english for correspondence / business letter (part1)
Post on 08-Aug-2015
67 Views
Preview:
TRANSCRIPT
ENGLISH FOR CORRESPONDENCE (PART I)
CARA SIMPEL UNTUK MENULIS SURAT/EMAIL DALAM BENTUK: 1. RESERVATION LETTER2. CONFIRMATION LETTER3. REFUSAL LETTER4. CANCELLATION LETTER5. OFFERING LETTER
RESERVATION LETTER
Ada beberapa cara untuk menulis “reservation letter” atau email. Namun yang perlu diperhatikan adalah bahwa surat tersebut
haruslah memberikan informasi yang jelas kepada alamat yang kita tuju agar tidak terjadi salah pengertian.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan adalah :
Buat surat yang mudah untuk
dimengerti dan dibuat sesingkat
mungkin
Pada paragraf pertama penulis
harus mencantumkan
Nama Penulis, Tipe Kamar/Meja/Reserva
si yang dipesan Mencantumkan Lama Waktu Tinggal, Tanggal dan Waktu Keberangkatan dan
Sampai
Akan lebih baik apabila semua informasi yang
dibutuhkan dicantumkan dalam
1 paragraf saja
Sebutkan kebutuhan khususnya dan juga
berikan alamat/nomor/email yang bisa dihubungi
(contact person)
CONTOH “RESERVATION LETTER”
Petter WintersonBraga Street, South California, USAPhone: 007 56789Email: pwnt@gmail.comFebruary 3rd, 2011
Dear Sir or Madam,
I would like to book a single bed room for two persons. We will stay in your hotel for 3 days. My arrival date is on February 8, 2011 at 10 a.m. Can I have Spa treatment in your hotel? We are enclosing $200 as a deposit of my reservation.We are going to be waiting for your confirmation.
Sincerely,
Petter Winterson
CONFIRMATION LETTER
“Confirmation Letter” berfungsi untuk memberi informasi dan mengkonfirmasi tentang jasa, reservasi, penerimaan barang atau file, dan laporan. Jenis surat ini
harus mengandung informasi yang lengkap termasuk di dalamnya semua fakta dan perjanjian yang telah dibuat. Surat ini juga bisa digunakan untuk menjalin hubungan
kerjasama yang baik dan profesional.Beberapa hal yang perlu diperhatikan adalah :
Surat harus berisi Alamat Pengirim (return address)
Informasi penting harus dijelaskan dengan sejelas-
jelasnya agar mudah dimengerti
Body pada surat harus diawali dengan
Salam Pembuka (salutation)
Surat juga harus langsung ditujukan
kepada siapa (directly to whom it
may concern)
Surat harus diakhiri dengan kalimat
penutup dan bagian penutup yang terdiri dari Nama dan Tanda
Tangan pengirim
CONTOH “CONFIRMATION LETTER”
Lestari HotelMunduk village, Buleleng regencyPhone: 0362 9876Email: leshot@ymail.comWebsite: www.hoteles.comFebruary 30, 2011Jhon SmithBraga streets, South California, USA
Dear Mr. Smith,Thank you for your reservation letter of February 29, 2011. We are very pleased to confirm your reservation about Deluxe King Suite room for 2 persons, as the charge $500 per night, your arrival date on March 2, 2011, the departure date on March 4, 2011, you will check in at 10.00 a.m, and check out at 10.00 p.m.If you need an additional information please let us know as soon as.We are looking forward to welcoming you in our hotel. Sincerely, DarmaReservation Manager
REFUSAL LETTER
“Refusal Letter” merupakan surat penolakan atas sebuah tawaran pekerjaan, reservasi, undangan, proposal bisnis, dan lain-lain. “Refusal Letter” juga bisa disebut
“Rejection Letter”. Surat ini merupakan salah satu surat yang membawa berita kurang baik bagi si Pembaca.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan adalah :
Refusal Letter harus mengindikasikan rasa penyesalan yang mendalam
Gunakan bahasa yang sopan dalam surat ini agar tidak
terjadi kesalah pahaman
Cantumkan semua fakta yang beralasan
kepada pembaca untuk membuatnya
yakin
Surat ini harus singkat, padat, dan
jelas
Surat ini harus menyampaikan
ungkapan terimakasih kepada pembaca atas penawaran, reservasi, atau undangan yang
mereka berikan
CONTOH “REFUSAL LETTER”
Mr. Marty FriedmanPurity Hotel ManagerStamford Streets, London February 1st, 2011 Dear Mr. Friedman,We are very thankful of your reservation letter of January 30, 2011. We are very sorry to inform you that our hotel is fully booked at that day. So we are not be able to accept your reservation. We are respectfully to suggest you to look for another hotel which can accept your reservation. We will be very pleased to welcoming you in another day.Good luck
Faithfully, DarmaReservation Manager
CANCELLATION LETTER
“Cancellation Letter” digunakan untuk pembatalan suatu pesanan, permintaan, atau reservasi. Perusahaan-perusahaan sangat membutuhkan jenis surat ini untuk mengetahui ketika seseorang yang telah memesan atau melakukan reservasi
terhadap suatu barang atau jasa kemudian membatalkan itu semua.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan adalah :
Seperti surat-surat lainnya, surat ini
juga harus mengandung Alamat
Pengirim (return address)
Dalam surat ini penulis harus
memberikan alasan yang jelas mengenai
pembatalan tersebut. Surat ini harus
mengandung fakta yang beralasan agar mudah dimengerti dan diterima oleh
pembaca
Ide utama dari surat ini harus jelas dan
lengkap dan langsung menuju
pada poin pembicaraan
Bahasa yang digunakan adalah bahasa formal dan
profesional
CONTOH “CANCELLATION LETTER”
Mick ThompsonStamford Streets, London001 34726March 13th, 2011
Mr. AndersonReservation ManagerLuxury HotelBerckam Streets, Birmingham City023 56749
Dear Mr. Anderson,I am very sad to inform you that I need to cancel my reservation for 3 days in your hotel starting on March 15, 2011. I have a job that I cannot leave. I have to go to Brazil to finish my project. I hope your hotel will find another guest who can pay you. Once again I am very sorry of the cancellation. Thank you for the services and information. I will get back to your hotel when I am not busy.
Sincerely, Thompson
OFFER LETTER
“Offer Letter” biasanya digunakan untuk menawarkan kesempatan bisnis kepada perusahaan lain atau individu. Surat ini juga bisa digunakan untuk memperkenalkan
dan menawarkan produk baru dari perusahaan kepada perusahaan lain atau individu.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan adalah :
Nama perusahaan harus dicantumkan di bagian awal surat
Kemudian diikuti dengan alamat
perusahaan, telepon, fax, email, dan lain-
lainDibagian selanjutnya dicantumkan nama produk, servis, atau
pekerjaan yang ditawarkan
Mencantumkan juga spesifikasi dan kualitas produk,
servis, atau pekerjaan
Kemudian di bagain akhir dicantumkan
manfaat dari produk atau jasa bagi
pelanggan, atau alasan penawaran hal-hal tersebut
CONTOH “OFFER LETTER”
Butterfly CompanyNothingham Streets, Nothingham, LondonPhone: 115 3874Email: not.com@gmail.comWebsite: www.notcom.org June 30th, 2011 Jack WilsonFlower Company223 Boston Streets, Boston, USA
Dear Mr. Jack,We would like to inform you that our company has been producing new high quality hotel products and we would also like to offer you those products. Such as guest fishing equipment, laundry machines, kitchen equipment, etc. We produce the latest products with attractive designs, and we ensure that the products are high quality and will increase your company’s appearance and by using our latest product, we ensure that your company can give services to the guests effectively.We are enclosing the brochure of our latest products.We look forward to be meeting you and discuss the details.
Faithfully yours, Petter Parker,Marketing Manager
top related