คู่มือขั้นตอนการจัดซื้อจัด...

1

คมอขนตอนการจดซอจดจางส าหรบงานบรการวชาการ

งบประมาณจากแหลงทนภายนอก พ.ศ. 2561

สถาบนวจยและพฒนา มหาวทยาลยราชภฏนครปฐม

2

ค าน า

คมอขนตอนการจดซอจดจางงานบรการวชาการจดท าขนเพอใหสอดคลองกบพระราชบญญตการจดซอ

จดจางและการบรหารพสดภาครฐ พ.ศ.2560 และหนงสอเวยนจากคณะกรรมการวนจฉยปญหาการจดซอจดจาง

และการบรหารพสดภาครฐ กรมบญชกลาง ทกค (กวจ) 0405.2/ว122 เพอใหเกดความเขาใจทตรงกนและใชเปน

แนวทางในการปฏบตงานใหบรการทางวชาการจากแหลงทนภายนอกมความคลองตวและสอดคลองกฎหมายและ

ห น ง ส อ เ ว ย น ท ก ล า ว ข า ง ต น พ ร อ ม ท ง อ า น ว ย ค ว า ม ส ะ ด ว ก ใ ห บ ค ค ล า ก ร ใ น ม ห า ว ท ย า ล ย

ทใหบรการวชาการกบโครงการวชาการจากแหลงทนภายนอกสามารถด าเนนการไดอยางมประสทธภาพ

สถ าบ น ว จ ย แล ะ พ ฒน า มห า ว ท ย าล ย ร า ช ภ ฏน คร ปฐ มห ว ง เ ป น อ ย า ง ย ง ว า ค ม อ เ ล ม น

จะเปนประโยชนตอการปฏบตงานใหบรการทางวชาการจากแหลงทนภายนอก

สถาบนวจยและพฒนา

3

สารบ ญ

คมอขนตอนการจดการจดซอจดจางส าหรบงานบรการวชาการ งบประมาณจากแหลงทนภายนอก พ.ศ. 2561 1 ข นตอนการด าเนนการ

1. แนวทางการบรหารการเงนโครงการบรการวชาการงบประมาณจาก แหลงทนภายนอกทงรฐและเอกชน 1

2. การจายเงน 2 3. เกณฑในการใชจายเงน 3

3.1 หมวดคาตอบแทน 3 3.2 หมวดคาจาง 3 3.3 หมวดคาวสด/อปกรณ 3 3.4 หมวดคาใชสอย 4 3.5 หมวดครภณฑ 4

4. หลกฐานทเตรยมจดท า (Soft Files) 5 ภาคผนวก 7 ตวอยางหลกฐานเบกจายส าหรบโครงการบรการวชาการ 8 หนงสอเวยนกรมบญชกลางท กค (กวจ) 0405.2/ว122 ลงวนท 9 มนาคม 2561 10 บนทกขอความฯ มหาวทยาลยเชยงใหม ศธ 6392(11)/ มนาคม 2561 11

คมอขนตอนการจดซอจดจางส าหรบงานบรการวชาการ งบประมาณจากแหลงทนภายนอก พ.ศ. 2561

ดวยพระราชบญญตการจดซอจดจางและการบรหารพสดภาครฐพ.ศ.2560 และตาม

หนงสอเวยนกรมบญชกลางท กค (กวจ) 0405.2/ว122 เรองซอมความเขาใจแนวปฏบตเกยวกบการจดซอจดจางพสดเพอการวจยและพฒนาหรอการใหบรการทางวชาการ เมอวนท 9 มนาคม 2561 ขอ 1 กรณทไดรบทนอดหนนและพฒนาจากหนวยงานผใหทนโดยตรง หรอผานหนวยงานตนสงกดโดยมความประสงคใหผรบทนโดยตรง การจดซอจดจางพสด เพอใชในการท าบรการวชาการ ดงกลาว มใชกรณทหนวยงานของรฐเปนผจดซอจดจาง จงมตองด าเนนการตามพระราชบญญตการจดซอจดจางและการบรหารพสดภาครฐ พ.ศ.2560 แตอยางใด

หลกการตามหนงสอดงกลาว ในการใชจายเงนของโครงการบรการวชาการท จ ดสรร ใหประธานโครงการโดยตรงเพอใหเกดความคลองตว ซงมขนตอนในการด าเนนการจดซอจดจางทเกยวของกบงานบรการวชาการทชดเจนนน หากพบในภายหลงวามการใชจายเงน และการด าเนนงานโดยไมตรงกบวตถประสงคและรายการใชงบประมาณโครงการบรการวชาการทไดร บการอนมต ดงท ระบในสญญา ประธานโครงการจะตองรบผดตอความเสยหาย และคาเสยหายทเกดขนทงหมดแตเพยงผเดยว

เพอด าเนนการใหเปนไปตามวตถประสงคของโครงการบรการวชาการกบมหาวทยาลยเทานนและจะตองใชงบประมาณอยางประหยด เหมาะสม และเปนไปตามหลกธรรมาภบาล ตลอดจนจดเกบหลกฐานการรบและการจายเงนใหถกตองครบถวน โดยจดเกบฉบบจรง (Hardcopy) ไวทประธานโครงการ และ Scan เอกสารพรอมรปภาพทงหมด (Soft Files) สงมอบใหสถาบนวจยและพฒนา 1 ชด ในแตละโครงการ 1. แนวทางการบรหารการเงนโครงการบรการวชาการงบประมาณจากแหลงทนภายนอกทงรฐและเอกชน

สถาบนวจยและพฒนา มหาวทยาลยราชภฏนครปฐมมหนาทสงเสรมการฝกอบรม บรการวชาการทมคณภาพ และสอดคลองกบความตองการของทองถน และประเทศ สนบสนนโครงการพระราชด าร โดยงบประมาณจากแหลงทนนอกเปนพนธกจหนงโดยไดรบทนสนบสนนจากหนวยงานภายนอก เชน งบประมาณจากหนวยงานราชการภาครฐ หรอทนจากภาคเอกชนตางๆ งบประมาณจากแหลงทนภายนอก หมายถง เงนหรอทรพยสนทมหาวทยาลยไดรบจากหนวยงานภายนอก ทงภาครฐหรอเอกชน เพอเปนคาใชจายในการใหบรการทางวชาการ ตามระเบยบมหาวทยาลยราชภฏนครปฐม วาดวยการใหบรการทางวชาการ พ.ศ. 2556

การใหบรการทางวชาการ หมายถง การจดอบรม การจดประชมสมมนาทางวชาการหรอเชงปฏบตการ งานดานการปรกษาการใหบรการท าการวจย การใหบรการท าการประเมนหนวยงาน การแปลเอกสาร การออกขอสอบ บรการวเคราะหทดสอบ ตรวจสอบ ตรวจซอม วางระบบ ออกแบบสรางประดษฐผลต บรการเกยวกบสขภาพหรอการใหบรการทางวชาการอน โดยอาจารยหรอบคลากรของมหาวทยาลย เครองมอ อปกรณ อาคารสถานท หรอทรพยสนของมหาวทยาลยในการด าเนนการ ซงสอดคลองกบหลกเกณฑทไมตองด าเนนการจดซอจดจางตามหนงสอเวยนหนงสอเวยนกรมบญชกลางท กค (กวจ) 0405.2/ว122 เรองซอมความเขาใจแนวปฏบตเกยวกบการจดซอจดจางพสดเพอการวจยและพฒนาหรอการใหบรการทางวชาการ เมอวนท 9 มนาคม 2561 ซงกรณทนกวจย/บคลากร ไดรบเงนบรการวชาการจากหนวยงานผใหทนโดยตรง หรอผานหนวยงานตนสงกดโดยมวตถประสงคใหนกวจย/บคลากรโดยตรง การจดซอจดจางพสดเพอใชในการวจยและพฒนาหรอการใหบรการทางวชาการดงกลาว มใชกรณทหนวยงานของรฐเปนผจดซอจดจาง จงมตองด าเนนการพระราชบญญตการจดซอจดจางและการบรหารพสดภาครฐ พ.ศ. 2560 และด าเนนการตามขอ 8 ตามระเบยบมหาวทยาลยราชภฏนครปฐม วาดวยการใหบรการทางวชาการ พ.ศ. 2556 แลว ดงนนเพอใหการด าเนนการจดซอจดจางมประสทธภาพ ตรวจสอบได จงไดก าหนดแนวทางการจดซอจดจางในงานบรการทางวชาการงบประมาณจากแหลงทนภายนอก ดงน

1.1 การจดซอวสด ครภณฑ และการจดจาง จะท าโดยวธใดกไดทสะดวก รวดเรว และไดสงของ ตรงตามความตองการ โดยถอหลกประหยด เปนผลดตอโครงการและไมข ดตอระเบยบของมหาวทยาลยราชภฏนครปฐม สวนการควบค มคร ภ ณฑ ให เป นไปตามระเบ ยบของมหาวทยาลย 1.2 การเบ กจ ายต องม หล กฐานครบถ วน โดยใชใบเสรจรบเงนหรอใบสงของ ถาเปนใบสงของให สงใบเสรจรบเงนเมอไดจายไปแลว 1.3 การเดนทางไปราชการ เพอท างานบรการวชาการ ใหขออนญาตจากมหาวทยาลย สวนอตราคาใชจายในการเดนทาง ใหเปนไปตามเกณฑทมหาวทยาลยก าหนด 1.4 ควรจดใหมระบบควบคมยอดคาใชจายเปนรายกจกรรมหรอโครงการยอย ตามแบบฟอรมทสถาบนวจยและพฒนาก าหนดเพอตดตามการใชจายในเงนแตละหมวดใหเปนไปตามงบประมาณทตงไว 1.5 จดท าบญชการเงนและเกบหลกฐานการเบกจายใหเรยบรอยเปนระบบ และพรอมทจะให ตรวจสอบได ตลอดเวลา

1.6 จดท ารายงานการเงนและน าเสนอตอกรรมการบรการวชาการ โดยมรายละเอยดตามทสถาบนวจยและพฒนาก าหนด

2. การจายเงน

การรบจายเงน เมอมหาวทยาลยไดลงนามสญญากบผวาจาง เรอง การใหบรการทางวชาการเรยบรอยแลว หรอมหาวทยาลยประกาศใหทนบรการวชาการการจายเงนโครงการบรการวชาการจากแหลงทนภายนอกใหเปนไปตามระเบยบใน ขอ 9 และ ขอ 10 ของ ระเบยบ มหาวทยาลยราชภฏนครปฐม วาดวยการใหบรการทางวชาการ พ.ศ. 2556

3. เกณฑในการใชจายเงน

การใชจายเงนในโครงการบรการวชาการ หมวดคาตอบแทน คาใชสอย วสดและครภณฑ ใหเปนไป

ตามอตราทก าหนดในสญญา

3.1 หมวดค าตอบแทน 3.1.1 ค าตอบแทนท ปร กษา

การจายคาตอบแทนทปรกษาใหเปนไปตามอตราทก าหนดในสญญาวาจางการใหบรการวชาการ

3.1.2 คาตอบแทนอนๆ ไดแก คาตอบแทนปฏบตงานนอกเวลาราชการ เปนตน จายโดยใชเกณฑทระบใน

เอกสารโครงการ หรอ ตามระเบยบราชการ

3.2 หมวดค าจ าง หมวดคาจาง ใหเปนไปตามอตราทก าหนดในสญญาหรอระเบยบราชการ

3.3 หมวดค าว สด /อ ปกรณ หมายถง คาใชจายในการจดซอ จดหาวสด, อปกรณ และเอกสารต าราตางๆ ส าหรบใช

งานในโครงการ โดยแบ งเป น 2 ประเภท ค อ ว สด ส นเปล อง เปล ยนสภาพ หร อ หมดสภาพในเวลาอ นส น และรวมท งส งของท ม

ล กษณะการใช งานยาวนาน แต ม ราคาไม เก น 5,000 บาทดวย ต วอย างเช น เคร องเข ยน, หน งส อ, วารสาร, Computer software, อะไหล เคร องม อว ทยาศาสตร , ฯลฯ

วสดทมราคาสง เชน อญมณ โลหะมคา และสตวทดลอง ซงจ าเปนตองซอเพอใชในการทดลอง ตองมทะเบยนวสดเฉพาะ ซ งระบข อม ลของวสดท จดซ อแตละคร ง เชน น าหนก ลกษณะรปถาย จ านวน ส และอ นๆ

เกณฑ ในการจ ดซ อ/จ ดจ าง ว สด อ ปกรณ ให ใช เกณฑ ด งต อไปน กรณมมลคาไมเกน 30,000 บาท ตองมผรบของอยางนอย 1 คน กรณมมลคาเกนกวา 30,000 บาท ตองมกรรมการผรบของอยางนอย 3 คน (ใหผรบของถกก าหนดโดยประธานโครงการ โดยก าหนดผรบของควรเปนไปตามหลกธรรมา

ภบาล เชน ตองไมเกยวของกบโครงการบรการวชาการและควรมความรในทางเทคนค กรณทซอของเชงเทคนค)

ท งน ส งของหร อบรการทมลกษณะเปนชนเดยวหรองานเดยว ใหด าเนนการจดซอ หรอ จดจางตาม ล กษณะน น หามมใหแยกการจดซอหรอจดจางออกเปนรายการยอยๆ เม อได จ ดซ อหร อจดจางส าเรจเรยบรอยแลว

3.4 หมวดค าใช สอย หมายถ ง ค าใช จ ายเพ อซ อบร การต างๆ และค าใช จ ายท ไม เข าล กษณะรายจ ายหมวดอ นๆ เช น 4.4.1 คาเดนทาง (พาหนะ เบยเลยง ทพก) ใหเปนไปตามเกณฑทมหาวทยาลยก าหนด 4.4.2 คาจางในลกษณะท เปนงานเหมาตอช นงาน เชน คาจางวเคราะหตวอยาง คาจางท า

อปกรณหรอซอมแซมอปกรณ คาจางท าเอกสาร คาจางเหมาเตรยมดน คาโฆษณาและเผยแพร ลงแจง ความในหน งส อพ มพ ค าจ างบรรท กของ ค าเช ารถ ค าเช าเคร องถ ายเอกสาร เปนตน ค าจ างเหมาบร การเช นน ต องม ผ ตรวจร บงานก อนจ ายเง น

กรณมมลคาไมเกน 30,000 บาท ตองมผรบของอยางนอย 1 คน กรณมมลคาเกนกวา 30,000 บาท ตองมกรรมการผรบของอยางนอย 3 คน ซงก าหนดโดยหวหนา

โครงการโดยใหพจารณาดวยหลกธรรมาภบาล (ใหผรบของถกก าหนดโดยประธานโครงการ โดยก าหนดผรบของควรเปนไปตามหลกธรรมาภบาล

เชน ตองไมเกยวของกบโครงการบรการวชาการและควรมความรในทางเทคนค กรณทจางท าของเชงเทคนค)

3.5 หมวดค าครภณฑ

ใหด าเนนการจดซอครภณฑตามระเบยบของมหาวทยาลยทก าหนด การจดซอจดหาครภณฑทมความจ าเปนส าหรบการปฏบตงานในโครงการบรการวชาการควรจดซอตามขอเสนอโครงการบรการวชาการทไดรบอนมตในสญญา โดยโครงการด าเนนการสอบราคาจนเปนทแนชดแลว ใหสงใบเสนอราคาพรอมกบรายละเอยดของครภณฑนนๆ อยางนอย 3 ราย และใหประธานโครงการพจารณาเลอกรายทมความเหมาะสมทสดเปนไปตามวตถประสงคของโครงการบรการวชาการ และใชหลกธรรมาภบาล เชน ประหยด เหมาะสม มคณภาพ เปนตน

ประเดนส าคญในการจดซอครภณฑ (รวมทงการจดซอวสดและบรการอน ๆ ดวย) กคอ ใหไดสงของทมคณภาพสงในเวลาทตองการในราคาประหยด (ราคานคดรวมตลอดอายการใชงาน กลาวคอ รวมคาบ ารงรกษาและอนๆ ดวย อปกรณทมราคาเครองเรมตนถกแตอะไหลและวสดแพงและใชไดไมทน อาจไมถกอยางทคด) กรณมมลคาไมเกน 30,000 บาท ตองมผรบของอยางนอย 1 คน กรณมมลคาเกนกวา 30,000 บาท ตองมกรรมการผรบของอยางนอย 3 คน (ผรบของควรเปนไปตามหลกธรรมาภบาล เชน ตองไมเกยวของกบโครงการบรการวชาการและควรมความรในทางเทคนค กรณทซอครภณฑเชงเทคนค)

4. หลกฐานทเตรยมจดท าหลกฐาน (Soft Files) มดงน 4.1 กรณจายคาตอบแทนทปรกษา /วทยากร ใหใชหลกฐานการจายเงนดงน

4.1.1 ส าเนาบตรประชาชน 4.1.2 ใบส าคญรบเงน 4.1.3 ค าสงแตงตงเปนทปรกษา ค าสงแตงตงวทยากร หรอ ฯลฯ

4.2 กรณจายเงนคาวสด ตองมหลกฐานการจายเงนดงน 4.2.1 ใบเสรจรบเงนหรอบลเงนสด 4.2.2 รปถายวสดทจดซอโดยมการลงนามรบรองโดยผจาย 4.2.3 กรณทเปนนตบคคล ตองแนบส าเนาทะเบยนการคา และบตรประจ าตวผ

เสยภาษ หรอหนงสอรบรองการเสยภาษ 4.3 กรณจายเงนคาใชสอยเดนทางไปราชการ ตองมหลกฐานดงน

4.3.1 คาเดนทาง - คาพาหนะ กรณใชรถยนตสวนตว ตองมหลกฐานการจายเงน คอ แบบ 8708 ใบรบรองแทนใบเสรจรบเงน บก.111 และแผนทดาวเทยม (google map) - คาเชารถยนต ตองมหลกฐานการจายเงน คอ บลเงนสดและส าเนาบตรประชาชน ส าเนาใบขบขรถยนต ส าเนาทะเบยนรถ ฯลฯ

4.3.2 คาเบยเลยง ลงรายละเอยดในแบบ 8708 4.3.3 คาเชาทพก ตองมหลกฐานการจายเงน คอ บลเงนสด และ Folio โรงแรม

ค าสงไปราชการ ฯลฯ

4.4 กรณจายเงนคาจางเหมาบรการ ตองมหลกฐานดงน รายละเอยดก าหนดคณลกษณะการจาง (TOR) ใบเสรจรบเงน ส าเนาบตร

ประชาชน กรณทเปนนตบคคล ตองแนบส าเนาทะเบยนการคา และบตรประจ าตวผเสยภาษ หรอหนงสอรบรองการเสยภาษ พรอมรปถาย

4.5 กรณจายเงนคาครภณฑ ตองมหลกฐานการจายเงนดงน 4.5.1 ใบเสนอราคาพรอมเอกสารทเกยวของ จ านวน 3 ราย 4.5.2 กรณทเปนนตบคคล ตองแนบส าเนาทะเบยนการคา และบตรประจ าตวผ

เสยภาษ หรอหนงสอรบรองการเสยภาษ 4.5.3 ส าเนาบตรประชาชน ส าเนาทะเบยนบาน

4.5.4 ใบแจงหนและ/หรอใบเสรจรบเงน

ภาคผนวก

ตวอยางการเลอกเสนทางสงเอกสารมายงสถาบนวจยและพฒนา ในระบบ e-office

ตวอยางหลกฐานเบกจายส าหรบโครงการบรการวชาการ

โครงการบรการวชาการ....................................โดย

ตรายางกรรมการผรบของ

ขาพเจา....................................................... (ชอ-นามสกล)

ขาพเจา........................................................ (ชอ-นามสกล)

ขาพเจา........................................................ (ชอ-นามสกล) ไดตรวจรบพสดตามบลเงนสด/ใบเสรจรบเงน

เลขท …………………….…… เมอวนท ......../............./.................. แลวปรากฏวาจ านวน และคณภาพถกตอง

ตามบลเงนสด/ใบเสรจรบเงน และสอดคลองตามวตถประสงค กจกรรมทระบไวในโครงการเรยบรอยแลวทก

ประการ

ลงนาม ………….......................... ผรบของ ลงวนท ......../............./...........

ลงนาม ………….......................... ผรบของ ลงวนท ......../............./...........

ลงนาม ………….......................... ผรบของ ลงวนท ......../............./...........

ขาพเจา....................................................... (ชอ-นามสกล)

ขาพเจา........................................................ (ชอ-นามสกล)

ขาพเจา........................................................ (ชอ-นามสกล) ไดตรวจรบบรการจางเหมาตามบลเงนสด/

ใบสงของเลขท …………………….…… เมอวนท ........../.............../.................. แลวปรากฏวาจ านวน และ

คณภาพถกตองตามบลเงนสด/ใบเสรจรบเงน และสอดคลองตามวตถประสงค กจกรรมทระบไวในโครงการ

เรยบรอยแลวทกประการ

ลงนาม ………….......................... ผรบของ ลงวนท ......../............./...........

ลงนาม ………….......................... ผรบของ ลงวนท ......../............./...........

ลงนาม ………….......................... ผรบของ ลงวนท ......../............./...........

ขาพเจา....................................................... (ชอ-นามสกล)

ขาพเจา........................................................ (ชอ-นามสกล)

ขาพเจา........................................................ (ชอ-นามสกล) ไดตรวจรบครภณฑตามบลเงนสด/

ใบเสรจรบเงนเลขท …………………….…… เมอวนท ......../............./.................. แลวปรากฏวาจ านวน

คณภาพ และลกษณะทางเทคนค ถกตองตามบลเงนสด/ใบเสรจรบเงน และสอดคลองตามวตถประสงค

กจกรรมทระบไวในโครงการเรยบรอยแลวทกประการ

ลงนาม ………….......................... ผรบของ ลงวนท ......../............./...........

ลงนาม ………….......................... ผรบของ ลงวนท ......../............./...........

ลงนาม ………….......................... ผรบของ ลงวนท ......../............./...........