10 ª reuniÃo da cogep 10 ª reuniÃo da cogep bid-ucpmf-cogep: bid-ucpmf-cogep: resultados...
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10ª REUNIÃO DA COGEP
BID-UCPMF-COGEP:
RESULTADOS PRELIMINARES DA PESQUISA PARA LEVANTAMENTO DE DADOS SOBRE A ESTRUTURA, O FUNCIONAMENTO E AS
COMPETÊNCIAS DAS UEMs
ARAÇATUBA , 26 DE AGOSTO DE 2015.
EQUIPE DA PESQUISABID: Coordenação• Ana Lúcia Dezolt – Coordenadora da
Pesquisa• Lilia Dobbin e Flávio Galvão – Consultores
FMMMF: Revisão e Articulação com os municípios• Luiz Alberto Palmeira• Rodrigo Rêgo• Wilza Toscano e Irma Peres COGEP: Piloto da Pesquisa• Hélio de Matos Corrêa Jr.: Araçatuba• Antonio Felipe Asmuz Pereira: Biguaçu• Darlene Batista Cavalcante: Campo Grande• Verônica Santos: Rio de Janeiro• Francisco de Assis Pinto Falcão: Fortaleza
OBJETIVOSConhecer a estrutura, e o funcionamento e as competências das Unidades de Execução Municipal do PNAFM (UEMs) , com vistas a:
a) Subsidiar estratégias e ações para o fortalecimento das UEMs.
b) Fornecer elementos para um modelo de gerenciamento do novo PNAFM.
Universo Pesquisado
a) 21 UEMs: Araçatuba, Barra Mansa, Biguaçu, Brasília, Campo Grande, Corupá, Florianópolis, Fortaleza, Gravatá, Iguatu, Indaial, Itapetininga, Jacareí, Mesquita, Mossoró, Pomerode, Rio de Janeiro, Rio do Sul, São Bernardo do Campo, São José e São Paulo.
b) Não respondeu: UEM de Balneário de Piçarras
CONTEÚDOS
ESTRUTURA DA UEM1.Estrutura organizacional 2.Membros da equipe.
FUNCIONAMENTO DA UEM
1.Planejamento, Monitoramento e Avaliação2. Aquisições e Contratações 3. Financeiro e Auditoria4. Comunicação
COMPETÊNCIAS
1. Habilidades observadas na equipe da UEM e nos líderes de produto
São Pau
loJac
areí
Rio do Sul
Forta
lezaIndaia
l
Rio de Janeiro
Floria
nópolis
São Bernard
o do Campo
Biguaçu
Iguatu
Barra M
ansa
Mossoró
Araçatu
ba
Pomerode
Mesquita
Corupá
Campo Gran
de
Brasília
Itapetininga
São Jo
séGrva
tá0
5
10
15
20
2520
108 7 7 7 7 7 6 6 6 6 5 5 5 5 4 4 3 3 3
Em 13 Municípios a quantidade de membros da UEM varia de 5 a 7
pessoas
QUANTIDADE DE MEMBROS DAS UEMs
Estrutura mínima requerida Manual Operacional: 01 Coordenador Geral; 01 Coordenador Administrativo e Financeiro e 01 servidor (Assistente).
DEDICAÇÃO EXCLUSIVA
Sim4; 19%
Não17; 81%
Sim Não
VINCULAÇÃO HIERÁRQUICA
3; 14%
11; 52%
1; 5%
5; 24%
1;5%
Gabinete do PrefeitoGabinete do SecretárioUnidade de Planejamento ou similarUnidades de Diversas Sec-retariasNão respondeu
ESCRITÓRIO DE PROJETOS
Não possui es-critorio de projeto;
10; 48%
Possui escritório de Projeto vinculado a
outra unidade da Secretaria .; 6; 29%
Possui escritório de Projeto vinculado a
UEM; 1; 5%
O escritório de Pro-jeto está em fase de implantação; 4; 19%
UEM COM GERENCIAMENTO DE OUTROS PROJETOS
Sim; 5; 24%
Não; 16; 76%
UEM COM TODOS OS CARGOS PREENCHIDOS
17; 81%
4; 19%
Sim
Não
Vínculo Funcional dos Membros da UEM
São Paulo
Itapetininga
Iguatu
Jacareí
São Bernard
o do Campo
Mossoró
Rio do Sul
Floria
nópolis
Araçatu
ba
Corupá
Brasília
Pomerode
Campo Grande
São José
Indaial
Gravatá
Mesquita
Biguaçu
Rio de Janeiro
Barra M
ansa
Forta
leza0
5
10
15
20
25
139
6 5 5 5 4 4 4 4 4 3 3 3 2 2 2 1
7
25
2 4 3 1 1 2 5 3 3 5 7 62
3
45
1
5
1 21 2
34 5 2 1 2
4
Secretaria do projeto Outras Secretarias Cargo Comissionado Consultores
MESMA EQUIPE DESDE A PREPARAÇÃO DO PROJETO
Sim38%
Não62%
NÚMERO DE MUDANÇAS DE COORDENADORES POR MUNICÍPIO
1 2 3 4 5 6
7
23
2
6
10
12
45
12
No de Municípios No mudanças de Coordenadores
DESIGNAÇÃO FORMAL DOS LÍDERES DE PRODUTO
Representantes das áreas técnica, responsáveis pela implementação de um ou mais produtos e pelo alcance da meta
Sim; 11; 52%
Alguns; 1; 5%
Não; 9; 43%
Sim Alguns Não
CAPACITAÇÕES REALIZADAS PELOS MEMBROS DAS UEMs
Normas elaboração de projetos municipais (SEEMP)
Gestão de Projetos
Normas Financeiras da UCP/SEMF
Planejamento, M&A
Normas Financeiras do BID
Políticas de Aquisições do BID
Legislação nacional de Licitação
Gestão para Resultados/Indicadores de Resultados
Gestão da Informação,
Mapeamento/Redesenho de Processos
0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20
18
15
14
12
11
9
8
5
3
1
PRODUTOS DO PNAFM CONTEMPLADOS NO PLANO ESTRATÉGICO DA
SECRETARIA
Sim6; 71%
Não dispõe de plano estratégico
15; 29%
Sim Não dispõe de plano estratégico
INSTRUMENTOS DE M&A DO PROJETO
Reuniões sistemáticas com os Líderes de produto
Relatório de Progresso como instrumento de monitoramento e avaliação
Sistema informatizado para o monitoramento e avaliação dos indicadores do projeto
Relatórios periódicos de execução emitidos pelos Líderes
Acompanhamento in loco
Contatos telefônicos com os líderes de produto e a área financeira da SEF/DF
Planilhas de acompanhamento da execução dos produtos em excell elaboradas pela Coordenadora Geral
Reuniões sistemáticas com a Comissão Especial de Licitações
0 2 4 6 8 10 12 14
13
11
5
3
1
1
1
1
INSTRUMENTOS DE M&A UTILIZADOS PELA UCP/MF
Reuniões da COGEP
Visitas sist. da SEMF aos municípios
Visitas sistemáticas da UEM à SEMF
Sistema Informatizado
Relatório de Monitoramento Trimestral
Contatos telefônicos
Não respondeu
0 2 4 6 8 10 12 14 16
14
9
8
1
3
1
1
INSTRUMENTOS DE EXECUÇÃO E LÍDERES DE PRODUTO
12 Municípios informaram que os Líderes de produtos participam das Reuniões de preparação e revisão do Projeto.
08 Municípios informaram que os Líderes de Produtos conhecem e usam o SEEMP07 Municípios informaram que os Líderes de Produtos apenas fornecem as informações para alimentar o Relatório Semestral de Progresso 05 Municípios informaram que os Líderes de Produtos conhecem e
utilizam o Marco de Resultados do Projeto e seus Indicadores. 05 Municípios informaram que os Líderes de Produtos conhecem e
utilizam o POA – Plano Operativo Anual Para 03 Municípios os Líderes de Produtos não conhecem os
Instrumentos de Execução do projeto
RESPONSABILIDADE PELAS AQUISIÇÕES
Comissão de Licitações da Secretaria do Produto
Comissão Especial de Licitação (CEL) para o projeto
Comissão de Licitações da Secretaria do Projeto
Comissão de Licitações da Prefeitura
0 2 4 6 8 10 12 14 16
1
1
5
14
PRIORIZAÇÃO DOS CERTAMES LICITATÓRIOS
Com indicação (tipo Selo Verde, Urgente, Profisco) de que trata-se de recursos do PNAFM
Articulação pessoal da UEM com a Comissão de Licitação
0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20
2
19
INSTÂNCIAS DE REVISÃO PRÉVIA À PUBLICAÇÃO DO ANÚNCIO DE LICITAÇÃO/SELEÇÃO
Araçatu
ba
Forta
leza
Indaial
Campo Grande
Rio de Janeiro
Jacare
í
Biguaçu
Itapetininga
São Jo
sé
Floria
nópolisIgu
atu
Pomerode
São Paulo
Gravatá
Brasília
Barra M
ansa
Mossoró
Rio do Sul
São Bernard
o do Campo
Mesquita
Corupá0
0.10.20.30.40.50.60.70.80.9
1
Área técnica Área de Controle Interno Procuradoria do MunicípioSecretaria de ADM Assessoria Jurídica da Secretaria CAIXACECON
TEMPO MÉDIO (EM DIAS) DO TDR A ADJUDICAÇÃO
Barra MansaSão Bernardo do Campo
São PauloFlorianópolis
JacareíAraçatuba
IndaialPomerode
BiguaçuMossoróFortaleza
Rio de JaneiroCampo Grande
São JoséRio do Sul
ItapetiningaMesquita
GrvatáIguatu
Corupá
0 50 100 150 200 250
TDR ANÚNCIO JULGAMENTO ADJUDICAÇÃO
Observa-se que a maior quantidade de tempo gasto no processo é para elaboração do TDR E PUBLICAÇÃO DO ANÚNCIO
ESTIMATIVA DE PREÇO
0
5
10
15
20
25
SISTEMAS ELETRÔNICOS UTILIZADOS
Não utiliza Comprasnet do Governo
Federal
Banco do Brasil
Próprio Caixa Econômica
Pregão Presencial
WBC - PARADIGMA
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10 9
5
32
1 1 1
DIFICULDADES NOS PROCESSOS DE AQUISIÇÕES
Tempo de dedicação ao Projeto por parte dos lideres de produto
Conhecimento da equipe na elaboração de TdR
Excesso de instâncias internas de aprovação
Quantidade de Órgãos envolvidos no certame de licitação
Conhecimento das politicas do Banco
Experiência prévia na execução de projetos com organismos internacionais
Comunicação entre as equipes.
Quantidade de servidores da área financeira e da comissão de licitação insuficiente para a demanda de licitações
0 2 4 6 8 10 12 14 16
15
12
9
5
4
3
1
1
INFORMAÇÕES DA EXECUÇÃO FINANCEIRA
Sistema de Geren-ciamento Finan-
ceiro (SIGFIN); 17; 81%
Sistema Financeiro do Município dire-tamente; 4; 19%
DIFICULDADES DA EXECUÇÃO FINANCEIRA
Excesso de procedimentos internos
Integraçao da UEM com outras áreas da Secretaria e Prefeitura
Número insuficiente de pessoas para execução
Conhecimento dos procedimentos da CAIXA e da UCP/SEMF
Não automação dos processos
Acompanhamento da tramitação das Solicitações de Desembolso
Apresentar as Demonstrações Financeiras anuais do Projeto
Apresentar Justificativas de Gastos para prestar contas dos investimentos realizados
Nenhuma
Procedimentos internos da área financeira não sistematizados
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9
8
7
7
6
5
4
4
2
2
1
AUDITORIA DO PROJETO
CGU16; 76%
TCE acreditado pelo BID
4; 19%
Auditoria independente 1; 5%
CGU TCE acreditado pelo BIDAuditoria independente
02468
10 9
42
1 1 1 1 1 1
COMUNICAÇÃO E TRANSPARÊNCIA Divulgação dos Resultados
DIFICULDADES NA RELAÇÃO COM A UCP (SE/MF e CAIXA)
Quantidade de reuniões /visitas de supervisão
Instrumentos e procedimentos para elaboração dos projetos
Tempo de resposta às consultas e/ou não objeção
Promoção de capacitações
Instrumentos e procedimentos para prestação de contas
Autonomia dos municípios
Análise dos documentos enviados pela UEM ( CAIXA).
0 1 2 3 4 5 6
5
4
4
3
2
1
1
COMPARAÇÃO DAS COMPETÊNCIAS
ORIENTA
ÇÃO PARA RESULTA
DOS
CAPACIDADE DE D
ECISÃ
O
Coorden
ação de e
quipe
Comunicação
Planeja
mento e O
rganiza
ção
Persuasã
o
Aliança
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%53% 54% 52% 51%
47% 49% 51%
17% 18% 16% 17% 17%21%
11%
2% 0% 2% 3% 3% 2% 3%
Ana Lúcia DezoltEspecialista Sênior em Gestão Fiscal e Municipal
BID – Banco Interamericano de DesenvolvimentoS.E.N. Quadra 802 Conjunto F lote 39CEP: 70.800-400Brasil - Brasília – DF
Telefone:(61) 3317- 4278
E-Mail – anapa@iadb.orgHome Page - http://www.iadb.org
BANCO INTERAMERICANO DE DESENVOLVIMENTOREPRESENTAÇÃO NO BRASIL
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