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MANUAL DEL PROCESO DE REGULARIZACIÓN DE BIENES INMUEBLES CS-STGB-03-P01 Versión 1.0 06/10/2014
DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL
MANUAL DEL PROCESO DE REGULARIZACIÓN DE BIENES INMUEBLES
Versión: 1.0
Página: Página 1 de 20
Contenido
1. INFORMACIÓN BÁSICA ....................................................................................................................... 2
2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO ............................................................................................................ 4
3. GLOSARIO DE TÉRMINOS ................................................................................................................... 6
4. ROLES ................................................................................................................................................. 7
5. DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESO ................................................................................................... 1
6. PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO DE REGULARIZACIÓN DE BIENES INMUEBLES ............................ 10
6.1 PROPÓSITO ............................................................................................................................... 10
6.2 ALCANCE ................................................................................................................................... 10
6.3 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ................................................................................................ 10
7 INDICADORES ................................................................................................................................... 19
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MANUAL DEL PROCESO DE REGULARIZACIÓN DE BIENES INMUEBLES
Versión: 1.0
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1. INFORMACIÓN BÁSICA
Proceso REGULARIZACIÓN DE BIENES INMUEBLES
Código del Proceso CS-STGB-03-P01
Descripción
PROPÓSITO: Efectivizar la regularización de los bienes inmuebles a favor de INMOBILIAR e Instituciones Públicas dentro del ámbito de acción, así como gestionar y asesorar en la regularización de bienes inmuebles posterior a la venta de la cuota de participación estatal de conformidad con el Marco Legal vigente. DISPARADOR:
Leyes
Decretos Ejecutivos
Disposición de la Máxima Autoridad ENTRADAS:
Resolución administrativa (en casos de donación y venta de cuota de participación estatal)
Sentencia protocolizada (en casos de expropiación, cuando existe desacuerdo en el precio del bien inmueble)
Actas de acuerdo (en casos de expropiación, cuando existe acuerdo en el precio del bien inmueble)
Sentencia ejecutoriada favorable para INMOBILIAR (en casos de sucesiones intestadas)
Ficha jurídica del inmueble que determine la viabilidad de aplicación del Decreto Ejecutivo 435 (en casos de proceso de Uso Correcto y Eficiente de bienes inmuebles, y proceso de Atención a requerimientos de dotación de infraestructura de la Dirección Nacional de Gestión y Análisis de Bienes Inmuebles)
ACTIVIDADES PRINCIPALES
Revisar expediente
Realizar trámite de transferencia de dominio en el Municipio.
Realizar trámite notarial
Realizar trámite de inscripción de escritura pública en Registro de la Propiedad
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PROCESOS RELACIONADOS
Proceso de Expropiación de Bienes Inmuebles
Proceso de Sucesiones Intestadas
Proceso de Atención a Requerimientos de dotación de infraestructura
Proceso de Uso Correcto y Eficiente de bienes inmuebles
Productos / Servicios del Proceso
-Escrituras de bienes inmuebles (legalizadas a nombre de INMOBILIAR y/o Instituciones Públicas requirentes dentro del ámbito de acción) -Asesoramiento en la regularización de bienes inmuebles posterior a la venta de la cuota de participación estatal a la ciudadanía
Tipo de Proceso Sustantivo
Responsables del Subproceso
Director Nacional de Legalización de Bienes
Tipo del cliente Cliente Interno y externo
Marco Legal
Constitución de la República del Ecuador
Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público
Ley Reformatoria a la Ley de Administración de Bienes
Código Civil
Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública
Reglamento General de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública
Decreto Ejecutivo Nro. 798 – Funciones INMOBILIAR
Decreto Ejecutivo Nro. 560 – Transferencia de bienes del BCE
Decreto Ejecutivo Nro. 435 – Transferencia de Dominio de aquellos bienes que no son usados en sus funciones principales
Decreto Ejecutivo Nro. 50 – Secretaría a Servicio
Decreto Ejecutivo Nro. 52 – Transferencia de bienes del BCE
Decreto Ejecutivo Nro. 1301 – Bienes Intestados
Reforma de Ley de Lavado de Activos
Ley de Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas (art. 104 Transferencia de Inmuebles CONSEP)
RESOLUCIÓN-INMOBILIAR-DSI-2014-0006
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2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO
El proceso de Regularización de Bienes Inmuebles requiere considerar los siguientes lineamientos en
los procesos:
Lineamientos Generales.-
INMOBILIAR realizará el proceso de regularización de los bienes inmuebles que se encuentren
dentro de su ámbito de acción contemplado en el Artículo 3 del Decreto Ejecutivo 798.
En el caso de que los bienes inmuebles a ser transferidos a INMOBILIAR posean contratos de arrendamiento (verbal o escrito), se deberá proceder con el desahucio hasta 30 días después de la inscripción de la escritura pública de transferencia del inmueble en el Registro de la Propiedad.
Si la Dirección Nacional de Derechos Litigiosos determina que un bien inmueble debe ser transferido a INMOBILIAR por una sentencia favorable, el expediente junto con la sentencia protocolizada será entregado a la Dirección Nacional de Regularización de Bienes para su regularización.
Lineamientos Específicos.-
Regularización de bienes inmuebles por donación, dentro del ámbito de acción de INMOBILIAR:
Las Entidades Públicas deben anexar la siguiente documentación:
1. Copia certificada del RUC
2. Copia certificada de escritura pública de adquisición del bien inmueble
3. Certificado de Registro contable del bien inmueble
4. Certificado de gravámenes actualizado (Registro de la Propiedad)
5. Comprobante de pago de impuesto predial actualizado
6. Copias certificadas de Contratos de arrendamiento o comodato que pesen sobre el bien
inmueble
7. Copia de Cédula de Ciudadanía, papeleta de votación, nombramiento y/o acción de
personal de representante legal
8. Ficha catastral actualizada (Municipio)
9. Resolución de aceptación de transferencia del inmueble (de la Entidad Pública)
Cuando la transferencia de dominio de los bienes inmuebles de las Instituciones Públicas a
INMOBILIAR se dé mediante acuerdo interinstitucional, ambas partes firman la misma
resolución administrativa. Cuando no se trate de acuerdo interinstitucional, cada una de las
partes firmará su resolución respectiva.
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En los casos de que el bien inmueble provenga por Decreto Ejecutivo 435 (Transferencia de
Dominio de aquellos bienes que no son usados en sus funciones principales), la Dirección de
Gestión y Análisis de Bienes Inmuebles entregará una ficha jurídica de viabilidad de aplicación
del Decreto Ejecutivo de 435, para iniciar el proceso de regularización del bien inmueble.
Los instrumentos con los cuales se elabora la minuta son:
1. Resoluciones administrativas de transferencia de dominio
2. Certificado de registro contable del bien inmueble
3. Informe técnico jurídico de la Dirección Nacional de Gestión y Análisis de Bienes
Inmuebles
4. Y Decretos Ejecutivos referentes a la transferencia del inmueble}
En el caso de que el Registro de la Propiedad del cantón donde se inscriba el bien inmueble
solicite el pago al impuesto de donación en el Servicio de Rentas Internas, se deberá realizar el
trámite respectivo, considerando que en los casos de donación entre Entidades Públicas existe
exoneración de impuestos.
Regularización de bienes inmuebles por venta de cuota de participación estatal:
La Dirección Nacional de Derechos Litigiosos remite un memorando solicitando que se proceda con la regularización del bien, adjuntando un expediente que incluya los siguientes documentos, mismos que son habilitantes y necesarios para la elaboración de la minuta:
1. Informe técnico sobre diagnóstico para asignación del bien inmueble (otorgado por la
Dirección Nacional de Gestión y Análisis de Bienes Inmuebles)
2. Resolución de venta de cuota de participación estatal
3. Comprobante de depósito en la cuenta única del Tesoro Nacional
4. Copias de Cédula de Ciudadanía y papeleta de votación de los compradores de la cuota
5. Certificado de gravámenes actualizado (Registro de la Propiedad)
6. Certificado de ventas del Registro de la Propiedad (cuando anteriormente ha intervenido
el Ministerio de Defensa)
7. Ficha catastral actualizada (Municipio)
8. Ficha catastral de Copropiedad (Municipio) 9. Declaración del Impuesto a la Herencia (formulario 108 SRI)
INMOBILIAR interviene en la emisión de la minuta y el sorteo de la misma en la notaria que
corresponda, así como en la suscripción de las escrituras respectivas. El trámite hasta llegar a
la inscripción de la misma le corresponde al comprador.
Los compradores deben entregar a INMOBILIAR una copia de la escritura inscrita en el
Registro de la Propiedad (proceso de Sucesiones Intestadas).
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Regularización de bienes inmuebles por expropiación, para Instituciones Públicas, dentro del ámbito
de acción de INMOBILIAR:
Para iniciar la regularización del bien inmueble es necesario contar con el acta de acuerdo en el que se determina el precio del inmueble.
La regularización del bien inmueble inicia con la elaboración de la minuta. Los instrumentos con los cuales se elabora la minuta son:
1. Informe de avalúo del bien inmueble (Municipio) 2. Aval presupuestario (otorgado por la Dirección Nacional de Planificación e Inversión de
INMOBILIAR) 3. Certificación presupuestaria (otorgada por la Dirección Financiera de INMOBILIAR) 4. Informe técnico del bien inmueble (otorgado por la Dirección Nacional de Gestión y
Análisis de Bienes Inmuebles)
5. Informe jurídico de viabilidad para DUP
6. Declaratoria de Utilidad Pública
7. Acta de acuerdo del precio del bien inmueble
Cuando exista imposibilidad de acuerdo en el precio del inmueble, la Dirección Nacional de Derechos Litigiosos remitirá a la Dirección Nacional de Legalización de Bienes la sentencia protocolizada y el expediente, a fin de que se proceda con la regularización.
3. GLOSARIO DE TÉRMINOS Acta entrega recepción de bienes.- Documento legal mediante el cual se recibe un bien inmueble de otra institución, y donde se describen las características y especificaciones generales y técnicas del bien inmueble. B.I..- Bien Inmueble.
C.C..- Cédula de Ciudadanía.
Cuota de participación estatal.- Cuota de una porción de bien o bienes muebles e inmuebles en la que
tiene participación el Estado.
CONSEP.- Consejo Nacional de Control de Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas, mismo que
genera y acompaña procesos participativos de prevención en el tema de las drogas, con un enfoque
centrado en los sujetos y su buen vivir.
Desahucio.- Notificación de terminación de contrato de arriendo
Donación.- Aquella en la cual se tiene por objeto la transmisión de bienes entre dos partes, la que
realiza la disposición gratuita de los bienes que disponga, y el donatario que tiene facultad de
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aceptarlos o rechazarlos. Cuando intervengan dos personas jurídicas distintas no habrá traspaso sino
donación y, en este evento, existirá transferencia de dominio que se sujetará a las normas especiales
de la donación.
DUP.- Declaración de Utilidad Pública. Resolución mediante la cual se determina que un bien inmueble
es necesario para el beneficio público.
Escritura.- Documento público en el que se hace constar ante un notario público una o más
declaraciones de las personas que intervienen en un acto o contrato y lo complementan con los
requisitos legales propios y específicos de cada acto.
Expropiación.- Desposeimiento o privación de la propiedad, por causa de utilidad pública o interés
social, a cambio de una indemnización previa.
Invasor.- Propietario o tenedor de las tierras invadidas. En caso de comprobarse la invasión se dispone
el desalojo inmediato de los invasores.
Minuta.- Documento legal que tiene las cláusulas o datos principales de un acto o contrato que debe
ser elevado a escritura pública para su plena validez.
Transferencia de dominio.- Ceder el bien inmueble a una persona natural o jurídica. Cuando
intervengan dos personas jurídicas distintas no habrá traspaso sino donación y, en este evento,
existirá transferencia de dominio que se sujetará a las normas especiales de la donación.
UGEDEP.- Unidad de Gestión y Ejecución de Derecho Público. Encargada de llevar a cabo acciones que
pretenden obtener la real propiedad de activos cuya venta permita devolver las creencias resultantes
de la crisis bancaria.
4. ROLES Analista de Legalización de Bienes.- Ejecuta y da seguimiento a las acciones y trámites legales que se desarrollen bajo la aprobación de la Dirección Nacional de Legalización de Bienes. Consejo de la Judicatura.- Institución encargada de promocionar un servicio de administración de Justicia eficiente que contribuya a la paz social y a la seguridad jurídica, afianzando la vigencia del Estado constitucional de derechos y justicia. Director de Normatividad.- Dirige la emisión y difusión de políticas, lineamientos y procedimientos generales para la correcta gestión inmobiliaria, y las reformas y actualizaciones que sean necesarias cuando el caso lo amerite. Director General.- Administra y lidera los procesos del Servicio de Gestión Inmobiliaria del Sector
Público - INMOBILIAR, con la participación de todas las áreas institucionales, con la finalidad de
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cumplir con la misión y objetivos estratégicos, así como con las disposiciones legales que rigen a la
entidad.
Director Nacional de Derechos Litigiosos.- Dirige y controla los procesos de patrocinio a la Institución,
en los procesos judiciales y extrajudiciales en el marco de la gestión de bienes muebles o inmuebles
que tiene competencia INMOBILIAR.
Director Nacional de Gestión y Análisis de Bienes Inmuebles.- Dirige y controla los procesos de
gestión y análisis de bienes inmuebles en respuesta a requerimientos de las entidades públicas para la
dotación de infraestructura.
Director Nacional de Legalización de Bienes.- Dirige y supervisa acciones legales y trámites
pertinentes con la finalidad de efectivizar la dotación de infraestructura requerida por las diferentes
entidades del Sector Público.
Entidades Públicas externas.- Organismos Públicos pertenecientes a la Administración General del
Estado.
Especialista de Legalización de Bienes Inmuebles.- Ejecuta y supervisa las acciones y trámites legales
que se desarrollen bajo la aprobación de la Dirección Nacional de Legalización de Bienes.
Municipio.- Entidad administrativa que puede agrupar una o varias localidades, y ejerce su gobierno.
Notaria.- Entidad autorizada para dar fe de testamentos y otros actos extrajudiciales, conforme a las
leyes.
Registro de la Propiedad.- Institución Pública que tiene por objeto el registro de la constitución,
transmisión, modificación y extinción de los derechos reales sobre bienes inmuebles.
Registro Oficial.- Órgano del Gobierno del Ecuador que difunde y publica disposiciones legales que
regirán a los ciudadanos nacionales y extranjeros que habitan en territorio ecuatoriano.
Servicio de Rentas Internas (SRI).- Entidad técnica y autónoma que recauda los tributos internos
establecidos por la Ley mediante la aplicación de la Normativa vigente.
Subdirector Técnico de Gestión de Bienes.- Dirige y coordina la gestión técnica de bienes del Servicio
de Gestión Inmobiliaria del Sector Público a partir de las directrices nacionales, sectoriales e
institucionales en materia de gestión inmobiliaria.
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5. DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESO
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6. PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO DE REGULARIZACIÓN DE BIENES INMUEBLES
6.1 PROPÓSITO
Establecer las actividades que permitan la regularización de los bienes inmuebles a favor de
INMOBILIAR e Instituciones Públicas dentro del ámbito de acción, así como gestionar y asesorar en la
regularización de bienes inmuebles posterior a la venta de la cuota de participación estatal de
conformidad con el Marco Legal vigente.
6.2 ALCANCE
El proceso de Regularización de Bienes Inmuebles abarca desde la recepción de la documentación habilitante proveniente de las diferentes entradas de este proceso, mismas que se encuentran detalladas en el numeral 1. Información Básica del presente Manual hasta la entrega de las escrituras debidamente suscritas en el Registro de la Propiedad a favor de INMOBILIAR y entidades requirentes dentro del ámbito de acción, además de la asesoría en la regularización de bienes inmuebles posterior a la venta de la cuota de participación estatal a la ciudadanía.
6.3 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
ACTIVIDAD ROL DESCRIPCIÓN DOCUMENTO Y/O REGISTRO
Realizar solicitud de transferencia del bien inmueble
Director Nacional de Legalización de Bienes
Cuando se trate de la donación de bienes inmuebles en los que INMOBILIAR da inicio a la solicitud, el Director solicita la transferencia mediante la emisión de una resolución administrativa de trasferencia de dominio. Esta resolución debe ser notificada a la Entidad Pública, es decir, se envía el original de la resolución y se solicita mediante oficio el expediente de los documentos legales para la trasferencia del inmueble.
Oficio / Resolución administrativa
Emitir resolución administrativa
Entidades Públicas externas
Cuando se trate de donación, la Entidad Pública también puede solicitar la regularización del bien inmueble mediante la elaboración de una resolución administrativa en la que se manifieste la voluntad de transferir el bien inmueble. Este documento debe ser remitido a la Máxima Autoridad de INMOBILIAR. Posteriormente INMOBILIAR emitirá una resolución de aceptación del bien
Resolución administrativa
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inmueble.
Armar y remitir expediente
Entidades Públicas externas
Una vez emitida la resolución de transferencia de dominio, la Entidad Pública debe remitir el expediente con los documentos que faciliten la regularización del bien inmueble, para las Entidades Públicas.
Expediente / Resolución Administrativa
Disponer verificación de documentación legal
Director Nacional de Legalización de Bienes
El Director recibe el expediente que remite la institución que transfiere el bien inmueble, y dispone la revisión y verificación al Especialista.
Expediente / Resolución Administrativa
Analizar y remitir documentación legal
Especialista de Legalización de Bienes Inmuebles
El especialista recibe, analiza y remite el expediente.
Expediente / Resolución Administrativa
Verificar documentación legal
Analista de Legalización de Bienes
El Analista revisa y verifica que la documentación del expediente contenga toda la documentación necesaria para regularizar el bien inmueble.
Documentación verificada
Solicitar documentación faltante
Analista de Legalización de Bienes
En el caso de que la documentación no esté incompleta, el Analista elabora un oficio, mismo que es revisado por el Especialista de Legalización de B.I. y firmado por el Director de Legalización de B.I., donde notifica a la institución que transfiere el bien, que complete la documentación faltante, como por ejemplo:
Pago de impuestos que no estén al día (Municipio).
Ficha catastral: actualización de superficie y dimensiones del bien inmueble (Municipio).
La Entidad Pública debe realizar las gestiones pertinentes en el Municipio o en las entidades correspondientes, para sanear la documentación legal del bien inmueble con el fin de efectivizar la transferencia de dominio.
Oficio
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Elaborar informe jurídico del inmueble
Analista de Legalización de Bienes
Una vez que el Analista cuenta con la documentación legal completa, procede a elaborar un informe jurídico indicando si el bien puede o no ser trasferido a INMOBILIAR. Cabe recalcar que este informe lo elaborará cuando la Entidad Pública inicie el proceso de regularización del bien inmueble mediante la resolución administrativa de trasferencia a favor de INMOBILIAR.
Informe jurídico del bien inmueble
Revisar informe jurídico del inmueble
Especialista de Legalización de Bienes
El Especialista revisa el informe jurídico del bien inmueble.
Informe jurídico del bien inmueble
Aprobar informe jurídico del inmueble
Director Nacional de Legalización de Bienes
El Director revisa y aprueba el informe jurídico del bien inmueble.
Informe jurídicos del bien inmueble aprobado
Remitir informe jurídico del inmueble
Director Nacional de Legalización de Bienes
En caso de que no sea viable la transferencia del bien inmueble, el Director remite el informe jurídico al Subdirector Técnico de Gestión de Bienes.
Informe jurídico del bien inmueble
Solicitar directrices respecto al inmueble
Subdirector Técnico de Gestión de Bienes
El Subdirector notifica mediante Memorando al Director General, que no es viable la transferencia del bien inmueble a INMOBILIAR, y solicita directrices respecto al proceder del inmueble. A la vez, le entrega el informe jurídico respectivo.
Memorando / Informe jurídico del bien inmueble
Disponer directrices respecto al inmueble
Director General
El Director General dispone las Directrices respecto al bien inmueble.
No aplica
Comunicar informe a Direcciones
Director Nacional de Legalización de Bienes
Si es viable la trasferencia de dominio del inmueble a favor INMOBILIAR, el Director remite el informe jurídico a las siguientes Direcciones para su respectiva gestión:
Dirección Nacional de Administración de Bienes Inmuebles
Memorando / Informe jurídico del bien inmueble
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Dirección Nacional de Gestión y Análisis de Bienes Inmuebles
Dirección Nacional de Geoinformación de Bienes Inmuebles
Emitir resolución de aceptación
Analista de Legalización de Bienes
Cuando el proceso es iniciado con la emisión de la resolución de transferencia del bien inmueble por parte de la Entidad Pública, el Analista elabora una resolución de aceptación. En los casos de acuerdo interinstitucional, no será necesario elaborar la resolución de aceptación.
Resolución de aceptación
Revisar resolución de aceptación
Especialista de Legalización de Bienes
El Especialista revisa la resolución de aceptación.
Resolución
Revisar y aprobar Resolución de Aceptación
Director Nacional de Legalización de Bienes
El Director revisa y aprueba la resolución de aceptación.
Resolución
Suscribir resolución de aceptación
Subdirector Técnico de Gestión de Bienes
El Subdirector Técnico de Gestión de Bienes revisa y suscribe la resolución de aceptación, y la envía a la Entidad Pública.
Resolución
Recibir Resolución
Entidades Públicas externas
La Entidad Pública externa recepta la resolución de aceptación.
No aplica
Solicitar publicación de resolución
Director de Normatividad
El Director Nacional de Legalización de Bienes, mediante memorando, remite la Resolución administrativa al Director de Normatividad para que mediante oficio solicite la publicación de la Resolución en el Registro Oficial.
Oficio
Revisar y publicar resolución
Registro Oficial El Registro Oficial, como medio de publicación de leyes, decretos, normas jurídicas, actos públicos y privados, revisa y publica el documento.
Resolución publicada
Elaborar la Minuta
Analista de Legalización de Bienes
Una vez que la documentación esté completa, el Analista procede a elaborar la minuta, misma que contiene las cláusulas o datos
Minuta / Memorando
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principales para ser verificados por el Notario y las partes involucradas, para su legitimación.
Revisar minuta Especialista de Legalización de Bienes
El Especialista revisa la minuta. Minuta / Memorando
Suscribir minuta
Director Nacional de Legalización de Bienes
El Director revisa y suscribe la minuta. Minuta suscrita
Enviar a Sorteo Analista de Legalización de Bienes
El Analista, mediante oficio debidamente suscrito por el Director Nacional de Legalización de B.I., envía la minuta al Consejo de la Judicatura.
Oficio al Consejo de la Judicatura
Realizar Sorteo Consejo de la Judicatura
El Consejo de la Judicatura realiza el sorteo y designa una notaría en 3 días laborables, para la celebración de la escritura pública. El analista de Legalización retira el Acta de sorteo.
Acta de sorteo
Armar expediente y suscribir formulario de Transferencia dominio
Analista de Legalización de Bienes
El Analista llena el formulario de Transferencia de dominio, que se obtiene de la página Web del Municipio. Procede a completar la información y le hace firmar al Director Nacional de Legalización de B.I. y al Coordinador General de Asesoría Jurídica, y a la otra parte que transfiere el inmueble.
Adicionalmente, arma un expediente con la siguiente información:
Acta de sorteo
Minuta
Formulario de Transferencia de dominio
Resolución Administrativa (en casos de expropiación, el documento será la declaratoria de utilidad pública)
Debe presentar en la notaria sorteada
Formulario de Transferencia de dominio
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el expediente con la información compilada.
Revisar expediente y formulario de Transferencia de dominio
Especialista de Legalización de Bienes Inmuebles
El Especialista revisa el expediente y el formulario de Transferencia de dominio.
Formulario de Transferencia de dominio
Aprobar y sellar minuta y formulario Transferencia de dominio
Notaría La notaria sella el formulario de Transferencia de domino y la minuta, para proceder con el trámite respectivo en el Municipio.
Minuta y Formulario de Transferencia de dominio sellados por el notario.
Gestionar Transferencia de dominio
Analista de Legalización de Bienes
El Analista gestiona el catastro municipal y posteriormente la transferencia de dominio del bien inmueble en el Municipio respectivo, para lo cual presenta un expediente con la documentación antes mencionada, requerida para regularizar el bien.
Expediente con documentación habilitante
Gestionar Catastro Municipal
Municipio El Municipio actualiza el catastro en virtud de los documentos legales de transferencia del inmueble.
Oficio de actualización catastral
Efectuar Transferencia de Dominio
Municipio El Municipio emite los siguientes rubros a cancelar previo a la emisión de hoja de trasferencia de dominio:
Impuesto de obras pendientes al distrito
Impuesto de alcabalas y utilidades (solo en casos de expropiación, de los cuales se está exento de pago).
Hoja de transferencia de dominio
Elaborar Matriz Notaría El Analista de Legalización de Bienes procede a entregar a la notaría los siguientes documentos:
Minuta y sus documentos habilitantes
Hoja de transferencia de dominio
Certificado de gravámenes
Certificado de avalúos
Copia de cédula y certificado de votación de los intervinientes
Matriz (escritura pública para las firmas)
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Con esta documentación la notaría elabora una matriz, misma que consiste en la trascripción de la minuta y la formalización de la escritura.
Suscribir escritura
Notaría La notaria procede a la suscripción de la escritura con las partes involucradas.
Escritura suscrita por las partes involucradas
Cerrar escrituras
Notaría El notario sella los documentos; realizado esto, las escrituras se dan por suscritas y legalizadas.
Escrituras suscritas y legalizadas
Gestionar declaración de impuestos
Analista de Legalización de Bienes
En caso de donación, el Analista solicita a la entidad donante que se realice la declaración de impuestos a la donación ante el Servicio de Rentas Internas. Si la institución donante no lo hace, INMOBILIAR deberá asumir este pago (mismo que es exento para INMOBILIAR por tratarse de donación entre instituciones públicas). Para este trámite el analista elabora un Memorando dirigido a la Dirección Financiera, solicitando que realice la declaración. Posteriormente el analista da seguimiento a la declaración. En el caso de no ser una donación, no se realiza la declaración de impuestos.
Memorando / Formulario de declaración impuesto a la donación
Supervisar gestión de declaración de impuestos
Especialista de Legalización de Bienes
El Especialista supervisa la gestión de declaración de impuestos, dando seguimiento al analista en esta gestión.
No aplica
Cobrar impuestos
Servicio de Rentas Internas (SRI)
El Servicio de Rentas Internas gestionará la recaudación del impuesto de donación.
No aplica
Solicitar inscripción en el Registro de la Propiedad
Analista de Legalización de Bienes
Una vez suscrita y legalizada la escritura, el Analista realiza el trámite en el Registro de la Propiedad para la inscripción de la misma. Debe adjuntar la declaración de
Solicitud de inscripción de escritura
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impuestos.
Revisar escrituras
Registro de la Propiedad
El Registro de la Propiedad revisa las escrituras.
Proforma de pago por inscripción
Notificar a INMOBILIAR para cambios
Registro de la Propiedad
En el caso de existir observaciones con la documentación presentada por INMOBILIAR, el Registro de la Propiedad notifica para que considere los cambios solicitados, caso contrario las escrituras son inscritas.
Notificación de cambios
Realizar cambios en la escritura
Analista de Legalización de Bienes
Si INMOBILIAR recibe notificación con observaciones, el Analista realiza los cambios en las escrituras de acuerdo a las observaciones emitidas por el Registro de la Propiedad, y reingresa el trámite.
Escritura con modificaciones / Comprobante de reingreso de trámite
Revisar cambios en la escritura
Especialista de Legalización de Bienes Inmuebles
El Especialista revisa los cambios en las escrituras.
Escritura con modificaciones
Inscribir en registro
Registro de la Propiedad
El Registro de la Propiedad revisa las escrituras y las inscribe mediante la Razón de Inscripción.
Escrituras inscritas
Comunicar escrituras a Direcciones
Director Nacional de Legalización de Bienes
Las escrituras deben ser remitidas al mismo tiempo a:
Dirección Financiera: Para el pago correspondiente (solo en casos de Expropiación donde se haya llegado a un acuerdo) Para actualización de asientos contables en caso de que el bien inmueble sea transferido a INMOBILIAR Para la actualización en libros en caso de que el bien inmueble haya sido de INMOBILIAR y se gestionó la transferencia a otra institución.
Dirección de Gestión Documental y Archivo: Para el archivo físico de las escrituras.
Memorando de entrega de documentos
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Dirección Nacional de Geoinformación de B.I.: Para actualización del Sistema de Geoinformación.
Dirección Nacional de Administración de B.I.: Para las gestiones de administración del bien inmueble.
Desahucio de Bienes Inmuebles
Director Nacional de Legalización de Bienes
El Director Nacional de Legalización de Bienes notifica el desahucio respectivo en el caso que existan arriendos sobre el bien inmueble (Proceso de Desahucio de Bienes Inmuebles).
Notificación de desahucio
Gestionar terminación de contrato o desalojo del inmueble
Director Nacional de Legalización de Bienes
En el caso de que no haya arriendos, el Director determina los trámites pertinentes a la terminación de contrato comodato, o tramita el desalojo del bien en caso de que el bien esté invadido.
No aplica
Dar por terminado el Comodato
Director Nacional de Legalización de Bienes
El Director da por terminado el contrato comodato mediante trámite ante un notario, quien emite una escritura pública de terminación de contrato de Comodato. La entidad comodatante debe entregar el inmueble con un acta de entrega recepción.
Escritura Pública de terminación de contrato de comodato
Notificar Desalojo
Director Nacional de Legalización de Bienes
De no existir contrato de arriendo o comodato, y el inmueble se encontrase ocupado, el Director coordina con el Coordinador General de Asesoría Jurídica, para que presente un oficio al juez, pidiendo el desalojo del inmueble al invasor del mismo. Posterior a ello, el juez emite una orden de lanzamiento, y hace el pedido a la Policía para coordinar una visita junto con el analista de Legalización de Bienes de INMOBILIAR, y solicitar a la persona que ocupa el inmueble (invasor), el abandono del mismo.
Oficio / Notificación de desalojo
DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL
MANUAL DEL PROCESO DE REGULARIZACIÓN DE BIENES INMUEBLES
Versión: 1.0
Página: Página 19 de 20
7 INDICADORES
N° Indicador Fórmula de Cálculo Unidad de Medida
Responsable de Medición
Frecuencia de Medición
1
Porcentaje de bienes
legalizados a nombre de
INMOBILIAR
N° de Bines Inmuebles Inscritos en el Registro de la Propiedad / N° de total
de bienes inmuebles solicitados
Porcentaje Director Nacional de
Legalización de Bienes Trimestral
2
Porcentaje de Bienes
Inmuebles transferidos a
las instituciones públicas
N° de bienes transferidos / total de bienes inmuebles
requeridos Porcentaje
Director Nacional de Legalización de Bienes
Trimestral
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Versión: 1.0
Página: Página 20 de 20
FIRMAS DE REVISÓN Y APROBACIÓN
Acciones Nombre Cargo Firma Fecha
Elaborado Por: Ing. Lenin Garrido Analista de Procesos
Aprobado por: Abg. Jorge Espinoza Director Nacional de
Legalización de Bienes (Enc.)
Verificado Por: Dr. Marco Landázuri Subdirector Técnico
de Gestión de Bienes
CONTROL DE HISTORIAL DE CAMBIOS
Versión Descripción del Cambio Fecha de Actualización
1.0 Emisión inicial 06/10/2014
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