kennisportfoliostefanie.weebly.com€¦ · web viewproducten van internetwinkel die op een...
Post on 21-Jun-2020
5 Views
Preview:
TRANSCRIPT
AO, samenvatting blok 2
Week 1
Wat is AO?Administratieve organisatie → “Voorkomen van een puinhoop”.Vier begrippen van belang:
1. Besturen → “de gewenste richting geven”2. Doen functioneren → “de tent moet draaien”3. Beheersen → “activiteiten verlopen volgens plan”4. Verantwoording afleggen → zowel intern als extern
Betrouwbare informatie essentieel.
Definitie AO:Administratieve organisatie is het systematisch verzamelen,vastleggen en verwerken van gegevens ten behoeve van hetverstrekken van informatie t.b.v. het besturen en doenfunctioneren van een organisatie en t.b.v. de verantwoordingdie daarover moet worden afgelegd.
cruciaal begrip in AO: betrouwbare informatie• Juist à Klopt het wat er staat?• Volledig à Staat alles er wat er moet staan?
(volledigheid van opbrengsten)• Tijdig à Is de informatie tijdig?
Dit lijkt misschien heel logisch maar dat gaat nog wel eens fout
Enkele voorbeelden• MacDonalds in een vestiging die op een druk tijdstip geen patat kan serveren :
voorraad was op ! • Producten van internetwinkel die op een afgesproken tijd niet geleverd kunnen
worden à imagoschade.• Horecamedewerkers die bekenden te weinig of niets in rekening brengen• Levertijden die afgesproken zijn met klanten die niet gehaald worden omdat het
vervoersbedrijf niet voldoende vrachtwagens ter beschikking had.• Verkoper die artikelen verkoopt tegen een kortingspercentage waarvan de actie
al voorbij is.
Bedrijfsprocessen
Bij AO kijken we naar een organisatie via haar processen.
Wat is een proces?• Een bedrijfsproces bestaat uit een geordende set activiteiten met een specifiek
doel. • Primaire, ondersteunende en besturende processen (Value chain Porter).• Processen op verschillende niveau’s.
Processen op verschillende niveau’s
Bij AO kijken we naar een organisatie via haar processen
Risico’s:• Dat je op basis van de verkeerde informatie sturing geeft.• Dat er fraude-mogelijkheden zijn in de processen.• Dat je geen goede verantwoording kan afleggen.• Dat niet iedereen binnen je organisatie het organisatiebelang vóór het eigen
belang stelt.
Processen Risico’s maatregelen
Week 2
Standaardprocessen• Inkoopproces• Voorraadproces• Verkoopproces• Financieel-administratief proces• Overigen: Zelf lezen!
Het voorraadproces
4 fasen in het verkoopproces
1. Marketing-product -prijs 2. Ordeverkrijging- Orderontvangst- Orderacceptatie3. Uitvoering- Levering- Facturering4. afwikkeling- Incasso
Ontvangst van goederen
Opslag
Afgifte van goederen
Risico’s:• Foute goederen worden geaccepteerd / afgegeven
- Hoeveelheid- Soort- Kwaliteit
• Goederen worden niet deugdelijk bewaard - Verlies door brand/bederf- Verlies door fraude- Verlies waarde door incourantheid
• Geen deugdelijke administratieItems:
- Magazijnvoorraad / kantoorvoorraad- Inventarisatie- Pijplijn (inkomend en uitgaand)- Bestelbon (inkomend en uitgaand)- Voorfacturering (uitgaand)- Technisch open of gesloten magazijn- Administratief open of gesloten magazijn
Marketing- risico’s- fout in artikelbestand- assortiment niet up to date
orderverkrijging – risico’s - klant is niet kredietwaardig- verkoper geeft teveel korting- niet op voorraad of niet tijdig leveren
Uitvoering – risico’s - verkeerde goederen- te laat- Niet factureren of verkeerde artikelen factureren
Afwikkeling – risico’s - Klanten betalen niet of niet op tijd
Het financiële proces- Financiële administratie / boekhoudingDebiteuren administratieCrediteurenadministratieSalarisadministratie- Financiële verantwoording (jaarrekening)- Controle verklaring van de onafhankelijk accountant- Verzamelpunt van informatie (registratieve en controle-rol)- Controlling- Sturingsinformatie (management) (bijv. verschillenanalyse)- Betalingsproces (inkomende en uitgaande geldstromen)- Treasury functie- Three way matching- Debiteurenbewaking- Analyses
Benodigde informatie:- Informatie artikelen (prijs / artikelnummer / voorraad
Items:- Artikel stambestand- Assortiment- Acties
Benodigde informatie:• Kredietwaardigheid klanten
- Bestaande klanten- Nieuwe klanten
• Verkopen per verkoopmedewerker met gegeven korting
• Afspraken over kortingen met klanten (contractgegevens / stamgegevens klanten CRM
• Voorraadgegevens
Items:- Betaalhistorie- Kortingsstaffel- Klantenstambestand
Benodigde informatie:- Bestelinformatie (orderformulier)- Artikel-stamgegevens (bijvoorbeeld prijs)- Klant-stamgegevens (bijvoorbeeld korting)- Voorraadgegevens
Items:- Voorfacturering / nafacturering- Doorlopende nummering- Creditnota
Benodigde informatie:- (Kopie) factuur- Debiteurenbestand
ItemsDebiteuren beheer / bewaking
week 3
• “Tone at the top” > de directie moet te toon zetten, die moeten uitstralen dat ze betrouwbaar zijn(voorbeeldfunctie)
• Gedragskode > moeten op papier bekend gemaakt worden (vooraf)• Werving en selectie > de juiste mensen op de juiste positieà Als je deze op orde hebt hoef je minder ao-maatregelen te nemen.
Kosten/baten afweging
AO/IC-gereedschapskoffer
FunctiescheidingEr moet sprake zijn van een goede functiescheiding in een bedrijf, om fraude etc te voorkomen
Automatiseringgaat vaak samen met functiescheiding
• EilandautomatiseringAutomatisering loopt niet helemaal volgens plan
• ERP systemenEnterprise resource planning
• Interneteconomie : cloudcomputingAls het misgaat moet je zorgen dat er een goede backup is, is vaak extern.Wanneer er een bedrijf afbrandt heb je in ieder geval al je data nog
• general controls en application controls.
Autorisatietabel Functie bestellen Ontvangen
goedenOntvangen factuur
betalen
Inkoper i r r rMagazijnmeester r i r rAdministrateur r r i idirecteur g r r gI = Invoeren, mag gegevens in het systeem invoeren of wijzigenR = Raadplegen, mag gegevens inzien (niet wijzigen)G = Goedkeuren, mag gegevens goedkeuren of afkeuren
Kaders en normenHet is niet alleen gereedschap. Sommige zaken zijn een soort randvoorwaarden.
• Kostprijscalculaties• Verkoopprognoses Afdelingsbudgetten• Begrotingen
Richtlijnen en proceduresRichtlijn= heb je meer vrijheid om je eigen invulling aan te gevenProcedures= “Een procedure is een reeks instructies die op volgorde moet worden uitgevoerd”. Beschrijft wie wat doet in welke volgorde in een proces.
3waymatch: offerte, pakbon,bestelbonVerbandcontroles
Verbandcontroles:- financiële administratie heeft centrale rol- vergelijking IST en SOLL- waardekringloop
Maar ook bijvoorbeeld :aantal uren gefactureerd = aantal monteurs x 40 uren ?verbruikte flessen cola x 6 (?) = aantal verkochte glazen cola ?
Zie voor opgave bijlagen: waardekringloop:betaformule
SteekproefcontroleControle overeenkomst banknummer en naam.
General controls- fundament- procesoverstijgend- autorisaties- backup & recovery- toegangsbeveiliging- logging - wachtwoordbeveiliging
Application controls :(Geprogrammeerde controles)- Invoercontroles- Verbandcontroles- Waarschijnlijkheidscontroles
SOLL IST
Soll= het zou zo moeten zijnIst= is het gelukt?
Oogtoezicht4-ogenprincipeOogtoezicht door baas Oogtoezicht door winkelmedewerkers
Administratieve organisatieAdministratieve organisatie is het systematisch verzamelen,vastleggen en verwerken van gegevens ten behoeve van hetverstrekken van informatie t.b.v. het besturen en doenfunctioneren van een organisatie en t.b.v. de verantwoordingdie daarover moet worden afgelegd
Waarom AO?AccountantscontroleDe externe accountant waarborgt voor de belanghebbenden (stakeholders) dat de jaarrekening een getrouwe weergave is van de werkelijkheid.
Hoe dit hij dat? Beoordeling van de AO/IC Tegenwoordig: Beoordeling van de ICT Gegevensgerichte werkzaamheden naar de inhoud “In control statement” (management/ financial control)
Met name gericht op: De volledigheid van de inkomsten/opbrengsten. De juistheid van de uitgaven/kosten. Goedkeurende controleverklaring bij de jaarrekening.
Week 4
top related