02 ghid al solicitantului
Post on 19-Jan-2016
39 Views
Preview:
DESCRIPTION
TRANSCRIPT
0
CENTRUL DE PROIECTE CULTURALE AL MUNICIPIULUI
BUCUREȘTI – ARCUB -
PROGRAM CULTURAL BUCUREȘTI 555
GHID AL SOLICITANTULUI 2014
1
CUPRINS:
1.DISPOZIȚII GENERALE
1.1.Scopul prezentului Ghid al solicitantului
1.2.Termenii de referință
1.3. Prezentarea Programului
1.3.1.Obiectivele Programului
1.3.2.Domeniile culturale de aplicație
1.3.3. Bugetul total alocat şi valoarea maximă a finanţării
1.3.4. Durata proiectelor/acțiunilor culturale
1.3.5. Calendarul Programului
1.4.Principii de atribuire
1.5.Informare publică și transparență decizională
2. PROCEDURA DE SOLICITARE A FINANȚĂRII NERAMBURSABILE
2.1. Prevederi generale
2.2. Criterii de eligibilitate privind solicitanţii
2.3. Criterii de eligibilitate referitoare la propunerile de proiecte și acțiuni culturale
2.4. Conținutul și modalitatea de transmitere a dosarului de aplicație
2.4.1.Conținutul dosarului de aplicație
2.4.2.Transmiterea dosarului de aplicație
3. SELECTAREA ŞI EVALUAREA PROPUNERILOR DE PROIECT
3.1. Etape de selecție și evaluare a ofertelor culturale
3.2. Criterii de selecţie privind conformitatea respectiv eligibilitatea administrativă
3.3. Criterii de selecție ale ofertelor culturale
3.4. Grila de evaluare a proiectelor și acțiunilor culturale
4. PROCEDURĂ DE CONTRACTARE ȘI DECONTARE A CHELTUIELILOR
4.1. Prevederi financiare generale aplicabile pe perioada implementării proiectelor/acțiunilor
culturale
4.2 Completarea bugetului și a devizului estimativ
4.3 Contractul de finanțare nerambursabilă
4.4 Tranșe de finanțare
4.5. Procedura de decontare a cheltuielilor
4.6. Procedura de monitorizare și raportare financiară
4.7. Plăți necuvenite
4.8. Obligațiile beneficiarului în perioada de implemntare a proiectului
4.9. Modificarea contractului de finanţare
4.10.Dreptul de proprietate intelectuală
4.11. Parteneriatele din cadrul proiectului/acțiunii culturale
5. REGULI DE IDENTITATE VIZUALĂ
6. LISTA ANEXELOR
2
În conformitate cu prevederile Art. 5 din Regulamentul de Organizare și Funcționare al
Centrului de Proiecte Culturale al Municipiului București – ARCUB, aprobat prin
H.C.G.M.B. nr. 305/2013.
Având în vedere O.G. nr. 51/ 1998 privind înbunătățirea sistemului de finanțare a
programelor, proiectelor și acțiunilor culturale, astfel cum a fost modificată și completată prin
O.G. nr. 2/ 2008, aprobată prin Legea nr. 199/2008.
1.DISPOZIȚII GENERALE
1.1.Scopul prezentului Ghid al solicitantului
Prezentul Ghid al solicitantului stabilește principiile, cadrul general și procedura de atribuire a
contractelor de finanţare nerambursabilă din fonduri publice, având ca obiect procedura de
solicitare a finanțărilor nerambursabile, selectarea și evaluarea propunerilor de proiect,
contractarea și decontarea cheltuielilor în cadrul Programului cultural București 555 ,
finanţate din bugetul propriu al Centrului de Proiecte Culturale al Municipiului Bucureşti -
ARCUB.
Prezentul Ghid al solicitantului nu se aplică pentru stabilirea şi realizarea programelor,
proiectelor şi acțiunilor culturale proprii, iniţiate, organizate și derulate de Centrul de Proiecte
Culturale al Municipiului Bucuresti - ARCUB.
1.2.Termenii de referință
În înțelesul prezentului Ghid al solicitantului, termenii de mai jos au următoarea
semnificație:
acțiune culturală - prezentarea publică a rezultatului unei activități având caracter irepetabil
în timp, în urma căreia rezultă un bun cultural de tip eveniment;
autoritate finanţatoare – autorități ale administrației publice locale, instituții publice cu
personalitate juridică care au ca obiect de activitate și finanțarea de programe, proiecte și
acțiuni culturale, în cazul prezent, Centrul de Proiecte Culturale al Municipiului București -
ARCUB;
beneficiar – solicitantul căruia i se atribuie contractul de finanţare nerambursabilă în urma
aplicării procedurii selecţiei publice de proiecte și acțiuni culturale, devenind responsabil de
producerea/exploatarea bunului cultural;
solicitant - persoană juridică de drept public sau privat, română autorizată, respectiv înființată
în condițiile legii române, după caz, care depune o ofertă culturală;
cerere de finanţare – document completat de către solicitanţi în vederea obţinerii finanţării,
pentru o propunere de proiect;
domeniu – arie de activitate culturală în cadrul căreia trebuie să se înscrie propunerile de
proiect pentru a fi eligibile;
perioada de desfăşurare a proiectului – perioada înscrisă în contractul de finanţare, are ca
început data începerii primei activităţi şi ca sfârşit o dată anterioară depunerii dosarului de
decont (poate începe imediat după semnarea contractului şi poate dura până cel mai târziu
pe 1 noiembrie 2014);
proiect cultural – un set de activităţi nonprofit care se desfăşoară în legătură cu un anumit
obiectiv cultural, pe o perioadă determinată şi într-un loc stabilit, în urma căruia rezultă un
bun cultural;
program cultural - ansamblu de proiecte culturale sau după caz, ansamblu de proiecte si
acțiuni culturale, subsumat unei teme/concepții, realizat pe durata unui exercițiu financiar, în
urma căruia rezultă unul sau mai multe bunuri culturale;
ofertă culturală - propunerea de producere sau exploatare a unui bun cultural, elaborată de
solicitant sub forma unui program, proiect sau acțiune culturală;
3
bun cultural - materializarea unui proiect sau a unei acţiuni culturale, prin care se
urmăreşte, în funcţie de adresabilitate, satisfacerea interesului cultural la nivel local;
categorii de cheltuieli eligibile – categoriile prevăzute în prezentul Ghid al solicitantului,
care pot fi finanţate în cadrul programului de finanțare nerambursabilă;
cheltuieli eligibile – sunt considerate eligibile cheltuielile care reflectă costuri necesare şi
rezonabile, sunt oportune şi justificate, sunt efectuate pe perioada de desfăşurare a
proiectului, sunt legate în mod direct de obiectul contractului de finanţare şi trebuie să fie
prevăzute în formularul de buget, sunt înregistrate în contabilitate (în cazul persoanelor
juridice), identificabile şi verificabile, şi sunt susţinute de acte şi documente, justificative
originale, corespunzătoare;
contract de finanţare nerambursabilă – contract încheiat, în condiţiile legii, între Centrul de
Proiecte Culturale al Municipiului București - ARCUB şi beneficiarul finanţării
nerambursabile, prin care părţile stabilesc condiţiile acordării acesteia;
contribuţie proprie – cheltuielile eligibile presupuse de realizarea proiectului, suportate de
către solicitantul finanţării, din surse proprii sau atrase, în numerar, în procent de minimum 20
% din valoarea finanţării acordate de Centrul de Proiecte Culturale al Municipiului București -
ARCUB;
finanţare nerambursabilă – alocaţie financiară din fonduri publice, în vederea desfăşurării
de către persoane fizice/juridice de drept public sau privat, române, autorizate respectiv
înfiinţate în condiţiile legii, a unor activităţi nonprofit care să contribuie la realizarea unor
proiecte culturale, la nivel local;
fonduri publice – sume alocate din bugetul Centrului de Proiecte Culturale al Municipiului
București - ARCUB ;
valoarea maximă a finanţării – valoarea maximă a contribuţiei Centrului de Proiecte
Culturale al Municipiului București - ARCUB. Aceasta este mai mică decât valoarea totală a
costurilor eligibile ale proiectului;
bugetul proiectului - valoarea totală a costurilor eligibile ale proiectului constituită atât din
finanţarea oferită de Centrul de Proiecte Culturale al Municipiului București - ARCUB cât şi
din alte finanțări asigurate de beneficiar.
1.3.Prezentarea Programului
1.3.1. Obiectivele Programului
Centrul de Proiecte Culturale al Municipiului București – ARCUB este permanent preocupat
să adopte acele strategii culturale care să permită promovarea patrimoniului cultural artistic.
Programul cultural București 555 are ca principal obiectiv promovarea valorilor culturale prin
intermediul proiectelor și acțiunilor culturale, vizând o prezentare activă a diversității
conținuturilor și expresiilor artistice.
Asigurând creatorilor oportunitatea de a-și face cunoscută opera în spațiul Bucureștean,
Programul cultural București 555 va prilejui accesul la cunoasterea valorilor cultural-artistice
autohtone și universale de către publicul bucureștean rezident și în tranzit și crearea unei
percepții corecte asupra potențialului cultural și oferirea unei oportunității de implementare a
unor proiecte și acțiuni inovatoare, integratoare și relevante pentru viața culturală
bucureșteană.
Prin acest program se poate acorda finanțare nerambursabilă pentru exploatarea/ promovarea
bunurilor culturale.
4
1.3.2. Domeniile culturale de aplicație
Domeniile culturale pentru care solicitanții pot depune oferte culturale sunt:
Arte vizuale – expozitii: artă fotografică, arta plastică, sculptură;
Teatru – spectacol, festival;
Muzică – concert, festival;
Dans – spectacol, festival.
1.3.3. Bugetul total alocat şi valoarea maximă a finanţării
Suma disponibilă pentru sesiunea de finanţare nerambursabilă proiecte și acțiuni culturale a
Progamului cultural București 555 este de 3.000.000 lei.
Suma solicitată pentru finanțarea unui proiect sau a unei acțiuni culturale prin acest Program
nu poate depăși 70.000 lei.
Acordarea finanțării nerambursabile este condiționată de existența altor surse de finanțare,
proprii și/sau atrase de beneficiar, care pot fi asigurate în numerar. Contribuția proprie a
solicitantului trebuie să fie de minimum 20% din costul total al proiectului/acțiunii culturale.
Nu pot solicita finanțare nerambursabilă instituțiile finanțate de la bugetul local, respectiv
instituțiile din subordinea Primăriei Municipiului București.
1.3.4. Durata proiectelor/acțiunilor culturale
Finanţarea nerambursabilă a proiectelor și acțiunilor culturale se aprobă pentru activităţile
efectuate în perioada derulării contractului de finanţare, respectiv de la data semnării
contractului de ambele părți până cel tărziu la data de 1 noiembrie 2014.
1.3.5. Calendarul Programului
05.05.2014 – lansarea Programului București 555
05.05.2014 - 04.06.2014 depunerea dosarelor de aplicație (30 zile calendaristice)
05.06.2014 - 11.06.2014 verificarea conformității respectiv eligibilității administrative a
ofertelor culturale (5 zile lucrătoare)
12.06.2014 - publicarea rezultatelor privind conformitatea respectiv eligibilitatea
administrativă (1 zi)
13.06.2014 – 03.07.2014 – selecția și evaluarea ofertelor culturale (15 zile lucrătoare)
04.07.2014 – 07.07.2014 – stabilirea ierarhiei ofertelor culturale (2 zile lucrătoare)
08.07.2014 - publicarea rezultatelor (1 zi)
09.07.2014 – 11.07.2014 - depunerea contestațiilor (3 zile lucrătoare)
14.07.2014 – 16.07.2014 - soluționarea contestațiilor (3 zile lucrătoare)
17.07.2014 - publicarea rezultatelor finale (1 zi)
18.07.2014 – 25.07.2014) perioadă estimată pentru semnarea contractelor de finanțare (6 zile
lucrătoare)
1.4.Principii de atribuire
Principiile care stau la baza atribuirii contractelor de finanțare nerambursabilă sunt:
libera concurentă - asigurarea condițiilor pentru ca orice solicitant să aibă dreptul de a
deveni beneficiar;
transparență - punerea la dispoziția tuturor celor interesați a informațiilor referitoare la
aplicarea procedurii de finanțare nerambursabilă a ofertelor culturale;
diversitate culturală si pluridisciplinaritatea - tratamentul nediscriminatoriu al
solicitanților, reprezentanți ai diferitelor comunități sau domenii culturale, precum și
promovarea diversității bunurilor culturale, a abordărilor multidisciplinare;
5
neretroactivitatea - excluderea posibilitații destinării fondurilor nerambursabile unei
activități a carei executare a fost deja începută sau finalizată la data incheierii
contractului de finanțare;
susținerea debutului - incurajarea inițiativelor persoanelor juridice de drept public ori
privat recent autorizate, respectiv inființate, pentru a desfasura activitati culturale.
1.5.Informare publică și transparență decizională
Procedurile de planificare și executare a plafoanelor de cheltuieli privind finanțările
nerambursabile, desemnarea membrilor comisiei de evaluare și selecție, procedurile de
atribuire a contractelor de finanțare nerambursabilă, contractele de finanțare nerambursabilă
semnate de autoritatea finanțatoare cu beneficiarii, precum și rapoartele de execuție bugetară
privind finanțările nerambursabile, constituie informații de interes public, potrivit dispozițiilor
Legii nr. 544/ 2001 privind liberal acces la informațiile de interes public, cu modificările și
completările ulterioare.
2. PROCEDURA DE SOLICITARE A FINANȚĂRII NERAMBURSABILE
2.1. Prevederi generale
Pot solicita finanțare nerambursabilă persoane fizice autorizate, asociații, fundații precum și
instituții publice de cultură înființate în condițiile legii române, care derulează activități
culturale.
Solicitanții pot depune în cadrul acestei sesiuni de finanțare maxim 3 oferte culturale.
2.2 Criterii de eligibilitate privind solicitanții
Solicitantul eligibil reprezintă entitatea care îndeplinește cumulativ următoarele criterii
enumerate:
Dispun de resurse materiale și personal calificat pentru a derula proiectul cultural
atribuit. În acest sens solicitantul va anexa la cererea de finanţare CV-urile membrilor
echipei de proiect;
Nu sunt în stare de insolvenţă, conform prevederilor legii nr. 273/2006 privind
finanţele publice locale, art. 75, cu modificările şi completările ulterioare sau ale legii
nr. 85/ 2006, privind procedura insolvenţei;
Nu au suferit condamnări definitive din cauza unei conduite profesionale îndreptate
împotriva legii, decizie formulată de o autoritate de judecată ce are forţă de res
judicata (ex. împotriva căreia nu se poate face recurs);
În urma altei proceduri de achiziție sau în urma unei proceduri de acordare a unei
finanțări nerambursabile, au fost gasiți vinovați de încălcare gravă a contractului
datorită nerespectării obligaţiilor contractuale;
Si-au îndeplinit obligatiile cu privire la plata contribuțiilor la asigurările sociale sau
plata taxelor în conformitate cu prevederile legale în vigoare;
Fac dovada capacitații de finanţare (extras de cont, contracte de sponsorizare sau
finanțare, etc.);
Nu au încălcat prevederile unui alt contract de finanțare încheiat cu ARCUB;
Nu sunt finanțați de la bugetul local (Primăria Municipiului București);
Nu desfăşoară activităţi economice în scopul obţinerii de profit din utilizarea
fondurilor primite prin intermediul finanţării.
6
2.3.Criterii de eligibilitate referitoare la propunerile de proiecte și acțiuni culturale:
Răspund unor nevoi culturale bine definite;
Se adresează unui public larg şi au vizibilitate foarte bună în plan cultural, social şi în
media;
Răspund unei nevoi reale şi conduc la realizarea unui obiectiv sau set de obiective
precise;
Au ca obiect producerea sau exploatarea unui bun cultural;
Durata de implementare a proiectului nu depaseste data de 01.11.2014;
Creşte vizibilitatea ARCUB şi a Primăriei Municipiului Bucureşti în calitate de
finanţatori;
Proiectele și acțiunile culturale propuse spre finanțare urmează a se derula exclusiv în
Municipiul București.
2.4. Conținutul și modalitatea de transmitere a dosarului de aplicație
2.4.1Conținutul dosarului de aplicație
Pentru a participa la selecția de oferte, solicitanții trebuie să depună, în termenul prevăzut din
calendarul de finanțare, următoarele documente:
1. Cerere de finanţare nerambursabilă pentru proiecte și acțiuni culturale în original,
(anexa 1);
2. Declarație pe proprie răspundere, ștampilată și semnată în original (anexa 2);
3. Raportul de activitate a solicitantului pe ultimul an; pentru solicitanții care au derulat
activități pe o perioadă mai scurtă de un an, se va depune un raport de activitate
pentru perioada respectivă, în original;
4. CV-urile artiştilor implicaţi în proiect în original;
5. CV-urile persoanelor propuse în echipa de proiect în original;
6. Documentația privind fundamentarea bugetului de cheltuieli al proiectului cultural
propus (oferte din partea prestatorilor de servicii necesare realizării proiectului
cultural, precum și alte asemenea documente);
7. Actul constitutiv, statutul și acte doveditoare ale sediului actual, precum și actele
aditionale, după caz (în cazul instituţiilor publice, actul normativ de înfiinţare), în
copie;
8. Certificat de înregistrare fiscală, în copie;
9. Certificat de atestare fiscală în original sau copie lagalizată;
10. Situațiile financiare anuale la data de 31 decembrie 2013, bilanț contabil sau, în cazul
entităților care organizează contabilitatea în partidă simplă, decizia finală de impunere
în copie;
11. Scrisoarea/scrisorile de intenție a partenerului/ale partenerilor;
12. Alte documente pe care solicitantul le consideră relevante pentru activitatea sa
(extrase/mostre, înregistrări audio/video, materiale scrise, CD-uri, fotografii, dosar de
presă, recenzii, recomandări, scrisori de sprijin, etc).
Atenţie! Cererea de finanţare se completează integral, inclusiv Bugetul de venituri și
cheltuieli (bugetul de cheltuieli completat în detaliu), stampilat și semnat.
Declarația pe proprie răspundere se va completa, semna și ștampila.
Lipsa unor informații solicitate în Cererea de finanțare poate atrage după sine depunctarea
sau chiar eliminarea ofertei culturale de către evaluatori.
Se vor furniza explicit detalii suficiente pentru a asigura claritatea solicitării. Cererea de
finanțare va indica perioada de desfăsurare propriu-zisă a proiectului/acțiunii culturale.
7
Se va marca doar un singur domeniu cultural din cele enumerate în textul anunțului public.
Se vor completa corect datele de identificare ale solicitantului precizând:
numele organizației/instituției și tipul acesteia;
codul unic de înregistrare sau numărul de înregistrare;
codul fiscal;
numele și funcția reprezentantului legal;
numele responsabilului financiar și funcția respectivă;
codul IBAN, numele și funcția coordonatorului de proiect și al
persoanei de contact, precum și datele de contact ale acesteia
(numerele de telefon, fax, adresa de e-mail), menționând (după
caz) adresa sediului social sau a „punctului de lucru”.
Toate documentele în copie vor fi semnate, ștampilate și vor conține mențiunea „conform cu
originalul”.
Notă: În cazul modificării datelor de contact (adresă, număr de telefon, fax, adresă de e-
mail), noile date vor fi transmise Centrului de Proiecte Culturale al Municipiului București –
ARCUB, în cel mult 3 zile de la data intervenirii modificării.
2.4.2.Transmiterea dosarului de aplicație
Documentele solicitate vor fi îndosariate în ordinea menţionată mai sus și introduse într-un
plic netransparent și închis în trei exemplare în format scris și într-un exemplar în format
electronic (pe suport electronic). Plicul poate fi depus la secretariatul Centrului de Proiecte
Culturale al Municipiului București – ARCUB sau prin poștă cu confirmare de primire,
până la data limită indicată în calendarul de finanțare.
Pe plic pe partea exterioră se vor trece, în mod obligatoriu, următoarele menţiuni:
la DESTINATAR: Centrul de Proiecte Culturale al Municipiului București – ARCUB,
strada BATIȘTE, nr. 14, sector 2, cod poștal nr. 020937, casuța postală nr. 52
București, Pentru Programul cultural București 555
Domeniul: ...............................................
la EXPEDITOR– numele şi adresa
Indiferent de modalitatea de transmitere, solicitantul îşi asumă riscurile transmiterii
plicurilor, inclusiv forţa majoră. Plicurile care vor fi depuse la secretariatul Centrului de
Proiecte Culturale al Municipiului București – ARCUB, după termenul limită vor fi
înregistrate cu consemnarea datei şi a orei primirii, după care vor fi returnate
expeditorului, prin poştă, nedeschise.
Nu vor fi înregistrate şi nu vor fi luate în considerare propunerile de proiect transmise prin fax
sau e-mail, în plicuri deschise sau care nu sunt prezentate în conformitate cu prevederile
prezentului Ghid al solicitantului.
Documentele, în format standard (conform anexelor la prezentul Ghid al solicitantului),
trebuie completate integral, prin tehnoredactare computerizată, în limba română şi trebuie să
fie ştampilate și semnate de către reprezentantul legal al solicitantului.
Vor fi respinse propunerile de proiect care sunt:
- scrise de mână;
- completate în altă limbă decât cea menţionată mai sus;
- incomplete (dosarul nu conţine toate documentele obligatorii sau acestea nu sunt
completate integral);
- depuse pe alte formulare decât cele anexate prezentului Ghid al solicitantului;
- cu ştersături sau completări.
8
3. SELECTAREA ŞI EVALUAREA PROPUNERILOR DE PROIECT
3.1. Etape de selecție și evaluare a ofertelor culturale
Procesul de evaluare și selecție cuprinde două etape:
1. Etapa de verificare a conformității respectiv eligibilității administrative.
În această etapă se va verifica dacă propunerile primite îndeplinesc criteriile de conformitate
respectiv eligibilitate.
Verificarea dosarelor de aplicaţie se va face de către secretariatul tehnic formatdin trei
persoane cu experiență în domeniul financiar și o persoană cu experiență juridică desemnate
de directorul Centrului de Proiecte Culturale al Municipiului București – ARCUB.
Propunerile care nu îndeplinesc condiţiile prevăzute în anunțul public și prezentul Ghid al
solicitantului, vor fi respinse şi nu vor trece în etapa de evaluare.
Propunerile de proiecte care întrunesc condiţiile de conformitate și eligibilitate administrativă
vor fi publicate pe site-ul Centrului de Proiecte Culturale al Municipiului București –
ARCUB, conform calendarului de finanțare.
2. Evaluarea şi selecţia ofertelor culturale:
Evaluarea și selecția ofertelor culturale se va face de către comisii formate din 3 membri pe
fiecare domeniu în parte. Comisiile vor evalua și selecta ofertele culturale și vor acorda
punctaje în baza criteriilor de evaluare și selecție. Selecția se va face în funcție de punctajul
obținut. Solicitanții nemulțumiți de punctajul obținut pot depune contestații, urmând ca
aceastea să fie soluționatate de o comisie de soluționare a contestațiilor. Centrul de Proiecte
Culturale al Municipiului București – ARCUB, la finalizarea procedurii de evaluare și
selecție, va publica rezultatele în termenul prevăzut în calendarul de finanțare.
3.2.Criterii de selecție privind conformitatea respectiv eligibilitatea administrativă
Înaintea evaluării propriu-zise, se va verifica dacă propunerile primite sunt complete şi
îndeplinesc următoarele criterii de conformitate:
Solicitantul face parte din categoria de solicitanți eligibili;
Proiectul/acțiunea culturală se derulează în perioada specificată în anunțul public;
Suma solicitată nu depășeste suma specificată în anunțul public;
Există o contribuție proprie de minim 20% din valoarea totală a cheltuielilor estimate;
Cererea de finanțare nerambursabilă este completată în mod corect;
Oferta culturală conține toată documentația solicitată;
Oferta culturală a fost depusă în termen.
3.3. Criteriile de selecţie ale ofertelor culturale sunt următoarele:
Criterii de evaluare a ofertelor culturale Punctaj maxim
acordat
I. Claritatea și originalitatea proiectului/acțiunii culturale 20
II. Relevanță, rezultate si impact 35
III. Capacitatea de implementare 25
IV. Sustenabilitate 10
V. Fezabilitate și relevanță financiară 10
Punctaj maxim 100
3.4. Grila de evaluare a proiectelor și acțiunilor culturale
Procesul de selecție a ofertelor culturale este stipulat în Regulamentul de organizare și
funcționare a comisiilor de selecție și comisiilor de soluționare a contestațiilor din cadrul
Programului cultural București 555.
9
Comisiile care vor evalua și selecta ofertele culturale vor fi numite prin decizie de către
directorul Centrului de Proiecte Culturale al Municipiului București – ARCUB.
Membrii comisiilor acordă punctaje în baza grilei de evaluare de mai jos:
Grila de evaluare
Criterii privind conținutul și calitatea
ofertei culturale
Punctaj
maxim
Punctaj
acordat
Observații
I. Claritatea și originalitatea
proiectului/acțiunii culturale
20
Claritatea mesajului transmis prin
proiectul/acțiunea culturală
5
Caracterul inovator al proiectului/acțiunii
culturale şi/sau originalitatea abordării
15
II. Relevanță, rezultate și impact 35
a) Relevanță: relevanța alegerii activităților în
raport cu obiectivele programului de finanțare
10
b) Relevanță: măsura în care activitățile
planificate conduc la satisfacerea
nevoilor culturale identificate ale grupurilor
țintă
5
c) Rezultate: măsura în care oferta culturală
prevede o evaluare a obiectivelor și a
rezultatelor, descrisă în indicatori cantitativi și
calitativi (SMART: specific-obiectiv ce
vizează rezultate concrete; măsurabil-
monitorizarea progresului atingerii
obiectivelor; abordabil/realizabil- un obiectiv
poate fi atins în funcție de resursele existente,
capacitatea organizației, timpul disponibil
necesar; relevant- realizarea obiectivului
contribuie la impactul vizat de proiect;
încadrat în timp- obiectivul conține o perioada
de timp determinată de realizare)
10
d) Impact: măsura în care este coerentă
alegerea grupurilor țintă și a bunului
cultural în raport cu obiectivele
proiectului/acțiunii culturale
5
e) Impact: măsura în care oferta culturală va
avea vizibilitate și promovare în cadrul unui
public larg sau a unui public specific
5
III. Capacitatea administrativă 25
a) Experiență: măsura în care solicitantul are
experiență demonstrată în managementul de
proiect
5
b) Riscuri: măsura în care solicitantul a
identificat riscurile care pot afecta realizarea
proiectului/activității, cât și căile de prevenire
și/sau diminuare a acestora
5
c) Capacitate: măsura în care solicitantul 5
10
demonstrează capacitate de administrare a
inițiativei
d) Planificare: măsura în care succesiunea
activităților prezentate este logică și cuprinde
toți pașii necesari pentru atingerea rezultatelor
dorite
10
IV. Sustenabilitate 10
a) Perspectivă: măsura în care inițiativa
descrisă în oferta culturală poate fi continuată,
poate fi extinsă și poate constitui un exemplu
de bună practică
5
b) Durabilitate: măsura în care rezultatele
asteptate sunt durabile și contribuie la
cunoașterea valorilor culturale.
5
Punctaj total maxim (conținut) 90
Criteriile economico- financiare
V. Fezabilitate și relevanță financiară 10
a) Buget: măsura în care raportul dintre
cheltuielile estimate și rezultatele asteptate
este realist și în concordanță cu activitățile
planificate
b) Eficiență: măsura în care cheltuielile
propuse reflectă în mod real raportul
valoare/cost (raportul cost/beneficiu și
justificarea cheltuielilor)
5
c) Stabilitate: măsura în care solicitantul are
surse de finanțare suficiente și stabile
(existența altor surse de finanțare)
5
Punctaj total maxim (90+10 = 100) 100
Conform Regulamentului de organizare și funcționare a comisiilor de selecție și
comisiilor de soluționare a contestațiilor privind programul de finanțare nerambursabilă,
fiecare ofertă culturală va fi evaluată de specialisti/experți din domeniile prevăzute la p. 1.3.2,
ei vor acordă punctaje pentru criteriile privind conținutul și calitatea ofertei culturale, și de
un economist care va acorda punctaje pentru criteriile economico-financiare.
Punctajul final al unei propuneri de proiect se obţine prin calcularea mediei aritmetice a
punctajelor acordate de către cei 2(doi) experți plus punctajul economistului, pentru fiecare
ofertă culturală în parte. Numărul maxim de puncte care poate fi obţinut este 100. Pentru a fi
selectată în vederea finanţării, o propunere trebuie să întrunească un punctaj total minim de 70
de puncte. NU toate propunerile de proiect care vor întruni 70 de puncte vor primi finanţare.
Acordarea finanţărilor se va face în ordinea descrescătoare a punctajului obţinut, în funcţie de
bugetul disponibil. Dacă mai multe propuneri de proiect au obţinut acelaşi punctaj, va putea
primi finanţare propunerea de proiect care a obţinut un punctaj mai mare conform criteriului –
Claritatea și originalitatea proiectului/acțiunii culturale. În situaţia egalităţii de puncte şi
la criteriul Claritatea si originalitatea proiectului/acțiunii culturale va putea primi
finanţare propunerea de proiect cu punctajul mai mare acordat criteriului Relevanță,
rezultate si impact.
Lista finanțării ofertelor culturale este aprobată prin decizie de către conducătorul instituției
și va fi publicată pe site-ul Centrului de Proiecte Culturale al Municipiului București –
11
ARCUB. În consecință se va verifica site-ul Centrului de Proiecte Culturale al Municipiului
București – ARCUB în termenul prevăzut din calendar.
4. PROCEDURĂ DE CONTRACTARE ȘI DECONTARE A CHELTUIELILOR
4.1.Prevederi financiare generale aplicabile pe perioada implementării
proiectelor/acțiunilor culturale
Cheltuielile proiectului sunt considerate eligibile dacă sunt îndeplinite următoarele condiţii:
reflectă costuri necesare şi rezonabile pentru realizarea proiectului;
sunt oportune şi justificate;
sunt efectuate pe perioada de desfăşurare a proiectului;
sunt legate în mod direct de obiectul contractului de finanţare şi sunt prevăzute în
formularul de buget;
sunt înregistrate în contabilitate;
sunt identificabile şi verificabile;
sunt susţinute de acte şi documente justificative originale, corespunzătoare.
Atenţie!
Cheltuielile efectuate în cadrul proiectului vor deveni parţial sau în întregime neeligibile în
condiţiile în care obiectivul proiectului nu este îndeplinit.
Cheltuieli care sunt considerate neeligibile:
plăţile către organizaţiile partenere pentru diferite servicii prestate de acestea în
cadrul proiectului;
salariile angajaţilor în baza contractelor de muncă;
depăşirile de buget;
achiziţiile de bunuri care presupun dezvoltarea infrastructurii solicitantului;
pierderile datorate diferenţelor de curs valutar;
taxe, comisioane bancare;
cheltuielile cu tipărirea de cărţi;
acoperirea unor debite ale beneficiarului;
cheltuieli aferente unei activităţi a cărei executare a fost deja începută sau
finalizată la data încheierii contractului de finanţare.
4.2. Completarea bugetului și a devizului estimativ
Bugetul proiectului/acțiunii culturale
Bugetul va reflecta stadiul finanțării proiectului/acțiunii la data depunerii cererii de finanțare.
Se vor include toate sursele, inclusiv contribuția proprie, sponsorizările, finanțările, veniturile
estimate din vânzarea de bilete, etc.
La completarea bugetului de cheltuieli se vor respecta prevederile Art. 4 al Ordonanței
Guvernului nr. 51/1998 privind îmbunătățirea sistemului de finanțare a proiectelor culturale,
cu modificările și completările ulterioare.
Conform legii, sunt eligibile următoarele categorii de cheltuieli:
a) onorarii (drept de autor şi drepturi conexe în temeiul Legii nr. 8/1996);
b) prestării servicii (colaboratori, alte servicii);
c) închirieri de spații și aparatură;
d) cazare;
e) transport intern și internațional;
f) premii;
g) tipărituri;
h) acțiuni promoționale și de publicitate.
12
La completarea bugetului de cheltuieli, solicitantul trebuie să verifice dacă:
unitatea de referință în care este întocmit bugetul este moneda națională (LEI) ;
se înscrie în limitele stabilite de lege pentru categoriile de cheltuieli;
cuprinde numai categoriile de cheltuieli prevăzute la punctul 4.2;
activitățile din cadrul proiectului/acțiunii culturale sunt acoperite cu categoriile de
cheltuieli corespunzătoare;
contribuția solicitantului este evidențiată, pe fiecare categorie de cheltuieli, acolo unde
este cazul (conform prevederilor Art. 2. al O.G. nr. 51/1998).
Categorii de cheltuieli neeligibile în Programul de finanțare
a) achiziționarea de dotări necesare realizării bunurilor culturale;
b) realizarea de studii și cercetări, consultanță de specialitate;
c) cheltuieli cu personalul;
d) cheltuieli de chirie sediu;
e) transport cu taxi;
f) cheltuieli cu întreținerea și reparația mijloacelor fixe;
g) achiziție de terenuri, clădiri;
h) consumabile (papetărie,toner,cartuș imprimantă,markere etc.);
i) achiziții de bunuri care se constituie în obiecte de inventar și mijloace fixe;
j) alte cheltuieli care contravin legislației în vigoare privind finanțările din fondurile
publice.
4.3. Contractul de finanțare nerambursabilă Centrul de Proiecte Culturale al Municipiului București – ArCuB va încheia un contract de
finanțare nerambursabilă cu solicitanții ale căror oferte culturale au fost selectate în vederea
finanțării, cu respectarea prevederilor Ordonanței Guvernului nr. 51/1998 privind
îmbunătățirea sistemului de finanțare a programelor și proiectelor culturale, cu modificările
și completările ulterioare.
Solicitanții vor implementa proiectul/acțiunea culturală așa cum acesta/aceasta a fost
prezentat(ă) în cererea de finanțare. Orice modificare se poate face numai pe baza unei
cereri scrise, cu acordul finanțatorului, Centrului de Proiecte Culturale al Municipiului
București – ARCUB.
În cazul în care s-a aprobat o finanțare nerambursabilă în cuantum mai mic decât cel
solicitat, operatorii culturali au opțiunea de a depune un nou buget rectificat, detaliat, în
original, în limita sumei aprobate.
Contractul de finanțare nerambursabilă va avea două anexe, semnate și stampilate de
către beneficiar la completare:
- Anexa 1: Bugetul de cheltuieli, detaliat, pentru suma aprobată
- Anexa 2: Graficul de finanțare nerambursabilă, pe activități
Centrul de Proiecte Culturale al Municipiului București – ARCUB înpreună cu beneficiarul
finanțării, au obligația de a semna contractul de finanțare nerambursabilă, înainte de
începerea etapei de desfăsurare a proiectului/acțiunii, conform datelor din cererea de
finanțare nerambursabilă.
4.4. Tranșe de finanțare
Finanțarea se acordă în 2 tranșe, conform Anexei 2 a contractului de finanțare. Cuantumul
și eșalonarea tranșelor se fac în baza graficului de finanțare, în funcție de etapele de
realizare, prin raportare la costurile organizatorice și/sau durata și evoluția în timp a
activităților cuprinse în oferta culturală, prevăzute în anexa 2 a contractului de finanțare
nerambursabilă.
13
Prima transă de plată (până la 70% din suma aprobată) se poate acorda la semnarea
contractului de finanțare, în baza unei facturi emisă de beneficiarul finanțării către Centrul
de Proiecte Culturale al Municipiului București – ARCUB.
Factura fiscală va fi întocmită în conformitate cu prevederile Codului Fiscal (Legea nr.
571/2003)
Următoarea tranșă se acordă numai după ce beneficiarul finanțării nerambursabile a
prezentat decontul total (documente justificative pe total sumă prevăzută în contractul de
finanțare nerambursabilă) însoțit de factură, raport de activitate narativ, raport financiar,
dosar de presă, materiale de promovare, etc.
Finanțatorul va efectua plata catre beneficiar prin virament bancar din bugetul Centrului de
Proiecte Culturale al Municipiului București – ARCUB.
Pe factura emisă de beneficiar către Centrul de Proiecte Culturale al Municipiului București
– ARCUB se va trece numele programului de finanțare, denumirea proiectului, numărul
contractului de finanțare și tranșa pentru care a fost emisă.
Datele de pe factură vor fi identice cu cele din contractul de finanțare nerambursabilă.
4.5.Procedura de decontare a cheltuielilor
Ordinea depunerii documentelor justificative:
- OPIS (semnat și stampilat de către beneficiar) ;
- Factură emisă de beneficiarul finanțării (pe total sumă sau pentru tranșa a doua,după
caz );
- Raportul narativ (Anexa 4);
- Raportul financiar (Anexa 5);
- Documente justificative pe capitole de cheltuieli în copii;
- Dosar de presă;
- Materiale de promovare.
Pentru a fi decontată, o cheltuială trebuie să fie eligibilă. Documentul de referinţă pentru
eligibilitatea cheltuielilor este – Formularul de buget.
Urmând structura bugetului, pe categorii şi tipuri de cheltuieli, Raportul financiar trebuie
să fie detaliat, să menţioneze tipul, numărul şi data documentelelor justificative, precum şi
valoarea exactă a cheltuielilor efectuate în lei. Sumele globale nu se acceptă.
Dacă din motive obiective, pe perioada derulării proiectului condiţiile impun modificări în
structura şi valoarea unei cheltuieli, beneficiarul este obligat să informeze finanţatorul în
vederea obţinerii acordului acestuia.
Documentele justificative vor fi prezentate în original și în copie.
Documentele justificative anexate în dosarul de decont depus de către beneficiarii
finanțărilor nerambursabile vor fi depuse în copie xerox lizibilă, semnate și ștampilate
„conform cu originalul”, având menționat titlul proiectului și numărul contractului de
finanțare, respectând ordinea prezentată în prezentul Ghid al solicitantului.
Nerespectarea ordinii documentelor în dosarul de decont poate atrage returnarea
documentației ca urmare a nerespectării condițiilor de întocmire menționate în prezentul
Ghid al solicitantului.
Facturile care vor constitui documente justificative la decont, vor fi emise de
furnizori/prestatori pe numele beneficiarului finanțării nerambursabile.
Centrul de Proiecte Culturale al Municipiului București – ARCUB, pe documentele
originale (facturi), emise de furnizorii sau prestatorii de servicii ai beneficiarului, va aplica
ștampila, care va conține mențiunea „Decontat ARCUB suma…….lei”.
Suma finală totală plătită beneficiarului nu poate în nici o situaţie să depăşească valoarea
finanţării stabilită prin contractul de finanţare nerambursabilă, chiar dacă totalul costurilor
eligibile reale depăşeşte totalul costurilor eligibile estimate.
14
În cazul în care în urma derulării proiectului/acțiunii culturale vor rezulta venituri
care nu vor fi folosite pentru acoperirea anumitor cheltuieli, acestea se vor scădea din
valoarea finanțării proporțional cu contribuția fiecărei părți la realizarea
proiectului/acțiunii culturale.
Valoarea decontată beneficiarului poate fi mai mică decât valoarea prevăzută în contract în
anumite cazuri:
- Cheltuielile efectuate au fost mai mici decât cele estimate, dar fără a influența
activitățile și consistența proiectului;
- Cheltuieli efectuate au fost considerate neeligibile, în urma evaluării raportului
financiar.
Pentru DECONTAREA cheltuielilor, se va verifica respectarea prevederilor legale în
vigoare în ceea ce privește activitățile din cadrul proiectelor/acțiunilor culturale.
Se vor verifica documentele justificative privind operațiunile deja efectuate pe capitole de
cheltuieli.
Documente justificative:
1. ONORARII
Persoane fizice
stat de plată semnat de autori sau documente bancare care să ateste plata;
contracte de drept de autor (se va menționa clar obiectul contractului, denumirea
proiectului, valoarea contractului, modalitatea de plată, termenul de plată, perioada de
valabilitate a contractului);
ordine de plată privind virarea taxelor către stat;
buletin sau C.I.;
declarații (pentru stabilirea contribuțiilor pe care le vor suporta beneficiarii sumei
potrivit Legii nr.571/2003 cu completările și modificările ulterioare);
NIF (număr înregistrare fiscală) în cazul persoanelor fizice străine;
raport activitate (îndeplinirea obiectului contractului).
Persoane juridice
factură;
contracte prestări servicii artistice (se va menționa clar obiectul contractului,
denumirea proiectului, valoarea contractului, modalitatea de plată, termenul de plată,
perioada de valabilitate a contractului);
documente bancare care să ateste plata serviciilor artistice (chitanță sau ordinul de
plată și extrasul de cont);
documente care atestă executarea/prestarea serviciilor artistice;
copie după CUI-ul firmei prestatoare.
Se vor respecta:
Legea 8/ 1996 privind dreptul de autor și drepturile conexe cu modificările și completarile
ulterioare;
Codul Fiscal cu modificările și completarile ulterioare.
15
2. PRESTĂRI SERVICII
a) colaboratorii
stat de plată semnat de colaboratorii sau documente bancare care să ateste plata
acestora;
contracte (se va menționa clar obiectul contractului, denumirea proiectului, valoarea
contractului, modalitatea de plată, termenul de plată, perioada de valabilitate a
contractului);
ordine de plată privind virarea taxelor către stat;
buletin sau C.I.;
declarații (pentru stabilirea contribuțiilor pe care le vor suporta beneficiarii sumei
potrivit Legii nr.571/2003 cu completările și modificările ulterioare);
raport activitate (pentru îndeplinirea activităților conform obiectului contractului,
vizat de beneficiar).
Se vor respecta:
Codul Civil cu modificările și completarile ulterioare;
Codul Fiscal cu modificările și completarile ulterioare.
b) alte servicii (ex. montaj decor, concepție design, tehnoredactare, traducere-
interpretare.)
factură fiscală;
dovada plății (chitanța sau ordinul de plată și extrasul de cont, care să ateste plata
furnizorului/prestatorului);
contract de prestări servicii (se va menționa clar obiectul contractului, denumirea
proiectului, valoarea contractului, modalitatea de plată, termenul de plată, perioada de
valabilitate a contractului);
referat de necesitate;
proces-verbal de recepție a serviciilor, semnat de ambele părți;
documente privind achiziția serviciilor (ex: cereri de oferte, oferte, proces verbal de
adjudecare a ofertei câștigătoare sau document justificativ, după caz);
Se va respecta O.U.G. nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achizitie publica, a
contractelor de concesiune de lucrari publice și a contractelor de concesiune de servicii cu
completările și modificările ulterioare
3.ÎNCHIRIERI DE SPAȚII ȘI APARATURĂ
Exemple: închirieri de spații pentru derularea unor spectacole; aparatură pentru sonorizare;
iluminare; video-proiecție; etc.
factură fiscală;
dovada plății (chitanța sau ordinul de plată și extrasul de cont, care să ateste plata
furnizorului/prestatorului);
contract de închiriere (se va menționa clar obiectul contractului, denumirea
proiectului, valoarea contractului, modalitatea de plată, termenul de plată, perioada de
valabilitate a contractului);
referat de necesitate;
proces-verbal de recepție a produselor sau seviciilor semnat de ambele părți;
documente privind achiziția serviciilor (ex: cereri de oferte, oferte, proces verbal de
adjudecare a ofertei câștigătoare sau document justificativ, după caz);
În cazul închirierii de aparatură se va respecta O.U.G. nr. 34 din 19 aprilie 2006 privind
atribuirea contractelor de achizitie publica, a contractelor de concesiune de lucrari publice și a
contractelor de concesiune de servicii cu completările și modificările ulterioare
16
4. CAZARE
factură fiscală;
dovada plății (chitanța sau ordinul de plată și extrasul de cont, care să ateste plata
furnizorului/prestatorului);
contract de prestări servicii(se va menționa clar obiectul contractului, denumirea
proiectului, valoarea contractului, modalitatea de plată, termenul de plată, perioada de
valabilitate a contractului);
referat de necesitate;
diagrama locurilor de cazare pe perioadele vizate, numărul persoanelor cazate, durata
cazării;
documente privind achiziția serviciilor (ex: cereri de oferte, oferte, proces verbal de
adjudecare a ofertei câștigătoare sau document justificativ, după caz, etc);
Cazarea se va efectua în structuri de primire turistice de 3 stele. În cazul în care cazarea va fi
efectuată în structuri de primire turistice de confort superior celor de 3 stele, se decontează
50% din tariful de cazare perceput.
Se vor respecta:
O.U.G. nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achizitie publica, a contractelor de
concesiune de lucrari publice și a contractelor de concesiune de servicii cu completările și
modificările ulterioare;
H.G. nr. 1860/2006 cu completările și modificările ulterioare.
5. TRANSPORT INTERN ȘI INTERNAȚIONAL
Pentru transportul rutier
a) cu autoturism proprietate personală
tabel centralizator întocmit, semnat și ștampilat de beneficiar, cuprinzând numele și
prenumele persoanelor care au călătorit, ruta, data, km parcurși, sumă;
copii bonuri fiscale privind achiziția de carburant pentru fiecare persoană în parte
pentru a se calcula suma cuvenită pentru transportul efectuat (ex: 100 km. x 7,5 litri
consum/100 km. parcurși x preț litru de benzină sau motorină);
dovada plății (semnătură pe centralizator, chitanța sau ordinul de plată și extras de
cont etc.);
copie după cartea autoturismului.
b) alte autovehicule destinate transportului de persoane sau decoruri
factură fiscală;
dovada plății (chitanța sau ordinul de plată vizat de bancă și extrasul de cont, care să
ateste plata furnizorului/prestatorului);
contract de prestări servicii (se va menționa clar obiectul contractului, denumirea
proiectului, valoarea contractului, modalitatea de plată, termenul de plată, perioada de
valabilitate a contractului);
referat de necesitate;
documente privind achiziția serviciilor (ex: cereri de oferte, oferte, proces verbal de
adjudecare a ofertei câștigătoare sau document justificativ, după caz);
foaie de parcurs;
tabel centralizator întocmit, semnat și ștampilat de beneficiar, cuprinzând numele si
prenumele persoanelor care au călătorit;
Pentru transport feroviar:
tichetele/biletele de călătorie;
tabel centralizator întocmit, semnat și stampilat de beneficiar, cuprinzând numele si
17
prenumele persoanelor care au călătorit, ruta, seria și numărul biletului, data, prețul
biletului;
dovada plății (semnătură pe centralizator, chitanța sau ordinul de plată și extras de
cont).
Pentru transport aerian:
factură fiscală;
dovada plății (chitanța sau ordinul de plată și extrasul de cont, care să ateste plata
furnizorului/prestatorului);
contract de prestări servicii (se va menționa clar obiectul contractului, denumirea
proiectului, valoarea contractului, modalitatea de plată, termenul de plată, perioada de
valabilitate a contractului);
referat de necesitate;
tichetele/biletele de călătorie;
talonul de îmbarcare;
documente privind achiziția serviciilor (ex: cereri de oferte, oferte, proces verbal de
adjudecare a ofertei câștigătoare sau document justificativ, după caz);
tabel centralizator întocmit, semnat și stampilat de beneficiar, cuprinzând numele si
prenumele persoanelor care au călătorit, ruta, seria și numărul biletului, data, prețul
biletului.
Se vor respecta:
O.U.G. nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achizitie publica, a contractelor de
concesiune de lucrari publice și a contractelor de concesiune de servicii cu completările și
modificările ulterioare;
H.G. nr. 1860/2006 cu completările și modificările ulterioare (în cazul transportului intern
cu auto proprietate personală și a transportului feroviar);
H.G. nr. 518/1995 cu completările și modificările ulterioare (în cazul transportului
internațional se va călători la clasa economică).
6. PREMII
stat de plată;
dovada plății (chitanța sau ordinul de plată și extrasul de cont, care să ateste plata
premiantului);
buletin sau C.I.;
dovada plătii impozitului catre stat;
regulament de premiere;
proces-verbal al comisiei de jurizare, semnat de membrii comisiei;
NIF (număr înregistrare fiscală) în cazul persoanelor fizice străine;
certificat de rezidență fiscală (în cazul persoanelor străine).
ATENȚIE : Premiile se acorda EXCLUSIV în bani. Pentru premiile acordate în domeniul
cultural, se calculează şi reţine impozit pentru sume ce depăşesc 600 lei (vezi art. 77 pct. (4)
din Codul fiscal).
7. TIPĂRITURI
Exemple: afise, pliante, cărți postale, brosuri, bannere.
factură fiscală;
dovada plății (chitanța sau ordinul de plată și extrasul de cont, care să ateste plata
furnizorului/prestatorului);
aviz de expediție
18
contract de prestări servicii (se va menționa clar obiectul contractului, denumirea
proiectului, valoarea contractului, modalitatea de plată, termenul de plată, perioada de
valabilitate a contractului);
referat de necesitate;
documente privind achiziția serviciilor (ex: cereri de oferte, oferte, proces verbal de
adjudecare a ofertei câștigătoare sau document justificativ, după caz);
Notă Intrare Recepție (N.I.R.)
Bon Consum
1 exemplar din materialul tipărit;
declarație pe proprie răspundere privind distribuția materialelor tipărite (distribuție cu
titlu gratuit).
Se va respecta O.U.G. nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achizitie publica, a
contractelor de concesiune de lucrari publice și a contractelor de concesiune de servicii cu
completările și modificările ulterioare.
8. ACȚIUNI PROMOȚIONALE ȘI DE PUBLICITATE
Exemple: publicitate în presa scrisă, audiovizuală sau electronică.
factură fiscală;
dovada plății (chitanța sau ordinul de plată și extrasul de cont, care să ateste plata
furnizorului/prestatorului);
contract de prestări servicii (se va menționa clar obiectul contractului, denumirea
proiectului, valoarea contractului, modalitatea de plată, termenul de plată, perioada de
valabilitate a contractului);
referat de necesitate;
documente privind achiziția serviciilor (ex: cereri de oferte, oferte, proces verbal de
adjudecare a ofertei câștigătoare sau document justificativ, după caz).
Se va respecta:
- O.U.G. nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achizitie publica, a contractelor de
concesiune de lucrari publice și a contractelor de concesiune de servicii cu completările și
modificările ulterioare
Atenţie!
Nerespectarea O.U.G. nr. 34/2006 cu completările și modificările ulterioare va determina
stabilirea neeligibilității respectivelor cheltuieli.
În cazul cumpărării directe a unui bun/serviciu/lucrare/ cu o valoare de pâna la 15.000E,
beneficiarul finanțării are obligația de a face dovada prospectării pieței, în concordanță cu
principiul eficacității utilizării fondurilor publice, în acest caz va prezenta un document
justificativ de prezentare comparativă a ofertelor primite de la prestatorii de servicii și decizia
comisiei de adjudecare a ofertei caștigătoare.
Toate contractele încheiate în timpul derulării proiectului cultural, în scopul acestuia, vor
include, obligatoriu titlul proiectului finanțat de Centrul de Proiecte Culturale al Municipiului
București – ARCUB.
Finanțările nerambursabile acordate nu pot fi folosite pentru acoperirea unor debite ale
beneficiarilor, pentru cheltuieli salariale ale persoanelor juridice de drept public beneficiare,
sau pentru activități generatoare de profit.
Nu se acceptă la decont, cheltuieli care au fost acoperite de alt finanțator, în acest sens
beneficiarul va prezenta la decont o declarație din care să reiasă lucrul acesta.
Procedura de decont a cheltuielilor justificate este guvernată de legislația românească,
indiferent de țara de proveniență și modalitățile de plată ale produselor/serviciilor pentru care
19
s-au efectuat cheltuieli. Toate documentele vor fi în limba română. În cazul existenței
contractelor sau altor documente externe, acestea vor fi traduse de către un traducător
autorizat.
Se recomandă finanțarea în întregime a fiecărei categorii de cheltuieli inclusă în bugetul de
venituri și cheltuieli al proiectului/acțiunii culturale, dintr-o singură sursă de finanțare.
Beneficiarul justifică CONTRIBUȚIA PROPRIE în proiect, prin următoarele
documentele financiare:
1. facturi fiscale;
2. contracte încheiate cu furnizorii/prestatorii de servicii;
3. contracte civile;
4. contracte privind cesiunea exclusivă a drepturilor patrimoniale sau de prestație
artistică;
5. extrasul de cont (pentru plățile efectuate prin bancă aferente documentelor de mai
sus);
6. chitanță privind plata furnizorilor/prestatorilor (pentru plățile efectuate în numerar);
7. contracte de sponsorizare (în conținutul acestora se va specifica valoarea
sponsorizării);
8. state de plată care să conțină semnăturile beneficiarilor;
9. etc.
4.6. Procedura de monitorizare și raportare financiară
Beneficiarii finanţării au obligaţia să prezinte Centrului de Proiecte Culturale al Municipiului
București – ARCUB următoarele:
raportul narativ şi raportul financiar depus în termenul stabilit prin contractul de
finanţare;
dovezi de realizare a activităţilor proiectului;
documentele justificative pentru cheltuielile efectuate (un set de documente originale
şi un set de documente în copie, purtând menţiunea ”conform cu originalul”, semnate
şi ştampilate de beneficiar);
dosar de imagine, conținând tipăriturile proiectului/acțiunii, articole apărute în presă,
spoturi publicitare, fotografii pe CD sau alte suporturi digitale etc.
Raportul narativ și raportul financiar, documentele justificative și alte documente
solicitate în prezentul Gid al solicitantului, vor fi întocmite în limba română şi vor fi depuse
la secretariatul Centrului de Proiecte Culturale al Municipiului București – ARCUB sau
transmise prin poștă pe adresa: strada BATIȘTEI nr. 14, sector 2, cod poatal nr. 020932,
casuța postală nr. 52 București, pentru Programul cultural București 555.
Termenul limită pentru depunerea documentației nu trebuie să depăşească termenul de
depunere stipulat în contractul de finanţare.
Evaluarea şi aprobarea raportului narativ
Pentru validarea raportului narativ, beneficiarul are obligaţia să prezinte:
dovezi ale desfăşurării activităţilor, ale obţinerii rezultatelor şi implicit, ale atingerii
obiectivelor stabilite în propunerea de proiect cu detalii privind locul, timpul şi
rezultatele activităţii;
exemplare/mostre ale materialelor publicitare realizate sau dovezi ale realizării şi
distribuirii acestora;
dosar de presă pentru campania de promovare;
dovezile concrete ale desfăşurării activităţilor menţionate mai sus, precum şi orice alte
materiale relevante pentru raportul narativ.
20
Evaluarea şi aprobarea raportului financiar
Pentru validarea raportului financiar beneficiarul va ține cont de următoarele elemente:
va fi întocmit în lei
fiecare cheltuială va fi detaliată
trebuie să reflecte stadiul cheltuielilor ocazionate de realizarea proiectului/acțiunii în
momentul decontului (cu cresterea/scăderea celorlalte surse de finanțare, proprii sau
atrase);
suma solicitată de la finanțator, repectiv Centrul de Proiecte Culturale al Municipiului
București – ARCUB, trebuie să fie identificată în buget și să reprezinte cel mult
procentul stabilit în anunțul public al programului de finanțare;
Atenţie!
Cheltuielile efectuate în cadrul proiectului vor deveni parţial sau în întregime neeligibile
în condiţiile în care obiectivul proiectului nu este îndeplinit.
Perioada necesară Centrului de Proiecte Culturale al Municipiului București – ARCUB pentru
verificarea şi aprobarea raportului narativ și a raportului financiar, pentru stabilirea sumelor ce
urmează a fi decontate va fi de 3-4 săptămâni, deci solicitantul va ţine cont de aceasta în
planificarea activităţilor sale.
Centrul de Proiecte Culturale al Municipiului București – ArCuB îşi rezervă dreptul de a face
verificări atât în perioada derulării contractului de finanţare nerambursabilă, cât şi ulterior
validării raportului narativ şi financiar, dar nu mai târziu de 3 luni de la data validării.
Regimul de gestionare a sumelor finanţate şi controlul financiar se realizează în condiţiile
legii. Auditarea sumelor utilizate se va face de către compartimentele de specialitate.
4.7. Plăţi necuvenite
Suma finală acordată cu titlu de finanţare nerambursabilă se stabileşte în funcţie de raportul
narativ şi de cheltuielile eligibile reale totale ale proiectului, pe baza documentelor
justificative depuse de beneficiar. În consecinţă, în urma evaluării şi aprobării rapoartelor
finale, Centrul de Proiecte Culturale al Municipiului București – ARCUB, ia decizia acordării
integrale/parţiale a finanţării.
Dacă valoarea plăţilor este mai mare decât valoarea totală a finanţării stabilite în urma
evaluării şi aprobării raportului final, beneficiarul va fi obligat la restituirea diferenţei
rezultate.
Nerespectarea de către beneficiar a obligaţiilor asumate prin contractul de finanţare
nerambursabilă atrage obligarea acestuia la restituirea parţială sau integrală a sumelor primite.
În urma verificării documentelor justificative şi a raportului de activitate, Centrul de Proiecte
Culturale al Municipiului București – ARCUB, va recupera de la beneficiar fondurile
utilizate de acesta pentru acoperirea altor cheltuieli decât cele prevăzute în formularul de
buget.
Beneficiarul va restitui sumele reprezentând plăţi necuvenite din finanţarea Centrului de
Proiecte Culturale al Municipiului București – ARCUB, în termenul acordat de finanţator, în
caz contrar, beneficiarul fiind obligat la plata dobânzii legale, calculată la sumele acordate, în
conformitate cu prevederile contractuale, în condiţiile legii.
4.8. Obligațiile beneficiarului în perioada de implementare a proiectului
a) Să notifice Centrul de Proiecte Culturale al Municipiului București – ARCUB cu
privire la orice modificare pe care intenţionează să o aducă informaţiilor cuprinse în
cererea de finanţare, în cel mai scurt timp posibil, pentru aprobarea acesteia de către
Centrul de Proiecte Culturale al Municipiului București – ARCUB, în caz contrar
asumându-şi riscurile nerespectării obligaţiilor contractuale. În cazul unei modificări
survenite din cauze independente de voinţa solicitantului, acesta trebuie să anunţe
21
Centrul de Proiecte Culturale al Municipiului București – ARCUB în cel mai scurt
timp posibil; în această situaţie, Centrul de Proiecte Culturale al Municipiului
București – ARCUB poate decide continuarea sau rezilierea contractului;
b) Să furnizeze Centrului de Proiecte Culturale al Municipiului București – ARCUB în
termenul stabilit, orice informaţie cu privire la derularea proiectului, pe care acesta o
solicită;
c) Să păstreze pentru Centrul de Proiecte Culturale al Municipiului București –
ARCUB câte un exemplar/o mostră din materialele publicitare, de promovare sau de
orice altă natură, realizate - acolo unde nu este posibil (de ex. există un singur
exemplar, ca în cazul banerelor) beneficiarul trebuie să obţină o dovadă
foto/video/audio a realizării acestora;
d) Să documenteze foto/video/audio activităţile/evenimentele proiectului într-un mod
din care să rezulte data şi locul desfăşurării lor, participanţii, publicul, prezenţa logo-
ului de finanţare şi orice alte elemente care au presupus cheltuieli ce urmează să fie
propuse pentru decont şi/sau ar putea contribui la validarea raportului narativ;
e) Să distribuie gratuit materialele de promovare realizate în cadrul proiectului şi să
documenteze modalitatea de distribuire a acestora;
f) Să aplice prevederile O.U.G. nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie
publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de
concesiune de servicii, cu modificările şi completările ulterioare, pentru
achiziţionarea de bunuri şi servicii, şi să prezinte documentația aferentă Centrului de
Proiecte Culturale al Municipiului București – ArCuB.
Nu sunt admise abateri de la procedurile stabilite de acest act normativ.
4.9. Modificarea contractului de finanţare
Modificarea contractului de finanţare se face numai cu acordul părţilor, materializat într-un
act adiţional. În cazul în care beneficiarul nu poate să respecte prevederile contractului de
finanţare nerambursabilă şi/sau ale anexelor sale, acesta va informa Centrul de Proiecte
Culturale al Municipiului București – ARCUB în scris, în legătura cu situaţia intervenită,
oferind totodată şi documentele justificative doveditoare. În baza acestora, Centrul de Proiecte
Culturale al Municipiului București – ARCUB va lua decizia de a aproba sau nu cererea
beneficiarului. Neaprobarea de către Centrul de Proiecte Culturale al Municipiului București –
ARCUB a cererii de modificare poate avea ca efect inclusiv retragerea finanţării pentru
proiectul respectiv, cu obligaţia beneficiarului de a returna sumele plătite deja de Centrul de
Proiecte Culturale al Municipiului București – ARCUB din finanţarea aprobată.
Prin modificarea unilaterală a contractului de finanţare şi/sau a anexelor sale, beneficiarul îşi
asumă riscul nerespectării obligaţiilor sale contractuale, sub sancţiunile prevăzute de acesta.
4.10 Dreptul de proprietate intelectuală rezultat în urma implementării proiectului aparţine
beneficiarului finanţării. Beneficiarul, în calitatea sa de titular al drepturilor de proprietate
intelectuală ce decurg din implementarea proiectului, acordă Centrului de Proiecte Culturale
al Municipiului București – ARCUB dreptul de a folosi în mod gratuit informaţia cuprinsă în
rapoartele proiectului, precum şi rezultatele obţinute.
4.11. PARTENERIATELE din cadrul proiectului/acțiunii culturale
În cazul existenței unor parteneri de proiect, se va menționa rolul acestora în desfășurarea
activităților din cadrul proiectului/acțiunii culturale.
22
Notă: Dovada parteneriatelor enumerate în acest capitol trebuie să se regăsească în
scrisoarea/scrisorile de intenție a partenerului/ale partenerilor, anexată(e) la cererea de
finanțare.
5.REGULI DE IDENTITATE VIZUALĂ
a) Centrul de Proiecte Culturale al Municipiului București – ARCUB, aflat în subordinea
Primăriei Municipiului București, reprezintă autoritatea finanțatoare pentru proiecte și
acțiuni culturale. Prin urmare, atât sigla ARCUB cât și sigla Primăriei Municipiului
București vor fi prezente pe toate produsele de comunicare ale proiectului/acțiunii
finanțate în conformitate cu prevederile cuprinse în prezentul Ghid al solicitantului.
b) Cele două sigle, împreună cu instrucțiunile de dimensionare și poziționare, pot fi
descărcate de pe site-ulCentrului de Proiecte Culturale al Municipiului București –
ArCuB, www.arcub.ro secțiunea Finanțare.
c) Mesajele publicitare în avantajul societăților comerciale sunt permise în materialele
destinate publicului, produse în cadrul proiectelor/acțiunilor culturale finanțate. Se
recomandă păstrarea unui raport al dimensiunii acestora proporțional cu cota de
contribuție a fiecărui cofinanțator, sponsor etc.
Atenţie! În situaţia în care se constată că beneficiarul finanţării nu a respectat prevederile
prezentului Ghid al solicitantului, cu privire la identitatea vizuală, finanțarea nu se mai
acordă
6.LISTA ANEXELOR
Anexele următoare fac parte integrantă din prezentul Ghid al solicitantului.
Anexa 1 – Cerere de finanțare;
Anexa 2 - Declarație pe proprie răspundere a beneficiarului;
Anexa 3 - Contract de finanțare nerambursabilă – cu cele două anexe: (1.Buget de cheltuieli
pentru suma aprobată, 2.Graficul de finanțare nerambursabilă pe activități);
Anexa 4 - Raport narativ;
Anexa 5 - Raport fianaciar.
top related