information systems and the role of the modern systems analyst ·...

Information Systems and The Role

of the Modern Systems Analyst

Chapter 1

ฟนเฟองเลก ๆ ทเปนตวขบเคลอนใหเครองกลท างาน

ระบบการตลาด

ระบบการตลาด

ระบบการบญช

ระบบสนคาคงคลง

ฟนเฟองเลก ๆ ทเปนตวขบเคลอนใหเครองจกรท างานเปรยบเสมอนกบระบบยอย ทขบเคลอนใหระบบโดยรวมบรรลเปาหมาย

บทน า การวเคราะหและออกแบบระบบ จดเปนกญแจความส าเรจอนส าคญของ

การพฒนาระบบสารสนเทศ เพอไปสความเขาใจอยางถองแทเกยวกบขอก าหนดทางธรกจ โดยการวเคราะหระบบเปนกระบวนการหนงทตองท าการศกษาใหเขาใจถงรายละเอยดของปญหา ดวยการพจารณาถงระบบวาตองท าอะไรบาง เพอสามารถแกไขปญหาดงกลาวได ในขณะทการออกแบบระบบจะเปนการพฒนาระบบสารสนเทศในแตละสวนวาตองท าอยางไร

นกวเคราะหระบบ จดไดวาเปนบคคลหนง ทมบทบาทส าคญตอการผลกดนใหการพฒนาระบบ สารสนเทศไปสความส าเรจได

หวขอการเรยนร

1. ความหมายของระบบ และภาพรวมของระบบ 2. สวนประกอบของสารสนเทศ และชนดของระบบสารสนเทศ 3. ความส าคญของระบบสารสนเทศทมตอองคกรธรกจ 4. ความหมายของการวเคราะหระบบ 5. เหตผลส าคญทท าใหตองมการพฒนาระบบใหม 6. บทบาทหนาท และลกษณะงานของนกวเคราะหระบบ 7. ทกษะและความรทนกวเคราะหระบบพงม 8. ผงโครงสรางองคกรกบต าแหนงนกวเคราะหระบบ 9. ความส าคญของสภาพแวดลอมทางดานธรกจในการพฒนาระบบ

ความหมายของระบบ

ระบบ (System) คอกลมขององคประกอบตาง ๆ ทมความสมพนธกน โดยแตละองคประกอบจะท างานรวมกนเพอจดประสงคเดยวกน

สวนประกอบภายในระบบจ าเปนตองไดรบการประสานการท างานทด หากมสวนประกอบสวนใดสวนหนงไมสามารถประสานการท างานรวมกบสวนอน ๆ ไดตามทควรจะเปน ยอมสงผลใหระบบเกดขอขดของ ไมราบรน หรอทายสดอาจกอใหเกดความลมเหลวในระบบได

Hardware

Peopleware Software

ความหมายของระบบ

รปท 1.2 หนา 17

รปแสดงตวอยางระบบงานทางคอมพวเตอรทมองคประกอบบางสวนขาดประสทธภาพ ท าใหการประสานงานภายในระบบเกดปญหา ซงอาจสงผลใหระบบลมเหลวได

ภาพรวมของระบบ

ระบบจะถกก าหนดดวยขอบเขตจะประกอบดวยองคประกอบทเรยกวาระบบยอย ถอเปนสวนหนงของระบบ และสามารถเปลยนแปลงไดในระหวางขนตอนการออกแบบระบบ

ระบบทดจะตองไดรบการออกแบบระบบยอยตาง ๆ ใหมความเปนอสระตอกนมากทสด ดวยการลดจ านวนเสนทางการไหลของขอมล (Flows) ระหวางกนเทาทจะเปนไปได ซงการกระท าดงกลาวจะท าใหระบบแลดงาย รวมถงชวย ลดความซบซอนของระบบลงไดมาก

ท าใหงายตอการบ ารงรกษา

ประเภทของระบบ

ระบบ ยงสามารถแบงออกเปน 2 ประเภทดวยกน 1. ระบบปด (Closed System)

2. ระบบเปด (Open System)

ระบบปด เปนระบบทไมมปฏสมพนธกบสงแวดลอม มจดมงหมายในการ

ท างานภายในตวเอง โดยจะไมยงเกยวหรอไมรบขอมลจากสงแวดลอมใด ๆ เขามา

ระบบเปด จะเปนระบบทมปฎสมพนธกบสงแวดลอมดวยการแลกเปลยน หรอการรบสงขอมลจากสภาพแวดลอมเขามาในระบบเพอน ามาประมวลผลรวม

ระบบปด (Closed System) ระบบเปด (Open System)

ระบบธรกจ

ระบบธรกจจ าเปนตองรบขอมลจากสงแวดลอมภายนอกตาง ๆ เขามาในระบบ ซงปจจบนสงแวดลอมเหลาน ยอมมอทธพลตอการด าเนนการของระบบธรกจเปนอยางมาก วกฤตการณตางๆ ทเกดขนอาจสงผลกระทบตอระบบธรกจไดทงภายในและภายนอก

ไดอะแกรมระบบการผลตของบรษทแหงหนง ซงประกอบไปดวย 5 ระบบยอย

ระบบธรกจ

ผลกระทบภายในระบบ (Internal Environment) คอ ผลกระทบทเกดขนจากภายในองคกรทสงผลกระทบตอองคกร เชน ตนทนการผลตสงขน ปญหาความขดแยงระหวางพนกงาน ปญหาการขาดงาน เปนตน

ผลกระทบภายนอกระบบ (External Environment) คอ ผลกระทบทเกดขนจากภายนอกองคกรทสามารถเกดขนไดทกเวลา โดยทองคกรไมสามารถหลกเลยง และยากตอการควบคม หรอบางครงอาจควบคมไมไดเลย เชน คแขงทางการคา ภยจากธรรมชาต ความตองการของลกคา เทคโนโลย เปนตน

ระบบธรกจ

เมอมการศกษาระบบงานใด จงควรมการพจารณาจากมมมองทง 4 คอ

1. อะไร (What)

2. อยางไร (How)

3. เมอไร (When)

4. ใคร (Who)

องคกร และระบบสารสนเทศ

เทคโนโลยในปจจบนไดมความกาวล าไปมาก รปแบบของธรกจไดมการปรบตวไปตามเทคโนโลย เทคโนโลยสารสนเทศและการสอสารไดเขามามบทบาทสงขน ฐานขอมลตาง ๆ สามารถเชอมโยงถงกนไดทงหมด ส าหรบองคกรภาคธรกจ เปาหมายสวนใหญกคอผลก าไรหรอผลตอบแทนจากการด าเนนงาน

องคกร และระบบสารสนเทศ

1. ผลตอบแทนทสามารถประเมนคาได (Tangible) คอ ผลตอบแทนทสามารถประมาณคาในตวเองได เชน การเพมยอดขาย การลดคาลวงเวลาท างาน การประหยดพลงงาน เปนตน

2. ผลตอบแทนทไมสามารถประเมนคาได (Intangible) คอ ผลตอบแทนทไมสามารถประมาณคาไดโดยตรง ซงยากตอการประเมนมลคาในรปของตวเงน แตเปนผลตอบแทนทมผลทางออมตอธรกจ เชน ทศนคตของลกคาทมตอองคกรดขน พนกงานมขวญและก าลงใจในการท างานดขน มความนาเชอถอมากขน การน าเสนอสารสนเทศตรงเวลามากขน เปนตน

ขอมล สารสนเทศ และระบบสารสนเทศ

ขอมล คอ ขอมลดบ(Raw Data) หรอขอเทจจรงทเกดขนทมความหมายในตวเอง ซงยงไมไดกอใหเกดประโยชน สารสนเทศทมการน าขอมลดบเหลานมาผานกระบวนการ (Process) เพอใหเกดผลลพธหรอสารสนเทศทมประโยชนตอการตดสนใจ

ร ะ บบส า ร สน เ ท ศ (Information System: IS) เทคโนโลยสารสนเทศ จะเปนการผสมผสานการท างาน ระหวางเทคโนโลยคอมพวเตอร ( ฮา รดแว รและซอฟตแว ร ) ก บ เทคโนโลยการสอสารโทรคมนาคม

ขอมล สารสนเทศ และระบบสารสนเทศ

ระบบสารสนเทศ จดเปนกลไกชนดหนง ดวยการน า เทคโนโลย

สารสนเทศมาประยกตใช โดยเฉพาะเทคโนโลยคอมพวเตอรทน ามาใชกบการจดการขอมลในองคกร โดยระบบสารสนเทศมสวนประกอบส าคญ 5 สวน ดงน ฮารดแวร (Hardware) ซอฟตแวร (Software) ขอมล (Data) บคลากรทางคอมพวเตอร (Peopleware) กระบวนการท างาน (Procedures)

ชนดของระบบสารสนเทศ

1. ระบบประมวลผลรายการประจ าวน (Transaction Processing Systems: TPS) 2. ระบบสารสนเทศเพอการจดการ (Management Information Systems: MIS) 3. ระบบส านกงานอตโนมต (Office Information System/Office Automation

System: OIS/OAS) 4. ระบบสนบสนนการตดสนใจ (Decision Support Systems: DSS) 5. ระบบสนบสนนผบรหารระดบสง (Executive Support System: ESS) 6. ระบบผเชยวชาญ (Expert System: ES)

ชนดของระบบสารสนเทศ

ระบบประมวลผลรายการประจ าวน (Transaction Processing Systems: TPS)

เปนการประมวลผลขอมลทางธรกจประจ าวนทของเกยวกบการด าเนนงานประจ าวนทตองท าในธรกจ ในบางครง ระบบประมวลผลรายการประจ าวนน อาจเรยกวา ระบบปฏบตงาน (Operational Systems)

ระบบสารสนเทศเพอการจดการ (Management Information Systems: MIS)

น ามาใชรวมกบระบบประมวลผลรายการประจ าวน เพอใชจดเกบขอมลแทนระบบการจดเกบดวยมอ ท าใหสามารถจดเกบขอมลไดในปรมาณมาก คนหาขอมลไดอยางรวดเรว ชวยลดตนทนและสงผลตอทศนคตทดในดานของการบรการแกลกคา

ชนดของระบบสารสนเทศ

ระบบส านกงานอตโนมต (Office Information System/Office Automation System:

OIS/OAS)

เปนระบบทเพมประสทธภาพงานดานการจดการส านกงานและการสอสาร พนกงานในองคกรสามารถใชคอมพวเตอรในการจดการกบเอกสาร และขอมลตาง ๆ โดยมผลตภณฑซอฟตแวรตาง ๆ มากมาย

ระบบสนบสนนการตดสนใจ (Decision Support Systems: DSS)

เปนระบบสารสนเทศทตอบสนองความตองการของระดบผบรหาร ดวยการจดท ารายงานวเคราะหผลทางสถตตางๆ หรอการแสดงผลในรปแบบของกราฟเปรยบเทยบ เพอใชประโยชนตอการตดสนใจของผบรหาร

ชนดของระบบสารสนเทศ

ระบบสนบสนนผบรหารระดบสง (Executive Support System: ESS) เปนการตดสนใจในระดบกลยทธ และนโยบายของผบรหารระดบสง

ระบบผเชยวชาญ (Expert System: ES) เปนระบบทรวบรวมความรความเชยวชาญเฉพาะดานในสาขาตาง ๆ เขา

ดวยกน ซงจดเปนแขนงหนงของระบบปญญาประดษฐ (Artificial Intelligence: AI) ซงเปนระบบทใชความสามารถของคอมพวเตอรในระดบสงขนโดยมระบบสมองกลทชาญฉลาด

การใชสารสนเทศของผบรหารระดบตาง ๆ

สามารถแบงออกเปน 3 ระดบดวยกนคอ 1. ผบรหารระดบสง เปนระดบวางแผนระยะยาว ควบคมนโยบาย รวมทงการ

วางแผนเชงกลยทธเพอไปสเปาหมาย โดยสวนใหญจะใชสารสนเทศจากแหลงภายนอก เพอน ามาวเคราะหหรอประเมนแนวโนมสถานการณเศรษฐกจของโลก

2. ผบรหารระดบกลาง เปนระดบวางแผนระยะสน ดวยการสงการเพอควบคมจดการตามขอปฏบตเพอความส าเรจตามเปาหมายทผบรหารระดบสงวางแผนไว ซงสวนใหญแลวจะใชสารสนเทศจากแหลงภายในมากกวา

3. ผบรหารระดบลาง เปนระดบปฏบตงาน ซงถอเปนเครองมอการท างานของผ บรหารระดบกลางและผ บรหารระดบสง มกเปนเ รองของภายในทเนนรายละเอยดเกยวกบการปฏบตงานหรอการควบคมการปฏบตงาน

การใชสารสนเทศของผบรหารระดบตาง ๆ

ล าดบชน ความรบผดชอบ การตดสนใจ ความตองการชนดของระบบสารสนเทศ

ผบรหารระดบสง พฒนาแผนระยะยาว ก าหนดเปาหมาย วางแผนและกลยทธ

ไมมโครงสราง ESS, MIS, DSS, OIS

ผบรหารระดบกลาง พฒนาแผนระยะสน ก าหนดเปาหมาย วางแผน และกลวธ

กงโครงสราง MIS, DSS, OIS

ผบรหารระดบลาง พฒนางานแบบวนตอวน วางแผนและควบคมดแลการปฏบตงาน

มโครงสราง MIS, OIS

พนกงานปฏบตงาน งานในหนาทประจ าวน มโครงสราง TPS, OIS

การใชสารสนเทศของผบรหารระดบตาง ๆ

รปแบบการตดสนใจ สามารถแบงออกเปน 3 ชนดดวยกน 1. การตดสนใจแบบมโครงสราง (Structured Decision) เปนการตดสนใจดวยการ

รลวงหนาวา เหตการณนนจะตองเกดขน 2. การตดสนใจแบบกงโครงสราง (Semi-Structured Decision) เปนการตดสนใจ

ทสามารถคาดเดาเหตการณลวงหนาได แตกใชวาจะสามารถระบไดชดเจนลงไป

3. การตดสนใจแบบไมมโครงสราง (Unstructured Decision) เปนการตดสนใจแบบทไมสามารถคาดเดาเหตการณลวงหนาไดเลย

คณสมบตของสารสนเทศทด

1. ตรงกบความตองการ (Relevance)

2. ทนเวลาตอการน าไปใชใหเกดประโยชน (Timeliness)

3. มความเทยงตรง (Accurate)

4. ประหยด (Economy)

5. มประสทธภาพ

ความส าคญของสภาพแวดลอมทางดานธรกจ ในการพฒนาระบบ 1. การเปลยนแปลงของตลาด (Changing Marketplace)

– ความส าคญของคณภาพ (Importance of Quality) – การใหความหวงใยเกยวกบสงแวดลอม (Concern for the Environment) – การใชคอมพวเตอรของลกคา และผบรโภค (Consumer and Customer

Computing) – การลดขอจ ากด (Deregulation) – การขามเขตอตสาหกรรม (Crossing Industry Boundaries) – กระบวนโลกาภวฒน (Globalization) – วงจรชวตผลตภณฑและบรการทสนลง (Shorter Product and service

Development Cycles)

ความส าคญของสภาพแวดลอมทางดานธรกจ ในการพฒนาระบบ

2. สภาพแวดลอมในการท างานทเปลยนแปลงไป (Changing Work Environment) – ความเจรญเตบโตของทมงานธรกจ (Growth of Business Teams) – งานสารสนเทศทคลองตวทกเวลา และทกสถานท (Anytime, Anyplace

Information Work) – การจางด าเนนการและพนธมตรเชงกลยทธ (Outsourcing and Strategic

Alliances) – การเพมความหวงใยเกยวกบทนมนษย (A Growing Concern for Human

“Capital”)

ปญหาของระบบสารสนเทศทมผลตอองคกร

การวเคราะหระบบ (System Analysis)

การวเคราะหระบบ เปนการศกษาถงปญหาทเกดขนในระบบงานปจจบน เพออกแบบระบบการท างานใหม การวเคราะหระบบตองการปรบปรงและแกไขระบบงานเดมใหมทศทางทดขน ระบบงานทด าเนนการอยในปจจบนเรยกวา “ระบบปจจบน” แตหากตอมาไดมการพฒนาระบบใหมและมการน ามาใชงานทดแทนระบบงานเดม จะเรยกระบบปจจบนทเคยใชนนวา “ระบบเกา”

การวเคราะหระบบ (System Analysis) การวเคราะหระบบ เพอพฒนาระบบใหมทดแทนระบบงานเดม มเหตผลส าคญดงน 1. ปรบปรงบรการแกลกคา 2. เพมประสทธภาพการท างาน 3. เพมกระบวนการควบคมการท างาน 4. ลดตนทนการด าเนนการ 5. ตองการสารสนเทศมากขน การวเคราะหระบบ กใชวาจะเปนการพฒนาระบบใหมเสมอไป ซง

นกวเคราะหระบบจะตองท าการศกษาถงความเปนไปได และตดสนใจเลอกแนวทางทเหมาะสม โดยแนวทางในการจดการด าเนนงานประกอบดวย 3 แนวทางดวยกน คอ 1.ไมตองด าเนนการใด ๆ 2.ปรบปรงระบบเดมใหดขน 3.พฒนาระบบใหม

นกวเคราะหระบบ (System Analyst: SA)

นกวเคราะหระบบ เปนผ ทประสานการตดตอบคคลตาง ๆ เพอรวบรวมขอมล รวบรวมความตองการในองคกรทประสบกบปญหาการด าเนนงานเพอท าการปรบปรงหรอสรางระบบใหม งานหลกคอการวางแผน (Planning), การวเคราะหความตองการ (Requirements Analysis) ดานสารสนเทศและการประมวลผลของหนวยงาน, การเขยนขอก าหนดของระบบใหมวาควรท างานอยางไร ตองใชอปกรณฮารดแวรและซอฟตแวรใดทเหมาะสม, การตรวจสอบพจารณาเหนสมควรทจะน าระบบสารสนเทศมาใชหรอไม หรอควรด าเนนการปรบปรงระบบเดมเทานน

นกวเคราะหระบบจงตองวเคราะหออกแบบระบบ เพอใหโปรแกรมเมอรพฒนาโปรแกรมตามระบบงานทไดท าการวเคราะหออกแบบไว

นกวเคราะหระบบ (System Analyst: SA)

User

System Analyst

Management

Programmer

นกวเคราะหระบบ (System Analyst: SA)

วธการทวไปส าหรบการแกไขปญหาของตวนกวเคราะหระบบ จะประกอบไปดวยขนตอนดงน – ศกษาวจย และท าความเขาใจกบปญหา – ตรวจสอบถงประโยชนทไดจากการแกไขปญหา และความคมคาตอการลงทน – ก าหนดความตองการส าหรบการแกไขปญหา – สรางโซลชน หรอแนวทางแกไขปญหาหลายๆ แนวทาง – เลอกโซลชนทดและเหมาะสมทสด – ก าหนดรายละเอยดของโซลชนทเลอก – น าโซลชนนนไปใชงาน – ตรวจสอบและตดตามผล เพอความมนใจวาไดผลลพธตามวตถประสงค

ลกษณะงานของนกวเคราะหระบบ

1. วเคราะหระบบเทานน ในต าแหนงนเรยกวา Information Analysts 2. วเคราะหและออกแบบระบบ ในต าแหนงนเรยกวา System Designers หรอ

Applications Developers 3. วเคราะห ออกแบบและเขยนโปรแกรม ในต าแหนงนเรยกวา Programmer

Analysts

ความรและทกษะของนกวเคราะหระบบ

ทกษะ และความรทางเทคนค (Technical Knowledge and Skills) นกวเคราะหระบบจ าเปนตองมความเขาใจในสงพนฐานตอไปน

– เทคโนโลยคอมพวเตอร และการท างานของระบบคอมพวเตอร – อปกรณตอพวงตาง ๆ – เทคโนโลยเครอขายคอมพวเตอร และการสอสาร – เทคโนโลยฐานขอมล และระบบการจดการฐานขอมล – ภาษาคอมพวเตอรทใชส าหรบการโปรแกรม – โปรแกรมระบบปฏบตการและโปรแกรมยทลต

ความรและทกษะของนกวเคราะหระบบ

นอกจากนนกวเคราะหระบบจ าเปนตองมความรเกยวกบการใชเครองมอ และเทคนคในการพฒนาระบบ ประกอบดวย – ซอฟตแวรส าเรจรป เชน โปรแกรม MS-Access PowerBuilder ทสามารถน ามา

ประยกตใชกบการพฒนาระบบ รวมถงการพฒนาซอฟตแวรแนวใหมในรปแบบของ Integrated Development Environments (IDEs) เชน MS-Visual Studio.NET

– เคสทลส (CASE Tools) ทใชส าหรบเปนฐานขอมลซงเปนแหลงรวมสารสนเทศของระบบทพฒนา ท าใหทมงานสามารถพฒนาระบบไปในทศทางเดยวกน

– โปรแกรมหรอเครองมอชวยอน ๆ เชน เครองมอในการทดสอบโปรแกรม, เครองมอการจดการโครงการ เปนตน

ความรและทกษะของนกวเคราะหระบบ

ทกษะและความรทางธรกจ (Business Knowledge and Skills) – มฟงกชนหนาททางธรกจอะไรบาง ทตองปฏบตงานในหนวยงานนน? – โครงสรางองคกรทรปแบบอยางไร? – การจดการองคกรมรปแบบอยางไร? – ชนดหรอรปแบบของระบบงานทใชในองคกรคออะไร?

ความรและทกษะของนกวเคราะหระบบ

ทกษะและความรทางธรกจ (Business Knowledge and Skills) นกวเคราะหระบบนอกจากจะตองมทกษะความรในระบบธรกจแลวยงไม

เพยงพอ จะตองศกษาเกยวกบวฒนธรรม และรปแบบการด าเนนงานของตวบรษททจะเขาไปพฒนาระบบงาน เพอทจะไดน ารายละเอยดนมาวเคราะห – ระบรายละเอยดทตองท าในบรษทวามอะไรบาง – ตองท าอะไร เพอใหเกดความสมบรณ – ใชกลยทธอะไรในการด าเนนงาน และวางแผน – มขอปฏบตอะไรบางทตองด าเนนการ เพอมใหขดตอวฒนธรรมในองคกร

ความรและทกษะของนกวเคราะหระบบ ทกษะและความรดานคน และทมงาน (People Knowledge and Skills) จ าเปนตองมความระมดระวงและเขาใจเกยวกบบคคลในดานตาง ๆ ดงน

– การคด (Think) ความสามารถคาดการณลวงหนา แตละคนจะมพฤตกรรมในการโตตอบกบคอมพวเตอรอยางไร

– การเรยนร (Learn) อาจมการจดฝกอบรม หรอการขอใชความชวยเหลอ (Help) ทบรรจไวในโปรแกรม

– ผลกระทบตอการเปลยนแปลง (React to change) ตองมกระบวนการจดการเปลยนแปลงนเพอชวยใหการท างานเปนไปในทศทางทด

– การสอสาร (Communicate) กระตนใหผใชงานมแรงจงใจและมทศนคตทดตอระบบ – งาน (Work) หมายถงงานตาง ๆ ทมความหลากหลาย และมระดบงานทแตกตางกน

นกวเคราะหระบบจะตองตดตอเรองงานกบบคคลหลาย ๆ ระดบดวยกนในองคกร

ความซอสตย และจรรยาบรรณในอาชพ (Personal Integrity and Ethics)

ความรและทกษะของนกวเคราะหระบบ

ความรและทกษะของนกวเคราะหระบบ

ค าถามทายบท

1. จงยกตวอยางระบบการท างานมาสองตวอยาง ทมการท างานใดบางทท างานเปนระบบ

2. สงแวดลอมภายนอก มบทบาทส าคญตอระบบธรกจอยางไร 3. จงบอกความแตกตางระหวางค าวา การวเคราะหระบบ และนกวเคราะหระบบ 4. “ท าไมตองวเคราะหระบบใหยงยากดวย...เขยนโปรแกรมใชงานไดทนทกได

น!” จากค ากลาวขางตน นกศกษามความคดเหนอยางไร และเหนดวย หรอไมเหนดวยอยางไร

5. สารสนเทศทดควรมคณสมบตอยางไร

The End