fælles dokumentproduktion

torsdag 13. april 2023 13-04-23

Processen til en fælles

i Fredericia Kommune

dokumenthåndtering

torsdag 13. april 2023

PræsentationPreben LisbyFredericia Kommune

Gothersgade 207000 FredericiaTlf. 7210 7228 tepw@fredericiakom.dk

torsdag 13. april 2023

Det skal I høre om…

• Baggrund - hvorfor nyt system?• Visionen – var ville vi opnå?• Processen – hvad gjorde/gør vi?• Evaluering – hvad har vi lært?• Fremtid – hvad vil vi gerne fremover?

torsdag 13. april 2023

Hvorfor nyt system?

• Vedligehold af Web-sag stopper• Nuværende portaler trænger til løft• Nemmere overholdelse af journalpligt• Info delt i medarbejderportal og Infonet• Forskellig behov/tilgang• Vi skal give mulighed for at borgerne kan få

adgang til egen sag• Svært med vidensdeling

torsdag 13. april 2023

Nuværende lagring

torsdag 13. april 2023

Visionen…• Med fokus på tilgængelighed,

– giver vores administrative systemer en personaliseret og nem indgang til relevante informationer og funktioner for medarbejdere, borgere, virksomheder, samarbejdspartnere og andre parter

• Med fokus på at være helhedsorienterede, – er vores processer digitaliserede og helhedsorienterede,

med skyldig hensyntagen til borgernes og medarbejdernes retssikkerhed

• Med fokus på at være slank og lærende, – digitaliserer og automatiserer systemerne vore

arbejdsgange, så vi opnår den mest effektive drift

torsdag 13. april 2023

På godt dansk vil vi have…

• Ét portalsystem til alle vore portaler, som er– Omdrejningspunkt for den enkelte medarbejders

arbejdsdag og samarbejde på tværs af afdelinger og med eksterne parter

– Borgerens indgang til information og selvbetjening– Kanal for nyheder og bybranding

• Et arkivsystem– Der sikrer, at vi overholder arkivloven og

afleveringspligten– Der på sigt kan integrere til alle vore fagsystemer, så vi

også her overholder afleveringspligt

torsdag 13. april 2023

I nnova

tion

Eff

ektiviserin

g

Bedre service

Vid

endel

ing

Medarbejdertilfredshed

Dig

italisering

I nte

grat

ion

Søgn

ing

Arbejdsgange

Publicering

Port

alFagsystem

ESD

H

I nformationsarkitektur og dokumenter

torsdag 13. april 2023

Processen…

• Organiseringen• Tidsplanen• Vidensdeling - ny facetplan??• Ny portal

torsdag 13. april 2023

Organisering

torsdag 13. april 2023

Tidslinjen

torsdag 13. april 2023

Vidensdeling

For os betyder det:• …at dokumenter lagres ét sted• …at der er en fælles opmærkning af

dokumenter• …at dokumenter/information kan

tilgås af flere veje

torsdag 13. april 2023

Fælles facetplan???

Hvorfor gå i gang med at kigge på det??– KL’s journalplan kendes kun af

journalmedarbejdere– Ønske om at lave en simplere model– Fælles opmærkning af dok. i ESDH og

portal

torsdag 13. april 2023

Hvorfor så ikke?Vores undersøgelse viste:

– Ingen andre har deres egen– Fællesoffentlige tiltag er koblet op på KLE

Vores konklusion blev: – For ressourcekrævende at vedligeholde egen

- KLE opdateres fra centralt hold– Autoprofiler i Acadre løser en del af

problemet– Laver metadata struktur til portalen

torsdag 13. april 2023

Workshops - portal

Workshops lavet sammen med HeyDay:• Kickoff om hvad Sharepoint kan• En med ønsker til ny portal – fokus på

funktionalitet og navigering• En om design og brugertyper• En om informationsarkitekturHerefter præsentation af mockup og

tilrettelser af løsning

torsdag 13. april 2023

Forsiden…

torsdag 13. april 2023

My site…

torsdag 13. april 2023

torsdag 13. april 2023

Hvad har vi lært…• For stor fokus på ESDH-delen i udbud• Det uopdagede land ligger i portalsystemet• To forskellige kulturer skal spille sammen• Mere fokus på dokumentproduktion og

arbejdsgange fra starten• Samspillet mellem portalstruktur, metadata og KL’s

journal plan• Licensregler for Sharepoint er meget komplicerede• Og så det gode

– Vi tror på vi får en løsning der kan det vi vil– Der er forventningens glæde i organisationen til

at skulle skifte

torsdag 13. april 2023

Fremtiden…