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Microsoft Office para Mac 2011: Controlar y revisar los cambios del documento 1
Controlar y revisar los cambios del documento Escribir un documento puede suponer un esfuerzo de colaboración. Si su
documento de investigación o propuesta de proyecto tiene varios autores y
revisores, puede usar la característica Control de cambios de Word para
realizar el seguimiento de cada uno de ellos y hacer comentarios al respecto.
Siga el tutorial para aprender cómo se hace.
Antes de empezar: ........................................................................................................................................................................1
1. Activar y desactivar el Control de cambios ......................................................................................................................2
2. Explorar los tipos diferentes del control de cambios ...................................................................................................4
3. Aceptar y rechazar los cambios de un revisor ................................................................................................................5
4. Agregar cambios propios.......................................................................................................................................................8
5. Trabajar con comentarios ................................................................................................................................................... 10
6. Ocultar los cambios marcados en una copia impresa ............................................................................................... 12
7. Asegurarse de que todos los cambios futuros se controlen ................................................................................... 14
Tarjeta de referencia rápida .................................................................................................................................................... 17
Antes de empezar:
Qué aprenderá
Después de completar este tutorial, podrá:
Activar o desactivar la característica Control de cambios.
Identificar los tipos diferentes del control de cambios.
Aceptar o rechazar los cambios y comentarios de un revisor.
Insertar comentarios y cambios propios.
Ocultar los cambios realizados en una copia impresa.
Establecer una contraseña para asegurarse de que los futuros cambios se controlen.
Requisitos
Word para Mac 2011
Técnicas básicas de Word (que incluyen cómo abrir un documento, cortar y pegar y dar formato a
un texto).
Sugerencia Si está comenzando a utilizar Word, primero siga el tutorial Tutorial: fundamentos de
Word.
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Archivo de práct icas
Las lecciones del tutorial están diseñadas para verlas en orden. Descargue el archivo de prácticas y
utilícelo mientras siga el tutorial.
TrackChanges.docx (50 K)
Tiempo est imado para finalizar: 25 minutos
1. Activar y desactivar el Control de cambios
Al abrir un documento que contenga cambios marcados, la característica Control de cambios ya estará
activada. Para marcar cambios en un nuevo documento, debe activar Control de cambios.
Vamos a abrir un documento que contenga cambios marcados y, a continuación, activar y desactivar dicha
característica.
Abra el archivo de prácticas, que está ubicado al comienzo de este tutorial.
En la pestaña Revisar, en Seguimiento, observe que Control de cambios está ON.
Haga clic en el modificador Control de cambios. Ahora la opción está desactivada.
Vuelva a hacer clic en el modificador Control de cambios. Ahora la opción esta activada.
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Sugerencias
La opción de activar y desactivar el Control de cambios se aplica solo al documento actual.
En la vista de diseño de impresión, se recomienda usar el Control de cambios. Para ver un
documento en la vista de diseño de impresión, haga clic en Ver > Diseño de impresión.
Para ocultar la cinta mientras trabaja, en el lado derecho de la cinta, haga clic en .
Antes de seguir
Compruebe que puede hacer lo siguiente:
Active y desactive el Control de cambios.
Microsoft Office para Mac 2011: Controlar y revisar los cambios del documento 4
2. Explorar los tipos diferentes del control de cambios
Si desea revisar los cambios de otra persona o desea realizarlos usted mismo, hay cinco tipos de cambios
con los que debe estar familiarizado: inserciones, eliminaciones, contenido movido, cambios de formato y
comentarios. Cada tipo de cambio crea en el documento una "marca de revisión" y cada cambio realizado
por el revisor aparece con un color diferente.
Vamos a ver cómo aparece cada tipo de cambio en el documento.
Cambio de formato: aparece en el margen derecho, en un globo denominado Con formato. Una pequeña
línea discontinua conecta el globo con el cambio de formato. Si desea que la línea sea continua, haga c lic en
el globo.
Inserción: las inserc iones aparecen subrayadas. Para obtener información sobre la fecha, la hora y el rev isor
que realizó el cambio, sitúe el puntero sobre cualquier parte del texto insertado.
Comentario: los comentarios aparecen en el margen derecho del documento, en un globo denominado
Comentario. Una pequeña línea discontinua conecta el globo con el texto sobre el que se escribieron
comentarios. Si desea que la línea sea continua, haga c lic en el globo.
Contenido movido: el texto u otro contenido que se haya movido se elimina de su ubicación original y
aparece en el margen derecho, en un globo denominado Movido. El contenido movido también aparece como
una inserción con doble subrayado en su nueva ubicación.
Eliminación: las eliminac iones se quitan del documento y el texto eliminado aparece en el margen derecho,
en un globo denominado Eliminado. Una pequeña línea discontinua conecta la eliminac ión con el globo. Si
desea que la línea sea continua, haga c lic en el globo.
Microsoft Office para Mac 2011: Controlar y revisar los cambios del documento 5
Sugerencias
Para cambiar el modo en que aparecen las marcas de revisión (por ejemplo, para ocultar globos o
para cambiar el color), haga clic en Word > Preferencias y, a continuación, haga clic en Control
de cambios.
Para ocultar cualquier tipo de cambio marcado, en la pestaña Revisar, en Seguimiento, haga clic
en Mostrar marcas. A continuación, desactive la marca de verificación situada junto al tipo de
cambio que desea ocultar (por ejemplo, Inserciones y eliminaciones).
Una línea negra vertical aparece en el margen izquierdo, junto a todas las líneas que incluyen
cambios.
Para ver todos los cambios marcados en un panel vertical, en la pestaña Revisar, en Cambios,
haga clic en Panel de revisiones.
Antes de seguir
Compruebe que puede hacer lo siguiente:
Identifique cada tipo de cambio por su marca de revisión.
3. Aceptar y rechazar los cambios de un revisor
Para revisar un documento, puede ver cada cambio y aceptarlo o rechazarlo. Si un documento tiene
muchas marcas de revisión procedentes de varios revisores, puede ocultar los cambios de algunos de
ellos.
Vamos a ocultar los cambios marcados de todos los revisores, menos de uno, y, a continuación, aceptar y
rechazar los cambios de dicho revisor.
En la pestaña Revisar, en Seguimiento, haga clic en Mostrar marcas, elija Revisores y, a
continuación, haga clic en Mike Miller para ocultar los cambios marcados de Mike Miller.
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En Cambios, haga clic en Siguiente.
Observe que la inserción "oferta de viajes" de Carol Troup se selecciona.
Haga clic en Aceptar.
Sugerencia Para aceptar todos los cambios a la vez, haga clic en la flecha que aparece junto al
botón Aceptar y, a continuación, haga clic en Aceptar todos los cambios del documento.
Observe que la marca de revisión se quita, la inserción "oferta de viajes" se acepta y el siguiente
cambio (la eliminación "buque insignia" de Carol Troup) se selecciona.
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Haga clic en Rechazar.
Sugerencia Los cambios rechazados y los comentarios eliminados no se guardan en un
documento. Si piensa que pueda necesitarlos más adelante, guarde una copia del documento
antes de rechazar los cambios o eliminar los comentarios.
Observe que la marca de revisión y el globo se quitaron, el texto "buque insignia" se conserva en el
documento y el siguiente cambio (el comentario de Carol Troup) se selecciona.
Sugerencias
Para deshacer un cambio aceptado o rechazado, haga clic en Edición > Deshacer.
Para aceptar o rechazar los cambios directamente en el documento, mantenga pulsado CONTROL
y haga clic en la marca de revisión o en el globo (o haga clic con el botón secundario en la marca
de revisión o en el globo) y, a continuación, haga clic en Aceptar cambio o Rechazar cambio.
También puede hacer clic en Aceptar y Rechazar en la esquina superior derecha de los
globos.
Al abrir un documento, Word muestra automáticamente los comentarios y cambios de todos los
revisores.
Antes de seguir
Compruebe que puede hacer lo siguiente:
Muestre los cambios marcados de un único revisor.
Acepte y rechace cambios y comentarios.
Microsoft Office para Mac 2011: Controlar y revisar los cambios del documento 8
4. Agregar cambios propios
Mientras el Control de cambios esté activado, cualquier inserción, eliminación, cambio de formato,
movimiento de texto y comentario agregados al documento se controlará. A veces, es más fácil seguir los
cambios si oculta primero los cambios de otros revisores.
Vamos a ocultar los cambios marcados de otros revisores y, a continuación, eliminar, insertar y mov er
texto en el documento.
En la pestaña Revisar, en Seguimiento, haga clic en Mostrar marcas, elija Revisores y, a
continuación, haga clic en Carol Troup para ocultar los cambios marcados de Carol Troup.
En el primer párrafo, seleccione la frase "lista de" y, a continuación, presione SUPRIMIR.
Observe que el texto se quita del documento y aparece en un globo en el margen derecho.
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En el párrafo situado antes de la lista con viñetas, cambie el texto a "cognitivo". Observe que el text o
insertado está subrayado con un color diferente del de los cambios del otro revisor.
Seleccione el elemento con viñetas "Blues de México" y, a continuación, arrástrelo al principio del
elemento con viñetas "Costa urbana".
Observe que el texto movido se elimina de su ubicación original y aparece con subrayado doble en la
nueva ubicación. También aparece en un globo denominado "Subido" conectado a la ubicación
original.
Sugerencias
Para cambiar el modo en que aparecen las marcas de revisión (por ejemplo, para ocultar globos o
para cambiar el color), haga clic en Word > Preferencias y, a continuación, haga clic en Control
de cambios.
Para editar un documento sin agregar marcas de revisión, primero debe desactivar el Control de
cambios.
Antes de seguir
Compruebe que puede hacer lo siguiente:
Elimine, inserte, mueva texto e identifique la marca de revisión de cada tipo de cambio.
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5. Trabajar con comentarios
Como parte del proceso de escritura o revisión, puede agregar comentarios a un documento. Estos
aparecen en globos en el margen derecho del documento.
Vamos a responder al comentario de otro revisor y, a continuación, insertar un comentario nuevo.
Haga clic en Mostrar marcas, elija Revisores y, a continuación, haga clic en Carol Troup.
Haga clic en el globo de comentarios de Carol Troup denominado Comentario [2].
En la pestaña Revisar, en Comentarios, haga clic en Nuevo .
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En el globo de comentarios, escriba un comentario (por ejemplo, "Confirmé que el precio es
correcto"). Observe que los dos globos de comentarios se conectan con el texto comentado (4500 €).
Sugerencia El texto [3R2] del globo de comentarios indica que este es el tercer comentario del
documento y que es la respuesta al segundo comentario.
En el título del comunicado de prensa, seleccione el texto "Centroamérica".
En Comentarios, haga clic en Nuevo .
En el globo de comentarios, escriba el comentario (por ejemplo, "¿Debemos mencionar algunos de los
nuevos viajes sudamericanos?").
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Observe que el texto seleccionado aparece entre corchetes y que una línea continua conecta el globo
con el texto comentado.
Sugerencias
La función Control de cambios no tiene que estar activada para insertar comentarios.
Si no puede ver los globos de comentarios, en Seguimiento, haga clic en Mostrar marcas y, a
continuación, asegúrese de que una marca de verificación aparece junto a Comentarios.
Antes de seguir
Compruebe que puede hacer lo siguiente:
Responda a los comentarios de un revisor.
Inserte un nuevo comentario.
6. Ocultar los cambios marcados en una copia impresa
Los cambios marcados pueden desordenar una copia impresa si desea ver solo el contenido del
documento. Puede ocultar temporalmente los cambios marcados para obtener una copia impresa limpia.
Vamos a ocultar los cambios marcados para ver la versión para imprimir del documento.
Haga clic en Herramient as > Control de cambios > Resaltar cambios.
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Desactive las casillas Resaltar los cambios en pantalla y Resaltar los cambios en el documento
impreso y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Observe que todos los cambios del documento están ocultos.
Sugerencia Para mostrar de nuevo lo cambios marcados en la pantalla, en la pestaña Revisar, en
Seguimiento, haga clic en el menú emergente y, a continuación, en Marcas mostradas finales.
Microsoft Office para Mac 2011: Controlar y revisar los cambios del documento 14
Sugerencias
Mientras el Control de cambios esté activado, los cambios se marcan, incluso si las marcas de
revisión están actualmente ocultas.
La configuración de las opciones Resaltar cambios del menú Herramient as > Control de
cambios (Resaltar cambios en pantalla, Resaltar los cambios en el documento impreso) y las
opciones de la pestaña Revisar del menú emergente (Marcas mostradas finales, Final, Marcas
mostradas originales, Original) no se guarda. Si no desea que aparezca el control de cambios
cuando abra de nuevo el documento, tiene que aceptar o rechazar los cambios. Si desea conservar
un registro de las revisiones, guarde una copia del documento antes de aceptar o rechazar los
cambios.
Antes de seguir
Compruebe que puede hacer lo siguiente:
Oculte los cambios marcados de un documento para que no se muestren en la versión impresa.
7. Asegurarse de que todos los cambios futuros se controlen
Antes de distribuir un documento para su revisión, puede agregar una contraseña para garantizar que se
controlen todos los cambios futuros efectuados en un documento. Esta es la mejor forma de asegurarse
de que se vean los cambios y comentarios de cada revisor.
Vamos a agregar una contraseña para garantizar que se controlen todos los cambios futuros.
En la pestaña Revisar, en Prot ección, haga clic en Documento.
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Haga clic en Cambios realizados, escriba una contraseña y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Sugerencia Si protege un documento mediante comentarios, la única forma de realizar cambios
en un documento será insertar comentarios.
En el cuadro de diálogo Confirmar contraseña, escriba de nuevo la contraseña y haga clic en
Aceptar.
Microsoft Office para Mac 2011: Controlar y revisar los cambios del documento 16
Observe que el modificador Control de cambios ahora no está disponible, lo que indica que todos
los cambios se controlarán hasta que usted u otro usuario con la contraseña desproteja el
documento.
Sugerencias
Para desproteger un documento, en Prot ección, haga clic en Documento y, a continuación,
escriba la contraseña del mismo.
Antes de seguir
Compruebe que puede hacer lo siguiente:
Proteja un documento con una contraseña para que se controlen los cambios futuros.
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Tarjeta de referencia rápida
Para Haga esto
Activar y desactivar el Control de
cambios
En la pestaña Revisar, en Seguimiento, haga clic en el modificador
Control de cambios.
Ocultar tipos específicos de
cambios marcados (por ejemplo,
inserciones y eliminaciones)
En la pestaña Revisar, en Seguimiento, haga clic en Mostrar marcas.
A continuación, desactive la marca de verificación situada junto al tipo
de revisión que desea ocultar.
Ocultar los globos y mostrar los
cambios marcados solo en el
documento
Haga clic en Word > Preferencias y, a continuación, haga clic en
Control de cambios. En Globos, desactive la casilla Usar globos
para mostrar los cambios.
Ocultar los cambios marcados de
un determinado revisor
En la pestaña Revisar, en Seguimiento, haga clic en Mostrar marcas.
A continuación, elija Revisores y desactive la marca de verificación
situada junto al nombre del revisor.
Desplazarse por el documento
para aceptar o rechazar cambios
uno por uno
En la pestaña Revisión, en Cambios, haga clic en Siguiente.
Aceptar o rechazar cambios sin
usar las herramientas de la
pestaña Revisar
Mantenga pulsado CONTROL, haga clic (o clic con el botón
secundario) en cualquier marca de revisión o globo y, a continuación,
haga clic en Aceptar cambio o Rechazar cambio. También puede
hacer clic en los botones Aceptar y Rechazar ubicados en los globos.
Ver la hora, la fecha y el nombre
del revisor que realizó el cambio
Sitúe el puntero sobre la marca de revisión. La información aparecerá
en pantalla.
Editar un documento sin marcar
los cambios
Active el Control de cambios y, a continuación, realice los cambios
que desee.
Mostrar los cambios marcados
ocultos
En la pestaña Revisar, en Seguimiento, haga clic en el menú
emergente y, a continuación, haga clic en Marcas mostradas finales.
Agregar una contraseña para
asegurarse de que los futuros
cambios de un documento se
controlen
En la pestaña Revisar, en Prot ección haga clic en Proteger. A
continuación, haga clic en Cambios realizados y escriba una
contraseña.
Desproteger un documento para
cambios realizados
En la pestaña Revisar, en Prot ección, haga clic en Documento y, a
continuación, escriba la contraseña.
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Más sugerencias
La opción de activar y desactivar el Control de cambios se aplica solo al documento actual.
Los cinco tipos de marcas de revisión que pueden aparecer en un documento son: eliminaciones,
inserciones, contenido movido, cambios de formato y comentarios.
Cuando el Control de cambios está activado, una barra negra vertical aparece en el margen
izquierdo junto a cada línea del documento que contiene una marca de revisión.
Los cambios rechazados y los comentarios eliminados no se guardan en un documento. Si piensa
que puede necesitarlos más adelante, guarde una copia del documento antes de rechazar los
cambios o eliminar los comentarios.
La función Control de cambios no tiene que estar activada para insertar comentarios.
Mientras el Control de cambios está activado, los cambios se marcan, incluso si las marcas de
revisión están actualmente ocultas.
Si el modificador Control de cambios no está disponible, significa que el documento se ha
protegido para los cambios marcados. Todos los cambios se marcarán hasta que usted o alguien
con la contraseña desproteja el documento.
Las contraseñas perdidas del control de cambios no se podrán recuperar. Registre y conserve
todas las contraseñas en una ubicación segura.
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