bab ii revisi ptlp
Post on 23-Dec-2015
42 Views
Preview:
DESCRIPTION
TRANSCRIPT
BAB II
TEORI SINGKAT
2.1. Definisi Organisasi
Pengertian organisasi merupakan sekumpulan orang-orang yang disusun dalam
kelompok-kelompok, yang bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama, Organisasi adalah
system kerjasama antara dua orang atau lebih, atau organisasi adalah setiap bentuk
kerjasama untuk pencapaian tujuan bersama, organisasi adalah struktur pembagian kerja
dan struktur tata hubungan kerja antara sekelompok orang pemegang posisi yang
bekerjasama secara tertentu untuk bersama-sama mencapai tujuan tertentu.
Ciri – Ciri Organisasi :
Kalau kita memperhatikan penjelasan di atas tentang pengertian organisasi maka dapatlah
di katakan bahwa setiap bentuk organisasi akan mempunyai unsur-unsur tertentu, yang
antara lain sebagai berikut:
1. Sebagai Wadah Atau Tempat Untuk Bekerja Sama
Organisasi adalah merupakan merupakan suatu wadah atau tempat dimana orang-
orang dapat bersama untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan tanpa adanya
organisasi menjadi saat bagi orang-orang unutk melaksanakan suatu kerja sama, sebab
setiap orang tidak mengetahui bagaiman cara bekerja sama tersebut akan dilaksankan.
Pengertian tempat di sini dalam ari yang konkrit, tetapi dalam arti yang abstrak, sehingga
dengan demikian tempat sini adalah dalam arti fungsi yaitu menampung atau mewadai
keinginan kerja sama beberapa orang untuk mencapai tujuan tertentu. Dalam pengertian
umum, maka organisasi dapat berubah wadah sekumpulan orang-orang yang mempunyai
tujuan tertentu misalnya organisasi buruh, organisasi wanita, organisasi mahasiswa dan
sebagainya.
2. Proses Kerja Sama Sedikitnya Antar Dua Orang
Suatu organisasi, selain merupakan tempat kerja sama juga merupaka proses kerja
sama sedikitnya antar dua orang. Dalam praktek, jika kerja sam atersebut di lakukan
dengan banyak orang, maka organisasi itu di susun harus lebih sempurna dengan kata lain
proses kerja sama di lakukan dalam suatu organisasi,mempunayi kemungkinan untuk di
laksanakan dengan lebih baik hal ini berarti tanpa suatu organisasi maka proses sama itu
hanya bersifat sementara, di mana hubungan antar kerja sama antara pihak-pihak
bersangkutan kurang dapat diatur dengan sebaik-baiknya.
3. Jelas Tugas Kedudukannya Masing-masing
Dengan adanya organisasi maka tugas dan kedudukan masing-masing orang atau
pihak hubngan satu dengan yang lain akan dapat lebih jelas, dengan demikian kesimpulan
dobel pekerjaan dan sebagainya akan dapat di hindarkan. Dengan kata lain tanpa orang
yang baik mereka akan bingung tentang apa tugas-tugasnya dan bagaimana hubungan
antara yang satu dengan yang lain.
4. Ada Tujuan Tertentu
Betapa pentingnya kemampuan mengorganisasi bagi seorang manajer. Suatu
perencana yang kurang baik tetapi organisasinya baik akan cendrung lebih baik hasilnya
dari pada perencanaan yang baik tetapi organisasi tidak baik.
2.2. Visi, Misi, Tujuan dan Strategi
1. Pengertian Visi
Visi adalah suatu pernyataan tentang gambaran keadaan clan karakteristik yang
ingin di capai oleh suatu lembaga pada jauh dimasa yang akan datang. Banyak intepretasi
yang dapat keluar dari pernyataan keadaan ideal yang ingin dicapai lembaga tersebut. Visi
itu sendiri tidak dapat dituliskan secara lebih jelas menerangkan detail gambaran sistem
yang ditujunya, oleh kemungkinan kemajuan clan perubahan ilmu serta situasi yang sulit
diprediksi selama masa yang panjang tersebut.PernyataanVisi tersebut harus selalu berlaku
pada semua kemungkinan perubahan yang mungkin terjadi sehingga suatu Visi hendaknya
mempunyai sifat / fleksibel.
Untuk itu ada beberapa persyaratan yang hendaknya dipenuhi oleh suatu pernyataan Visi:
Berorientasi pada masa depan;
Tidak dibuat berdasar kondisi atau tren saat ini;
Mengekspresikan kreativitas;
Berdasar pada prinsip nilai yang mengandung penghargaan bagi masyarakat;
Memperhatikan sejarah, kultur, clan nilai organisasi meskipun ada
perubahan terduga;
Mempunyai standard yang tinggi, ideal serta harapan bagi anggauta lembaga;
Memberikan klarifikasi bagi manfaat lembaga serta tujuan-tujuannya;
Memberikan semangat clan mendorong timbulnya dedikasi pada lembaga;
Menggambarkan keunikan lembaga dalam kompetisi serta citranya;
Bersifat ambisius serta menantang segenap anggota lembaga (Lewis & Smith 1994
2. Pengertian Misi
Misi adalah pernyataan tentang apa yang harus dikerjakan oleh lembaga dalam
usahanya meng-ujud-kan Visi. Dalam operasionalnya orang berpedoman pada pernyataan
misi yang merupakan hasil kompromi intepretasi Visi. Misi merupakan sesuatu yang nyata
untuk dituju serta dapat pula memberikan petunjuk garis besar cara pencapaian Visi.
Pernyataan Misi memberikan keterangan yang jelas tentang apa yang ingin dituju
serta kadang kalamemberikan pula keterangan tentang bagaimana cara lembaga bekerja.
Mengingat demikian pentingnya pernyataan misi maka selama pembentukannya perlu
diperhatikan masukan-masukan dari anggota lembaga serta sumber-sumber lain yang
dianggap penting.
Untuk secara Iangsung pernyataan Misi belum dapat dipergunakan sebagai petunjuk
bekerja. Intepretasi lebih mendetail diperlukan agar pernyataan Misi dapat diterjemahkan
ke langkahlangkah kerja atau tahapan pencapaian tujuan sebagaimana tertulis dalam
pernyataan Misi.
3. Pengertian Tujuan Organisasi
Setiap manusia yang memiliki kepentingan dan tujuan yang sama, menciptakan
sebuah wadah atau badan dimana mereka saling berusaha untuk mewujudkan tujuan
tersebut. Dan hal ini lah yang menjadi sebab adanya tujuan dari sebuah organisasi. Tujuan
dicerminkan oleh sasaran yang harus dilakukan baik dalam jangka pendek, maupun jangka
panjang.
Tujuan dari sebuah organisasi sangat mempengaruhi kinerja dari organisasi itu
sendiri maupun untuk mencari massa atau anggota baru dalam pengembangan sebuah
organisasi dan untuk menjaga kaderisasi anggota. Kaderisasi bertujuan untuk menjaga
sebuah organisasi tetap bisa bertahan dan eksis dalam jangka waktu yang panjang.
Ada beberapa tingkatan pengelompokan yang mendefinisikan prioritas sebuah tujuan
organisasi
1. Tujuan atau Misi umum : Pernyataan luas, atau tujuan dalam skala umum yang
mendefinisikan bagaimana tercipta sebuah organisasi tersebut, biasanya tidak berubah dari
tahun ke tahun dan sering menjadi pernyataan pertama dalam konstitusi sebuah organisasi.
2. Tujuan adalah pernyataan yang menjelaskan apa yang sebuah organisasi itu ingin di
capai. Merupakan bagian dari tujuan dan misi dari sebuah organisasi, tujuan seperti ini bisa
seperti ini bisa berubah dari tahun ke tahun tergantung pada kesepakatan dari kelompok
tersebut.
3. Tujuan merupakan deskripsi dari apa yang harus dilakukan berasal dari tujuan, spesifik
yang jelas. laporan tugas terukur untuk mencapai tujuan yang diharapkan dari sebuah
kelompok, biasanya memiliki jangka pendek dan batas waktu tertentu.
Pemilihan tujuan dari setiap organisasi sangat penting, karena dengan hal tersebut,
bisa menjadi semangat kerja, dan rasa bertanggungjawab, komitmen dan motivasi dari
setiap anggota dalam sebuah kelompok.
4. Pengertian Strategi
Sasaran adalah merupakan penjabaran dari tujuan organisasi, dalam bentuk terakhir
dan akan dapat dicapai atau dihasilkan dalam jangka waktu tahunan, semesteran, atau
bulanan. Sasaran juga menggambarkan hal yang ingin dicapai melalui tindakan-tindakan
yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan, oleh karena itu sasaran yang ditetapkan
diharapkan dapat memberikan fokus pada penyusunan progam dan kegiatan yang bersifat
spesifik, terinci, dapat diukur dan dapat dicapai.
Sasaran organisasi yang ditetapkan pada dasarnya merupakan bagian dari proses
perencanaan strategis dengan fokus utama berupa tindakan dan alokasi sumber daya
organisasi dalam rencana kegiatan atau operasional organisasi yang akan dilaksanakan.
Atas dasar arti dan makna penetapan sasaran dimaksud, serta mengacu pada arahan tujuan
yang telah ditetapkan.
2.3. Perancangan Organisasi (Designing Organization)
Organisasi merupakan sekumpulan orang yang membentuk sebuah sistem terpadu
mengenai bagaimana orang-orang dalam organisasi mencapai tujuan yang sama. Tujuan
tersebut sering dituangkan dalam sebuah wadah yakni Visi. Orang-orang dalam organisasi,
seberapa besarpun organisasi itu, pasti memiliki tujuanbersama yang ingin dicapai. Tujuan
yang dicapai tidak bisa dilakukan sendiri-sendiri, secara individual. Sehingga
membentukalah organisasi. Berasal dari kata dasar organ. Arti harfiahnya dalam istilah
biologi kurang lebih berarti sekumpulan jaringan yang membentuk satu kesatuan dimana
dapat melakukan fungsi tertentu secara independen. Kata organ mendapat imbuhan ’isasi’.
Sehingga bisa diartikan sebagai proses dan sekumpulan aktivitas. Mengenai jumlah orang
dalam organisasi, dalam hal ini tidak dibatasi. Perancangan organisasi yang akan dibahas di
sini bersifat umum dan bisa diterapkan dalam jenis organisasi apa saja dan jumlah orangnya
berapa saja. Mulai dari organisasi kampus, sosial kemasyarakatan, industri rumah tangga
dan organisasi perusahaan, serta sebuah partai politik.
Kata ’perancangan’ sering disamaartikan dengan fungsi perencanaan dalam
keilmuan manajemen secara umum. Hal ini memang tidak salah. Namun dalam
perancangan organisasi akan lebih detail dijelaskan bagaimana strategi spesifik mengenai
langkah-langkah agar organisasi terbentuk. Secara spesifik perancangan organisasi adalah
sebuah usaha formal, proses yang terarah untuk mengintegrasikan manusia, informasi dan
teknologi dalam sebuah organisasi. Perancangan organisasi di gunakan untuk
mempertemukan bentuk organisasi yang sedekat mungkin dengan tujuan yang ingin diraih
oleh organisasi. Melalui desain proses, aktivitas organisasi untuk meningkatkan
kemungkinan dari usaha bersama seluruh anggota organisasi mencapai kesuksesan.
2.4. Dimensi Kontekstual Organisasi
Dimensi Kontekstual, yaitu dimensi yang menggambarkan keseluruhan dari suatu
organisasi. Dimensi ini memperlihatkan susunan organisasi yang mempengaruhi dan
membentuk suatu dimensi struktural organisasi, yang terdiri dari: ukuran, teknologi
organisasi, lingkungan.
Bentuk dari desain organisasi ini ditentukan oleh tingkat formalisasi yang
dilakukan, tingkat sentralisasi dalan organisasi, kualifikasi karyawan, span of control yang
ada serta komunikasi dan koordinasi yang ada dalam organisasi (Robbins, 2003:136).
Bentuk desain organisasi terdiri dari: organic, mostly organic, mechanistic, dan mostly
mechanistic.
Berdasarkan tujuannya, terdapat 3 jenis organisasi yaitu organisasi berstruktur
produk (menangani produk tertentu), organisasi fungsional (menitikberatkan kesuatu fungsi
tertentu) dan organisasi hybrid (kolaborasi antara organisasi produk dengan organisasi
fungsional).
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa organisasi adalah suatu tempat atau
wadah dimana orang-orang berkumpul, bekerjasama secara rasional dan sistematis,
terencana, terorganisasi, terpimpin dan terkendali, dalam memanfaatkan sumber daya
(uang, material, mesin, metode, lingkungan), sarana-parasarana, data, dan lain sebagainya
yang digunakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan.
Dimensi ini memperlihatkan susunan organisasi yang mempengaruhi dan
membentuk suatu dimensi struktural organisasi, yang terdiri dari:
a. Ukuran. Ukuran adalah besarnya suatu organisasi yang terlihat dari jumlah orang dalam
organisasi tersebut.
b. Teknologi Organisasi. Teknologi organisasi adalah dasar dari subsistem produksi,
termasuk teknik dan cara yang digunakan untuk mengubah input organisasi menjadi output.
c. Lingkungan. Lingkungan mencakup seluruh elemen di luar lingkup organisasi. Elemen
kunci mencakup industri, pemerintah, pelanggan, pemasok dan komunitas finansial.
2.5. Struktur Organisasi
Struktur Organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta
posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan
operasional untuk mencapai tujuan yang di harapakan dan di inginkan. Struktur Organisasi
menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang
lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi. Dalam struktur organisasi yang
baik harus menjelaskan hubungan wewenang siapa melapor kepada siapa, jadi ada satu
pertanggung jawaban apa yang akan di kerjakan.
2.5.1. Kompleksitas
Kompleksitas merujuk pada tingkat diferensiasi yang ada di dalam sebuah
organisasi. Diferensiasi horisontal mempertimbangkan tingkat pemisahan horisontal di
antara unit-unit. Diferensiasi vertikal merujuk pada kedalaman hierarki organisasi.
Diferensiasi spasial meliputi tingkat sejauh mana lokasi fasilitas dan para pegawai
organisasi tersebar secara geografis. Peningkatan pada masalah satu dari ketiga faktor
tersebut akan meningkatkan kompleksitas sebuah organisasi.
Diferensiasi horisontal
Diferensiasi horisontal merujuk pada tingkat diferensiasi antara unit-unit
berdasarkan orientasi para anggotanya, sifat dari tugas yang meeka laksanakan, dan tingkat
pendidikan serta pelatihannya.
Diferensiasi vertikal
Diferensiasi vertikal merujuk pada kedalaman struktur. Diferensiasi meningkat,
demikian pula kompleksitasnya karena jumlah tingkatan hierarki di dalam organisasi
bertambah. Makin banyak tingkatan yang terdapat di antara top management dan tingkat
yang paling rendah, maka makin besar pula potensi terjadinya distorsi dalam komunikasi,
dan makin sulit mengkoordinasi pengambilan keputusan dari pegawai manajerial, serta
makin sukar bagi top management untuk mengawasi kegiatan bawahannya.
Diferensiasi spasial
Diferensiasi spasial merujuk pada tingkat sejauh mana lokasi dari kantor, pabrik,
dan personalia sebagai sebuah organisasi tersebar secara geografis. Diferensiasi spasial
dapat dilihat sebagai perluasan dari dimensi dan dan diferensiasi horizontal dan vertikal.
Artinya, adalah mungkin untuk memisahkan tugas dan pusat kekuasaan secara geografis.
Pemisahan ini mencakup penyebaran jumlah maupun jarak.
2.5.2. Formalisasi
Formalisasi merujuk pada tingkat sejauh mana pekerjaan di dalam organisasi itu
distandardisasikan. Jika formalisasi rendah, perilaku para pegawai relatif tidak terprogram.
Karena kebijakan dari seseorang di dalam pekerjaannya berbanding terbalik dengan jumlah
perilaku yang diprogramkan lebih dahulu oleh organisasi, maka makin besar standardisasi,
makin sedikit pula jumlah masukan mengenai bagaiman suatu pekerjaan harus dilakukan
oleh seorang pegawai. Standardisasi bukan hanya menghilangkan kemungkinan para
pegawai untuk berperilaku secar lain, tetapi juag menghilangkan kebutuhan bagi para
pegawai untuk mempertimbangkan aternatif.
2.5.3. Sentralisasi
Sentralisasi adalah yang paling problematis dari ketiga komponen. Sentralisasi
dinyatakan sebagai sejauh mana kekuasaan formal dapat membuat kebijaksanaan-
kebijaksanaan dikonsentrasikan pada satu individu, sebuah unit, atau suatu tingkat
(biasanya pada tingkat tinggi dalam organisasi), dengan demikian pegawai (biasanya
berada di bagian bawah organisasi) hanya memperoleh masukan yang minim dalam
pekerjaan mereka. Istilah sentralisasi merujuk kepada tingkat dimana pengambilan
keputusan dikonsentrasikan pada suatu titik tunggal di dalam organisasi. Konsentrasi yang
tinggi menyatakan adanya spesialisasi yang tinggi, sedangkan konsentrasi yang rendah
menunjukkan adanya desentralisasi. Tingkat kontrol yang dimiliki seseorang dalam seluruh
proses pengambilan keputusan dapat digunakan sebagai sebuah ukuran mengenai
sentralisasi. Kelima langkah dalam proses pengambilan keputusan adalah sebagai berikut:
mengumpulkan informasi untuk diteruskan kepada pengambil keputusan mengenai apa
yang dapat dilakukan; memproses dan menginterpretasikan informasi tersebut untuk
memberi saran kepada pembuat keputusan mengenai apa yang harus dilakukan; membuat
pilihan mengenai apa yang hendak dilakukan; memberi wewenang kepada orang lain
mengenai apa yang hendak dilakukan.
2.6. Konfigurasi Struktur
Menurut Henry Mintzberg dalam menciptakan suatu desain organisasi yang efektif,
maka mengemukan pendapatnya yang ditulis dalam sebuah buku Structure In Five :
Designing Efective Organization. Buku ini menjelaskan bagaimana organisasi dibentuk dari
beberapa elemen untuk menjadi suatu konfigurasi/struktur yang lebih efektif.
Terdapat dua argumentasi sebagai dasar simpulan yang menyatakan konfigurasi
mendorong keefektifan organisasi yaitu :
1. Seleksi alamiah. Dalam hal ini lingkungan mendorong bentuk organisasi untuk
melanjutkan kelangsungan hidupnya, agar terjadi efisien biaya dan dapat bersaing,
sebuah organisasi harus dapat menyesuaikan diri dengan sifat struktural
industrinya.
2. Organisasi dapat didorong ke arah konfigurasi tertentun untuk mencapai konsistensi
dalam karakteristik internal organisasi sehingga cocok dengan situasi mereka.
Kerangka kerja karya Henry Mintzberg dalam mengklasifikasikan konfigurasi bertumpu
pada dua hal yaitu mekanisme koordinasi dan elemen dasar organisasi yang secara ringkas
dapat dijelaskan sebagai berikut. Mekanisme Koordinasi merupakan bagian fundamental
ketika organisasi mengkoordinasi kegiatan organisasi, yang meliputi:
1. Mutual Adjustment, merupakan koordinasi kerja dengan proses komunikasi
informal. Di sini kontrol kerja terletak pada pelakunya. Biasanya digunakan untuk
organisasi yang sederhana, tapi juga digunakan pada organisasi yang sangat
kompleks.
2. Direct Supervisor, merupakan koordinasi kerja dimana seseorang
bertanggungjawab untuk keseluruhan pekerjaan yang lain. Dia memberikan
instruksi dan mengawasi tindakan yang lainnya.
3. Standarisasi, yang dibedakan menjadi 3 bagian itu :
· Standarisasi pekerjaan, saat isi pekerjaan itu telah diprogram secara spesifik
· Standarisasi output, ketika hasil dari kerja secara spesifik telah
diprogram: misalnya profit, penjualan dan sejenisnya
· Standarisasi keahlian ketika kinerja dari pekerjaan dan pelatihan secara spesifik
telah ditentukan, misalnya lulusan psikologi, ekonomi S2,dsb.
2.6.1. Sub-unit Dasar/Elemen
Elemen Dasar Desain Konfigurasi Terdiri Dari 5 Bagian Yang Meliputi:
1. The operating core
Yaitu para pegawai yang melaksanakan pekerjaan dasar yang
berhubungan dengan produksi dan jasa
2. The Strategic Apex
Manajer tingkat puncak, yang diberi tanggung jawab keseluruhan untuk
organisasi tersebut. Dia menjamin agar organisasi menjalankan misi
perusahaan yang telah digariskan.
3. The Middle Line
Para manajer yang menjadi penghubung operating core dengan strategic
apex.
4. The Technostructure
Para analis yang mempunyai tanggung jawab untuk melaksanakan bentuk
standarisasi tertentu dalam organisasi
5. The Support Staff
Orang-orang yang mengisi unit staf, yang memberi jasa pendukung tidak
langsung kepada organisasi. Salah satu dari kelima bagian tersebut dapat
mendominasi sebuah organisasi yang membuat terbentuknya lima desain
konfigurasi. Masing-masing desain konfigurasi mempunyai kelebihan dan
kekurangan yang unik. Konsisten dengan falsafah kontingensi, masing-
masing adalah konfigurasi yang lebih disukai pada situasi tertentu.
2.6.2. Tipe Struktur Minzberg
a) Simple Structure
Karakteristik Simple Structure : pada umumnya tidak
mempunyai technostructure (kalaupun ada hanyalah sedikit), sedikit staf pendukung,
pembagian kerja yang tidak kaku dan hirarki manajerial yang kecil. Penggunaan
perencanaan, pelatihan, dan perantara juga sangatlah minimal.
b) Machine Bureaucracy
Machine Bureacuracy mempunyai tugas operasi rutin yang sangat tinggi,
peraturan yang sangat diformalisasi, tugas yang dikelompokkan ke dalam
departemen fungsional, wewenang yang disentralisasi, pengambilan keputusan yang
mengikuti rantai komando dan sebuah struktur adminsitrasi yang rumit dengan
perbedaan yang tajam antara aktivitas lini dan staf. Karakteristik utama dari Machine
Bureacuracy adalah obsesinya terhadap kontrol dengan mencoba mengeliminasi
semua kemungkinan ketidakpastian, sehingga operasi dapat berjalan dengan lancar
tanpa gangguan.
c) Profesional Bureaucracy
Ledakan ilmu pengetahuan khususnya di Negara Barat membuat Professional
Bureaucracy makin digemari pada tahun 1980-an. Eksplorasi ilmu pengetahuan
menciptakan kelas baru dari organisasi yang membutuhkan para profesional untuk
menghasilkan produk dan jasa mereka. Hal ini telah menciptakan kebutuhan akan
suatu disain organisasi yang menyandarkan diri pada spesialisasi yang didasarkan
atas kepemilikan kemampuan individual dan bukan atas dasar pembagian
kerja. Professional Bureaucracy kemudian diciptakan untuk memberi kesempatan
kepada organisasi mempekerjakan spesialis yang sangat terlatih sambil tetap
memperoleh efisiensi dari standarisasi. Konfigurasi ini juga memberikan alternatif
karena merupakan birokrasi yang menggabungkan standarisasi dengan desentralisasi.
d) Divisional Form
Berbeda dengan konfigurasi lainnya, dalam Divisionalised Form tidak terdapat
struktur yang lengkap dari strategic apex ke operating core,tapi lebih kepada sebuah
struktur yang melapisi struktur yang lain. Konfigurasi Divisionalised Form berfokus
pada hubungan struktural antara headquarters dan divisinya, yaitu antara strategic
apex dan bagian manajer middle line.
e) Adhocracy.
Sejarah Adhocracy dapat ditelusuri mulai dari Perang Dunia II, dimana pada
waktu itu angkatan bersenjata Amerika menciptakan tim ad hocyang kemudian
dibubarkan setelah misi telah mereka tuntaskan. Di sini terlihat tidak adanya jangka
waktu yang pasti bagi keberadaan mereka, tim bisa saja bertahan selama jangka
waktu sehari, sebulan, ataupun setahun. Adhocracy dicirikan oleh diferensiasi
horizontal yang tinggi, diferensiasi vertikal yang rendah karena tingkatan
administrasi yang banyak akan membatasi kemampuan organsasi untuk melakukan
penyesuaian. Kebutuhan akan pengawasan juga adalah minimal karena para
professional telah menghayati perannya seperti yang diinginkan oleh manajemen.
2.6.3. Struktur Mekanistik dan Organik
Model organik dari desain organisasi berada dalam posisi yang bertentangan dengan
model mekanistik berkaitan dengan perbedaan karakteristik organisasi dan praktik.
Perbedaan yang sangat nyata antara dua model adalah konsekuensi dari perbedaan kriteria
efektivitas yang masing-masing berupaya mencapai maksimalisasi. Sementara model
mekanistik memaksimalkan efisiensi dan produksi model organik memaksimalkan
kepuasan, fleksibilitas dan pengembangan.
Organisasi organik fleksibel terhadap perubahan tuntutan lingkungan karena desain
organisasi organik mendorong pemanfaatan yang lebih besar dari potensi manusia. Manajer
didorong memakai praktik yanbg memacu seluruh motivasi manusia melakukan desain
pekerjaan yang menekankan pada pertumbuhan pribadi dan tanggung jawab. Pengambilan
keputusan, pengendalian, dan proses penetapan sasaran desentralisasi dan disebarkan pada
semua tingkat organisasi. Komunikasi mengalir ke seluruh organisasi, tidak begitu saja
turun menurun garus komando. Praktik ini dimaksudkan untuk mengimplementasikan suatu
asumsi dasar dari model organik yang menetapkan bahwa suatu organisasi akan menjadi
efektif pada suatu tingkat dimana struktur dipakai “untuk menjamin suatu probabilitas
maksimum yang dalam seluruh interaksi dan hubungan dengan organisasi, masing-masing
anggota, dengan latar belakangnya, nilai-nilai, keinginan dan harapan, kita meninjau
pengalaman sebagai dukungan dan satu sisi untuk membangun dan menjaga harga diri dan
kepentingan.
Suatu desain organisasi yang memberikan individu seperti harga diri dan motivasi serta
kepuasan fasilitas, fleksibilitas dan pengembangan akan mempunyai karakteristik sebagai
berikut:
1. Hal ini relatif sederhana karena tidak menekankan pada spesialisasi dan
menekankan pada peningkatan rentang pekerjaan.
2. Relatif desentralisasi, karena menekankan pada delegasi wewenang dan
peningkatan kedalaman pekerjaan.
3. Relatif informal karena menekankan pada produk dan pelanggan sebagai dasar bagi
departemen.
PERBANDINGAN STRUKTUR MEKANISTIK DAN ORGANIK
Proses Struktur Mekanistik Struktur Organik
Kepemimpinan
Tidak ada rasa percaya dan
keyakinan. Bawahan tidak
merasa bebas
mendiskusikanmasalah
pekerjaan dengan atasan
yang sebaliknya manarik
ide da pendapat mereka
Memiliki rasa percaya dan
keyakinan antara atasan
dan bawahan dalam semua
hal. Bawahan merasa
bebas mendiskusikan
dengan atasan yang
sebaliknya menarik ide
dan pendapat mereka
Motivasi
Langkah hanya fisik,
keamanan, dan motif
ekonomi melalui
penggunaan sanksi dan
ancaman. Sikap tidak
mendukung pada
organisasi terjadi diantara
karyawan
Langkah penuh dengan
motivasi melalui
penggunaan partisipasi.
Sikap lebih mendukung
pada organisasi dan tujuan
Komunikasi
Informasi mengalir ke
bawah dan cenderung
terdistorsi tidak akurat,
dan dipandang
mencurigakan oleh
bawahan
Informasi mengalir bebas
ke seluruh organisasi, atas,
bawah dan ke samping.
Informasi akurat dan tidak
distorsi
Interaksi
Tertutup dan terbatas.
Bawahan hanya memberi
efek yang kecil pada
tujuan departemen, metode
dan aktivitas.
Terbuka dan ektensif. Baik
atasan dan bawahan dapat
mempengaruhi tujuan,
metode dan aktivitas.
Keputusan
Relatif sentralisasi. Terjadi
hanya pada posisi puncak
organisasi
Relatif desentralisasi.
Terjadi pada semua tingkat
melalui proses kelompok.
Penetapan Tujuan Dilokasikan pada
organisasi puncak, tidak
mendorong partisipasi
Mendorong partisipasi
dalam menetapkan sasaran
yang tinggi dan realistik
kelompok
Pengendalian
Sentralisasi. Penekanan
pada bentuk menyalahkan
atas terjadinya kesalahan
Tersebar di organisasi.
Penekanan pengendalian
sendiri dan pemecahan
masalah.
Tujuan Kinerja
Rendah dan secara pasif
dicari manajer, yang tidak
menunjukkan komitmen
atas pengembangan SDM
organisasi
Tinggi dan aktif dicari
atasan, yang memahami
kebutuhan komitmen
penuh untuk
mengembangkan malalui
pelatihan SDM organisasi.
2.7. Fasilitas Penunjang Produksi
Tujuan utama didalam desain tata letak pabrik pada dasarnya adalah untuk
meminimalkan total biaya yang antara lain menyangkut elemen-elemen biaya seperti biaya
untuk kontruksi dan instalasi baik untuk bangunan mesin, maupun fasilitas produksi
lainnya. Selain itu biaya pemindahan bahan, biaya produksi, perbaikan, keamanan, biaya
penyimpanan produk setengah jadi dan pengaturan tata letak pabrik yang optimal akan
dapat pula memberikan kemudahan di dalam proses supervisi serta menghadapi rencana
perluasan pabrik kelak dikemudian hari.
Fasilitas Penunjang Produksi diperlukan untuk penerimaan dan penyimpanan bahan
baku sebelum bahan baku tersebut digunakan pada lantai produksi ( Receiving dan Storage)
dan penyimpanan dan persiapan pengiriman barang jadi (warehousing dan shipping).
1. RECEIVING
Penerimaan (receiving), yaitu menerima material pesanan
perusahaan, menjamin kuantitas material yang dikirim supplier, serta
mendistribusikan material ke lantai produksi.
Kita perlu menggambarkan proses pokok di dalam fasilitas gudang sebagai
fungsi sistem penyimpanan. Receiving (penerimaan) merupakan departemen yang
mempunyai aktivitas berkaitan dengan penerimaan material yang datang ke pabrik.
Setelah aktivitas inspeksi dilakukan, departemen receiving bertanggung jawab
mengirimkannya ke gudang (storage) agar disimpan. Departemen penerimaan
bahan terutama bertanggung jawab terhadap hal-hal seperti:
1. Membongkar atau menurunkan material dari truk yang membahayakan.
2. Membongkar kotak pembungkus material yang dikirim.
3. Identifikasi dan pengecekan material yang datang.
4. Pengecekan tanda terima barang dan menyesuaikannya dengan kartu
pesanan.
5. Mencatat adanya kerusakan-kerusakan yang dijumpai dari material
yang datang dan menyiapkan laporan untuk klaim.
6. Menyimpan data material yang datang untuk digunakan bila sewaktu-
waktu dibutuhkan.
7. Mengirim material yang datang ke departemen lain yang
membutuhkan segera atau mengirimkannya ke gudang untuk disimpan.
Departemen pengiriman barang bertanggung jawab terhadap
pemeriksaan awal kuantitas dan kualitas material yang datang. Oleh karena
itu,departemen pengiriman akan memunyai hubungan erat dalam melaksanakan
tugas ini dengan departemen pengendalian kualitas. Selanjutnya, perusahaan perlu
melakukan suatu analisis terhadap material yang menyangkut karakteristik, jumlah,
frekuensi datang, berat atau volume, dan lain-lain serta waktu yang dibutuhkan
untuk proses unloading guna menentukan area luas yang diperlukan departemen
penerimaan. Aktivitas penerimaan barang merupakan awal aliran bahan yang akan
diproses. Maka, bagian penerimaan seharusnya ditempatkan berdekatan dengan
fasilitas-fasilitas transportasi yang menghubungkan pabrik dengan lingkungan luar,
seperti fasilitas jalan raya, jalan kereta api, maupun tepi sungai.
2. STORAGE
Penyimpanan (storage); yaitu bentuk fisik barang-barang yang disimpan
sebelum ada permintaan.
3. SHIPPING
Shipping (pengiriman) berkaitan dengan persiapan-persiapan yang
berkenaan dengan stocking produk jadi untuk memenuhi permintaan atau order;
pengepakan (packaging); serta pemuatan ke dalam alat transportasi yang tersedia,
kemudian dikirim ke konsumen yang memesannya. Aktivitas shipping dapat pula
disebut aktivitas receiving. Pada dasarnya, receiving, raw materials storage,
warehousing, dan shipping akan memiliki kaitan erat dalam perencanaan tata
letaknya masing- masing. Seperti halnya receiving, lokasi departemennya harus
berada sedekat mungkin dengan fasilitas transportasi yang menuju keluar pabrik.
Sementara itu, perencanaan luas area perlu mempertimbangkan beberapa
faktor berikut:
1. Karakteristik produk yang dikelola
2. Jumlah pengiriman dan frekuensi pengiriman per periode
3. Metode pemindahan dan peralatan yang digunakan
4. Lokasi area yang tersedia
4. WAREHOUSING (GUDANG)
Gudang perdefinisi adalah fasilitas khusus yang bersifat tetap, yang dirancang untuk
mencapai target tingkat pelayanan dengan total biaya yang paling rendah.
Gudang pada dasarnya adalah bangunan yang secara fisik mempunyai kriteria tertentu
sebagai tempat penyimpanan barang, yang mana di dalamnya terdapat proses pergudangan
(warehousing) berupa storage dan material handling.
Dari pengertian di atas disebutkan bahwa gudang adalah bangunan yang memiliki
“kriteria” tertentu. Adanya “kriteria” menunjukkan bahwa gudang dalam suatu aliran
logistik bukanlah bangunan yang secara sembarangan dibangun untuk menyimpan barang
secara sembarangan juga. Terdapat banyak kriteria yang harus dipertimbangkan dalam
pembangunan gudang, seperti letak, jumlah demand (permintaan), fasilitas, jenis gudang,
dan lain sebagainya. Bahkan, bagi perusahaan perusahaan besar seperti Unilever memiliki
gudang yang kriterianya lebih kompleks, seperti penggunaan tekonologi yang lebih
canggih.
Tujuan Pendririan Gudang
Gudang dibutuhkan di dalam proses koordinasi penyaluran barang, yang muncul
sebagai akibat kurang seimbangnya proses supply (penawaran) dan demand (permintaan).
Kurang seimbangnya antara proses penawaran dan permintaan tersebut mendorong
munculnya inventori (persediaan), persediaan membutuhkan ruang sebagai tempat
penyimpanan sementara yang disebut sebagai gudang.
Terdapat beberapa alas an gudang diperlukan dalam kegiatan logistik, yaitu :
1. Transportation-Production Cost Reduction
Gudang mempunyai peranan penting di dalam proses pengendalian dan
pengurangan biaya transportasi dan produksi gudang akan mempunyai peran di
dalam menekan biaya transportasi maupun produksi.
Pembelian barang pada suatu partai tertentu dengan jumlah dibawah kapasitas
muatan alat angkut akan menyebabkan tingginya biaya angkut yang harus
ditanggung oleh nilai barang dalam setiap unitnya.
Untuk menekan biaya per unit angkutan tersebut minimal harus dibeli sebanyak
volume kapasitas muatan alat angkutan, sehingga akan diperoleh biaya per unit
yang relatif rendah namun disisi lain terdapat konsekuensi timbulnya persediaan
barang akibat pembelian yang berlebih.
2. Coordination of Supply And Demand
Gudang berfungsi salah satunya adalah sebagai unsur koordinasi antara penawaran
dan permintaan, volume permintaan tidak selalu dapat diproyeksi secara relatif
akurat sedangkan proses produksi harus dilakukan
Untuk menghasilkan suatu volume tertentu. Permintaan pasar dapat terjadi secara
berfluktuasi sedangkan penawaran, dalam hal ini proses produksi, akan
menghasilkan volume relatif konstan, sehingga diperlukan gudang sebagai tempat
penyimpanan pada saat volume produksi meningkat, dan permintaan pasar
menurun.
3. Production Needs
Proses produksi untuk barang-barang dengan klasifikasi dan karakteristik tertentu
membutuhkan gudang untuk menekan biaya produksi maupun untuk melengkapi
proses akhir produksi barang.
Untuk barang-barang dengan klasifikasi tertentu memerlukan waktu simpan agar
memperoleh barang dengan kualitas lebih sempurna, sebagai contoh keju, anggur.
Barang-barang lain yang memerlukan gudang untuk proses akhir sesuai dengan
klasifikasi dan karakteristiknya adalah barang yang harus dirakit (assembling) untuk
penyempurnaan proses akhir produksi.
4. Marketing Considerations
Barang dengan tipe, klasifikasi dan karakteristik tertentu menuntut harus siap
tersedia di pasar, agar pasokan barang tersebut dipasar tidak terhenti.
Untuk itu diperlukan gudang yang relatif dekat dengan pasar sebagai media untuk
mempercepat proses pendistribusian guna memenuhi kebutuhan pasar.
Keempat alasan utama perlunya gudang tersebut memperlihatkan bahwa terdapat
dua manfaat penting yang diperoleh dari keberadaan gudang:
Manfaat waktu yang didapatkan adalah bahwa barang akan memberikan
keuntungan lebih apabila barang tersebut disimpan digudang dan
dikeluarkan ke pasar pada saat yang tepat.
Manfaat bentuk diperoleh apabila pada saat menunggu digudang dilakukan
proses perakitan sehingga dari sisi bentuk, barang tersebut akan memberikan
manfaat lebih kepada konsumen.
Kegunaan Gudang
Dalam proses rantai pasok (supply chain), gudang pada dasarnya memiliki empat
kegunaan, yaitu :
Inbound consolidation, dimana barang-barang yang akan diproses
dikonsolidasikan terlebih dahulu di dalam gudang sebelum masuk ke dalam
proses produksi.
Goods In Process (product mixing), selama proses produksi untuk
menghasilkan produk akhir, dari pabrik-pabrik dilokasi yang berbeda
dikonsolidasikan di dalam suatu gudang untuk dirakit terlebih dahulu sebelum
didistribusikan ke pasar.
Outbound Consolidation, barang-barang yang diproduksi di pabrik-
pabrik yang terletak dilokasi yang berbeda, dikonsolidasikan sebelum diserahkan
kepada para pelanggan.
Outbound Dispertion (break bulk), barang-barang yang telah dihasilkan
disuatu pabrik dimasukkan ke gudang untuk dibagi-bagi ke dalam volume yang
lebih kecil sebelum didistribusikan ke pasar atau ke para pelanggan.
2.8. Fasilitas Penunjang Personil
Sebagai konsekuensi memperkerjakan orang selain ruang kerja harus disediakan
ruang atau area untuk kebutuhan orang, seperti toilet, locker room, kantin, klinik, tempat
parkir, musholla, tempat olahraga.
1. TOILET DAN LOCKER ROOM
Pada sebagian besar perusahaan menengah ke atas, antara fasilitas ganti pakaian dan
kamar mandi seringkali dilakukan pemisahan.Pemisahan ini berdasarkan atas prinsip
keterdekatan departemen dengan aliran kerja. Sebagia besar penempatan toilet pada
perusahaan berada berjauhan dari lokasi produksi karena jika kondisi toilet yang tidak di
jaga kebersihannya, maka akan dapat mengganggu jalannya produksi dengan adanya
bau-bau yang tidak sedap.
Ruang ganti pakaian dengan ruang produksi sebenarnya merupakan 2 departemen
dengan tingkat kedekatan cukup.Setidaknya dapat dilihat dari aliran kerja
pegawai.Dalam keseharian pegawai yang baru masuk ke lokasi pabrik langsung
melakukan absensi, kemudian ke ruang ganti pakaian dan terakhir ke area produksi.
Dengan demikian antara ruang ganti pakaian dengan ruang produksi sebaiknya tidak
terlalu jauh, karena akan menghabiskan banyak waktu yang terbuang.
Kamar mandi/toilet biasanya dilengkapi dengan perlengkapan untuk buang air kecil
maupun besar.Kamar mandi yang dilengkapi dengan urinals, kloset dan bak mandi biasa
dinamakan restroom.Jumlah toilet tergantung pada jumlah karyawan yang bekerja.
2. KANTIN
Dalam perencanaan tata letak fasilitas, seringkali fasilitas tempat makan tidak
mendapat perhatian yang semestinya.Keberadaan fasilitas ini sesungguhnya juga
diperlukan.Bahkan untuk beberapa perusahaan fasilitas ini mutlak perlu.Pada umumnya
fasilitas pelayanan jasa boga kantin dapat dikelola baik oleh perusahaan sendiri maupun
dari pihak catering. Lokasi kantin biasanya terpisah jauh dari ruang kerja, yang
dikarenakan:
Sebagai tempat istirahat sehingga pekerja ingin mendapat suasana yang
lain dari rutinitas kerja.
Lingkungan kantin biasa jauh lebih bersih, sehat, nyaman, jauh dari
polusi dibanding dengan ruang kerja.
Ruang produksi akan terbebas dari sampah yang dihasilkan dari
bungkusan makanan atau minuman.
Ada kalanya beberapa perusahaan, karena kondisi pekerjaan mengharuskan para
pekerja tidak dapat meninggalkan proses pengerjaan, maka ada beberapa fasilitas makan
yang tidak terpusat di suatu tempat yang dapat dijadikan alternatif lain, salah satunya
kantin berjalan. Dengan adanya kantin berjalan ini dengan menggunakan kereta dorong.
3. KLINIK
Jaminan untuk dapat bekerja dengan kondisi yang fit bagi para karyawan merupakan
suatu keharusan yang harus dilakukan oleh manajemen perusahaan. Untuk perusahaan
kecil kemungkinan hanya berupa seperangkat almari kecil yang berisi kotak
P3K.Sedangkan untuk perusahaan menengah ke atas fasilitas kesehatan mungkin sudah
lengkap lagi, misalkan dengan kesehatan tersendiri, dilengkapi tempat tidur dan almari
obat, serta peralatan kesehatan lainnya, bahkan dalam periode tertentu ada dokter yang
menanganinya.
Pada umumnya fasilitas kesehatan yang ada pada sebagian perusahaan adalah
ruang kesehatan dengan ditangani dokter untuk periode-periode tertentu.Contoh fasilitas
kesehatan pada suatu pabrik kecil dan pabrik besar.
2.9. Activity Relationship Chart (ARC)
Activity Relationship Chart atau Peta Hubungan Kerja kegiatan adalah aktifitas atau
kegiatan antara masing-masing bagian yang menggambarkan penting tidaknya kedekatan
ruangan. Dalam suatu organisasi pabrik harus ada hubungan yang terikat antara suatu
kegiatan dengan kegiatan lainnya yang dianggap penting dan selalu berdekatan demi
kelancaran aktifitasnya. Oleh karena itu dibuatlah suatu peta hubungan aktifitas, dimana
akan dapat diketahui bagaimana hunbungan yang terjadi dan harus dipenuhi sesuai dengan
tugas-tugas dan hubungan yang mendukung.
Peta keterkaitan kegiatan serupa dengan peta dari – ke, tetapi hanya perangkat
lokasi saja yang ditunjukaan. Kenyataannya peta ini serupa dengan tabel jarak sebuah peta
jalan.jaraknya digantikan dengan huruf sandi kualitatif, dan angka menunjukan keterkaitan
sustu kegiatan dengan yang lainnya, dan seberapa pentinhsetiap kedekatn hubungan yang
ada.
Huruf-huruf (a,e,i,o,u dan x ) diletakkan pada bagian atas kotak, kadang digunakan
juga warna, untuk menunjukan alasan-alasan yang mendukung setiap kedekatan hubungan
Simbol-simbol yang digunakan adalah :
Kode Warna Derajat Kedekatan
A Merah Mutlak
E Orange Sangat penting
I Hijau Muda Penting
O Biru Muda Biasa
X Cokelat Tidak diinginkan
U Kuning Tidak Penting
2.8.1. Tujuan ARC
Secara umum Peta Hubungan Kegiatan dapat didefinisikan sebagai berikut, yaitu
teknik ideal untuk merencanakan keterakitan antara setiap kelompok kegiatan yang saling
berkaitan. ARC ini akan berhubungan dengan struktur organisasi dan tabel-tabel
perjitungan Luas Lantai.
Tujuan utama ARC adalah agar dapat diketahui hubungan kedekatan dari setiap
kelompok kegiatan dalam hal ini organisasi pabrik.
2.8.2. Fungsi ARC
Fungsi ARC dan kegunaannya adalah :
1. Penyusunan urutan dari pusat kerja atau departemen dalam suatu kantor.
2. Lokasi kegiatan dalam suatu usaha pelayanan.
3. Lokasi Pusat kerja dalam operasi perawatan atau dalam perbaikan.
4. Menunjukan hubungan suatu kegiatan yang lainnya, serta alasannya.
5. Memeperoleh suatu landasan bagi penyusunan daerah selanjutnya
top related