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Seite 1
Silke Cordes
Herzlich willkommen zur Präsentation der Soll-Konzepte im Campusmanagement-Projekt!
Seite 2Vorstellung der Soll-Konzept-Entwürfe im Campusmanagement-Projekt 27.06.2011
Hintergrund und Ziele der Veranstaltung
formal: Abschluss der fachlichen Planungen im Campusmanagement- Projekt
Information über die Eckpfeiler der Soll-Konzeption und absehbare Veränderungen - technisch und organisatorisch
Einholen von Feedback - Haben wir etwas Wesentliches übersehen?
D A N K E für Ihre Unterstützung des Projekts!
Seite 3Vorstellung der Soll-Konzept-Entwürfe im Campusmanagement-Projekt 27.06.2011
Projekt-Zeitplan
30.06.2011
01.12.2011:Start
HISinOne-APP
Umsetzung der Fachkonzepte
Fachliche Planung
Technische Voraussetzungen schaffen
01.01.2012
30.06.2011
31.10.2012
31.10.2012
01.05.2010:Start der Prozess-
aufnahmen
01.10.2012:Start
HISinOne-EXA
Seite 4Vorstellung der Soll-Konzept-Entwürfe im Campusmanagement-Projekt 27.06.2011
Ablaufplan der Präsentation
9:15 Uhr Darstellung und Diskussion der Soll-Konzepte: 1. Einführung „EXA“ 2. Prüfungsmanagement 3. LV-Planung und Raummanagement 4. LV-Durchführung: Veränderte Arbeitsteilung der Systeme 5. LV-Belegung und Prüfungs-Anmeldung 6. Folgerungen aus der Analyse
dazwischen ca. 10:45 Uhr: Pause11:15 Uhr Fortsetzung 1. Teil13:00 Uhr Mittagspause14:00 Uhr Darstellung und Diskussion der Soll-Konzepte:
7. Masterzulassungsverfahren8. Entwicklung und Akkreditierung von Studiengängen
15:45 Uhr Ende
Seite 5Vorstellung der Soll-Konzept-Entwürfe im Campusmanagement-Projekt 27.06.2011
1.1 Einführung „EXA“
EXA = HISinOne-Produktbereich für LV-Management, Raumplanung und -vergabe sowie Prüfungsmanagement
Über 40 Workshops mit Mitarbeitenden aus Verwaltung und Lehre sowie Online-Studienbefragung und Studierendenforum
3 Arbeitspaket-Teams (LV, Raum und Prüfung) - konzipierten diese Analysen - werteten dieses Material aus und - erstellten Soll-Modellierungen (basierend auf den Analysen und in Abstimmung mit HIS-Referenzprozessen)
Alle Fakultäten auf einen Nenner Fakultätsspezifika
Vorgehen dieser Präsentation: - erst technische und organisatorische Veränderungen - exemplarische Soll-Modellierungen - Ausblick auf die Umsetzung - Bitte um Feedback!
Seite 6Vorstellung der Soll-Konzept-Entwürfe im Campusmanagement-Projekt 27.06.2011
1.2 Exemplarische Soll-Modellierungen zur Verdeutlichung der Veränderungen
BA/MA-Arbeit organisieren
Lehrplanung durchführen
Raumanfrage stellen-----
Bewerbung bearbeiten Master-Studiengänge
Studiengang akkreditieren
Seite 7Vorstellung der Soll-Konzept-Entwürfe im Campusmanagement-Projekt 27.06.2011
2.1 Technische Veränderungen im Prüfungsmanagement
Durch die integrierte neue Software werden unnötige Medienbrüche vermieden. Daten können sowohl auf Fakultätsebene wie durch SachbearbeiterInnen des Prüfungsamts eingepflegt werden
Durch unterschiedliche Rollen können alle auf ein System mit differenzierten Rechten zugreifen
Hierdurch verbesserte Informationen für Studiendekane/-dekanate (Studiendekane-Funktion)
Klärung ob Migration der Grunddaten möglich ist oder alle PO- Versionen angesehen und neu abgebildet werden müssen. Ggf. Anpassen der alten POs
Seite 8Vorstellung der Soll-Konzept-Entwürfe im Campusmanagement-Projekt 27.06.2011
2.2 Organisatorische Veränderungen im Prüfungsmanagement
Anpassung der Muster-PO
Überprüfung des Personalkonzepts APA und Fakultäten gesamt
Vereinheitlichungen in den Abläufen des Prüfungsmanagements
Bedarfsgerechte Schulungen für die unterschiedliche Anwender- und Nutzergruppen, Aufbereitung der Info-Materialien für Prüfer/innen
Vereinbarung mit den Studiengängen/Studiendekanaten zu neuen Abläufen, vor allem bei veränderten Aufgabenzuschnitten
Seite 9Vorstellung der Soll-Konzept-Entwürfe im Campusmanagement-Projekt 27.06.2011
2.3 Exemplarische Soll-Modellierung: BA/MA-Arbeit Organisieren
Seite 10Vorstellung der Soll-Konzept-Entwürfe im Campusmanagement-Projekt 27.06.2011
2.4 Ausblick auf die Umsetzungsphase Prüfungsmanagement
Arbeitspaket „Umsetzung Organisationsentwicklung EXA“
Pilotierung des Globalkatalogs/ Modulhandbuchs im Studiengang Geodäsie und Geoinformatik
Präsidiumsbeschlüsse, z. B. zur Einführung eines Globalkatalogs und zur Vereinheitlichung von Zeiträumen/Fristen
Personalkonzept (IuK, Dez. 6, Fakultäten), Service Portfolios zentral – dezentral: Klärung der Zuständigkeiten zentral - dezentral
Seite 11Vorstellung der Soll-Konzept-Entwürfe im Campusmanagement-Projekt 27.06.2011
3.1 Technische Veränderungen im LV- und Raum-Management
Das Modulverzeichnis wird in HISinOne 3.0 mit dem Vorlesungsverzeichnis verbunden
Die Modulhandbücher werden an HISinOne gekoppelt und müssen nicht mehr in einem anderen Medium erstellt werden: Verwendung von Prüfungsordnungsstrukturen für das Vorlesungsverzeichnis
Semesterunabhängige LV-Beschreibung
Erstellen von Ausnahmen (Zeit, Ort, Person) für Termine
Reduktion der pro LV auszufüllenden Reiter und Speicherschritte
Stundenpläne und Raumpläne werden stärker an die Bedürfnisse der Fakultäten angepasst.
Mit Einführung des Globalkatalogs wird pro Prüfung eine Liste generiert
Sitzpläne sollen zukünftig generiert werden können.
Seite 12Vorstellung der Soll-Konzept-Entwürfe im Campusmanagement-Projekt 27.06.2011
3.2 Organisatorische Veränderungen im LV- und Raum-Management
Abbau unnötiger Medienbrüche und verpflichtende Nutzung von HISinOne
Klare Arbeitsteilung zwischen den bleibenden Parallelsystemen: Keine Belegverfahren mehr in Stud.IP, keine abweichenden LV-Informationen über Websites und Aushänge
Abbau der unnötigen Veröffentlichungsvielfalt
Rollen-Rechte-Konzept
Neue Rollen („Lehrplankoordination“, „Raumverwalter“, PO-Modellierer“?)
Erweiterung von HISinOne um prüfungsorientierte und inhaltsorientierte LV-Planung
Aufeinander abgestimmte LV-Planung
Bessere Benachrichtigungen über Aktualisierungen
Bessere Abstimmung unter den Fakultäten
Harmonisierung der Fristen ( vgl. Zeitleiste)
Harmonisierung der Prüfungsordnungen
Raumanfrage-Management
Zuordnung der Räume zu Fakultäten und Pool der zentral verwalteten Räume prüfen und ggf. anpassen
Federführende Verantwortlichkeit und Vertretung pro Fakultät festlegen
Umfassende Bereitstellung von Rauminformationen im System
Seite 13Vorstellung der Soll-Konzept-Entwürfe im Campusmanagement-Projekt 27.06.2011
3.3 Exemplarische Soll-Modellierung: Lehrplanung durchführen
Seite 14Vorstellung der Soll-Konzept-Entwürfe im Campusmanagement-Projekt 27.06.2011
3.4 Technische Verbesserungen der Raumplanung – und Vergabe
Raumanfragemanagement
komfortable Raumsuche / Raumzuordnung zu Standorten
Raumsegmente/Raumkomposition verwalten
Raumplanung in einem System (Prüfungstermine und Veranstaltungstermine
umfassende Bereitstellung von Rauminformationen im System; Eingabe und Pflege von Ausstattungsmerkmalen, Zuständigkeiten und Verfügbarkeit/Sperrungen durch die Fakultäten und durch zentrale Hörsaalvergabestelle (je nach Verantwortlichkeit)
Seite 15Vorstellung der Soll-Konzept-Entwürfe im Campusmanagement-Projekt 27.06.2011
3.5 Organisatorische Veränderungen der Raumplanung und -vergabe
Federführende Verantwortlichkeit und Vertretung pro Fakultät und in Zentrale festlegen
Verpflichtung aller mit der Raumplanung und –vergabe Beschäftigter Raumanfragen ausschließlich über das System zu stellen und zu bearbeiten
Raumanfragen sollen vollständig und abschließend über das System abgewickelt werden
Zuordnung der Räume zu Fakultäten und Pool der zentral verwalteten Räume prüfen und ggf. anpassen
Überprüfung der Vorbelegungen und Anpassung der Räume an Teilnehmerzahl
Beschluss Präsidium zu einheitl. Zeitraster; i.d.R jeweils 2 Stunden; Information über genaue Anfangszeit im System hinterlegen
Anpassung der Lehrveranstaltungen an ein einheitliches Zeitraster
Seite 16Vorstellung der Soll-Konzept-Entwürfe im Campusmanagement-Projekt 27.06.2011
4.1 LV-Durchführung: Veränderte Arbeitsteilung der Systeme
Verbesserter Weiterbetrieb des bisherigen Lernmanagement-Systems Stud.IP
Es muss eine klare Aufgabentrennung zwischen den Parallelsystemen und dem datenführenden System HISinOne geben
Seite 17Vorstellung der Soll-Konzept-Entwürfe im Campusmanagement-Projekt 27.06.2011
4.2 Fristen der LV-Planung und Belegung heute
Seite 18Vorstellung der Soll-Konzept-Entwürfe im Campusmanagement-Projekt 27.06.2011
4.3 Vorschlag zur organistorischen Veränderung: Harmonisierung der Fristen in Zukunft
Wintersemester Sommersemester
WS-EndeSS-Beginn
SS-EndeWS-Beginn
01.04. 01.10.
Vorlesungszeit Vorlesungszeit
16.07.WS-BeginnSS-Ende
01.03.15.02.01.10.
01.08.01.09.
LV–Belegung
15.01.
LV–Planung
= stark nachgefragte LV
= nicht beschränkte LV= ausreichend vorhandene LV
01.07.
LV–Belegung
LV–Planung
Seite 19Vorstellung der Soll-Konzept-Entwürfe im Campusmanagement-Projekt 27.06.2011
5.1 Belegverfahren: bisherige Erfahrungen im Studiengang Sport
+
Automatische Platzverteilung
Flexible Veranstaltungsplanung
Gute Übersicht über Belegungen und Auslastung
Teilnehmerlisten
Automatische Voraussetzungsüberprüfung
Hohe Zufriedenheit bei den Studierenden
Hohe Zufriedenheit bei Koordinator
-
Vorbereitungen in LSF sehr aufwändig
Verknüpfung LSF-POS schwierig und aufwändig
Konfiguration eines neuen Belegverfahrens umständlich, Konfiguration und Änderungen können nicht vom Koordinator durchgeführt werden
Erstsemester (noch nicht eingeschrieben) können nicht belegen und müssen manuell nacherfasst werden
Seite 20Vorstellung der Soll-Konzept-Entwürfe im Campusmanagement-Projekt 27.06.2011
5.2 Belegverfahren: Ausblick mit HISinOne
Flächendeckende Veranstaltungsbelegung
Begrenzte Anzahl an Verfahren:
Echtzeitbelegung (löst die Belegung in Stud.IP ab)
Belegen mit Modulprioritäten
Belegen mit Gruppenprioritäten
Präsentation „Belegverfahren in HISinOne“(Herr Neugebauer, HIS)
Seite 21Vorstellung der Soll-Konzept-Entwürfe im Campusmanagement-Projekt 27.06.2011 Belegverfahren in HISinOne
5.3 Echtzeitbelegung
Belegung mit einem Klick
Bewerber ist sofort zugelassen
Seite 22Vorstellung der Soll-Konzept-Entwürfe im Campusmanagement-Projekt 27.06.2011 Belegverfahren in HISinOne
Seite 23Vorstellung der Soll-Konzept-Entwürfe im Campusmanagement-Projekt 27.06.2011
Echtzeitbelegung aus Vorlesung
Belegverfahren in HISinOne
Seite 24Vorstellung der Soll-Konzept-Entwürfe im Campusmanagement-Projekt 27.06.2011 Belegverfahren in HISinOne
5.4 Belegung mit Gruppenprioritäten
Einfache Auswahl von Wunschgruppen
Bewerber werden die Plätze zugeteilt
Automatisch per Vergabeverfahren
Manuell vom Dozenten oder Fachbereichsadmin
Gleichmäßigere Gruppenauslastung
Seite 25Vorstellung der Soll-Konzept-Entwürfe im Campusmanagement-Projekt 27.06.2011 Belegverfahren in HISinOne
Seite 26Vorstellung der Soll-Konzept-Entwürfe im Campusmanagement-Projekt 27.06.2011 Belegverfahren in HISinOne
5.5 Belegung mit Modulprioritäten
Abbildung komplexerer Bedingungen
Belegen von mehreren Veranstaltungen eines Moduls gleichzeitig
Bewerber kann Veranstaltungen priorisieren
Die Plätze werden zugeteilt
Automatisch per Vergabeverfahren
Manuell vom Dozenten oder Fachbereichsadmin
Seite 27Vorstellung der Soll-Konzept-Entwürfe im Campusmanagement-Projekt 27.06.2011 Belegverfahren in HISinOne
Seite 28Vorstellung der Soll-Konzept-Entwürfe im Campusmanagement-Projekt 27.06.2011 Belegverfahren in HISinOne
5.6 Zeitraumgruppen
Ein Belegverfahren besteht aus verschiedenen Zeiträumen
Erste Belegphase, Zweite Belegphase
Platzvergabe, Nachbearbeitung von Teilnehmerlisten
Vergabe freier „Restplätze“
Nur eine Zuordnung zur Veranstaltung oder Studiengang notwendig!
Seite 29Vorstellung der Soll-Konzept-Entwürfe im Campusmanagement-Projekt 27.06.2011 Belegverfahren in HISinOne
Seite 30Vorstellung der Soll-Konzept-Entwürfe im Campusmanagement-Projekt 27.06.2011 Belegverfahren in HISinOne
5.7 Veranstaltungsauslastung und Teilnehmer
Schnelle Übersicht über Auslastung der Veranstaltung / Parallelgruppen
Anzeige der Teilnehmerlisten
Einfaches tauschen von Teilnehmern aus Parallelgruppen
Seite 31Vorstellung der Soll-Konzept-Entwürfe im Campusmanagement-Projekt 27.06.2011 Belegverfahren in HISinOne
Seite 32Vorstellung der Soll-Konzept-Entwürfe im Campusmanagement-Projekt 27.06.2011
6.1 Folgerungen aus der Analyse
So viel Arbeitserleichterung und Vereinheitlichung wie möglich. So viel Varianzen wie nötig.
Umsetzung der MPO-Regelungen, Abbau von PO-Varianten
LV-Belegverfahren ausschließlich über HISinOne
Keine chronologischen LV-Belegverfahren mehr
Frühere Veröffentlichung des LV-Programms
Neuerung durch HISinOne: Zusammenwachsen der LV- und der Prüfungswelt
Klare Arbeitsteilung zwischen HISinOne und Stud.IP
Zentralisierung und Dezentralisierung (innerhalb LUH und innerhalb Fakultäten)
Neue Rollen: Lehrplankoordination, Raumverwaltung, PO-Modellierung Voraussetzung: feste/dauerhaft beschäftigte Ansprechpersonen
Unnötige Redundanzen abbauen (Medienvielfalt, Arbeitsschritte, Rollenüberschneidungen etc.)
Fristen müssen vereinheitlicht bzw. besser aufeinander abgestimmt werden
Wie können wir diese Veränderungen bestmöglich einleiten?
Seite 33Vorstellung der Soll-Konzept-Entwürfe im Campusmanagement-Projekt 27.06.2011
6.2 Ausblick auf die Umsetzungsphase OE EXA
Feedback geben
Klärungsphase
-Fristen + Rollen
-Datenqualität verbessern
-Vorbereitung PO-Umsetzung
-Personalkonzept
-Bedarf Ansichten erheben
01.10.2012:Start HISinOne-EXA
Test+ Vorbereitungsphase
-Fachkonzept erklären und begründen
-Info-Materialien erstellen
-Anpassen der Soll-Prozesse
-Aktive Kommunikation!
Schulungsphase
-Schulkonzept nach Aufgaben abstimmen
-Anleitungen zur Verfügung stellen
Evaluation und kontinuierliche
Verbesserung
Testpersonen auswählen
Testangebote nutzen und
Teilnahme gewährleisten
Anwendungserfahrungen
auswerten
aktive Kommunikation mit Nutzergruppen
01.07.2011
Nov.11Release HISinOne 3.0
ca. Feb.2012: Beginn
Nutzungstests
Seite 34Vorstellung der Soll-Konzept-Entwürfe im Campusmanagement-Projekt 27.06.2011
Ansprechpartnerin
Dr. Christine Schwarz Arbeitspaket-Verantwortung „Organisationsentwicklung EXA“
Beteiligte an dieser Präsentation:
Marc André Brinkforth: LV-Management Julia Köpke: BelegverfahrenMonika Ladewig: Raumplanung und -vergabeIna Lebid: PrüfungsmanagementIris Linke: PrüfungsmanagementJens Neugebauer (HIS-IT): BelegverfahrenSteffen Schiedek (Sportwissenschaftliches Institut): Belegverfahren
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