إعداد وكتابة التقارير

إعداد وكتابة التقارير

ReportingReporting

موضوعات العرض

التقرير- 6مقدمة- 1 شروطالجيد

التقرير- 2 وقواعد- 7تعريف أسس

التقارير- 3 كتابة التقرير- 8أهمية شكل

التقارير- 4 إعداد- 9هدف خطواتالتقارير

التقارير- 5 نصائح- 10أنواع

مقدمةأي تلعب ونشاط عمل في هاما دورا التقارير

البيانات تبادل بواسطتها يتم حيث ، مؤسسةواإلدارات األقسام مختلف بين والمعلومات

الجهات وبين بينها أو المؤسسة داخل فيمن كوسيلة والتقارير ، األخرى والمؤسساتبين والتكامل التنسيق تحقق االتصال وسائل

المؤسسة . أنشطة

:G G: أوال ماهو ماهو أوالالتقرير؟التقرير؟ :: من " " تقريرتقرير " " كلمة مشتقة األصل في هي

الرأي، أو المسألة ر Kقر بمعنى Mر Kر Mق أى الفعلقه Kحه حقKووض..

التقريرالتقرير : :ReportReport للبيانات كتابى عرضهوأو معين بموضوع الخاصة والحقائق والمعلومات

مع ما مشكلة ، منظم مبسط وبأسلوب ، تحليليا عرضاإليها " . التوصل تم التي واالقتراحات النتائج ذكر

قراءتها وبما أن التقارير تعتبر تتم رسمية مستنداتبالدقة دائما تتصف أن يجب لذلك ، اآلخرين بواسطة

والوضوح . والتركيز

ثانياG: أهمية كتابة التقارير.

لماذا نكتب التقارير؟

The importance of writing reports.The importance of writing reports.Why do we write reportsWhy do we write reports??

حياتنا التقاريرلكتابة في كبيرة أهميةفي تكمن األهمية تلك و العملية،

التالية :األسباب

عملية - 1 في هاما دورا التقارير تؤديبيانات من تتضمنه بما التخطيط

للخطة تفصيلية وبنود ومعلوماتتنفيذها . وآلية الموضوعة

واإلحصائيات - 2 المعلومات لتبادل وسيلةداخل المختلفة واإلدارات األقسام بين

وبين وبينها أو المؤسسة المؤسساتاألخرى المعنية .الجهات

تابـــعفقد - 3 القرار اتخاذ عملية في التقارير تساعد

لوضع مركزا واضحا شامال تقريرا يساعدأقسام إحدى في معينة مشكلة أو معين

من وعاجل سريع قرار اتخاذ في المؤسسةالمسئولين . أحد قبل

والرقابة - 4 المتابعة في التقارير تساعد كماتنفيذها ومدى المختلفة اإلدارات على

للعمل . المنظمة واللوائح للتعليماتما - 5 لجميع والتوثيق للتسجيل وسيلة التقارير

مختلفة مهام من إنجازه تم

أهداف التقارير:

: بهدف تكون قد التقارير كتابة

من -1 القرار اتخاذ على المساعدة. بالمعلومات التزويد خالل

موظفى- 2 بين واالتصال التنسيقالمؤسسة

المؤسسة- 3 ألنشطة المتابعة. المنفذة والمشاريع

4. األداء- وتقييم الرقابة

تابع أهداف التقارير:

الزمة - 5 إدارية معلومات إعطاءللعمل.

مرتبطة - 6 ظاهرة تفسير . العمل بمستقبل

لتحسين - 7 جديدة أفكار عرضالعمل.

بيئة - 8 في محددة مشكلة دراسةالعمل.

المؤسس- 9 أنشطة اتتوثيقوالمشروعات.

G أنواع: ثالثاالتقارير.

Types of reportsTypes of reports

وفقا التقارير تنقسملألتى:-

الزمنية: للفترة [ طبقا [ أوال

الموضوع: [ ثانيا

أنواع التقارير

الموضوع الزمنية الفترة

دورية غير دورية

أسبوعية يومية

سنوية ربع شهرية

سنوية سنوية نصف

تحليلية إنجازات

ومتابعة تقييم إحصائية

إدارية

التقرير إعداد شروط الجيد

ثالثة في الجيد التقرير شروط تلخيص يمكنخصائص :

Clarity الوضوح- 1Accuracyالدقة- 2Objectivityالموضوعية- 3 Concise اإليجاز- 4عرض- 5 فى المنطقى التسلسل

المعلومات Convinced اإلقناع- 5

ClarityClarity الوضوح

أساس هو وسهولته األسلوب وضوحكتابة طريق عن االتصال عملية نجاح

ذهن في التي الفكرة ولتصل ، التقاريرمن : البد قارئه إلى التقرير مقدم

سليم - 1 بشكل اللغوية المفردات اختيارالمصطلحات عن واالبتعاد وصحيح

اللغوية والمفردات المعقدة العلميةالفهم . صعبة

2- ، التقرير وفقرات عبارات ترابطواألفكار الجمل ربط وسائل واستخدام

AccuracyAccuracy الدقة

عند أو التقرير، موضوع عرض فى سواءبه المتعلقة والمعلومات البيانات جمع

المعلومات مصادر على واالعتماد. فيها الموثوق

ObjectivityObjectivity الموضوعية

الحقائق تعنى و عرض عند التحيز عدمالنتائج أو بالموضوع الخاصة

. بشأنه والتوصيات

ConciseConcise االيجاز

المؤسسة - - 11 مدير أو للمسؤول يتسنى ال قدوقد ، كاملة بدقة والتقارير الوثائق قراءة

العناوين ويقرأ كبيرة بسرعة صفحاتها يقلبوذلك األهمية بالغة كانت مهما فقط

األفضل من كان لذا ، الصفحات عدد لكثرةغير هو ما فكل الكتابة في واإليجاز االختصار

المهم قيمة من يقلل وهامشي ضرورياألفكار . من واألساسي

واختيار- 2 لتأكيدها الهامة األفكار على التركيزفمثال التقرير في لعرضها المناسب المكانفي التأكيد إلى تحتاج التي العبارة تكون قد

أن كما ، نهايتها أو مثال الفقرة بدايةالمعبرة الكلمات من أكبر عدد استخدام

تختلف خطوط أو أعرض بخطوط وكتابتهاالتقرير أو النص كلمات باقي سياق عن

وتأكيدها . إبرازها يحقق

ConciseConcise االيجاز

للتقارير- 3 النجاح ضمان أردنا إذاإيصال في الضروري فمن المقدمة

مراعاة المنشود والهدف الرسالةاإللمام على القارئ لمساعدة اإليجاز

. ممكن وقت بأقل بالمحتوياتاأللفاظ- 4 باختصار اإليجاز تحقيق ويمكن

العبارات إلى واللجوء والتعبيراتبالمعنى تخل ال أنها طالما الموجزة

وعدم الفقرات إيجاز كذلك ، المقصودواحدة فكرة تخدم وأن إطالتها

المترابطة . الجمل من بمجموعة

فى المنطقى التسلسلالمعلومات عرض

Logical sequence for presenting information

بشكل • التقرير وعرض ترتيب الضرورى من: خالل من وذلك منظم، منطقى

لألحداث • الزمن الترتيب. بالتقرير الواردة

أمكن • كلما المكانى، الترتيبذلك.

عرض • عند التدرجإلى البسيط من الموضوعات

. G تعقيدا فاألكثر المعقد

ConvincedConvinced االقناع

دون التقرير في كاملة الحقائق ذكر به ويقصدوال القارئ لذهن الملل يتسرب ال حتى تغيير

كاتب يفرق الشأن هذا وفي ، فيه يرد بما يقتنعووجهات واآلراء المطلوبة الحقائق بين التقرير

النظر .ما مراعاة من البد اإلقناع من عالية درجة ولتحقيق

يلي :وترك الشخصية اآلراء تدخل وعدم الموضوعية

التقارير في خاصة نفسها عن تتحدث الحقائقإلى تهدف وال بيانات إعطاء إلى تهدف التي

وتوصيات . مقترحات تقديموالقواعد المفردات واستخدام اللغوية السالمة

ألن وذلك ، ودقيق واضح مترابط بشكل اللغويةبموضوعه تخل التقرير في اللغوية األخطاء كثرة

هامة . أفكار من به يرد وماالتقرير مقدم كان فإذا تكتب بما الكامل االقتناع

الطرف إلى ذلك نقل صعب يكتب بما مقتنعا غيراآلخر .

أسس وقواعد يجب مراعاتهاأسس وقواعد يجب مراعاتها

عند كتابة التقارير عند كتابة التقارير

تساعد. 1 واضحة أهداف إلى تقرير كل يحتاجتقرير ) التقرير وأسلوب المحتوى تحديد في

العمل سير معينة –عن إنجازات عن –تقريرلها حلول واقتراح مشكلة عن )تقرير

وكيف. 2 التقرير هذا قارئ معرفة من البدوالثقافي التعليمي مستواه وما ؟ يفكر

السابقة معرفته ومدى ؟ والوظيفيالمفردات النتقاء وذلك ؟ التقرير بموضوع

المناسبة . والعباراتواضحة. 3 ودالالت مؤشرات التقرير يتضمن أن

تقرير ) مثال كان فإن التقرير موضوع تؤكدفيعزز ما بمشروع الخدمات أداء مستوى عن

سابقة ونتائج مثال النجاح ونسب .)بمعدالت

تابــــعتابــــع

والتوثيق. 4 االقتباس بقواعد االلتزاموالمراجع المصادر إلى واإلشارة

المستخدمة.استخدام. 5 يفضل لألسلوب بالنسبة

، الضرورية المباشرة الكلمات ، الفهم سهلة البسيطة والعبارات

الخطابي األسلوب عن واالبتعادالدقيقة وغير االنفعالية والعباراتيخص فيما اللغة قواعد ومراعاة

وغيرها الربط وأساليب والنقط الفواصل.

تابـــعتابـــع

الموضوع - 6 عرض يفضل للصياغة وبالنسبةمع ، ضرورية غير مقدمات دون مباشر بشكل

في التكرار وتجنب ، الرئيسية األفكار إبرازالجمل تجنب وكذلك ، والكلمات العباراتاألفكار بها تتداخل التي الطويلة والعبارات

فهمها . فيصعب7 .، الضرورية األمور من التقرير بشكل االهتمام

النهائية صورته في إخراجه و ، وتنظيمهشخصية عن يعبر والذي المطلوب بالشكل

بالموضوع اهتمامه ومدى كاتبه

شكل التقريرشكل التقريريلي : ما عادة الحجم كبير الرسمي التقرير يتضمن

على- 1 وتحتوى التقرير عنوان صفحة-: التالية البيانات

التقرير • موضوع أو عنوان

التقرير • معدى أسماء

التقرير • إصدار تاريخ

إليها • الموجه الجهة أو الشخص اسمالتقرير

تابـــعتابـــع2 --: التالية البيانات على وتحتوى التقرير محتويات صفحة

التقرير .• عليها يشتمل التي الموضوعاتوأرقام • البيانية والرسومات بالجداول قائمة

التقرير . في صفحاتها3 --: اآلتى على ويحتوى التقرير من الرئيسى الجزء

• ، المشكلة أو المطروح بالموضوع التعريفالتقرير ) ( . مقدمة فيه البحث من والهدف

والربط • وتحليلها والمعلومات البيانات عرضوالمفاهيم المصطلحات وتوضيح ، بينها

المستخدمة .كالجداول • الالزمة اإليضاح وسائل استخدام

واألشكال التوضيحية والرسوم واإلحصائياتوغيرها .

تابـــعتابـــعالجزء الرئيسى من التقرير ويحتوى •

على اآلتى:-1 - ، المشكلة أو المطروح بالموضوع التعريف

التقرير ) ( . مقدمة فيه البحث من والهدفوالربط -2 وتحليلها والمعلومات البيانات عرض

والمفاهيم المصطلحات وتوضيح ، بينهاالمستخدمة .

كالجداول - 3 الالزمة اإليضاح وسائل استخدامواألشكال التوضيحية والرسوم واإلحصائيات

وغيرها .المقترحات - 4 وتقديم الدراسة نتائج

وقابلة واقعية تكون أن المهم ومن والتوصياتللتطبيق .

تابـــعتابـــعالخالصة أو الخاتمة وتحتوى على •

اآلتى:-

المطروحة للموضوعات شامال ملخصا وتضمجوانبها بمختلف

Referencesالمراجع •

علمية مؤلفات سواء المراجع بأسماء كشفدوريات أو تقارير أو ودراسات بحوث أو

وغيرها .

Appendixesالمالحق •

في ذكرها ورد التي والوثائق المالحق جميع وتضم التقرير

خطوات إعداد التقريرخطوات إعداد التقريروهي التقرير كاتب يتبعها أن يجب خطوات عدة هناك

كاآلتي: وتحليلها -1 وتحديدها بالمشكلة : الشعور

في التقرير كاتب مهارة على الخطوة هذه وتعتمد . التقرير كتابة مراحل أهم من وهي المشكلة تحديد

العام -2 وهيكله التقرير هدف : تحديدالمزايا يحقق العام وهيكله التقرير من الهدف تحديد

التالية:

والمنطقي - 3 المنظم العرض لألفكار.

من المناسب القدر التقرير في جزء كل إعطاءاألخرى . باألجزاء مقارنة] ألهميته [ وفقا االهتماممن لالنتهاء الالزمة والموارد والجهد الوقت تحديد

. التقرير كتابة

تابــــعتابــــعوتحليلها :-4 والمعلومات البيانات تنظيم

تتعلق التي أي التقرير تخدم التي واآلراء الحقائق بها ويقصدمحددة نتائج استخالص إلى وتؤدي مباشرة التقرير بموضوع

: من البد لذاسجالت،. ) … مراسالت، والمعلومات البيانات مصادر تحديد أ

الخ( مقابلة،. ) مالحظة، والمعلومات البيانات جمع طرق تحديد ب

) الخ … استبيان،والمعلومات. البيانات وترتيب تنظيم ج

) أن. ) … على الخ جداول، رسوم، للمعلومات البياني العرض دوتوضيح التعقيد وعدم البساطة العرض أساليب في يراعى

. الرسوم من كبير عدد استخدام تم إذا المعلومات مصادر . خاص ملحق في تكون أن يمكن البيانية

– : واضحة. منطقية تكون أن يجب وتحليلها البيانات تفسير هـمتحيزة .غير

العرض- : 5 طريقة وتحديد التقرير كتابة : الزمني. الجدول وضع أ

خطوة كل من لالنتهاء المناسب الزمن تحديد هنا يتممرحلة مباشرة تليها والتي األخيره الخطوة وهي

الكتابة : التقرير. كتابة ب

: اآلتي فيها ويراعىالتقرير لهدف [ ومحققا [ واضحا العنوان

عناوين وتحت متسلسلة، بصورة المعلومات عرضوفرعية رئيسية

المقدمة والمقترحات إليها التوصل تم التي النتائج بيان

تابــعتابــع

: ج المراجعة. عدة على التقرير كاتب يجيب بها

هل واضح؟ لتقرير هل مثل أسئلةتغطيتها تتم لم ما نقطة هناك

. الخ … المناسبة بالصورة : العرض. طريقة تحديد د

مجموعة على سيعرض التقرير كان إذاطريقة يحدد أن التقرير كاتب فعلى

سيستخدمها التي والمعينات . . العرض    

تابــعتابــع

أفعل وال تفعلالقارئ .• الهتمام مثيرا تقريرك اجعلعالقات • ذات فرعية وأخرى رئيسية عناوين استخدم

مترابطة .ممال .• طويال تقريرك تجعل التحيز .• دون تام بحياد اكتبوالبراهين .• بالحجج تؤيدها أن دون معينة نتيجة إلى تصل الدقيقا .• تقريرك تجعل التي الحقائق كافة عن ابحثمعينة .• نقطة على يركز منها كل فقرات استخدموتصحيحها .• األخطاء مراجعة دون التقرير تطبع الالتقرير .• تقديم قبل المعلومات مصادر من تأكدالخط .• نمط في ونوع واألشكال الخطوط استخدمالمحدد .• الموعد في تقريرك قدمما • اآلخرين ينسى وقد هامة اتصال وسيلة التقرير أن تذكر

موثق . ألنه كتبته ما نسيان يمكنهم ال ولكن قلته

G شكراGشكرا

لyحسن لyحسن

استماعكم استماعكمCFT يسرى حمدى