diplomado en gerencia de proyectos · resultado de los efectos de un proyecto ... es el proceso de...
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DIPLOMADO EN GERENCIA DE
PROYECTOS
FUNDAMENTOS DE
PROYECTOS
Enero de 2013 Ing. Daniel Salazar F., PMP. 1
FUNDAMENTOS DE
PROYECTOS
Enero de 2013 Ing. Daniel Salazar F., PMP.
2
FUNDAMENTOS DE
PROYECTOS
OBJETIVOS
Presentar, a manera de introducción, los principios
básicos, los aspectos fundamentales y las herramientas
para adelantar en forma apropiada las etapas de:
• Identificación y Alineación Estratégica del Proyecto – IAEP.
• Formulación de Proyectos
• Evaluación de Proyectos
Precisar el alcance y los resultados esperados de dichas etapas para la aplicación de los correspondientes elementos y procesos gerenciales.
Enero de 2013 Ing. Daniel Salazar F., PMP.
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FUNDAMENTOS DE
PROYECTOS
CONTENIDO
• Conceptos generales
• Ciclo del Proyecto y del Producto
• Niveles de madurez
• Horizonte de planeación
• Ciclo de la Gerencia de Proyectos
• IAEP
• Formulación
• Evaluación (AMJ)
Enero de 2013 Ing. Daniel Salazar F., PMP.
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CONCEPTOS GENERALES
Enero de 2013 Ing. Daniel Salazar F., PMP.
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CONCEPTOS GENERALES
Enero de 2013 Ing. Daniel Salazar F., PMP.
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PROYECTO:
Trabajo especial, de carácter temporal, acometido para
crear un entregable singular (PMI).
TEMPORAL: • Comienzo y un final formalmente definidos.
• Oportunidad (resolver la problemática).
ENTREGABLE:
Producto (bien-medible o servicio-verificable) de un
trabajo que debe producirse para terminar un proceso,
una fase, una etapa o un proyecto.
CONCEPTOS GENERALES
SINGULAR: • Único en su género.
• Diferente, en forma perceptible, de los demás entregables.
• Que no ha sido hecho anteriormente exactamente en la misma forma .
ELABORACIÓN PROGRESIVA:
Característica de los proyectos, que acompaña a los conceptos de
temporal y singular.
• Elaboración: Llevado a cabo cuidadosa y detalladamente;
desarrollado por completo
• Progresiva: Procediendo paso a paso, progresando continuamente
a través de incrementos
Enero de 2013 Ing. Daniel Salazar F., PMP.
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CONCEPTOS GENERALES
Enero de 2013 Ing. Daniel Salazar F., PMP.
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TRABAJOS ORDINARIOS (EMPRESA)
TRABAJOS ESPECIALES (PROYECTO)
EQUIPO DE TRABAJO
PROCESO
PRODUCTO
Permanente
Repetitivo
Repetitivo
Temporal
Nuevo
Nuevo
EMPRESA VS PROYECTOS
CONCEPTOS GENERALES
Enero de 2013 Ing. Daniel Salazar F., PMP.
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RAZÓN DE SER (por qué): Justificación del proyecto sustentada en una problemática:
• Una necesidad por satisfacer
• Una exigencia por cumplir
• Un problema por resolver o
• Una OPORTUNIDAD por aprovechar
PROPÓSITO (para qué): Aporte o contribución del proyecto a los objetivos estratégicos de la organización.
Problemática
CONCEPTOS GENERALES
Enero de 2013 Ing. Daniel Salazar F., PMP.
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RESULTADOS:
• PRODUCTO – OUTPUT (qué): Resultado específico (bien o servicio) que se espera obtener del proyecto
• EFECTOS – OUTCOME (objetivos específicos): Resultado de la utilización del producto del proyecto
• IMPACTOS (propósito): Resultado de los efectos de un proyecto
ALCANCE:
Delimitación y definición de aspectos fundamentales y esenciales del proyecto, principalmente desde el punto de vista del producto, de los entregables, de sus especificaciones y de lo convenido con las partes interesadas.
HORIZONTE DE PLANEACIÓN
Enero de 2013 Ing. Daniel Salazar F., PMP.
11 Enero de 2013
ALCANCE:
CONCEPTOS GENERALES
NOMBRE: El nombre debe contribuir al acierto en la selección del proyecto, en forma tal que “describa” o ilustre sobre su carácter y aspectos más esenciales, en términos de:
PPP (Procesos, Producto, Particularidad):
Ejemplos: • Proceso requerido (Montaje, Construcción, Elaboración....),
• Producto esperado (Planta, Edificio, Sistema, Diseño,Vía...)
• Particularidad distintiva ( localización, prototipo, etc.).
Enero de 2013 Ing. Daniel Salazar F., PMP.
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• Crear empresa… • Hacer un puente…
• Implantar una metodología… • Montar una máquina…
• Hacer una restauración…
CICLOS
Enero de 2013 Ing. Daniel Salazar F., PMP.
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CICLOS
CICLO DEL PROYECTO:
Conjunto de etapas, con entregables previamente definidos, que
se “recorren” dentro del desarrollo del proyecto. En otras
palabras, es el proceso de completar el trabajo del Proyecto.
CICLO DE VIDA DEL PRODUCTO:
Involucra el producto desde su concepto hasta su liquidación.
CICLO DE VIDA DE LA GERENCIA DE PROYECTOS: Procesos de gerencia que pueden ser aplicados al Proyecto en general o etapa por etapa. Incluye 5 grupos de procesos:
• Iniciación
• Planeación
• Ejecución
• Control
• Cierre
Enero de 2013 Ing. Daniel Salazar F., PMP.
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CICLO DEL
PROYECTO/PRODUCTO
Enero de 2013 Ing. Daniel Salazar F., PMP.
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Ciclo del Proyecto
Ciclo del Producto del Proyecto
Producto del
Proyecto
CICLO DEL PROYECTO
Enero de 2013 Ing. Daniel Salazar F., PMP.
19 Enero de 2013
1. IDENTIFICACIÓN Y ALINEACIÓN ESTRATÉGICA
DEL PROYECTO (IAEP)
Etapa en la cual la organización adquiere un compromiso formal con el proyecto.
2. FORMULACIÓN
IDEA, PERFIL, PREFACTIBILIDAD Y FACTIBILIDAD
4. EJECUCIÓN Etapa en la cual se obtiene y entrega el producto esperado del proyecto.
3. EVALUACIÓN
Etapa en la cual las partes interesadas (stakeholders), identificadas a ese momento, están de acuerdo en las alternativas analizadas y en la alternativa seleccionada para el proyecto.
Etapa en la cual las partes interesadas (stakeholders), identificadas a ese momento, están de acuerdo en que la alternativa seleccionada para el proyecto, es buena para la organización (financiera) y para su entorno (económica, social, ambiental).
HORIZONTE DE PLANEACIÓN
Enero de 2013 Ing. Daniel Salazar F., PMP.
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NIVELES DE MADUREZ
Enero de 2013 Ing. Daniel Salazar F., PMP.
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IDEA
PERFIL
PRE FACTIBILIDAD
FACTIBILIDAD • Iniciativa orientada a la solución de “problemáticas” dentro de un marco empresarial u organizacional de carácter estratégico.
• Estudio preliminar y breve que se elabora a partir de información existente, de juicios comunes o de la opinión de expertos.
• Estudio de viabilidad comercial, técnica, ambiental, administrativa y financiera que se elabora, principalmente, con información secundaria.
• Estudio de viabilidad comercial, técnica, ambiental, administrativa y financiera que se elabora, principalmente, con información primaria.
Ingeniería básica*
Ingeniería conceptual*
*Nota: la Ingeniería de detalle (diseño) se debe realizar en la etapa de ejecución
Fase 1 Fase 2 Fase 3
NIVELES DE MADUREZ
Enero de 2013 Ing. Daniel Salazar F., PMP.
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FASES VS COSTO - RIESGO
0
5
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IDEA PERFIL PREFACTIBILIDAD FACTIBILIDAD
FASE
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COSTOS RIESGO
CICLO DE LA GERENCIA DE
PROYECTOS
Enero de 2013 Ing. Daniel Salazar F., PMP.
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Ciclo de la Gerencia de Proyectos
CICLO DE LA GERENCIA DE
PROYECTOS
Enero de 2013 Ing. Daniel Salazar F., PMP.
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Tomado de PMBOK® 4ª Ed. 2008
Grupos de Procesos
Iniciación(2)
Planeación(20)
Ejecución(8)
Seguimiento y Control (10)
Cierre(2)
Áre
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to
Integración (6)
Desarrollar el Acta de
Constitución del Proyecto
Desarrollar el Plan para la
Dirección del Proyecto
Dirigir y Gestionar la
Ejecución del Proyecto
Monitorear y Controlar el
Trabajo del Proyecto
Realizar el Control Integrado
de Cambios
Cerrar Proyecto o Fase
Alcance (5)Recopilar Requisitos
Definir el Alcance
Crear la EDT
Verificar el Alcance
Controlar el Alcance
Tiempo (6)
Definir las Actividades
Secuenciar las Actividades
Estimar los Recursos para
las Actividades
Estimar la Duración de las
Actividades
Desarrollar el Cronograma
Controlar el Cronograma
Costo (3)Estimar los Costos
Determinar el Presupuesto
Controlar los Costos
Calidad (3)Planificar la Calidad Realizar el Aseguramiento
de Calidad
Realizar el Control de Calidad
Recursos
Humanos (4)
Desarrollar el Plan de
Recursos Humanos
Adquirir el Equipo del
Proyecto
Desarrollar el Equipo del
Proyecto
Gestionar el Equipo del
Proyecto
Comunicaciones
(5)
Identificar a los Interesados Planificar las
Comunicaciones
Distribuir la Información
Gestionar las Expectativas
de los Interesados
Informar el Desempeño
Riesgo (6)
Planificar la Gestión de
Riesgos
Identificar los Riesgos
Realizar el Análisis
Cualitativo de Riesgos
Realizar el Análisis
Cuantitativo de Riesgos
Planificar la Respuesta a los
Riesgos
Monitorear y Controlar los
Riesgos
Adquisiciones (4)Planificar las Adquisiciones Efectuar las Adquisiciones Administrar las Adquisiciones Cerrar las Adquisiciones
Project Management Institute, A Guide to Project Management Body of Knowledge, (PMBOK Guide Fourth Edition ). Project
Management Institute, Inc., 2008, Tabla 3-1, page 43
IDENTIFICACIÓN Y
ALINEACIÓN ESTRATÉGICA
DEL PROYECTO
Enero de 2013 Ing. Daniel Salazar F., PMP.
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IDENTIFICACIÓN Y ALINEACIÓN
ESTRATÉGICA DEL PROYECTO
(IAEP) (IAEP)
Enero de 2013 Ing. Daniel Salazar F., PMP. 31
Etapa en la cual la organización adquiere un compromiso formal con el proyecto
Propósito: Seleccionar e integrar el proyecto consecuentemente con esa estrategia para analizarlo, alinearlo con ella y asegurar el compromiso de la organización para realizarlo
IAEP - ESCENARIOS
Enero de 2013 Ing. Daniel Salazar F., PMP. 32
ESTRATEGIA
IAEP - PROCESO
Enero de 2013 Ing. Daniel Salazar F., PMP. 33
ANÁLISIS ESTRATÉGICO
(Entorno, sector) (O y A)
REVISIÓN ESTRATÉGICA
(Organización, proyecto) (F y D)
PLANTEAMIENTO DEL PROYECTO
(Idea o propuesta)
ALINEACIÓN ESTRATÉGICA
DEL PROYECTO
RESULTADOS
•Project Charter
•Planteamiento del Proyecto
(Documento de Trabajo)
Estrategia
PROYECTO
IAEP - REVISIÓN
ESTRATÉGICA
Enero de 2013 Ing. Daniel Salazar F., PMP. 34
Visión
Proyectos
Objetivos Estratégicos
Estrategia
Misión ORGANIZACIÓN
Estrategia
PROYECTO
IAEP - CONCEPTOS
Curso de acción de cómo la
organización o institución va a lograr
sus objetivos y metas, teniendo en
cuenta las condiciones internas y las
externas que impone el entorno.
La estrategia responde a cambios en:
• El mercado
• Tecnología
• Entorno internacional
• Políticas gubernamentales
• Medio ambiente
Enero de 2013 Ing. Daniel Salazar F., PMP. 35
Estrategia
Estrategia
PROYECTO
IAEP - CONCEPTOS
Enero de 2013 Ing. Daniel Salazar F., PMP. 36
Estrategia
Estrategia
PROYECTO
IAEP - CONCEPTOS
Declaración que dirige la acción
institucional y expresa lo que se debe
hacer para convertir la visión en
realidad.
Marca las fronteras, el origen y la
razón de ser de la entidad. Se
desarrolla respondiendo a las
preguntas:
• Qué se hace
• Para qué lo hace
• Cómo lo hace
• Con qué recursos o
• Con quién lo hace
Enero de 2013 Ing. Daniel Salazar F., PMP. 37
Misión
Estrategia
PROYECTO
IAEP - CONCEPTOS
Planteamiento de un sueño o reto futuro.
Determina cuál deberá ser la contribución
de la organización.
Debe formularse en un tiempo determinado,
debe ser alcanzable y realizable.Se
desarrolla respondiendo a las preguntas:
•Qué queremos ser
•Qué queremos hacer
•Cuáles serían los productos o servicios en el futuro
•Quiénes serían los usuarios y clientes en el futuro
•Cómo pensamos hacerlo
•Con qué recursos
Enero de 2013 Ing. Daniel Salazar F., PMP. 38
Visión
Estrategia
PROYECTO
IAEP - CONCEPTOS
Los objetivos estratégicos operacionalizan la
Visión de la organización, es decir establecen
la línea de acción estratégica de la misma.
Deben tener las siguientes características:
1.Derivados de las actividades misionales de
la institución
2.Ser pocos
3.Viables y posibles
4. Medibles y cuantificables
5.Estar focalizados en los resultados.
6.Planteados en forma concreta para
contribuir al cumplimiento de la Misión en la
búsqueda de la Visión.
Enero de 2013 Ing. Daniel Salazar F., PMP. 39
Objetivos
Estratégicos
Estrategia
PROYECTO
IAEP - REVISIÓN/ANÁLISIS
ESTRATÉGICO
Enero de 2013 Ing. Daniel Salazar F., PMP. 40
HERRAMIENTAS
AMBIENTES COMPETITIVOS - SECTOR PRIVADO - Análisis - revisión estratégica
PESTA (Entorno) Fuerzas Competitivas de Michael Porter (Sector)
DOFA (Empresa vs entorno y sector)
BCG (Empresa)
Análisis de Competitividad
AMBIENTES NO COMPETITIVOS - SECTOR PÚBLICO - Opciones Prioritarias
IAEP - REVISIÓN/ANÁLISIS
ESTRATÉGICO
Enero de 2013 Ing. Daniel Salazar F., PMP. 41
F. COMPETITIVAS
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ESTRATEGIA
FABRICACION INTEGRACIÓN (Vertical - Horizontal)
EMSAMBLE PENETRACIÓN DEL MERCADO
EMPAQUE DESARROLLO DEL MERCADO
DISTRIBUCIÓN DESARROLLO DEL PRODUCTO
INSTALACIONDIVERSIFICACION (Concéntrica,
horizontal y de conglomerado).
MONITOREO ASOCIACIONES
INTERPRETACIONREDUCCIÓN, DESPOSEIMIENTO O
LIQUIDACIÓN
DOFA
Estrategia
Proyecto
IAEP - REVISIÓN/ANÁLISIS
ESTRATÉGICO
Enero de 2013 Ing. Daniel Salazar F., PMP. 42
ANÁLISIS PESTA (Entorno)
ENTORNO Político
Económico
Social
Tecnológico
Ambiental
IAEP - REVISIÓN/ANÁLISIS
ESTRATÉGICO
COMPETIDORES EN EL SECTOR
PROVEEDORES
PRODUCTOS SUSTITUTOS
COMPRADORES
POSIBLES ENTRANTES
Enero de 2013 Ing. Daniel Salazar F., PMP. 43
PODER DE NEGOCIACION DE
LOS PROVEEDORES
AMENAZAS PRODUCTOS
SUSTITUTOS PODER DE NEGOCIACION DE
LOS CLIENTES
AMENAZA NUEVOS
INGRESOS
FUERZAS COMPETITIVAS DE PORTER (Sector)
IAEP - REVISIÓN/ANÁLISIS
ESTRATÉGICO
Enero de 2013 Ing. Daniel Salazar F., PMP. 44
ANÁLISIS DOFA
(Organización vs entorno y sector)
FORTALEZAS
DEBILIDADES
OPORTUNIDADES
ESTRATEGIAS
FO
ESTRATEGIAS
DO
AMENAZAS
ESTRATEGIAS
FA
ESTRATEGIAS
DA
ORGANIZACIÓN ó PROYECTO (Internas)
EN
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SECTO
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IAEP – REVISIÓN/ANÁLISIS
ESTRATÉGICO
Enero de 2013 Ing. Daniel Salazar F., PMP. 45
Aplica a:
•Productos
•Divisiones
•Departamentos
•Regionales
•Negocios
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Posición de participación relativa en el
mercado Alto Medio Bajo
1.0 0.50 0.0
Alto +20
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Bajo -20
Margen bruto
MATRIZ DEL BOSTON CONSULTING GROUP (Interno)
IAEP - REVISIÓN/ANÁLISIS
ESTRATÉGICO
Enero de 2013 Ing. Daniel Salazar F., PMP. 46
ANÁLISIS DE COMPETITIVIDAD
VALOR
VALOR
F. COMPETITIVAS
CADENA
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RA
NT
ES
ESTRATEGIA
FABRICACION INTEGRACIÓN (Vertical - Horizontal)
ENSAMBLE PENETRACIÓN DEL MERCADO
EMPAQUE DESARROLLO DEL MERCADO
DISTRIBUCIÓN DESARROLLO DEL PRODUCTO
INSTALACIONDIVERSIFICACION (Concéntrica,
horizontal y de conglomerado).
MONITOREO ASOCIACIONES
INTERPRETACIONREDUCCIÓN, DESPOSEIMIENTO O
LIQUIDACIÓN
DOFA
IAEP - REVISIÓN/ANÁLISIS
ESTRATÉGICO
Enero de 2013 Ing. Daniel Salazar F., PMP. 47
ESTRATEGIAS
INTEGRACIÓN
• Vertical hacia adelante: Ganar la propiedad o mayor control sobre distribuidores o detallistas
• Vertical hacia atrás: Buscar la propiedad o mayor control sobre proveedores
• Horizontal: Buscar la propiedad o mayor control sobre competidores
PENETRACIÓN DEL MERCADO
• Buscar mayor participación en el mercado actual, para los productos actuales, mediante esfuerzos de mercadeo
DESARROLLO DEL MERCADO
• Introducción de productos actuales a nuevas áreas geográficas
IAEP - REVISIÓN/ANÁLISIS
ESTRATÉGICO
Enero de 2013 Ing. Daniel Salazar F., PMP. 48
ESTRATEGIAS
DESARROLLO DEL PRODUCTO
• Mejora o modificación del producto actual
DIVERSIFICACIÓN
• Concéntrica: Añadir nuevos productos pero relacionados
• De conglomerado: Añadir nuevos productos no relacionados
• Horizontal: Añadir nuevos productos no relacionados para clientes actuales
ASOCIACIONES
• Trabajo en asociación con otra empresa para un proyecto especial
IAEP - REVISIÓN/ANÁLISIS
ESTRATÉGICO
Enero de 2013 Ing. Daniel Salazar F., PMP. 49
ESTRATEGIAS
REDUCCIÓN
• Restructuración mediante reducción de costos y de activos
DESPOSEIMIENTO
• Venta de una división o parte de una organización
LIQUIDACIÓN
• Venta de todos los activos de una empresa, por partes, por su valor tangible
COMBINACIÓN
• Combinación de dos o más estrategias simultáneamente.
IAEP - REVISIÓN/ANÁLISIS
ESTRATÉGICO ESTRATEGIAS
INTEGRACIÓN
Vertical
Horizontal
PENETRACIÓN DEL MERCADO
DESARROLLO DEL MERCADO
DESARROLLO DEL PRODUCTO
DIVERSIFICACION
Concéntrica
De conglomerado
Horizontal
ASOCIACIONES
REDUCCIÓN, DESPOSEIMIENTO O
LIQUIDACIÓN
Enero de 2013 Ing. Daniel Salazar F., PMP. 50
EJEMPLOS
Avianca, Carrefour, Gas Natural
Bavaria (Leona)
OLA
Embraer (Brasil)
Vehículos, Jugos, Leche, detergentes
Empresas de Ingeniería
Sindicato Antioqueño
Codensa, Crédito Fácil
Boeing- Mc Donell, ETB-DirecTV
Avianca, Sofasa
ACES
IAEP - REVISIÓN/ANÁLISIS
ESTRATÉGICO
Enero de 2013 Ing. Daniel Salazar F., PMP. 51
PROVEEDORES
SECTOR
COMPETITIVO
COMPRADORES
Cultivo de palma
Plantas
extractoras
de aceite
Distribuidores
Mayoristas
Distribuidores
Minoristas
Plantas de
biodiesel
Refinería
Oportunidades y
Amenazas
Montaje de
una planta
de biodiesel
Tomado del Proyecto: Montaje de una planta de biodiesel en Colombia. J.C. Guerrero. K. Recuero. J.C. Vélez
VALOR
VALOR
IAEP - PLANTEAMIENTO DEL
PROYECTO
PLANTEAMIENTO • Nombre (P.P.P)
• Antecedentes
• Razón de ser o justificación (por qué)
• Propósito (para qué)
• Producto (qué)
• Alcance preliminar
• Marco general en el tiempo para el proyecto (Cronograma preliminar)
• Recursos (Estimativo grueso)
Enero de 2013 Ing. Daniel Salazar F., PMP. 52
IAEP – ALINEACIÓN
ESTRATÉGICA DEL PROYECTO
Enero de 2013 Ing. Daniel Salazar F., PMP. 53
OBJETIVO
INSTITUCIONAL
OBJETIVO
ESTRATÉGICO
APORTE DEL
PROYECTO
(Outcome)
INDICADOR
ORGANIZACIÓN
Estrategia
PROYECTO
IAEP - EJEMPLO
Enero de 2013 Ing. Daniel Salazar F., PMP.
73
MISIÓN
La Escuela Colombiana de Ingeniería
tiene como misión contribuir al
desarrollo de la persona, del
conocimiento y de la sociedad,
mediante la formación integral y la
construcción y desarrollo del
conocimiento, con pertinencia y
anticipación, en el contexto de la
realidad colombiana.
VISIÓN
La Escuela Colombiana de Ingeniería
asume como visión para el 2019 ser
la primera opción y el mejor
ejemplo como universidad de
carácter tecnológico, reconocida
nacional e internacionalmente por su
alta calidad.
Enero de 2013 Ing. Daniel Salazar F., PMP.
73
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
PLAN DE DESARROLLO 2009-2019
IAEP - EJEMPLO
Enero de 2013 Ing. Daniel Salazar F., PMP.
74
Aumento de demanda de estudiantes de otras regiones del país.
Dar opciones a aspirantes favorecidos
por el programa de becas “Julio
Garavito”.
Atraer y retener a los mejores estudiantes.
FOMENTO DE LA CULTURA INSTITUCIONAL
Construcción y dotación de instalaciones
necesarias para el área de alojamiento y servicios conexos que aparezcan con el
Proyecto.
Mejorar los recursos físicos
y la infraestructura de la Escuela.
SOPORTE Y RECURSOS
Indirectamente contribuirá a incrementar
los ingresos por matrículas.
Incrementar las fuentes de
ingresos operacionales y no
operacionales.
FORTALECIMIETO FINANCIERO
Atractividad para estudiantes de otros
paises; investigadores y profesores del
exterior por posibilidad de alojamiento en
el Campus.
Fomentar la cultura de la
Internacionalización.RELACIÓN CON EL ENTORNO
Aporte del ProyectoObjetivo EstratégicoObjetivo Institucional
Aumento de demanda de estudiantes de otras regiones del país.
Dar opciones a aspirantes favorecidos
por el programa de becas “Julio
Garavito”.
Atraer y retener a los mejores estudiantes.
FOMENTO DE LA CULTURA INSTITUCIONAL
Construcción y dotación de instalaciones
necesarias para el área de alojamiento y servicios conexos que aparezcan con el
Proyecto.
Mejorar los recursos físicos
y la infraestructura de la Escuela.
SOPORTE Y RECURSOS
Indirectamente contribuirá a incrementar
los ingresos por matrículas.
Incrementar las fuentes de
ingresos operacionales y no
operacionales.
FORTALECIMIETO FINANCIERO
Atractividad para estudiantes de otros
paises; investigadores y profesores del
exterior por posibilidad de alojamiento en
el Campus.
Fomentar la cultura de la
Internacionalización.RELACIÓN CON EL ENTORNO
Aporte del ProyectoObjetivo EstratégicoObjetivo Institucional
MONTAJE DE LAS RESIDENCIAS ESTUDIANTILES DE LA ECI
Tomado del Proyecto: Montaje de las Residencias Estudiantiles de la E.C.I. CARREÑO Fredy -
JIMENO Alejandra – REBELLÓN Paola
IAEP - EJEMPLO
Enero de 2013 Ing. Daniel Salazar F., PMP.
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Plan Nacional de
Desarrollo
IAEP - RESULTADOS
PROJECT CHARTER
•Compromiso formal de la organización.
•Nombramiento del Gerente del Proyecto.
•Contribución del Proyecto al logro de los objetivos estratégicos de la Organización.
PLANTEAMIENTO DEL PROYECTO
•Antecedentes del proyecto
•Propósito del proyecto
•Objetivo Estratégico al cual contribuye
•Producto
•Alcance preliminar
•Razón de ser
•Marco general en el tiempo (cronograma preliminar)
•Recursos para el proyecto (Estimado grueso)
•“Stakeholders”
•Riesgos identificados
Enero de 2013 Ing. Daniel Salazar F., PMP.
76
ETAPA DE FORMULACIÓN
Enero de 2013 Ing. Daniel Salazar F., PMP.
77
FORMULACIÓN
DEFINICIÓN:
Etapa en la cual las partes interesadas (“stakeholders”)
identificadas a ese momento, están de acuerdo en las
alternativas analizadas y en la alternativa
seleccionada para el proyecto.
Enero de 2013 Ing. Daniel Salazar F., PMP.
78
FORMULACIÓN - PROPÓSITO
¿PARA QUÉ FORMULAR?
• Tomar una decisión inteligente con base en antecedentes.
• Medir objetivamente magnitudes cuantitativas y cualitativas
• Conocer las ventajas y desventajas.
• Determinar los COSTOS/BENEFICIOS.
• Reducir la incertidumbre (Riesgo).
• Determinar la conveniencia financiera, económica y social (Evaluación).
Enero de 2013 Ing. Daniel Salazar F., PMP.
79
FORMULACIÓN - PROPÓSITO
Enero de 2013 Ing. Daniel Salazar F., PMP.
80 Enero de 2013 Ing. Daniel Salazar F., PMP.
80
• Necesidad
• Problema
• Oportunidad
• Exigencia
(Por qué)
• Necesidad
• Problema
• Oportunidad
• Exigencia
(Cómo) (Con qué)
Recursos • Humanos,
tecnológicos, financieros e informáticos
Propósito
(Para qué) FORMULACIÓN
(Qué)
IAEP
Proceso •Producción del Producto del proyecto (PPPP)
Producto •Del proyecto
Problemática
•Operación del producto del proyecto (POPP)
•De la Operación del producto del proyecto
• Humanos, tecnológicos, financieros e informáticos
FORMULACIÓN - PROCESO
Enero de 2013 Ing. Daniel Salazar F., PMP.
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Estudio Técnico: ingeniería y
tecnología, tamaño y localización
Estudio de Mercados (POPP)
Estudio Ambiental
Estudio Administrativo
Estudios Financieros y de Financiación
FORMULACIÓN
COSTOS / BENEFICIOS
Problemática Necesidad Problema Exigencia
Oportunidad
Idea IAEP
PRESUPUESTOS
FORMULACIÓN - ANÁLISIS
DE ALTERNATIVAS
Enero de 2013 Ing. Daniel Salazar F., PMP.
82
Alternativa
seleccionada
Alternativa 1 Estudio Técnico
Estudio de Mercados
Estudio
Ambiental
Estudio
Administrativo
Estudios Financieros
y de Financiación
Costos/
Beneficios
Alternativa 1 Alternativa 2
Alternativa 2
Alternativa 1 Alternativa 2
Alternativa 1 Alternativa 2
Alternativa
seleccionada
Alternativa
seleccionada
Alternativa 1 Alternativa 2
FORMULACIÓN
Alternativa
seleccionada
Alternativa
seleccionada
Presupuestos
FORMULACIÓN -
HERRAMIENTAS
Enero de 2013 Ing. Daniel Salazar F., PMP.
83
Método de ponderación de factores
+ las propias de cada estudio
FORMULACIÓN - ESTUDIOS DE
MERCADO
Enero de 2013 Ing. Daniel Salazar F., PMP.
84
ESTUDIO DE MERCADO
Análisis de competitividad
(Segmento de mercado)
Estudio de oferta y
demanda, actuales y
proyectadas
(Cantidad)
Estrategia de comercialización
(producto, precio, plaza, personas,
publicidad y promoción)
Costos y beneficios
COMPONENTES
FORMULACIÓN - ESTUDIOS
DE MERCADO
HERRAMIENTAS
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COSTOS/ BENEFICIOS
Inversión
•Bodegas y vehículos de distribución
•Puntos de venta
• Imagen Corporativa
Costos
•Transporte
Gastos
•Gastos de Ventas
•Arriendos y servicios (bodegas , vehículos de distribución, puntos de venta)
•Transporte
•Publicidad (avisos, folletos)
•Personal (fuerza de ventas, fuerza de distribución)
•Promoción
Beneficios
• IO: Ventas = precio * cantidad
• I no O: Venta de activos (bodegas, puntos de ventas, sistema de transporte)
FORMULACIÓN - ESTUDIOS
TÉCNICOS
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COSTOS Y BENEFICIOS
TAMAÑO Y LOCALIZACIÓN
Tamaño y distribución en planta (layout)
Localización
(Macrolocalización).
Tamaño, características y localización del terreno
Microlocalización).
TECNOLOGÍA
Maquinaria, equipo y herramienta, mano de obra, materia prima, mobiliario de planta y otras inversiones.
Requerimientos de obras físicas
INGENIERÍA (PROCESO)
FORMULACIÓN - ESTUDIOS
TÉCNICOS
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Proceso Maquinaria,
equipo y
herramienta
Materia Prima e
insumos
Servicios
públicos
Mano de
obra
Requerimientos
de obras físicas
Recibir Montacargas B
a
n
d
a
T
r
a
n
s
p
o
r
t
a
d
o
r
a
ACPM
P
a
p
a
E
n
e
r
g
í
a
Operario de
montacargas
P
i
s
o
e
n
e
p
ó
x
i
c
o
Enchape
cerámico
h=1,80m
Clasificar Clasificadora Ayudantes
Lavar Piscina de
lavado
Agua Ayudantes
Rebanar Cortadora
industrial
Ayudantes
Freir Marmita Aceite, sal,
saborizantes
Gas Ayudantes
Empacar Empacadora Bolsas
plásticas,
cajas
Ayudantes
Almacenar Montacargas ACPM Ayudantes
P
a
p
a
s
f
r
i
t
a
s
FORMULACIÓN - ESTUDIOS
TÉCNICOS
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COSTOS / BENEFICIOS
Inversión
•Obras principales y secundarias (lotes, edificios, vías)
•Maquinaría, equipo y herramientas.
•Equipos de seguridad industrial.
•Otros.
Costos / Gastos
•Arrendamiento de bodega de producción
•Mano de obra
•Materia prima
•Servicios
• Insumos, elementos de protección personal (epp)
•Mantenimiento
Beneficios
•I no O: Venta de activos, valorización del terreno
FORMULACIÓN - ESTUDIOS
AMBIENTALES
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ESTUDIO AMBIENTAL
Identificación de las actividades (proceso)
Identificación y valoración (cualitativa y cuantitativa) de impactos ambientales asociados a las actividades de ejecución y operación del producto del proyecto.
Elaboración del Plan de Manejo Ambiental (acciones de prevención, mitigación, remediación, compensación, reutilización, etc).
Costos y beneficios
FORMULACIÓN - ESTUDIOS
AMBIENTALES
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ESTUDIO AMBIENTAL
3
1
2
3
PAPAS FRITAS (Identificación de Actividades)
IMPACTO
PROCESO Agua Suelo Aire Comunidad
Recibir Grasas Grasas Emisiones Ruido
Clasificar Residuos
Orgánicos
Residuos
Orgánicos ----------- Ruido
Lavar
Residuos
Orgánicos
Residuos
Orgánicos ----------- Ruido
Reutilizable Pelar
Residuos
Orgánicos
Residuos
Orgánicos ----------- Ruido
Rebanar Residuos
Orgánicos
Residuos
Orgánicos ----------- Ruido
Freír Grasas Grasas Vapores Olores
Empacar ----------- Residuos
Industriales ----------- -----------
Almacenar Grasas Grasas Emisiones Ruido
FORMULACIÓN - ESTUDIOS
AMBIENTALES
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COSTOS / BENEFICIOS
Inversión
• Obras
• Maquinaría y equipo
Costos / Gastos
•Educación y culturización
•Servicios e insumos
•Permisos y licencias
•Mantenimientos
•Compensaciones
Beneficios
• I no O: Ahorros e ingreso de las acciones de prevención, mitigación y compensación y reutilización
FORMULACIÓN - ESTUDIOS
ADMINISTRATIVOS
HERRAMIENTAS
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Objetivo(s):
•Estructurar y constituir la empresa que
ejecutará el proyecto y operará su producto
•Integrar el proyecto a la organización
empresarial existente
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Sus planes (M,V, O)
Su organización
La manera de dirigirlo (a).
La manera de controlarlo
(a).
Su constitución.
Infraestructura
administrativa necesaria
Costos y beneficios
Proceso:
Establecer para la empresa que ejecutará el
proyecto, operará su producto y lo integrará
a su estructura:
FORMULACIÓN - ESTUDIOS
ADMINISTRATIVOS
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COSTOS / BENEFICIOS
Inversión
•Oficinas
•Mobiliario
•Equipo (computador, conmutador, etc).
Gastos
• GASTOS DE CONSTITUCIÓN DE LA EMPRESA
• Formalización comercial
• Formalización laboral
• Formalización tributaria
• Marcas, patentes.
• SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES, APORTES PARAFISCALES, REMUNERACIONES EXTRALEGALES DE:
• Personal administrativo, ejecutivo, directivo y de asesores
• Personal de ventas y distribución (mercados)
• Personal operativo (técnicos, ambientales)
• Programas de:
• Reclutamiento y selección
• Inducción
• Contratación
• Capacitación y desarrollo
FORMULACIÓN - ESTUDIOS
DE COSTOS Y BENEFICIOS
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COSTOS
BENEFICIOS •Ingresos operacionales •Ingresos no operacionales •Ahorros
•Inversiones •Costos •Gastos
FORMULACIÓN - ESTUDIOS
DE COSTOS Y BENEFICIOS
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COSTOS
BENEFICIOS
•Administración Costos •Directos •Indirectos
•Fijos •Variables
Inversiones Compra de activos productivos
•Investigación •Financiación
•Comercialización Gastos
Ingresos operacionales Normal operación del producto del proyecto
Ingresos no operacionales •Venta de activos
•Rendimientos financieros
Ahorros Mejoras de productividad
FORMULACIÓN - ESTUDIOS
DE COSTOS Y BENEFICIOS
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Mercados
Técnicos
Administrativos
Ambientales
ESTUDIOS BENEFICIOS COSTOS
Ventas
(Ingresos
operacionales)
Ventas de activos
(Ingresos no
operacionales) ó
“Ahorros”
Inversiones y gastos de
ventas
Inversiones, costos de
venta, gastos de
mantenimiento
Inversiones, gastos
administrativos
Inversiones, costos
compensaciones,
gastos de
mantenimiento
FLUJO DE CAJA
PROYECTO Beneficios Costos
FORMULACIÓN - ESTUDIOS
DE COSTOS Y BENEFICIOS
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MERCADOS TECNICOS AMBIENTAL
Ingresos Operacionales Ingresos Operacionales Ingresos OperacionalesVentas = precio * cantidad
Ingresos no Operacionales Ingresos no Operacionales Ingresos no OperacionalesVenta de activos Venta de activos Venta de activos
Puntos de venta Lote EquiposSistema de transporte Maquinaria, equipo y herramienta
Valorización del terrenoAhorros Ahorros Ahorros
Ahorros Ahorros AhorrosInversión Inversión Inversión
Infraestructura Infraestructura Infraestructura
Bodegas Lote, edificios, bodegas, vias Obras requeridas
Sistema de transporte Maquinaria, equipo y herramientas Maquinaria y equipo
Puntos de venta Seguridad industrial Otros
Imagen Corporativa Otros
Costos Costos Costos
Promoción Materia prima
Gastos Gastos Gastos
Estudios Estudios Estudios
Gastos de Personal (Ventas y distribución) Gastos de personal (operativo) Gastos de personal (operativo)
Salarios, prestaciones sociales Salarios, prestaciones sociales Salarios, prestaciones sociales
Aportes Parafiscales Aportes Parafiscales Aportes Parafiscales
Remuneraciones extralegales Remuneraciones extralegales Remuneraciones extralegales
Arriendos y servicios Servicios Educación y culturización
Puntos de venta Insumos Servicios
Bodegas de distribución Mantenimiento Insumos
Publicidad (avisos, folletos) Mantenimiento
Transporte
CO
ST
OS
BE
NE
FIC
IOS
ADMINISTRATIVO
COSTOS Y PRESUPUESTOS,
FINANCIEROS Y DE
FINANCIACION
Ingresos Operacionales Ingresos Operacionales
Ingresos no Operacionales Ingresos no OperacionalesVenta de activos Rendimientos de Inversiones
OficinasEquipos
Ahorros Ahorros
Ahorros AhorrosInversión Inversión
Infraestructura administrativa
Oficinas
Mobiliario
Equipo
Otros
Costos Costos
Gastos Gastos
Estudios Estudios
Gastos de personal (administrativo, Financieros (intereses)
ejecutivo, directivo y de aseores
Salarios, prestaciones sociales
Aportes Parafiscales
Remuneraciones extralegales
Programas de reclutamiento,
selección inducción,
contratación y capacitación y
desarrollo:
Constitucion de la empresa
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FORMULACIÓN - ESTUDIOS
F.CIEROS Y DE FINANCIACIÓN
COSTOS
BENEFICIOS •Ing. operacionales •Ing. no operacionales •“Ahorros”
COSTOS •Inversiones •Costos •Gastos
EMPRESA
INVERSIONISTA
•Inflación •Financiación •Impuestos
BENEFICIOS
Política de dividendos •Reservas legales •Reservas estatutarias
PROYECTO PUC
FORMULACIÓN - ESTUDIOS
F.CIEROS Y DE FINANCIACIÓN
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FUENTES DE FINANCIAMIENTO
Requerimientos de recursos (inversiones, capital, etc)
Estimación de recursos propios y recursos externos (apalancamiento financiero)
Definición de las características de la financiación (tipos de créditos)
Realización de otros análisis financieros (punto de equilibrio, razones, etc)
FORMULACIÓN - ESTUDIOS
F.CIEROS Y DE FINANCIACIÓN
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FUENTES DE FINANCIAMIENTO EXTERNAS
•Banco Mundial
•BID
•BIRF
•CAF
BANCA
MULTI-
LATERAL
•FINDETER / FEN
•BANCOLDEX
•FINAGRO / COLCIENCIAS
FOMENTO
• Títulos
• Acciones
• Bonos
MERCADO DE VALORES
(TITULARIZACIÓN)
•Bancos
•Bancos hipotecarios
•Cías de financiamiento comercial
•Corp. financieras
SECTOR FINANCIERO
•Leasing
•Fiducia
•Factoring
•Futuros
•Project finance
OTROS
FORMULACIÓN - ESTUDIOS
F.CIEROS Y DE FINANCIACIÓN
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FUENTES DE FINANCIAMIENTO INTERNAS
• Socios o accionistas
• Proveedores DE COSTO 0
FORMULACIÓN - ESTUDIOS
F.CIEROS Y DE FINANCIACIÓN
CARACTERÍSTICAS DEL CRÉDITO
• Conveniencia para el flujo de caja del proyecto/empresa
• Costo (Tasa Efectiva Anual)
• Plazo
• Modalidad de pago de intereses y amortización del Capital (mensual,
semestral, anual)
• Períodos de gracia
• Implicaciones en la empresa (endeudamiento, liquidez, etc.).
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FUENTES DE FINANCIAMIENTO
FORMULACIÓN - RESULTADOS
Documento que contenga:
• Alternativa seleccionada para el Proyecto y su
justificación
• Producto del proyecto, proceso para obtenerlo y
entorno previsible
Componentes: estudios de mercados, técnicos, ambiental,
administrativo, financiero y de financiación.
Estructura: • Recomendaciones /Conclusiones / Hallazgos
• Alternativas analizadas
• Implicaciones para la Estrategia Organizacional y para las siguientes
Etapas del Proyecto.
• Análisis adelantados / Información utilizada
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FORMULACIÓN - EJEMPLO
Enero de 2013 Ing. Daniel Salazar F., PMP.
109
MERCADOS:
Franquicias y propias.
TÉCNICOS:
1 Planta de abastecimiento. En Bogotá 5 EDS propias Y 15 en franquicias
TECNICOS:
EDS Tipo Mediana , 3 islas 6 surtidores, área 2000 m2
AMBIENTAL
Plan HSEQ de seguimiento al
PMA
ADMINISTRATIVO
Filial de ECOPETROL
Tomado del Proyecto : Montaje de la infraestructura para la distribución mayorista y minorista de combustibles
líquidos en Ecopetrol con estaciones de servicio. Elaborado por : D. de Antonio,
J. C. Idárraga y B. Veloza
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