konversi sistem lama ke sistem baru pada suatu...
Post on 09-Nov-2020
5 Views
Preview:
TRANSCRIPT
TUGAS UAS MATA KULIAH
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SBI 561)
KONVERSI SISTEM LAMA KE SISTEM BARU PADA SUATU ORGANISASI
ATAU PERUSAHAAN
Oleh :
Ramadhoni Tiar Saputra
( K25161103 )
( E – 62 )
Dosen: Irman Hermadi S.Kom, MS, PhD.
Untuk memenuhi salah satu persyaratan kurikuler pada Program Studi Magister
Manajemen dan Bisnis Sekolah Bisnis Institut Pertanian Bogor
PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS
SEKOLAH BISNIS
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
BOGOR
2017
KATA PENGANTAR
Dengan menyebut nama Allah SWT yang Maha Pengasih lagi Maha Penyayang, Penulis
panjatkan puja dan puji syukur atas kehadirat-Nya, yang telah melimpahkan rahmat, hidayah,
dan inayah-Nya kepada kami, sehingga penulis dapat menyelesaikan makalah tentang konversi
sistem lama ke sistem baru pada suatu organisasi atau perusahaan.
Makalah ini telah penulis susun dengan maksimal dan mendapatkan bantuan dari
berbagai pihak sehingga dapat memperlancar pembuatan makalah ini. Untuk itu penulis
menyampaikan banyak terima kasih kepada semua pihak yang telah berkontribusi dalam
pembuatan makalah ini.
Terlepas dari semua itu, penulis menyadari sepenuhnya bahwa masih ada kekurangan
baik dari segi susunan kalimat maupun tata bahasanya. Oleh karena itu dengan tangan terbuka
penulis menerima segala saran dan kritik dari pembaca agar penulis dapat memperbaiki makalah
ini.
Akhir kata penulis berharap semoga makalah tentang konversi sistem lama ke sistem baru
pada suatu organisasi atau perusahaan dapat memberikan manfaat maupun inspirasi terhadap
pembaca.
Jakarta, Februari 2017
3
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR .................................................................................................................... 2
DAFTAR ISI ................................................................................................................................... 3
BAB I PENDAHULUAN ............................................................................................................... 4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA .................................................................................................... 6
BAB III PEMBAHASAN .................................................................................................................. 11
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ...................................................................................... 17
DAFTAR PUSTAKA ................................................................................................................... 18
4
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Dalam kehidupan, bisnis, suatu manajemen/organisasi/perusahaan memerlukan
pengambilan keputusan, baik dalam operasional sehari-hari maupun dalam perencanaan strategis
ke masa depan. Proses pengambilan keputusan harus dilandasi data dan Informasi yang tepat
agar isi keputusan yang diambil tepat sasaran. Informasi diperoleh dari pengolahan data, dan
pengolahan data dilaksanakan oleh sistem informasi dengan dukungan teknologi informasi. Di
dalam organisasi bisnis, fungsi-fungsi organisasi misalnya adalah fungsi akuntansi, pemasaran,
sumber daya manusia, Produksi dan keuangan. Contoh-contoh sistem Informasi yang kita kenal
adalah :
Sistem Informasi akuntansi (SIAKU atau SIA)
Sistem Informasi Pemasaran (SIPEM)
Sistem Informasi sumber daya manusia (SISDM)
Sistem Informasi Produksi (SIPRO)
Sistem Informasi Keuangan (SIKEU)
Sistem Informasi di tingkat manager bawah adalah Process Control System (PCS)
Sistem Informasi di tingkat manager keatas adalah sistem penunjang keputusan
(Decision Support Systems atau DSS)
Sistem pakar (Expert Systems atau ES)
Sistem Informasi Geografis (Geographic Information System atau GIS)
Jaringan Neural Buatan (Atificial Neural Network atau ANN)
Sistem Informasi Eksekutif (executive Information System atau EIS) dll
Sistem yang ada dalam pengembangan sistem teknologi Informasi terus berkembang dan
pengembangan ini dapat berupa sistem metode paket (package), metode prototip (protiping),
metode pengembangan oleh pemakai (end user computing atau end user development) dan
metode outsourcing. Pemilihan faktor-faktor ini disesuaikan dengan keadaan ketersediaan paket,
sumber daya sistem teknologi Informasi, dampak dari sistem dan jadwal pemakaian sistem.
5
Sistem informasi berperan penting dalam keberhasilan bisnis karena sistem informasi dapat
berfungsi sebagai sistem pendukung operasi (operations support system) yang dapat
meningkatkan efektivitas dan efisiensi operasional perusahaan, selain itu sistem informasi juga
berperan didalam sistem pendukung manajemen (management support system) yang dapat
meningkatkan pengambilan keputusan manajerial kearah yang lebih baik.
Outsourcing tidak hanya memberi manfaat bagi usaha kecil dan menengah, seperti
meningkatnya nilai perusahaan, meningkatkan fleksibilitas operasi, mengurangi biaya dan
perusahaan bisa lebih fokus pada kompetensi inti, namun Outsourcing juga diikuti oleh
munculnya resiko-resiko baru seperti penurunan dalam kinerja sistem, penurunan moral staf,
atau hilangnya kemampuan inovatif. Resiko tersebut menyebabkan munculnya biaya-biaya yang
tersembunyi (hidden cost).
Resiko-resiko sebagaimana dimaksud umumnya muncul bila keputusan Outsourcing
didasari semata-mata oleh dorongan untuk memotong biaya dan pemilihan sistem informasi yang
akan di-outsource dilakukan secara sembarangan. Untuk meminimalkan risiko tersebut
pengambil keputusan harus memisahkan fungsi sistem informasi yang tidak memiliki nilai
tambah dari fungsi kompetensi inti sistem informasi yang memiliki nilai tambah. Pengambil
keputusan harus bisa menentukan tingkat resiko yang bisa ditolerir pada biaya yang paling
minimal. Pertimbangan terhadap resiko, biaya dan manfaat dari aktifitas Outsourcing akan
mempengaruhi keputusan perusahaan untuk melakukan Outsourcing atau tidak.
1.2 Tujuan Penelitian
1. Untuk memahami gambaran secara umum mengenai pengembangan sistem informasi secara
insourcing dan outsourcing perusahaan.
2. Tugas Ujian Akhir Triwulan mata kuliah Sistem Informasi Manajemen.
6
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Sistem Informasi
Menurut O’Brien, Sistem Informasi merupakan kombinasi yang terdiri dari orang, perangkat
keras, perangkat lunak, jaringan komputer dan jaringan komunikasi, serta basis data untuk
mengumpulkan, mengubah dan menyebarkan informasi dalam suatu bentuk organisasi.
Sedangkan Menurut Mc Leod, Sistem Informasi merupakan sistem yang mempunyai
kemampuan dalam mengumpulkan informasi dari semua sumber dan menggunakan berbagai
media untuk menampilkan informasi.
Pada dasarnya, Pengertian Sistem Informasi terbentuk melalui kegiatan operasi yang tetap yaitu :
Mengumpulkan data
Mengelompokkan data
Menghitung dan menganalisa data
Menyajikan laporan data
Sasaran dalam Sistem Informasi, yaitu :
Meningkatkan efektifitas secara keseluruhan
Meningkatkan efektifitas ekonomi
Meningkatkan penyelesaian tugas
Komponen dalam Sistem Informasi, yaitu :
Manusia, seperti manajer, operator, analis dan programmer
Database, kumpulan data dan informasi yang diorganisasikan sehingga pengguna sistem
informasi mudah mengakses.
Telekomunikasi, sebagai penghubung antara pengguna sistem dengan sistem komputer
secara bersama-sama ke dalam suatu jaringan kerja yang efektif.
Perangkat keras, melengkapi data dengan memasukkan, memproses dan mengeluarkan
data.
Perangkat lunak, suatu program dan instruksi yang diberikan pada komputer.
7
2.2 Pengembangan Sistem Informasi
Sistem informasi merupakan suatu tatanan yang terorganisasi dalam pengaturan sumber daya
yang ada yang meliputi pengumpulan data lalu mengolahnya sehingga bisa dengan mudah untuk
dikonsumsi dan lebih mudah dalam hal penyebarannya. Lebih jauh yang meliputi sumber daya meliputi:
manusia, hardware, software, data dan jaringan yang terdapat di dalamnya (O’Brien, 2005).
Gambar 1. Komponen Sistem Informasi
Komponen Sistem Informasi antara lain :
a. Manusia (Brainware)
Sumberdaya manusia meliputi pengguna akhir (end users) dan pengelola sistem (sistem
information managing team). Pengguna akhir adalah meraka yang menggunakan sistem informasi
ataupun informasinya saja, dapat berupa individu ataupun organisasi. Sedangkan pengelola sistem
adalah mereka yang membangun, mengoperasikan, dan merawat sistem informasi.
b. Perangkat Keras (Hardware)
Sumberdaya perangkat keras mencakup mesin pengolah (processing machine), repositori (media
penyimpanan) data (memory), pencetak informasi, dan unit Input/Output (peripherals) seperti
scanner, stylus pen, camera, digitizer, mouse, light pen, key-board, terminals (monitors), printer,
plotter, microphone, speaker, modem, data display. Suatu sistem informasi yang menggunakan
8
basis sistem komputer sebagai processing machine, lebih dikenal dengan istilah CBIS (Computer-
Based Information Sistem). Dalam paper ini konteks diskusi kita adalah CBIS.
c. Perangkat Lunak (Software)
Sumberdaya perangkat lunak mencakup sekumpulan aturan-aturan atau panduan untuk
kelangsungan aktivitas sistem informasi, progam aplikasi komputer, program pengembangan, dan
program sistem operasi (Operating Sistem Software).
d. Jaringan (Netware)
Sumberdaya jaringan meliputi seluruh sarana untuk telekomunikasi yang meliputi media
telekomunikasi, prosesor telekomunikasi, aliran (jalur) telekomunikasi, topologi & aturan
(protokol) telekomunikasi, keamanan serta zona telekomunikasi.
e. Data (Dataware)
Sumber daya data meliputi semua fakta-fakta hasil pengukuran, pengamatan, perhitungan, atau
transaksi yang perlu dihimpun dan disimpan untuk mendukung keseluruhan aktivitas sistem
informasi. Informasi berbeda dari data. Informasi adalah data yang telah diolah dan disajikan
dalam konteks yang bermanfaat bagi pengguna. Oleh sebab itu untuk menentukan data apa yang
harus dihimpun dan disimpan, tergantung dari informasi apa yang diperlukan oleh pengguna
maupun pengelola sistem informasi. Data yang dihimpun dapat berupa teks, citra (image), audio,
atau video atau gabungan dari data-data tersebut yang dikenal dengan data multimedia.
f. Input
Kegiatan yang meliputi penangkapan dan menyusunan elemen-elemen untuk dimasukkan dalam
sistem dan diproses.
g. Proses
Kegiatan yang meliputi proses transformasi yang mengubah input menjadi output.
h. Output
Kegiatan yang meliputi penyampaian elemen yang diproduksu oleh sebuah proses transformasi
menuju tujuan akhir.
i. Data Store
Data yang diolah wajib disimpan dalam suatu basis data atau database karena dapat digunakan
untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan
dengan baik agar dapat menghasilkan informasi yang berkualiatas dan berguna juga untuk
efisiensi kapasitas penyimpanan. Basis data diakses atau dimanipulasi menggunakan perangkat
lunak yang disebut DBMS (Database Management Sistem).
j. Sistem Kontrol
9
Pengendalian kelangsungan suatu sistem perlu diterapkan dan dimonitoring untuk meyakinkan
bahwa sistem berjalan dengan normal dan baik sehingga jika terjadi bugs ataupun error, hal
tersebut dapat segera diperbaiki agar kegiatan operasional berjalan lancar.
Pengembangan sistem informasi manajemen dilakukan melalui beberapa tahap, dimana masing-
masing langkah menghasilkan suatu hasil yang lebih rinci dari tahap sebelumnya. Tahap awal dari
pengembangan sistem informasi umumnya dimulai dengan mendeskripsikan kebutuhan pengguna dari
sisi pendekatan sistem rencana stratejik yang bersifat makro, diikuti dengan penjabaran rencana stratejik
dan kebutuhan organisasi jangka menengah dan jangka panjang, lazimnya untuk periode 3 sampai 5
tahun.
Masukan (input) utama yang dibutuhkan dalam tahap ini mencakup:
• Kebutuhan strategis perusahaan
• Aspek legal pendukung perusahaan
• Masukan kebutuhan dari pengguna sistem strategis sebagai berikut :
1. Visi dan Misi.
Strategi pengembangan sistem membutuhkan keputusan politis dari pimpinan tertinggi yang
telah dijabarkan dalam strategi aktivitas organisasi.
2. Analisis Tugas Pokok dan Fungsi Organisasi dan kompetensi yang dimiliki.
Analisis Tupoksi akan mengarah pada seberapa jauh pencapaian kinerja organisasi dapat
dicapai, dengan menggunakan trend – trend penting, risiko – risiko yang harus dihadapi dan
potensi peluang yang dimiliki (menggunakan analisis SWOT).
Analisa kompetensi akan memberikan gambaran yang lengkap mengenai efektifitas
perusahaan yang dapat dilihat dari 4 hal yaitu : sumberdaya, infrastruktur, produk
layanan/jasa dan kepuasan pelanggan/masyarakat yang dilayani.
2.3 Konversi Sistem
Menurut Riyanti dalam riyanti.staff.gunadarma.ac.id menyebutkan bahwa, konversi
sistem merupakan tahapan yang digunakan untuk mengoperasikan IT dalam rangka
menggantikan sistem yang lama atau proses pengubahan dari sistem lama ke sistem baru.
Menurut artikata.com, konversi adalah perubahan dari satu sistem pengetahuan ke sistem yang
lain; perubahan pemilikan atas suatu benda, tanah, dan sebagainya; perubahan dari satu bentuk
(rupa dan sebagainya) ke bentuk (rupa dan sebagainya) yang lain.
10
Saat ini, implementasi sistem informasi baru bagi banyak organisasi sering melibatkan
penggantian software, database, dan sistem yang lama. Salah satu aktivitas implementasi yang
paling penting yang dibutuhkan ketika meng-install software baru disebut konversi data.
Misalnya, penginstalan paket software yang baru dapat memerlukan konversi elemen data di
database yang dipengaruhi oleh aplikasi yang baru ke dalam format data yang baru. Aktivitas
konversi data lainnya yang biasanya dibutuhkan mencakup koreksi data yang tidak tepat,
penyaringan data yang tidak diinginkan, konsolidasi data dari beberapa database, dan
pengaturan data ke dalam format data yang baru, seperti database, datamart, dan gudang data.
proses konversi data yang baik merupakan hal yang penting karena data yang diformat atau
disusun dengan tidak tepat sering dilaporkan sebagai salah satu penyebab utama dari kegagalan
dalam implementasi sistem baru (O’Brien, 2005).
Fenomena kegagalan pada konversi sistem terjadi karena:
1. Sistem yang dikembangkan tidak atau kurang sesuai dengan keinginan user, karena proses
investigasi, analisa design sistem yang dikembangkan kurang tajam.
2. Adanya perilaku yang cenderung menolak atau sulit menerima setiap perubahan dalam organisasi
perusahaan, khususnya yang sistem informasi baru yang memerlukan peningkatan pengetahun
dan keterampilan.
3. Adanya kekhawatiran dari karyawan perusahaan apabila sistem informasi baru (komputerisasi)
diimplementasikan maka akan terjadi pengurangan pegawai.
4. Tidak dibarengi dengan ‘business re-engineering process’, sehingga sistem komputerisasi kurang
memberikan dampak effisiensi dan efektivitas yang maksimal bagi perusahaan.
5. Perencanaan aktivitas implementasi tidak dipersiapkan secara comprehensive dan integrated yang
meliputi aktivitas :
Hardware, software and services acquisition
Software development or modification
End user training
System documentation & Conversion methode : pilot project, paralllel cut-over, phase-in
cut over, direct cut over (plunge).
11
BAB III
PEMBAHASAN
3.1 Strategi Konversi Sistem
James A. O’Brien (2006) mengatakan bahwa operasi awal dari sistem bisnis yang baru, dapat
menjadi tugas yang sulit. Hal ini biasanya memerlukan proses konversi (convertion) dari penggunaan
sistem yang ada saat ini ke operasi aplikasi yang baru atau yang lebih baik. Pada saat menganalisis
konversi sistem perlu dipertimbangkan pendekatan konversi yang paling bagus untuk dilakukan. Teknik
konversi sistem yang dapat digunakan untuk mengimplementasikan sistem yang baru yaitu :
a. Konversi Langsung (Direct Conversion)
Konversi jenis ini dilakukan langsung dengan cara menghentikan sistem lama
digantikannya dengan sistem baru. Resiko yang besar timbul dengan cara ini, akan tetapi
memakai biaya murah. Konversi Iangsung merupakan pengimplementasian sistem baru dan
pemutusan jembatan sistem lama, yang juga disebut pendekatan cold turkey. Dengan sistem ini
apabila konversi telah dilakukan, maka tak ada cara untuk balik ke sistem lama. Pendekatan atau
cara konversi ini akan bermanfaat apabila :
Sistem tersebut tidak mengganti sistem lain
Sistem yang lama sepenuhnya tidak bernilai
Sistem yang baru bersifat kecil atau sederhana atau keduanya
Rancangan sistem baru sangat berbeda dari sistem lama, dan perbandingan antara sistem-
sistem tersebut tidak berarti.
Gambar 2. Konversi Langsung
12
Kelebihan : relatif murah.
Kelemahan : bisa menimbulkan risiko kegagalan yang tinggi. Apabila konversi langsung akan
digunakan, aktivitas-aktivitas pengujian dan pelatihan yang dibahas sebelumnya akan
mengambil peran yang sangat penting.
b. Konversi Paralel (Parallel Conversion)
Konversi ini menerapkan dimana sistem baru dan sistem lama sama-sama dijalankan.
Setelah pada masa tertentu, jika sistem baru telah bisa diterima untuk menggantikan sistem lama,
sehingga sistem lama segera dihentikan. Cara pengunaan sistem ini adalah pendekatan yang
paling aman, tetapi paling mahal, karena adanya kegiatan menjalankan dua sistem sekaligus.
Konversi Paralel adalah suatu pendekatan dimana baik sistem lama dan baru beroperasi secara
serentak untuk beberapa periode waktu. la kebalikan dari konversi langsung. Dalam mode
konversi paralel, output dari masing-masing sistem tersebut dibandingkan, dan perbedaannya
direkonsiliasi.
Gambar 3. Konversi Pararel
Kelebihan :dapat memberikan derajad proteksi yang tinggi terhadap organisasi dari kegagalan sistem
baru.
Kelemahan :besarnya biaya untuk pemakaian dua fasilitas-fasilitas dan biaya personel yang
memelihara sistem rangkap tersebut. Ketika proses konversi suatu sistem baru melibatkan
operasi paralel, maka orang-orang pengembangan sistem harus merencanakan untuk
melakukan peninjauan berkala dengan personel operasi dan pemakai untuk mengetahui
kinerja sistem tersebut. Mereka harus menentukan tanggal atau waktu penerimaan dalam
tempo yang wajar dan memutus sistem lama.
13
c. Konversi Bertahap (Phase-In Conversion)
Konversi ini dengan cara menggantikan suatu bagian dari sistem lama dengan sistem
baru. Apabila ada sesuatu terjadi, bagian yang baru diterapkan dapat diganti kembali dengan yang
sistem lama. Masalah dalam modul-modul baru terjadi dapat dipasangkan lagi untuk mengganti
modulmodul lama yang lain. Pendekatan dalam sistem ini dapat membuat sistem lama akan
tergantikan oleh sistem baru. Cara seperti ini lebih aman daripada konversi langsung. Pada netode
konversi Phase-in, sistem baru diimplementasikan beberapa kali, yang secara bertahap dan
sedikit-sedikit mengganti yang lama sehingga menghindarkan dari risiko yang ditimbulkan oleh
konversi langsung dan memberikan waktu yang cukup bagi pemakai untuk mengasimilasi
perubahan. Untuk menggunakan metode phase-in, sistem harus disegmentasi. Aktivitas
pengumpulan data baru diimplementasikan, dan mekanisme interface dengan sistem lama
dikembangkan. Interface ini memungkinkan sistem lama beroperasi dengan data input baru.
Kemudian aktivitas-aktivitas akses database baru, penyimpanan, dan pemanggilan
diimplementasikan. Sekali lagi, mekanisme interface dengan sistem lama dikembangkan. Segmen
lain dari sistem baru tersebut di-instal sampai keseluruhan sistem diimplementasikan.
Gambar 4. Konversi Bertahap (Phase-In Conversion)
Kelebihan : mampu memberikan waktu untuk terjadinya perubahan dalam organisasi tertentu
sehingga kece[atan dapat diminimasi, dan sumber-sumber pemrosesan data dapat
diperoleh sedikit demi sedikitselama periode waktu yang lebih panjang.
Kelemahan : memerlukan biaya untuk mengembangkan interface temporer dengan sistem lama,
dengan daya terapnya terbatas, dan dapat menimbulkan adanya kemunduran semangat di
organisasi, karena adanya rasa tidak dapat menyelesaikan sistem.
14
d. Konversi Pilot (Pilot Conversion)
Metode ini dilakukan dengan cara menerapkan sistem baru hanya pada lokasi tertentu
untuk menjadi pelopor. Jika cara konversi ini berhasil, maka akan diberlakukan pada tempat-
tempat yang lain. Cara ini merupakan pendekatan dengan biaya dan risiko yang rendah. dimana
hanya sebagian dari organisasi yang mencoba mengembangkan sistem baru. Beda antara metode
phase-in yang mensegmentasi sistem, metode pilot mensegmentasi organisasi. Segala kesalahan
dapat dilokalisir dan dikoreksi sebelum implementasi lebih jauh ditakukan. Apabila sistem baru
melibatkan prosedur baru dan perubahan yang drastis dalam hal perangkat lunaknya, metode pilot
ini akan lebih cocok digunakan. Selain berfungsi sebagai tempat pengujian (test site), sistem pilot
juga digunakan untuk melatih pemakai seluruh organisasi dalam menghadapi lingkungan “live”
(hidup atau sebenarnya) sebelum sistem tersebut diimplementasikan di lokasi mereka sendiri.
Gambar 5. Konversi Pilot
Kelebihan : lebih sedikit beresiko dibandingkan metode konversi langsung, dan lebih murah
disbanding metode parallel. Segala kesalahan dapat dilokalisir dan dikoreksi sebelum
implementasi lebih jauh dilakukan.
Kelemahan : membutuhkan area(sebagian) dari organisasi untuk uji coba.
15
Konversi sistem berhasil tergantung pada seberapa bisanya profesional sistem menyiapkan
penciptaan dan pengkonversian file data yang diperlukan untuk sistem baru. Dengan mengkorversi suatu
file, maksudnya adalah bahwa file yang tetah ada (existing) harus dimodifikasi setidaknya dalam : Format
file tersebut, Isi file tersebut, Media penyimpanan dimana file ditempatkan. Dalam suatu konversi sistem,
kemungkinan beberapa file bisa mengalami ketiga aspek konversi tersebut secara serentak.
Ada dua metode dasar yang bisa digunakan untuk menjalankan konversi file :
a. Konversi File Total
Jika file sistem baru dan file sistem lama berada pada media yang bisa dibaca komputer,
maka bisa dituliskan program sederhana untuk mengkonversi file dari format lama ke format
baru. Umumnya pengkonversian dari satu sistem komputer ke sistem yang lain akan melibatkan
tugas-tugas yang tidak bisa dikerjakan secara otomatis. Rancangan file baru hampir selalu
mempunyai field-field record tambahan, struktur pengkodean baru, dan cara baru perelasian item-
item data (misalnya, file-file relasional). Seringkali, selama konversi file, kita perlu
mengkonstruksi prosedur kendali yang rinci untuk memastikan integritas data yang bisa
digunakan setelah konversi itu. Dengan menggunakan klasifikasi file berikut, perlu diperhatikan
jenis prosedur kendali yang digunakan selama konversi :
File Master, Ini adalah file utama dalam database. Biasanya paling sedikit satu file master
diciptakan atau dikonversi dalam setiap konversi sistem.
File Transaksi, File ini selalu diciptakan dengan memproses suatu sub-sistem individual di
dalam sistem informasi. Akibatnya, is harus dicek secara seksama selama pengujian sistem
informasi.
File Indeks, File ini berisi kunci atau alamat yang menghubungkan berbagai file master. File
indeks baru harus diciptakan kapan saja file master yang berhubungan dengannya mengalami
konversi.
File Tabel, File ini dapat juga diciptakan dan dikonversi selama konversi sistem. File tabel
bisa juga diciptakan untuk mendukung pengujian perangkat lunak.
File Backup, Kegunaan file backup adalah untuk memberikan keamanan bagi database
apabila terjadi kesalahan pemrosesan atau kerusakan dalam pusat data. Oleh karenanya,
ketika suatu file dikonversi atau diciptakan, file backup harus diciptakan.
16
b. Konversi File Gradual
Beberapa perusahaan mengkonversi file-file data mereka secara gradual (sedikit demi
sedikit). Record-record akan dikonversi hanya ketika mereka menunjukkan beberapa aktivitas
transaksi. Record-record lama yang tidak menunjukkan aktivitas tidak pernah dikonversi. Metode
ini bekerja dengan cara berikut:
Suatu transaksi diterima dan dimasukkan ke dalam sistem.
Program mencari file master baru (misalnya file inventarisasi atau file account receivable)
untuk record yang tepat yang akan di update oleh transaksi itu. Jika record tersebut telah siap
dikonversi, berarti peng-update-an record telah selesai.
Jika record tersebut tidak ditemukan dalam file master baru, file master lama diakses untuk
record yang tepat, dan ditambahkan ke file master baru dan di update.
Jika transaksi tersebut adalah record baru, yakni record yang tidak dijumpai pada file lama
maupun file baru (misalnya, pelanggan baru), maka record baru disiapkan dan ditambahkan
ke file master baru
Cara-cara yang dapat dilakukan agar kesalahan alih sistem informasi dapat dihindari:
Melihat visi saat pembangunan dengan mengoptimalkan peranti yang sudah dikembangkan.
Sehingga aplikasi yang ada dapat menyesuaikan dengan aplikasi sebelumnya dan menunjang
kegiatan yang ditetapkan dalan visis pengembangannya.
Adanya kerjasama antara orang yang mengoperasian sistem dengan pengembang sistem,
sehingga perubahan yang terjadi mampu diketahui sehingga tidak menimbulkan masalah
baru.
Jangan sampai perancangan sistem yang baru dapat menimbulkan rasa takut di pihak pegawai
maupun manajerakan kegagalan proyek pengembangan dan pengoperasian.
Melakukan sosialisasi akan cara yang baru yang dapat dilakukan oleh manajemen puncak
pada tahap awal maupun tahap penerapan.
Membangun hubungan kepercayaan antara pegawai, spesialisasi informasi dan manajemen.
Sehingga tidak ada rasa saling menyalahkan dan saling mencurigai yang dapat membuang
waktu dalam pengembangan sistem baru yang lebih baik.
Menyelaraskan harapan akan kebutuhan pegawai sebagai penguna dengan tujuan perusahaan.
Dan membuat kenyaman penguna diluar perusahaan sehingga menciptakan pandangan yang
positif terhadap sistem yang baru dikembangkan.
17
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
4.1 Kesimpulan
Perusahaan sering berada pada tahap-tahap kritis dalam pengelolaan sumberdaya TI. Sebuah
perusahaan akan mengembangkan strategi mereka dalam TI lebih menekankan pada technology-
enabled capabilities tidak hanya sekedar efisiensi operasi tetapi juga efektivitas strategik. Untuk
menentukan strategi mana yang akan digunakan dalam suatu perusahaan, sangat tergantung dari
situasi yang ada. Tentu saja dengan mempertimbangkan pula keunggulan dan kelemahan serta
manfaat dan resiko yang mungkin dialami oleh perusahaan. Misalnya: outsourcing dapat dijadikan
pilihan jika dibutuhkan waktu yang cepat dalam pengembangan aplikasi atau jika perusahaan
memiliki sejumlah proses bisnis non-inti yang memerlukan banyak waktu, usaha, dan sumberdaya
untuk dilaksanakan.
Outsourcing dalam hal ini, akan membantu menghemat waktu, usaha, tenaga kerja dan juga
akan membantu pengiriman yang lebih cepat untuk pelanggan perusahaan. Sebaliknya, insourcing
lebih tepat untuk dipilih jika suatu aplikasi merupakan inti bisnis perusahaan atau jika telah ada suatu
divisi khusus dalam perusahaan yang ahli dalam suatu bidang tertentu. Hal ini akan dapat menghemat
biaya dan perusahaan memiliki kontrol yang lebih baik atas pekerjaan yang dilakukan.
Perusahaan tidak harus memilih outsourcing atas insourcing atau sebaliknya. Suatu perusahaan dapat
melakukan outsourcing dan insourcing pada saat yang sama. Dengan outsourcing dan insourcing
secara bersamaan, maka perusahaan akan dapat memiliki apa yang terbaik dari yang ditawarkan
kedua strategi di atas dan bisnis akan mendapatkan keuntungan kompetitif.
4.2 Saran
Dari pemaparan diatas, penulis menyarankan sebaiknya perusahaan jika memilih sistem harus
disesuaikan dengan :
1. Kebutuhan perusahaan.
2. Kondisi/skill tenaga kerjanya yang berhubungan dengan sistem Informasi
3. Dokumentasi harus baik karena sistem jika Dokumentasi kurang baik hasilnya juga tidak
maksmimal, jadi perlu adanya komitment seluruh management dan karyawan yang selalu
berkesinambungan dan profesional dalam mendukung keberhasilan sistem yang dipilih baik
outsourcing, paket maupun dikelola internal/insourcing.
4. Setiap karyawan harus dilatih secara berkesinambungan agar dapat melakukan input data dengan
benar agar data yang didapatkan benar-benar maksimal dan benar.
18
DAFTAR PUSTAKA
O’Brien, J. 2005. Pengantar Sistem Informasi: Perspektif Bisnis dan Manajerial. Penerbit Salemba Empat,
Jakarta.
Sudono, A.S. 2010. Penyebab Kegagalan IT Project. http://itkelinik.com/?p=113. (Februari 2017)
http://bubun54e.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2015/01/10/metode-konversi-sistem-informasi/ (Februari 2017)
http://library.binus.ac.id/eColls/eThesisdoc/Bab2HTML/2012100693IFBab2001/ (Februari 2017)
https://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_informasi Diakses tanggal 16 Februari 2017.
http://renggagustiandy.blog.upi.edu/2015/09/26/chapter-1-sistem-informasi-dalam-kegiatan-bisnis-saat-
ini/ Diakses tanggal 16 Februari 2017.
http://hudabajsair.blogspot.co.id/ Diakses tanggal 16 Februari 2017.
http://diary-rhida.blogspot.co.id/2011/01/penerapan-outsourcing-pada-sistem.html Diakses tanggal 16
Februari 2017.
ymukhlis.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/8259/Konversi+Sistem.pdf Diakses tanggal 16
Februari 2017.
http://diary-rhida.blogspot.co.id/2011/01/penerapan-outsourcing-pada-sistem.html Diakses tanggal 16
Februari 2017.
https://agusdar.wordpress.com/tag/gambar-komponen-sistem-informasi/ Diakses tanggal 16
Februari 2017.
http://agustrijaya.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/12/konversi-system-informasi/ Diakses
tanggal 16 Februari 2017.
top related