langkah praktis - iknow
Post on 16-Oct-2021
22 Views
Preview:
TRANSCRIPT
LANGKAH PRAKTIS
MENYUSUN SMAP ISO 37001:2016 DENGAN DASAR ISO 9001:2015
IPC Learning & Consulting , 19 November 2020
APAKAH KITA DISINI KARENA INI ?
APA PERSEPSI SISTEM MANAJEMEN?
Banyak DokumenMenambah Pekerjaan
Pemenuhan Persyaratan
Image / Brand
Sekedar mengikuti
Tugas Salah satu Departemen
Menggunakan Jasa Konsultan
Pepatah “ Tukang Cukur”
REPOT
SERTIFIKASI
DESAIN KONSULTAN
TUGAS HSSE / RM
SISTEM MANAJEMEN
Sesi 1
Sesi 2
Jangan hanya QHSSE Departemen sajaYang melaksanakan Sistem Manajemen….
TERLALU BERAT….Biar Kami bersama saja yang melaksanakan (Dilan 2018)
PERBEDAAN ISO VERSI SEBELUM 2015 DAN SETELAH 2015
5
01
02
03
04
JUMLAH KLAUSUL 8
JUMLAH PRINSIP 8
PENDEKATAN OUTPUT
PREVENTIVE ACT
PENDEKATAN PROSES
JUMLAH PRINSIP 7
JUMLAH KLAUSUL 10
RISK & PREVENTIVEACTION
01
02
03
04
SEBELUM 2015 SETELAH 2015
Tidak ada lagi 8 Prosedur Wajib
Manajemen Representative tidak wajib
Membedakan istilah produk & jasa
Lebih mudah proses integrasi
ISO 9001:2015
BAGAIMANA MENGOPTIMALISASI
Optimalisasi dari Integrasi Sistem Manajemen
• Mengoptimalkan sumber daya
• Mengoptimalkan perencanaan
• Pertumbuhan budaya organisasi ke arah yang diinginkan
ISO 9001:2015
KONSEP OPTIMALISASI SISTEM MANAJEMEN
Konsep Pesawat Terbang
• Semakin tinggi elevasi pesawat
– udara semakin berkurang
– gaya hambat (drag) dari udara semakin berkurang
– artinya: pesawat dapat lebih mudah melaju, LEBIH CEPAT HEMAT BIAYA OPERASIONAL
ISO 9001:2015
Konsep optimalisasi
…….T A P I……..
✓ pesawat perlu udara untuk menghasilkan gaya dorong
✓ semakin banyak udara , semakin banyakoksigen untuk daya dorong pesawat
KONSEP OPTIMALISASI SISTEM MANAJEMEN
ISO 9001:2015
Potensi Optimalisasi
✓Sesuaikan dengan misi atau objektif (Komersial,Kargo,Tempur)
✓Optimalisasikan :
a.Tinggi /kecepatan jelajah
b.Daya dorong
c.Konsumsi bahan bakar
d.Regulasi
e.Jarak Tempuh
KONSEP OPTIMALISASI SISTEM MANAJEMEN
ISO 9001
ISO 31000
IS0 37001
INTEGRATED SISTEM MANAJEMEN SMAP DAN MUTU
KETERKAITAN MANAJEMEN RISIKO DI SMAP
34
2
5
6
1 9
6.1 Tindakan Untuk Mengatasi Risiko & Peluang Penyuapan
7.2.2 Risiko Proses Ketenagakerjaan
8.2 Uji Tuntas
4.1 Memahami Organisasi & Konteksnya.
4.5 Penilaian Risiko Penyuapan
4.4 Sistem Manajemen Anti Suap
.
BRIBERY RISK ASSESSMENT
ISO 37001:2016
KLAUSUL 4.5
Identifikasi risiko penyuapanAnalisis, nilai, dan
prioritaskan
Evaluasi efektifitas pengendalian yang
ada
Rencana tindakan jika pengendalian
yang ada tidak/kurang efektif
1 2 43
KETERKAITAN MANAJEMEN RISIKO DI SMAP
13
NoProses Kerja
dengan potensi risikoisu permasalahan
(internal / eksternal)potensi risiko
penyuapan
tingkat risiko penyuapan
hasil penilaian risiko
upaya pencegahan/ pengurangan risiko penyuapan
metode kontrol(kontrol keuangan/
kontrol non-keuangan/…)
peluang improvement
continual improvement
Kriteria Keberhasilan
sumber dayayang digunakan
penanggung jawab
dokumen pendukung(informasi
terdokumentasi/…)
1
Pengadaan Barang & Jasa
penyuapan oleh Penyedia Barang dan Jasa
1. Eksternalpenyuapan oleh Penyedia barang dan jasa
3. Cukup
1) Melaksanakan seleksi Penyedia barang dan jasa 2).Melarang permintaan dan penerimaan suap oleh personil 3) Mempersyaratakan Rekan Bisnis Melakukan pengisian komitmen tunduk dan patuh pada aturan SMAP PT Jasa Armada Indonesia Tbk 4) Mempersyaratkan pengisian PAKTA INTEGRITAS di setiap proses pengadaan barang dan jasa
kontrol keuangan 1) melaksanakan proses pengecekan dokumen penagihan ke pihak ketiga (CSC) 2) menggunakan sistem oracle untuk hirarki dalam proses pembayaran dan penerbitan BAST kontrol non keuangan(1) kontrol terhadap proses pembelian dan pemilihan rekan bisnis2) Kontrol Sistem Manajeman Anti Penyuapan di Vendor)
penggunaan e-procurement
Proses pengecekan keperluan Invoice terpilihnya rekan bisnis yang memang kredible
SDM procurementKepala Department Pengadaan Barang & Jasa
prosedur kontrol Pembayaran,Prosedur Penilaian Rekanan
CONTOH FORM PENILAIAN RISIKO PENYUAPAN
PERSAMAAN ISO 9001 2015 DAN 1SO 37001:2016
PERBEDAAN ISO 9001 2015 DAN 1SO 37001:2016
PERSYARATAN KLAUSUL DI SMAP
17
PRAKTIS DALAM PENERAPAN SMAP
1. Kepemimpinan Peran dan Tanggung jawab
2. Perencanaan Desain Sistem dan Implementasi
3. Pendeteksian (WBS),Pemantauan dan Peningkatan Sistem
4. Sistem Sumber Daya yang Mendorong Integritas dan Kepatuhan
5. Prosedur Uji Kalayakan Keuangan dan Non Keuangan
6. Sistem yang dijalankan di Sebua Bisnis Proses
NEVILLE TIFFEN ( 2017)
Banyak sekali persoalan dalam melakukan penerapan SMAP, antara tantangan yang dihadapi perusahaan kecilmenengah, donasi amal, dukungan masyarakat sekitar , kontribusi politik, dan sistem sumber daya manusia dalammemeriksa karyawan senior dan memberi penghargaan kepada mereka yang mempunyai integrasi antikorupsi.
PROGRAM PRAKTIS PENERAPAN SMAP
ISO 37000
6 PRINSIP SMAP
Briberry Act 2010
Kerangka Kerja Manajemen Anti Penyuapan
Struktur SNI ISO 37001:2016
23
MODEL CONTINUOUS IMPROVEMENTSISTEM MANAJEMEN ISO SERIES
PERSIAPAN SERTIFIKASI SMAP
Logo Perusahaan/
INSTANSI/
ORGANISASI
Perusahaan/ INSTANSI/ ORGANISASI
FORM DUE DILIGENCE PERSONIL
No. Dok :
No. Rev :
Tanggal
Berlaku:
Halaman :
Nama Penilai : ………………
Tanggal Penilaian : ………………
No Nama Personil
Tujuan due diligence • sebelum personil dipekerjakan
• sebelum personil dipindahkan/ dipromosikan
Risiko terkait Jabatan/ Personil Tindakan due diligence berdasar Tingkat Risiko pada Jabatan/ Posisi yang akan dipegang calon Personil
Hasil due diligence• Personil tepat untuk dipekerjakan/ dipindahkan
• Personil diyakini mematuhi kebijakan dan persyaratan sistem manajemen anti-penyuapan
Judul Risikorisk title
Sumber Risikorisk source
Tingkat Risiko
memastikan calon personil menerima
kebijakan anti-penyuapan
memverifikasi kualifikasi calon personil
mendapatkan referensi atasan calon Personil
sebelumnya
menentukan keterlibatan calon personil dalam suatu
penyuapan
memverifikasi pekerjaan bukan sebagai imbalan
mengidentifikasi hubungan calon personel dengan
pejabat publik…….
1 Bpk Irawansebelum personil dipromosikan
menjadi Kepala Departemen Purchasing
risiko penyuapan pada Kepala dan Staf
Departemen Purchasing
Rekan Bisnis yang memberikan suap
pada Kepala dan Staf Departemen Purchasing
moderate x x x x x x Personil tepat untuk dipekerjakan/ dipindahkan
2
Logo Perusahaan Anda
PERUSAHAAN ANDA
FORM KONFLIK KEPENTINGAN
CONFLICT OF INTEREST
No. Dok :
No. Rev :
Tanggal Berlaku :
Halaman :
Periode Penilaian: ……………………… s.d …………………………………..
No
identifikasi risiko konflik kepentingan evaluasi risiko konflik kepentingan
Informasi lainDepartemen/
UnitPosisi/ Jabatan
sifat konflik kepentingan (internal/eksternal)
penyebab potensi konflik kepentingan - hubungan keluarga
- hubungan keuangan - …………….
potensi risiko konflik kepentingan
konflik kepentingan(ada/tidak ada)
deskripsi konflik kepentingan
(jika ada)tindakan yang diambil
1 purchasingkepala departemen purchasing
eksternal (rekan bisnis) hubungan keluargatidak melakukan pemilihan rekan bisnis secara objektif
ada
tidak melakukan pemilihan rekan bisnis secara objektif karena adanya hubungan keluarga
pemilihan rekan bisnis dilakukan berlapis dengan melibatkan departemen terkait lainnya
2
(3) Prosedur Kepedulian Pelatihan ( Klausul 7.3)
a. Pelatihan untuk seluruh pekerja untuk mengetahui danpeduli resiko penyuapan
b. Pelatihan kepada mitra bisnis yang dapat menimbulkanrisiko penyuapan
(4) Penerapan pengendalian anti penyuapan yang dikendalikan organisasi dan rekanbisnisnya ( 8.5.1)
a. Rekan bisnis menerapkan sistem manajemen antipenyuapan
b. Rekan bisnis menerapkan pengendalian anti penyuapanmereka sendiri
Logo Perusahaan/ Instansi/
Organisasi
Perusahaan/ Instansi/ Organisasi
IDENTIFIKASI DAN PENGENDALIAN REKAN BISNIS
No. Dok :
No. Rev :
Tanggal Berlaku :
Halaman :
Nama Penilai : ………………
Tanggal Penilaian : ………………
NoIdentitas rekan
bisnis
status rekan bisnis(terkendali/
di luar kendali)Tingkat Risiko
Judul Risikorisk title
hubungan kerjasama(transaksi/proyek/
rekan bisnis/...)
*Kriteria / Status tertentu Rekan Bisnis
*persyaratan pada rekan bisnis tidak
dikendalikan.- prasyarat (pre-
condition) bekerja sama
- bagian dokumen kontrak
tidak memerlukan kontrol anti-penyuapan
*memerlukan kontrol anti-penyuapan, namun diluar kendali
alasan- risiko penyuapan rendah,
-tindakan tidak mengurangi risiko
alasan- risiko penyuapan diatas
rendah,-tindakan dapat mengurangi
risiko
langkah lebih lanjut bila memiliki kontrol anti-penyuapan
*langkah lebih lanjut bila tidak memiliki kontrol anti-penyuapan/
tidak memungkinkan untuk memverifikasi
langkah 1. pernyataan memiliki kontrol(lisan/ tulisan)
langkah 2. verifikasi kontrol mengelola risiko
penyuapan
opsi 1. meminta rekan bisnis untuk menerapkan kontrol anti-penyuapan
opsi 2. bila tidak memungkinkan, gunakan sbg faktor saat menilai risiko
penyuapan dan tentukan cara mengelola risiko tersebut
1 PT. Rekan Bisnis 2 di luar kendali moderaterisiko penyuapan pada
Kepala dan Staf Departemen Purchasing
rekan bisnis - -
xpernyatan tertulis telah dilakukan
pada tanggal 26 des 2017, dan didokumentasikan oleh document
controller
xdisepakati bahwa verifikasi kontrol pengelolaan risiko
penyuapan akan dilakukan 1 tahun sekali
- -persyaratan anti-penyuapan
dituliskan pada dokumen kontrak kerjasama
(5) Prosedur bagi rekan bisnis yag tidak mempunyaipengendalian anti penyuapan (8.5.2)
Logo Perusahaan/ Instansi/ Organisasi
Perusahaan/ Instansi/ Organisasi
MENGELOLA KETIDAKMAMPUAN KONTROL ANTI-PENYUAPAN
MENGATASI RISIKO PENYUAPAN
No. Dok :
No. Rev :
Tanggal Berlaku :
Halaman :
Nama Penilai : ………………
Tanggal Penilaian : ………………
No Tingkat Risiko
Informasi Risiko
hubungan kerjasama(transaksi/proyek/
rekan bisnis/...)
identitas rekan bisnis
*tindakan yang diambil terkait sifat pekerjaanpilih salah satu dan jelaskan
*transaksi, proyek, aktivitas atau hubungan yang ada (existing transaction, project, activity or relationship),
*transaksi, proyek, aktivitas atau hubungan baru yang diusulkan (proposed new transaction, project, activity or relationship)
Judul Risikorisk title
Sumber Risikorisk source
menghentikan (terminate)
tidak melanjutkan (discontinue)
menangguhkan (suspend)
menarik (withdraw)
menunda untuk melanjutkan(postpone to continue)
menolak untuk melanjutkan (decline to continue)
1 moderaterisiko penyuapan pada Kepala dan
Staf Departemen Purchasing
Rekan Bisnis yang memberikan suap pada Kepala dan Staf Departemen
Purchasingrekan bisnis PT. Rekan Bisnis 3
xberdasarkan kontrak kerjasama,
dibenarkan untuk menarik diri dari kerjasama bila ditemukan
ketidaksesuaian
2
(6) Prosedur tentang komitmen rekan bisnismencegah penyuapan ( Kl 8.6)
(7) Prosedur mencegah adanya tawaran,penyediaanatau penerimaan hadiah, sumbangan dll ( kl 8.7)
Logo Perusahaan/
Instansi/ Organisasi
Perusahaan/ Instansi/ Organisasi
KRITERIA BATASAN
HADIAH DAN KERAMAHTAMAHAN
No. Dok
No. Rev
Tanggal Berlaku
Halaman
No Nama Hadiah
batasan gifts dan hospitality
pemberian atau penerimaandiatas nilai atau frekuensi yang ditentukan
Tindakan Disiplinjika terjadi pelanggaran
pengeluaran maksimum (maximum expenditure)
frekuensi maksimum
kewajaran (reasonableness)
identitas penerima hukum dan peraturan terkait
lokasi aktivitasjenis hadiah dan
keramahtamahanlokasi aktivitas
senioritas pemberi atau penerima
perlu persetujuan Manager atau Atasan
perlu didokumentasikan
1 kendaraan roda empat jakartanilai kendaraan maks Rp 200jt
1 kali per tahun - - min Kepala Departemen -perlu persetujuan Manajemen Puncak
perlu didokumentasikan surat peringatan III
(8) Prosedur Investigasi Insiden (kl 8.10)
(9) Prosedur Audit (kl 9.2.3)
Siapa Yang mengaudita. Fungsi Mandiri / personel yang ditunjukb. FKAPc. Cross Auditd. Pihak ke tigae. Group yang terdiri dari pihak a-d
SPESIFIK DI SMAP
● Dewan Pengarah dan Manajemen Puncak
● Kebijakan Anti Penyuapan
● Fungsi Kepatuhan Anti Penyuapan
● Tugas, Fungsi dan Pendelegasian kewenangan.
• Mengerti dan mendiskusikan risiko penyuapan;• Menetapkan kebijakan-kebijakan anti penyuapan;• Membentuk badan penanganan yang independen;• Evaluasi terhadap program anti penyuapan dan kebijakan lain yang terkait
secara periodik;• Memastikan risiko penyuapan telah teridentifikasi dan dibuat rencana
mitigasinya;• Mengawasi kegiatan penilaian risiko penyuapan yang dilakukan oleh FKAP;• Menilai potensi risiko penyuapan yang dapat dilakukan oleh manajemen
organisasi;• Memastikan telah dilakukan asesmen terhadap potensi risiko penyuapan;
Peranan Dewan Pengarah
Dewan Komisaris : Memberikan arahan dan melakukan Pengawasan
• Memastikan sistem manajemen anti penyuapan dilaksanakan dengan baik; • Terintegrasi kedalam proses bisnis organisasi;• Menyediakan sumber daya yang memadai;• Mengomunikasikan Kebijakan Anti Penyuapan secara internal dan eksternal;• Mengarahkan dan mendukung personel untuk berkontribusi pada keefektifan
sistem manajemen anti penyuapan;• Mempromosikan budaya anti penyuapan yang sesuai di organisasi;• Memastikan tidak ada personel yang menderita tindakan pembalasan,
diskriminasi atau disipliner
Peranan Manajemen Puncak
• Melakukan pengelolaan risiko penyuapan • Membentuk dan memperbarui kebijakan dan prosedur anti penyuapan dan
korupsi;• Melakukan pelatihan dan penyebarluasan kebijakan dan prosedur anti
penyuapan dan korupsi;• Menyiapkan informasi anti penyuapan dan korupsi;• Melakukan penjaminan mutu pelaksanaan Kebijakan Anti Penyuapan dan
korupsi• Meninjau semua pembayaran yang berkaitan dengan pejabat pemerintah atau
pemerintah;• Melihat dan meninjau daftar hadiah dan hiburan;• Melalukan investigasi sehubungan dengan penyuapan dan prosedur anti
penyuapan, dan korupsi;
Peranan FKAP
APAKAH KITA DISINI KARENA INI ?
Jika Menerapkan SMAP hanya untuk sertifikasihanya
akan nampak dari luar
Jika Menerapkan SMAP untuk mencegah penyuapan maka akan dapat memperbaiki
internal organisasi
Organisasi yang menerapkan dan mendapatkan sertifikat sistemmanagement, BELUM TENTU mendapatkan manfaatnya.
APA PILIHAN KITA….
Terima kasih
References:
● UU No: 31/1999 Jo UU NO: 20/2001 tentang Pemberantasan tindak pidana korupsi.
● Materi Pelatihan ISO 37001:2016 Badan Standarisasi Nasional (BSN)
● United Nations Conventions Against Corruption, 2003.
● FCPA Reports
● UN Global Compact
● KPK Annual Report
● ISO-37001 dan Draft ISO-37002
● Etc
top related