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Capacitación Distrital de Rotaract e Interact 2008

Carlos I. Martínez MarinesPast-RDR D-4180 2005-2006carlos2.martínez@vw.com.mx

AGENDA

1. COMITÉ DE SERVICIO A LA COMUNIDAD

2. COMITÉ DE RELACIONES PÚBLICAS

3. ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

QUE HACE UN CLUB ROTARACT?

Los clubes Rotaract organizamos diversos proyectos y actividades que dependen fundamentalmente de las aficiones de los socios de los clubes. Hay, sin embargo, tres tipos de actividades dentro del programa de Rotaract que, en diferente grado, todos los clubes emprenden: desarrollo profesional, desarrollo de liderazgo y desarrollo de proyectos de servicio. En conjunto, estros tres áreas garantizan el equilibrio de los programas de un club, ofreciendo además una importante experiencia y oportunidades para el desarrollo personal de cada rotaractivo.

DESARROLLO DE PROYECTOS DE SERVICIO.

Los proyectos de servicio de los Clubes Rotaract están fundamentalmente destinados al mejoramiento de las condiciones de vida a nivel de la comunidad y mundial. Al implementar estos proyectos, los clubes Rotaract tienen acceso a gran diversidad de recursos para incrementar el apoyo económico para sus proyectos, además de ampliar su impacto a nivel mundial.

Servicio a la Comunidad

COMITÉ DE SERVICIO EN LA COMUNIDAD.

• Examina las sugerencias y elabora planes para los proyectos de servicio en la comunidad que el club realiza anualmente.

• Asume un papel de liderazgo en la organización y gestión de los proyectos.

IDEAS PARA PROYECTOS DE SERVICIO.

• Instalaciones de la comunidad• Juventud (Interact) • Familia• Asistencia a las personas discapacitadas• Atención de la salud y nutrición• Educación y alfabetización• Capacitación para el trabajo• Lucha contra el hambre y bancos de alimentos• Preservación del Planeta Tierra• Agua• NNI• Semana Mundial de Rotaract

Relaciones Públicas

COMITÉ DE RELACIONES PUBLICAS.

Las relaciones públicas son fundamentales para dar a conocer el valor del programa Rotaract. Contribuyen a promover Rotaract, qué es y qué hace, tanto en la comunidad como más allá de sus límites.

Fomentar una imagen positiva de Rotaract en los medios de difusión y otros canales de comunicación.

CONTACTOS CON LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN

• Por teléfono

• Por correo

• Por fax o correo electrónico

COMO PROMOVER.

• Periódico

• Revistas

• WEB

TIPOS DE DIFUSION.

• Crónicas

• Artículos de opinión

• Cartas a Directores

• Comunicados de Prensa

• Fotografías

Administración de Proyectos

Un PROYECTO es:

un esfuerzo temporal orientado a crear un producto o servicio único.

OBJETIVOS DE NEGOCIO DE UN PROYECTO

Los Proyectos son creados alrededor de objetivos estándares del negocio (Estrategia):

•Alcanzar alta productividad

•Mejorar la calidad

•Entrega en tiempo apropiado

•Disminuir el tiempo de ciclo (proceso inicio-final)

•Incremento de mercado

•Utilización óptima de recursos

•Administración de costos

•Mejorar las condiciones de vida de la comunidad

CONCEPCION DE PROYECTOS

Los proyectos son normalmente el resultado de un problema o idea identificado en laorganización:

•Debido a requerimientos tecnológicos

•A una necesidad de reingeniería de negocio

•A un tema ambiental

•A una aflicción financiera

•Cualquier otro tema que afecte a la compañía (comunidad)

ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS ES:

La aplicación de• Conocimientos• Habilidades• Herramientas y• Técnicas

a las actividades del proyecto para satisfacer los requerimientos del proyecto.

Implica balancear demandas que compiten entre sí:

• triada• intereses, necesidades y expectativas

¿Quien? EL PROJECT MANAGER

EL ÉXITO DE UN PROYECTO.

• Establecer y proveer el entregable alcanzable y definido del proyecto (Alcance),

• conforme lo especificado (Calidad),

• en el momento requerido (Tiempo) y

• dentro del presupuesto (Costo).

ÁREAS DE EXPERIENCIA PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS

Procesos de Inicio

•Seleccionar el proyecto

•Recolectar información histórica

•Utilizar un esquema de ataque definido para adaptar las especificaciones del producto y planes para alcanzar los requerimientos del proyecto y del producto.

•Determinar los objetivos del proyecto

•Determinar entregables principales

•Determinar las limitantes y premisas principales

•Definir los requerimientos del cliente

•Definir las responsabilidades del Project Manager

•Desarrollar la descripción del producto o servicio

•Determinar los recursos principales

•Definir el alcance preliminar del Proyecto

Procesos de Planeación

•Determinar el equipo del proyecto

•Definición del alcance (Escuchar la voz del cliente, WBS)

•Definición de actividades (WBS Dictionary)

•Secuencia de actividades (Network Diagram)

•Estimación de costo y duración (Gant, MS-Project)

•Desarrollo de cronograma (Ruta Crítica)•Plan de gestión del riesgo

•Plan de recursos (Nivelación)

•Asignación de presupuesto

•Plan de comunicación

•Determinación de estándares de calidad

Procesos de Planeación

•Identificación, análisis y respuesta a los riesgos.

•Iteración.

•Otros planes (de la organización OBS, compras, alcance, costo, calidad, personal)

•Desarrollo del plan del proyecto

•Aprobación del plan del proyecto

•Kick-Off

Procesos de Ejecución

•Ejecución del plan del proyecto

•Gestionar el progreso del proyecto

•Completar paquetes de trabajo

•Aseguramiento de la calidad

•Desarrollo del equipo del trabajo

•Distribución de la información

•Realizar juntas de avance

•Identificar cambios

•Búsqueda y selección de proveedores

Procesos de Control

•Administrar por excepción al plan del proyecto

•Verificación del alcance

•Control integral de cambios

•Control de cambios al alcance

•Control del cronograma

•Control de costos

•Realizar Control de calidad

•Gestionar el equipo del Proyecto

•Medición y reporte del desempeño (SPI, CPI)

•Gestionar a los Stakeholders

Procesos de Control

•Supervisión y control de riesgos

•Asegurar cumplimiento de los planes

•Actualización de los planes

•Acción correctiva y preventiva

•Administración del contrato

Procesos de Cierre

•Cierre del contrato

•Verificación del producto

•Cierre administrativo

•Cierre financiero

•Lecciones aprendidas

•Actualización de registros

•Reporte final del proyecto

•Aceptación formal

•Archivo del proyecto

•Liberar recursos

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