e -ffektiva inköp i luleå kommun jerry Öhman inköpschef

Jerry ÖhmanInköpschef

e-ffektiva inköpi Luleå kommun

Jerry ÖhmanInköpschef

Agenda• Presentation av Luleå kommun • Beskrivning av projektet e-ffektiva inköp• Resultat• Erfarenheter och utmaningar

LULEÅSkärgårdsstaden i Norr

• Residensstad i Norrbotten• 74 000 invånare• Luleå Kommun

– 6500 anställda • 9 st på central inköpsavdelning

– 11 förvaltningar

Skärgårdsstaden i Norr

Korta fakta om inköp• Inköp decentraliserade till verksamhetsnivå• Central upphandling av ramavtal

– Driftomsättning ca 1 miljard kr (varor och tjänster)– ca 150 000 leverantörsfakturor– ca 200 ramavtal– 5 000 leverantörer

Bakgrund till projektet• Egen förstudie 2005 samt revision 2007

visade problem i kommunens handelsprocess

– Problemen låg främst i förvaltningarnas sätt att hanterasina inköp

– Uppföljningen måste utvecklas

Bakgrund till projektet• 60 000 hämtköp – 25 årsarbetare totalt!• Endast ca 65 % av inköpen sker hos

ramavtalsleverantörer• Otillåtna direktupphandlingar• Decentraliserade inköp

– stort antal beställare (6500 st)– problem med informationsspridning och

kompetensutveckling

Bakgrund till projektet• E-handel sedan 1998: Intrade

– Låg nyttjandegrad– Få varugrupper och få aktiva beställare

• Fakturor i två system – e-handel och skannade fakturor

• Stor andel övrigt sortiment –bristande kunskap ger dyra inköp

Bakgrund till projektet

Clas Ohlson: 18,40 kr Corporate Express: 0,68 kr

Clas Ohlson: 18,40 krCorporate Express: 45,20 kr

97% rabatt 20% rabatt

2008

Hur löser vi detta?

Stor andel h

ämtköp

Bristande ramavtalstrohet

Brister i kunskap om inköp/upphandlingE-handelssystem med låg nyttjandegrad

Stort

antal b

eställa

re

Svår uppföljning

e-ffektiva inköp

• Projektet e-ffektiva inköp startar juni 2008 med beslut i Kommunstyrelsen

• Samtliga förvaltningschefer stödjer projektet

RutinerRepresentanter

frånEkonomi och inköp

E-handelSystemförvaltareIT

E-fakturaSystemförvaltareEkonomi IT

Uppdragsgivare: Kommunchef

Styrgrupp: Ekonomichef, budget- och redovisningschef, inköpschef

Ekonomichefer tekniska förv, socialförv

Administrativ chef Barn- och utbildningsförv

Referensgrupp: Förvaltningscheferna

Central projektgrupp: Projektledare ekonomikontoret

Representanter ekonomikontoret/inköp, IT

Förvaltningarnas arbetsgrupperEgen projektledare utsedd av förvaltningschef

Verksamhetsföreträdare

LeverantörUpphandlare

Projektorganisation

e-ffektiva inköp• Förvaltningsövergripande projekt• Berör hela handelsprocessen• Verksamhetsprojekt:

– Rutiner och beställningsorganisation– Nytt e-handelssystem– E-faktura

Behov uppstå

rUpphandling BeställningFakturahantering

e-ffektiva inköp• Raindanceportalen – Inköp

– Ett system för beställningar och fakturor– Webgränssnitt– Potential att ansluta fler leverantörer– Tydligare prisindikering

Tillvägagångssätt

Identifiera nuläge

WorkshopsTa fram

nya rutiner

Lednings-beslut

Utbildning

Förvaltningarnas delprojekt

Utsebehöriga beställare

Behöriga beställare

• Mål: minska antalet beställare och öka kompetensen

• Alla beställare ska genomgå utbildning– Inköpshandbok (regler och rutiner)– E-handelssystem

Resultat• Nytt e-handelssystem • Stor utbildningsinsats – ökad medvetenhet• Kommunstyrelsen fokus på ramavtalstrohet:

– Styrkort + Internkontollplan =alla förvaltningar måste arbeta aktivt med inköpsbeteende!

• E-handel ska-krav vid nya upphandlingar

Resultat• Implementering av ny inköpsorganisation

– Färre beställare och ökad delaktighet– Upphandlarna antar en strategisk roll– Upphandlingarna drivs i projektform

Fokus-grupper

Ny inköpsorganisation

InköpsavdFörvaltning

Inköpschef

Upphandlare

Systemförv.E-handel

Inköps-samordnare

Behörig beställare

System-Support

Fakturacentral

Fakturakontrollanterattestanter

Inköpssamordnare (strategisk)

• Utveckling av inköpsorganisation

• Support i inköpsfrågor

• Uppföljningsansvar - ramavtalstrohet

• Utse deltagarei fokusgrupp

• Utbildn/info i inköpsfrågor

• Kanalisera synpunkter på avtal

• Direktupph> 50 000

Fakturacentral (operativ)

• Support e-handel

• Support fakturafrågor

• Utbildning faktura och e-handel

• Administration av behörigheter

Fokusgrupper

• Säkerställa att rätt produkter upphandlas och att en effektiv varuförsörjning uppnås

• Möjliggöra samordning mellan förvaltningar

• Grupper bestående av verksamhetsföreträdare o ansvarig upphandlare

• Kravställare vid upphandlingar och uppföljning under avtalstiden

Verksamhet

Utmaningar i projektet

• Teknik för att ansluta fler leverantörer– EDI fortfarande enda alternativet – få

leverantörer

• E-handelssystemet ger mer central administration (för många beställare?)

• Låg datavana hos behöriga beställare

Utmaningar i projektet• Förvaltningar har många inaktiva behöriga beställare

– Förvaltningarna hanterar frågan på olika sätt:• Barn- och utbildning minimerar antalet beställare

(ex 19 st i grundskolan)• Socialförvaltningen har utbildat > 200 beställare

Inköpsbeteende och kultur är vår störstautmaning!

Vad händer nu?• Implementering ny inköpsorganisation

– Upphandlare får nya roller– Ytterligare minska antalet beställare

• Utveckla uppföljningsverktyg• Utveckla informationskanaler

– Ramavtalskatalog– Information på Intranät– Inköpshandbok

Vad händer nu?• Nytt sätt att se på inköp – försörjningsprocess

– Effektiviseringar på fler nivåer ex leveranser, lager osv

• Processkartläggning centralt och på förvaltningsnivå– Inköp antar ett helhetsperspektiv

Vad kan vi spara??

25 000 000 kr!– Ramavtalstrohet– Hämtköp– Fakturahantering

Köp rätt

på rätt

sätt!

jerry.ohman@inkop.lulea.se