introdutório linha business - officeservice.com.br · manutenção de acesso ... o sistema já...
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Índice
Introdução............................................................................................................................ 04Empresa............................................................................................................................... 04Aba Manutenção................................................................................................................. 04Aba Complementares.......................................................................................................... 04Aba E-Fiscal/ECRM............................................................................................................... 05Máscara de Códigos............................................................................................................. 06Configuração de Email......................................................................................................... 06Configuração de Acesso....................................................................................................... 07Alteração de Senha.............................................................................................................. 07Cadastro de Usuário............................................................................................................ 08Manutenção de Acesso........................................................................................................ 09Cópia de Perfil de Acesso..................................................................................................... 09Muda Usuário...................................................................................................................... 10Backup de Sistema............................................................................................................... 10Bancos.................................................................................................................................. 11Aba Manutenção................................................................................................................. 11Aba Complementares.......................................................................................................... 12Aba Dados de Boleto........................................................................................................... 13Aba Instruções de Boleto a Laser........................................................................................ 13Vendedor............................................................................................................................. 14Aba Manutenção................................................................................................................. 14Aba Complementares.......................................................................................................... 14Ramos de Atividade............................................................................................................. 15Ocorrências.......................................................................................................................... 16Centro de Custo................................................................................................................... 16Tipo de Cobrança................................................................................................................. 17Feriados ............................................................................................................................... 18Formas de Pagamento......................................................................................................... 18Clientes................................................................................................................................ 19Aba Manutenção................................................................................................................. 19Aba Cobrança e Entrega....................................................................................................... 20Aba Complementares.......................................................................................................... 20Aba Juros.............................................................................................................................. 21Aba Limite de Crédito.......................................................................................................... 22Aba Email............................................................................................................................. 22Fornecedores....................................................................................................................... 23Aba Manutenção................................................................................................................. 23Aba Complementares.......................................................................................................... 24Aba Juros.............................................................................................................................. 24Aba Email............................................................................................................................. 25Transportadora.................................................................................................................... 26Embalagens.......................................................................................................................... 26Unidades de Medida............................................................................................................ 27Compradores....................................................................................................................... 28Grupos................................................................................................................................. 28
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Subgrupos............................................................................................................................ 29Alíquotas por Estado............................................................................................................ 29Classificação Fiscal............................................................................................................... 30Tipos de Tributação.............................................................................................................. 31Situação Tributária............................................................................................................... 31Locais de Estoque................................................................................................................ 32Tipos de Inventário.............................................................................................................. 33Produtos............................................................................................................................... 33Aba Manutenção................................................................................................................. 33Aba Tributos......................................................................................................................... 34Aba Estoque ........................................................................................................................ 35Aba Complementares ......................................................................................................... 35Aba Sintegra/Outros............................................................................................................ 36Aba RPS/NFSe...................................................................................................................... 36Aba Fator por Fornecedor.................................................................................................... 37Observação para Pedido de Compra................................................................................... 38Observação para Orçamentos............................................................................................. 38Observação para Pedidos de Venda.................................................................................... 39Observação para Notas Fiscais de Venda............................................................................ 40Via de Transporte................................................................................................................. 40Veículos................................................................................................................................ 41Motoristas............................................................................................................................ 42Seguradoras......................................................................................................................... 42Informações Complementares............................................................................................ 43Série e Subsérie................................................................................................................... 44Controle Bancário................................................................................................................ 44Bancos.................................................................................................................................. 44Instruções............................................................................................................................ 45Tipos de Carteira.................................................................................................................. 46Ocorrências de Remessa...................................................................................................... 46Ocorrências de Retorno....................................................................................................... 47Espécie................................................................................................................................. 48Configurações...................................................................................................................... 48
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INTRODUÇÃONeste curso introdutório serão abordados todos os cadastros que os sistemas da
Linha Business Folhamatic (Financeiro, Faturamento, Estoque e Controle Bancário) tem em
comum.
Com a realização destes cadastros e configurações, os sistemas já estarão aptos para
pleno uso nos diferentes processos que eles disponibilizam.
EMPRESA Menu Cadastros / Empresa
Aba ManutençãoNesta aba informe os dados fundamentais de sua empresa, ou seja, os dados
cadastrais.
Aba Complementares
Esta aba está disponível exclusivamente no sistema de Faturamento e nela são
configuradas as parametrizações para a emissão da Nota Fiscal Eletrônica.
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Aba Efiscal / E-CRMAba exclusiva dos sistemas de Estoque e Faturamento e nela são apresentadas
informações para configurar a integração destes sistemas com o sistema de Escrituração
Fiscal da Linha Folhamatic.
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MÁSCARA DE CÓDIGOSMenu Outros / Configurações
Defina regras para geração dos códigos de produtos e outros cadastros dentro do
sistema podendo fazer uso de uma sequência alfanumérica, se desejar.
CONFIGURAÇÃO DE EMAILMenu Outros / Configuração de Email
Ao realizar esta configuração da conta de e-mail será possível enviar documentos,
como por exemplo, orçamentos, pedidos, notas e relatórios, para um destinatário de e-mail
diretamente do próprio sistema.
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CONFIGURAÇÃO DE ACESSOMenu Outros / Configuração de Acesso
Alteração de SenhaO usuário tem a opção de alterar a própria senha para fins de uso do sistema, este
recurso é disponível para todos os usuários cadastrados no sistema.
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Cadastro de UsuáriosEste recurso está disponível para o usuário administrador e permite a ele, criar vários
usuários para acessar o sistema.
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Manutenção de AcessoDetermine as permissões de acesso para cada um dos usuários no sistema, podendo
um mesmo usuário ter permissões diferentes em empresas distintas.
Cópia de Perfil de AcessoUtilize as parametrizações já criadas de um usuário existente para copiá-la para um
novo usuário recém-cadastrado que não teve as permissões definidas ainda.
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MUDA USUÁRIOMenu Outros / Muda Usuário
Altere o usuário que está fazendo uso das ferramentas sem sair do sistema.
BACKUPMenu Outros / Backup Cópia de Segurança
Realize uma cópia de segurança dos dados registrados nos sistemas para restaurá-los
quando for necessário.
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BANCOS
Menu Cadastros / Bancos
Aba ManutençãoCadastre os diferentes bancos que serão utilizados pela sua empresa, por seus
clientes e fornecedores. Ao cadastrar o banco no Financeiro já será apresentado no
Faturamento e Estoque. Desde que tenha configurado a integração.
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Aba ComplementaresUse este campo para inserir dados adicionais sobre o banco que está cadastrando.
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Aba Dados Boleto a LaserInsira Dados do Layout do Banco para que seja possível a impressão de boletos.
Aba Instrução Boleto a LaserAs informações inseridas nesta aba serão impressas no campo de observação dos
boletos.
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VENDEDORMenu Cadastros / Vendedores
Aba ManutençãoCadastre os vendedores que atuarão em sua empresa. Caso ele tenha firma aberta
poderá agilizar o cadastro fazendo uso de seu CNPJ.
Aba ComplementaresPoderá destacar as áreas de atuação deste vendedor, bem como o banco em que ele
tem conta.
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RAMOS DE ATIVIDADEMenu Cadastros / Outros Cadastros / Ramos de Atividade
Estes ramos de atividade poderão ser amarrados aos clientes e fornecedores.
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OCORRÊNCIASMenu Cadastros / Outros Cadastros / Ocorrências
Crie diferentes mensagens que serão apresentadas como alerta sempre que um
cliente ou fornecedor for usado em algum processo no sistema.
CENTRO DE CUSTOMenu Cadastros / Centro de Custo
Crie diversos centros de custos para direcionar as aplicações dos recursos financeiros
e obter relatórios mais específicos. Também é possível criar subníveis para cada centro de
custo.
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TIPO DE COBRANÇAMenu Cadastros / Outros Cadastros / Tipo de Cobrança
Os tipos de cobrança poderão ser informados dentro dos títulos no Financeiro com
sua respectiva conta contábil, para integração com a contabilidade.
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FERIADOSMenu Cadastros / Outros Cadastros / Feriados
O sistema já traz no seu cadastrado os feriados nacionais, porém é possível cadastrar
também os feriados estaduais e municipais para efeito de vencimento de títulos.
FORMA DE PAGAMENTOMenu Cadastros / Outros Cadastros / Forma de Pagamento
Através deste menu é possível cadastrar as diferentes condições de pagamento que
poderão ser aplicadas nas vendas ou nas compras de mercadoria.
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CLIENTESMenu Cadastros / Clientes
Aba ManutençãoNesta aba informe os dados cadastrais dos clientes de sua empresa e também amarre
outros cadastros para que fique atrelado ao cliente quando ele for usado em algum
processo.
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Aba Cobrança e EntregaDetermine endereços para cobrança e entrega para este cliente, caso seja um
endereço diferente do informado na aba Manutenção.
Aba ComplementaresInsira dados adicionais sobre este cliente.
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Aba JurosDetermine a alíquota para cálculo de juros de cada cliente quando um título for
quitado em atraso.
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Aba Limite de CréditoNesta aba poderá determinar um limite máximo de compra que este cliente terá em
sua empresa.
Aba EmailCadastre diferentes e-mails para contato com este cliente.
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FORNECEDORESMenu Cadastros / Fornecedores
Aba ManutençãoInforme os dados cadastrais dos fornecedores que disponibilizam produtos e serviços
para sua empresa, poderá fazer uso do botão da Receita Federal para agilizar este cadastro.
FOLHAMATIC | Sage - Introdutório Linha Business 23
Aba ComplementaresInforme dados adicionais sobre este fornecedor, incluindo dados bancários e se a
data de vencimento será antecipada caso o vencimento caia em sábado, domingo ou feriado.
Aba Juros Determine as alíquotas de juros de cada fornecedor, estes juros serão calculados
automaticamente quando um título de contas a pagar for quitado em atraso.
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Aba EmailCadastre os diferentes e-mails para contato com fornecedores.
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TransportadorasMenu Cadastros / Transportadoras
As transportadoras cadastradas aqui poderão ser amarradas nas notas fiscais de
venda realizadas para clientes e nas notas de entrada para fornecedor.
EMBALAGENSMenu Cadastros / Embalagens
As informações de embalagens são importantes no momento em que se transmite a
NF-e para a Sefaz e através deste menu poderá cadastrar as diferentes embalagens tratadas
por sua empresa.
FOLHAMATIC | Sage - Introdutório Linha Business 26
UNIDADES DE MEDIDAMenu Cadastros / Unidades de Medida
Cadastre as mais diversas grandezas usadas para mensurar o formato de entrada e
saída de uma mercadoria em sua empresa.
FOLHAMATIC | Sage - Introdutório Linha Business 27
COMPRADORESMenu Cadastros / Compras / Compradores
Os compradores cadastrados aqui no sistema poderão ser amarrados posteriormente
nas Notas Fiscais de Entrada.
GRUPOSMenu Cadastros / Outros Cadastros / Grupos
Classifique seus produtos por grupos. Esta informação fará com que você consiga
filtrar um tipo de produto específico quando for visualizar dados em relatórios.
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SUBGRUPOMenu Cadastros / Outros Cadastros / Subgrupos
Além de dividir os produtos por grupos, poderá ainda criar mais categorias dentro de
cada grupo, os chamados subgrupos.
ALÍQUOTAS POR ESTADOMenu Cadastros / Outros Cadastros / Alíquotas por Estado
Cada Estado tem sua alíquota interna e interestadual. Para que o cálculo de
recolhimento do ICMS seja feito corretamente poderá cadastrar a alíquota interna e
interestadual de cada UF da União.
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CLASSIFICAÇÃO FISCALMenu Cadastros / Outros Cadastros / Classificação Fiscal
Neste menu deverá cadastrar a Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM) de cada
produto e já deve informar também as cargas tributárias para cada produto a fim de atender
a obrigatoriedade da Lei da Transparência Fiscal.
FOLHAMATIC | Sage - Introdutório Linha Business 30
TIPOS DE TRIBUTAÇÃOMenu Cadastros / Outros Cadastros / Tipos de Tributação
Informe as características de cada tipo de imposto a calcular nos processos de
comercialização dos produtos e serviços.
SITUAÇÃO TRIBUTÁRIAMenu Cadastros / Outros Cadastros / Situação Tributária
O sistema já apresenta as situações tributárias do ICMS das tabelas A e B que
determinam a origem da mercadoria e o tipo de tributação, porém, se necessário, é possível
cadastrar novas situações.
FOLHAMATIC | Sage - Introdutório Linha Business 31
LOCAIS DE ESTOQUEMenu Cadastros / Outros Cadastros / Locais de Estoque
Indique a localização física de cada produto dentro do estoque ou departamento. Esta
localização será apresentada no cadastro do produto e impresso nos documentos se desejar.
FOLHAMATIC | Sage - Introdutório Linha Business 32
TIPO DE INVENTÁRIOMenu Cadastros / Outros Cadastros / Tipo de Inventário
Informe os diferentes períodos para realização do inventário em sua empresa.
PRODUTOS
Menu Cadastros / Produtos
Aba ManutençãoNesta aba informe as principais características dos produtos de sua empresa, inclusive
a imagem do produto se desejar.
FOLHAMATIC | Sage - Introdutório Linha Business 33
Aba TributosDetermine as alíquotas tributárias de cada um dos impostos respectivas a este
produto.
FOLHAMATIC | Sage - Introdutório Linha Business 34
Aba EstoqueNesta aba serão apresentadas informações referentes aos diversos tipos de
movimentações realizadas para cada um dos produtos cadastrados.
Aba ComplementoNesta aba informe dados adicionais que poderão ser apresentados nos documentos
fiscais de acordo com a necessidade do usuário.
FOLHAMATIC | Sage - Introdutório Linha Business 35
Aba Sintegra OutrosNesta aba são apresentadas informações que são um reflexo das informações já
registradas no cadastro dos produtos e elas são importantes para integração com o Sintegra.
Aba RPS NFS-eNesta aba são apresentadas informações dos serviços cadastrados no sistema. Esta
aba só será habilitada caso a classificação do item esteja como Serviço.
FOLHAMATIC | Sage - Introdutório Linha Business 36
Aba Fator por FornecedorNesta aba poderá cadastrar um fator de conversão exclusivo para cada fornecedor de
um mesmo produto.
FOLHAMATIC | Sage - Introdutório Linha Business 37
OBSERVAÇÕES PARA PEDIDO DE COMPRAMenu Cadastros / Outros Cadastros / Observações para Pedido de Compra
Cadastre mensagens ou observações que serão usadas exclusivamente para Pedidos
de Compra.
OBSERVAÇÕES PARA ORÇAMENTOSMenu Cadastros / Outros Cadastros / Observações para Orçamentos
Cadastre mensagens ou observações que serão usadas exclusivamente para
Orçamentos de Venda.
FOLHAMATIC | Sage - Introdutório Linha Business 38
OBSERVAÇÕES PARA PEDIDO DE VENDAMenu Cadastros / Outros Cadastros / Observações para Pedido de Venda
Cadastre mensagens ou observações que serão usadas exclusivamente para Pedidos
de Venda.1
FOLHAMATIC | Sage - Introdutório Linha Business 39
OBSERVAÇÃO PARA NOTA FISCAL DE VENDAMenu Cadastros / Outros Cadastros / Observações para Notas Fiscais de Venda
Cadastre mensagens ou observações que serão usadas exclusivamente para Nota
Fiscal de Venda.
VIA DE TRANSPORTEMenu Cadastros / Outros Cadastros / Via de Transporte
As vias de transporte indicam de que maneira os produtos foram transportados do
fornecedor até sua empresa e de sua empresa até o cliente. Para usuários do sistema que
terão integração com o sistema de Escrituração Fiscal Folhamatic, deverão se atentar às
regras indicadas no quadro abaixo.
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VEÍCULOSMenu Cadastros / Outros Cadastros / Veículos
Os usuários dos sistemas poderão destacar informações específicas sobre o veículo
que realiza o transporte das mercadorias.
FOLHAMATIC | Sage - Introdutório Linha Business 41
MOTORISTASMenu Cadastros / Outros Cadastros / Motoristas
Além de informar dados dos veículos será possível também destacar dados sobre o
motorista que guia o veículo que transporta as mercadorias.
SEGURADORASMenu Cadastros / Outros Cadastros / Seguradoras
Caso a empresa que presta o serviço de transporte tenha alguma seguradora
vinculada ao veículo, será possível destacar os dados da seguradora, amarrando-a ao veículo.
FOLHAMATIC | Sage - Introdutório Linha Business 42
INFORMAÇÕES COMPLEMENTARES NAS NOTAS FISCAISMenu Cadastros / Outros Cadastros / Informações Complementares
Insira informações que poderão ser apresentadas exclusivamente em notas fiscais de
venda no campo de “Informações Complementares”.
FOLHAMATIC | Sage - Introdutório Linha Business 43
SÉRIE E SUB SÉRIEMenu Cadastros / Outros Cadastros / Série e Subsérie
Cadastre as séries que serão usadas por sua empresa para contagem sequencial das
Notas Fiscais Eletrônicas.
CONTROLE BANCÁRIOMenu Cadastros / Bancos
BancosO sistema já traz os principais bancos existentes em território nacional, porém se for
trabalhar com algum banco diferente dos listados aqui, poderá incluir novos.
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InstruçõesMenu Cadastros / Instruções
As instruções são importantes para geração do arquivo remessa e devem ser
amarradas ao cadastro do banco, porém devem seguir as especificações do layout
disponibilizado pelo banco que sua empresa tem convênio.
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Tipo de CarteiraMenu Cadastros / Tipo de Carteira
Os Tipos de Carteira são amarradas ao banco para geração do arquivo remessa e
também devem seguir as especificações contidas no layout disponibilizado pelo banco.
Ocorrências de RemessaMenu Cadastros / Ocorrências Remessa
Estas ocorrências são usadas para geração do arquivo remessa que será enviado para
o banco e devem seguir as especificações do layout disponibilizado pelo banco.
FOLHAMATIC | Sage - Introdutório Linha Business 46
Ocorrências de RetornoMenu Cadastros / Ocorrências Retorno
Estas ocorrências são usadas para geração do arquivo retorno que será enviado do
banco para a sua empresa, estas ocorrências determinarão se os títulos enviados pelo
arquivo retorno estão aptos para serem liquidados ou não e devem seguir as especificações
do layout disponibilizado pelo banco.
FOLHAMATIC | Sage - Introdutório Linha Business 47
EspécieMenu Cadastros / Espécie
Informe os diferentes tipos de espécie de documentos usados pelos bancos, estes
também são dados importantes para geração do arquivo remessa.
ConfiguraçõesMenu Outros / Configurações
Neste campo poderá informar os bancos para os quais serão gerados os arquivos re-
messa, aqui determine as especificações técnicas de armazenamento dos arquivos e suas
respectivas instruções.
FOLHAMATIC | Sage - Introdutório Linha Business 48
ACADEMIA SAGE
A Academia Sage é uma plataforma de ensino a distância que visa capacitar os profis-
sionais de uma forma simples, rápida e objetiva em um ambiente moderno e interativo onde
poderá realizar os treinamentos a qualquer hora e em qualquer lugar, sempre com a orienta-
ção dos tutores responsáveis.
A plataforma oferece também manuais, materiais complementares, exercícios, acom-
panhamento da frequência em cada curso, autenticação do seu certificado, entre outros.
Ao acessar www.academiasage.com.br deverá informar o mesmo Login e Senha de
acesso ao Office Service para logar na academia.
No menu “Área do Aluno” são efetuadas as inscrições para os cursos, visualização de
certificados, agenda e o ranking. Cada curso realizado ou vídeos assistidos ou atividades exe-
cutadas, somam-se pontos que são apurados através deste ranking onde pode acompanhar
sua evolução de acordo com a classificação.
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Na Biblioteca pode acessar o ambiente de:
- Interatividade, com jogos referentes a cada sistema, uma forma mais dinâmica de absorver
os conteúdos passados nos vídeos treinamento.
- Guias Passo a Passo, onde você encontra manuais de rotinas específicas dos sistemas.
- Galeria de Vídeos, que apresenta todos os vídeos disponíveis na academia, podendo assisti-
los a qualquer momento.
- Manuais, que podem ser baixados ou apenas visualizados de forma online para consultas
ou acompanhamentos.
- Materiais Complementares, com conteúdos específicos de cada sistema de acordo com a
necessidade dos cursos.
A programação mensal é apresentada nesta agenda de acordo com os cursos que es-
tiver inscrito. São apresentados os dias com tutorias, início e término do curso, entre outras
informações.
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Em Cursos e Treinamentos são feitos os acompanhamentos das etapas executadas,
data de inscrição e término dos cursos, os cursos disponíveis, finalizados e a visualização dos
certificados de conclusão de curso.
Para se inscrever em qualquer curso, acesse a aba “Disponíveis” e localize o módulo
desejado. Clique sobre ele e após visualizar a descrição do curso, clique em “Iniciar Treina-
mento”. Você pode acessá-lo a qualquer hora do dia e em qualquer dia da semana.
Além disso, você tem disponível as tutorias (destacadas no item Programação do
Mês) que pode acessar e tirar suas dúvidas online e ao vivo ou ainda enviar sua mensagem
ao tutor do curso.
Agradecemos sua participação!
Dúvidas sobre treinamentos:
equipe.treinamento@sage.com .br
Dúvidas sobre o sistema:
atendimento. business @sage.com .br
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