archivo fundaciÓn sÓcrates

AR

ARTE POR LA VIDA, VIDA POR EL ARTE

Director:Julio César Londoño Pulgarín

Secretaria:Jenifer Maciel

Personal docente:5 Profesores

Ubicación: Carrera 46 # 60-55.Prado Centro

MISIÓN Y VISIÓN El centro artístico y cultural ´´Sócrates´´

propenderá por cubrir carencias artísticas y culturales de una sociedad y un entorno local que necesite de un cambio revolucionario de los esquemas de formación tradicionales con proyección social.

DOCUMENTOS QUE PRODUCENContrataciónRegistros contablesRegistros de los estudiantesProyectos ejecutados y para ejecutar

Certificados de estudioPlan de estudio

IMÁGENES DEL ARCHIVO

ELABORACIÓN DE DOCUMENTOSEn la Institución no se tiene ninguna política

definida para la elaboración de los documentos, lo único que se tiene “normalizado” es el membrete respectivo de la fundación.

Fecha de elaboración de los documentos.Utilización de papel reciclado para los

documentos de uso interno.

ELABORACIÓN DE DOCUMENTOSUtilización de papel reciclado para los

documentos de uso interno.No se lleva un control sobre los documentos

que se producen.La comunicación con los docentes es por

medio de celular o correo electrónico.Los documentos que llegan a la Institución no

se registran en ninguna planilla.

ENVÍO Y RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS Para el envío de documentos no se

utiliza el servicio de mensajería, se realiza de manera directa.

La contabilidad se maneja por medio de outsourcing con la empresa Conglobal.

No existe control para los documentos que llegan a la Fundación.

Los documentos que se reciben son básicamente invitaciones a eventos, actividades culturales y exposiciones.

RECOMENDACIONESCapacitación del personal.Implementación de los siguientes acuerdos:

Acuerdo AGN 060 de 2001 Administración de comunicaciones oficiales en entidades públicas y privadas.

Acuerdo AGN 039 de 2002 Tablas de retención documental.

Acuerdo AGN 02 del 2004 Lineamientos para la organización de fondos acumulados.

RECOMENDACIONESLey 4 de 1913, artículo 289 inventario de

documentosAdecuar un espacio para el almacenamiento

de los documentos.Hacer uso el correo certificado

Hacer una copia de recibido de los documentos que se producen

CONCLUSIONES La Fundación es una entidad encaminada a

llegar a personas que tienen pocas posibilidades para el aprendizaje de las distintas manifestaciones artísticas.

Administrativamente está mal direccionada por lo cual hasta el momento no le prestan atención a los documentos sino a las obras que allí tienen.

CONCLUSIONES La Fundación “Sócrates: Arte por la vida, vida

por el arte” necesita proyección hacia el futuro y está claro que como institución educativa en algún momento va a requerir certificarse, o en un promedio de cinco años el flujo de alumnos va a ser mucho mayor, la recuperación de la información se va a tornar mucho más difícil.