Dispositivos
Médicos
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No QUE HACER DONDE QUIEN LO
HACE COMO LO HACE
CUANDO LO
HACE RECURSO
Más de dos lotes en el mismo pedido.
Registro sanitario. Laboratorio fabricante.
09
Verificar las
características
técnicas
Bodega de
Farmácia
Regente de
Farmácia
Se realiza mediante un muestreo aleatorio sobre
el lote de recepción. Una vez llega el
pedido de
Medicamentos y
dispositivos Médicos
Muestreo
10
Inspeccionar los
Medicamentos
y Dispositivos
Médicos
Bodega de
Farmácia
Regente de
Farmácia
Observar los parámetros según la forma
farmacéutica de los Medicamentos teniendo en
cuenta la Guía de Inspección para
Medicamentos y Dispositivos Médicos.
Luego de la
verificación de las
especificaciones
técnicas
Guía de
Inspección de
Medicamentos
y dispositivos
médicos
11
Tomar decisión
de aceptación o
rechazo
Bodega de
Farmácia
Regente de
Farmácia
Para efectos de aceptación o rechazo, se deben
tener en cuenta los tipos de defectos: crítico,
mayor o menor.
Luego de la
inspección a
medicamentos y
dispositivos
médicos
Tabla de
clasificación de
defectos
técnicos
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No QUE HACER DONDE QUIEN LO
HACE COMO LO HACE
CUANDO LO
HACE RECURSO
¿Cumplen con especificaciones
técnicas?
Calidad son:
- 1% para defectos críticos
- 6.5% para defectos mayores
- 15% para defectos menores
El lote se acepta si el número de
defectuosos es igual o inferior al establecido
para el N.A.C. Nivel de Aceptación de
Calidad respectivo, si es superior al
establecido en la tabla, entonces se
rechaza.
Si el lote es rechazado se lleva al área de
cuarentena y se contacta al proveedor para
comunicarle la devolución o el cambio
según el caso;
Si el lote es aceptado se procede a elaborar
el acta de recepción con la que se alimenta
el kardex y el producto se almacena en el
sitio que le corresponde.
Nota: Si a la mercancía no se le realiza la
recepción técnica al momento de su llegada, se
debe separar sin ser desempacada y dispuesta
en la zona de cuarentena hasta que pueda
verificarse. No se debe retirar ningún artículo
de las cajas si la recepción no se ha realizado.
En caso que se requiera una liberación de
urgencia del producto, se debe realizar una
verificación administrativa completa y realizar
una verificación no muestreada del estado
físico del producto.
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No QUE HACER DONDE QUIEN LO
HACE COMO LO HACE
CUANDO LO
HACE RECURSO
12
Si,
Registrar el
ingreso de
Medicamentos y
dispositivos
médicos al
software
Bodega de
Farmácia
Regente de
Farmácia
Registrar en el software el nombre del
medicamento y dispositivo medico recibido, la
cantidad, fecha, valor unitario, valor total, N° de
Lote, Registro INVIMA, laboratorio fabricante y
la fecha de vencimiento.
Después de realizar
el Muestreo de los
Medicamentos y
dispositivos Médicos
Acta de
recepción
administrativa
y Técnica en el
Software
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9. DIAGRAMA DE FLUJO
REGENTE DE FARMACIA
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9 ELABORO, REVISO Y APROBÓ
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
NOMBRE:
ARLIN VEGA CABALLERO
NOMBRE:
ARLIN VEGA CABALLERO
NOMBRE:
JORGE HUMBERTO GONZALEZ BAHAMON
CARGO:
REGENTE DE FARMACIA
CARGO:
REGENTE DE FARMACIA
CARGO:
GERENTE DE LA ESE HOSPITAL SAN ANTONIO GIGANTE HUILA
FECHA:
ABRIL DE 2017
FECHA:
ABRIL DE 2017
FECHA:
ABRIL DE 2017
P H
V A
INDICADORES DE GESTION
ADAPTABILIDAD AL LISTADO BÁSICO
DE MEDICAMENTOS Y
DISPOSITIVOS MÉDICOS
ACTUALIZACIONES AL LISTADO
BÁSICO
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1. CARACTERIZACION DEL PROCESO
ENTRADAS
Establecimiento del Listado Básico de
Medicamentos y Dispositivos
Médicos.
INICIO
FIN
SALIDAS
Publicación del Listado Básico de
Medicamentos y Dispositivos
Médicos.
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2. JERARQUIZACION DEL PROCESO
MACROPROCESO PROCESO PROCEDIMIENTO
SERVICIO FARMACEUTICO
002. SELECCIÓN DE MEDICAMENTOS Y
DISPOSITIVOS MEDICOS
2.1 Se seleccionarán los Medicamentos y Dispositivos
Médicos que se usarán de manera regular en la
institución.
2.2 Utilizar el método consumo histórico, verificando en
el sistema el movimiento mensual del año anterior de
cada Medicamento y Dispositivo Médico, determinando
así las necesidades, el comportamiento y las variaciones
en el consumo con el fin de tener las en cuenta para los
nuevos cálculos.
2.3 Evaluar los datos de consumo, analizar la calidad,
seguridad, eficacia y costo de los Medicamentos y
Dispositivos Médicos
2.4 Verificar que los Medicamentos y Dispositivos Médicos
que se están formulando en la Institución, son los que
pertenecen al Listado Básico utilizando los indicadores de
gestión.
2.5 Difundir copias del Listado Básico de Medicamentos y
Dispositivos Médicos entre el personal asistencial y enviar
las actualizaciones o modificaciones cada vez que se
realicen las revisiones al listado.
Deberá existir copia del Listado Básico en los consultorios
médicos, puestos de hospitalización, servicio
farmacéutico y facturación.
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MACROPROCESO PROCESO PROCEDIMIENTO
SERVICIO FARMACÉUTICO
002. SELECCIÓN DE MEDICAMENTOS Y
DISPOSITIVOS MEDICOS
2.6 Verificar cada seis meses si el Listado Básico necesita
ser actualizado incluyendo o excluyendo medicamentos y
dispositivos médicos.
La inclusión o exclusión de medicamentos del listado
básico, deberá solicitarse al Comité de Farmacia y
Terapéutica, con la debida justificación, utilizando el
formato establecido para ello.
El proceso se adelantará como sigue:
El médico presentará la solicitud de inclusión del
medicamento al Jefe del Servicio Farmacéutico
utilizando el Formato de “Inclusión o Exclusión de
Medicamentos y Dispositivos Médicos” y anexando la
bibliografía científica correspondiente al medicamento
para la indicación o patología a tratar.
Presentar ante el COFYTE la información relacionada
con el medicamento en el día en que éste comité
asigne mediante citación, incluyendo información
general del medicamento en el Formato “Descripción
del Medicamento a incluir en el Listado Básico
Institucional” (clasificación farmacológica, forma
farmacéutica, concentración, presentación comercial,
mecanismo de acción), Morbi-mortalidad esperada
posterior al tratamiento, efectos adversos, historia
natural de la enfermedad, resultados probables luego
del tratamiento, beneficios, población de pacientes a
los que aplica el medicamento, teniendo en cuenta los
diferentes resultados esperados para las diferentes
poblaciones, información acerca de cualquier
entrenamiento especial del médico tratante o equipo
necesario para la administración segura del
tratamiento, comparación de los costos asociados
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MACROPROCESO PROCESO PROCEDIMIENTO
SERVICIO FARMACÉUTICO
002. SELECCIÓN DE MEDICAMENTOS Y
DISPOSITIVOS MEDICOS
Con las diferentes opciones de tratamiento.
Realizar guía o protocolo de manejo bajo el Formato
para la “Elaboración de Guías Clínicas” según
instructivo de Guías Clínicas.
Tomar decisión de aceptación o rechazo para la
inclusión o exclusión mediante acta del medicamento
o dispositivo médico según políticas establecidas.
La prescripción de medicamentos y dispositivos médicos
no incluidos en el listado deberá justificarse previamente
ante el Comité de Farmacia y Terapéutica de la
institución, exceptuando aquellos casos que exista riesgo
para la vida de los usuarios, en aquellos casos, el
medicamento o dispositivo médico podrá ser utilizado. En
el caso de una segunda utilización, el medicamento o
dispositivo médico debe haber sido ajustado al
procedimiento anteriormente descrito.
3. OBJETIVO
Establecer los medicamentos y dispositivos médicos que la ESE HOSPIAL SAN ANTONIO DE GIGANTE HUILA requiere para brindar a los usuarios prevención,
tratamiento y diagnóstico de forma segura, oportuna, de calidad y acorde a las necesidades de atención en salud de la población usuaria.
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4. ALCANCE
El proceso inicia al definir las políticas para seleccionar los medicamentos y dispositivos médicos que se usarán de manera regular en la Institución y finaliza con hacer
la actualización al Listado Básico si se considera necesario. El proceso incluye de terminar el consumo histórico de medicamentos y dispositivos médicos, decisión y
selección, control de la selección y publicación del Listado Básico.
5. MARCO LEGAL E INSTITUCIONAL
DECRETO 2200 DE2005; Por el cual se reglamenta el servicio farmacéutico y se dictan otras disposiciones.
DECRETO 2330 DE 2006; Por el cual se modifica parcialmente el decreto 2200.
RESOLUCIÓN 1403 DE 2007; Por la cual se establece el sistema del modelo del servicio de gestión farmacéutico, se adopta el manual de condiciones
esenciales y procedimientos y se dictan otras disposiciones.
ACUERDO 228 DE 2002; Por medio del cual se actualiza el Manual de Medicamentos del Plan Obligatorio de Salud
ACUERDO 336 DE 2006; Por medio del cual se modifica el Acuerdo 228 de 2002
6. RESPONSABLE
Comité de Farmacia y Terapéutica (COFYTE)
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7. DEFINICIONES
PROCESO DE SELECCIÓN: Es el conjunto de actividades interrelacionadas que de manera continua, multidisciplinaria y participativa se realiza en una institución
de saludo en un establecimiento farmacéutico, para definir los medicamentos y dispositivos médicos con que se deben contar para asegurar el acceso de los
usuarios a ellos, teniendo en cuenta su seguridad, eficacia, calidad y costo.
COMITÉ DEFARMACIA Y TERAPÉUTICA (COFYTE): Grupo de carácter permanente de la Institución Prestadora de Servicios de Salud que brinda asesoría en el
ámbito de sus funciones como formulación de las políticas sobre medicamentos y dispositivos médicos en la Institución en relación con la prescripción,
dispensación, administración, sistemas de distribución, uso y control y establece los mecanismos de implementación y vigilancia de las mismas, conceptualización
sobre las guías de manejo para el tratamiento de las patologías más frecuentes en la institución, realiza seguimiento y evaluación de los perfiles epidemiológicos
institucionales y la eficacia de la terapia farmacológica instaurada en los casos especiales, principalmente, la relacionada con el uso de antibióticos.
DISPOSITIVOS MÉDICOS: Cualquier instrumento, aparato, maquina, software, equipo biomédico u otro artículo similar o relacionado, utilizados en combinación
incluyendo sus componentes, partes, accesorios y programas informáticos, que intervengan en su correcta aplicación propuesta por el fabricante para su uso en
diagnostico, prevención, supervisión, tratamiento o alivio de una enfermedad, una lesión, proceso fisiológico, embarazo y control de la concepción.
SGSSS: Sistema General de Seguridad Social en Salud
MEDICAMENTO: Es aquel preparado farmacéutico obtenido a partir de principios activos, con o sin sustancias auxiliares presentadas bajo formula farmacéutica,
que se utiliza para la prevención, alivio, diagnostico, tratamiento,
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Curación o rehabilitación de la enfermedad. Los envases, rótulos, etiquetas y empaques hacen parte integral del medicamento, por cuanto estos garantizan su
calidad estabilidad y uso adecuado.
8. DETALLE DE ACTIVIDADES
No QUE HACER DONDE QUIEN LO
HACE COMO LO HACE
CUANDO LO
HACE RECURSO
01
Definir políticas de
selección
Sala de Juntas
Comité de
Farmacia y
Terapéutica
Se seleccionarán los Medicamentos y
Dispositivos Médicos que se usarán de manera
regular en la institución, teniendo en cuenta
la suficiente evidencia clínica de los
medicamentos y Dispositivos sobre su eficacia,
efectividad, seguridad y costo y los esquemas de
tratamiento, guías o protocolos de manejo con
los que cuenta la institución.
De acuerdo a la
necesidad
Guías o
Protocolos,
Bibliografía
científica
relacionada.
02
Determinación del
consume histórico
Servicio
Farmacéutico
Jefe de Servicio
Farmacéutico
Utilizar el método consumo histórico,
Anualmente
(Enero)
Software Verificando en el sistema el movimiento
Mensual del año anterior de cada Medicamento
y Dispositivo Médico, determinando así las
necesidades, el comportamiento y las
(modulo de
gestión
Variaciones en el consumo con el fin de farmacia)
Tenerlas en cuenta para los nuevos cálculos.
03
Decisión de
selección de
Medicamentos
y Dispositivos
Sala de Juntas
Comité de
Farmacia y
Terapéutica
Evaluar los datos de consumo, analizar la
calidad, seguridad, eficacia y costo de los
Medicamentos y Dispositivos Médicos
Deacuerdo a la
necesidad
Bibliografía
científica del
medicamento
Médicos
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No QUE HACER DONDE QUIEN LO
HACE COMO LO HACE
CUANDO LO
HACE RECURSO
04
Control durante
el proceso de
selección
Sala de Juntas
Comité de
Farmacia y
Terapéutica
Verificar que los Medicamentos y Dispositivos
Médicos que se están formulando en la
Institución, son los que pertenecen al Listado
Básico utilizando los indicadores de gestión.
Una vez al mes
Indicadores
de gestión
05
Publicación y
divulgación
del Listado
Básico
Toda la
Institución
Jefe Servicio
Farmacéutico
Difundir copias del Listado Básico de
Medicamentos y Dispositivos Médicos entre el
personal asistencial y enviar las actualizaciones
o modificaciones cada vez que se realicen las
revisiones al listado.
Deberá existir copia del Listado Básico en los
consultorios médicos, puestos de
hospitalización, servicio farmacéutico y
facturación.
Cada vez que se
modifica o
actualiza el Listado
Básico
Listado Básico
de
Medicamentos
06
Actualización del
Listado Básico
Servicio
Farmacéutico
Jefe Servicio
Farmacéutico
Verificar cada seis meses si el Listado Básico
necesita ser actualizado incluyendo o
excluyendo medicamentos y dispositivos
médicos.
La inclusión o exclusión de medicamentos del
listado básico, deberá solicitarse al Comité de
Farmacia y Terapéutica, con la debida
justificación, utilizando el formato establecido
para ello.
El proceso se adelantará como sigue:
El médico presentará la solicitud de
Semestral
(Enero y Junio)
Formulas
medicas,
Listado
Básico, Alertas
sanitarias del
INVIMA
(para excluir
medicamentos),
Formato de
Inclusión o
Exclusión de
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No QUE HACER DONDE QUIEN LO
HACE COMO LO HACE
CUANDO LO
HACE RECURSO
Inclusión del medicamento al Jefe del
Servicio Farmacéutico utilizando el Formato
de “Inclusión o Exclusión de Medicamentos y
Dispositivos Médicos” y anexando la
bibliografía científica correspondiente al
medicamento para la indicación o patología
a tratar.
Presentar ante el COFYTE la información
relacionada con el medicamento en el día en
que éste comité asigne mediante citación,
incluyendo información general del
medicamento en el Formato “Descripción del
Medicamento a incluir en el Listado Básico
Institucional” (clasificación farmacológica,
forma farmacéutica, concentración,
presentación comercial, mecanismo de
acción), Morbi-mortalidad esperada
posterior al tratamiento, efectos adversos,
historia natural de la enfermedad, resultados
probables luego del tratamiento, beneficios,
población de pacientes a los que aplica el
medicamento, teniendo en cuenta los
diferentes resultados esperados para las
diferentes poblaciones, información a cerca
de cualquier entrenamiento especial del
médico tratante o equipo necesario para la
administración segura del tratamiento,
comparación de los costos asociados con las
diferentes opciones de tratamiento.
Medicamentos
y Dispositivos
Médicos,
Formato
Descripción de
Medicamento a
incluir en el
Listado Básico
Institucional,
Formato para la
Elaboración de
Guías Clínicas,
Acta Comité de
Farmacia y
Terapéutica
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
FECHA DE EMISIÓN ABRIL DE 2017
SELECCIÓN DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS
VERSIÓN: 01
PAGINA: 10 de 12
9. DIAGRAMA DE FLUJO
COMITÉ DE FARMACIA Y TERAPEUTICA JEFE DEL SERVICIO FARMACÉUTICO
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
FECHA DE EMISIÓN ABRIL DE 2017
SELECCIÓN DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS
VERSIÓN: 01
PAGINA: 11 de 12
10. PROCESOS INVOLUCRADOS
No Aplica
11. DETALLE DERIESGOS
No RIESGO PUNTO DE CONTROL RESPONSABLE
01
Seleccionar Medicamentos sin tener en cuenta las
políticas
Supervisar que siempre se tenga en
cuenta el manual del SGSSS, guías o
protocolos de la institución, calidad,
eficacia, seguridad y costo del
medicamento o dispositivo medico.
COFYTE y Jefe del
Servicio
Farmacéutico
02
Que se formulen medicamentos que no se encuentren
en el Listado Básico
Comunicar al médico que debe realizar
la solicitud de inclusión del
medicamento al COFYTE, de lo
contrario no se autoriza el tratamiento
Jefe del Servicio Farmacéutico
03
NoseverifiqueelListadoBásicodeMedicamentosyDispositivo
sMédicoscadaseismeses
ElaborarcronogramaderevisióndelLista
doBásicodeMedicamentosyDispositivos
Médicos
COFYTE Y Jefe del
Servicio
Farmacéutico
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
FECHA DE EMISIÓN ABRIL DE 2017
SELECCIÓN DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS
VERSIÓN: 01
PAGINA: 12 de 12
12. ELABORO, REVISO Y APROBÓ
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
NOMBRE:
ARLIN VEGA CABALLERO
NOMBRE:
ARLIN VEGA CABALLERO
NOMBRE:
JORGE HUMBERTO GONZALEZ BAHAMON
CARGO:
REGENTE DE FARMACIA
CARGO:
REGENTE DE FARMACIA
CARGO:
GERENTE DE LA ESE HOSPITAL SAN ANTONIO DE GIGANTE HUILA
FECHA:
ABRIL 2017
FECHA:
ABRIL 2017
FECHA:
ABRIL 2017
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