bab ii tinjauan pustaka 2.1 definisi peranan dalam penelitian
Post on 31-Dec-2016
218 Views
Preview:
TRANSCRIPT
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Definisi peranan
Dalam penelitian ini, Peranan Audit Internal dapat diartikan sebagai alat bantu
manajemen yang diharapkan dapat dimanfaatkan serta dijadikan acuan dan alat bantu
dalam pelaksanaan kememadaian Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000. Peranan
itu sendiri menurut Komaruddin (1999: 768) secara garis besar dapat dijabarkan
sebagai berikut :
Bagian dari tugas utama yang harus dilakukan oleh seseorang dalam
manajemen
Pola perilaku yang utama diharapkan dapat menyertai suatu status
Bagian atau fungsi seseorang dalam kelompok
Fungsi yang diharapkan dari seseorang atau menjadi karakteristik yang
ada padanya
Fungsi setiap variabel dalam hubungan sebab akibat
Jadi peranan dalam penelitian ini dapat diartikan sebagai sebuah fungsi,
hubungan sebab akibat suatu variabel yang saling berhubungan yaitu Audit internal
dengan Sistem manajemen mutu (ISO 9001:2000), Dimana audit internal itu sendiri
berfungsi sebagai alat bantu manajemen dalam menerapkan kememadaian Sistem
Manajemen Mutu di dalam organisasi/perusahaan.
2.2 Audit Internal
2.2.1 Pengertian Audit Internal
Pengertian Audit Internal Menurut Hiro Tugiman (2005), seperti yang
dikutip dari Internalauditorindonesia.blogspot.com (2007) adalah :
Internal auditing is an independent appraisal function established within an
organization to examine and evaluate its activities as a service to the
organization.
Dan perkembangan dari pengertian Audit Internal menurut Hiro Tugiman (2005)
adalah :
Internal auditing is an independent, objective assurance and consulting
activity designed to add value and improve an organization s operations. It
helps an organization accomplish its objectives by bringing a systematic,
diciplined approach to evaluate and improve the effetiveness of risk
management, control and governance processes.
Sedangkan menurut sawyer (2005;10) memberikan pengertian audit internal
sebagai berikut :
Audit internal adalah sebuah penilaian yang sistematis dan objektif yang
dilakukan oleh auditor internal terhadap operasi dan control yang berbeda-
beda dalam organisasi untuk menentukan apakah (1) informasi keuangan
dan operasi telah akurat dan dapat diandalkan; (2) resiko yang dihadapi
perusahaan telah di identifikasi dan diminimalisasi; (3) peraturan eksternal
serta kebijakan dan prosedur internal yang bias diterima telah diikuti; (4)
kriteria operasi uang memuaskan telah dipenuhi; (5) sumber daya telah
digunakan secara efisien dan ekonomis; (6) tujuan organisasi telah dicapai
secara efektif, semua dilakukan dengan tujuan untuk dikonsultasikan dengan
manajemen dan membantu anggota organisasi dalam menjalankan tanggung
jawabnya secara efektif.
Menurut Konsorsium Organisasi Profesi Audit Internal dalam bukunya
Standar Profesi Audit Internal (2004:9) memberikan pengertian definisi audit
internal sebagai berikut :
Audit internal adalah kegiatan assurance dan konsultasi yang independen
dan objektif yang dirancang untuk memberikan nilai tambah dan
meningkatkan kegiatan operasi organisasi
Jadi dapat disimpulkan dari keempat definisi diatas bahwa tujuan Audit
Internal yaitu organisasi mencapai tujuan dengan jalan pendekatan terarah dan
sistematis dalam menilai dan mengevaluasi keefektifan manajemen . Jadi Terdapat
lima konsep kunci dari pengertian Audit Intern yaitu:
Independen berarti bahwa auditor bebas dari batasan-batasan yang
dapat membatasi ruang lingkup dan efektifitas penilaian
Penilaian mengacu pada kebutuhan pengevaluasian yang merupakan
tugas auditor internal dalam memberikan kesimpulan
Dibuat dalam perusahaan berarti bahwa auditor intern adalah fungsi
yang didirikan secara formal dalam organisasi modern
Pemeriksaan dan pengevaluasian adalah peran audit internal yang
dinyatakan dengan pencarian bukti dan pemberia nilai
Aktivitas-aktivitas organisasi, mengacu pada ruang lingkup audit
internal yang luas, yang meliputi seluruh aktivitas dari organisasi
modern
Jasa pengungkapan, bahwa bantuan dan bimbingan kepada manajemen
dan seluruh organisasi adalah hasil akhir dari tujuan audit intern
Kepada organisasi, memperkuat bahwa ruang lingkup jasa audit intern
meliputi seluruh organisasi, termasuk semua pegawai, dewan direksi
dan komite audit, pemegang saham dan para pemilik lainnya
2.2.2 Standar Profesional Audit Internal
Seorang auditor intern dapat mempengaruhi baik buruknya kinerja perusahaan
tempat dimana ia bekerja. Kinerja perusahaan dipengaruhi oleh pengendalian intern
yang efektif dan kualitas auditor intern. Auditor intern bertanggungjawab untuk
menyediakan jasa analisis, informasi, evaluasi dan bakan rekomendasi kepada
manajemen . Tanggung jawab auditor intern adalah memantau kinerja keuangan
secara objektif dan profesional.
Untuk menjadi auditor intern yang profesional, seseorang harus memiliki kumpulan
pengetahuan yang berlaku umum dalam audit intern yang dipandang penting
sehingga ia dapat melaksanakan kegiatan dalam area yang cukup luas dengan hasil
kerja yang memuaskan sesuai dengan kelima standar profesional yang ditetapkan
oleh The Institute of Internal Auditor Standards (IIAS). Kelima standar
profesional audit intern tersebut adalah Independence, Professional Proficiency,
Scope of Work, Performance of Audit Work, dan Management of the Internal
Auditing Department, yang artinya independen, keahlian profesional, lingkup kerja,
kinerja kerja audit, dan manajemen departemen audit intern.
2.2.2.1 Independensi dan Keahlian Profesional Auditor Internal
Agar seorang auditor internal efektif dalam menjalankan tugasnya dalam
membantu manajemen di dalam perusahaan, auditor internal harus bertindak
independen dan objektif, artinya seorang auditor internal haruslah tidak memihak
pada siapapun. Independensi dapat dicapai apabila auditor internal diberikan status
dan kedudukan yang jelas di dalam perusahaan, seperti yang dikemukakan IIA
(2004;7), sebagai berikut :
The internal audit activity should be independent, and internal auditor
should be objective in performing their work
Independen artinya seorang internal auditor harus mandiri dan terpisah dari
berbagai kegiatan-kegiatan perusahaan yang diperiksa oleh auditor tersebut. Para
auditor internal dianggap mandiri apabila dapat melaksanakan pekerjaannya secara
bebas dan objektif sehingga seorang auditor internal dapat membuat pertimbangan
penting di dalam perusahaan secara netral dan tidak menyimpang.
Menurut Konsorsium Organisasi Audit Internal (2004;43), dalam bukunya
Standar Profesi Audit Internal menyatakan bahwa :
Fungsi audit internal harus ditempatkan pada posisi yang memungkinkan,
fungsi tersebut memenuhi tanggung jawabnya. Independensi akan mengikat
apabila fungsi audit internal memiliki akses komunikasi yang memadai
terhadap pimpinan dan dewan pengawas organisasi
Menurut Konsorsium Organisasi Audit Internal (2004:47) dalam bukunya
Standar Profesi Audit Internal, menyatakan bahwa :
Auditor internal harus memiliki sikap mental yang objektif, tidak memihak,
dan menghindari kemungkinan timbulnya pertentangan kepentingan (conflict
of interest)
Dari ketiga definisi diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa seorang auditor
internal itu harus memiliki sikap yang independensi yang artinya adalah seorang
auditor internal tidak memihak kepada pihak manapun di dalam perusahaan, agar
tidak ada pertentangan dan kecurigaan serta hasil yang akan dihasilkan dari seorang
auditor dapat dipercaya. Banyak anggapan bahwa auditor eksternal lebih [enting
dibandingkan auditor internal, padahal yang benar adalah sebaliknya, karena
auditor internal lebih memahami permasalahan organisasi, auditor internal
seharusnya memiliki pemahaman yang lebih mendalam dan komprehensif.
Sehingga keahlian seorang auditor internal haruslah memadai dan sesuai dengan
kebutuhan organisasi.
2.2.2.2 Lingkup Kerja Audit Internal
Ruang lingkup penugasan Audit Internal Menurut Hiro Tugiman (2005),
seperti yang dikutip dari Internalauditorindonesia.blogspot.com (2007) adalah :
The scope of internal auditing should encompass the examination and
evaluation of the adequacy and effectiveness of the organization s system of
internal control and the quality of performance in carryng out assigned
responsibilities.
Mengacu pada perkembangan, lingkup penugasan audit internal menurut Hiro
Tugiman (2005) adalah :
The internal audit activity should evaluate and contribute to the
improvement of risk management, control, and governance processes using a
systematic and disciplined approach.
Ruang lingkup audit internal menurut Hiro Tugiman (2005) :
a) Cukup tidaknya pengendalian internal.
b) Kualitas pelaksanaan dalam menjalankan tanggung jawab yang diberikan.
c) Reabilitas dan integritas informasi keuangan dan operasional agar dapat
menyelesaikan tanggung jawab secara efektif untuk tujuan tersebut,
pengawasan internal menyediakan mereka berbagai analisis penilaian,
rekomendasi, nasehat dan informasi sehubungan dengan aktifitas yang
diperiksa.
d) Kesesuaian dengan kebijakan, rencana, prosedur, hokum, dan pengaturan.
e) Verifikasi dan perlindungan harta.
f) Keekonomisan dan efisien dalam penggunaan berbagai sumber daya.
Dari penjelasan di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa ruang lingkup audit
internal harus meliputi pengujian dan pengevaluasian terhadap kememadaian dan
efektivitas sistem pengendalian perusahaan dan kualitas kerja dangan tanggung
jawab anggota organisasi, yang mencakup :
1. Keandalan informasi
2. Kesesuaian dengan kebijakan, rencana, prosedur, hokum dan peraturan
serta kontrak
3. Perlindungan terhadap harta benda
4. Penggunaan sumber daya secara ekonomis dan efisien
5. Pencapaian tujuan perusahaan
2.2.2.3 Pelaksanaan Kerja Audit Internal
Menurut Konsorsium Organisasi Profesi Audit Internal dalam bukunya
Standar Profesi Audit Internal (2004 ; 23-24) pelaksanaan audit internal adalah :
Dalam melaksanakan audit, auditor internal harus mengidentifikasi,
manganalisis, dan mendokumentasikan informasi yang memadai untuk
mencapai tujuan penugasan
Pengertian empat langkah kerja pelaksanaan audit internal diatas menurut
Hiro Tugiman (1997:53-78) adalah sebagai berikut :
a. perencanaan harus di dokumentasikan dan mencakup :
a) Menetapkan tujuan dan ruang lingkup pekerjaan;
b) Mendapatkan informasi mengenai aktifitas yang diperiksa;
c) Menentukan sumber-sumber yang penting dalam
melaksanakan audit;
d) Mengkomunikasikan pihak-pihak tertentu;
e) Melakukan survey langsung;
f) Menulis program audit;
g) Menetukan kapan, kepada siapa hasil audit dikomunikasikan;
h) Mendapatkan persetujuan dan perencanaan pekerja audit.
b. Proses pengujian dan pengevaluasian informasi
a) Seluruh informasi yang berhubungan dengantujuan dan ruang
lingkup dikumpulkan;
b) Informasi harus mancakupi, kompeten, dan relevan;
c) Prosedur audit termasuk teknik pengujian dan sampel harus
dipilih;
d) Proses pengumpulan analisis dan interpretasi serta
dokumentasi harus diawasi untuk memelihara objektivitas.
c. Audit internal harus melaporkan hasil audit
a) Laporan ditulis setelah pekerjaan audit selesai;
b) Audit internal harus mendiskusikan kesimpulan-kesimpulan
dan rekomendasi-rekomendasi dengan pihak manajemen;
c) Laporan harus objektif dan jelas, ringkas, konstruktif dan tepat
waktu;
d) Laporan mencakup rekomendasi untuk pemeliharaan dan
pernyataan keberhasilan pelaksanaan disertai tindakan koreksi;
e) Laporan menyatakan tujuan, ruang lingkup dan hasil
pemeriksaan;
f) Pemeriksaan internal harus melakukan tindak lanjut untuk
memastikan tindakan yang pantas telah dilakukan.
d. Hasil audit harus ditindak lanjuti.
a) Adanya proses untuk menentukan kecukupan, keefektifan, dan
ketepatan waktu dari berbagai tindakan yang dilakukan oleh
manajemen terhadap berbagai temuan pemeriksaan yang
dilaporkan;
b) Adanya tanggung jawab untuk melaksanakan tindak lanjut;
c) Dalam menetukan luas dari tindak lanjut, auditor internal harus
mempertimbangkan berbagai prosedur dari hal-hal yang
berkaitan dengan tindak lanjut, yang dilaksanakan oleh pihak
lain dalam organisasi;
d) Dewan harus diberi laporan tentang seluruh keputusan
manajemen senior terhadap berbagai temuan pemeriksaan
penting;
e) Sifat, ketepatan waktu, dan luas tindak lanjtu ditentukan oleh
pimpinan audit internal;
f) Dalam menentukan prosedur tindak lanjut yang tepat
memperhatikan :
Pentingnya temuan yang dilaporkan
Tingkat usaha dan biaya yang dibutuhkan untuk
memperbaiki kondisi yang dilaporkan
Risiko yang mungkin terjadi bila tindakan korektif
yang dilakukan gagal
Tingkat kesulitan pelaksanaan tindakan korektif, dan
Jangka waktu yang dibutuhkan
g) Pemonitoran oleh pemeriksa internal hingga diperbaiki karena
berbagai akibat yang mungkin ditimbulkan terhadap
organisasi;
h) Pemeriksainternal harus memastikan bahwa tindakan yang
dilakukan terhadap temuan memperbaiki berbagai kondisi yang
mendasari dilakukannya tindakan tersebut;
i) Pimpinan audit internal bertanggung jawab membuat jadwal
kegiatan tindak lanjut sebagai bagian dari pembuatan jadwal
pekerjaan pemeriksaan;
j) Penjadwalan tindak lanjut harus didasarkan pada resiko dan
kerugian yang terkait, juga tingkat kesulitan dan perlunya
ketepatan waktu dalam penerapan tindakan korektif;
k) Pimpinan audit internal harus menetapkan berbagai prosedur;
l) Berbagai teknik yang digunakan untuk menyelesaikan tindak
lanjut secara efektif.
Dari kedua pernyataan diatas dapat dilihat bahwa dalam melaksanakan
kegiatan audit, seorang auditor internal harus dapat mengidentifikasi, menganalisis,
mengevaluasi serta mendokumentasikan informasi yang tepat untuk memastikan
tercapainya sasaran, terjaminnya kualitas manajemen dan meningkatkan
kemampuan staf di dalam menjalankan fungsi-fungsi perusahaan.
2.2.2.4 Manajemen Departemen Audit Internal
Menurut Hiro Tugiman dalam bukunya Standar Profesional Audit
Internal (1997:19), menyatakan bahwa : Pimpinan audit internal harus
mengelola bagian audit secara tepat.
Tujuan, kewenangan, dan tanggung jawab
Pimpinan audit internal harus memiliki pernyataan tujuan, kewenangan, dan
tanggung jawab bagi bagian audit internal.
Perencanaan
Pimpinan audit internal harus menetapkan rencana bagi pelaksanaan
tanggung jawab bagian audit internal.
Kebijakan dan prosedur
Pimpinan audit internal harus membuat berbagai kebijaksanaan dan
prosedur secara tertulis yang akan dipergunakan sebagai pedoman oleh staff
pemeriksa.
Manajemen Personel
Pimpinan audit internal harus menetapkan program untuk menyeleksi dan
mengembangkan sumber daya manusia pada bagian audit internal.
Auditor Eksternal
Pimpinan audit internal harus mengkoordinasikan usaha-usaha atau kegiatan
audit internal dengan auditor eksternal.
Pengendalian mutu
Pimpinan audit internal harus menetapkan dan mengembangkan
pengendalian mutu atau jaminan kualitas untuk mengevaluasi berbagai
kegiatan audit internal
Menurut Picket (2005; 137-138) Managing the internal audit activity
sebagai berikut :
1. Planning
The chief audit executive should establish risk-based palns to determine
the priorities of the internal audit activity, consisten with organization s
goals
2. Communication and approval
The chief audit executive should communicate the internal audit
activity s plans and resource requirements, including significant interim
changes to senior management and to the board for review and
approval.
3. Resources management
The chief audit executive should ensure that internal audit resources are
appropriate, sufficient and effectively deployed to achieve the approval
plan.
4. Policies and procedures
The chief audit should establish policies and procedures to guid the
internal audit activity
5. Coordination
6. Reporting to The Board and Senior Management
Dari keterangan diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa manajemen audit
internal secara garis besar terdiri dari :
1. Perencanaan
2. Komunikasi dan persetujuan
3. Kebijakan dan prosedur
4. Sumber daya manajemen
5. Koordinasi dan Pengendalian mutu
2.3 Audit Mutu
Audit mutu adalah pemeriksaan dan penilaian secara sistematik, objektif,
terdokumentasi dan mandiri untuk menetapkan apakah kegiatan sistem manajemen
mutu dan hasil yang berkaitan telah sesuai dengan pengaturan yang direncanakan
apakah pengaturan tersebut telah diterapkan secara efektif dan sesuai dengan
komitmen, kebijakan tujuan serta sasaran mutu yang telah direncanakan atau
ditetapkan untuk mencapai tujuan.
Audit mutu merupakan salah satu kegiatan yang sangat penting dalam
penerapan sistem manajemen mutu. Dengan pelaksanaan audit yang teratur dan
terencana, maka ketidaksesuaian maupun potensi ketidaksesuaian dapat terdeteksi,
sehingga tindak koreksi dan tindak pencegahan yang tepat dapat dilakukan.
Disamping itu, hasil audit merupakan masukan (input) yang sangat berguna dalam
pelaksanaan tinjauan manajemen (management review), sehingga efektivitas dan
kesesuaian sistem mutu yang dimiliki suatu organisasi dapat terus terpelihara.
Kegiatan audit untuk organisasi yang akan maupun telah menerapkan suatu
sistem manajemen mutu berdasarkan standar ISO 9001:2000, harus sudah dimulai
sejak awal. Seperti diketahui untuk membangun sistem manajemen mutu, kegiatan
pertama yang harus dilakukan adalah membuat dokumen sistem mutu, yang pada
umumnya terdiri dari pedoman mutu, prosedur operasi, instruksi kerja dan formulir
standar. Untuk menentukan apakah dokumen sistem mutu telah sesuai dengan
persyaratan yang digunakan harus dilakukan audit kecukupan. Sedangkan untuk
menentukan apakah implementasi dokumen sistem mutu tersebut efektif dan sesuai
harus dilaksanakan audit kesesuaian. Dengan demikian audit merupakan kegiatan
yang sangat penting dalam pelaksanaan perbaikan berkelanjutan (continous
improvement).
Untuk melakukan audit, organisasi dapat berpedoman pada ISO 19011:2002.
Standar Internasional ini memberikan pedoman dalam mengelola audit internal dan
eksternal. Audit juga berperan sebagai bagian aktivitas yang esensial, seperti
sertifikasi dan evaluasi pemasok. Auditor internal harus bias menjadi katalisator
untuk mempercepat perubahan dalam upaya memberdayakan sistem dan
mengamankan kebijakan mutu organisasi. Audit mutu internal dapat memberikan
manfaat secara optimal dan kontribusi positif dalam upaya meningkatkan kinerja
organisasi, terutama aspek mutu dan kepuasan pelanggan. Dimana audit mutu dapat
memberikan manfaat, diantaranya kepada :
1. Pucuk pimpinan organisasi;
2. Unit-unit opreasi
3. Unit pengelola mutu;
4. Karyawan;
5. Auditor;
6. Pelanggan, dan
7. Pemasok.
Data dan informasi yang diperolah melalui audit mutu internal dapat
digunakan untuk berbagai keperluan sebagai masukan berharga bagi pimpinan
organisasi untuk dijadikan pertimbangan dalam pembuatan kebijakan maupun
mamilih strategi pengembangan organisasi di masa depan. Selainitu dapat juga
dijadikan masukan penting untuk melakukan koreksi dan tindakan pencegahan secara
lebih spesifik sabagai upaya untuk menyempurnakan prosedur, instruksi kerja dan
dokumen dalam sistem manajemen mutu secara berkesinambungan yang berada
dibawah tanggung jawab masing-masing pimpinan unit operasional.
2.4 Standar ISO 9001:2000 (Sistem Manajemen Mutu)
Standar ISO 9001:2000 merupakan prasyarat perusahaan untuk mencapai
Sistem Manajemen Mutu. Dengan mengaplikasikan Standar ISO 9001:2000, maka
Sistem Manajemen Mutu akan tercipta pada perusahaan tersebut.
ISO 9001:2000 bukan merupakan standar produk, karena tidak
menyatakan persyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi oleh produk. Tidak ada
kriteria penerimaan produk dalam ISO 9001:2000, sehingga kita tidak dapat
mengispeksi suatu produk terhadap standar-standar produk. ISO 9001:2000 hanya
merupakan standar sistem manajemen mutu. Dengan demikian apabila ada organisasi
yang mengiklanlan bahwa produknya telah memenuhi standar internasional, itu
merupakan hal yang keliru, karena manajemen organisasi anya boleh menyatakan
bahwa sistem manajemen mutunya telah memenuhi standar internasional, bukan
produk berstandar internasional, karena tidak ada criteria pengujian produk dalam
ISO 9001:2000.
Garis besar Standar ISO 9001:2000 (Sistem Manajemen Mutu
Persyaratan) :
1. Ruang Lingkup
1.1 Umum
1.2 Penerapan
2. Referensi Normatif
3. Istilah dan Definisi
4. Sistem Manajemen Mutu
4.1 Persyaratan Umum
4.2 Persyaratan Dokumen
4.2.1 Umum
4.2.2 Pedoman Mutu
4.2.3 Pengendalian Dokumen
4.2.4 Pengendalian Rekaman
5. Tanggung Jawab Manajemen
5.1 Komitmen Manajemen
5.2 Pengutamaan Pelanggan
5.3 Kebijakan Mutu
5.4 Perencanaan
5.4.1 Sasaran Mutu
5.4.2 Perencanaan Sistem Manajemen Mutu
5.5 Tanggung Jawab dan Wewenang dan Komunikasi
5.5.1 Tanggung Jawab dan Wewenang
5.5.2 Wakil Manajemen
5.5.3 Komunikasi Internal
5.6 Tinjauan Manajemen
5.6.1 Umum
5.6.2 Tinjauan Masukan
5.6.3 Tinjauan Keluaran
6. Manajemen Sumberdaya
6.1 Ketersediaan Sumber Daya
6.2 Sumber Daya Manusia
6.2.1 Umum
6.2.2 Kompetensi, Keperdulian, dan Pelatihan
6.3 Infrastruktur
6.4 Lingkungan Kerja
7. Realisasi Produk
7.1 Perencanaan Realisasi Produk
7.2 Proses yang Berhubungan dengan Pelanggan
7.2.1 Menentukan Persyaratan yang Berhubungan dengan Produk
7.2.2 Tinjauan Persyaratan yang Berhubungan dengan Produk
7.2.3 Komunikasi Pelanggan
7.3 Desain dan Pengembangan
7.3.1 Perencanaan Desain dan Pengembangan
7.3.2 Masukan untuk Desain dan Pengembangan
7.3.3 Keluaran Desain dan Pengembangan
7.3.4 Tinjauan Desain dan Pengembangan
7.3.5 Verifikasi Desain dan Pengembangan
7.3.6 Validasi Desain dan Pengembangan
7.3.7 Pengendalian Perubahan Desain dan Pengembangan
7.4 Pembelian
7.4.1 Proses Pembelian
7.4.2 Informasi Pembelian
7.4.3 Verifikasi Produk yang Dibeli
7.5 Produksi dan Penyediaan Pelayanan
7.5.1 Pengendalian Produksi dan Penyediaan Pelayanan
7.5.2 Validasi Proses Produksi dan Penyediaan Pelayanan
7.5.3 Identifikasi dan Telusur
7.5.4 Properti Pelanggan
7.5.5 Pemeliharaan Produk
7.6 Pengendalian Pemantauan dan Pengukuran Alat
8. Pengukuran, Analisis, dan Peningkatan
8.1 Umum
8.2 Pemantauan dan Pengukuran
8.2.1 Kepuasan Pelanggan
8.2.2 Audit Internal
8.2.3 Pemantauan dan Pengukuran Proses
8.2.4 Pemantauan dan Pengukuran Produk
8.3 Pengendalian Produk yang Sesuai
8.4 Analisis Data
8.5 Peningkatan
8.5.1 Peningkatan Berkesinambungan
8.5.2 Tidakan Perbaikan
8.5.3 Tidakan Pencegahan
2.4.1 Pengertian ISO 9001:2000 (Sistem Manajemen Mutu)
Pengertian sistem manajemen mutu menurut Vincent Gasperz (2002:10)
adalah sebagai berikut :
Suatu sistem manajemen mutu merupakan sekumpulan prosedur
terdokumentasi dan praktek-praktek standar untuk manajemen sistem yang
bertujuan menjamin kesesuaian dari suatu proses dan produk (barang
dan/atau jasa) terhadap kebutuhan atau persyaratan tertentu. Kebutuhan atau
persyaratan itu ditentukan atau di spesifikasikan oleh pelanggan atau
organisasi
Sistem manajemen mutu menjelaskan bahwa ISO 9001:2000 berhubungan
dengan sistem manajemen mutu. Sistem manajemen mutu dibentuk dari struktur
organisasi, dokumentasi, prosedur dan alat-alat yang terdapat di dalam organisasi.
Dan tujuannya adalah untuk memberikan transparansi mengenai struktur organisasi,
prosedur dan alat-alat organisasi yang kemudian dapat memberi kepuasan, dalam hal
ini kepuasan kepada konsumen.
Dapat dikatakan bahwa sistem manajemen mutu merupakan suatu alat yang
diterapkan dalam suatu organisasi, yang diterapkan untuk memberikan suatu
transparansi mengenai aktivitas di dalam organisasi. Kegiatan ini diharapkan dapat
memberikan kepuasan, dan dapat memenuhi kebutuhan para pelanggan dan pasar.
2.4.2 Tujuan ISO 9001:2000 (Sistem Manajemen Mutu)
Menurut Vincent Gasperz (2002:1) pengertian dari sistem manajemen mutu,
dapat didefinisikan sebagai berikut :
1) Menjamin kesesuaian dari suatu proses dan produk terhadap kebutuhan
atau persyaratan tertentu ;
Kesesuaian antara kebutuhan dan persyaratan yang ditetapkan pada suatu
standar tertentu terhadap proses dan produk yang dihasilkan oleh
perusahaan sangat penting.
2) Memberikan kepuasan kepada konsumen melalui pemenuhan kebutuhan
dan persyaratan proses dan produk yang ditentukan oleh pelanggan dan
organisasi;
Keputusan pelanggan adalah reaksi emosional dan rasional positif
pelanggan. Untuk mampu memberikan kepuasan kepada pelanggan,
segenap personil organisasi dituntut memiliki kompetensi dalam
menjalankan tugas dan tanggung jawabnya masing-masing
Standar ISO 9001:2000 sebagai standar sistem mutu internasional telah
diadopsi oleh lebih dari 6000 negara di dunia, tentu saja di dalam nya banyak
mengandung faktor positif yang merupakan alassan keuntungan mengapa standar ini
layak dan harus diterapkan. Banyak hal-hal positif yang menjadikan standar mutu ini
digunakan oleh banyak perusahaan, tujuannya yaitu untuk memuaskan pelanggan,
karena orientasi dari sistem mutu ini adalah untuk kepuasan pelanggan, melaluai
mekanisme manajemen yang membuat manajemen membenahi sistemnya untuk
mencapai tujuan itu. Diantaranya melalui pengembangan SDM, pimpinan puncak
lebih terlibat, mendorong peningkatan berkelanjutan (continous improvement),
kontribusi terhadap efektifitas dan efisiensi lebih besar, menambah kegiatan
perbaikan sistem.
2.4.3 Elemen-elemen ISO 9001:2000 (Sistem Manajemen Mutu)
Menurut Vincent Gaspersz (2002:11) elemen-elemen sistem manajemen
mutu adalah sebagai berikut :
1) Tujuan; (objectives)
2) Pelanggan; (customers)
3) Hasil-hasil; (outputs)
4) Proses-proses; (proceses)
5) Masukan-masukan; (inputs)
6) Pemasok (suppliers) dan;
7) Pengukuran untuk umpan balik dan umpan maju (measurements for
feedback and feedforward)
Ke-tujuh elemen mutu tersebut satu kesatuan rangkaian sistem manajemen
mutu. Dimana satu sama lain saling berkaitan dan saling mendukung. Bagaimana
tujuan perusahaan, apa hasilnya terhadap kinerja perusahaan maupun kepuasan
pelanggan. Dimana hal-hal tersebut dapat dicapai dengan proses, masukan yang baik
serta pengukuran-pengukuran untuk sebuah continous improvement pada perusahaan.
2.4.4 Beberapa langkah dalam menerapkan Sistem Manajemen Mutu
Penerapan suatu proses di dalam suatu organisasi biasanya memiliki
beberapa langkah, untuk kasus penerapan Sistem Manajemen Mutu menurut Vincent
Gaspersz (2002:10) urutan-urutan yang diberikan hanya merupakan suatu petunjuk,
yang dapat saja dilakukan bersamaan atau dalam susunan yang tidak harus berurut,
tergantung pada kultur dan kematangan organisasi, tetapi semua langkah ini harus
diperhatikan secara serius dan konsisten. Dan langkah-langkah nya sebagai berikut :
1) Memutuskan untuk mengadopsi suatu standar sistem manajemen mutu
yang akan diterapkan. Standar-standar sistem manajemen mutu itu dipilih
berdasarkan dan sesuai dengan kebutuhan pelanggan. Berkaitan dengan hal
ini, sistem manajemen kualitas ISO 9001:2000 dapat dipilih.
2) Menetapkan suatu komitmen pada tingkat pimpinan senior dari organisasi
(top management commitment). Implementasi dari sistem manajemen
kualitas membutuhkan komitmen dari manajemen organisasi dan semua
standar sistem manajemen mutu membutuhkan komitmen ini agar dapat
didokumentasikan. Komitmen organisasi terhadap kualitas dapat ditunjukan
sejak awal melalui penandatanganan pernyataan kebijakan kualitas organisasi,
dan berikutnya diikuti oleh sikap dan perilaku manajemen yang konsisten
dalam menerapkan prosedur-prosedur kerja.
3) Menetapkan suatu kelompok kerja (working group) atau komite pengarah
(steering committee) yang terdiri dari manajer-manajer senior. Semua
manajer senior harus berpartisipasi aktif dan paham secara benar tentang
persyaratan-persyaratan standar dari sistem manajemen mutu itu.
4) Menugaskan wakil manajemen (management representative). Organisasi
harus menugaskan atau mengangkat secara resmi seorang wakil manajemen,
yang bebas dari tanggung jawab lain, serta harus mendefinisikan wewenang
dan tanggung jawab untuk menjamin bahwa persyaratan-persyaratan standar
dari sistem manajemen mutu itu di tetapkan dan dipelihara.
5) Menetapkan tujuan-tujuan mutu dan implementasi sistem. Tidak ada
metode baku atau tunggal dari implementasi sistem manajemen mutu dalam
orhanisasi. Bagaimanapun, program implementasi (prosedur-prosedur kerja)
harus merupakan tanggung jawab dari semua anggota organisasi dan
dilakukan benar sejak awal.
6) Meninjau ulang sistem manajemen mutu yang sekarang. Berkaitan dengan
hal ini perlu dilakukan suatu audit sistem atau penilaian terhadap sistem
manajemen mutu yang ada.
7) Mendefinisikan struktur organisasi dan tanggung jawab. Pengembangan
suatu sistem manajemen mutu menghadirkan suatu kesempatan ideal untuk
mana suatu organisasi melakukan evaluasi terperinci dan meninjau ulang
struktur manajemen yang ada.
8) Menciptakan kesadaran mutu (quality awareness) pada semua tingkat
dalam organisasi. Kesadaran mutu dapat dibangkitkan melalui serangkaian
pelatihan tentang mutu guna menjawab pertanyaan-pertanyaan : apa itu
mutu?, mengapa perlu memiliki sistem manajemen mutu?, apa itu manual
mutu?, mengapa harus mendokumentasikan sistem manajemen mutu (QMS)
dalam prosedur-prosedur sistem dan prosedur-prosedur kerja terperinci?, apa
itu kebijakan mutu organisasi?, mengapa memerlukan kerjasama dalam
implementasi sistem manajemen mutu?, dan lain-lain.
9) Mengembangkan peninjauan ulang dari sistem manajemen mutu dalam
manual (buku panduan) mutu. Hal ini berkaitan dengan peninjuan ulang
secara singkat dari sistem manajemen mutut itu dan apakah kebijakan dan
dokumen-dokumen yang diperlukan telah lengkap dan tersusun rapi dalam
sistem manajemen.
10) Menyepakati bahwa fungsi-fungsi dan aktifitas dikendalikan oleh prosedur-
prosedur. Berkaitan dengan hal ini perlu mengembangkan suatu diagram alir
dari aktifitas bisnis organisasi dan menentukan ha;-hal kritis yang akan
mempengaruhi keberhasilan organisasi.
11) Mendokumentasikan aktivitas terperinci dalam prosedur operasional atau
prosedur terperinci. Hal ini berkaitan dengan dokumen-dokumen spesifik
terhadap produk, aktivitas-aktivitas atau proses-proses dan harus ditempatkan
pada lokasi kerja sehingga mudah dibaca oleh pekerja atau karyawan terkait.
12) Memperkenalkan dokumentasi. Sekali manual mutu dan prosedur-prosedur
telah disetujui, maka implementasi dari praktek-praktek sistem manajemen
mutu pada tingkat manajemen dapat dilakukan.
13) Menetapkan partisipasi karyawan dan pelatihan dalam sistem. Tahap ini
akan menjadi sangat penting untuk keberhasilan dan efisiensi dari sistem
manajemen mutu.
14) Meninjau ulang dan melakukan audit sistem manajemen mutu. Peninjauan
ulang sistem manajemen mutu diperlukan untuk menjamin kesesuaian
terhadap persyaratan-persyaratan standar dari sistem manajemen mutu itu.
2.4.5 Manfaat Penerapan 9001:2000 (Sistem Manajemen Mutu)
Dalam penerapan suatu proses di organisasi selalu memiliki manfaat, menurut
Vincent Gaspersz (2002:17) terdapat beberapa manfaat dari penerapan manajemen
mutu, yaitu :
1) Meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan melalui jaminan kualitas
yang terorganisasi dan sistematik. Proses dokumentasi dalam ISO 9001:2000
menujukan bahwa kebijakan, prosedur, dan instruksi yang berkaitan dngan
kualitas telah direncanakan dengan baik.
2) Perusahaan yang telah bersertifikasi ISO 9001:2000 diijinkan untuk
mengiklankan pada media massa bahwa sistem manajemen mutu dari
perusahaan itu telah diakui secara internasional. Hal ini berarti meningkatkan
iamge perusahaan serta daya saing dalam memasuki pasar global.
3) Audit sistem manajemen kualitas dari perusahaan yang telah memperoleh
sertifikasi ISO 9001:2000 dilakukan secara periodaik agar registrar dari
lembaga registrasi, sehingga pelanggan tidak perlu melakukan audit sistem
manajemen mutu. Hal ini akan menghemat biaya dan mengurangi duplikasi
audit sistem mutu oleh pelanggan.
4) Perusahaan yang telah memperoleh sertifikasi ISO 9001:2000 secara otomatis
terdaftar pada lembaga registrasi, sehingga apabila pelanggan potensial ingin
mencari pemasok bersertifikat ISO 9001:2000, akan menghubungi lembaga
registrasi. Jika nama perusahaan itu telah terdaftar pada lembaga registrasi
bertaraf internasional, maka hal itu berarti terbuka kesempatan pasar baru.
5) Meningkatkan kualitas dan produktivitas dari manajemen melalui kerja sama
dan komunikasi yang lebih baik, sistem pengendalian yang konsisten, serta
pengurangan dan pencegahan pemborosan karena operasi internal menjadi
lebih baik.
6) Meningkatkan kesadaran kualitas dalam perusahaan.
7) Memberikan pelatihan secara sistematik kepada seluruh karyawan dan
manajer organisasi melalui prosedur-prosedur dan instruksi-instruksi yang
terdefinisi secara baik.
8) Terjadi perubahan positif dalam hal kultur kualitas dari anggota organisasi,
karena manajemen dan karyawan terdorong untuk mempertahankan sertifikat
ISO 9001:2000 yang umumnya hanya berlaku 3 tahun.
dapat ditarik kesimpulan bahwa manfaat ISO 9001:2000 bagi perusahaan
dapat dibagi dua bagian yaitu eksternal dan internal.
Manfaat secara eksternal diantaranya :
1. Meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan dengan memberikan
jaminan manajemen mutu.
2. Meningkatkan citre organisasi terutama dikaitkan dengan perubahan persepsi
pelanggan dari mutu produk ke mutu proses.
3. Menjamin peningkatan mutu organisasi secara terus-menerus.
4. Meningkatkan kompetensi dengan organisasi lain, sebagai sarana antisipasi
terhadap kecenderungan semakin ketatnya persyaratan yang berkaitan dengan
keamanan penggunaan di pasaran internasional.
Sedangkan, manfaat secara internal diantaranya :
1. Memberikan pelatihan secara sistematik kepada seluruh karyawan dan
manajer organisasi melalui prosedur dan instruksi yang terdefinisi dengan
baik.
2. Meningkatkan sistem kerja yang lebih baik dan konsisten, sehingga membuat
sistem kerja dalam suatu organisasi menjadi standar kerja yang
terdokumentasi.
3. Penerapan ISO 9000 yang sesuai, akan meningkatkan efektifitas dan efisiensi,
ada jaminan bahwa organisasi itu mempunyai Sistem Manajemen Mutu dan
produk yang dihasilkan sesuai dengan keinginan pelanggan.
4. Media untuk peningkatan berkesinambungan.
top related