Документирование управленческой деятельности...
Post on 04-Jan-2016
68 Views
Preview:
DESCRIPTION
TRANSCRIPT
1
Тема 6. Основные правила организации работы с документами
Пшеничная Е.А., ст.преподаватель кафедра Менеджмента институт Права и управления
Документирование управленческой деятельности предприятия
2
Документирование управленческой деятельности предприятия
Тема 6. Основные правила организации работы с документами
6.1. Организация работы с документами
6.2. Работа с входящими документами
6.3. Работа с исходящими документами
6.4. Работа с внутренними документами
6.5. Регистрация документов
6.6.Организация текущего хранения дел
6.7.Подготовка документов к архивному хранению
3
6.1. Организация работы с документами
Организация работы с документами – обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента создания или получения до момента их передачи на архивное хранение или уничтожение).
6. Основные правила организации работы с документами
4
6.1. Организация работы с документами
Основные формы организации работы с документами:
- централизованная;
- децентрализованная;
- смешанная
6. Основные правила организации работы с документами
5
6.1. Организация работы с документами
Централизованная форма предполагает выполнение всех операций с документами в одном структурном подразделении (например, канцелярии или общем отделе).
6. Основные правила организации работы с документами
6
6.1. Организация работы с документами
При децентрализованной форме работы с документами все операции выполняются в структурных подразделениях, которые могут быть территориально разобщены.
6. Основные правила организации работы с документами
7
6.1. Организация работы с документами
Смешанная форма (частично централизованная) работы с документами предполагает разделение операций по обработке документов между структурными подразделениями.
6. Основные правила организации работы с документами
8
6.2. Работа с входящими документами
Этапы работы с входящими документами:
1) доставка и прием документов;2) первичная обработка;3) предварительное рассмотрение, разметка;4) регистрация;
6. Основные правила организации работы с документами
9
6.2. Работа с входящими документами
5) рассмотрение документов руководителем;
6) направление на исполнение;
7) контроль исполнения;
8) прием исполненного документа, его помещение в дело;
9) последующее хранение и работа с документами (до передачи их в архив или на уничтожение).
6. Основные правила организации работы с документами
10
6.3. Работа с исходящими документами
Этапы работы с исходящими документами:1) составление проекта документа
исполнителем;2) проверка правильности оформления и
прием документов от ответственных исполнителей;
3) согласование проекта документа;4) подписание (утверждение) исходящего
документа руководителем;
6. Основные правила организации работы с документами
11
6.3. Работа с исходящими документами
5) регистрация документов;6) подготовка документов к отправке;7) отправление документов;8) помещение контрольных экземпляров
документов в дела;9) последующее хранение и работа с
контрольными экземплярами документов (до передачи их в архив или на уничтожение).
6. Основные правила организации работы с документами
12
6.4. Работа с внутренними документами
Этапы работы с внутренними документами:
1) подготовка предварительного варианта текста документа, его редактирование;
2) согласование уточненного варианта текста, оформление окончательного варианта текста документа;
3) утверждение (подписание) документа;
4) регистрация документа;
6. Основные правила организации работы с документами
13
6.4. Работа с внутренними документами
5) тиражирование документа;
6) передача рабочих экземпляров документа должностным лицам (структурным подразделениям) для использования в практической деятельности;
7) помещение контрольного экземпляра документа в дела;
8) последующее хранение и работа с контрольными экземплярами документов (до передачи их в архив или на уничтожение).
6. Основные правила организации работы с документами
14
6.5. Регистрация документов
Регистрация – запись данных о документе в журнале по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.
6. Основные правила организации работы с документами
15
6.5. Регистрация документов
Цели регистрации:
- учет документов (создание баз данных);
- контроль исполнения документов;
- поиск документов.
6. Основные правила организации работы с документами
16
6.5. Регистрация документов
Процедура регистрации состоит из двух этапов:
1) проставление отметки на документе;2) заполнение регистрационной формы.
Внутренние документы регистрируются отдельно по видам (наименованиям) документов - приказы, протоколы, акты.
6. Основные правила организации работы с документами
17
6.5. Регистрация документов
Индексация документов - присвоение документам регистрационных номеров
(порядковых номеров и условных обозначений) при регистрации.
6. Основные правила организации работы с документами
18
6.5. Регистрация документов
Элементы номеров входящих и исходящих документов:
- индекс отдела (место составления или исполнения документа);
- номер дела по номенклатуре, куда подшивается документ;
- порядковый регистрационный номер.
6. Основные правила организации работы с документами
19
6.5. Регистрация документов
Пример регистрации документа
№ 01-12 / 32,
где 01 – индекс структурного подразделения; 12 – номер дела по номенклатуре, куда будет подшит документ; 32 – порядковый номер документа, полученный при регистрации.
6. Основные правила организации работы с документами
20
6.5. Регистрация документов
Системы регистрации документов:
- централизованная;
- децентрализованная;
- смешанная.
6. Основные правила организации работы с документами
21
6.5. Регистрация документов
Формы регистрации документов:
- традиционная (журнальная, карточная);- электронная
6. Основные правила организации работы с документами
22
6. Основные правила организации работы с документами
Дата поступления
и индекс документа
Корреспондент, дата и индекс поступившего
документа
Краткое содержание
Резолюция или кому
направлен документ
Отметка об исполнении
1 2 3 4 5
6.5. Регистрация документов
Форма журнала регистрации входящих документов
23
6. Основные правила организации работы с документами
Дата поступления и индекс документа
Корреспондент Краткое содержание
Отметка об исполнении
1 2 3 4
6.5. Регистрация документов
Форма журнала регистрации исходящих и внутренних документов
24
6.5. Регистрация документов
Перечень документов,
не подлежащих регистрации:
1) Рекламные проспекты, каталоги;
2) Извещения о заседаниях, собраниях, пригласительные билеты, программы;
3) Бухгалтерские документы (бухгалтерия);
6. Основные правила организации работы с документами
25
6. Основные правила организации работы с документами
6.5. Регистрация документов
4) Сводки, справки, информация, присланная для сведения;
5) Печатные издания (книги, брошюры, журналы, бюллетени) –библиотека;
6) Переписка по мелким административно-хозяйственным вопросам;
7) Арбитражные и исковые документы (юридический отдел);
8) Снабженческая документация (отдел снабжения).
26
6.6. Организация текущего хранения дел
Документальный фонд объединяет всю документацию предприятия:
1) документы текущего управления;2) собранные в справочных целях копии
документов, в т.ч. других организаций, присланные для сведения и исполнения.
6. Основные правила организации работы с документами
27
6.6. Организация текущего хранения дел
3) документы, отобранные для постоянного или длительного хранения, в т.ч. переданные на хранение в государственный архивный фонд;
6. Основные правила организации работы с документами
28
Копии документовДокументы кратковременного
храненияДокументы по
личному составу Научно-техническая,
методическая, творческая
«Экономический архив» фирмы
Архивный фонд
Документальный фонд
Документы постоянного хранения
Составные элементы документального фонда
6. Основные правила организации работы с документами6.6. Организация текущего хранения дел
29
6.6. Организация текущего хранения дел
Дело – совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку.
Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых на предприятии, с указанием сроков их хранения.
6. Основные правила организации работы с документами
30
6.6. Организация текущего хранения дел
Назначение номенклатуры дел:
распределение исполненных документов в дела; систематизация и учет дел; закрепление индексов дел; установление сроков хранения дел.
6. Основные правила организации работы с документами
31
6.6. Организация текущего хранения дел
Виды номенклатуры дел:
типовая; примерная; индивидуальная
6. Основные правила организации работы с документами
32
6.6. Организация текущего хранения дел
В номенклатуру дел включаются все дела предприятия, журналы регистрации, справочные карточки.
Не включаются в номенклатуру научно-технические документы и печатные и периодические издания.
6. Основные правила организации работы с документами
33
6. Основные правила организации работы с документами
34
6.6. Организация текущего хранения дел
Формирование дел – группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
6. Основные правила организации работы с документами
35
6.6. Организация текущего хранения дел
Работа по формированию дел состоит из следующих операций:
• распределение исполненных документов по делам в соответствии с номенклатурой дел;
• расположение документов внутри дела;
• оформление обложки дела.
6. Основные правила организации работы с документами
36
6.6. Организация текущего хранения дел
Признаки группировки документов в дела:
Номинальный; Авторский; Предметно-вопросный; Корреспондентский; Хронологический; Географический.
6. Основные правила организации работы с документами
37
6.6. Организация текущего хранения дел
При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:
1. В дела формируются документы одного календарного года, за исключением: судебных, личных дел, документов выборных органов, которые группируются за период их созыва.
2. Документы разных сроков хранения формируются в разные дела.
3. В дело помещаются документы, работа по которым завершена.
6. Основные правила организации работы с документами
38
6.6. Организация текущего хранения дел
4. Документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями.
5. В дело помещается один экземпляр документа.
6. Каждый документ, помещенный в дело, должен быть правильно оформлен (иметь дату, подпись, отметку об исполнении).
7. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, черновики и рабочие варианты документов.
6. Основные правила организации работы с документами
39
6.6. Организация текущего хранения дел
Перечень документов с указанием сроков хранения – систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения.
6. Основные правила организации работы с документами
40
6.7. Подготовка документов к
архивному хранению
Экспертиза ценности документов – отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.
6. Основные правила организации работы с документами
41
6.7. Подготовка документов к архивному хранению
Задачи экспертизы ценности документов:
1) отбор ценных документов для вечного хранения и отбор документов, имеющих практическое значение, для длительного хранения;
2) выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, черновиков, дублетных документов.
6. Основные правила организации работы с документами
42
Подготовка документов к архивному хранению
Критерии экспертизы ценности документов - система научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов.
Критерии экспертизы ценности документов:• критерии происхождения;• критерии содержания;• критерии внешних особенностей.
Основные правила организации работы с документами
43
6.7. Подготовка документов к архивному хранению
Архивная опись – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, предназначенный для их учета и раскрытия содержания.
6. Основные правила организации работы с документами
44
6. Основные правила организации работы с документами6.7. Подготовка документов к архивному хранению
Образец описи дел постоянного хранения
45
Контрольные вопросы:
1) Укажите последовательность работы с внутренними документами?2) Что включает в себя документальный фонд предприятия?3) Какую информацию содержит номенклатура дел?4) Как осуществляется прием – передача дел в архив?
6. Основные правила организации работы с документами
46
6. Основные правила организации работы с документами
Основная литература:
1. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) – М.: Управление персоналом, 2007 – 528с.
2. Непогода А.В. Делопроизводство организации: Подготовка, оформление и ведение документации. - М.: Омега –Л, 2008. – 480с.
3. Пшеничная Е.А. Документирование управленческой деятельности предприятия: Учебное пособие. - Владивосток: Изд-во ВГУЭС, 2006. – 104с.
4. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления: учебно-практическое пособие. - М: Издательство РДЛ, 2006. – 408с.
47
6. Основные правила организации работы с документами
Дополнительная литература:
1. Басаков М.И. Современное делопроизводство (Документационное обеспечение управления). – Ростов-на-Дону: Феникс, 2008.- 480 с.
2. Клоков И.В. Эффективное делопроизводство. – С-Пб.: Питер, 2008. - 224 с.
3. Новикова М.М. Документационное обеспечение управления. – М.:Ось-89, 2006.
4. Пшенко А.В.Документационное обеспечение управления. Учебное пособие. – М.: Академия, 2008. - 176 с.
top related