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Raoul Ciappelloni. e-Journal Open SCRIPTA: Scrittura in ambito tecnico - scientifico & divulgativo. Perugia 10
Google Drive / Docs - per la scrittura collaborativaComputer Supported Collaborative Writing [versione 1.2]
Google Drive / Google Docs by Raoul Ciappelloni is licensed under a Creative
Commons Attribution 4.0 International License
ATTIVITÀ COMPLEMENTARI - CORSO ECM - E-JOS 2015
Programma di esercitazioni: Luglio - Settembre 2015
Raoul Ciappelloni
r.ciappelloni @ izsum.it
Allegato a SPVet.it, n. 89/2015 Istituto Zooprofilattico Sperimentale UM - Perugia 18 Agosto 2015
Raoul Ciappelloni. e-Journal Open SCRIPTA: Scrittura in ambito tecnico - scientifico & divulgativo. Perugia 10
Il presente tutorial, non intende illustrare compiutamente l'uso di Google Drive® e Google Docs®, ma si limita a fornire le informazioni
necessarie per il loro utilizzo nel progetto di scrittura collaborativa: "e-Journal Open Scripta; corso di scrittura in ambito tecnico-scientifico &
divulgativo" [Programma Educazione Continua in Medicina, 2015, Biblioteca Istituto Zooprofilattico Sperimentale UM, Via G. Salvemini 1, Perugia. 10/17/22 Settembre
2015].
Tutorial completi su questi software sono reperibili alle pagine: https://support.google.com/drive/topic/2375005?hl=it&vid=1-
635751363694163854-14237870054348613852; https://support.google.com/drive/answer/2424384?hl=it&vid=1-635751420306535576-
4317940970562560772 e https://support.google.com/docs/answer/49008?hl=it&vid=1-635751419755358655-7017596310786496168
GOOGLE DRIVE / GOOGLE DOCS PER CONDIVIDERE L'ATTIVITÀ DI SCRITTURA COLLABORATIVA -
COMPUTER SUPPORTED COLLABORATIVE WRITINGVERSIONE 1.2; 18 Agosto 2015
by SPVet.it, Unità Operativa Editoria, Biblioteca, Istituto Zooprofilattico Sperimentale dell'Umbria e delle Marche Perugia.
Creative Commons. Attribution 4.0 International License.
Perugia 18 Agosto 2015. Allegato a SPVet.it, n. 89 / 2015
L'Unità Operativa Editoria, Biblioteca dell'IZS UM effettua periodiche esercitazioni (gratuite ed aperte a chiunque) sull'uso di Google
Drive/Docs e su Telegram Messenger. Informazioni sul calendario di eventi possono essere richieste ai numeri: 075-343217 / 075-343207
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Naturalmente il Sistema deve consentire di elaborare uno scritto tenendo
traccia delle modifiche apportate dai singoli partecipanti, fornendo ad essi
servizi avanzati di supporto come: annotazioni, chat, email.
Collaborare nella stesura di un documento è un'attività che può essere
organizzata in molti modi. Ci possono essere incontri di scrittura programmati,
il lavoro può essere effettuato "singolarmente", e gli elaborati scambiati via
email e simili.
Uno dei sistemi più efficaci, che viene qui brevemente presentato, è quello
consistente nell'elaborazione di un testo tramite l'uso di un content
management system che consenta a diversi co-autori, di collaborare (in
modo sincrono e asincrono) attraverso la Rete. In tal modo è facile
partecipare alla stesura di un unico documento condiviso.
By Ben Sutherland. "Synchronised swimmers' feet" (2011). Creative Commons. Attribution 2.0 Generic (CC BY 2.0). https://flic.kr/p/a7FnbJ
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Ci sono molti software per la scrittura collaborativa
https://www.penflip.com/
https://draftin.com/
https://www.zoho.com/docs/
http://fiduswriter.org/
https://www.google.com/docs/about/
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Per il corso e-Journal Open Scripta 2015 si è scelto di utilizzare Google
Docs (un tool di scrittura collaborativa integrato nel sistema Google Drive),
in quanto:
- gratuito,
- ampiamente diffuso,
- altamente affidabile,
- al centro di una comunità di utenti in crescita.
A parte le esigenze del corso, l'uso di Google Drive / Google Docs è certamente utile per la
comunità scientifica e professionale. Grazie a questi, gruppi numerosi di co-autori, possono
valersi di strumenti avanzati per la collaborazione da remoto e la conservazione dei dati.
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GOOGLE DRIVE / DOCS
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Google Drive è stato lanciato da Google il
24 aprile del 2012. Si tratta di un servizio di
file hosting e file sharing che consente di
lavorare collaborativamente su vari formati
di documenti utilizzando (gratuitamente)
fino a fino a 15 GB di spazio su server
Google.
Solo i file archiviati come PDF, le immagini e i video
consumano spazio di archiviazione, non così i
Documenti, fogli di lavoro, diapositive,
presentazioni, disegni Google (non vengono
considerati per il consumo di spazio, neanche i
documenti condivisi di altri utenti).
Si può accedere al servizio tramite un
qualsiasi browser Web (da computer e
device mobile), oppure installando una
apposita applicazione.
Google Drive è basato su software Open
Source (SQLite e Phyton).
http
s://s
upport.g
oogle
.com
/driv
e/a
nsw
er/1
716931?
p=
settin
gs_lic
enses&
rd=
1
Software Open Source utilizzato da Google Drive
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Per l'utilizzo di Google Drive/Docs, è necessario attivare un account Google.
Anche perché le procedure di condivisione dei file faranno uso di altri servizi
integrati, come Gmail.
https://accounts.google.com/signup
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Attivando il pulsante "Vai su Google Drive", si ottiene la
schermata di autenticazione dove si può inserire la password
del proprio account Google
Con una connessione attiva ad Internet e forniti di un account Google,
ci si collega a Google Drive attraverso un qualsiasi browser Web, da
computer o da device mobile.
https://www.google.com/intl/it/drive/
[1]
[2]
L'accesso al Google Drive / Docs
è molto semplice: [1], [2], [3].
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Fatto ciò, ci si troverà immediatamente nel proprio spazio Google Drive.
Da qui si potranno creare cartelle e vari tipi di file (documenti,
presentazioni, fogli di calcolo e disegni) condividendoli con altri utenti.
[3]
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Ci sono Apps per Google Drive (e Google Docs) (per Android e per iOS,
disponibili su Google Play e su iTunes) che consentono di utilizzare device
mobili
http
s://p
lay.g
oogle
.com
/sto
re/a
pps/d
eta
ils?id
=com
.andro
id.a
pps.d
ocs&
hl=
it
http
s://itu
nes.a
pple
.com
/us/a
pp/g
oogle
-driv
e-fre
e-o
nlin
e-s
tora
ge/id
507874739?m
t=8
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Coloro che utilizzano WinPhone potranno trovare istruzioni sulla
implementazione di Google Docs all'URL:
http://www.7tutorials.com/how-access-google-docs-your-windows-phone
e:
http://forums.windowscentral.com/ask-question/296527-google-docs-windows-phone-8-1-a.html
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Esempio di accesso attraverso smartphone Android
Galaxy Note II - Android 4,4,2
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Google Doc si sta anche rapidamente integrando con molti altri servizi
disponibili in Rete, specie con quelli dedicati ai device mobili. È il caso di
Slack Works e HipChat.
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ORGANIZZAZIONE DEL "MAGAZZINO" DEI FILE
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O cambiando l'arrangiamento spaziale, ed i criteri di
ordinamento dell'elenco dei file con i pulsanti
Su Google Drive, lo spazio per i documenti può essere organizzato
facilmente aggiungendo: nuovi file con il pulsante
nuove cartelle:
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Il sistema è in grado di gestire non solo file testuali, ma ogni altro tipo di file
tipico dei software di Office Automation, fra cui, presentazioni e fogli di
calcolo.
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Si possono immediatamente caricare file già esistenti su Google Drive con
il comando "carica file", che consente di selezionare un documento dal
disco rigido locale.
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Il file caricato può essere convertito in un formato Google per consentire la
sua modifica.
La conversione dei diversi file nel
formato Google (ad esempio MS docx
- Google Docs) è abbastanza accurata,
anche se si può verificare qualche
piccolo inconveniente (per altro
facilmente superabile) ad esempio, per
quanto riguarda la formattazione.
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Un file di testo, creato da Google Docs può essere poi "scaricato" (salvato)
in vari formati quali: *.docx, *.odt, *.rtf, *.pdf, *.txt, *.html.
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L'uso degli smartphone può essere molto vantaggiosa. Ad esempio è
possibile ricevere un file in Gmail e caricarlo direttamente in Google Drive
come documento (disponendo di una connessione di Rete ed avendo
installato le relative App sul telefono).
Il testo (MS Word) viene esportato direttamente in Drive. Se ci sono
diversi account aperti, il Sistema chiederà di scegliere fra questi.
Al termine della procedura il file potrà essere condiviso o modificato in
Google Docs.
Galaxy Note II - Android 4,4,2
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Operando da Drive si possono visionare rapidamente le caratteristiche
(modifiche, commenti e condivisioni) di ogni singolo file in archivio.
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SCRIVERE, ANNOTARE, SUGGERIRE IN GOOGLE DOCS
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Per avviare un progetto di scrittura, si attiva "Nuovo file" e Documenti di
Google", creando in questo modo un documento di testo vuoto.
Le familiari barre "a nastro", tipiche di MS-Word 2003 e di Libre Office.
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L'editor dei testi è intuitivo. Consente di inserire, come di consueto, tabelle,
immagini, note, caratteri speciali ed altro, presentandosi in questo modo:
Qui si inserisce il
titolo del documento.
Ad esempio:
"Nuovo Doc"
Con il pulsante commenti si
possono aggiungere
osservazioni ad una
specifica sezione del testo
Con il pulsante "modifica" si
può operare sul testo in
diverso modo
Qui si può cominciare
ad inserire il testo ed
a formattarlo
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Attivando Modifica - modifica si può editare il testo, inserire nuovi paragrafi, figure
tabelle, come con un qualsiasi word processor
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Con il pulsante suggerimento si può proporre un cambiamento che può essere
accolto o meno dal compagno di scrittura
il suggerimento può essere
accettato (immagazzinato) o
rigettato (cancellato).
Dopo l'attivazione del pulsante,
tutto quello che si scriverà sarà
evidenziato in verde. Si potrà
tornare a scrivere il testo
normalmente cliccando
nuovamente su "Modifica"
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Con il pulsante visualizzazione si può vedere il documento in "anteprima di
stampa"
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Per la stampa, il documento di testo verrà trasformato in un file pdf, che potrà
passare alla stampante utilizzando le impostazioni di Sistema.
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CONDIVIDERE I DOCUMENTI
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Attivando il pulsante "condividi" si può invitare uno o più collaboratori a modificare
il testo "in progress". Le "Impostazione di condivisione" consentono diverse scelte
il pannello consente di graduare i livelli di interazione
con il documento, fino a consentire le modifiche a
chiunque utente del Web capiti in quella localizzazione
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Le impostazioni di condivisione consentono a due tipologie di
"collaboratori/invitati", di poter modificare o meno il documento
[1] Collaborazione generica.
Per collaborare con utenti della rete o colleghi che non
hanno (o di cui non si conosce) un account Google, si
può inviare loro un link al documento con diversi diritti
(visione, commento o modifica)
[2] Collaborazione specifica.
oppure si può invitare, tramite un messaggio email, uno specifico
collaboratore (o più) a vedere, commentare o modificare il
documento condiviso. Si può anche aggiungere un testo di
spiegazione al messaggio.
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Il collaboratore riceverà una email che lo inviterà a partecipare alla
modifica del testo condiviso
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La mail reca alcune informazioni sul documento
attivando il pulsante "Apri il documento" si viene portati
all'interno di Google Docs con i diritti di modifica stabiliti
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Ora si può visionare/commentare/operare sul testo, che verrà riprodotto e reso
disponibile nello spazio Google Drive dell'invitato (se ne possiede uno)
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INSERIMENTO DI COMMENTI
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Google Docs consente a chi partecipi alla stesura di un testo di
commentarlo.
I commenti servono per lasciare traccia dei "passaggi" controversi
evidenziando una parte del
testo e successivamente
attivando "aggiungi un
commento" si può inserire
un'osservazione che potrà o
meno essere accettata dai
coautori
Se verrà attivato il pulsante
"risolvi" il testo sarà archiviato e
sparirà dalla vista di "Modifica"
(potrà sempre essere riaperto e
discusso successivamente
entrando a far parte dello
"storico" del progetto).
cliccando sul
pulsante a fianco di
"risolvi" è possibile
per l'autore del
commento,
modificare -
aggiungere del testo
o cancellare il
commento.
attivando il tasto commento il
popup diventa un messaggio
"stabile"
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Anche i suggerimenti sono importanti per mettere in evidenza o discutere
diversi aspetti di un testo. Ai suggerimenti si può rispondere generando
una interazione da remoto fra autori che collaborano alla stesura del
lavoro.
Al pari dei commenti, i suggerimenti possono essere modificati dall'autore;
accettati o rigettati dagli altri
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Google Docs notifica i commenti ed i suggerimenti via email a coloro che
fanno parte del gruppo di scrittura in modo che possano essere "risolti".
La notifica del commento è accessibile anche via smartphone
consentendo una interazione immediata fra gli scrittori
La notifica del commento, inviata per email
Galaxy Note II - Android 4,4,2
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CRONOLOGIA DELLE VERSIONI
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Salvando il documento (o con la sequenza: file - cronologia delle revisioni
[oppure Ctrl+Alt+Maiusc+g]), si accede alla cronologia revisioni che
consente di valutare ed anche, se il caso ripristinare, versioni precedenti
il commento sarà visibile
come box aprendo il file .
Quando qualcuno attiverà il
pulsante "risolvi" sarà
archiviato e sparirà dalla
vista (ma potrà sempre
essere riaperto e
ridiscusso).
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La possibilità di conservare ed accedere
alle successive versioni di un progetto di
scrittura nel corso del suo intero sviluppo, è
un aspetto di grandissima importanza e
un notevole punto di forza di questo sistema.
Rispetto alla ordinaria modalità di lavoro
infatti, nella quale la documentazione viene
salvata di volta in volta conservando la copia
più recente del testo, Google Docs,
consente di recuperare rapidamente "parti"
precedenti di lavoro che risultino utili.
Tutto ciò avviene in modo trasparente,
minimizzando le possibilità di errore e
perdita di dati.
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CHAT INTEGRATA IN GOOGLE DOCS
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Fra coautori (che hanno un account
Google) è possibile avviare una funzione di
chat integrata mentre lavorano in Google
Docs.
Per questo quando ci si collega ad un
documento, se si trova il flag (simbolo) di un
altro utente ([1]) si può avviare
estemporaneamente una sessione di chat
(agendo sul pulsante [2]).
Nel box che compare nel lato sinistro della
schermata ([3]) è possibile scrivere un
messaggio e leggere le risposte.
In tal modo si possono discutere alcune
caratteristiche del testo "in costruzione",
senza utilizzare l'area in editing.
[1][2]
[3]
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FINE DELLA DOCUMENTAZIONE(NUOVI AGGIORNAMENTI ENTRO IL 10/09/2015)
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I marchi ed i prodotti: Gmail; Google+, Google Drive, Google Docs, Android, sono di proprietà della Google Inc. USA CA.
Gli screenshot utilizzati in questa pubblicazione non contengono dettagli, o component derivati dal software, legati a copyright.
L'Autore (ove non diversamente specificato) ha rilasciato le immagini nel dominio Creative Commons Attribution 4.0 International
License.
L'Istituto Zooprofilattico Sperimentale dell'Umbria e delle Marche non ha alcuna compartecipazione o cointeressenza in questi
prodotti, ne potrà essere considerato responsabile per la perdita di dati o danni derivanti dal loro uso. Per comunicazioni relative a
questo tutorial scrivere a: redazione-spvet@izsum.it, o contattare il numero telefonico: +39 075 343207; Fax: +39 075 343207.
Redazione SPVet.it c/o Biblioteca Istituto Zooprofilattico Sperimentale UM, Via G. Salvemini 1; 06126 Perugia.
La presente documentazione [versione 1,2] è in progress. Si prega di segnalare eventuali errori o inesattezze, utilizzando
il modulo per l'SPVet.it Open Peer Review, disponibile alla pagina: http://spvet.it/socialreview.html o inviando un
messaggio all'indirizzo: biblioteca@izsum.it.
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