la refonte du portail de maurepas
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La refonte du portail de Maurepas
D’un site statique
A un portail 2.0Ajustements
Coûts
DélaisQualité16 mois
Le contexte•Un site statique•Peu d’interactivité•Une communication trop lente
Les enjeux•Moderniser la relation aux usagers•Etre en adéquation avec notre politique de développement durable, => la dématérialisation•De nouvelles pratiques au niveau organisationnel et humain
Les objectifs de la MOA : Innovations et changements importants•Offrir plus de services personnalisés aux administrés•Mettre en place des outils de communication bidirectionnels•Contribuer à l’instantanéité de l’information
Les contraintes•Multiplicité des directions concernées - des ressources humaines importantes•Un budget 30 000 euros•L’échéance septembre 2010 / projet sur 16 mois•Refonte du portail en parallèle de la mise en place d’un intranet•Conduite du projet en parallèle des fonctions « traditionnelles »
Les risques (Tableau de la gestion des risques)• Interopérabilité des différents systèmes ( dématérialisation)•Les délais => Nombreux intervenants et prestataires => Anticipation pour gérer les retards•Risques juridiques (CNIL, Droit d’auteur, Délit de contrefaçon, Responsabilité de l’hébergeur Web 2.0)•Profonds bouleversements => Conduite du changement !
La cible•Les administrés•Les partenaires économiques et sociaux •Les autres portails
L’ Analyse préalable
La transversalité, les risques et la multiplicité des acteurs, a nécessité de travailler en mode projet
Une multiplicité d’acteurs …
…à coordonner sur 16 mois
Mise en ligne
Comité de directionCODIR
Moyens organisationnels et fonctionnels
Groupe techniqueGPTECH
Pour réaliser les tests
Comité techniqueCOTECH
Les référents agents métier,Audit, Remontée des informations,Futurs contributeurs du portail internet et intranet
Articulation nécessaire
Chef de ProjetIntranet
Comité de PilotageCOPIL
Chef de Projet internet /
Dématérialisation
Direction Générale
Allocation des ressources
Proposition de scénarios Priorités et choix:
Des actions Des modules Des Téléservices
Comité de PilotageScénario retenu
Ecriture du CCTPChef de Projet
CODIRInformation
Réunion présentation
des fiches
Fiches projets
rempliesReformulation
Validation des fiches
Plus de 100 Fiches ProjetsRemplies par les référents1. 30% des rubriques satisfaisantes2. 40% à faire évoluer3. 30% à créer
COTECH Référents
MaurepasiensAudités sur l’EPN
De l’audit indispensable au CCTP
Un MAPA : Pourquoi ?Sous le seuil 193 K€Préciser les attentesDemander des renseignementsNégociations possibles
CAO Choix du prestataire
Chef de ProjetEtude des réponses
Synthèse
Prestataire retenu
Lettres motivées de refus
Appel d’offre : un MAPA -> CAO
Comité de Pilotage
Référents, suivi du portail en front office
CommunicationVisuels et textes
Validations
AFNICwww.maurepas.fr
Maquettage / Développement Développement des modules Intégration des modules Mapping Début d’intégration visuels et textes
Dématérialisation de procédures administrativesBilletterie et
télépaiement
Reto
urs
RetoursRetours
CdP Coordonne
La réalisation / Développement
RetoursInformation
Suivi navigation
Création
Agents traitants des services Web
GP technique Pour pouvoir maîtriser l’outil et réaliser les tests
COTECHLes référents qui seront les
contributeurs du portail internet et intranet
Administrateurs des portails
internet/intranetServices Web
Dématérialisation de procédures administratives
Pour pouvoir refaire les différentes formations
Sous contributeurs et contributeurs mini portails Nouveaux agents
Transfert de compétence / Formation
Prestataires
Intégration des contenus et Tests
Comité de Pilotage
GP techniqueTests
Agents traitantsTests
COTECHIntégration
Prestataire
Chef de ProjetCentralisation
Dématérialisation de procédures administratives
Maurepasiens
Intégration
TestsCorrections
Vérifications
DébogagesCorrections
Migration sur le serveur de production le 3 septembre
Ouverture public le 4 septembre
Agents traitants des services Web
RéférentsContributeurs
NouveauPrestataire
Communication
Envoi des codes extranet J-4
AncienPrestataire
Pointeur DNS
La mise en production
Comité de Pilotage CdP
Un temps élevé par visite n’entraîne pas nécessairement la qualité de visite…Un taux de rebond élevé sur une page peut vouloir dire que l’information est pertinente…ouUn nombre élevé de visites n’est pas significatif : les internautes sont-ils revenus et combien de fois ?
Evaluation quantitative Reste des questions à se poser :
Après 4 semaines de mise en ligne du portail, 46% des publics de l’extranetse sont connectés pour modifier ou ajouter des informations sur leur page.17 offres d’emploi ont été déposées via le formulaire proposé par l’espace emploi.La page des démarches en ligne a été utilisée 874 fois sur les 4 premières semaines.
Vous a-t-il été aisé de trouver l’information recherchée ?L’information proposée vous a t’elle été utile ?Cet article vous a-t-il paru pertinent ?
Evaluation qualitative (ex: sondage « à chaud »)
Evaluation
< 5 jours
A noter : Le délai de cinq jours a été défini par les agents managers des services concernés comme l’indice qualité du traitement d’un téléservice.
Les questions que l’on doit alors se poser :
Comment se fait-il qu’une information majeure soit souvent oubliée ?L’outil est il suffisamment clair ?Existe-il une difficulté à revenir sur son compte déjà créé (Login, mot de passe, bouton modifier…) ?Les administrés consultent t’ils leur boîte courriel tous les jours ?...
Evaluation des démarches en ligne
Accessibilité
Augmenter les démarches
dématérialisées
Multiplier les connections avec
les logiciels métiers
Généraliser le télépaiement
Développer le FTTH
Obtenir le Label Ville
internet
Evolution
Merci de votre attention
Analyse préalable
La nécessité du mode projet ?
De l’audit indispensable au CCTP
Appel d’offre : un MAPA -> CAO
La réalisation / Développement
Transfert de compétence / formation
Tests et intégration des contenus
La mise en production
Evaluation
Evolution
2
COPIL
Référents, suivi du portail en front office
CommunicationVisuels et textes
AVISRetours
AFNICwww.maurepas.fr
Maquettage / Développement Développement des modules Intégration des modules Mapping Début d’intégration visuels et textes
Dématérialisation de procédures administrativesBilletterie et
télépaiement
Reto
urs
Retours
Retours
CdP Coordonne
P
D
C
A
La réalisation / Développement 8
Le Service Web Traitement agent
Progiciels : Etat civil, Scolaire, Jeunesse, Conservatoire
Demandes variées
Etat civil ScolaireJeunesse Conservatoire
Le public (Citoyens)=> Création d’un compte famille
Renseignements sur les membres de la famille (ou un individu)
Inscription(s) à 1 ou plusieurs services
Pièces justificatives différentes suivant le service demandé
Envoi de la ou des
demande(s)
Demande(s) traitée(s)Accusé de réception,
d’absence de justificatif, ou
d’enregistrement de la demande
Envoi automatique
Espace Sécurisé
…
Le citoyen peut suivre les étapes et l’avancée de sa demande
Carte d’identité
Quotient familial
Livret de famille
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