”syftet med landstingets verksamhet i västmanland är att...
Post on 06-Jun-2020
1 Views
Preview:
TRANSCRIPT
www.ltvastmanland.se
OHbaspaket2003svver1.0
Landstinget Västmanland
”Syftet med landstingets verksamhet i Västmanland är att
bidra till varje länsinvånares livskvalitet.”
ID:Ltk/info.
www.ltvastmanland.se
OHbaspaket2003svver1.0
Landstinget Västmanland
Landstinget Västmanland• 260 800 Invånare• 6 300 km2
• 6 713 Anställda (Dec.2004)• 5 282 MKR i omsättning• 4 Sjukhus (2 närsjukhus)• 616 Vårdplatser• 15 Landstingsdrivna fa-
miljeläkarenheter• 22 Folktandvårdsenheter
Västmanland
www.ltvastmanland.se
OHbaspaket2003svver1.0
Landstinget Västmanland
e-handel i Landstinget Västmanland
www.ltvastmanland.se 4
2005-12-06OHbaspaket2003svver1.0
Landstinget Västmanland
e-handel• Bakgrund• Projektbeskrivning• Exempel
• Varuförsörjningen• Uttagsregistrering
• Effekter och Besparingar• Projektavslut• Effektiviserad fakturahantering• Summering
www.ltvastmanland.se 5
2005-12-06OHbaspaket2003svver1.0
Landstinget Västmanland
www.ltvastmanland.se
OHbaspaket2003svver1.0
Landstinget Västmanland
e-handel
• Ett medel att skapa funktionell administration genom:– Processkartläggning– Processanalys– IT-stöd
www.ltvastmanland.se
OHbaspaket2003svver1.0
Landstinget Västmanland
”Produktivitetsparadoxen”
0
50
100
150
200
250
62 66 70 74 78 82 86 900
20406080
100120140
62 66 70 74 78 82 86 90
Informationsteknologi per tjänsteman Produktivitetsutveckling per tjänsteman
En ackumulerad produktivitetsökning på ca 8% jämfört med en exponentiellinvesteringstakt under samma tidsperiod.
Källa: US Department of Commerce, 1990
www.ltvastmanland.se
OHbaspaket2003svver1.0
Landstinget Västmanland
Toppledarforum• Beslut att stat, kommun och landsting skall övergå till
elektronisk handel• År 2000 skall 95% av alla varor/tjänster• 280 miljarder i offentlig upphandlingsvolym
• 6,4 miljarder i besparing genom E.H.• 23,6 miljarder i processförnyelse
www.ltvastmanland.se 9
2005-12-06OHbaspaket2003svver1.0
Landstinget Västmanland
Vårt mål
• Att effektivisera processerna från beställning till faktura internt och externt
• Besparing genom att ”flytta timmar” till landstingets kärnverksamhet
www.ltvastmanland.se
OHbaspaket2003svver1.0
Landstinget Västmanland
Affärskommunikation
www.ltvastmanland.se 11
2005-12-06OHbaspaket2003svver1.0
Landstinget Västmanland
www.ltvastmanland.se
OHbaspaket2003svver1.0
Landstinget Västmanland
e-handel består av• Beställning till fakturahantering• Varuflödet• Processerna, beställnings- och
fakturarutiner
www.ltvastmanland.se
OHbaspaket2003svver1.0
Landstinget Västmanland
Projektets syfte och mål• Att tillföra de operativa verksamheterna resurser i form
av tid• Att införa e-handel enligt Toppledarforums intentioner• Att rationalisera och förenkla rutinerna från beställning
till fakturahantering• Att skapa ett elektroniskt verktyg för upphandling
• En leverantör med totalansvar
www.ltvastmanland.se 14
2005-12-06OHbaspaket2003svver1.0
Landstinget Västmanland
Projektupplägg• Sjukvården och Tandvården• Förstudie på två kliniker• Projektet definierat i en PDF• Projektorganisation• Styrgrupp med representanter från
förvaltningarna• Redovisning och uppföljning
www.ltvastmanland.se
OHbaspaket2003svver1.0
Landstinget Västmanland
Projekt EH• 40 personer• Projekt tid 3,5 år• Total kostnad ca 16 MKR• Besparing 35,8 MKR
www.ltvastmanland.se 16
2005-12-06OHbaspaket2003svver1.0
Landstinget Västmanland
Projektorganisation
Lt DataAdministrativkoordination
Inter IT(Majken Sahlin)
HårdvaraNätOperativ sysDrift etc
Lt Data(Petra Hedvall)
PROCESS-STÖDJANDE
IT(Eva Flink)
AFFÄRS-KOMM.(Sören Larsson)
PROCESSER(Mats Aronsson)
ApplikationerTeknisk miljöUtbildningInstallationTesterProduktdatabasVAN-tjänsterKommunikationLeverantörskontakterEDI
BPRArbetssättKravspecifikationerSeminarier
Brukarprocess
Styrgrupp
Huvudprojektledning
Affärsrelation
Gemensam
Fakturahantering
Idefix
PEBS
Sesam
Granskning
Livsmedel
Försörjningsprocess
Upphandlingprocess
Betalningsprocess
Projektchef Landstinget Västmanland
www.ltvastmanland.se
OHbaspaket2003svver1.0
Landstinget Västmanland
Metod Bättre PRocesser
Strategi &Mobilisering
Diagnos
Nyskapande
Konkretiserig
Genomförande
www.ltvastmanland.se 18
2005-12-06OHbaspaket2003svver1.0
Landstinget Västmanland
www.ltvastmanland.se
OHbaspaket2003svver1.0
Landstinget Västmanland
1 ja
n
9 ja
n
17 ja
n
25 ja
n
2 fe
b
10 fe
b
18 fe
b
26 fe
b
6 m
ar
14 m
ar
22 m
ar
30 m
ar
7 ap
r
15 a
pr
23 a
pr
1 m
aj
9 m
aj
17 m
aj
25 m
aj
2 ju
n
10 ju
n
18 ju
n
26 ju
n
4 ju
l
12 ju
l
20 ju
l
28 ju
l
5 au
g
13 a
ug
21 a
ug
29 a
ug
6 se
p
14 s
ep
22 s
ep
30 s
ep
Förbrukning
Utlev
Inlev
-
5
10
15
20
25
30
35
40
1 ja
n
9 ja
n
17 ja
n
25 ja
n
2 fe
b
10 fe
b
18 fe
b
26 fe
b
6 m
ar
14 m
ar
22 m
ar
30 m
ar
7 ap
r
15 a
pr
23 a
pr
1 m
aj
9 m
aj
17 m
aj
25 m
aj
2 ju
n
10 ju
n
18 ju
n
26 ju
n
4 ju
l
12 ju
l
20 ju
l
28 ju
l
5 au
g
13 a
ug
21 a
ug
29 a
ug
6 se
p
14 s
ep
22 s
ep
30 s
ep
Förbrukning
Utlev
Inlev
1 ja
n
9 ja
n
17 ja
n
25 ja
n
2 fe
b
10 fe
b
18 fe
b
26 fe
b
6 m
ar
14 m
ar
22 m
ar
30 m
ar
7 ap
r
15 a
pr
23 a
pr
1 m
aj
9 m
aj
17 m
aj
25 m
aj
2 ju
n
10 ju
n
18 ju
n
26 ju
n
4 ju
l
12 ju
l
20 ju
l
28 ju
l
5 au
g
13 a
ug
21 a
ug
29 a
ug
6 se
p
14 s
ep
22 s
ep
30 s
ep
Förbrukning
Utlev
Inlev
-
5
10
15
20
25
30
35
40
1 ja
n
9 ja
n
17 ja
n
25 ja
n
2 fe
b
10 fe
b
18 fe
b
26 fe
b
6 m
ar
14 m
ar
22 m
ar
30 m
ar
7 ap
r
15 a
pr
23 a
pr
1 m
aj
9 m
aj
17 m
aj
25 m
aj
2 ju
n
10 ju
n
18 ju
n
26 ju
n
4 ju
l
12 ju
l
20 ju
l
28 ju
l
5 au
g
13 a
ug
21 a
ug
29 a
ug
6 se
p
14 s
ep
22 s
ep
30 s
ep
Förbrukning
Utlev
Inlev
Förbrukning, in- och utleveranser
www.ltvastmanland.se
OHbaspaket2003svver1.0
Landstinget Västmanland
Effektivt varuflöde
ST
Varuflöde
Informationsflöde (EDI)
MedSup
VxUttag från avd.fd. & Beställningar
Aviseringar
Vårdfärdigt
Vårdfärdigt
Uttag
Uttag
BeställningPlan (motsv)
BeställningPlan (motsv)
CF
www.ltvastmanland.se 21
2005-12-06OHbaspaket2003svver1.0
Landstinget Västmanland
Ny varuförsörjningsorganisation
• Centralförrådsverksamheten säljs ut • Lokal logistikorganisation
– Ansvar från ”kaj” till avdelningsförråden– 21 personer– Kostnad 8 MKR
www.ltvastmanland.se 22
2005-12-06OHbaspaket2003svver1.0
Landstinget Västmanland
www.ltvastmanland.se 23
2005-12-06OHbaspaket2003svver1.0
Landstinget Västmanland
InventeraBeställavia Internet
Ta hand om patienter
Ankomstregistrera
Order registrera
Plocka upp,kontrollera samtta hand om kartonger etc
Ta hand omfakturor
Avdelningen tar själva totalansvar för försörjningen
Antal förråd: 154 stArtiklar per förråd: ca 400 stTid för hantering samt beställning per förråd : ca 3 tim/dagGenomsnittligt antal kundorderrader per dag: 7 stAntal leverantörer per förråd: ca 50 st
Antal förråd: 154 stArtiklar per förråd: ca 400 stTid för hantering samt beställning per förråd : ca 3 tim/dagGenomsnittligt antal kundorderrader per dag: 7 stAntal leverantörer per förråd: ca 50 st
Resursåtgång för administration och hantering är ca 164 000 vårdtimmarResursåtgång för administration och hantering är ca 164 000 vårdtimmar
www.ltvastmanland.se 24
2005-12-06OHbaspaket2003svver1.0
Landstinget Västmanland
Rapporter uttag från förrådmed handdator
Beställning till förråd skapas automatisktvid nåddbeställningspunkt
Ta hand om patienter
Ankomstregistrera
Plocka upp samtta hand om kartonger etc
Ta hand omfakturor
Dagens försörjningsrutiner - uttagsregistrering
Antal förråd: 154 stArtiklar per förråd: ca 400 stTid för hantering: ca 10 min /dag
Antal förråd: 154 stArtiklar per förråd: ca 400 stTid för hantering: ca 10 min /dag
Resursåtgång för försörjningen är ca 9 500 vårdtimmarResursåtgång för försörjningen är ca 9 500 vårdtimmar
www.ltvastmanland.se 25
2005-12-06OHbaspaket2003svver1.0
Landstinget Västmanland
www.ltvastmanland.se 26
2005-12-06OHbaspaket2003svver1.0
Landstinget Västmanland
Effekter i tid steg 2Mål Andel
VL-EH Etapp2Tid: timmar
Enl diagnos
Urspr.process
Utfall Andel avdiagnos
Brukarprocessen 47145 80% 53490 113%
Försörjningsprocessen 22042 50% 19200 87%
Betalningsprocessen 8818 50% 7881 89%
Kostförsörjn V-ås 6278 50% 7008 112%
Totalt 84283 87579 104%
Resultat
www.ltvastmanland.se 27
2005-12-06OHbaspaket2003svver1.0
Landstinget Västmanland
Effekter i lokala förråd
Lokala förråd Före EfterVärde 20 mkr 6 mkrAntal artiklar 395 280Antal förråd > 700 154Andel uttagsreg. 0% 90%
www.ltvastmanland.se 28
2005-12-06OHbaspaket2003svver1.0
Landstinget Västmanland
Uppnådda effekter, logistik• Reduktion från ca 700 förråd till 154 förråd• Reduktion av kapitalbindning från ca 20 MKR till ca 6
MKR• Ökad omsättningshastighet från 2 ggr till 8 ggr• Minskat svinn• Större möjlighet att ”låna” mellan förråden• Kortare tidsåtgång på klinikerna• Ordning och reda• Genomtänkt sortiment• Bättre arbetsprocesser
www.ltvastmanland.se 29
2005-12-06OHbaspaket2003svver1.0
Landstinget Västmanland
www.ltvastmanland.se 30
2005-12-06OHbaspaket2003svver1.0
Landstinget Västmanland
Resultat EH processen• Besparing = min. 16 MKR/år• Projektkostnad = 16 MKR• Motsvarar ca 87 000 tim. eller ca 50 pers.
(Interkostnad = 240 kr/tim. ca 20 MKR)• Nettoeffekt ca 40 - 50%
www.ltvastmanland.se 31
2005-12-06OHbaspaket2003svver1.0
Landstinget Västmanland
www.ltvastmanland.se 32
2005-12-06OHbaspaket2003svver1.0
Landstinget Västmanland
"Syftet med Administrationsenheten är att
erbjuder landstings verksamheter kostnadseffektiva tjänster inom det
administrativa området"
www.ltvastmanland.se 33
2005-12-06OHbaspaket2003svver1.0
Landstinget Västmanland
Mål
• Effektivt fakturaflöde• Minimering av felaktiga fakturor• Effektivisering, EkonomiService• Elektroniska beställningar• Elektroniska fakturor• Kostnadsreducering
www.ltvastmanland.se 34
2005-12-06OHbaspaket2003svver1.0
Landstinget Västmanland
Utveckling av fakturaprocesserna
• Steg 1 (ingick i projektfasen)
– Effektivisering inom EH-projektet, faktura• Steg 2
– Utveckling mot EDI-fakturor– Effektivisering av rutiner
www.ltvastmanland.se 35
2005-12-06OHbaspaket2003svver1.0
Landstinget Västmanland
Steg 1, Effektivisering inom EH-projektet, faktura
• Ca 125 000 fakturor/år• 350 kronor/faktura• Redan uppnått = 7880 tim = 1 380 000 kr
www.ltvastmanland.se 36
2005-12-06OHbaspaket2003svver1.0
Landstinget Västmanland
Steg 2, Utveckling mot EDI-fakturor• Leverantörsoberoende EDI plattform
– Fakturaportal– VAN tjänst– EDI anpassning
• Fakturalösa beställningar• Upphandlingsstöd
– Systemstöd– EDI-krav
• Extern skanning• Utveckling av interna manuella rutiner
www.ltvastmanland.se 37
2005-12-06OHbaspaket2003svver1.0
Landstinget Västmanland
Brev
VästmanlandsLäns Landsting
Ankommande fakturor m m
Scanning/
Teckentolkning
www.ltvastmanland.se 38
2005-12-06OHbaspaket2003svver1.0
Landstinget Västmanland
Extern skanning
• Målet är att nå elektroniska fakturor• Att få leverantörsledet att ta kostnaden för
”fakturan” vid varje upphandling• Nå en leverantörsoberoende plattform• Total projekttid 2 - 3 år
www.ltvastmanland.se 39
2005-12-06OHbaspaket2003svver1.0
Landstinget Västmanland
Projektet skanning
• Projektgrupp för extern skanning– Leverantör Posten/Trademus– Start hösten -02– Information internt och externt– Tester– Infört Mars -03
www.ltvastmanland.se 40
2005-12-06OHbaspaket2003svver1.0
Landstinget Västmanland
Brev
BREVeScanning/ Teckentolkning
IN - Flöde, Ankommande fakturor – Scanning
VästmanlandsLäns Landsting
Scanning/
Teckentolkning
www.ltvastmanland.se 41
2005-12-06OHbaspaket2003svver1.0
Landstinget Västmanland
År 2005• Breddinföra Telia, Mälarenergi, KD• Ansluta Atea, Supplies team beställning till betalning
• SveFaktura Ny SFTI-standard, förenklad e-faktura• Streckkodsbeställning testas• Förbättra användarvänlighet, utveckla Economa
• Utvecklingsprojekt med Posten, ”massansluta” edi-leverantörer
www.ltvastmanland.se 42
2005-12-06OHbaspaket2003svver1.0
Landstinget Västmanland
Utveckling av kommunikationen
• Projekt tillsamman med Posten för att skapa en VAN tjänst– Förberedelser hösten 2004– Avtal April 2005– Projektstart Maj 2005– Mål att ca 35 000 fakturor via VAN tjänst
www.ltvastmanland.se 43
2005-12-06OHbaspaket2003svver1.0
Landstinget Västmanland
Struktur
Storfakturerande
Sällanfakturerande
Oftafakturerande
Storfakturerande
Oftafakturerande
Sällanfakturerande
0,0
10,0
20,0
30,0
40,0
50,0
60,0
70,0
80,0
%-A
ndel
Antal FakturorAntal företag
Dagsläget är Ca 5.100 företag och 95.000 fakturorMål - Steg 1Ger elektroniska fakturor från 70 % (ca 2.300) av leverantörerna och 40 % (36.000) av fakturavolymen.
Som för oss innebär 40 % (ca 220.000:-) lägre kostnad för scannning/tolkning och möjlighet till högre kvalitet och minskade interna kostnader
Fakturor
Företag
www.ltvastmanland.se 44
2005-12-06OHbaspaket2003svver1.0
Landstinget Västmanland
Brev
BREVeScanning/ Teckentolkning
Web-Edi
Elektroniskt(EDI)
VLL
VAN tjänstIN-Flöde, Ankommande fakturor
Elektronisk Faktura(Valt format ex SFTI)
Workflow• Faktura• Beställning
www.ltvastmanland.se 45
2005-12-06OHbaspaket2003svver1.0
Landstinget Västmanland
Nästa utvecklingssteg• Elektronisk beställnings- och fakturaflöde
– Elektronisk kommunikation direkt eller via VAN-tjänst
• Nytt beställningsflöde– Skapa ett totalt elektroniskt flöde– Ger möjlighet till förenklad avstämning mellan
order/faktura– Ger möjlighet att påbörja arbetet mot beställningsattest och
betalning vid leveransgodkännande. Fakturalösabeställningar
www.ltvastmanland.se 46
2005-12-06OHbaspaket2003svver1.0
Landstinget Västmanland
Intern utveckling
• Att få alla manuella flöden elektroniska
www.ltvastmanland.se 47
2005-12-06OHbaspaket2003svver1.0
Landstinget Västmanland
Utveckling mot EDI-fakturor• 2003 Extern scanning införs
• 2004 Konvertering av e.Fact till Economa
• 2005 Leverantörsoberoende EDI plattform– Fakturaportal– VAN tjänst– EDI anpassning
• 2001- Utveckling av interna manuella rutiner
• 2004 Upphandlingsstöd– Systemstöd– EDI-krav
• 2006? Fakturalösa beställningar
www.ltvastmanland.se 48
2005-12-06OHbaspaket2003svver1.0
Landstinget Västmanland
www.ltvastmanland.se 49
2005-12-06OHbaspaket2003svver1.0
Landstinget Västmanland
Lärdomar• EH handlar om processförändring inte IT-stöd
• Förankring
• Alltid ha ledningens stöd
• Information och kommunikation
• Utbildning
• Support
www.ltvastmanland.se 50
2005-12-06OHbaspaket2003svver1.0
Landstinget Västmanland
Fakta
2004 2005*fakturor totalt 120 316 57 222egenscannade 3 319 2 668EDI fakturor 7 985 5 183användare i Economa ca 1 500 1500EDI leverantörer 11 18
*T.om juli
www.ltvastmanland.se 51
2005-12-06OHbaspaket2003svver1.0
Landstinget Västmanland
www.ltvastmanland.se 52
2005-12-06OHbaspaket2003svver1.0
Landstinget Västmanland
Hur har det gått?
• Det har varit många problem men har gått att lösa
• Tagit något längre tid än väntat• På god väg att uppnå ett ”totalt” elektroniskt
flöde• Resultat år 2005 ca 20 MKR/år
top related