is your recruitment platform ready for the recovery?: updating your technology

Is Your Recruitment Pla2orm Ready for 

the Recovery? 

Presented by Elaine Orler 

Talent Func4on Group, LLC 

Talent Func4on Group 

  Talent  Func4on  is  a  consultancy  whose  mission  is  to 

facilitate  the  evolu4on  of  the  corporate  staffing 

func4on.  Talent  Func4on  helps  staffing  leaders  and 

solu4on  providers  to  deliver  results  for  their  clients. 

Talent Func4on combines project‐based consul4ng with 

execu4ve  coaching  services  to  address  the  people, 

prac4ces,  and  soFware  that  make  up  the  Talent 

Acquisi4on func4on. 

Agenda 

 Market Overview 

 Take Inventory 

 Make a Decision 

  Improve on what you have 

  Transform to something new 

 Follow Through 

Polling Ques4on 

 What keeps you up at night preparing for a recovery? 

A.  I need more staff to meet the influx of requisi4ons to fill 

B.  I have staff but our tools/technology are holding us back 

C.  I need to start over with people process and technology 

D.  Everything is great – we’re ready. 

Metaphors to describe 2008 ‐2009 

1.  Bailout 2.  Joe The Plumber 3.  Angry Whopper 

4.  Toxic assets 5.  Rock‐star 6.  Addic4on 7.  Perfect storm 8.  Train wreck 

9.  Surge 10.  Ratchet 

hdp://www.metaphorobservatory.com 

History of Recrui4ng in a Down Economy 

 Reac4ve: “Slam on the Brakes”  Focus: Reducing cost vs. Increasing Revenue 

  Investments: Delayed, or abandoned 

 Budget: Rapidly decreasing  Talent Market: Higher unqualified, lower qualified talent pool 

 Responsibility:  Support downsizing efforts and communica4on 

History of Recrui4ng in a Growth Economy 

 Proac4ve: “Pedal to the Metal”  Focus: Future Hires driving revenue 

  Investments: Rapid changing technology 

 Budget: Incremental increase for ‘fix it’ projects 

 Talent Market: Steady stream of unqualified, poten4al qualified now interested 

 Responsibility:  Support headcount planning, sourcing, and placements 

Recrui4ng Model ShiF 

Polling Ques4on 

 Given the current recrui4ng model, how likely are you to consider a new model given a recovery year? 

1.  Yes – Considering all of the op4ons 

2.  Yes – Already moving to a new model 3.  No – Sa4sfied with how we are structured today 

•  General area of discipline 

•  Consistent process for iden4fying talent 

•  Harvest candidates from broad categories of qualified resumes/ profiles 

•  Strong rela4onship with line mgmt for con4nuous recrui4ng 

Recruiter Role Changing 

•  Specialized, targeted 

•  Variable processes based on type of talent 

•  Few qualified ac4ve candidates – stronger sourcing efforts 

•  Strong social networking, rela4onship building with external talent 

•  Aligns the efforts within the overall business  

•  Understands broad resource objec4ves, needs and gaps 

•  Expert in pinpoin4ng the need and the sourcing plan 

•  Strategic alignment of talent across the business 

Proac4ve Sourcing  Talent 

Strategist 

Talent Acquisi4on with Talent Management 

Talent Acquisi<on Adjus4ng to the Speed 

of the Market 

Talent Management Adjusts to the speed of 

Business 

2010 Recrui4ng Technology Landscape 

Applicant Tracking Systems (ATS) •  Applicant/Resume Management 

•  Candidate Career Portals 

Talent Acquisi<on Systems (TAS)  •  Candidate Rela4onship Management (CRM) 

•  Job Distribu4on Management •  Pre‐Screening and Assessment •  Program Management (ERP, College) •  Volume Recrui4ng (Event Management) •  Internal Mobility •  Onboarding Management 

Talent Management Systems (TMS) •  Applicant Tracking •  Performance Management •  Succession Planning •  Learning Management •  Competency Management •  Compensa4on Management 

Human Resource Mgmt Systems (HRMS) •  Benefits •  Payroll •  Employee Management 

What is Recrui4ng Technology in 2010? 

Mobile Applica<ons 

Online Assessments

Social Media Video

Adver4sing/Marke4ng 

Candidate Rela4onship Management 

Interview/Assessments 

New Recrui4ng Technology for 2010 

Talent Management… HCM… 

WHERE ARE WE TODAY? 

  Limited insight into what’s needed to build for the future 

  Constrained resources due to 4ght budgets   Lack of con4nued aden4on on improving technology u4liza4on and adop4on 

  Change in leadership, direc4on, business model 

“We’ve always done it this 

way”. Every 4me we 

implement something new the Recruiters 

revert back to a manual process. 

Rebuilding a Recrui4ng Technology Strategy 

 Talent Acquisi4on Focus  Understand: Technology Adributes and Capabili4es  Decide: Op4miza4on or Transforma4on 

 Manage: Vendor Rela4onships/Partnerships 

Process Adributes and Planning Framework 

1. Inventory what we have. 

Op4miza4on Or Transforma4on 

op∙<∙mi∙za∙<on    [op‐tuh‐muh‐zey‐shuhn]   1.the fact of op4mizing; making the best of anything. 2.the condi4on of being op4mized 

trans∙for∙ma∙<on    [trans‐fer‐mey‐shuhn]   –noun1.the act or process of transforming. 2.the state of being transformed. 3.change in form, appearance, nature, or character. 

CRM 

College (Event) 

Recrui4ng 

Process and Technology Current State 

Metrics/  Analy4cs 

Employee Referral 

Agency Mgmt 

High Volume (Hourly) 

Interviewing 

Pre‐Screening 

Internal Mobility 

Assessments 

Adver4sing  Job Distribu4on 

Verifica4ons 

Interviewing 

On‐Board 

Taleo 

HireRight 

Avature 

Quest 

ADP‐WOTC 

Arbita 

Bernard Hodes 

Cendant 

KMS 

Assess Systems 

HireVue The Right Thing/AIRS 

Process and Technology Integra4on Opportunity 

Talent Acquisi4on System 

Job Dist CRM 

Emp. Referral 

Agency Mgmt 

College Programs 

Adver4sing 

Pre‐Screen Assess 

Internal Mobility 

Interview 

Verifica4on 

On‐Board 

Metrics 

High Volume 

Ques4ons to consider 

 What are the pains in recrui4ng for this organiza4on? 

 What are considered the most cri4cal posi4ons to fill? 

 Who owns the staffing and recrui4ng decisions?  How oFen are the recrui4ng processes evaluated and updated? 

  Is our recruiter workforce centralized or decentralized?  

 What percentage of 4me are the recruiters spending on manual processes? 

 How long have the recruiters been with the company? 

 Who is responsible for the overall success of staffing?    If mul4ple people have equal responsibility, how many are there? 

Ques4ons to consider…. 

 Who is the automa4on champion?  How well do they understand staffing/recrui4ng automa4on? 

  Is there a realis4c budget?   What are the steps to get a purchase order signed?  Who has authority to approve purchases?  What is the 4meframe for a system selec4on?  

  Anything less than 4 months, is at risk. 

 Are we considering RPO as an op4on? 

Going Forward: Vendor Management/Partnership 

 Know your Vendor  Manage the Vendor Rela4onship 

  If you don’t manage them, they WILL manage you. 

 Only pay for measured performance  Ensure your contract is: 

  Enforceable  Manageable 

 Control informa4on 

Ques4ons/answers