kalİte koordİnatÖrlÜĞÜ bİrİm faalİyet...
Post on 30-May-2020
27 Views
Preview:
TRANSCRIPT
2
İÇİNDEKİLER
BİRİM / ÜST YÖNETİCİ SUNUŞU ................................................................................................... 3 I- GENEL BİLGİLER ........................................................................................................................ 4
A.Misyon, Vizyon ve Kalite Politikası ......................................................................................... …4
B. Yetki, Görev ve Sorumluluklar ................................................................................................... 4
C. İdareye İlişkin Bilgiler ............................................................................................................... 5
1.Fiziksel Yapı ......................................................................................................................... 5 2.Örgüt Yapısı .......................................................................................................................... 5
II- AMAÇ ve HEDEFLER ................................................................................................................. 6 A.İdarenin Amaç ve Hedefleri ………………………………………………………………………… 6
B.Temel Politikalar ve Öncelikler ............................................................................................................ 6 III- FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER ................................................... 7 IV- KURUMSAL KABİLİYET ve KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ ................................... 13
A.Üstünlükler ............................................................................................................................. 13
B.Zayıflıklar ............................................................................................................................... 13
3
BİRİM / ÜST YÖNETİCİ SUNUŞU
Toplam Kalite Yönetimi anlayışını tüm paydaşlarımızla beraber uygulayarak
varoluş sebebimiz olan eğitim öğretimde kalite standartlarına ulaşabilmeyi hedefleyen
Koordinatörlüğümüz, kurulduğu günden bugüne kadar çalışmalarına bu doğrultuda devam
etmiştir. Akademik ve İdari tüm süreçlerde kalite standartlarına ulaşmak amacıyla bir yıl
gibi kısa bir sürede sayısız faaliyet düzenlenmiştir. Üniversitemiz tüm çalışanlarının sürece
dahil olması, Yöneticilerimizin sonsuz inancı, desteği, kurumsal koordinasyon ve
işbirliğinin sağlanması çok başarılı sonuçlar elde etmemize vesile olmuştur.
Yenilikçi uygulamalar ile Üniversitemiz genelinde kalite güvence sistemini
yapılandırmak, yaygınlaştırmak ve sistemin sürekli iyileşmesini sağlamak adına tüm
süreçlerde entegrasyonu sağlayarak süreç yönetimine geçiş çalışmalarımız hızla devam
etmektedir. Hazırlığına halen devam ettiğimiz Üniversitemiz 2021-2025 Stratejik Planı,
tüm süreçleri kapsayacak ve entegrasyonu sağlayacak şekilde dizayn edilmiştir. Böylelikle
Üniversitemizin geleceğe yönelik amaç ve hedefleri, uluslararası standartlara uygun eğitim
öğretim ve araştırma geliştirme faaliyetlerimizin geliştirilmesinin yanında kalite kültürünün
yayılımını teşvik ederek tüm paydaşlarımızla işbirliği halinde Üniversitemizin tanınırlığının
arttırılmasına hizmet edecek şekilde şekillenmektedir.
Hitit Üniversitesi olarak geçmişteki akreditasyon ve kalite yönetimi sistemi
çalışmaları hakkındaki tecrübelerimiz ve önümüzdeki yıllarda gerçekleştirmeyi
planladığımız çalışmalarımız göz önüne alındığında Üniversitemiz bünyesinde
yürüteceğimiz çalışmalarla başarılı olacağımıza ve fark yaratarak yükseköğretim
kurumlarında yürütülen Kalite Yönetimi Sistemi çalışmalarına katkı sağlayacağımıza
inancımız tamdır.
Prof. Dr. H. Ayşegül TAYLAN ÖZKAN
Kalite Koordinatörü
4
I- GENEL BİLGİLER
A.Misyon, Vizyon ve Kalite Politikası
Misyon
Yaşadığı toplumun gereksinimlerini belirleyip çözüm üreten, gelişme ve yeniliğe açık, etik
değerlere bağlı, milli hassasiyetlere sahip meslek insanları yetiştirmek ve evrensel
standartlarda ürettiği bilgiyi insanlığa yararlı çıktılara dönüştürecek bilimsel çalışmalar
gerçekleştirmek.
Vizyon
Uluslararası standartlarda bilimsel saygınlığa sahip, tercih edilen bir dünya üniversitesi
olmak.
Kalite Politikası
Eğitim-öğretim, araştırma-geliştirme, topluma hizmet ve yönetim faaliyetlerimizin;
HİTÜ’nün misyonu ve vizyonu doğrultusunda,
Tüm paydaşlarımızca benimsenen toplam kalite yönetimi anlayışıyla,
Etik değerlere ve hukuki ilkelere dayalı,
İnsan odaklı, yenilikçi ve sürekli iyileştirme prensibiyle,
gerçekleştirilmesidir.
B. Yetki, Görev ve Sorumluluklar
Kalite Koordinatörlüğünün Oluşturulması
Kalite Koordinatörlüğü, Kalite Koordinatörü, Kalite Koordinatör Yardımcıları ve
yeterli sayıda personelden oluşur.
Komisyon üyeleri arasından Rektör tarafından üç yıllığına Kalite Koordinatörü
görevlendirilir. Koordinatör, kendisine en fazla on bir yardımcı seçer. Görev süresi
biten Koordinatör ve Koordinatör Yardımcıları aynı usul ile tekrar
görevlendirilebileceği gibi rektör tarafından gerekli görülen hallerde
atanmalarındaki usule uygun olarak görevden alınabilirler.
Koordinatörlüğün sekreteryasını yürütmek üzere Rektör tarafından yeterli sayıda
personel görevlendirilir.
Kalite Koordinatörlüğünün Görevleri
Kalite Yönetimi Sistemi için gerekli süreçleri belirlemek, uygulamak ve
sürdürülmesini sağlamak,
Kalite Yönetimi Sistemi performansı ve iyileştirme için ihtiyaçları raporlamak,
Kalite Yönetimi Sistemi ile ilgili konularda dış kuruluşlarla ilişkileri yürütmek,
5
Kalite Koordinatörlüğünün görevleriyle ilgili olarak Üniversitenin tüm akademik ve
idari birimleri arasında koordinasyonu sağlamak,
Kalite standartlarını takip ederek Kalite Yönetimi Sisteminin yapılanmasını
sağlamak,
Kalite Komisyonunda görevlendirilen birimlerin Kalite Temsilcileri ile yapılan
toplantıları koordine etmek,
Görev alanıyla ilgili doküman hazırlamak, dokümanlarda düzeltme yapmak,
yayınlamak, kaydetmek ve dağıtımını yapmak,
Kalite iç denetim planını hazırlamak ve iç denetimlerin yapılmasını sağlamak,
Kalite temsilcilerinin, iç denetçilerin, süreç sorumlularının ve çalışanların Kalite
Yönetim Sistemleri ile ilgili eğitim almalarını sağlamak, konuyla ilgili eğitimler
vermek,
Yönetimin gözden geçirme toplantısı için girdileri hazırlamak, toplantının yapılması,
alınan kararların yazılması ve birimlere dağıtımını yapmak,
Kalite hedeflerinin belirlenmesini ve hedef bazlı performans ölçümlerinin
yapılmasını sağlamak,
Komisyonun sekretarya ve personel destek hizmetlerini yürütmek.
Koordinatörlük büro çalışmalarını yönetmek,
Dış denetimlerin yapılması için gerekli tedbirleri almaktır.
C. Birime İlişkin Bilgiler
1.Fiziksel Yapı
Koordinatörlüğümüz Hitit Üniversitesi Rektörlüğünün birinci katında oluşturulan
koordinatörlük ofisinde hizmet vermektedir.
2.Örgüt Yapısı
6
3. İnsan Kaynakları
Personel Türü 2017 2018 2019 2019 Yılının Bir Önceki
Yıla Göre Değişimi (%)
Akademik 1 1 1 -
İdari 0 0 1 100
Toplam 1 1 2
II- AMAÇ ve HEDEFLER
A.İdarenin Amaç ve Hedefleri
Stratejik Amaçlar Stratejik Hedefler
Kurumsal Yapının Kalite Sürekliliğinin
Sağlanması ve Geliştirilmesi
Akademik ve İdari Personelin
Verimliliğinin Arttırılması
Personelin Aidiyet Duygusunun
Arttırılması ve Motivasyonunun
Sağlanması
Örgütsel ve Yönetsel Sistemin
İyileştirilmesi ve Geliştirilmesi
Üniversitemiz ve Paydaşları Arasındaki Etkileşim
Kalitesinin ve Topluma Yönelik Hizmetlerin
Artırılması
Paydaşlarla İlişkilerin
Geliştirilmesi ve Kamu, Sivil
Toplum Kuruluşları ile Özel
Sektör İşbirliğinin Tesis
Edilmesi, Yürütülmesi ve
Sürdürülmesi
B.Temel Politikalar ve Öncelikler
On Birinci Kalkınma Planı içerisinde yer alan;
‘’Kamuda stratejik yönetimin uygulama etkinliğinin artırılması ve hesap verebilirlik
anlayışının, planlamadan izleme ve değerlendirmeye kadar yönetim döngüsünün tüm
aşamalarında hayata geçirilmesi temel amaçtır.’’ Amacı altında yer alan aşağıdaki politika
ve tedbirler Koordinatörlüğümüz tarafından ele alınmıştır:
Kamu idarelerinde stratejik yönetime ilişkin idari ve beşeri kapasiteyi geliştirmeye
yönelik eğitim programları tasarlanacaktır.
7
Stratejik yönetime ilişkin mevzuat, kılavuz ve rehberler uygulama tecrübeleri de
dikkate alınarak bütüncül bir anlayışla gözden geçirilecek ve güncellenecektir.
Üst politika belgeleri ile kurumsal stratejik planlar daha etkin bir biçimde izlenerek
bu belgelerin uygulanma ve birbirlerini yönlendirme düzeyi artırılacaktır.
Başta kalkınma planı olmak üzere üst politika belgeleri ve kurumsal stratejik
planların etkin bir biçimde raporlanmasına yönelik bir izleme ve değerlendirme
sistemi oluşturulacaktır.
Eğitimde kalite güvence sistemi oluşturulacaktır.
Bu politika ve tedbirler doğrultusunda Üniversitemizde raporun Faaliyetlere İlişkin
Bilgi ve Değerlendirmeler başlığı altında açıklamalarına yer verilen faaliyetler ve eğitimler
düzenlenmiştir. Ayrıca entegre bir yönetim sistemi kurulması, bürokrasi ve iş yükünün
azaltılmasına yönelik tedbirler alınmış, stratejik planlama süreci tamamen bu anlayışla
dizayn edilmiştir. Stratejik yönetimde etkinliğin sağlanması ve uygulama sonuçlarının etkin
bir şekilde izlenmesi ve değerlendirilebilmesi amacı ile Hitit Üniversitesi Kalite Yönetimi
ve Strateji Geliştirme Uygulama ve Araştırma Merkezi (HÜKASEM) kurulması çalışmaları
devam etmektedir.
Yükseköğretim Kurulunun Stratejik Planı içerisinde yer alan Yükseköğretimi Nitelik
ve Nicelik Olarak Ulusal ve Uluslararası Standartlara Uygun Etkin ve Etkili Olarak
Planlamak ve Yönetmek amacı altında yer alan Yükseköğretim kurumlarında ölçülebilir,
karşılaştırılabilir, şeffaf ve hesap verebilir akademik örgütsel ve işlevsel yapılar
oluşturulmasını sağlamak hedefi doğrultusunda Üniversitemizde Kalite Komisyonu
kurulmuş, yönergesi hazırlanmış ve gerekli çalışmalar yapılmıştır. Kalite Yönetimi
Sisteminin etkinliğinin artırılması ve sürekliliğinin sağlanması adına çalışmalar devam
etmektedir.
III- FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER
Üniversitemizde Kalite Yönetimi Sistemi süreçlerinin tasarlanması, uygulanması ve
sürekli iyileştirme çalışmalarının sürdürülmesi amacı ile 08.11.2017 tarihinde Rektörlük
bünyesinde Kalite Koordinatörlüğü kurulmuştur. Koordinatörlüğümüz kurulduğu tarihten
itibaren hızlı bir şekilde Kalite Yönetimi Sistemi çalışmalarını başlatmıştır.
2019 yılı içerisinde ilk olarak 2018 Yılı Kurum İç Değerlendirme Raporu hazırlık
çalışmalarına başlanmıştır. Üniversitemiz Kalite Komisyonu, KİDR içerisinde yer alan
göstergeleri dayanakları ile beraber hazırlayarak ilgili veri tabanına girişini sağlamışlardır.
21 Şubat 2019 tarihinde Üniversitemiz Kalite Komisyonu Üyelerine Kalite
Yönetimi Sistemi Eğitimi verilmiştir. Hizmet kalitesini arttırmaya yönelik araçlar
hakkında bilgi verilmesinin ardından akreditasyon süreçlerine değinilerek sistemin
kurulması için gerekli araçlar detaylandırılmıştır.
8
21-22 Şubat 2019 tarihleri arasında Üniversitemizde ikinci kez ISO 9001:2015
Kuruluş İçi Kalite Denetçisi Eğitimi düzenlenmiştir. Prof. Dr. Özkan TÜTÜNCÜ
tarafından verilen bu eğitime Üniversitemizin çeşitli birimlerinde görev yapan birim kalite
temsilcilerimiz katılmıştır. Verilen teorik bilgilerin ardından bir iç tetkik uygulaması
yapılmış, yapılan sınav neticesinde başarılı olan katılımcılara Kuruluş İçi Kalite Denetçisi
Sertifikası takdim edilmiştir.
9
Üniversitemiz bünyesinde akreditasyon çalışmalarının arttırılması ve sürekliliğinin
sağlanabilmesi amacı ile fakülte dekanları ve bölüm başkanlarının katılımları ile 18 Mart
2019 tarihinde Akreditasyon Eşgüdüm Toplantısı düzenlenmiştir. Rektörümüz Prof. Dr.
Reha Metin ALKAN başkanlığında düzenlenen toplantıda tüm eğitim birimlerimizde
akreditasyona hazırlık süreçlerine başlanması, yeni kurulan ve henüz mezun vermeyen
birimlerimizin de yapılarını akreditasyon standartlarına uygun olacak şekilde tasarlamaları
konusunda açıklamalarda bulunulmuştur. Ayrıca Kalite Koordinatörümüz Prof. Dr.
Ayşegül TAYLAN ÖZKAN tarafından akreditasyon süreçleri, yetkili akreditasyon
kuruluşları ve süreçlerin nasıl kurgulanması gerektiği konularında bilgiler verilmiştir.
10
Üniversitemizde yürütülen Kalite Yönetimi Sistemi çalışmalarının ayrılmaz bir
parçası olan kurumsal risk yönetimi hakkında bilgilendirme yapılması amacıyla 18 Nisan
2019 tarihinde Birim Kalite Temsilcileri ve çeşitli birimlerimizden personelimizin katılımı
ile Risk Yönetimi Eğitimi düzenlenmiştir. Prof. Dr. Özkan TÜTÜNCÜ tarafından verilen
bu eğitimde kalite yönetimi sistemi ve sistem içerisinde risk odaklı yaklaşımın nasıl
yapılması gerektiği, alınacak önlemler ve tedbirler uygulamalı olarak anlatılmıştır.
Stratejik Plan hazırlanması ve süreçlerin yürütülmesi amacı ile Koordinatörlüğümüz
Rektörlük Makamı tarafından görevlendirilmiştir ve Üniversitemiz 2021-2025 Stratejik
Plan Hazırlık sürecine Eylül 2019 içerisinde Koordinatörlüğümüz tarafından başlanmıştır.
Stratejik Plan çalışmaları kapsamında ilk olarak 14 Ekim 2019 tarihinde Rektörümüz Prof.
Dr. Ali Osman ÖZTÜRK başkanlığında Strateji Geliştirme Kurulu Toplantısı
düzenlenmiştir. Kalite Koordinatörümüz Prof. Dr. Ayşegül TAYLAN ÖZKAN tarafından
2021-2025 Stratejik Plan hazırlık çalışmaları ile Üniversitemizde kurulması hedeflenen
entegre Kalite ve Stratejik Yönetim Sistemi hakkında bilgi verilmiştir ve üyeler tarafından
stratejik plan hazırlık takvimi karara bağlanmıştır. Ayrıca Stratejik Plan Hazırlama Ekibi
Üyeleri kurul tarafından onaylanmıştır.
Ekim ayı içerisinde Stratejik Plan hazırlık çalışmaları sürecinde çalışmaları
yürütecek alt komisyonlar ( Eğitim Öğretim Komisyonu, Araştırma Geliştirme Komisyonu,
Topluma Hizmet Komisyonu, Farklılaşma-İhtisaslaşma ve Girişimcilik Komisyonu,
Uluslararasılaşma Komisyonu ve Kurumsal Kapasite Komisyonu) oluşturulmuş ve
çalışmalara başlamışlardır. Bu kapsamda 07-08 Kasım 2019 tarihleri arasında oluşturulan
altı adet alt komisyon ile Rektörümüz Prof. Dr. Ali Osman ÖZTÜRK başkanlığında seri
toplantılar düzenlenmiştir. Toplantılarda ekiplere kendi alanları ile ilgili bilgiler verilmiş,
stratejik plan çalışmaları hakkında yol haritası çizilmiştir.
Üniversitemiz Stratejik Plan çalışmaları kapsamında akademik ve idari personele
yönelik örgüt kültürü anketi, akademik ve idari personel için memnuniyet anketi ve öğrenci
memnuniyet anketi hazırlanarak uygulanmıştır. Sonuçları analiz edilerek mevcut durum
analizinde kullanılmak üzere Stratejik Plan Hazırlama Ekibi Üyeleri ile paylaşılmıştır.
11
21 Kasım 2019 tarihinde Strateji geliştirme Kurulu Üyeleri, Üniversitemiz Senatosu
Üyeleri ve Stratejik Plan Hazırlık Ekibi Üyelerinin katılımları ile 2021-2025 Stratejik Plan
Çalışmaları Açılış Toplantısı düzenlenmiştir. Rektörümüz Prof. Dr. Ali Osman ÖZTÜRK
başkanlığında düzenlenen toplantıda stratejik plan hazırlık süreci, süreç yönetimi
uygulamaları ve durum analizi yapılırken kullanılması planlanan bilgi sistemleri hakkında
katılımcılara bilgiler verilmiştir. Ayrıca ekip başkanları uygulayacakları yöntemler ve yol
haritalarını içeren sunumlarını gerçekleştirmişlerdir.
Stratejik Plan hazırlık çalışmaları kapsamında Üniversitemizin üst düzey paydaşları
ile bir araya gelmek, Üniversitemizden beklentilerini almak ve fikir alışverişinde bulunmak
üzere 04 Aralık 2019 tarihinde Üst Düzey Paydaş Toplantısı gerçekleştirilmiştir.
Üniversitemizin halkımıza, ilimize ve bölgemize daha faydalı olabilmesi için neler
yapılabileceği ve hayata geçirilebilecek iş birlikleri hakkında istişareler yapılmıştır.
Toplantı sonunda paydaşlarımıza bir anket uygulaması yapılmıştır ve sonuçları Stratejik
Plan Hazırlama Ekibi ile paylaşılmıştır.
Stratejik Plan Hazırlama Ekibi alt komisyonlarının durum analizi çalışmalarını
tamamlamalarının ardından yapılan çalışmaları değerlendirmek ve tüm üyelerle paylaşmak
maksadı ile 18 Aralık 2019 tarihinde Rektörümüz Prof. Dr. Ali Osman ÖZTÜRK
başkanlığında Stratejik Plan Hazırlık Çalışmaları Koordinasyon Toplantısı
düzenlenmiştir. Hazırlama ekibi alt komisyonları mevcut durum analizi sırasında elde
12
ettikleri bulguları tüm katılımcılar ile paylaşmışlardır. Ayrıca uygulanan memnuniyet
anketleri hakkında da bilgiler verilmiştir.
Üniversitemiz Stratejik Plan Hazırlık Çalışmaları kapsamında durum analizi ve
GZFT analizinin tamamlanmasının ardından stratejik plan içerisindeki amaçlar, hedefler,
performans göstergeleri ve stratejilerin belirlenebilmesi için 27-28 Aralık 2019 tarihlerinde
2021-2025 Stratejik Plan Çalıştayı düzenlenmiştir. Sinop Üniversitesi Ahmet Muhip
Dıranas Uygulama Otelinde düzenlenen çalıştay, Üst Yönetim ve Stratejik Plan Hazırlık
ekibi alt komisyonları üyeleri katılımı ile gerçekleştirilmiştir. Prof. Dr. Ayşegül TAYLAN
ÖZKAN ve Uzman Kader KAYA tarafından katılımcılara stratejik plan kapsamında
misyon, vizyon ve temel değerler oluşturulması, amaçlar ve hedeflerin nasıl belirleneceği
konularında bilgiler verilmiştir. Tamamen yetişkin eğitimi teknikleri kullanılarak
gerçekleştirilen eğitimin ardından alt komisyonlarımız kendi alanları ile ilgili taslak hedef
kartlarını oluşturarak tüm katılımcılara sunumlarını gerçekleştirmişlerdir. Ayrıca
Rektörümüz Prof. Dr. Ali Osman ÖZTÜRK, uygulanan örgüt kültürü anket sonuçlarını
değerlendirilmek ve genel değerlendirme yapmak üzere sunumlarını gerçekleştirmişlerdir.
13
IV- KURUMSAL KABİLİYET ve KAPASİTENİN
DEĞERLENDİRİLMESİ
A- Üstünlükler
Üst Yönetimin Kalite Yönetimi Sistemi alanındaki çalışmalara özveri ile destek
vermesi
Kurum genelinde işbirliği ve koordinasyonun sağlanabilmesi
Tüm personelin kalite yönetimi konusundaki çalışmalara destek vermesi
Genç ve dinamik kadro
B- Zayıflıklar
Çeşitli mevzuatlarla tarafımıza verilen yükümlülükler arasında koordinasyon
olmaması, uygulama birliğinin sağlanamaması
Personel eksikliği
Sistem entegrasyonunun zor olması
Akademik ve idari süreçlerin beraber takip edilmesinde karşılaşılan güçlükler
14
İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI
Harcama yetkilisi olarak yetkim dahilinde;
Bu raporda yer alan bilgilerin güvenilir, tam ve doğru olduğunu beyan ederim.
Bu raporda açıklanan faaliyetler için idare bütçesinden harcama birimimize tahsis edilmiş
kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanıldığını, görev ve yetki alanım
çerçevesinde iç kontrol sisteminin idari ve mali kararlar ile bunlara ilişkin işlemlerin
yasallık ve düzenliliği hususunda yeterli güvenceyi sağladığını ve harcama birimimizde
süreç kontrolünün etkin olarak uygulandığını bildiririm.
Bu güvence, harcama yetkilisi olarak sahip olduğum bilgi ve değerlendirmeler, iç
kontroller, iç denetçi raporları ile Sayıştay raporları gibi bilgim dahilindeki hususlara
dayanmaktadır.
Burada raporlanmayan, idarenin menfaatlerine zarar veren herhangi bir husus hakkında
bilgim olmadığını beyan ederim. (ÇORUM 2020)
top related