esimiehen viestintä- ja vuorovaikutustaidot · sisäinen viestintä heijastuu ulos. työyhteisön...

w w w . h a m k . f i

Esimiehen viestintä- ja vuorovaikutustaidot

10.10.2013

Pirjo Valokorpi

20.12.2013

Pirjo Valokorpi

w w w . h a m k . f i

Osaava ja arvostava työyhteisö

Osaaminen Yksilön oma -> yhteisön yhteinen Vaikuttaa yhteisön sisällä Heijastuu ulos Näkyy ulos

Arvostaminen Itsensä arvostaminen Toisen arvostaminen Vaikuttaa tiimien, koko yhteisön ja yrityksen toiminnassa

Osa yrityksen mainetta ja sen hallintaa

20.12.2013

Pirjo Valokorpi

w w w . h a m k . f i

20.12.2013

Pirjo Valokorpi Arvot ja asenteet

Tunteet ja kokemukset Tiedot, taidot, tavat ja tottumukset

http://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/7/75/Iceberg-Antarctica.jpg

Käyttäytyminen

Uskomukset ja ennakkoluulot

w w w . h a m k . f i

Yhteinen visio

• Yhteiset päämäärät jokaisen viestintä palvelee tavoiteltavia päämääriä.

• Edellytys päämäärien saavuttamiselle on tiedostaa, että niitä tavoitellaan yhteisesti.

20.12.2013

Pirjo Valokorpi

w w w . h a m k . f i

Tiedon on kuljettava Olennaista on että

organisaation toimintaan vaikuttava tieto kulkee organisaatiossa tehokkaasti

oikea tieto oikeille ihmisille

oikeaan aikaan – kaikkien ei tarvitse tietää kaikkea.

20.12.2013

Pirjo Valokorpi

w w w . h a m k . f i

Oma roolini vastuullisena viestijänä

Tiedotan Viestin Annan palautetta Otan palautetta vastaan Toimin vuorovaikutuksessa Esimies Työtoveri

20.12.2013

Pirjo Valokorpi

w w w . h a m k . f i

20.12.2013

HAMK Pirjo Valokorpi

Ilmaisutaito Kuunteleminen

Empatia Havainnointi- taito

Palaveritaidot Arvostava läsnäolo

Hienotunteisuus

Kunnioittaminen

Rohkaiseminen

Suoruus

Kannustaminen

VIESTINTÄ- JA VUOROVAIKUTUSTAIDOT

Avoimuus

w w w . h a m k . f i

Itsetunto

Turvallisuus

Yhteenkuu-luvaisuus

Tehtävä- ja tavoitetie-

toisuus

Pätevyyden tunne

Itseys

20.12.2013

Pirjo Valokorpi

w w w . h a m k . f i

20.12.2013

HAMK Pirjo Valokorpi

Rakennanko työntekijäni itsetuntoa vai murranko sitä?

w w w . h a m k . f i

20.12.2013

Pirjo Valokorpi

Muu sanaton viestintä

55 %

Ilmaisu 35 %

Sanat 10 %

Viestimme koko ajan

w w w . h a m k . f i

Sanaton viestintä

• säätelee ryhmän vuorovaikutusta. • ilmaisee tunteita ja asenteita. • osoittaa vallitsevia henkilösuhteita

ja statuseroja. • täydentää sanallista viestintää tai korvaa sen joskus kokonaan.

20.12.2013

Pirjo Valokorpi

w w w . h a m k . f i

” Body language

Kehonkieli

20.12.2013

Pirjo Valokorpi

w w w . h a m k . f i

Kosketuskäyttäytyminen

• Kosketus

– voimakas viestintäkeino – yleinen viestittäessä tunteita, statusta ja

voimaa – olalle taputtaminen, kättely

20.12.2013

Pirjo Valokorpi

w w w . h a m k . f i

Tilankäyttö

• liittyy ihmisen tarpeeseen pitää yllä omaa

henkilökohtaista tilaansa, "reviiriä". – Viestijöiden välisen ihmissuhteen luonne sekä

se, millaisesta viestintätilanteesta on kyse. • istumajärjestys, sosiaalisen tilan

käyttö • välimatka toisiin

20.12.2013

Pirjo Valokorpi

w w w . h a m k . f i

Esinekieli

– Ihmisten muovaama ympäristö – Neuvottelutilan varustelu – Esineet, korut – Vaatteet ja pukeutuminen

20.12.2013

Pirjo Valokorpi

w w w . h a m k . f i

Ajankäyttö

• Keskustelun ja toiminnan etenemisvauhti • taukojen käyttö puheessa • yleinen näkemys ajasta ja sen käytöstä • palaveriin ja kokoukseen varattu aika • kehityskeskusteluun, ohjaukseen varattu

aika

20.12.2013

Pirjo Valokorpi

w w w . h a m k . f i

Toiminnan kieli

– Osallistumisen aktiivisuus vs. passiivisuus

– Harrastukset – Teot ja suoritukset

20.12.2013

Pirjo Valokorpi

w w w . h a m k . f i

Vakuuttavassa viestinnässä ratkaisevan tärkeää kaikkien viestien samansuuntaisuus.

Jos ristiriitaa sanattoman ja sanallisen

viestin välillä SANATON VIESTI VAHVEMPI

20.12.2013

Pirjo Valokorpi

w w w . h a m k . f i

Myönteinen vuorovaikutus

Mahdollistaa – riittävän luottamuksen rakentumisen – kyllin avoimen ilmapiirin

muodostumisen ja säilymisen – yhteenkuuluvuuden syntymisen

20.12.2013

Pirjo Valokorpi

w w w . h a m k . f i

”Minä olen hyvä kuuntelija, mutta minua ei kuunnella”

(Lähde: Puro 2010, Kuunteleva organisaatio)

20.12.2013

Pirjo Valokorpi

w w w . h a m k . f i

Hyvä kuuntelija

• pyrkii aidosti ja vilpittömästi ymmärtämään

mitä hänelle yritetään viestittää. • tekee aktiivisesti tulkintoja ja arvioita. • osoittaa palautteellaan kuuntelevansa.

20.12.2013

Pirjo Valokorpi

w w w . h a m k . f i

Johtajalta edellytetään että hän kykenee jäsentämään, erittelemään ja tulkitsemaan riitasointujenkin kokonaisuutta. Havaitsee, kannustaa, arvostaa, kiittää hyvästä toiminnasta. Työnjohtajalta ja/tai tiimin vetäjältä edellytetään että hän osaa kuunnella ja työstää työntekijöiden erilaisia näkökantoja. Havaitsee, kannustaa, arvostaa, kiittää hyvästä toiminnasta. Tiimin ja yhteisön jäseneltä edellytetään…

20.12.2013

Pirjo Valokorpi

w w w . h a m k . f i

Viisi käskyä Lehtonen 1997

1. Älä luota siihen, että ymmärsit, mitä puhuja tarkoittaa.

2. Älä luota siihen, että ymmärsit hänen käyttämänsä sanat oikein.

3. Älä luota siihen, että tulkintasi hänen perusteluistaan oli se, mitä hän tarkoitti.

4. Älä pidä varmana, että ymmärsit puhujan perustelut niin kuin hän tarkoitti.

20.12.2013

Pirjo Valokorpi

w w w . h a m k . f i

Viisi käskyä Lehtonen 1997

5. Arvioi vielä kerran, perustuiko tulkintasi siihen, mitä hän sanoi, vai omiin ennakkoasenteisiisi ja sanoiko puhuja todella sitä, mitä ”kuulit” – tai luulit – hänen sanoneen. Kysy, tarkista, varmenna

20.12.2013

Pirjo Valokorpi

w w w . h a m k . f i

Näennäiskuuntelija

1. ymmärtää mitä sanotaan, mutta eri tavoin kuin puhuja, eikä osoita tätä puhujalle.

2. tekee tulkintoja ja arvioita kuulemastaan – tarkoitushakuisen varautuneesti tai kielteisesti.

3. näyttelee kuuntelevansa. Tukee puhujaa kenties sanallisesti ja sanattomasti, mekaanisesti.

20.12.2013

Pirjo Valokorpi

w w w . h a m k . f i

”Valikoiva kuunteleminen” • suhtaudutaan työyhteisöissä usein sallivasti • alainen on kuuntelevinaan ja esimies

tulkitsevinaan, että alainen on ymmärtänyt asian, säilyy työyhteisön tasapainotila

Tapahtuu kaikilla tahoilla ja tasoilla ”juu, kyllä, aivan” ”katsotaan mitä asialle voidaan tehdä”

20.12.2013

Pirjo Valokorpi

w w w . h a m k . f i

Mitä huono kuunteleminen saa aikaan?

Virhetulkinnat (”Ymmärsin sanomasta, että tätä se käytännössä tarkoitti”) Väärinkäsitykset (”Luulin että palaveri on huomenna”) Sekaannukset (”Ajattelin että tämä on se lista ja tuo liittyisi huomiseen työhön”)

20.12.2013

Pirjo Valokorpi

w w w . h a m k . f i

Mitä huono kuunteleminen saa aikaan?

Asenne Tarkoituksellinen passiivisuus (”Hohhoijaa näitäkin juttuja…”) Skeptisyys ja kyynisyys (”Tämäkin menee yli”) Perusteeton epäily (”Taas on tarkoitus hankaloittaa toimintaa”)

20.12.2013

Pirjo Valokorpi

w w w . h a m k . f i

Asenteellinen kuunteleminen

• Merkitysten jakaminen – viestinnän perustavoite – Ihmisille kerrottavalla tiedolla on oltava heille merkitys,

jotta tieto voidaan ottaa vastaan. – Tiedon merkitys muuttuu, kun se otetaan vastaan

(kielteisellä) asenteella.

• Luottamus ja kuunteleminen – Kuulijan tulee voida luottaa puhujan pyrkivän hyvään ja

puhujan tulee voida luottaa kuulijan tekevän samoin.

20.12.2013

Pirjo Valokorpi

w w w . h a m k . f i

Kuuntele, älä ole kuulolla

• reilusti, ystävällisesti ja aidosti

• arvottamatta ja tuomitsematta

• kärsivällisesti • mitä todella sanotaan • pääkohtia etsien. Kuuntelua on

aktiivisesti harjoitettava.

20.12.2013

Pirjo Valokorpi

w w w . h a m k . f i

Tehokasta kuuntelemista häiritsevät

• ennakkoluulot • uskomukset • kielteinen asenne • kiinnostuksen ja tosiasioiden puute • ylikuormitus.

20.12.2013

Pirjo Valokorpi

w w w . h a m k . f i

Kuunteleminen tehostuu, jos

• keskityt puhujan asiaan • säädät vastaanottimesi puhujan aaltopituudelle • minimoit ulkoiset häiriöt • teet tarvittaessa muistiinpanoja • tiedostat oman asenteesi puhujaa ja hänen

esittämäänsä asiaa kohtaan • annat puhujalle mahdollisuuden: olet rakentavan

kriittinen mutta avoin • arvioit myös itseäsi ja asetat omat tulkintasi

kyseenalaisiksi.

20.12.2013

Pirjo Valokorpi

w w w . h a m k . f i

20.12.2013

Pirjo Valokorpi

w w w . h a m k . f i

Miten ajattelet…? Miten ymmärrät…? Mihin perustuu…? Mitä mielestäsi

tarkoittaa…? Mitä ajattelet siitä

seuraavan…? Mistä mielestäsi johtuu…? Miten merkityksellinen…? Mitä sitten, kun…?

Mihin ajattelet tämän liittyvän…?

Miltä sinusta tuntuu…? Millä tavalla selität…? Miten ajattelet toimia…? Miten toivoisit asian

olevan? Mitä toivoisit muiden

tekevän? Mitä voisit tehdä itse?

20.12.2013

Pirjo Valokorpi

w w w . h a m k . f i

Kuuntelemisen pulmia voidaan pyrkiä ratkomaan

Tilanteisiin liittyviä pulmia -> Selvitä osallistujien roolit ja tavat toimia Asiasisältö aiheuttaa pulmia -> Jäsennä – täytyy tietää, pitäisi tietää, mukava tietää Tilat ja niiden tarjoamat mahdollisuudet Viestintä ja vuorovaikutus – mitkä viestintäkanavat käytössä? Kieli – yhteinen, avoin ja luottamusta rakentava Sanat luovat todellisuutta myös työyhteisössä

20.12.2013

Pirjo Valokorpi

w w w . h a m k . f i

TAHTO, TIETO JA TAITO Miten jokainen voi vaikuttaa työyhteisön ilmapiiriin? Sisäinen viestintä heijastuu ulos. Työyhteisön ilmapiiri ja keskinäinen toiminta näkyy ja kuuluu. Viestintä ja vuorovaikutus, kuunteleminen ja aktiivinen osallistuminen, toisten kannustus sekä iloitseminen toisen onnistumisesta. Sanat ja teot tai tekemättä jättämiset viestivät todellisuutta – rakentavat tai repivät.

20.12.2013

Pirjo Valokorpi

w w w . h a m k . f i

Palautetaidot

Antaminen

Vastaanottaminen

Pyytäminen

20.12.2013

Pirjo Valokorpi

w w w . h a m k . f i

Mikä tai mitä on palaute? • perusta kehittymiselle • jokainen palautetilanne oppimistilanne Palautteen antaminen ja vastaanottaminen koetaan usein vaikeaksi.

20.12.2013

Pirjo Valokorpi

w w w . h a m k . f i

Palautteen tulisi olla

• kaksisuuntaista • johdonmukaista (aikaisemmankin palautteen suhteen) • oikeudenmukaista.

20.12.2013

Pirjo Valokorpi

39

w w w . h a m k . f i

Palautteen antamisen tavoitteet

• kertoa reaktioista • tehdä parannusehdotuksia • motivoida • rohkaista Arvioi sisältöä, älä henkilöä.

20.12.2013

Pirjo Valokorpi

40

w w w . h a m k . f i

20.12.2013

Pirjo Valokorpi

PALAUTTEEN AJANKOHTA • viivästeinen

• jonkun ajan kuluttua • omat tuntemukset haalistumassa

• heti tilanteen jälkeen tai sen aikana • samanaikainen • mahdollista korjata, tehdä uudelleen välittömästi

41

w w w . h a m k . f i

Rakentava palaute Kriittinen palaute Kiittävä palaute Erilliset palautejärjestelmät Ohimennen annettu palaute onnistuneista työsuorituksista

20.12.2013

Pirjo Valokorpi

w w w . h a m k . f i

Rakentavan palautteen antaminen

• Vahvistetaan vastaanottajan itsetuntoa. • Suunnitellaan yhdessä uusi toimintamalli. • Sovitaan seurannasta.

20.12.2013

Pirjo Valokorpi

w w w . h a m k . f i

Palautteen antajana

Tue. Kannusta. Perustele. Ole selkeä. Anna myös ohimennen. Älä kyylää.

20.12.2013

Pirjo Valokorpi

w w w . h a m k . f i

20.12.2013

Pirjo Valokorpi

PALAUTTEEN VASTAANOTTAMINEN

• Syytämme helposti toisia tunteistamme. • Olemme oppineet kuuntelemaan kaikkea

vaatimuksina tai käskyinä. • Kuuntele! • Älä syyttele tai puolustaudu.

45

w w w . h a m k . f i

Palautteen vastaanottajana

Kuuntele. Älä syyttele tai puolustaudu.

Kiitä palautteesta. Jos et ymmärrä, pyydä tarkennusta. Pyydä, ellet saa riittävästi palautetta.

20.12.2013

Pirjo Valokorpi

w w w . h a m k . f i

MAKERA Esimiehen viestintä- ja

vuorovaikutustaidot 10.10.2013

Parannuskeinoja

palaveriin

20.12.2013

Pirjo Valokorpi HAMK

47

w w w . h a m k . f i

Pääsisipä tekemään oikeita töitä Käsityksiä kokouksista ja palavereista

• Kokous turruttaa ja vie motivaation • Kun asia on kerrottu, se on sisäistetty • Aikuinen on itseohjautuva • Kaikkea pitää kytätä • ”Nyt ideoidaan” Kiinnostavaa luettavaa: Koski & Kortesuo 2012. Kokousten seitsemän kuolemansyntiä. Talentum:Helsinki

48 20.12.2013

Pirjo Valokorpi HAMK

w w w . h a m k . f i

Kuivahtanut palaveri • palaveriin tullaan tyhjin käsin • tavoitteet ovat epäselviä ja ne unohtuvat • keskustelu ei ole rakentavaa • osa osallistujista tekee omia asioitaan • ihmiset puolustavat itseään: linnoittautumisen vuoksi

ei päästä yhteisymmärrykseen • uudet ideat eivät innosta, usein ne tyrmätään heti • palaverit päättyvät hämmennykseen,

jatkotoimenpiteistä ei sovita

20.12.2013 Pirjo Valokorpi HAMK

49

w w w . h a m k . f i

PALAVERIN VOIMISTAMINEN tarkoituksen määrittäminen käsiteltävien asioiden selvittäminen asialistan laatiminen ASENNE VALMISTAUTUMINEN

20.12.2013 Pirjo Valokorpi HAMK

50

w w w . h a m k . f i

ASIOIDEN VALINTA • tiedotusasiat • kohdejoukko • yhdessä työstämällä lisäarvoa

-> koollekutsujalle tiedoksi käsiteltäviksi halutut asiat • muut asiat

20.12.2013 Pirjo Valokorpi HAMK

51

w w w . h a m k . f i

VETÄJÄ • asioiden eteneminen • keskustelun johtaminen

• jatkokysymykset • yhteenvedot • toimintaohjeet • kannustaminen • ilmapiiri • puherauha, rajoittaminen • asia ja tavoite selkeänä • aktivointi

20.12.2013 Pirjo Valokorpi HAMK

52

w w w . h a m k . f i

OSALLISTUJA

• Valmistautuu • Osallistuu

keskusteluun • Osaa kuunnella • Pitää mielessään

kokouksen tavoitteen • Seuraa keskustelua

• On ystävällinen ja kannustava

• Osoittaa yhteistyöhalua

• Esiintyy avoimesti ja aktiivisesti

20.12.2013 Pirjo Valokorpi HAMK

53

w w w . h a m k . f i

Muistio

• palaverin aika ja paikka • muistion laatija • osallistujat • sovitut asiat ja toimenpiteet sekä avoimeksi jääneet

asiat • seuraava palaveri, jos tarpeen • toteutuksen seuranta jatkuvan työskentelyn tueksi • jakelu

20.12.2013 Pirjo Valokorpi HAMK

54

w w w . h a m k . f i

Tuloksekas palaveri • palaveriin tullaan valmistautuneena • tarkoitus ja tavoitteet tunnetaan • keskustelu on avointa • toisia kuunnellaan aktiivisesti • kaikkien resurssit ovat yhteisiä • erimielisyydet nähdään rikkautena ja asioista

päästään lopulta yhteisymmärrykseen • osallistujat suhtautuvat avoimesti uusiin ajatuksiin • palaverit päättyvät selkeisiin päätöksiin ja

jatkotoimenpiteisiin

20.12.2013 Pirjo Valokorpi HAMK

55

w w w . h a m k . f i

Entä jos käyttäisimme jotain muuta tapaa?

Lyhyt palaveri, jossa jokainen kertoo 1. Mitä on tehnyt edellisen palaverin

jälkeen? 2. Mitä aikoo tehdä seuraavaan palaveriin

mennessä? 3. Mikä on vaikeuttanut työskentelyä? Päivittäin, 15 minuuttia. Keskustellaan tarvittaessa kohdasta 3.

56 20.12.2013

Pirjo Valokorpi HAMK

SCRUM

w w w . h a m k . f i

Entä jos käyttäisimme jotain muuta tapaa?

Jokaiselle osallistujalle annetaan tehtäväksi edustaa tiettyä näkökulmaa

– vahvuus, heikkous, mahdollisuus ja uhka Käsiteltävästä asiasta saa tuoda vain annetun roolinsa = näkökulmansa mukaisia perusteluja ja kommentteja 10 minuuttia

57 20.12.2013

Pirjo Valokorpi HAMK

SWOT

w w w . h a m k . f i

Entä jos käyttäisimme jotain muuta tapaa?

- Tilassa - Ulkona

- muistilaput Tavoitteena ideointi

58 20.12.2013

Pirjo Valokorpi HAMK

Ideakävely

w w w . h a m k . f i

VUOROVAIKUTUS PALAVERISSA

Tahto • osallistua • vaikuttaa yhteiseen toimintaan • oppia muilta • oppia kärsivällisyyttä.

20.12.2013 Pirjo Valokorpi HAMK

59

w w w . h a m k . f i

PARANNUSKEINOJA

Sovitaan yhteiset pelisäännöt • roolit

• keskustelun nopeus • puheenvuorojen

tasapuolisuus • keskeyttämisen

salliminen • ymmärryksen

tarkistaminen • ”nakituksen”

välttäminen

20.12.2013 Pirjo Valokorpi HAMK

60

w w w . h a m k . f i

Esimiestyönantajan viestintä- ja vuorovaikutustaidot

10.10.2013 Pirjo Valokorpi

w w w . h a m k . f i

Mitä puheeksi ottamisella tarkoitetaan?

Varhainen tuki -> työntekijöiden työhyvinvointi -> työyhteisön toimivuus -> myönteinen työilmapiiri => toimivuus, turvallisuus, tuloksellisuus, taloudellisuus

w w w . h a m k . f i

Puheeksi ottaminen

1. Esimies ottaa puheeksi ja keskustelee työntekijän kanssa avoimesti ja luottamuksellisesti havaitsemastaan tai tietoonsa tulleesta selvitystä vaativasta asiasta.

w w w . h a m k . f i

Puheeksi ottaminen

2. Työntekijä itse ottaa esimiehen kanssa puheeksi omaan työhyvinvointiinsa vaikuttavan asian tai tilanteen. 3. Muut työyhteisön jäsenet voivat tehdä aloitteen asioiden selvittämiseksi.

w w w . h a m k . f i

Puheeksi ottaminen

Vastuu puheeksi ottamisesta ja siihen liittyvistä ratkaisuista on esimiehellä. ⇒yhteinen keskustelu ⇒ sovittujen toimenpiteiden kirjaaminen

w w w . h a m k . f i

Keskustelussa käsiteltäviä asioita

• Työkykyongelman jäsentäminen • Toivotun työkyvyn määrittäminen • Tarpeelliset muutokset ja niiden

kirjaaminen • Seuranta (tietoa esim. http://www.keva.fi/tyossa_jatkaminen/)

w w w . h a m k . f i

Valmistautuminen

Miten esimies voi valmistautua? Miten keskustelua voi edistää? Mitä voi olla odotettavissa? Mahdollisten tilanteiden ja reaktioiden ennakointi. Pohdittavaksi

w w w . h a m k . f i

Koulutuspäivän tausta-aineistoa Huotari, M.-L.,Hurme, P. & Valkonen, T. 2005. Viestinnästä tietoon. Helsinki: WSOY. Juholin, E. 2008. Viestinnän vallankumous. Helsinki: WSOY. Koski, R. & Kortesuo, K. 2012. Kokousten seitsemän kuolemansyntiä. Helsinki: Talentum. Puro, J.-P. 2010. Kuunteleva organisaatio. Helsinki: Infor. Surakka, T. (toim.) 2006. Työyhteisön palaverit. Helsinki:Edita.

20.12.2013

Pirjo Valokorpi