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ESCUELA SUPERIOR TECNOLÓGICA DE ARTES DÉBORA ARANGO
PROCESO DE GESTIÓN DE INFRAESTRUCTURA, BIENES Y ADQUISICIONES
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO
Código: GI-CP-01 Versión: 01
Fecha de aprobación: 01/06/2018
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OBJETIVO: ALCANCE: RESULTADO ESPERADO DEL PROCESO:
Administración de la infraestructura, bienes devolutivos y consumibles de la Escuela Superior Tecnológica de Artes Débora Arango encaminados al cumplimiento de la misión Institucional.
Inicia con la recepción, almacenamiento y distribución de los bienes consumibles. Aseguramiento, registro, custodia y entrega de los bienes devolutivos e infraestructura hasta mantenimiento preventivo y correctivo de los mismos.
Infraestructura adecuada para la prestación del servicio.
RESPONSABLE Y PARTICIPANTES: Técnico Administrativo en Gestión de Adquisiciones y bienes. Auxiliar Administrativo. Auxiliares Servicios Generales.
INDICADORES:
Eficacia / Operativos
Eficiencia
Efectividad/Impacto Ejecutar el plan de mantenimiento y adecuación de la infraestructura.
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PROCESO DE GESTIÓN DE INFRAESTRUCTURA, BIENES Y ADQUISICIONES
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Código: GI-CP-01 Versión: 01
Fecha de aprobación: 01/06/2018
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CONTROL
QUÉ CÚANDO QUIÉN EVIDENCIA
Prestamos bienes devolutivos.
Cuando se requiera Permanente
Técnico Administrativo en Gestión de Adquisiciones y bienes. Auxiliar Administrativo. Auxiliares Servicios Generales.
GI-FO-10 Formato Control de Equipos Tecnológicos GI-FO-07 Formato de Entrada y Salida de Instrumentos Portería
Mantenimiento correctivo y preventivo de bienes devolutivos e infraestructura.
Mantenimiento preventivo programado 2 veces al año y correctivo cuando se detecte la falla.
Técnico Administrativo en Gestión de Adquisiciones y bienes. Auxiliar Administrativo. Auxiliares Servicios Generales.
GI-FO-01 Seguimiento al mantenimiento bienes devolutivos e infraestructura.
Inventario bienes. Programado para fin de año y cuando se requiera.
Técnico Administrativo en Gestión de Adquisiciones y bienes. Auxiliar Administrativo. Auxiliares Servicios Generales.
Soporte de inventario GESTASOFT y entrega física.
Pólizas elementos devolutivos. Programada anualmente y cuando se requiera.
Técnico Administrativo en Gestión de Adquisiciones y bienes.
Pólizas generadas por la aseguradora y sus anexos al momento de requerirlos.
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Código: GI-CP-01 Versión: 01
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PROVEEDOR ENTRADA Etapa Ciclo PHVA
ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDAS CLIENTE
Entes Municipales,
Departamentales y Nacionales.
Consejo Directivo Organizaciones
públicas y privadas
Normatividad
en IES (Leyes,
Decretos,
Resoluciones,
Directrices,
Decisiones del
Consejo
Directivo,
Resoluciones
Rectorales y
Plan
Estratégico)
P
Identificar y mantener
actualizado el normograma del
proceso
Técnico Administrativo en
Gestión de Adquisiciones y
bienes
Normograma actualizado para
el proceso Gestión de
infraestructura, bienes y
adquisiciones.
Comunidad académica y administrativa
Todos los Procesos institucionales Partes Interesadas
Necesidades y expectativas de las partes interesadas
P Establecer la DP-FO-30 Matriz Partes Interesadas
Comité de Gestión Integral
Partes Interesadas Pertinentes
Todos los procesos Partes Interesadas
Proceso de
direccionamiento
y planeación
institucional
Plan
Estratégico
Lineamientos
institucionales
P
Elaborar el plan de
acción del proceso
de acuerdo con el
plan estratégico y
los lineamientos
Técnico
Administrativo en
Gestión de
Adquisiciones y
bienes
Plan de acción
del proceso
para la vigencia
en el formato
DP-FO-01
Proceso de
direccionamiento
y planeación
institucional
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ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDAS CLIENTE
institucionales.
Direccionamiento Estratégico.
Control Interno. DAFP.
Planeación
Política Institucional
para la Administración
de Riesgos, Mapa de Riesgos y
Procedimientos del Proceso.
P
Revisar y actualizar Mapa de Riesgos de
la gestión académica
Técnico Administrativo en Gestión de Adquisiciones y bienes
DP-FO-02 Mapa de Riesgos
actualizado para la Gestión Académica
Direccionamiento estratégico, Planeación,
Control Interno, Aseguramiento de la calidad y
Entes de Control
Todas las dependencias
Necesidades de mantenimiento
P
Establecer el plan de mantenimiento de la infraestructura física acorde con el procedimiento estipulado.
Vicerrector Administrativo y Financiero
GF-PL-01 Plan de mantenimiento de la infraestructura física
Proceso de Gestión Financiera y de Bienes
Rectoría Vicerrectoría
Administrativa y financiera
Comunidad académica y administrativa
Necesidades
de
mantenimiento
de la
infraestructura
física
P-H
Planificar las diferentes
adecuaciones y mantenimientos
preventivos y correctivos de la vigencia para la
infraestructura física de la Institución.
Técnico Administrativo en Gestión de Adquisiciones y bienes
GI-PL-01 Plan
de
mantenimiento
de los bienes e
infraestructura
Comunidad Académica y
Administrativa Partes
Interesadas
Gestión GI-MA-01 H De acuerdo con los Técnico Inventario Gestión
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ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDAS CLIENTE
Infraestructura, bienes y adquisiciones Gestión de recursos tecnológicos y de apoyo académico
Manual de Manejo de Bienes Inventario inicial, información de compras, traslados y bajas Bajas de recursos tecnológicos y de apoyo académico.
reportes que provee el software Institucional., se realiza toma física de propiedad, planta y equipo y se actualiza el inventario de acuerdo a la normativa vigente.
Administrativo en Gestión de Adquisiciones y bienes Jefe de Oficina Financiera Jefe de Recursos Tecnológicos y de Apoyo Académico
actualizado Financiera
Gestión Infraestructura, bienes y adquisiciones
GI-PL-01 Plan de Mantenimiento de Bienes e Infraestructura GI-PR-01 Procedimiento Plan de Mantenimiento de los Bienes e Infraestructura
H
Ejecutar las actividades de mantenimiento de la infraestructura física
Técnico Administrativo en Gestión de Adquisiciones y bienes. Auxiliar Administrativo.
Interventorías y actas de pago GI-FO-01Seguimiento al Mantenimiento de Infraestructura Física GI-FO-02 Formato Mantenimiento Preventivo o Correctivo
Gestión Infraestructura, bienes y adquisiciones Gestión Financiera
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Código: GI-CP-01 Versión: 01
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ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDAS CLIENTE
GI-FO-03 Formato de Requerimientos de Mantenimiento y Reparación
Gestión Infraestructura, bienes y adquisiciones
Inventario inicial, información de plan anual de adquisiciones, traslados y bajas
H
Realizar toma física de propiedad, planta y equipo y actualizar el inventario de acuerdo a la normativa vigente. Se hace seguimiento a la entrada y salida de los bienes. Adicionalmente se coordina la entrega al área de gestión Documental de la correspondencia recibida en portería.
Líder de Proceso Jefe de Recursos Tecnológicos y de Apoyo Académico Técnico Administrativo en Gestión de Adquisiciones y bienes.
Inventario actualizado GI-FO-10 Formato Control de Equipos Tecnológicos GI-FO-07 Formato de Entrada y Salida de Instrumentos Portería
Gestión Financiera
Gestión de recursos tecnológicos y de apoyo académico
Bajas de recursos tecnológicos y de apoyo académico
Técnico Administrativo en Gestión de Adquisiciones y bienes.
Solicitudes de profesores y alumnos
H
Préstamo de recursos tecnológicos de apoyo a clases presenciales
Técnico Administrativo en Gestión de Adquisiciones y bienes.
GI-FO-11 Control salida de almacén
Comunidad académica
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Código: GI-CP-01 Versión: 01
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ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDAS CLIENTE
Auxiliar Administrativo.
Aseguramiento de la Calidad
Requisitos de norma AC-PR-03 Propiedad del Cliente y Proveedores Externos
PH
Establecer los procesos para la administración y el control de la propiedad del cliente.
Líder de Proceso
Cuadro en la caracterización: Propiedad del Cliente
Aseguramiento de la Calidad
Técnico Administrativo en Gestión de Adquisiciones y bienes.
GI-PL-01 Plan de Mantenimiento de Bienes e Infraestructura
V
Verificar el cumplimiento del plan de mantenimiento anual
Técnico Administrativo en Gestión de Adquisiciones y bienes.
GI-FO-01 Seguimiento al Mantenimiento de Infraestructura Física GI-FO-02 Formato Mantenimiento Preventivo o Correctivo
Vicerrectoría Administrativa y Financiera
Gestión Infraestructura, bienes y adquisiciones
Plan de mantenimiento de la infraestructura
V
Hacer seguimiento al plan de mantenimiento de la infraestructura física
Técnico Administrativo en Gestión de Adquisiciones y
Interventorías y actas de pago Formato de registro de
Gestión Financiera y de Bienes
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CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO
Código: GI-CP-01 Versión: 01
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PROVEEDOR ENTRADA Etapa Ciclo PHVA
ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDAS CLIENTE
física bienes.
actividades de mantenimiento
Gestión Infraestructura, bienes y adquisiciones
Plan de acción del proceso para la vigencia en el formato
V
Hacer seguimiento cuatrimestral a las actividades e indicadores establecidos en el plan de acción del proceso
Técnico Administrativo en Gestión de Adquisiciones y bienes. Asesor de Planeación
Informe de gestión del proceso Seguimiento y monitoreo realizados
Proceso de direccionamiento y planeación institucional
Gestión Infraestructura, bienes y adquisiciones
Mapa de riesgos del proceso
V
Hacer seguimiento cuatrimestral al mapa de riesgos del proceso de acuerdo con las acciones planteadas para su mitigación
Técnico Administrativo en Gestión de Adquisiciones y bienes. Evaluación y control interno
Mapa de riesgos con seguimiento
Proceso de direccionamiento y planeación institucional Evaluación y control interno
Proceso de evaluación y control
Resultados de auditorías internas y externas
A
Identificar e implementar acciones correctivas y preventivas del proceso.
Técnico Administrativo en Gestión de Adquisiciones y bienes
EC-FO-08 Plan de mejoramiento
Proceso de evaluación y control
Técnico Administrativo en Gestión de Adquisiciones y
Informe de gestión del proceso Seguimiento y
AC-FO-01 Formato Seguimiento a la mejora.DP-
Equipo de aseguramiento.
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Código: GI-CP-01 Versión: 01
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PROVEEDOR ENTRADA Etapa Ciclo PHVA
ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDAS CLIENTE
bienes monitoreo a la mejora Mapa de riesgos con seguimiento
FO-23 Informe
de GestiónDP-FO-02 Mapa de Riesgos
REQUISITOS APLICABLES AL PROCESO
LEY ASEGURAMIENTO
A LA CALIDAD MIPG
DE LA INSTITUCIÓN
NTCGP 1000:2009 ISO 9001:2015
MECI: 2014
REQUISITOS SST
ACUERDOS: Acuerdo 02 de 2012 Apreciación de Condiciones iniciales de acreditación de programas académicos. Acuerdo 03 de 2014 Lineamientos para acreditación Institucional.
LINEMIENTOS: Lineamientos para la Acreditación de programas de Pregrado-Consejo Nacional de Acreditación –CNA–2013 Lineamientos para la Acreditación Institucional-
Dimensión 6 Fortalecimiento Organizacional e implicación de los procesos
PEI Plan Estratégico
7.1.3Infraestructura 7.1.4 Ambiente para la operación de los procesos 7.1.5.2 Trazabilidad de las mediciones 7.1.6Conocimientos de la organización 7.3 Toma de Conciencia 8.5.4Preservación 9.1Seguimiento, medición, análisis y
Decreto 1072 de 2015 Resolución 1111 de 2017 Políticas Matriz de peligros y riesgos AROS (Análisis de Riesgos por Oficios) Riesgo Psicosocial Exámenes
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REQUISITOS APLICABLES AL PROCESO
LEY ASEGURAMIENTO
A LA CALIDAD MIPG
DE LA INSTITUCIÓN
NTCGP 1000:2009 ISO 9001:2015
MECI: 2014
REQUISITOS SST
LINEAMIENTOS: Lineamientos para la Acreditación de programas de Pregrado-Consejo Nacional de Acreditación –CNA–2013 Indicadores Para La Autoevaluación Con Fines De Acreditación Institucional GUÍAS: Guía CNA tercera edición. Circulares del MEN
Consejo Nacional de Acreditación –CNA–2015 GUÍAS: Guía para la presentación de informe fines Acreditación Guía de Procedimiento 01 Condiciones Iniciales 2017 Guía Procedimiento 02 Condiciones Iniciales Acreditacion Institucional Guía Procedimiento Condiciones de calidad Institucional
evaluación 9.1.3 Análisis y evaluación 10.1Generalidades 10.2 No conformidad y acción correctiva 10.3 Mejora continua MECI: 2.3 Componente Planes de Mejoramiento 3. Información y Comunicación
Médicos Análisis de ausentismos Mediciones de higiene y seguridad Inspecciones Mantenimiento Preventivo Simulacros ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL Control contratistas y proveedores Control de plagas y roedores Manejo de productos químicos Protección contra caídas
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REQUISITOS APLICABLES AL PROCESO
LEY ASEGURAMIENTO
A LA CALIDAD MIPG
DE LA INSTITUCIÓN
NTCGP 1000:2009 ISO 9001:2015
MECI: 2014
REQUISITOS SST
2017 Guía Procedimiento Condiciones de calidad Programas Académicos 2017
AMBIENTALES Matriz de aspectos e impactos Manejo de residuos Preservación de recursos naturales
PROPIEDAD DEL CLIENTE
Tipo Dónde se custodia Acceso En caso de perdida Cuando y como se
devuelve
COMUNICACIONES
Que comunica Cuando A Quien comunica Quien comunica Como
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comunica (proceso y/o cargo)
Realización de inventarios bienes devolutivos.
Anualmente Funcionarios de planta
Técnico Administrativo en Gestión de Adquisiciones y bienes.
Por medio de correo electrónico.
Realización de mantenimientos
Cuando se requiera.
Partes interesadas Técnico Administrativo en Gestión de Adquisiciones y bienes. Auxiliar Administrativo.
Por medio de correo electrónico, cartelera institucional.
RECURSOS FÍSICOS NECESARIOS PARA EL PROCESO
INFORMACIÓN DOCUMENTADA ASOCIADA AL PROCESO
Herramientas y accesorios Muebles y enseres Equipo de comunicación Equipo de computo Equipo de restaurante y cafetería Equipo para la producción musical Equipo de ventilación Equipo y máquinas de oficina Edificaciones Elementos de aseo, lavandería y cafetería
GI-CP-01 Caracterización del Proceso MANUAL: GI-MA-01 Manual de Manejo de Bienes PLAN: GI-PL-01 Plan de Mantenimiento de Bienes e Infraestructura PROCEDIMIENTOS: GI-PR-01 Procedimiento Plan de Mantenimiento de los Bienes e
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CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO
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Infraestructura GI-PR-02 Procedimiento Préstamo de Instrumentos y Otros Dispositivos-Almacén
INFORMACIÓN CONTROLADA ASOCIADA AL PROCESO
GI-FO-01Seguimiento al Mantenimiento de Infraestructura Física GI-FO-02 Formato Mantenimiento Preventivo o Correctivo GI-FO-03 Formato de Requerimientos de Mantenimiento y Reparación GI-FO-04 Formato Reporte de daños GI-FO-05 Formato de Descarte GI-FO-06 Formato Solicitud de Materiales GI-FO-07 Formato de Entrada y Salida de Instrumentos Portería GI-FO-08 Formato de Requerimientos para Eventos GI-FO-09 Préstamo de Aulas y Ambientes Especializados GI-FO-10 Formato Control de Equipos Tecnológicos GI-FO-11 Control salida de almacén
CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN FECHA ITEM MODIFICADO DESCRIPCIÓN
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