conformité aux directives des subventionneurs

Conformité aux directives des

subventionneursRamadhani Noor, docteur ès sciences

Initiative on Research and Innovation Management (iRIM)

Contexte Champ d’application – directives des

subventionneurs Domaines clés Enquête sur le système utilisé par les

organisations étrangères (FOS) Obstacles courants à la conformité aux

directives et stratégies de réussite Etudes de cas et références

Sommaire

Il s’agit des procédures, des activités et de la mise en conformité

Avant l’obtention de la subvention, pendant et après l’utilisation de la subvention

Déclaration de la politique de subvention du NIH (Oct. 2012)

Transfert des exigences des directives; Les institutions nationales qui établissent des sous-contrats avec des institutions étrangères doivent prouver au NIH que leurs collaborateurs remplissent les conditions définies par les directives des institutions étrangères

Politiques institutionnelles, CFRs, circulaires OMB, NoA, etc

Contexte

Renseignements d’ordre général

Préparation de la demande Politiques et procédures Suivi après attribution de

subvention Chevauchement fiscal et

scientifique Normes de conduite Disposition de consortium Coûts indirects Gestion des dossiers

Exigences locales et internes

Dispositions bancaires Préparation du budget et

contrôles budgétaires Système comptable Personnel Contrôles internes approvisionnement Gestion de biens et achats Déplacements Etc, etc

Champs d’application

http://grants.nih.gov/grants/policy/nihgps_2012/index.htm

Organigramme de bonne qualité Identification aisée des principaux

responsables de l’organisation Description claire de la délégation interne

des pouvoirs Description claire des relations avec les

autres organismes

Renseignements d’ordre général

P. ex. rechercher les fautes professionnelles, les conflits d’intérêt, et la confidentialité etc

Documents détaillés et reconnus Formulées et détenues par les institutions Information de tout le personnel et preuves

du respect des exigences

Politiques, procédures et normes de conduite

Conduite par l’investigateur principal/ Implication appropriée des membres de l’institution

Révisée et soutenue par l’organisation Dans le cas d’un consortium, demande

révisée et soutenue par les membres Préparation du budget

◦ fondée sur des informations vérifiables◦ basée sur les coûts réels◦ vérifiée par le service financier

Préparation de la demande

Accord de consortium Plan de communication Application, budgets – implication des

membres Excécution (résultats visés et échéances) Coûts et contrôles des dépenses

Arrangements de consortium

Révisions périodiques de l’état d’avancement du programme [résultats visés & échéances]

Révision des rapports de comptabilité v/s budget

Evalue, re-évalue la conformité avec les directives

Suivi après attribution de subvention

Compte bancaire disctinct pour la subvention

Compte permettant les virements électroniques de fonds

Comment les paiements sont-ils demandés, autorisés et approuvés?

Personnes autorisées à signer (2 personnes de préférence)

Conformité avec les directives de l’institution locale et celles du sponsor financier

Dispositions de paiements et dispositions bancaires

Eviter de recevoir des fonds de plusieurs sources pour :

même recherche scientifique même équipement temps consacré par les chercheurs (effort)

PAS DE COPIES DE FACTURES

Chevauchement fiscal et scientifique

Clairement identifiés Comment est calculée l’affectation? Utilisés comme prévus?

Coûts indirects

Personnel ◦ Directives écrites dans un manuel◦ Description de poste◦ Évaluations annuelles◦ Enregistrement du temps et de la présence

(effort) Salaire

◦ établi en fonction du % d’effort fourni◦ vérifié par une deuxième personne◦ approuvé par l’investigateur principal; virement

automatique

Personnel et salaire

Livre de compte de base (coûts) Révisions par compte pour assurer la précision Après approbation

◦ Modifications effectuées par une personne autorisée selon le mode de communication approprié & approbation du sponsor

◦ Contrôles réguliers (rythmes moyens), mensuel/trimestriel dépenses réelles/budget

Contrôles internes (comptes audités annuellement)◦ Comptable indépendant◦ Auditeurs internes / du gouvernement◦ Exigence d’audit de la circulaire A-133 de l’OMB (Fonds

fédéraux de 500 000 $ ou plus pendant l’année fiscale)

Préparation et contrôles budgétaires

Politiques écrites Biens acquis en dépenses d’investissement Achats approuvés par le responsible

autorisé 3 devis pour les gros achats Gestion de biens (enregistrement,

référencements, inventaire annuel, élimination autorisée)

Acquisition, achat et gestion de biens

Politiques écrites Comment le voyage est approuvé? Comment les demandes de remboursement de

frais sont vérifiées? Indemnité quotidienne raisonnable proposée,

limitée aux jours de mission et au temps réel de trajet

Trajet le plus direct possible, prix ne dépassant pas celui de la classe touristique

Compagnie aérienne américaine Restrictions de voyage en dehors des USA

Déplacement

Scientifique et administratif (politiques & procedures; où, comment & durée du stockage; comment éliminer)

Echantillons biologiques (licence d’utilisation, stockage, utilisation future)

Plan de gestion des données

Gestions de documents et de données

Revue des systèmes financiers et administratifs à l’aide du document d’enquête sur le système utilisé par les organisations étrangères (FOS)

Capacité à gérer des fond fédéraux américains de façon responsible

Avantage le boursier◦ aide à la mise en conformité avec les modalités du NIH◦ apporte une vision globale des procédures internes◦ favorise une bonne entente entre l’investigateur

principal et les administrateurs FOS n’est pas un audit

FOS

OMB Circular A-133 – Cette circulaire décrit les exigences d’un audit pour les organisations recevant des fonds fédéraux. Les sections 225, 400 et la partie M du supplément 3 comprennent des informations sur contrats en sous-traitance et sur les bénéficiaires secondaires.

Formulaire de subvention sous-traitée avec une institution d’un pays étranger http://sites.nationalacademies.org/PGA/fdp/PGA_063626

Section de la déclaration de politique de subvention du NIH incluant les exigences des politiques. http://grants.nih.gov/grants/policy/nihgps_2011/nihgps_ch16.htm#_Toc271265275

Resources

Section de la déclaration de politique de subvention du NIH portant sur les accords de consortiums http://grants.nih.gov/grants/policy/nihgps_2011/nihgps_ch15.htm#_Toc271265264

Information sur les accords de consortium du centre international Fogarty (FIC) http://www.fic.nih.gov/funding/grants_info/agreements.htm

Tutoriel NIAID sur les subvention sous-traitées http://www.niaid.nih.gov/researchfunding/int/grantspolicy/pages/gm04.aspx

Resources

Obstacles courants à la conformité aux directives et stratégies de réussite

Diane Dean, Directeur Kathy Hancock, Agent responsable de l’aide à la conformité pour les bourses

Joel Snyderman, Agent responsable de l’aide à la conformité pour les bourses

Coûts non autorisés Mauvaise attribution des coûts Coûts de transfert excessifs Rapport des efforts imprécis Contrôle inadéquat des bénéficaires

secondaires Coûts administratifs et de secrétariats Non conformité avec les assurances et les

conditions spéciales de subvention Rapport envoyé en retard

Obstacles à la conformité

Études de cas et références

Une employée universitaire transfert des fonds d’un compte à l’autre et annote le coût du transfert « pour corriger une erreur de comptabilité ».

L’audit interne fait une exception. Pourquoi?

Étude de cas 1….

Les erreurs doivent être corrigées dans les 90 jours suivant la découverte de l’erreur.

Les tranferts doivent être accompagnés de :◦ Documents qui expliquent en détail comment l’erreur a eu lieu.◦ Certification de la validité du nouveau montant (par une

personne responsable de l’organisation) Les transferts de fonds d’un projet à l’autre ou vers un

secteur concurrentiel effectués seulement dans le but de couvrir des dépassements de coûts ne sont pas autorisés.

Toutes les charges des subventions doivent être raisonnables, permises, provenant de la subvention et appliquées de façon uniforme.

Références pour l’étude de cas 1

Un investigateur principal vous demande de vous arrêter dans un magasin de fournitures de bureau sur votre trajet pour aller au travail pour acheter quelques articles (stylos, enveloppes, trombones). L’investigateur vous demande également de rapporter des beignets pour la réunion de laboratoire de ce matin-là. Quand vous arrivez au travail, l’investigateur vous indique que toutes ces dépenses doivent être affectées à la bourse.

L’administrateur de votre département vous indique que ces achats doivent être réalisés avec des fonds du département. Pourquoi?

Étude de cas 2….

Si les articles de bureau ne sont pas spécifiquement attribuable à la bourse, ils doivent être considérés comme des articles de bureau d’utilisation courante et ne doivent pas être réglés comme un coût direct à partir du compte de la bourse.

Les coûts liés aux loisirs telles que la nourriture ne sont pas autorisés.

Références pour l’étude de cas 2

Les repas sont autorisés sur une bourse de recherche lorsque : 1. Ils sont fournis par une bourse de conférence

(pour des séances spéciales financées par la bourse de conférence);

2. Ils sont fournis aux sujets ou aux patients de l’étude à condition que les frais ne soient pas répétés dans une même journée ni pris en charge par des indemnités journalières le cas échéant; et

3. De tels frais doivent être approuvés spécifiquement comme faisant partie de l’activité du projet dans la déclaration d’attribution (NoA).

Références supplémentaires pour l’étude de cas 2

1. Les repas peuvent être des coûts attribués à une bourse de recherche s’ils sont pris en conjonction avec une réunion dont le principal but est la diffusion d’informations techniques.

Une organisation doit également avoir une politique cohérente écrite qui détaille les points suivants :◦ S’assure de la l’uniformité des coûts des repas◦ Définit ce qui constitue une réunion de diffusion

d’informations techniques◦ Détaille quand les repas sont attribuables à de telles

réunions◦ Établit des limites et des contrôles de ce coût.

Références supplémentaires pour l’étude de cas 2

NE PAS OUBLIER :Les réunions de travail fréquentes telles que les réunions d’équipe ne sont générallement pas considérées comme des réunions de diffusion d’information technique.

Références supplémentaires pour l’étude de cas 2

Dr. Admins de l’université des sciences de l’éducation soumet une application de demande de bourse de recherche dans laquelle il demande l’aide d’une secrétaire à mi-temps, deux ordinateurs portables et un téléphone portable de type BlackBerry. Est-ce que ces frais sont appropriés pour une application classique de demande de bourse de recherche «R01» ?

Étude de cas 3….

Salaires des employés administratifs ou de secrétariat◦ Normallement considérés comme des coûts F&A

(indirectes).◦ Les frais peuvent être appropriés lorsqu’un gros projet

ou une activité comporte une partie de budget explicitement destinée à

l’administration ou le secrétariat et les individus impliqués peuvent être identifiés de façon

spécifique avec le projet ou avec l’activité. ◦ La circulaire A-21, partie C, donne des exemples de

«gros projets» pour lesquels la prise en charge de ces frais peut être appropriée.

Références pour l’étude de cas 3

Matériels et méthodes◦ Le NIH considère que le paramètre d’utilisation courante

des articles d’entreprise (p. ex. Ordinateur portable ou téléphone BlackBerry) permet de déterminer si ces articles sont nécessaires pour un objectif de recherche spécifique. L’utilisation courante de bureau n’est pas un paramètre suffisant.

◦ Les usages courants de bureau sont des coûts F&A.

◦ Seul le matériel et les fournitures utilisés pour les performances d’un accord sponsorisé peuvent être pris en charge comme des coûts directs.

Références pour l’étude de cas 3

Équipement d’utilisation générale◦ Non attribuable à des coûts directs sauf en cas

d’approbation à l’avance par l’agence qui subventionne

◦ Leur utilisation n’est pas limitée à la recherche, aux activités médicales, scientifiques ou aux autres activités Les exemples comprennent les équipements de

bureau, les meubles, les équipement des technologies de l’information et les équipements et systèmes de reprographie et d’impression.

Références pour l’étude de cas 3

Les équipements à objectif spécial◦ Attribuable à un coût direct◦ Utilisés uniquement pour la recherche, les

activités médicales, scientifiques ou les autres activités Exemples : microscopes, appareil à rayons X,

instruments de chirurgie, spectromètres

Références pour l’étude de cas 3

Un chef de projet d’un programme financé par une bourse du NIH (une subvention P01) soumet une demande de financement au NIH (R01). L’application R01 est sélectionnée pour le financement. Comme cette personne envisage de passer 12 mois personne (effort de 100 %) sur le projet R, elle se retire du project actuellement financé P01.

1. Est ce que l’institution qui a reçu la bourse doit obtenir l’accord du NIH avant un changement de chef de projet sur une bourse P01?

2. Que se passe-t-il si l’investigateur principal/le directeur veut se retirer du projet? Est-ce que l’accord du NIH est nécessaire en amont?

Étude de cas 4….

Les boursiers doivent avertir l’employé de gestion des bourses du NIH par écrit si le directeur de projet / l’investigateur principal ou le responsable supérieur / la personne clé nommée dans la déclaration d’attribution◦ se retire complètement du projet, ◦ est absent pour une durée de 3 mois ou plus, en continu, ◦ ou diminue le temps alloué au projet de 25 pour cent ou plus par

rapport au temps initial qui avait été approuvé lors de l’attribution de la bourse.

Le NIH doit valider tout autre arrangement proposé par la personne boursière y compris le remplacement du directeur de projet / l’investigateur principal ou le responsable supérieur / la personne clé nommée dans la déclaration d’attribution.

Références pour l’étude de cas 4

La nécessité d’obtenir l’accord du NIH avant tout changement de statut concerne seulement le directeur de projet / l’investigateur principal ou le responsable supérieur / la personne clé nommée dans la déclaration d’attribution indépendamment de la désignation d’autres personnes clés pour les propres objectifs de l’applicant de l’institution.

Références pour l’étude de cas 4

Dr. Miller achète une pièce d’équipement scientifique spécialisé très utile pour ses recherches sur l’hypertension. Au moment où elle prépare la demande d’achat, elle constate que le seul compte suffisamment approvisionné est celui de sa bourse pour la recherche sur les troubles du sommeil. Comme les deux bourses sont financées par le NIH, elle prend en charge les frais de l’équipement avec la bourse des troubles du sommeil.

Est-ce approprié?

Étude de cas 5….

Les frais sont soumis à quatre tests pour savoir s’ils sont attribuables ou non aux coûts d’un projet :

AttributionUn coût est attribué à une bourse spécifique s’il permet seulement de faire progresser le travail financé par la bourse et il est considéré comme attribuable au moins en partie à la bourse.

Caractère raisonnableUn coût est considéré comme raisonnable si la nature des biens et services acquis reflètent l’action qu’une personne prudente prendrait dans les circonstances telles qu’elles le sont au moment où les frais sont réalisés.

Références pour l’étude de cas 5

ConstanceLes boursiers doivent attribuer les coûts de manière uniforme. Bien que les coûts peuvent être pris en charge comme des coûts directs ou comme des coûts F&A, selon le bénéfice reconnaissable qu’ils apportent à un projet particulier ou à un programme, ils doivent être traités de la même façon pour tous les travaux de l’institution, indépendamment de la source de financement.

Conformité Conformité avec les limites et les exclusions définies dans les conditions générales de la subvention – conditions variables selon le type d’activité, le type de bénéficiaire et les autres paramètres des financements individuels.

Références pour l’étude de cas 5

Vous avez récemment été informés qu’un bénéficiaire secondaire étranger n’a pas terminé son audit annuel. Vous contactez l’université étrangère et on vous assure que les bénéficaires sont en conformité avec les régles de leur pays et qu’ils n’ont pas à être en conformité avec les exigences américaines.

Est-ce correct?

Étude de cas 6….

Les bénéficiaires étrangers de fonds du NIH sont soumis aux mêmes exigences d’audit que les organismes à but non lucratifs. Ces exigences sont spécifiées dans la circulaire 45 CFR 74,26 (d) et dans la déclaration de politique de subventions du NIH intitulée «Bourses pour les organismes à but non lucratifs».

En résumé, ces exigences s’appliquent si l’institution dépense des fonds fédéraux à hauteur de 500 000 $ ou plus pendant l’année fiscale.◦ Bourses;◦ Accord de coopération; et/ou◦ Contrats d’approvisionnement.

Les options de l’audit comprennent:◦ un audit financier (défini selon les normes d’audit généralement

reconnues au gouvernement fédéral (connues sous le nom de « Livre jaune »)); de tous les financements HHS; ou

◦ un audit qui se conforme aux exigences de la circulaire OMB A-133.

Références pour l’étude de cas 6