komunikasi efektif - supervisor

Disampaikan Oleh:

JULI SUPRIANTAInstruktur Manajemen dan Produktivitas

BPPTK SURABAYA

Topik Bahasan

• Pengertian• Macam Teknik Komunikasi• 5 Unsur Komunikasi / Elemen Komunikasi• Jenis Komunikasi• Kendala Efektifitas• Upaya Mengatasi Kendala• Mendengarkan Secara Efektif

PENGERTIAN KOMUNIKASI

Komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antara individu melalui suatu sistem yang biasa (lazim) digunakan baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal maupun perilaku atau tindakan.

MACAM TEHNIK KOMUNIKASI

KOMUNIKASI LISAN KOMUNIKASI LISAN - UCAPAN, GAYA & MEDIA ( PEMBERI PESAN )- UCAPAN, GAYA & MEDIA ( PEMBERI PESAN )- MENDENGAR, DAYA TANGKAP & SIKAP - MENDENGAR, DAYA TANGKAP & SIKAP ( PENERIMA PESAN )( PENERIMA PESAN )

KOMUNIKASI TULISAN KOMUNIKASI TULISAN

- - JELAS & WAJAR ( MAKSUD & TUJUAN )JELAS & WAJAR ( MAKSUD & TUJUAN )

- - TATA BAHASA, CERMAT & TEPATTATA BAHASA, CERMAT & TEPAT

5(LIMA) UNSUR 5(LIMA) UNSUR KOMUNIKASIKOMUNIKASI

1.1. PENGIRIM PESANPENGIRIM PESAN2.2. PESANPESAN3.3. PROSEDUR PENGIRIMAN PESANPROSEDUR PENGIRIMAN PESAN

a. Media komunikasi eksternal (media a. Media komunikasi eksternal (media cetak & audio cetak & audio visual) visual)

b. Media komunikasi internal (tertulis b. Media komunikasi internal (tertulis & lisan)& lisan)

4. PENERIMA PESAN4. PENERIMA PESAN5.5. REAKSI & TANGGAPAN (FEED BACK)REAKSI & TANGGAPAN (FEED BACK)

JENIS KOMUNIKASIJENIS KOMUNIKASI

KOMUNIKASI VERTIKALKOMUNIKASI VERTIKAL

- Komunikasi dari bawahan ke atasan- Komunikasi dari bawahan ke atasan

- Komunikasi dari atas ke bawahan- Komunikasi dari atas ke bawahan KOMUNIKASI HORIZONTAL (KOMUNIKASI KOMUNIKASI HORIZONTAL (KOMUNIKASI

MENDATAR)MENDATAR) KOMUNIKASI DIAGONAL (KOMUNIKASI KOMUNIKASI DIAGONAL (KOMUNIKASI

MENYILANG)MENYILANG) KOMUNIKASI SATU ARAH & DUA ARAHKOMUNIKASI SATU ARAH & DUA ARAH

SENI BERKOMUNIKASISENI BERKOMUNIKASI

3(TIGA) UNSUR KOMUNIKASI EFEKTIF3(TIGA) UNSUR KOMUNIKASI EFEKTIF

VERBAL(PESAN YANG DIUCAPKAN) : 7%VERBAL(PESAN YANG DIUCAPKAN) : 7%

VOKAL (INTONASI/RESONANSI)VOKAL (INTONASI/RESONANSI) : 38% : 38%

VISUAL (WAJAH/BADAN/PENAMPILAN) : 55%VISUAL (WAJAH/BADAN/PENAMPILAN) : 55%

9 KETERAMPILAN PERILAKU 9 KETERAMPILAN PERILAKU KOMUNIKASIKOMUNIKASI

9 KETERAMPILAN PERILAKU 9 KETERAMPILAN PERILAKU KOMUNIKASIKOMUNIKASI

1.1. KOMUNIKASI DENGAN MATAKOMUNIKASI DENGAN MATA2.2. SIKAP GERAK-GERIKSIKAP GERAK-GERIK3.3. GERAK ISYARAT/EKSPRESI MUKAGERAK ISYARAT/EKSPRESI MUKA4.4. PAKAIAN/PENAMPILANPAKAIAN/PENAMPILAN5.5. SUARA/VARIASI VOKALSUARA/VARIASI VOKAL6.6. BAHASA/BUKAN KATA-KATABAHASA/BUKAN KATA-KATA7.7. KETERLIBATAN PENDENGARKETERLIBATAN PENDENGAR8.8. HUMORHUMOR9.9. DIRI SENDIRI YANG ALAMIAHDIRI SENDIRI YANG ALAMIAH

1. KOMUNIKASI DENGAN 1. KOMUNIKASI DENGAN MATAMATA

• KeakrabanKeakraban• IntonasiIntonasi• KeterlibatanKeterlibatan• Memandang 1(satu)lawan bicaraMemandang 1(satu)lawan bicara• Memandang lebih dari 1(satu) orang Memandang lebih dari 1(satu) orang

lawan bicaralawan bicara• Jangan terlalu banyak menggerak-Jangan terlalu banyak menggerak-

gerakan matagerakan mata• Jangan terlalu lama memejamkan Jangan terlalu lama memejamkan

matamata

2. SIKAP/GERAK-GERIK2. SIKAP/GERAK-GERIK

Cara duduk/sikap badanCara duduk/sikap badan Cara berdiri/berjalanCara berdiri/berjalan Jangan memperbaiki letak Jangan memperbaiki letak

rambut/pakaianrambut/pakaian

3. GERAK ISYARAT/EKSPRESI 3. GERAK ISYARAT/EKSPRESI MUKAMUKA

• Latih ekspresiLatih ekspresi• Kualitas suaraKualitas suara• Lafal (artikulasi) jelasLafal (artikulasi) jelas• Intonasi (cepat, perlahan, tinggi Intonasi (cepat, perlahan, tinggi

rendah suara)rendah suara)

4. PAKAIAN/PENAMPILAN4. PAKAIAN/PENAMPILAN

• KOMUNIKASI DENGAN PAKAIAN = KOMUNIKASI DENGAN PAKAIAN = 90%90%

• MUKA +RAMBUT = 10%MUKA +RAMBUT = 10%

5.5. SUARA / VARIASI SUARA / VARIASI VOKALVOKAL

• Memancarkan energiMemancarkan energi• Intonasi suara jangan monotonIntonasi suara jangan monoton• Resonansi bergema, tidak Resonansi bergema, tidak

melengkingmelengking• Kecepatan bicara Kecepatan bicara ±±120 kata 120 kata

permenitpermenit

6. BAHASA/BUKAN KATA-6. BAHASA/BUKAN KATA-KATAKATA

• Pilih kata yang tepatPilih kata yang tepat• Diperlukan kosa kata yang kaya, tepatDiperlukan kosa kata yang kaya, tepat• Bukan kata merupakan suatu hambatan Bukan kata merupakan suatu hambatan

seperti ehm, eh, atau apapun namanyaseperti ehm, eh, atau apapun namanya• Hati-hati terhadap jargon atau bahasa Hati-hati terhadap jargon atau bahasa

asing yang tidak dimengerti oleh lawan asing yang tidak dimengerti oleh lawan bicarabicara

• Latihan untuk beristirahat secara wajar Latihan untuk beristirahat secara wajar selama beberapa detik di tengah-tengah selama beberapa detik di tengah-tengah maupun akhir kalimatmaupun akhir kalimat

7. KETERLIBATAN 7. KETERLIBATAN PENDENGARPENDENGAR

• Menciptakan pembukaan yang kuat.Menciptakan pembukaan yang kuat.• Tambahan rincian-rincian visual dan Tambahan rincian-rincian visual dan

gerak seperti warna, aroma, suhu, dllgerak seperti warna, aroma, suhu, dll

• Komunikasi dengan mataKomunikasi dengan mata• GerakanGerakan• InteraksiInteraksi• Perhatikan isi pembicaranPerhatikan isi pembicaran

8. HUMOR8. HUMOR

• DIAWAL PEMBICARAAN MEMBUAT DIAWAL PEMBICARAAN MEMBUAT LAWAN BICARA MERASA AKRABLAWAN BICARA MERASA AKRAB

• MENCIPTAKAN SUATU MENCIPTAKAN SUATU HUBUNGAN YANG BAIK HUBUNGAN YANG BAIK

9. DIRI SENDIRI YANG 9. DIRI SENDIRI YANG ALAMIAHALAMIAH

• Cari dan temukan diri sendiriCari dan temukan diri sendiri• Berbuatlah sewajarlahBerbuatlah sewajarlah• Ingat………Ingat………

Di dunia ini tidak ada seorang pun Di dunia ini tidak ada seorang pun yang persis sama dengan anda!!!!yang persis sama dengan anda!!!!

KENDALA EFEKTIFITAS KOMUNIKASI

1.Penafsiran kata-kata yang dipergunakan.2.Batas ruang lingkup pesan.3.Sikap, Opini dan Emosi.4.Jarak.

HAMBATAN KOMUNIKASI YANG EFEKTIF

1.Tidak ada tujuan komunikasi yang jelas2.Permasalahan sikap dan persepsi3.Pemilihan bentuk dan media yang kurang tepat4.Lingkungan organisatoris yang tidak mendukung5.Menahan sebagian informasi yang diperlukan6.Permasalahan bahasa pengantar

UPAYA MENGATASI KENDALA

1.Bersikap bijak2.Mengetengahkan pihak lawan komunikasi3.Bernada positif4.Mempergunakan kalimat aktif5.Efisien dalam penggunaan kata dan kalimat6.Mengkaitkan hal-hal yang disampaikan dalam pesan7.Jelas

MENDENGARKAN SECARA EFEKTIF

1.Peranan mendengarkan dalam komunikasi2.Hambatan mendengarkan dalam komunikasi3.Meningkatkan kemampuan mendengarkan

SENI MENDENGARSENI MENDENGAR• Tidak tegangTidak tegang• Biarkan pembicara berbicara tanpa interupsiBiarkan pembicara berbicara tanpa interupsi• Beri peringatanBeri peringatan• Pertahankan kontak mataPertahankan kontak mata• Perhatikan bahasa non verbalPerhatikan bahasa non verbal• Tetap bersifat mendengarTetap bersifat mendengar• Hindari menjawab sebelum lawan bicara Hindari menjawab sebelum lawan bicara

selesai bicaraselesai bicara• Bersikap empatikBersikap empatik• Kendalikan emosiKendalikan emosi• Ajukan pertanyaanAjukan pertanyaan

Syarat Mendengarkan secara Efektif

1.Ada atensi untuk mendengarkan;

2.Mendengarkan kata-kata yang diucapkan pembicara; memahami arti kata-kata tersebut seperti yang dimaksud pembicara;

3.Menguasai bahasa yang digunakan pembicara;

4.Memahami arti kalimat-kalimat dan ungkapan yang dipergunakan pembicara; memahami apa yang tersirat dibalik kalimat-kalimat bersayap;

5.Menyaring intisari pembicaraan, termasuk membedakan fakta dan opini pembicara;

6.Memisahkan inti dan bunga-bunga pembicaraan;

7.Mengingat inti pesan yang diberikan;

8.Memberikan reaksi terhadap pesan yang diberikan.

Hambatan Mendengarkan Secara Efektif

1.Hambatan Mental

a.Terperangkap masalah lain diluar kontek pembicaraan

b.Harapan berbeda dengan isi pembicaraan

c.Sikap tidak kondusif terhadap topik yang dibahas

d.Kebiasaan mendengarkan yang kurang menguntungkan

e.Ingin ikut mengutarakan pendapat

f. Keletihan fisik

Hambatan Mendengarkan Secara Efektif

2. Hambatan Fisik

a.Suhu udara ruang pertemuan

b.Gangguan suara

c.Gerakan yang tidak diharapkan

d.Jarak dari Pembicara

Meningkatkan Kemampuan Mendengarkan

1.Peningkatan sikap mental

2.Memupuk kebiasaan mendengarkan yang baik;a. Mengatur posisi dudukb. Memberi kemudahan berbicarac. Memperhatikan pembicarad. Mengabaikan gangguan kecil

3. Teknik Mendengarkan Yang Efektifa. Mengingat dan mencatat pokok pembicaraanb. Mengantisipasi pembicaraan selanjutnyac. Bersikap terbuka

Komunikasi dapat dikatakan

efektif apabila pesan yang diberikan dapat dimengerti secara penuh oleh penerimanya dan sang penerima memberikan reaksi dan tanggapan seperti yang diharapkan sang pemberi pesan.