ess - elektronická spisová služba
Post on 06-Jul-2015
678 Views
Preview:
DESCRIPTION
TRANSCRIPT
Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win
ELEKTRONICKÁ SPISOVÁ SLUŽBA (ESS) z řady GORDIC® Win
Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 2
ZÁKLADNÍ INFORMACE
Základní informace Elektronická spisová služba (ESS) je komplexním řešením pro správu dokumentů
menšího či středního úřadu nebo organizace.
Usnadňuje práci. Šetří čas, energii a peníze.
Řeší komunikaci datovými zprávami a napojení na Czech POINT.
Vyhovuje legislativním nárokům na vedení spisové služby.
Především aktuálnímu znění
zákona č. 499/2004 Sb.,
o archivnictví a spisové službě,
a zákona č. 300/2008 Sb.,
o elektronických úkonech
a autorizované konverzi dokumentů.
FUNKČNOSTI Elektronická spisová služba (ESS)
Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 3
FUNKČNOSTI
Práce s dokumenty
• Vytváří, upravuje, eviduje a uchovává vlastní i doručené dokumenty. Jak papírové, tak elektronické.
• Označuje dokumenty číslem jednacím i jakýmikoli dalšími potřebnými náležitostmi.
• Vede podací deník.
• Umožňuje snadné vyhledávání a filtrování a hromadné operace s dokumenty.
• Třídí dokumenty do spisů.
Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 4
FUNKČNOSTI
Elektronické dokumenty
• Dovede zobrazit a editovat obsah elektronických dokumentů.
• Ukládá elektronické dokumenty způsobem, který zaručuje věrohodnost původu dokumentu a neporušitelnost a čitelnost jeho obsahu.
• Automaticky kontroluje a doplňuje elektronické značky a časová razítka.
• Vlastní dokumenty opatřuje elektronickými podpisy. U doručených dokumentů ověřuje pravost těchto podpisů.
• Automaticky převádí dokument do vybraného formátu.
• Provádí konverzi dokumentů z analogové podoby do digitální i naopak. Včetně autorizované konverze, díky napojení na systém Czech POINT.
Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 5
FUNKČNOSTI
Pohyb po organizaci
• Předává a přiděluje dokumenty mezi jednotlivými funkčními místy.
• Poskytuje úplný přehled o manipulaci s dokumentem, o jeho oběhu v rámci organizace a o jeho aktuálním stavu (vyřízený, uzavřený, stornovaný, ztracený atd.). Zaznamenává každý pohyb dokumentu i zásah do něho.
Přijímání a odesílání
• Přijímá a odesílá dokumenty. Poštou klasickou, elektronickou i skrze datovou schránku.
• Zobrazuje zprávy doručené do elektronické podatelny, do e-mailové i datové schránky a vytváří z nich dokumenty.
• Zaznamenává doručení dokumentu. Automaticky eviduje doručenky z datové schránky.
Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 6
FUNKČNOSTI
Tisk
• Poskytuje velmi rozsáhlou paletu šablon dokumentů pro tisk. Tyto tzv. tiskové sestavy si umějí samy doplnit potřebné údaje zaevidované v ESS, a tak zkrátit a automatizovat tisk potřebných dokumentů.
Ukládání a skartace
• Ukládá uzavřené dokumenty a spisy do elektronické spisovny.
• Eviduje skartační znaky a lhůty.
• Umožňuje zadat spisový a skartační plán přesně na míru.
Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 7
FUNKČNOSTI
A to není vše…
• ESS dále umožňuje terminálový přístup.
• Podporuje sjednocení s informačními systémy, které již v organizaci používáte.
• Komunikuje s externími informačními systémy (webovými službami).
• Kontroluje dostupnost nových verzí a snadno se aktualizuje.
• Obsahuje adresář subjektů, plánovací kalendář…
Aplikaci lze rozšířit o:
• E-learning. Ozvučený výukový videokurz, který Vás programem názorně provede a naučí Vás se spisovou službou efektivně pracovat.
• Manažerské výstupy. Pro vytváření grafických přehledů a statistik vedení spisové služby.
• Plug-in pro Outlook. V programu MS Outlook přibude tlačítko, jehož stisknutím zaevidujete e-mail do spisové služby přímo z tohoto poštovního klienta.
Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 8
FUNKČNOSTI
Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 9
UŽIVATELSKÉ PROSTŘEDÍ Elektronická spisová služba (ESS)
Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 10
FUNKČNOSTI
Přihlášení do aplikace
Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 11
FUNKČNOSTI
Základní obrazovka
Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 12
DATOVÉ SCHRÁNKY Elektronická spisová služba (ESS)
Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 13
DATOVÉ SCHRÁNKY
Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 14
DATOVÉ SCHRÁNKY
Redistribuce datových zpráv
Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 15
UŠETŘÍTE Přínosy Elektronické spisové služby (ESS)
Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 16
UŠETŘÍTE
Za tisk
Nebudete muset dokumenty zbytečně tisknout.
Ušetříte naše lesy a náklady za tisk.
Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 17
UŠETŘÍTE
Za kopírování
Kopírování dokumentů v elektronické podobě nic nestojí.
Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 18
UŠETŘÍTE
Za poštovní služby
Budete moci přijímat a odesílat dokumenty elektronickou poštou a datovou schránkou.
Odpadne platba poštovného.
Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 19
UŠETŘÍTE
Za mzdy
Práce s dokumenty bude daleko snazší a rychlejší.
Zastane ji minimum pracovníků.
Navíc budete mít úplný přehled o jejich činnosti.
Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 20
UŠETŘÍTE
Za sankce
Jste-li organizace, která má vedení spisové služby nakázáno zákonem, pořízením ESS dostojíte této povinnosti, a předejdete tak hrozícím pokutám za správní delikt.
Díky pravidelným aktualizacím programu si nebudete muset dělat hlavu s žádnými budoucími legislativními změnami. Budete s nimi automaticky držet krok.
Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 21
UŠETŘÍTE
Za samotnou aplikaci
Elektronická spisová služba (ESS) je efektivním mezistupněm mezi malým evidenčním nástrojem a velkým informačním systémem.
Zahrnuje v sobě know-how velkých informačních systémů GINIS®, ale současně nabízí výrazně nižší cenu při zachování plné funkčnosti.
Je nejlepším řešením pro malé a střední organizace.
Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 22
UŠETŘÍTE
Čas
Dohledání jakéhokoli dokumentu bude záležitostí vteřin.
Běžné činnosti s dokumenty se zautomatizují (automaticky vedený podací deník,
automatické přidělování čísel jednacích, automatická kontrola a doplňování elektronických značek a časových razítek, automatická evidence doručenek z datové schránky atd.)
Doba trvání pravidelných úkonů se výrazně zkrátí.
Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 23
Při předávání dokumentů nebudete muset ani vstát ze židle.
Nebude třeba se znovu a znovu přihlašovat do datové schránky ani do e-mailu.
Propojením s dalšími agendami informačního systému odstraníte duplicitu činností (dvojí evidenci).
UŠETŘÍTE
Prostor
Dokumenty schraňované v elektronické podobě nezabírají takřka žádné místo.
Pravidelné zálohování zaručí, že o ně nikdy nepřijdete.
Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 24
UŠETŘÍTE
Nervy
Proškolíme Vaše pracovníky tak, aby v aplikaci pracovali efektivně a samozřejmě.
Zajistíme instalaci a úplný servis. Kdykoli se na nás můžete obrátit s jakýmkoli problémem či přáním.
Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 25
DĚKUJEME ZA POZORNOST Elektronická spisová služba (ESS)
Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 26
top related