carpet as virtual es
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ESCUELA SUPERIOR POLITECNICA DEL LITORAL
Agosto 2013
INSTRUCTIVO PARA
ADMINISTRACION DE CARPETAS
VIRTUALES QUIPUX - ESPOL
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FECHA: Agosto. 2013 VERSION: Inicial PAGINA: 2 / 9 REALIZADO POR: Mae. Glenda Ruiz S.
SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL QUIPUX - ESPOL
ADMINISTRACION DE CARPETAS VIRTUALES
Gerencia de Tecnologas y Sistemas de Informacin
CARPETAS VIRTUALES
Las carpetas virtuales son archivos que se crean dentro de Quipux para organizar
nuestros documentos de manera que podamos ubicarlos con facilidad en el
sistema.
La administracin de las carpetas virtuales es responsabilidad de cada unidad.
Esto significa que cada rea puede definir las carpetas que considere conveniente,
y que sern de uso exclusivo del rea.
Por unidad, se debe designar una persona responsable de esta funcin y el
administrador de Quipux le asignar el permiso de acceso a las opciones del
sistema. Para solicitar el acceso a la administracin de carpetas virtuales,
solicitarlo a la Gerencia de Tecnologas y Sistemas de Informacin de la ESPOL
(gerenciatecnologia@espol.edu.ec)
La administracin de las carpetas virtuales implica las siguientes funciones:
Definicin y creacin de la estructura documental
Creacin, modificacin y eliminacin de carpetas virtuales
Activacin y desactivacin de carpetas virtuales
ORGANIZACIN DE CARPETAS VIRTUALES
Antes de crear las carpetas, se debe definir la estructura documental y sus
respectivos niveles.
Primero definimos cules sern los conceptos de organizacin de los documentos
y sus respectivos niveles. Cabe mencionar que Quipux no permite la modificacin
de esta estructura, por lo que debe ser analizada detenidamente, antes de crear
en el sistema. No se trata de definir los nombres de las carpetas que vamos a
utilizar, sino definir los niveles de la organizacin de las carpetas.
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Un ejemplo de estructura podra ser la siguiente:
Ao TIPO DE USUARIO TIPO DE SOLICITUD
NIVEL 1 NIVEL 2 NIVEL 3
Una vez definida la estructura debemos definir los nombres de las carpetas que
correspondern a cada nivel de la estructura.
Por ejemplo:
AO 2013 NIVEL 1
Estudiantes NIVEL 2
Cambios de carrera NIVEL 3
Copia de ttulos NIVEL 3
Certificados NIVEL 3
Profesores
Cambio de categora
Revisin de carga acadmica
Cuando ya estn creadas las carpetas, rotuladas con un nombre, los dems
usuarios pueden visualizarlas en el sistema y comenzar a asignar cada documento
a una carpeta virtual, para facilitar su ubicacin.
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OPCIONES DEL RESPONSABLE DE LA ADMINISTRACIN DE CARPETAS
VIRTUALES:
Responsable:
Es la persona designada para administrar las carpetas virtuales del rea. Es la
persona que tendr acceso a un men de opciones especiales.
ADVERTENCIA:
El responsable de la administracin de carpetas virtuales debe tener mucho
cuidado de seleccionar nicamente su rea, sin modificar ni crear registros en otra
rea que no le corresponda.
Las opciones de creacin de niveles y carpetas presentan la lista de todas las
reas que conforman la ESPOL, pero el administrador de carpetas debe
seleccionar exclusivamente el rea de su competencia.
MENU ADMINISTRACION CARPETAS VIRTUALES:
En el men ADMINISTRACIN hacer clic en la opcin CARPETAS VIRTUALES
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Se presenta el men de opciones de administracin.
Seleccionar la siguiente opcin:
1. Organizacin de los niveles de Carpetas Virtuales En esta opcin vamos a crear la estructura de nuestras carpetas virtuales
1.1. Seleccione el rea
1.2. Digite el nombre de cada nivel y presione ACEPTAR
De acuerdo a nuestro ejemplo sera:
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Al terminar haga clic en el botn REGRESAR
Del men de Administracin de carpetas virtuales seleccione la siguiente opcin: 2. Administracin de carpetas virtuales
2.1. Seleccione el rea
2.2. Cree las carpetas eligiendo el nivel. Presione GRABAR
Se recomienda crear primero las etiquetas de primer nivel. Luego, crear las
etiquetas contenidas en cada nivel ya creado. Al final se crear una jerarqua de
carpetas, en donde las carpetas de primer nivel contienen a las de segundo nivel,
y stas a su vez a las de tercer nivel, y as sucesivamente.
Utilizando el ejemplo, quedara de la siguiente forma:
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3. Consultar Carpetas Virtuales En esta opcin se presenta la estructura de carpetas virtuales creadas para la unidad.
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OPCIN DE LOS USUARIOS
Esta opcin est habilitada para todos los miembros del rea, y sirve para ver los documentos que han sido archivados en esta carpeta.
Usuarios:
Todos los miembros de la unidad pueden asignar un documento en una de
las carpetas virtuales, tomando en consideracin el criterio para su
clasificacin.
Todos los usuarios podrn ver el contenido de las carpetas virtuales
En el men OTROS hacer clic en la opcin CARPETAS VIRTUALES
Consulta de documentos por carpeta virtual: La pantalla presenta las carpetas virtuales del rea seleccionada.
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FECHA: Agosto. 2013 VERSION: Inicial PAGINA: 9 / 9 REALIZADO POR: Mae. Glenda Ruiz S.
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Presionar SELECCIONAR en la carpeta virtual que desee consultar. Se presentar la lista de los documentos que han sido asignados a esa ubicacin.
Haga clic en la fecha del documento para visualizar el detalle del mismo.
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