archivo central puj 12 09-2014

GESTIÓN DOCUMENTAL II

SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

ALUMNO: ARODY VEGA TOVAR

DOCENTE: LUZ MARINA ARIAS

GRUPO 4

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍOFACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA

Y ARCHIVÍSTICASANTIAGO DE CALI 12 DE SEPTIEMBRE DE 2014

•2. Defina que es un  SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL y que requisitos se deben de tener en cuenta para su implementación.

R/. Los sistemas de gestión documental son programas de gestión que

se encuentran en bases de datos disponiendo de una tecnología eficaz

para el tratamiento de documentos científicos, culturales y técnicos. Estos

sistemas ayudan a los aspectos fundamentales de los de gestión de

bases de datos convencionales, o de aplicación general, que se utilizan

para la gestión de documentos administrativos.

Estos sistemas de gestión documental son de gran ayuda para las

organizaciones pues estos hacen labores que facilitan el manejo de la

información, organización, almacenamiento, recuperación, gestionar y

brindar información rápida y oportuna.

INTRODUCCIÓN

Con este trabajo podremos adquirir bases solidas y saber cual importante es saber identificar como esta constituido un sistema de gestión documental en cualquier organización, entendiendo cada uno de sus conceptos de manera clara; de acuerdo a la normativa vigente que existe para las entidades que lo poseen.

•3. Destaque las fases que se deben de tener en cuenta dentro del proceso de implantación del Sistema de Gestión de Archivos.

Definición del proyecto: conlleva un detallado estudio de la organización,

de sus funciones, producción administrativa, estructura orgánica, servicios

que ofrece, etc. Como resultado de esta fase obtendremos un documento de

Análisis funcional en el que van a especificarse los requerimientos que debe

cumplir el programa de gestión. De una incorrecta definición en este

momento se derivará una herramienta inadecuada, que repercutirá en el

desarrollo de las tareas archivísticas, produciendo, por tanto, una frustración

de las expectativas. Esta fase puede realizarla una comisión interdisciplinar

de la propia institución, una empresa de consultoría especializada en temas

archivísticos o un grupo mixto formado por ambas partes.

Diseño de la herramienta: seguirá fielmente los parámetros establecidos en el

documento de Análisis funcional.

Implantación: se partirá de una migración de datos parcial para el

análisis de la herramienta. Puede aplicarse un periodo de prueba

en puestos estratégicos de la organización para comprobar que,

efectivamente, la aplicación tiene todas las funcionales indicadas

en el Análisis funcional y que cubre todas las tareas establecidas

(préstamos, carga y modificación de registros, consultas y

búsquedas, transferencias, etc.)

Formación de usuarios: el conocimiento del proyecto por parte de los

futuros usuarios de la herramienta ha de ser directo y debe tener carácter

participativo, atendiendo a las aportaciones que éstos puedan realizar.

Esto redundará, sin duda, en un sistema más completo, así como en una

mayor motivación del personal.

Explotación del sistema: debe contar con todas las funcionalidades

activadas, al tiempo que se incorporan la totalidad de los fondos

administrativos de la institución a través de una migración global. Es el

momento de implantarlo en toda la organización.

Acceso web: una vez completadas todas las fases de implantación y

tras certificar que el sistema funciona satisfactoriamente, se dispondrá

su publicación en la Web, máxime tratándose de una Administración

Pública, una entidad científica o una fundación cultural, de forma que

se asegure el acceso de los usuarios externos (interesados o

investigadores) a la documentación.

•4. Explique cada una de las generalidades del sistema de Gestión Documental de acuerdo con el Decreto 2609 de 2012.CAPÍTULO III El Sistema de Gestión Documental Artículo 16. Generalidades del sistema de gestión documental. Las entidades públicas deben contar con un sistema de gestión documental que permita. a) Organizar los documentos físicos y electrónicos, incluyendo sus metadatos a través de cuadros de clasificación documental. b) Establecer plazos de conservación y eliminación para la información y los documentos electrónicos de archivo en tablas de retención documental (TRD) y tablas de valoración documental (TVD). c) Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de acuerdo con los tiempos establecidos en las TRD o TVD. 

d) Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la información conexa (metadatos) a lo largo del ciclo de vida del documento. 

e) Mantener la integridad de los documentos, mediante agrupaciones documentales, en series y subseries. 

f) Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de archivo por parte de la ciudadanía y de la propia entidad, cuando sean requeridos. 

g) Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales, en series y subseries, a largo plazo, independientemente de los procedimientos tecnológicos utilizados para su creación.

•5. Elabore una tabla con las características de los sistemas de Gestión Documental y explique en que consiste cada una de ellas.(Decreto 2609 Cap. III Art. 17.

CARACTERÍSTICAS

DEFINICIÓN EXPLICACIÓN

a) Conformidad

Los sistemas de información, incluyendo los sistemas de gestión de documentos electrónicos (SGDE), deben respaldar la gestión de la información a partir de los procesos administrativos de las entidades.

 b) Interoperabilidad Los sistemas de información,

incluyendo los sistemas de gestión de documentos electrónicos (SGDE), deben respaldar la gestión de la información a partir de los procesos administrativos de las entidades.

c) Seguridad.  Los sistemas de gestión documental deben mantener la información administrativa en un entorno seguro.

El sistema de gestión documental debe tener en cuanta los procedimientos que ejecuta la entidad ya que estos son derivados de sus actividades

Este debe permitir enlazarse con otros programas o software para que pueda almacenar y recuperar información.

Los sistemas de gestión documental poseen permisos para acceder a los documentos, algunos de estos solo es permitido el acceso a algunos usuarios y de solo lectura o en formato PDF.

CARACTERÍSTICAS

DEFINICIÓN EXPLICACIÓN

d) MetadescripciónSe debe procurar la generación de metadatos normalizados, sean manuales o automatizados, desde los mismos sistemas y aplicativos.

e) Adición de contenidos

El sistema de gestión documental debe permitir agregar nuevos documentos sin que se alteren lo ya existentes.

Los metadescripción almacenan información relevante de documentos, tales como la fecha de almacenamiento, fecha en la cual se le hizo modificaciones, usuario que las hizo.

La creación y captura de documentos en el sistema debe ser de fácil manejo para los usuarios, haciéndola tan simple como sea posible.

f) Diseño y

funcionamiento.

El sistema permite anexar mas información a los documentos sin que los existentes sufran ninguna modificación o en sus caso perdida de este.

El sistema debe ser de fácil manejo para que el operador se sienta conforme trabajando con el.

CARACTERÍSTICAS

DEFINICIÓN

EXPLICACIÓN

Gestión Distribuida

Los sistemas de gestión documental deben ofrecer capacidades para importar y exportar masivamente los documentos (series, subseries y expedientes y metadatos asociados desde y hacia otros sistemas de gestión documental).

h) Disponibilidad y acceso

Un sistema de gestión de documentos electrónicos (SGDE) debe asegurar la autenticidad, integridad, inalterabilidad, accesibilidad, interpretación y comprensión de los documentos electrónicos en su contexto original, así como su capacidad de ser procesados y reutilizados en cualquier momento.

El sistema de be permitir la importación y exportación de documentos a otros usuarios o sistemas

Los documentos almacenado en un sistema deben garantizar seguridad y fácil acceso.

i) Neutralidad tecnológica

CARACTERÍSTICAS

DEFINICIÓN EXPLICACIÓN

El Estado garantizará la libre adopción de tecnologías, teniendo en cuenta recomendaciones, conceptos y normativas de los organismos internacionales competentes e idóneos en la materia, que permitan fomentar la eficiente prestación de servicios, contenidos y aplicaciones que usen Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y garantizar la libre y leal competencia, y que su adopción sea armónica con el desarrollo ambiental sostenible.

La organización esta en la facultad de adquirir la tecnología que supla sus necesidades basados en la normativa actual y prevaleciendo el medio ambiente.

f) Diseño y funcionamiento. La creación y captura de documentos en el

sistema debe ser de fácil manejo para los usuarios, haciéndola tan simple

como sea posible.

g) Gestión Distribuida. Los sistemas de gestión documental deben ofrecer

capacidades para importar y exportar masivamente los documentos

(series, subseries y expedientes y metadatos asociados desde y hacia

otros sistemas de gestión documental).

h) Disponibilidad y acceso. Un sistema de gestión de documentos

electrónicos (SGDE) debe asegurar la autenticidad, integridad,

inalterabilidad, accesibilidad, interpretación y comprensión de los

documentos electrónicos en su contexto original, así como su capacidad

de ser procesados y reutilizados en cualquier momento.

i) Neutralidad tecnológica. El Estado garantizará la libre adopción de

tecnologías, teniendo en cuenta recomendaciones, conceptos y normativas

de los organismos internacionales competentes e idóneos en la materia, que

permitan fomentar la eficiente prestación de servicios, contenidos y

aplicaciones que usen Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y

garantizar la libre y leal competencia, y que su adopción sea armónica con el

desarrollo ambiental sostenible.

ARCHIVO CENTRALPONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA

CALI

José Arlex Molano Muñoz. Auxiliar de Archivo PUJ

•6.Visite una entidad que tenga implementado un Sistema

de Gestión Documental e investigue  todo lo relacionado con dicho

sistema, si es posible algunos aspectos importantes desde su proyecto

hasta la fase final de implantación del mismo.

Allí mismo indague las 3 preguntas siguientes:

¿Qué se ha tenido en cuenta para la preservación de documentos en

ambientes electrónicos?

¿Cuáles son los criterios que se han tenido en cuenta para la selección del

sistema de Gestión de documentos?

¿De qué manera logran garantizar la integridad de la información en el

sistema?

Cumplimiento de las Normas Ambientales

Las normas ambientales no se cumplen en su totalidad.

El edificio está ubicado (sótano) con riesgo de mucha humedad. Subterránea.

La documentación ya está ocupando el límite del espacio, está proyectado

reubicar el archivo en el edificio de la biblioteca, debido a que ésta tendrá una

nueva construcción, el problema es que no se conoce aun la fecha del

traslado. (EL edificio de la Biblioteca aun no ha sido construido)

Los archivadores verticales utilizados en las oficinas se encuentran en

materiales estables para la conservación.

¿Qué se ha tenido en cuenta para la preservación de documentos en ambientes electrónicos?

¿Qué se ha tenido en cuenta para la preservación de documentos

en ambientes electrónicos?

*Poder realizar migración de información sin que esta se pierda en el

proceso.

*Poder realizar controles y seguimientos a la información que se

encuentra en el sistema.

*Contar con inmobiliarios adecuados para la conservación de los

documentos electrónicos.

*Transferencia de archivos digitales.

Cumplimiento de las Normas Ambientales

Sistema de Gestión Documental

Se trata de un desarrollo propio eficiente que ha permitido reducir costos de uso exclusivo del Archivo Central.

¿Cuáles son los criterios que se han tenido en cuenta para la selección del sistema de Gestión de documentos?

*Tener la documentación de la entidad organizada.

*Poder suministrar información a quien la requiera de forma rápida y

oportuna.

*Facilitar la elaboración de correos electrónicos, memorandos, llamados

de atención, teniendo control y seguimiento sobre estos.

*Brindarle a los usuarios internos y externos la información de los

documentos que ellos requieran.

*El factor humano y los recursos financieros.

¿De qué manera logran garantizar la integridad de la información en el sistema?

*Contando con personal idóneo, responsable y comprometido con el

desarrollo del sistema.

*Cada funcionario deberá contar con un usuario y una contraseña para

poder acceso al sistema.

*Teniendo sumo cuidado y siguiendo las directrices a la hora de alimentar

el sistema o cuando se esta trabajando en el.

CONCLUSIONES

*El diseño y aplicación de un sistema de gestión documental en una entidad, mejora notablemente el control y la organización de los documentos, y contribuye al logro y mejoramiento de organización.

*El sistema de gestión documental mejora y agiliza el proceso de intercambio de información entre las dependencias y las entidades involucradas en el sistema.