análisis de recursos bibliográficos - principal · se le debe dar prioridad a compras y...
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Direccin de Planeacin y Evaluacin | 1
Anlisis de recursos bibliogrficos PRO-23-1-03-01
FECHA PUBLICACIN 02/06/2017
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos Acadmicos Recursos Bibliogrficos Preparacin y Mantenimiento de
Servicios Bibliogrficos
Tabla de Contenido
1. OBJETIVO ............................................................................................ 2
2. ALCANCE ............................................................................................ 2
3. NORMATIVIDAD .................................................................................... 2
3.1. Directrices ........................................................................................ 2
3.2. Lineamientos ..................................................................................... 2
4. RESPONSABILIDADES............................................................................... 5
4.1. Responsable del Proceso ........................................................................ 5
4.2. Responsabilidades ............................................................................... 5
5. DEFINICIONES ....................................................................................... 6
6. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES ........................................ 8
6.1. Diagrama de flujo ................................................................................ 8
6.2. Descripcin de actividades ...................................................................... 8
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ................................................................. 14
8. INDICADORES ..................................................................................... 14
9. RIESGOS ........................................................................................... 15
10. CONTROL DE CAMBIOS ........................................................................ 16
11. APROBACIN ................................................................................... 16
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Servicios Bibliogrficos
1. OBJETIVO
Realizar el procesamiento tcnico y anlisis de los recursos bibliogrficos, ingresndolos al sistema
de informacin del Sistema de Bibliotecas bajo estndares y normas internacionales que permitan
la consulta y recuperacin del material y contribuyan a la prestacin de un buen servicio por parte
del Sistema de Bibliotecas de la Universidad.
2. ALCANCE
El proceso inicia una vez se han recibido los nuevos recursos bibliogrficos y finaliza cuando se
entregan a las diferentes Salas y Bibliotecas de la Universidad y/o se habilita su consulta en lnea.
3. NORMATIVIDAD
3.1. Directrices
PDI 2016-2020: Desarrollo e Implementacin de servicios y/o estrategias de apoyo y
promocin a la investigacin, a travs del ingreso y control de fuentes, generacin de
informes, formacin y asesora a usuarios, con el fin de fortalecer la investigacin, establecer
estrategias que promuevan la internacionalizacin y mejoren las dinmicas de publicacin y
visibilidad de la Universidad.
3.2. Lineamientos
El material bibliogrfico recibido por compra debe procesarse en una semana.
Se le debe dar prioridad a compras y publicaciones seriadas.
Para los materiales bibliogrficos (diferentes a publicaciones seriadas) recibidos en compra,
canje o donacin, la entrega se har de forma diaria con corte a las 04:00 p.m. con el fin de
tener el tiempo suficiente para hacer las verificaciones de entrega y recepcin
correspondientes por parte de las dos reas.
Teniendo en cuenta que en algunos casos la periodicidad para las Publicaciones Seriadas
genera un alto nmero de actualizaciones (en lo que respecta a la publicacin), se define que
la entrega de este material de Gestin de Colecciones a Anlisis de Informacin se har de
forma diaria con corte a las 11:30 a.m.
Las donaciones de material bibliogrfico se procesarn en orden de llegada.
En el material bibliogrfico recibido por donacin, se le dar prioridad a las Publicaciones
Andes.
La catalogacin y anlisis documental de los materiales son aspectos fundamentales para la
recuperacin de la informacin, es por esto que es ineludible definir aspectos que se deben
tener en cuenta en estos procedimientos como son:
o Buscar siempre la facilidad de la recuperacin de informacin para el usuario.
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o Manejo, actualizacin e implementacin de las normas nacionales e
internacionales para la descripcin, anlisis, clasificacin e ingreso de informacin.
o Cooperacin con otras entidades a nivel local, nacional e internacional para el
intercambio de registros bibliogrficos.
La fuente principal y obligatoria de consulta para la asignacin de descriptores o
encabezamientos de materia es el Sistema de Autoridades del Sistema de Bibliotecas. Otras
fuentes de consulta para la asignacin de descriptores o encabezamientos de materia, en su
orden son: 1. Lista de Encabezamientos de Materia para Bibliotecas (LEMB) en su ltima
edicin, 2. Library of Congress Subject Headings (LCSH) versin en lnea y 3. Tesauros.
Lineamientos de asignacin al grupo:
o Compras: Edna Acero, Pablo Reyes, Carlos Riveros y Catalina Guzmn.
o Donaciones: Miguel ngel Guerrero, Guber Rozo, Edna Acero, Pablo Reyes, Carlos
Riveros y Catalina Guzmn.
o Material Urgente: Edna Acero, Pablo Reyes y Catalina Guzmn.
o Audiovisuales (DVD, Blu-ray. vhs, etc.) y material especial (USB, lminas,
imgenes, afiches, pendones, mapas, CD-ROM, discos compactos, acetatos, etc.):
Catalina Guzmn.
o Partituras: Edna.
o Revistas: Pablo.
Esta distribucin est sujeta a cambios segn flujo de trabajo e indicaciones por parte de la
Coordinacin del rea y de la Jefatura de Servicios.
De acuerdo al cronograma de cargue masivo de tesis, se le dar prioridad a estos registros en
los tiempos estipulados.
Lineamientos para envi de material a mantenimiento:
o Los casos de donacin de materiales que traigan sellos, cdigos de barras, rtulos
y fichas de prstamo de otras instituciones y hayan sido autorizados para ingreso
al sistema y a la coleccin sern remitidos desde el rea de Anlisis de
Informacin, previa valoracin y seleccin.
o Desde Anlisis de Informacin, el material seleccionado que necesite
mantenimiento (ver manual de manual de mantenimiento de recursos
bibliogrficos) se entregar antes de su procesamiento al auxiliar de anlisis quien
a travs de correo electrnico remitir el material al auxiliar de mantenimiento.
Cuando se reciba nuevamente el material una vez se haya efectuado el arreglo le
ser devuelto al analista para que pueda ingresarlo al sistema.
Lineamientos cargue de tesis:
o De acuerdo con lo establecido en el Manual de Uso para estudiantes que est
publicado en la herramienta web de Gestin de Documento de Grado, en el
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numeral 3.6.2 Documento de Grado, se indica que el estudiante debe cargar el
archivo nicamente en formato PDF. Este archivo no debe superar los 100MB de
tamao, de otra forma la herramienta no le permitir hacer el cargue del
documento.
o Si el archivo PDF de la tesis excede el tamao mximo permitido de 100MB, el
estudiante debe hacer entrega del documento PDF en un CD/DVD en el Punto de
Informacin del Sistema de Bibliotecas, marcado con su nombre completo, cdigo
de estudiante, documento de identidad, ttulo de su tesis, programa para el cual
est optando a grado y login de correo institucional. Este medio ser recibido en
el Punto de Informacin, registrado en la planilla definida para este proceso y
entregado al rea Administrativa con una periodicidad definida, para que se
gestione con la DSIT la copia de este archivo en el sitio de Documentos de Grado
y est disponible para consulta por parte de los Analistas de Informacin, cuando
la tesis sea gestionada en cargue masivo a Symphony de acuerdo con los
cronogramas anuales definidos.
o En el caso que la tesis o documento de grado que el Estudiante est entregando
tenga archivos anexos, es decir que no pueden ser incorporados al documento
PDF como por ejemplo archivos de imgenes o formato de audio o video (mp3,
mp4, planos etc.) sern denominados como material acompaante y debern ser
igualmente entregados en un CD/DVD en el Punto de Informacin del Sistema de
Bibliotecas, marcado con su nombre completo, cdigo de estudiante, documento
de identidad, ttulo de su tesis, programa para el cual est optando a grado, login
de correo institucional y deber indicar que corresponde a Archivos
complementarios. Estos documentos acompaantes sern recibidos en el Punto
de Informacin, registrados en la planilla definida para este proceso y entregados
al rea de Anlisis de Informacin con una periodicidad definida, para que
posteriormente se gestione la inclusin de estos archivos como material
acompaante de la tesis y ubicados en la coleccin, segn los lineamientos
vigentes del Sistema de Bibliotecas.
o Desde el Punto de Informacin se har la relacin del material acompaante de
tesis y/o de los CD/DVD que contengan las tesis que tengan un tamao mayor a
100MB en el Formato de Control material acompaante y tesis.
o Anualmente se definen tres cargues masivos de tesis en el ao y se elabora el
cronograma con las fechas estimadas para dichos cargues. Estas fechas estn
sujetas a modificacin, de acuerdo con los cortes que se hagan y definan para la
entrega de documentos para grado, las fechas de las ceremonias de grados y otros
aspectos a considerar por parte de la DSIT y las Unidades Acadmicas. Este
cronograma se define y divulga entre los interesados mediante correo electrnico
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y se van ajustando las fechas, en la medida en que los procesos definidos sean
completados por las reas responsables.
o Para el cargue de tesis, en los tiempos estimados y de acuerdo al volumen
promedio de ttulos de tesis que se procesan en cada cargue, se estima un tiempo
de anlisis de tres meses aproximadamente para cada corte que se hace.
4. RESPONSABILIDADES
4.1. Responsable del Proceso
COORDINADOR ANLISIS INFORMACIN - TAINF - 10002002
4.2. Responsabilidades
Analista de Informacin:
Analizar, organizar y ejecutar el procesamiento tcnico del material bibliogrfico conforme
con las normas y polticas definidas por el Sistema de Bibliotecas para garantizar un
catlogo actualizado, el acceso y conocimiento de las colecciones y material bibliogrfico.
Manejar correctamente los formatos, las reglas, las fuentes de consulta y desarrollar una
metodologa para la realizacin de sus labores.
Auxiliar de Anlisis de Informacin:
Preparar los recursos, buscando uniformidad y esttica, haciendo accesibles las
colecciones tanto al personal como a los usuarios. Poner a disposicin del usuario el
material existente en el Sistema de Bibliotecas, para optimizar su uso y vida til.
Recibir y distribuir el material bibliogrfico de Gestin de Colecciones de acuerdo a los
criterios establecidos en los Lineamientos de Anlisis de Recursos Bibliogrficos.
En el caso de las publicaciones seriadas debe recibirlas desde Gestin de Colecciones e
ingresarlas al sistema.
En caso de cualquier duda, novedad o inconsistencia con el material recibido para la
preparacin fsica, debe reportarse inmediatamente al rea de Gestin de Colecciones y
as aclarar lo que corresponda.
En caso de reportar algn tipo de inconsistencia o devolucin del material, debe incluirse
esta informacin el campo de OBSERVACIONES que tiene la plantilla que se diligencia
desde Gestin de Colecciones. As como notificar esta informacin por correo a las
Coordinaciones de ambas reas; Anlisis de Informacin y Gestin de Colecciones.
El Auxiliar de Anlisis recibe el material bibliogrfico en los formatos establecidos para
compra, donacin, y Publicaciones Seriadas segn corresponda el caso, los cuales se
encuentran disponibles en SharePoint. En cada una de estas plantillas deber diligenciar
la informacin pertinente de cada material as como realizar la asignacin en el grupo de
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Anlisis. Cada analista diligenciar los datos respectivos al material all relacionado y
asignado a su nombre.
Direccin de servicios de Informacin y Tecnologa - DSIT:
Esta unidad est a cargo del proceso de ejecucin del cargue masivo. La DSIT de acuerdo
a las fechas definidas y acordadas para el cargue anual, realiza el procesamiento y
adecuacin de los registros MARC y su respectivo cargue masivo a Symphony, aplicando
los lineamientos y requerimientos definidos en este documento.
Anlisis de informacin:
Es el rea encargada de catalogar y analizar todos los recursos bibliogrficos adquiridos
por el Sistema de Bibliotecas, con el fin de permitir una organizacin temtica y fsica de
las colecciones y su recuperacin a travs de los Sistemas de Recuperacin de Informacin.
Esta labor se realiza de forma centralizada.
5. DEFINICIONES
Ambiente de produccin: Entorno oficial donde los usuarios trabajan elaborando los
procedimientos para generar un producto final. Entorno en el que se ejecutan las aplicaciones que
utilizan los usuarios finales.
Ambiente de pruebas: Versin del sistema instalada en otro servidor, disponible para quienes
administran la plataforma ms no para los usuarios, donde se ejecutan las pruebas y
modificaciones con el fin de verificar su correcto funcionamiento y posteriormente replicarlo en
el ambiente de produccin acorde a los lineamientos y polticas establecidos por la institucin.
Anlisis Documental: Es la operacin intelectual mediante la cual se extrae del tem la esencia de
su contenido mediante el uso de lenguajes normalizados. El contenido temtico de la obra
analizada determina la cantidad de descriptores o encabezamientos de materia a asignar. En
general se aplican los principios bsicos de los encabezamientos de materia: en su orden son:
-Principio de encabezamiento especfico
-Principio idiomtico
-Principio de encabezamiento nico (una sola forma o denominacin)
La fuente principal y obligatoria de consulta para la asignacin de descriptores o encabezamientos
de materia es el Sistema de Autoridades del Sistema de Bibliotecas. Otras fuentes de consulta para
la asignacin de descriptores o encabezamientos de materia, en su orden son:
1. Lista de Encabezamientos de Materia para Bibliotecas (LEMB) en su ltima edicin.
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2. Library of Congress Subject Headings (LCSH) versin en lnea.
3. Tesauros.
La seleccin de una fuente depende de: la profundidad del anlisis efectuado, el nivel del
tratamiento del tema en la obra, los destinatarios de la informacin y el uso del trmino en la
comunidad cientfica.
Cambiocat: Acciones que se realizan para identificar, modificar, mejorar y solucionar cualquier
tipo de inconsistencia en el registro bibliogrfico de un material, el cual puede ser sugerido
principalmente por los Gestores de Servicios de Informacin.
Catalogacin: Es el proceso de descripcin de las caractersticas fsicas del tem, teniendo en
cuenta normas y estndares internacionales de descripcin bibliogrfica. La herramienta bsica
para esta actividad son las RDA en su ltima edicin.
Clasificacin (SCDD): Sistema de clasificacin decimal de estructura jerrquica, est integrado por
categoras y subcategoras que se organizan en forma de rbol, formndose divisiones y
subdivisiones que se relacionan.
Encabezamientos de materia: (subject headings) son las palabras o conceptos que se usan para
identificar el contenido del recurso que se est catalogando. Constituyen un punto de acceso
importante para recuperar materiales que respondan a las necesidades e intereses de los usuarios.
Library of Congress Subject Headings (LCSH): Comprenden un tesauro (en el sentido de ciencias
de la informacin, un vocabulario controlado) de encabezamientos de materia, mantenido por la
Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos, para su uso en los registros bibliogrficos. LC
Subject Headings son una parte integral del control bibliogrfico, que es la funcin por la cual las
bibliotecas recopilan, organizan y difunden documentos. LCSHS se aplican a todos los elementos
dentro de la coleccin de la biblioteca, y facilitan el acceso de un usuario a los elementos del
catlogo que se refieren a un tema similar.
MARC 21: Es un protocolo de identificacin para el intercambio de informacin que permite
estructurar e identificar los datos de tal forma que puedan ser reconocidos y manipulados por
computadora. Este formato fue creado por un equipo de bibliotecarios de la Biblioteca del
Congreso (EE UU) liderados por Henriette Avram.
Preparacin fsica: Proceso fsico mediante el cual agrupa los trabajos rutinarios que implican
preparar los materiales para el servicio, buscando uniformidad y esttica, haciendo accesibles las
colecciones tanto al personal como a los usuarios. El propsito es poner a disposicin del usuario
el material existente en el Sistema de Bibliotecas, para optimizar su uso y vida til.
RDA: RDA (siglas en ingls de Resource Description and Access) es el nuevo cdigo de catalogacin
que ha sustituido a AACR2. Durante el trabajo de revisin que inicialmente iba a dar como fruto
AACR3 se decidi cambiar totalmente de enfoque y, tras diez aos de discusiones, se public en
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2010 RDA. El cambio de punto de vista viene motivado por los cambios en el entorno tecnolgico,
y por la percepcin de una necesidad de convergencia con otras comunidades e instituciones de
memoria como archivos y museos. RDA se anuncia como un nuevo estndar para describir y dar
acceso a recursos, diseado para el mundo digital. La norma comprende un conjunto de
instrucciones que cubren todos los tipos de contenido y de medios. Aunque construido sobre los
fundamentos de AACR2 y pensado para las bibliotecas, su objetivo es facilitar la interoperabilidad
con otras comunidades afines (archivos y museos), y presentar un modelo flexible y extensible
para la representacin y captura de metadatos, en un entorno tecnolgico cambiante.
RDA toolkit: RDA est diseado para ser usado en lnea a travs del portal RDA Toolkit,5 accesible
por suscripcin desde 2010. RDA Toolkit puede consultarse navegando por la tabla de contenido
o realizando una consulta en su motor de bsqueda. RDA Toolkit tambin gestiona flujos de
trabajo y perfiles de aplicacin que permiten a una institucin o una comunidad de catalogadores
seleccionar su manera de catalogar. Tambin produce estadsticas de consulta peridica. La tabla
de materias de RDA, as como un conjunto de ejemplos de registros catalogados de acuerdo con
la RDA son de libre acceso en RDA Toolkit.
Recursos bibliogrficos: Expresin o manifestacin de una obra o de un tem que constituye la
base de una descripcin bibliogrfica. Un recurso bibliogrfico puede ser tangible o intangible.
Recursos electrnicos: Conjunto de bases de datos suscritas, buscadores, descubridor,
aplicaciones enlaces, cuya consulta puede hacerse dentro o fuera del campus de la Universidad.
Registro bibliogrfico: Los catlogos de bibliotecas estn compuestos de registros bibliogrficos,
que son los elementos principales para localizar y poder acceder a las obras deseadas que hemos
buscado previamente. Los registros bibliogrficos contienen una serie de elementos que
identifican, de forma nica, cada una de las partes en que se divide un tem bibliogrfico o
cualquier documento, libro, publicacin u otro registro de la comunicacin humana; cualquier
grupo de documentos o partes de un documento tratados como una entidad
Symphony: Sistema Integrado de Gestin de Bibliotecas, recurso con el cual se administran los
recursos adquiridos por el Sistema de Bibliotecas en formatos impresos y /o electrnico.
6. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
6.1. Diagrama de flujo Anlisis de recursos bibliogrficos
6.2. Descripcin de actividades Anlisis de recursos bibliogrficos
ENTRADA Plantillas con los registros de nuevos recursos recibidos por compra, canje y donacin /
Material bibliogrfico.
m.pena366Archivo adjuntoPRO-23-1-03-01 Anlisis de recursos bibliogrficos.jpg -
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PROVEEDOR Gestin de Colecciones
SALIDA Recursos bibliogrficos disponibles para Salas y Bibliotecas.
CLIENTE Usuarios internos y externos
ACTIVIDAD DESCRIPCIN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS
1 Verificar plantilla
vs. material
Al recibir el material bibliogrfico por parte de Gestin
de Colecciones para su respectivo anlisis e ingreso a
las colecciones se debe tener en cuenta lo siguiente:
Material Recibido por COMPRA:
-Validar en la plantilla el material entregado desde
Gestin de Colecciones; principalmente autor, ttulos,
ISBN, cantidades, quien solicita la compra, as como
las observaciones que se ingresan al sistema respecto
a cada adquisicin
-Revisar el estado del material; no debe estar roto,
daado, con hojas sueltas o manchado. En los casos
del material audiovisual, CDs de datos o memorias
USB, se debe verificar su autenticidad as como su
correcto funcionamiento antes de su procesamiento.
-Revisar que el material No traiga sellos, cdigos de
barras, rtulos y fichas de prstamo de otras
instituciones nacionales o internacionales, en este
caso se debe informar al rea de Gestin de
Colecciones para confirmar el origen e ingreso del
libro.
Material Recibido por DONACIN:
-Verificar en la plantilla el material entregado desde
Gestin de Colecciones; principalmente autor, ttulos,
ISBN, cantidades, donante, as como las
observaciones que se ingresan al sistema respecto a
cada adquisicin.
- Verificar el estado del material; no debe estar roto,
daado, con hojas sueltas o manchado. En los casos
del material audiovisual, o CDs de datos o memorias
USB, se debe verificar su autenticidad as como su
correcto funcionamiento antes de su procesamiento.
AUXILIAR DE
ANLISIS DE
INFORMACIN -
SISTEMA
BIBLIOTECAS
FOR-23-1-02-14 PE de
Material Bibliogrfico en
Compra
FOR-23-1-02-15 PE de
Material Bibliogrfico en
donacin y canje
FOR-23-1-02-16 PE de
Publicaciones Seriadas
Impresas
FOR-23-1-02-17
Formato de adquisicin
de libros electrnicos
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-Revisar que el material No traiga sellos, cdigos de
barras, rtulos y fichas de prstamo de otras
instituciones nacionales o internacionales, en este
caso se debe informar al rea de Gestin de
Colecciones para confirmar el origen e ingreso del
libro.
2
Devolver o
notificar a
Gestin de
Colecciones
En caso de que la informacin del listado no sea
congruente con el material, se devuelve a Gestin de
Colecciones. La devolucin puede ser por errores
originados por parte del proveedor en el envo del
material u originado por Gestin de Colecciones en la
generacin de la lista de recursos.
Esta actividad tambin la puede realizar el auxiliar de
Anlisis de Informacin.
ANALISTA
INFORMACIN -
TAINF
3
Verificar
existencia en el
sistema
Se verifica si el material recibido est registrado en el
sistema de la Biblioteca. En caso de que el libro llegue
por reposicin o pago de multa se verifica la
informacin en Cambiocat sobre la solicitud. Este
material se entrega directamente por parte del
personal del Punto de Informacin y/o Bibliotecas
Satlites.
Para el material recibido por donacin se deben
confirmar las existencias y seguir las pautas de ingreso
de ejemplares establecidas en las polticas de Anlisis
y Descarte del material, tanto para publicaciones en
general como para las publicaciones de la Universidad
de los Andes.
ANALISTA
INFORMACIN -
TAINF
Cambiocat
Symphony
4 Evaluar si se
enva a descarte
El Gestor de Servicios de Informacin recibir las
revistas de Anlisis de Informacin y realizar
revisiones peridicas (Enero-Julio), si llegan acorde
con la periodicidad de la revista, respondiendo a
criterios de impacto, ranking de la universidad,
pertinencia y calidad las enviara para luego ser
ingresadas con el concepto respectivo, para ello se
diligencia una plantilla ingresando el ttulo, los datos
de publicacin, etc., del material en espera, este
listado debe ser actualizado cada vez que llega, se
descarta o se ingresa un ttulo o ejemplar nuevo.
Tiempo que se dejan las revistas en espera:
PERIODICIDAD TIEMPO
Menor a 6 meses 1 ao
GESTOR
SERVICIOS DE
INFORMACIN -
SERSB
FOR-23-1-02-16 PE de
Publicaciones Seriadas
Impresas
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6 meses o ms 2 aos
Para el ingreso y/o descarte de un ttulo de revistas en
espera hay que tener en cuenta factores como:
periodicidad, pertinencia de los temas, factor de
impacto, acceso en lnea y si se encuentra en ndices.
Cuando la revista sea seleccionada para ingresar a las
colecciones del Sistema de Bibliotecas el Gestor debe
remitirlas a Gestin de Colecciones, en el formato
establecido FOR-23-1-02-16 Planilla Entrega de
Publicaciones Seriadas Impresas para remitir a
Anlisis y hacer su ingreso al sistema.
Esta actividad la realizan los Gestores de Servicios de
Informacin de Hemeroteca y de las Bibliotecas
Satlites.
5
Consultar con
Gestin de
Colecciones
Para las donaciones que no vayan a ser ingresadas al
sistema y para las cuales no se haya indicado en la
planilla correspondiente que el Sistema de Bibliotecas
tiene la potestad de decidir qu hacer con dicho
material, se debe consultar con el rea de Gestin de
Colecciones para que contacten al donante y definir lo
que se debe hacer con el material (devolverlo al
donante o enviarlo a Descarte).
ANALISTA
INFORMACIN -
TAINF
6 Ingresar a
Symphony
En caso de que el recurso ya este registrado en el
sistema, se aade una existencia. En caso de que el
recurso no est registrado se deben llevar acabo las
siguientes acciones, dependiendo del caso:
Crear nuevo registro
Duplicar registro (para cambios de
ediciones)
Importar registro (aadir volumen)
Cuando son revistas existentes, quien hace el registro
es el Auxiliar de Anlisis; si el registro es de un ttulo
nuevo lo hace el Analista encargado de este tipo de
publicaciones.
ANALISTA
INFORMACIN -
TAINF
Symphony
7
Hacer anlisis y
entregar
material a
Auxiliar de
Anlisis
El anlisis de recursos consiste en clasificarlos segn el
rea de conocimiento y en asignarles los
encabezamientos. Se entrega el material procesado al
Auxiliar de Anlisis de Informacin.
ANALISTA
INFORMACIN -
TAINF
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8 Verificar estado
del recurso
Se verifica que el estado fsico de los recursos est en
ptimas condiciones.
AUXILIAR DE
ANLISIS DE
INFORMACIN -
SISTEMA
BIBLIOTECAS
9
Hacer
preparacin
fsica y verificar
requisitos (si
requiere)
Con base en las plantillas de los recursos adquiridos, se
lleva a cabo la preparacin fsica de los recursos que
incluye revisin de la portada, forrar portadas, sellos
de la Universidad, bandas de seguridad, hacer rtulos,
entre otros. Adicionalmente, se valida que los recursos
hayan sido clasificados adecuadamente. En caso de
que esto no suceda, se debe hacer el Anlisis
nuevamente.
La verificacin de requisitos NO se hace para revistas
(existencias)
Este es el ltimo filtro de los materiales antes de que
ingresen a la coleccin, por lo tanto es muy importante
realizar una revisin ms cuidadosa.
AUXILIAR DE
ANLISIS DE
INFORMACIN -
SISTEMA
BIBLIOTECAS
FOR-23-1-03-05
Formato inconsistencias
detectadas en anlisis
10
Generar listas
por
salas/biblioteca y
remitir material
Se generan las listas de recursos que sern asignados
a cada sala/biblioteca de la Universidad y se enva por
correo electrnico. Adicionalmente, se le entrega el
material a cada sala y/o biblioteca de la Universidad.
AUXILIAR DE
ANLISIS DE
INFORMACIN -
SISTEMA
BIBLIOTECAS
Lista de recursos
bibliogrficos por
sala/biblioteca
11
Realizar cargue
masivo de tesis
en Symphony y
enviar reporte
De acuerdo al cronograma establecido, se descargan
los archivos de la plataforma de documento de grado,
se realiza el cargue masivo de los registros a
Symphony y se genera un archivo en Excel con los
registros de los documentos cargados a Symphony
Como resultado de este cargue masivo, la DSIT enva
notificacin a la Jefatura Administrativa del Sistema
de Bibliotecas sobre la realizacin del cargue masivo
adjuntando el archivo de Excel.
DIRECCIN DE
SERVICIOS DE
INFORMACIN
Y TECNOLOGA
Symphony
12 Validar registros
y remitir reporte
Se realiza una validacin aleatoria de los registros para
verificar los siguientes aspectos:
-Que la codificacin de tildes sea la correcta y se
visualicen adecuadamente en la recuperacin de los
ttulos que hacen parte de la muestra seleccionada.
-Que los ttulos validados en la muestra sean
recuperables en Symphony.
JEFE
ADMINISTRATIV
O - SBADM -
10001992
FOR-23-1-03-03
Formato cargue masivo
de tesis e
inconsistencias
-
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Anlisis de recursos bibliogrficos PRO-23-1-03-01
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Recursos Acadmicos Recursos Bibliogrficos Preparacin y Mantenimiento de
Servicios Bibliogrficos
-Que la construccin de la URL para acceder al
documento PDF de las tesis cargadas se pueda hacer
bajo parmetros establecidos.
-Que los documentos PDF de la muestra seleccionada,
permitan el acceso al texto completo a partir de la URL
que se construy y que la visualizacin no presente
inconsistencias como por ejemplo documento no
existente, fallos de acceso, fallos en la visualizacin
etc.
-Se puedan acceder a partir del cual los Analistas de
Informacin permita consultar el texto completo, es
decir que
-Harn la catalogacin del ttulo est y enva
notificacin al rea de Anlisis de Informacin para
que inicien la validacin del cargue masivo e informen
si es necesario hacer ajustes para aplicarlos de forma
masiva.
Si la muestra revisada no presenta inconsistencias,
enva la notificacin a Anlisis de Informacin
adjuntando el listado en el archivo Excel con las URL
construidas. Si se detectan inconsistencias se solicita
a la DSIT ajustar el cargue masivo y corregir las
inconsistencias presentadas para poder seguir con el
proceso de anlisis de informacin.
13 Hacer anlisis
Se recibe el reporte, se actualiza el compilado y se
distribuye el cargue para hacer el anlisis. El anlisis de
recursos consiste en clasificarlos segn el rea de
conocimiento, asignarles los encabezamientos,
completar los datos del registro bibliogrfico y dejar
visible el registro para que sea recuperable en el
catlogo pblico y el servicio de descubrimiento.
ANALISTA
INFORMACIN -
TAINF
Symphony
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de tesis e
inconsistencias
14
Gestionar
consolidacin de
errores
Se consolida el archivo con los ttulos de tesis cuyo
documento PDF present inconsistencias y por lo cual
no fue posible culminar su catalogacin. Estos errores
se consolidan en el archivo Excel de cargue masivo, en
el que se han dejado unas columnas previamente
establecidas para poder reportar dichas
inconsistencias de acuerdo a unos errores ya
identificados.
Este archivo se adiciona al archivo de inconsistencias
acumulados de cargues masivos previos para poder
reportarlo a la DSIT y hacer el seguimiento
correspondiente sobre si es posible o no generar una
solucin para corregir el PDF y poder completar as el
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anlisis del documento de grado que qued pendiente
en el cargue.
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad acadmica, administrativa, entidad)
PRO-23-1-03-02 Incorporacin de recursos
bibliogrficos a la coleccin
PRO-23-1-03-11 Cargue masivo de recursos
electrnicos
PRO-23-1-03-14 Descarte de recursos
bibliogrficos
FOR-23-1-02-14 PE de Material Bibliogrfico
en Compra
FOR-23-1-02-15 PE de Material Bibliogrfico
en donacin y canje
FOR-23-1-02-16 PE de Publicaciones
Seriadas Impresas
FOR-23-1-02-17 Formato de adquisicin de
libros electrnicos-1
FOR-23-1-03-01 Control material
acompaante tesis
FOR-23-1-03-03 Formato cargue masivo de
tesis
FOR-23-1-03-05 Formato inconsistencias
detectadas en anlisis
INF-23-1-03-01 Informe de actividades
Anlisis de Informacin
MAN-23-1-03-03 Manual Cambiocat
Formato MARC (MARC 21)
Ley derechos de autor (Ley 23 de 1982)
Library of Congress Subject Headings (LCSH)
Listas de encabezamientos de materia
(LEMB)
RDA Tool kits
8. INDICADORES
FIC
HA
DEL
IND
ICA
DO
R
TTULOS INGRESADOS POR COMPRA A SYMPHONY
Cdigo del indicador IND-23-1-03-011
http://www.loc.gov/marc/http://www.mintic.gov.co/portal/604/articles-3717_documento.pdfhttp://authorities.loc.gov/http://ingreso.lembdigital.com/lemb/http://ingreso.lembdigital.com/lemb/http://access.rdatoolkit.org/ -
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Responsable del
indicador Coordinador Anlisis de Informacin
Objetivo Determinar el nmero de ttulos entregados a anlisis por compra ingresados a
Symphony al ao.
Mtodo de Medicin Se identifica el nmero de ttulos entregados a anlisis por compra ingresados a
Symphony. Una vez se tenga esa informacin, se cuenta el nmero total de ttulos
ingresados y se calcula su proporcin con respecto al total de ttulos entregados.
Unidad de Medida Porcentaje
Frmula
# Ttulos ingresados a Symphony
%TTE= --------------------------------------------------------- *100%
# Ttulos entregados por compra a anlisis
Variables Ttulos entregados: Nmero de recursos adquiridos por compra.
Ttulos ingresados: Nmero total de ttulos ingresados a Symphony.
Limitaciones No aplica.
Fuente de datos El dato se genera de una fuente: (1) Informacin que provee el rea de Gestin de
Colecciones.
Granularidad No aplica
Periodicidad Anual
Meta 90%
Observaciones
9. RIESGOS
OPERATIVO
Errores en la catalogacin, clasificacin y preparacin fsica.
Ingresar material en mal estado, desactualizado, obsoleto o incompleto.
Inconsistencia de la informacin consignada por Gestin de Colecciones en la plantilla con el material en fsico.
Demoras en el tiempo de pre entrega del material bibliogrfico por parte de Gestin de Colecciones a Anlisis.
CALIDAD DE SERVICIO
Demora en el ingreso del material al sistema. No recuperacin del material.
SEGURIDAD
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Prdida o dao del material no procesamiento fsico material.
ADMINISTRATIVO
Fallas en la disponibilidad de Symphony.
LEGAL
Derechos de autor:
Tesis: Activar un enlace omitiendo la No Autorizacin de Uso o el Acuerdo de confidencialidad.
Material Audiovisual: Omitir las notas de adquisicin del material en caso de versiones no autorizadas.
Fotocopias: Ingresar fotocopias no autorizadas, u omitir las notas para las respectivas excepciones.
10. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIN ACTUALIZACIN FECHA
0 Elaboracin 05/05/2015
Publicacin 12/01/2016
1 Elaboracin 23/05/2017
Publicacin 02/06/2017
11. APROBACIN
NOMBRE CARGO FECHA
ELABOR
Manuela Pea INGENIERO PROCESOS (T) -
PROY - 10006394 23/05/2017
Catalina Guzmn ANALISTA INFORMACIN -
TAINF 31/05/2017
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REVIS Ricardo Flrez JEFE SERVICIOS - SBSER -
10001993 31/05/2017
APROB Angela Mara Meja DIRECTOR SISTEMA
BIBLIOTECAS - SBI - 10001991 31/05/2017
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