funciones de secertaria (o)

Y SUSY SUS FUNCIONES FUNCIONES

DEBE CUMPLIR BASICAMENTECUATRO FUNCIONES:

1. ADMINISTRACIÓN2. ARCHIVOS3. CONSERVACIÓN4. GUARDIÁN E INTÉRPRETE DE LOS

REGLAMENTOS

I.-ADMINISTRACIÓN 1. La administración ocupa el 80% del

tiempo del Secretario. - La clave para realizar ésta función descansa en

el concepto de Equipo de trabajo. - Este concepto afecta dos dimensiones de su vida

profesional. - Sus colegas de Administración

- Su Secretaria.

La IASD. Tiene una forma representativa de gobierno.

La junta directiva, tiene autoridad administrativa.

La Junta Directiva. Tiene funciones: Legislativas, Ejecutivas y de Supervisión.

La autoridad de la Junta Directiva. Es compartida con los administradores.

A. EL GOBIERNO DE LAA. EL GOBIERNO DE LAIGLESIA, ATRAVÉS DELIGLESIA, ATRAVÉS DELSISTEMA DE JUNTASSISTEMA DE JUNTAS

B. AUTORIDAD DE LA ADMINISTRACIÓN.

EL PRESIDENTE. Es el presidente de la Junta Directiva y es el primer oficial.

EL SECRETARIO Y EL TESORERO, trabajan en íntima relación con él. El origen de su autoridad se describen en los Reglamentos de la Iglesia

C. CONSENSO ADMINISTRATIVO.CONSENSO ADMINISTRATIVO. El secretario tiene una participación El secretario tiene una participación

muy importante en las decisiones de la muy importante en las decisiones de la administración que son tomadas por los tres administración que son tomadas por los tres administradores. Para que sea efectivo, debe administradores. Para que sea efectivo, debe estar basado en una relación de equipo.estar basado en una relación de equipo.

La relación entre los tres La relación entre los tres administradores es horizontal en vez de administradores es horizontal en vez de vertical. No es de jerarquíavertical. No es de jerarquía.

D. SUBORDINACIÓN E INTERRELACIÓN ENTRE LAS DIVERSAS ORGANIZACIONES DENOMINACIONALES.

1. LAS IGLESIAS, están subordinadas a los campos . LAS IGLESIAS, están subordinadas a los campos locales: Asociaciones o Misiones.locales: Asociaciones o Misiones.

2. LAS ASOCIACION/MISIONES, a las 2. LAS ASOCIACION/MISIONES, a las UNIONES.UNIONES.

3. LAS UNIONES, a la División Sudamericana.3. LAS UNIONES, a la División Sudamericana. 4. LAS INSTITUCIONES, están subordinadas a la 4. LAS INSTITUCIONES, están subordinadas a la

entidad que las administra.entidad que las administra.

Trabajo en equipoTrabajo en equipo Principios del concepto de trabajo en equipo Principios del concepto de trabajo en equipo

con sus colegas de Administracióncon sus colegas de Administración– Cada posición es necesaria.Cada posición es necesaria.– Cada posición cumple una función especializada.Cada posición cumple una función especializada.– Cada miembro debe conocer las reglas y proce-Cada miembro debe conocer las reglas y proce-

dimientosdimientos– Los miembros del equipo deben estar en Los miembros del equipo deben estar en

constante comunicaciónconstante comunicación ..

TTrabajo en equipo.rabajo en equipo. Cont.Cont.

1. Cada miembro del equipo realiza mejor su tarea cuando hay mutuo apoyo y cooperación.

2. Areas afectadas por el concepto de trabajo en equipo con su secretaria.

- Función. - Relación.

3.Claves para el éxito del trabajo en equipo. - Concenso. - Tiempo.

Descripcion de funciones…Descripcion de funciones…II. REGISTROS.

1. LOS REGISTROS QUE SON DE RESPONSABILIDADDEL SECRETARIO, SON VARIADOS Y COMPRENDENCOMPLEJOS MATERIALES.

2. TIENE DOS PROPÓSITOS: a. Contar con evidencias de las decisiones de la Junta para ser comunicadas a quien corresponda. b. Conservar tales registros para el futuro e histórico.

REGISTROS. Continuación…REGISTROS. Continuación…

EN LAS IGLESIAS:

1. El libro de actas.2. El Libro “Registro de feligresía” (fichero)

3. Libro de la historia de la iglesia4. El Libro de visitas5. Carpeta de archivos con las copias de los

informes trimestrales.

Registros, Registros, continuación…continuación…

EN LAS ASOCIACIONES Y MISIONES

1. El registro de feligresía de todo el campo 2. El registro de las actas de la junta directiva y de los Congresos Administrativos. 3. El registro de servicio de todos los obreros con credencial. 4. El material anual para el Yearbook

Registros,Registros,ContinuaciónContinuación

EN LAS UNIONES.

Aunque no está obligada a llevar un registro de la feligresía, debe ayudar a los campos a mantener un registro de su feligresía.

Todos los documentos mencionados para los campos locales, corresponden también a las uniones.

RegistrosRegistros, continuación…, continuación…EN LAS INSTITUCIONES.

1.Las actas de las instituciones deben ser mantenidas con el mismo rigor que en los campos locales y en Las Uniones.

2.El secretario de la Unión o campo local, debe cuidar Que tales documentos estén al día.

Descripción de funciones…Descripción de funciones…III. CONSERVACIÓN 1. No sólo es cuidar que las listas estén al día

en los registros 2. Sobre todo se debe tener un programa

de conservación. Teniendo como blanco reducir la apostasía.

3. Debe preocuparse para que los miembros estén activos en el programa de la iglesia.

Descripción de funciones…Descripción de funciones… IV.-GUARDIÁN E INTÉRPRETE DE GUARDIÁN E INTÉRPRETE DE

LOS REGLAMENTOS.LOS REGLAMENTOS. 1. Los reglamentos no sólo regulan, sino que ayudan a los administradores a tener un medio común de consulta, de comunicación, y de administración.

Guardián e intérprete de los…Guardián e intérprete de los… 2. Los reglamentos son la vía para la ejecución administrativa de las actividades de la iglesia. Los reglamentos permiten al administrador

conocer anticipadamente la forma de trabajo de la iglesia y sus dependencias. A la vez le permite saber cual es la razón de la MISION de la Iglesia, y porque ha sido organizada.

Guardián e intérprete de los…Guardián e intérprete de los… 3. 3. A nivel de las Iglesias localesA nivel de las Iglesias locales, el Manual de la , el Manual de la

Iglesia regula la administración de la misma.Iglesia regula la administración de la misma.

Los Reglamentos de la División Los Reglamentos de la División Interamericana Interamericana regulan la administración de las Instituciones, regulan la administración de las Instituciones, Campos locales, y las Uniones, dentro de su territorio.Campos locales, y las Uniones, dentro de su territorio.

Guardián e interprete de los...Guardián e interprete de los...

4. El Secretario de la Unión, conducirá talleres de capacitación, dedifusión, e interpretación de los reglamentos entre los diferentes tipos de obreros de su territorio.

El Secretario de la Asociación o Misión conducirá talleres de capacitación, difusión e interpretación del Manual de Iglesia en cada

distrito misionero de su territorio.

LOS REGLAMENTOS. LOS REGLAMENTOS. Características:Características:

Los reglamentos tienen características dinámicas y están sujetos a:

1. Evaluación 2. Modificación 3. Cambio. Los reglamentos no son estáticos, debido a

que sirven a una entidad viviente, dinámica, y en constante desarrollo.

INTERPRETACION DE LOS INTERPRETACION DE LOS REGLAMENTOS:REGLAMENTOS:

La interpretación de los reglamentos debe hacerse La interpretación de los reglamentos debe hacerse atendiendo a lo que esta escrito y al contexto del atendiendo a lo que esta escrito y al contexto del propio reglamento.propio reglamento.

Un recurso adicional es consultar con la Un recurso adicional es consultar con la organización inmediata superior.organización inmediata superior.

El secretario es el responsable principal de la El secretario es el responsable principal de la interpretación y para hacerlo debe conocerlo.interpretación y para hacerlo debe conocerlo.

Sin embargo, lo mas importante no es conocerlo, Sin embargo, lo mas importante no es conocerlo, sino hacerlo cumplir.sino hacerlo cumplir.

EL SECRETARIO DE IGLESIAEL SECRETARIO DE IGLESIA

ES UN CARGO IMPORTANTE:

“EL SECRETARIO DE LA IGLESIA DESEMPEÑA UNO DE LOS CARGOS IMPORTANTES DE LA IGLESIA, Y DE SU DEBIDO EJERCICIO DEPENDE EN GRAN PARTE EL FUNCIONAMIENTO EFICIENTE DE LA MISMA” (Manual de Iglesia p.59)

CUALIDADES DE UN BUEN CUALIDADES DE UN BUEN SECRETARIO:SECRETARIO:

SECRETARIAO

SECRETARIODE LA IGLESIA

CUALIDADES DE UN BUEN CUALIDADES DE UN BUEN SECRETARIO...SECRETARIO...

Confiable. El pastor, la Junta, los oficiales de la iglesia, pueden confiar en él?

Discreto. Mantiene en reserva los asuntos secretos de la junta?

Consagrado. Ha dedicado completamente su vida a la Misión de la Iglesia.

Integro. Representa bien a su iglesia en todo lugar y momento.

CUALIDADES DE UN BUEN CUALIDADES DE UN BUEN SECRETARIO...SECRETARIO...

Responsable. Realiza su trabajo con amor y responsabilidad, lo hace bien y lo mantiene al día.

Puntual. Esta a tiempo en las reuniones, envía sus informes estadísticos a tiempo.

Espíritu de equipo. Le gusta trabajar con la hermandad y mantiene una buena relación con los demás oficiales de la Iglesia.

DEBERES Y DEBERES Y RESPONSABILIDADESRESPONSABILIDADES

1. ES SECRETARIO DE LA 1. ES SECRETARIO DE LA JUNTA DIRECTIVA DE LA JUNTA DIRECTIVA DE LA

IGLESIAIGLESIAA. Recibe todas las solicitudes que debe

estudiar la Junta Directiva de la IglesiaB. Prepara una agenda para estudiarla con

el pastor y/o con el primer anciano.C. Prepara la agenda para la JuntaD. Convoca a los Miembros de la Junta.E. Anota y mantiene las actas de todas las

reuniones.

2. ES SECRETARIO DE LAS 2. ES SECRETARIO DE LAS REUNIONES REUNIONES

ADMINISTRATIVASADMINISTRATIVASA. Prepara la agenda para la reuniónB. Anota y mantiene las actas de las

reuniones administrativas de la iglesiaPlano

3. MANTIENE EL LIBRO DE 3. MANTIENE EL LIBRO DE FELIGRESÍAFELIGRESÍA

A. Mantener al día el libro de feligresía, es de suma importancia.

B. Se debe registrar en el libro de la feligresía todo nuevo miembro que ingresa: por bautismo, por profesión de fe y por carta de traslado.

C. De igual manera se debe eliminar del libro todos aquellos que son retirados: por apostasía, por carta de traslado, o fallecimiento.

4. ES RESPONSABLE POR 4. ES RESPONSABLE POR LA CORRESPONDENCIALA CORRESPONDENCIA

A. Con los miembros de la iglesia, especialmente con aquellos que se ausentan

B. Cuando hay la transferencia de un miembro, con la secretaría de la iglesia correspondiente.

C. Con las oficinas del campo local, especialmente con el secretario.

5. ES RESPONSABLE POR 5. ES RESPONSABLE POR LOS INFORMESLOS INFORMES

A. Prepara y envía los informes estadísticos con todos los cambios de feligresía a la asociación/misión. ( Ver el M.de I. pág. 60,61)

B. Envía a la asociación/misión la fichas de los recién bautizados, con todos los datos que se solicita dicha ficha.

6. ES RESPONSABLE DE 6. ES RESPONSABLE DE CUIDAR...CUIDAR...

A. Del libro de feligresía.B. Del libro de actas y demás librosC. De los registros y archivos de la iglesia,

los cuales pertenecen a la iglesia.D. Del fichero ???

7. OTRAS ACTIVIDADES...7. OTRAS ACTIVIDADES...

A. Prepara el certificado de bautismo.B. Ayuda al pastor durante la ceremonia

bautismal.C. Prepara las credenciales de los

delegados a los congresos del campo local.