alcaldÍa municipal de lebrija - alcaldía de lebrija · fotografÍa 29. documentaciÓn apilada...

ALCALDÍA MUNICIPAL DE

LEBRIJA

SECRETARÍA GENERAL

OFICINA DE ARCHIVO Y GESTIÓN

DOCUMENTAL

2017

DIAGNOSTICO INTEGRAL

DE ARCHIVO DE LA ENTIDAD

AMBIENTE, VIDA Y DESARROLLO

2016-2019

Palacio Municipal Calle 11 No. 8-59 Parque Principal, Lebrija – Santander. Tel: 656 71 00 - 656 63 13 www.lebrija-santander.gov.co E-mail: [email protected]

ALCALDÍA MUNICIPAL DE LEBRIJA - SANTANDER

DIAGNOSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS (DA)

Elaborado por: UNIÓN TEMPORAL GESTIÓN DOCUMENTAL ALCALDÍA

DE LEBRIJA 2017 CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES 160-2017

Aprobado por: COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO

2017

http://www.lebrija-santander.gov.co/

mailto:[email protected]




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TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN 1

1. JUSTIFICACIÓN 2

2. OBJETIVO GENERAL 2

2.1. OBJETIVOS ESPECÍFICOS 2

3. COBERTURA 3

4. METODOLOGÍA 3

5. RESULTADOS 4

5.1. MEDICIÓN PUNTUAL EN METROS LINEALES 4

5.2. FECHAS EXTREMAS 7

5.3. DOCUMENTOS PRODUCIDOS POR OFICINAS GESTORAS 13

5.4. ASPECTOS GENERALES 24 5.4.1. Almacenamiento y Seguridad de la Documentación 24 5.4.2. Aspectos Locativos y Ambientales 26

5.5. POLÍTICAS DE CONSERVACIÓN Y ORGANIZACIÓN 43

5.6. ANÁLISIS DE LOS OCHO PROCESOS DEL PROGRAMA DE GESTIÓN 45

6. RECOMENDACIONES CONCLUSIONES 47






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ÍNDICE DE TABLAS

TABLA 1. UBICACIÓN FÍSICA DE LAS INSTALACIONES DE LA ALCALDÍA 3 TABLA 2. MEDICIÓN ARCHIVO DE GESTIÓN ALCALDÍA LEBRIJA 5 TABLA 3. MEDICIÓN ARCHIVO CENTRAL ALCALDÍA LEBRIJA 6 TABLA 4. MEDICIÓN ARCHIVO HISTÓRICO ALCALDÍA LEBRIJA 6 TABLA 5. FECHAS EXTREMAS ENCONTRADAS EN EL ARCHIVO HISTÓRICO 9 TABLA 6. FECHAS EXTREMAS ENCONTRADAS EN EL ARCHIVO CENTRAL 10 TABLA 7. FECHAS EXTREMAS ENCONTRADAS EN LOS CALABOZO DEL ARCHIVO

CENTRAL. 12 TABLA 8. DOCUMENTOS OFICINAS PRODUCTORAS 23 TABLA 9. ANÁLISIS DE LOS OCHO PROCESOS 47 TABLA 10. EVALUACIÓN DE LOS DIFERENTES PROCESOS ARCHIVÍSTICOS 48






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ÍNDICE DE FOTOGRAFÍAS

FOTOGRAFÍA 1. DOCUMENTACIÓN EN SILLAS 24 FOTOGRAFÍA 2. DOCUMENTACIÓN EN ESCRITORIOS 24 FOTOGRAFÍA 3. CAJAS QUE SE CAEN DE LOS ARRUMES EN EL ARCHIVO CENTRAL 25 FOTOGRAFÍA 4. PLANOS EN EL SUELO DEL ARCHIVO CENTRAL 25 FOTOGRAFÍA 5. CARPETAS SUELTAS DENTRO DEL ARCHIVO CENTRAL 25 FOTOGRAFÍA 6. DOCUMENTACIÓN DE GESTIÓN 27 FOTOGRAFÍA 7. INSTRUMENTOS ELECTRÓNICOS DENTRO DEL MOBILIARIO DONDE SE

CUSTODIA LA DOCUMENTACIÓN 27 FOTOGRAFÍA 8. CAJAS APILADAS 28 FOTOGRAFÍA 9. CAJAS ENCIMA DE LOS ESTANTES 28 FOTOGRAFÍA 10. ARCHIVO RODANTE 28 FOTOGRAFÍA 11. UNIDADES DE CONSERVACIÓN 28 FOTOGRAFÍA 12. NO HAY FORMATOS HOMOGÉNEOS DE IDENTIFICACIÓN 29 FOTOGRAFÍA 13. CAJAS Y DOCUMENTACIÓN UBICADA EN EL SUELO 29 FOTOGRAFÍA 14. SOLO SE HAN HABILITADO DOS ESTANTES PARA EL ARCHIVO DE

GESTIÓN DE INFRAESTRUCTURA 29 FOTOGRAFÍA 15. LA SECRETARIA DE INFRAESTRUCTURA NO CUENTA EN SU OFICINA

CON TODA SU DOCUMENTACIÓN DE GESTIÓN 29 FOTOGRAFÍA 16. PROBLEMAS A LA HORA DE IDENTIFICAR Y UBICAR LAS UNIDADES DE

CONSERVACIÓN 30 FOTOGRAFÍA 17. CARECEN DE POLÍTICAS DE ORGANIZACIÓN E IDENTIFICACIÓN DE LA

DOCUMENTACIÓN 30 FOTOGRAFÍA 18. DOCUMENTACIÓN EN PUESTOS DE TRABAJO 30 FOTOGRAFÍA 19. ARRUME DE CAJAS Y UBICACIÓN DE LAS AZ POR ENCIMA DEL ESTANTE

31 FOTOGRAFÍA 20. ARRUME DE AZ Y DOCUMENTACIÓN POR FUERA DE SUS UNIDADES DE

CONSERVACIÓN 31 FOTOGRAFÍA 21. AZ DENTRO DE BOLSAS DE ASEO 31 FOTOGRAFÍA 22. CAJAS Y CARPETAS EN EL BAÑO 31 FOTOGRAFÍA 23. CAJAS SIN IDENTIFICACIÓN 32 FOTOGRAFÍA 24. CAJAS ARRIBA DE LOS ESTANTES 32 FOTOGRAFÍA 25. ESTANTE NO. 3 32 FOTOGRAFÍA 26. NO EXISTE UNA DIRECTRIZ PARA EL USO DE LAS UNIDADES DE

CONSERVACIÓN EN LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN 33 FOTOGRAFÍA 27. DOCUMENTACIÓN SIN IDENTIFICAR 33 FOTOGRAFÍA 28. CAJAS SUELTAS EN EL PASILLO DEL 2DO PISO 33 FOTOGRAFÍA 29. DOCUMENTACIÓN APILADA CONTRA LA PARED 33 FOTOGRAFÍA 30. CAJAS ARRUMADAS Y ABIERTAS 34 FOTOGRAFÍA 31. CAJAS UBICADAS ERRÓNEAMENTE EN LOS ESTANTES 34 FOTOGRAFÍA 32. MATERIAL DE ASEO ENCIMA DE LAS CAJAS 34 FOTOGRAFÍA 33. ESTANTES RODANTES 35 FOTOGRAFÍA 34. MUEBLE DE MADERA 35 FOTOGRAFÍA 35. MUEBLE METÁLICO 35 FOTOGRAFÍA 36. ESCRITORIOS CON SU PROPIO ARCHIVO DE GESTIÓN 36 FOTOGRAFÍA 37. CUATRO ALETAS APILADAS EN LOS ESCRITORIOS 36 FOTOGRAFÍA 38. CAJAS SUELTAS EN LA OFICINA 36 FOTOGRAFÍA 39. CAJAS SUELTAS DEBAJO DE LOS ESCRITORIOS 36 FOTOGRAFÍA 40. ARRUME DE CAJAS 37 FOTOGRAFÍA 41. ARRUME DE CAJAS Y DOCUMENTACIÓN SUELTA 37






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FOTOGRAFÍA 42. UNIDADES DOCUMENTALES JUNTO A MATERIAL DE ASEO 37 FOTOGRAFÍA 43. AZ DENTRO DEL ARCHIVO CENTRAL Y CAJAS EN EL SUELO 38 FOTOGRAFÍA 44. PLANOS EN CANECAS Y NO EN PLANOTECAS 38 FOTOGRAFÍA 45. ESPACIO ENTRE MÓDULOS Y PAREDES CON ALGUNOS ARRUMES DE

CAJAS 38 FOTOGRAFÍA 46. ESPACIO ENTRE MÓDULOS Y DOCUMENTACIÓN DESORDENADA 38 FOTOGRAFÍA 47. ARRUME DE CAJAS EN EL ARCHIVO CENTRAL JUNTO CON MATERIAL DE

ASEO 39 FOTOGRAFÍA 48. LA VENTILACIÓN PARA EL ARCHIVO CENTRAL 39 FOTOGRAFÍA 49. ARRUMES DE CAJAS E ILUMINACIÓN EN EL ARCHIVO CENTRAL 39 FOTOGRAFÍA 50. PLÁSTICO PARA PROTEGER LA DOCUMENTACIÓN DE LA HUMEDAD, Y

BEBIDAS ENCIMA DE LAS UNIDADES DE CONSERVACIÓN 39 FOTOGRAFÍA 51. PAREDES SOPLADAS AL INTERIOR DEL ARCHIVO CENTRAL 40 FOTOGRAFÍA 52. HUMEDAD DENTRO DEL ARCHIVO CENTRAL 40 FOTOGRAFÍA 53. UNIDADES DE CONSERVACIÓN MOJADAS 40 FOTOGRAFÍA 54. DOCUMENTACIÓN AFECTADA POR LA HUMEDAD 40 FOTOGRAFÍA 55. EXTINTOR DE AGUA A PRESIÓN 40 FOTOGRAFÍA 56. DOCUMENTACIÓN JUNTO A MATERIAL METÁLICO OXIDADO 41 FOTOGRAFÍA 57. DOCUMENTACIÓN DE AÑOS RECIENTES EN LOS CALABOZOS 41 FOTOGRAFÍA 58. NO HAY ILUMINACIÓN Y SE ENCUENTRAN DOCUMENTOS SUELTOS 41 FOTOGRAFÍA 59. DOCUMENTACIÓN SUELTA 41 FOTOGRAFÍA 60. NO HAY CRITERIOS HOMOGÉNEOS DE IDENTIFICACIÓN DE LAS

UNIDADES DOCUMENTALES Y HAY DOCUMENTACIÓN SUELTA 42 FOTOGRAFÍA 61. CAJAS ABIERTAS 42 FOTOGRAFÍA 62. ENTRADA AL ARCHIVO HISTÓRICO CON VENTANA DESPROTEGIDA 42 FOTOGRAFÍA 63. UNIDADES DE CONSERVACIÓN EN EL PISO 42 FOTOGRAFÍA 64. VASOS DENTRO DEL ARCHIVO HISTÓRICO 43 FOTOGRAFÍA 65. CAJAS CON ESPACIOS EN BLANCO LO QUE DIFICULTA SU

IDENTIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN 43 FOTOGRAFÍA 66. DOCUMENTACIÓN DETERIORADA 43 FOTOGRAFÍA 67. DOCUMENTACIÓN ROTA EN LOS ARCHIVOS 43 FOTOGRAFÍA 68. DOCUMENTACIÓN DENTRO DEL ARCHIVO HISTÓRICO SIN FOLIACIÓN 44 FOTOGRAFÍA 69. CARPETAS CON DATOS INCOMPLETOS 44 FOTOGRAFÍA 70. CARPETA QUE CARECE DE UNA IDENTIFICACIÓN APROPIADA 44 FOTOGRAFÍA 71. ERRORES DE FOLIACIÓN Y CORRECCIÓN DE FOLIACIÓN 44 FOTOGRAFÍA 72. DOCUMENTOS SIN FOLIACIÓN EN EL ARCHIVO CENTRAL 44 FOTOGRAFÍA 73. FOLIACIÓN ERRÓNEA 44






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INDICE DE GRAFICAS

GRAFICA 1. METROS LINEALES POR OFICINA DE GESTIÓN 5 GRAFICA 2. METROS LINEALES ARCHIVO CENTRAL Y DEPÓSITOS 6 GRAFICA 3. TOTAL METROS LINEALES EN LA ENTIDAD 7 GRAFICA 4. CROQUIS DEL LOCAL DE CUSTODIA DEL ARCHIVO CENTRAL 11 GRAFICA 5. EVALUACIÓN DE ASPECTOS ARCHIVÍSTICOS 49






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Palacio Municipal Calle 11 No. 8-59 Parque Principal, Lebrija – Santander. Tel: 656 71 00 - 656 63 13 Página 1 de 49 www.lebrija-santander.gov.co E-mail: [email protected]

INTRODUCCIÓN

En cumplimiento del Contrato de Prestación de Servicios No 000160 de 2017, suscrito

entre la Alcaldía Municipal de Lebrija y la Unión Temporal Gestión Documental Alcaldía

Lebrija 2017, cuyo objeto es la actualización, formulación y presentación de los

instrumentos archivísticos (tablas de retención documental, programa de gestión

documental, plan institucional de archivos, diagnóstico integral de archivos, sistema

integrado de conservación) en el desarrollo e implementación de la ley 594 del 2000; se

presenta el documento de Diagnóstico Integral del estado actual de los archivos de la

Alcaldía Municipal de Lebrija.

Metodológicamente, el Diagnóstico Integral se realizó bajo los parámetros establecidos

por el Archivo General de la Nación, recolectando la información por observación directa,

registro fotográfico y realizando entrevistas y encuestas a los funcionarios encargados de

la gestión y administración de la documentación, en cada una de las dependencias que

conforman la entidad según el organigrama suministrado, y en la interrelación de los

aspectos particulares que fueron identificados en cada una de ellas.

Posteriormente se realizó la recopilación y análisis de la información obtenida, lo cual

permitió establecer las estrategias y decisiones que en materia de gestión documental y

archivística afrontará la Alcaldía Municipal de Lebrija con el ánimo de proteger los

intereses de la misma y los derechos de los ciudadanos presentes y futuras.






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1. JUSTIFICACIÓN La Alcaldía Municipal de Lebrija es la entidad pública del orden local responsable de

brindar un servicio de calidad eficiente y oportuno a la ciudadanía a través de modelos y

metodologías tecnológicas que permitan optimizar los procesos internos con el fin

satisfacer los requerimientos y necesidades de los ciudadanos del municipio. Todo lo

anterior orientado a garantizar y conservar el orden público del Municipio, ofreciendo un

ambiente de confianza y tranquilidad a los habitantes de la Región.

Por lo tanto, los archivos y las dependencias que hacen parte del objeto de este contrato,

son de suma importancia para el desarrollo de la entidad y sus empleados, para brindar

un servicio de calidad, además de ser fundamentales para garantizar los derechos a la

verdad y al acceso a la información.

En este sentido, el Diagnóstico Integral de los Procesos Archivísticos del Sistema de

Gestión Documental de la Alcaldía Municipal de Lebrija es una herramienta fundamental

para guiar las siguientes fases de intervención de los archivos de la entidad, en

cumplimiento de lo preceptuado en la Ley 594 de 2000 o Ley General de Archivos.

2. OBJETIVO GENERAL

Presentar los resultados del Diagnóstico Integral de los procesos archivísticos y de

conservación de la documentación, perteneciente a la Alcaldía Municipal de Lebrija, para

la correcta formulación de estrategias, acciones preventivas, planes y programas de

gestión documental.

2.1. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Identificar y evaluar el estado actual de la entidad en materia archivística en cumplimiento de las directrices del AGN y demás normas regulatorias.

Presentar las evidencias recolectadas para su análisis e identificación de los riesgos inherentes.

Presentar los resultados de las mediciones del archivo total y depósitos de almacenaje con los que cuenta actualmente la entidad.

Sensibilizar a le entidad acerca de la problemática real que padecen los documentos en relación a su ciclo vital y a las políticas archivísticas implementadas.

Documentar las condiciones de manejo de la documentación y los lugares de depósito donde están almacenadas.






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3. COBERTURA El diagnóstico integral realizado a la Alcaldía Municipal de Lebrija, se realizó a los

archivos de gestión, central e histórico, ubicados en las instalaciones de la entidad de

acuerdo a la siguiente distribución:

Tabla 1. Ubicación Física de las Instalaciones de la Alcaldía

4. METODOLOGÍA El Diagnóstico Integral del archivo de la Alcaldía Municipal de Lebrija, se basó en la

normatividad archivística vigente expedida por el Archivo General de la Nación. Para

realizar el levantamiento de la información de manera ordenada se realizaron visitas

presenciales y entrevistas a cada uno de los funcionarios responsables de los archivos en

las diferentes oficinas diagnosticadas, aplicando el formato de “Entrevista modelo para la

elaboración de Tablas de Retención Documental 2017”.

En el diagnóstico también se realizó el reconocimiento general de las instalaciones físicas

de cada archivo por observación directa y registro fotográfico; medición puntual en metros

lineales (ML) de los Archivos de Gestión, del Archivo Central y del Archivo Histórico. Esta

medición se realizó teniendo en cuenta los lineamientos y directrices establecidos en la

Norma Técnica Colombiana NTC 5029: 2001 Medición de Archivos.

El producto final de la implementación de esta metodología para el diagnóstico del archivo

permitió el análisis comparativo de los resultados consolidados, con el propósito de

establecer unas recomendaciones en Gestión Documental que permitan a la entidad

identificar todos los aspectos críticos que afectan el ciclo vital de los documentos que allí

reposan, también a corto plazo diseñar y articular estrategias para la correcta

administración de los documentos que más adelante se verán plasmadas en los planes y

programas de la Alcaldía Municipal.

COBERTURA

Instalaciones Ubicación Descripción

Alcaldía Municipal de Lebrija

Calle 11 No. 8-59

Sede principal de la entidad donde reposan el archivo central, y diferentes archivos de gestión

Archivo Histórico Alcaldía Municipal de Lebrija

Calle 8 No. 10-17 Piso 1 Puerta 1

Sede del archivo histórico






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5. RESULTADOS ANTECEDENTES HISTÓRICOS Lebrija evolucionó gracias a la institucionalización del municipio dado por el Estado de Santander en 1876, desde entonces ha tenido frecuentes altibajos en su crecimiento y desarrollo. Ha sido importante por sus productos agrícolas, por el comercio del tabaco, la quinina, el café, la caña de azúcar, la piña y los cítricos; por su producción maderera del Cedrito, Cuzamán, Sardinas, La Victoria, El Centenario, El Líbano, La Girona y Marta, la ganadería del Conchal, Vanegas, Chuspas y Provincia, Vega Rica, la Renta y Portugal; y por la producción porcina y avícola de la zona central del municipio. El Tirabuzón le dio la vida en el siglo XIX y la vía carreteable de Bucaramanga al pueblo

en los años 20 y 30 del siglo XX la oxigenó, pero la terminación de la carretera a

Barrancabermeja y la construcción del ferrocarril a Puerto Wilches le acortaron su

respiración. Fue muy importante en las décadas de los 30 y los 40 del siglo XX por su

avance cultural con la Escuela Normal de Varones, las escuelas urbanas, las granjas

campesinas, la Escuela Hogar de Portugal para los Hijos de los Desterrados por el Mal de

Hansen, y la biblioteca municipal. El final del siglo XX y el comienzo del XXI la resucitaron

y su desarrollo de ahora es más importante que el de los años dorados del pasado.

Su población urbana ha crecido aceleradamente (8.854 habitantes) y la rural se conserva

en más de 15.454. El nuevo censo nacional se encargará de confirmar su crecimiento

poblacional. Sus campos son emporios de verduras, de frutales, de pastos, aves y

ganado1.

5.1. MEDICIÓN PUNTUAL EN METROS LINEALES

La medición puntual en metros lineales se realizó conforme a lo estipulado en la Norma

Técnica Colombiana NTC 5029:2001 Medición de Archivos y contempla la documentación

en soporte papel tamaño carta y oficio.

Esta actividad se adelantó identificando volumen documental en archivos de gestión de

las dependencias, el archivo central y el archivo histórico de la Alcaldía Municipal de

Lebrija, en la cual se incluyó la documentación almacenada en archivadores rodantes,

archivadores fijos, muebles de oficina, estantería metálica fija, cajas y documentación sin

unidad de almacenamiento.

Los resultados obtenidos de las diferentes oficinas, se pueden observar en la siguiente

relación:

1 Tomado de la web institucional: http://www.lebrija-santander.gov.co/MiMunicipio/Paginas/Informacion-del-Municipio.aspx






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ARCHIVOS DE GESTIÓN EN METROS LINEALES POR DEPENDENCIA Y DEPÓSITO

Nombre Dependencia / Proceso Abreviado Metros Lineales

Despacho Alcalde Municipal G1 40

Oficina Asesora de Control Interno de Gestión G2 2

Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Territorial y Secretaria de Infraestructura

G3 41,5

Secretaría General G4 19,5

Oficina de Gestión Documental y Archivo G5 1,25

Almacén G6 1

Secretaría de Hacienda G7 37

Cobros Coactivos G8 33

Secretaría de Gobierno y Seguridad Ciudadana G9 22

Inspección de Policía G10 4,5

Comisaría de Familia G11 18,2

Secretaría de Movilidad Tránsito y Transporte G12 21,20

Secretaría de Desarrollo Social y Económico G13 10

Secretaría de Salud y Medio Ambiente G14 20,5

SISBÉN G15 30,5

Ventanilla única G16 0,75

TOTAL 302,9

Tabla 2. Medición Archivo de gestión Alcaldía Lebrija

Grafica 1. Metros Lineales por Oficina de Gestión






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Tabla 3. Medición Archivo Central Alcaldía Lebrija

ARCHIVO HISTÓRICO EN METROS LINEALES

Nombre Dependencia Metros Lineales

Archivo Histórico de la Entidad 110,5

TOTAL 110,5 Tabla 4. Medición Archivo Histórico Alcaldía Lebrija

ARCHIVO CENTRAL EN METROS LINEALES POR DEPÓSITO

Nombre Dependencia Abreviado Metros Lineales

Oficina de Gestión Documental y Archivo C1 490

Calabozo Don Gabriel Vargas C2 15,5

Archivo Central Calabozos (Sec. Planeación) C3 56

TOTAL 561,5

Grafica 2. Metros Lineales Archivo Central y Depósitos






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Abarcando un total de 974,9 Metros Lineales (en adelante ML) entre archivos de gestión

archivo central y archivo histórico, la entidad ha venido acumulando los documentos y

haciendo responsable del traslado de la información a cada una de las oficinas o jefes de

área, durante su funcionamiento todas las oficinas han realizado traslados y consulta de

documentos en el archivo central, hasta llegar a completar el espacio disponible del local

de archivo y actualmente no se pueden realizar más transferencias al mismo. Cabe

destacar que tampoco se realizan transferencias del archivo central al archivo histórico, ya

que éste último también tiene ha ocupado su capacidad de almacenamiento y el estado

de sus estantería y ubicación del local son deplorables y deficientes para la conservación

de la documentación.

5.2. FECHAS EXTREMAS

En la medición realizada el 19 de julio de 2017 al local que custodia el archivo histórico de

la Alcaldía Municipal de Lebrija se identificó documentación ente los años 1947-2003,

correspondiente a la Secretaría de Hacienda, el Despacho del Alcalde, Juzgado,

Personería, Concejo Municipal, Inspección de Policía, Almacén, Contraloría, Inspección

de Tránsito.

En el siguiente cuadro se presenta la distribución de las cajas de archivo relacionando las

oficinas gestoras procedentes y el volumen de la documentación que contienen:

Grafica 3. Total Metros Lineales en la Entidad






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FECHAS EXTREMAS EN EL ARCHIVO HISTÓRICO

UBICACIÓN CAJAS DE ARCHIVO

Total Extensión (metros)

FECHAS EXTREMAS

DEPENDENCIAS

Estante 1 24 6 1947-2003

10 Cajas - Alcaldía 9 Cajas - Sec. Hacienda 2 Cajas - Almacén 1 Caja - Concejo Municipal 1 Caja - Contraloría 1 Caja - Juzgado

Estante 2 24 6 1947-2003

17 Cajas - Alcaldía 2 Cajas - Sec. Hacienda 2 Cajas - Almacén 2 Cajas - Contraloría 1 Caja - Inspección de Policía

Estante 3 24 6 1947-2003

18 Cajas - Alcaldía 3 Cajas - Juzgado 2 Cajas- Almacén 1 Caja - Sec. Hacienda

Estante 4 22 5,5 1947-2003

8 Cajas - Alcaldía 6 Cajas - Inspección de Policía 4 Cajas - Sec. Hacienda 1 Caja - Planeación 1 Caja - Personería 1 Caja - Concejo Municipal 1 Caja - Almacén

Estante 5 24 6 1947-2003

11 Cajas - Alcaldía 7 Cajas - Sec. Hacienda 3 Cajas - Contraloría 2 Cajas - Inspección de Policía 1 Caja - Inspección de Tránsito

Estante 6 23 5,75 1947-2003

16 Cajas - Sec. Hacienda 3 Cajas - Almacén 2 Cajas - Alcaldía 2 Cajas - Inspección de Tránsito 1 Caja - Inspección de Policía 1 Caja - Contraloría

Estante 7 21 5,25 1947-2003

9 Cajas - Sec. Hacienda 5 Cajas - Alcaldía 3 Cajas - Juzgado 2 Cajas - Inspección de Policía 1 Caja - Contraloría 1 Caja - Planeación

Estante 8 18 4,5 1947-2003

8 Cajas - Juzgado 5 Cajas - Alcaldía 4 Cajas - Tesorería 1 Caja - Inspección de Policía

Estante 9 24 6 1947-2003

11 Cajas - Sec. Hacienda 4 Cajas - Alcaldía 4 Cajas - Juzgado 2 Cajas - Personería 2 Cajas - Inspección de Policía 1 Caja - Contraloría

Estante 10 20 5 1947-2003 9 Cajas - Almacén 9 Cajas - Sec. Hacienda 2 Cajas - Alcaldía

Estante 11 24 6 1947-2003

12 Cajas - Inspección de Policía 6 Cajas - Sec. Hacienda 5 Cajas - Alcaldía 1 Caja - Personería

Estante 12 24 6 1947-2003

8 Cajas - Alcaldía 7 Cajas - Inspección de Policía 6 Cajas - Sec. Hacienda 3 Cajas - Juzgado






2016-2019


FECHAS EXTREMAS EN EL ARCHIVO HISTÓRICO

UBICACIÓN CAJAS DE ARCHIVO

Total Extensión (metros)

FECHAS EXTREMAS

DEPENDENCIAS

Estante 13 22 5,5 1947-2003

8 Cajas - Alcaldía 8 Cajas - Inspección de Policía 3 Cajas - Juzgado 1 Caja - Contraloría 1 Caja - Sec. Hacienda 1 Caja - Inspección de Tránsito

Estante 14 17 4,25 1947-2003 8 Cajas - Sec. Hacienda 8 Cajas - Inspección de Policía 1 Caja - Inspección y Planeación

Estante 15 24 6 1947-2003 24 Cajas - Sec. Hacienda

Estante 16 23 5,75 1947-2003 23 Cajas - Sec. Hacienda



Estante 19 25 6,25 1947-2003 25 Cajas - Sec. Hacienda

Estante 20 9 2,25 1947-2003 9 Cajas - Inspección de Policía

Tabla 5. Fechas Extremas encontradas en el Archivo Histórico

En la sede principal de la Alcaldía Municipal, los documentos del archivo central de la

entidad se custodian en el local de archivo adjunto a la Oficina de Gestión Documental, y

en tres antiguos calabozos. En el primero, se identificó documentación en cajas de

archivo y carpetas AZ en su mayoría entre los años 1996-2008, correspondiente al

Despacho del Alcalde (Alcaldía) el cual tiene documentación desde el año 1996 hasta el

2008, seguido de la Secretaría de Hacienda y Secretaría General con documentación

desde el año 2001 al 2015. Algunas cajas con contenido variado contienen

documentación desde 1989 al 1992.

Ilustración 1. Croquis del local de depósito del Archivo Histórico






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FECHAS EXTREMAS EN EL ARCHIVO CENTRAL

UBICACIÓN

UNIDAD DE CONSERVACIÓN

FECHAS EXTREMAS

DEPENDENCIAS Cajas de

Archivo

Carpetas AZ

Suelto (m)

Total extensión (metros)

Estante 1 (Fijo a la pared)

77 4 - 19,57 - Sec. Hacienda Sec. General Varios

Archivo Rodante 1 38 6 0,4 10,38 2010-2015 Sec. General (2013-2015) Sec. Hacienda (2010-2014)

Archivo Rodante 2 40 - - 10 2009-2013 Sec. Hacienda

Archivo Rodante 3 40 - - 10 2009-2011 Sec. Hacienda (Contratos)

Archivo Rodante 4 40 - 0,12 10,12 1989-1992 Sec. Hacienda (Contratos)

Archivo Rodante 5 40 - - 10 1991, 2001-

2006

Sec. Hacienda Alcaldía Educación

Archivo Rodante 6 44 - - 11 1991-1992, 2003-2006

Sec. Hacienda Sec. Salud Alcaldía Inspección de Policía

Archivo Rodante 7 42 - - 10,5 1990-1992, 2003-2006

Sec. Hacienda Alcaldía Inspección de Policía

Archivo Rodante 8 39 - - 9,75 1996-2008 Sec. Hacienda Alcaldía Inspección de Tránsito

Archivo Rodante 9 - 124 - 9,92 2000, 2005-

2010 Sec. Hacienda

Archivo Rodante 10 - 80 - 6,4 2005-2010 Sec. Hacienda



Entre el Archivo Rodante y la Pared

1 2 0,06 0,47

Estante 2 24 - - 6

Estante 3 18 - - 4,5

Estante 4 - 141 2 13,75

Arrume 1 33 - - 8,25 2005-2014 Varios

Arrume 2 14 - - 3,5

Arrume 3 65 - - 16,25 2011-2016 Secretaria de Hacienda

Arrume 4 170 6 - 43 2004-2016 Secretaria de Salud

Arrume 5 139 - - 34,75 2004-2016 Secretaria de Hacienda

Pared Ventana 1 91 - - 22,75 Varios

Pared Ventana 2 (Hasta la Columna)

135 - - 33,75 Sec. Hacienda

Arrume A 101 - - 25,25 Varios

Arrume B 125 - - 31,25 Varios

Arrume C 124 - - 31 Varios

Arrume D 125 - - 31,25 1939-2015

Inspección de Policía Secretaria de Hacienda Secretaria de Salud Secretaria de Gobierno Secretaria de Transporte

Arrume E 124 - - 31 2005-2011

Secretaria de Hacienda Secretaria General Secretaria de Planeación Secretaria de Educación

Tabla 6. Fechas Extremas encontradas en el Archivo Central






2016-2019


Aunque en los tres denominados calabozos se custodia documentación, solo se pudo

verificar el estado de dos pues el tercero no se tiene claro a qué Oficina Gestora está

asignado y ninguna se hizo responsable por la llave del candado que lo mantiene

asegurado. En los dos calabozos mencionados se guarda documentación de la Oficina

Asesora de Planeación correspondiente a los años 2013 hasta el 2015.

FECHAS EXTREMAS EN LOS CALABOZOS

UBICACIÓN

UNIDAD DE CONSERVACIÓN Total

extensión (metros)

FECHAS EXTREMAS Cajas de

Archivo Carpetas

AZ Suelto (m)

Calabozo Don Gabriel Vargas Estante 1

- 20 2,98 4,58


2 31 0,4 3,38


6 7 1,53 3,59


2 - 3,13 3,63

V e n t a n a 1

Grafica 4. Croquis del local de custodia del archivo central






2016-2019


FECHAS EXTREMAS EN LOS CALABOZOS

UBICACIÓN

UNIDAD DE CONSERVACIÓN Total

extensión (metros)

FECHAS EXTREMAS Cajas de

Archivo Carpetas

AZ Suelto (m)

Calabozo 2 Primer Piso Estante 1

27 - - 6,75 2014-2015


20 - - 5 2015


19 - - 4,75 2014


21 - - 5,25 2013-2015

Calabozo 2 Primer Piso Arrume 1

9 - - 2,25 2012

Calabozo 2 Segundo Piso Estante 1

20 - - 5 2013


12 16 - 4,28 2013


24 - - 6 2014


16 17 - 5,36 2014


5 24 - 3,17 2014


59 - 4,72 2011-2015

Calabozo 2 Segundo Piso Arrume 1

12 - - 3 2015

Tabla 7. Fechas Extremas encontradas en los Calabozo del Archivo Central.

Para el caso de los archivos de gestión de las oficinas gestoras, se logró evidenciar que

mantienen documentación desde el año 2015 en adelante, situación que permite la

consulta constante de los funcionarios pero que resultó en gran parte porque no existen

Tablas de Retención Documental que establezcan los tiempos de almacenamiento de los

documentos, y además porque el archivo central no tiene capacidad locativa para seguir

recibiendo transferencias.






2016-2019


5.3. DOCUMENTOS PRODUCIDOS POR OFICINAS GESTORAS

La producción documental encontrada a través del análisis de las entrevistas realizadas a cada proceso es la siguiente:

DOCUMENTOS PRODUCIDOS OFICINAS GESTORAS

Oficina Productora

Documentos Tipologías

Oficina Asesora de

Planeación y Desarrollo Territorial

Licencias Urbanísticas

* Planos Arquitectónicos * Planos Topográficos * Planos Estructurales * Documento Estudio de Suelos * Certificaciones * Fotocopia Cédula Propietario * Fotocopia Certificado de Libertad y Tradición del Predio * Fotocopia Pago Impuesto Predial * Fotocopia Escritura Pública * Formato Único Nacional * Certificación Relación de Vecinos * Certificado Disponibilidad de Servicios * Fotocopia Uso de Suelo * Fotocopia Estratificación * Fotocopia Norma Urbanística * Fotocopia Certificado de Nomenclatura * Minuta de Reglamento de Afectación a Propiedad Horizontal * Fotocopia Tarjeta Profesional de Quién Realiza los Planos * Declaración de Antigüedad de la Construcción * Peritaje Estructural

Conceptos Urbanísticos

* Uso de Suelo * Copia Cédula del Propietario * Certificado de Libertad y Tradición * Fotocopia Pago del Impuesto Predial * Estampilla * Copia contrato de Arrendamiento

Certificado de Estratificación

* Uso de Suelo * Copia Cédula del Propietario * Certificado de Libertad y Tradición * Fotocopia Pago del Impuesto Predial * Estampilla * Copia contrato de Arrendamiento

Certificado Nomenclatura

Planes de Desarrollo * Planes de Acción

Correspondencia Enviada y Recibida

Actas de Comité

Actas de Compromiso

Actas de Seguimiento a Procesos

Actas de Informe de Empalme






2016-2019



Oficina Productora


Oficina Asesora de

Planeación y Desarrollo Territorial

Banco de Proyectos

* Guía Ejecutiva * Conceptos de Viabilidad * Solicitud de Inscripción * Visto Bueno Despacho * Certificación de Plan de Desarrollo * Certificado SSEPI * Certificado de Inscripción * Metodología General Ajustada (MGA)

Actas de Revisión de Proyectos

Informes Mensuales de la Concesión y la Interventoría

Oficios de Alumbrado Público

Normas Urbanísticas

* Copia Uso de Suelo y Estratificación * Certificado Libertad y Tradición * Pago del Impuesto Predial * Copia Escrituras * Estampilla

Secretaria de Salud y Medio

Ambiente

Planilla Epidemiológica

Certificado RUAF -ND (Defunciones)

Informe SuperSalud

Informe Monitoreo Vacunas

Contratos Régimen Subsidiado


Acta Auditorias a IPS

Acta del COVE

Contratación Salud Pública

Plan de Intervenciones Colectivas

Reporte de Novedades del Régimen Subsidiado

Actas de Trabajo con la EPS

Notificaciones

Respuestas Tutelas

Ficha Técnica * Novedades Encuesta SISBEN * Encuesta SISBEN






2016-2019



Oficina Productora


Secretaria de Salud y Medio

Ambiente

Programa Familias en Acción

* Novedades * Verificaciones * Actualización Escolar * Suspendidos * Actos Administrativos * Proceso de Exclusión


Planilla Asistencia Encuentros Pedagógicos

Programa Adulto Mayor

* Nóminas * Novedades * Priorización * Resoluciones de Retiro * Digitalización Fichas * Recibo Formularios de Postulación * Autorizaciones de pagos * Descripción del Proceso

Planilla Recibido Bienestarina

Convocatoria para el Concejo

Actas del Concejo de Política Social

Actas Mesas Técnicas

Certificaciones

Acta de Concejo de Política Social

Actas Ayudas Memóricas

* Adulto Mayor * Discapacidad * Juventud * Mujer

Acta Concejo Municipal de Desarrollo Rural

Actas del Comité de Reparación de Victimas

Acta del Comité de Certificación (Familias en Acción)

Contratos

Formatos de Visitas y Solicitudes, asistencia técnica






2016-2019



Oficina Productora


Despacho Alcalde

Municipal

Actos Administrativos

* Decretos * Resoluciones * Actas de posesión * Acuerdos * Proyectos de Acuerdos

Oficios Internos y Externos

Solicitudes de CDP y RP

Certificaciones de Edictos

Actas de Comité

Secretaría de Hacienda


Traslado Fondos Soporte

Solicitud de CDP

Solicitud de RP

Comprobante de Egreso

*Orden de Pago *Soporte de Pago -Cuenta de Cobro -Factura -Resolución -Acto administrativo *Informe de Supervisión *Informe de Actividades *Acta Recibo Parcial *Seguridad Social *Estampillas Departamentales

Actas del COMFIS

Proyecto de Acuerdo

Acuerdo

Resoluciones Dirección Secretaria de Hacienda

Nota Tesoral

Nota Contable

Nota Bancaria

Comprobante de Ingreso *Consignaciones

Recibo de Caja


Fiscalización de Industria y Comercio

Impuesto Predial *Consignación Impuesto Predial

Boletín Diario de Recaudo Impuesto Predial

Paz y Salvo de Impuesto Predial

Paz y Salvo de Valorización






2016-2019



Oficina Productora



Contratos

*Certificación de Registro en el Banco de Proyectos *Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) *Certificado de Plan Anual de adquisiciones *Requerimiento Contrato de Prestación de Servicios *Solicitud de Certificado de Disponibilidad de Personal *Certificado de Disponibilidad de Personal *Estudios y documentos previos *Invitación a presentar propuesta *Presentación de la propuesta -Propuesta del contratista -Hoja de vida del SIGEP -Hoja de vida personal -Declaración de bienes y rentas para empleados públicos. -Fotocopia Cédula -Fotocopia Tarjeta profesional (cuando aplique) -Fotocopia Tarjeta militar (hombres) -Certificado Contraloría -Certificado Procuraduría -Antecedentes judiciales - Policía Nacional -RUT -Certificados de estudios -Certificados de experiencia -Copia seguridad social -Copia afiliación ARL -Exámenes salud ocupacional *Acta de Evaluación y Verificación de Requisitos *Minuta *Designación de Supervisión *RP *Acta de Inicio *Actas parciales *Acta final *Informe de Actividades *Cuentas de Cobro *Pago de Estampillas *Pago de Seguridad Social *Actas de Conformidad *Comprobante de Egreso

Liquidación Comparendos (Acuerdos de Pago)

* Fotocopia Cédula * Acuerdo de Pago * Historia SIMIT * Recibo de Pago con Fiador * Certificado Laboral del Fiador * Fotocopia Cédula Fiador * Anexos Pensionado ( Últimas mesadas)

Liquidación Comparendos (Cuotas de Pago)

Liquidación Comparendos (Liquidación Total)

Resolución IGAC (Documento recibido)

Resolución Predial

Resoluciones Dirección Secretaria de Hacienda

Disponibilidades *Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) *Registro Presupuestal

Informe SGR

Informe CGR

Informe FUT






2016-2019



Oficina Productora



Informe SIA

Informe Contaduría General de la Nación

Informe Exógena DIAN

Informe Deudores Morosos

Informe Personal y Costos

Conciliaciones Bancarias

Notas de Contabilidad

Balance General

Balance de Pérdidas y Ganancias

Libro Mayor y Balances

Libro Caja Diario

Libro Auxiliares

Declaración Retefuente

Libro Fiscal

Secretaria de Gobierno y Seguridad Ciudadana

Actas de concertación de horarios a establecimientos públicos

Actas de Comités

Comité de Justicia Transicional y Desarme y sus Subcomités técnicos Comité civil de convivencia Comité de desplazados Comité Agencia Nacional de Tierras Comité de trata de personas Comité de conciliadores

Actas de Concejos Concejo de seguridad y orden público Concejo de Protección al consumidor CIDEA

Actas del Comité de convivencia ciudadana

Certificaciones de tarifa del peaje

Certificaciones de empleo

Certificaciones de permanencia

Oficios de procesos sancionatorios

Oficios de respuesta a derechos de petición

Oficios internos






2016-2019



Oficina Productora


Secretaria de Gobierno y Seguridad Ciudadana

Oficios externos

Resoluciones administrativas

Resoluciones de suspensión de establecimientos

Resoluciones de requerimientos de contratación

Requerimientos Guía ejecutiva del contrato Actas de contrato

Inspección de Policía

Autos de querellas policivas

Autos de Procesos Causionatorios

Actas de audiencias

Autos que admiten querella

Autos que rechazan querella

Autos de conciliación

Autos de notificación de inspección

Auto de pruebas

Auto de traslado para alegatos

Auto de sentencia

Cauciones y acuerdos de voluntad

Certificaciones de asistencia a conciliación

Citatorios a audiencias públicas

Denuncia de pérdida de documentos

Informes de empalme de gestión entre dependencias

Notificaciones a Procesos Caucionatorios

Oficios de Procesos Caucionatorios

Oficios de Notificación






2016-2019



Oficina Productora


Actas de audiencias

Comparendos

Notificaciones

Secretaria de Movilidad Tránsito y Transporte

Oficios de Respuesta a Tutelas

Oficios de Respuesta a Derechos de Petición

Oficios de despachos comisorios

Licencias de Conducción

Permisos de movilización

Resoluciones Administrativas

Secretaria General

Actas de conciliación

Certificaciones de tiempo laborado

Certificaciones de contratista

Certificaciones de Bono Pensional (Colpensiones)

Contratos de mínima cuantía

Contratos de subasta

Contratación directa (OPS)

Convenios

Informes de gestión

Informes de rendición de cuentas

Oficios a Procuraduría

Oficios al Consejo

Oficios a los Veedores

Resoluciones de Vacaciones

Resoluciones de Cesantías

Resoluciones de Licencia no remunerada

Resoluciones de Licencia de maternidad






2016-2019



Oficina Productora


Oficina Asesora de

Control Interno de

Gestión

Auditorías internas

Correspondencia recibida

Formato planes de mejoramiento

Informes de Obligatorio cumplimiento

Resoluciones de Licencia de maternidad

Ventanilla Única

Correspondencia enviada

Correspondencia recibida

Planilla de documentación enviada

Planilla de documentación recibida

Planilla de documentación devuelta

Cobros Coactivos

Autos de mandamiento de pago

Conceptos Jurídicos

Notificaciones de liquidación

Notificaciones de embargo

Respuestas a derechos de petición

Respuestas a derechos de petición (Aeropuerto)

Requerimientos

Resolución de exoneración

Resolución de embargo

Resolución de pago de lo no debido

Resolución de devolución

Resolución de exclusión

Comisaría de Familia

Quejas por violencia intrafamiliar

*Soportes de verificación de derechos *Acta de audiencia *Abordajes psicológicos *Fallos

Quejas por maltrato infantil *Soportes de verificación de derechos

Actas de diligencia de entrega y cuidado

Actas de diligencia de filiación extramatrimonial






2016-2019



Oficina Productora


Comisaría de Familia

Actas de alimentos de adulto mayor

Actas del comité de convivencia escolar

Actas del comité interinstitucional consultivo para prevención de violencia sexual

Actas del CIETI (Trabajo infantil)

Actas de la mesa técnica de infancia y adolescencia

Certificaciones de deuda de alimentos

Títulos de depósitos judiciales

Informes a los entes de control (ICBF)

Oficios recibidos

Oficios enviados

Historia de custodia *Soportes de verificación de derechos *Acta de audiencia

Historia de alimentos *Soportes de verificación de derechos *Acta de audiencia

Historia de visita *Soportes de verificación de derechos *Acta de audiencia

Historia de seguimiento a menores

Historia de seguimiento a parejas

Procesos de restablecimiento de derechos

Seguimiento de convivencia escolar

Seguimiento a colegios

Secretaría de Infraestructura

Actas de visita

Actas de Comité de Obra

Actas de cobro

Actas de entrada de suministros

Actas de salida de suministro






2016-2019



Oficina Productora


Secretaría de Infraestructura

Certificaciones de los predios

Citaciones a contratistas

Contratos de Obra Pública

Contratos de Licitación o Subasta

Documentación de convenios Copia del Banco de Proyectos Planos, diseños, presupuestos Certificación de disposición presupuestal Plan de adquisiciones Aviso licitación pública Aviso de convenio Estudios previos Documentos pre pliego Estudios sector Observaciones y respuestas de observaciones Manifiesto de interés Limitación de MYPIMES Documentos del Pliego definitorio Acto de apertura del procesos Acta visita de obra Adendas Observación al pliego Respuesta a observaciones al pliego Acta de audiencia declaración de pliegos y riesgos Acta de la recepción de oferta de contratación Propuestas de los oferentes Comité evaluador Informes de evaluación (Informe técnico, financiero y jurídico) Acta de audiencia de adjudicación Resolución de adjudicación Contrato Designación del supervisor Registro Presupuestal Pólizas Acta de aprobación de pólizas Acta de inicio Acta parcial y anexo Acta de modificaciones y anexo Informe del contratista Cuenta de cobro Estampillas Seguridad Social Informes de Supervisión Comprobantes de egresos Pago del FIC Acta de liquidación

Contratos de OPS

Contratos de Interventorías

Facturas de combustible

Órdenes remisorias

Informes de supervisión

Informes de rendición de cuentas

Informes de actividades

Oficios de recepción de solicitudes

Oficios de respuesta

Tabla 8. Documentos Oficinas Productoras






2016-2019


5.4. ASPECTOS GENERALES Se relacionan a continuación diferentes situaciones que se evidenciaron en los diferentes archivos de la Alcaldía teniendo en cuenta principalmente aspectos como: almacenamiento y seguridad de la documentación, aspectos locativos y ambientales, políticas de conservación y organización

5.4.1. Almacenamiento y Seguridad de la Documentación En la mayoría de los Archivos de Gestión de la Alcaldía se evidencia la falta de seguridad con la documentación que se produce a diario, varios documentos reposan en los escritorios o en el piso en largas columnas, lo que podría provocar que colapsarán las pilas de documentación, con el riesgo de perder el orden de los documentos, ensuciarlos o extraviarlos. Dentro del Archivo Central no se cuentan con políticas de almacenamiento y seguridad normalizadas, se evidenciaron carpetas sueltas, cajas caídas de los arrumes y planos en el suelo, lo que no debería suceder en un lugar donde la documentación debe reposar con total tranquilidad dado su valor documental. Se recomienda establecer un manual de archivo que establezca los lineamientos de organización, almacenamiento, disposición, consulta y preservación de la documentación.

REGISTRO FOTOGRÁFICO ALMACENAMIENTO Y SEGURIDAD DE LA DOCUMENTACIÓN2

2 Se puede visualizar la galería de fotos de cada oficina dentro del anexo digital de este diagnóstico

Fotografía 1. Documentación en sillas

Fotografía 2. Documentación en escritorios






2016-2019


REGISTRO FOTOGRÁFICO ALMACENAMIENTO Y SEGURIDAD DE LA DOCUMENTACIÓN

Fotografía 3. Cajas que se caen de los arrumes en el Archivo Central

Fotografía 4. Planos en el suelo del Archivo Central

Fotografía 5. Carpetas sueltas dentro del Archivo Central






2016-2019


Para gestionar procedimientos de consulta y búsqueda de la documentación la alcaldía no

cuenta con políticas establecidas para el préstamo de documentos a nivel interno

(planillas de préstamo y devolución de documentos) al igual que no posee un software

documental que permita realizar la consulta y búsqueda de documentos de forma digital.

Las políticas de consulta para la documentación del archivo central a nivel interno

establecen que se debe generar un permiso desde el despacho o el secretario de la

oficina consultora para acceder a la documentación, pero el área de gestión documental

carece de formatos para el control de préstamo de documentos. A nivel externo las

personas pueden solicitar los documentos que se encuentran en el archivo central o

histórico mediante una solicitud radicada en la ventanilla única, en muchas ocasiones esta

actividad resulta ser tediosa y ocupa demasiado tiempo dependiendo de las

características del documento, el año, la serie a la que pertenece y otra serie de factores

que dificultan su acceso de forma inmediata.

En la mayoría de las secretarias la documentación se encuentra guardada en cajas y carpetas, pero estás cajas y carpetas no reflejan criterios claros y precisos de identificación/descripción (número, serie, subserie, código, nombre, folios, fechas extremas), ya que no se encuentran debidamente marcadas. Esto sucede por la falta de formatos normalizados y la inexistencia de instrumentos archivísticos (TRD, guías técnicas y PGD) o formatos (FUID) que orienten la identificación de las mismas. Actualmente no se implementan elementos de descripción documental como: manuales, guías, catálogos, índices, hojas de ruta o inventarios para el fácil acceso a la documentación. Cabe resaltar que la alcaldía tiene en funcionamiento la ventanilla única de correspondencia, lo que permite que ciertos oficios y/o correspondencia se puedan ubicar fácilmente; este sistema registra un número de radicado de forma consecutiva al momento de ingresar o salir correspondencia de la alcaldía.

5.4.2. Aspectos Locativos y Ambientales

Archivos de Gestión La mayoría de las secretarias cuentan con estantes metálicos rodantes y fijos o muebles de madera para custodiar la documentación. Sin embargo, en la gran mayoría de oficinas el mobiliario no es suficiente para el almacenamiento de la documentación, ya que el volumen de documentos sobrepasa la capacidad del mobiliario, razón por la que se pueden encontrar arrumes en las oficinas. Este desequilibrio entre el espacio de almacenamiento y la documentación radica en la falta de control de la documentación física producida por cada secretaria y su tiempo de retención en el archivo de gestión, por lo que se recomienda hacer análisis de productividad documental para determinar qué espacio y presupuesto es necesario para almacenar la documentación que se debe encontrar en cada oficina.






2016-2019


Oficina Asesora de Control Interno

La oficina cuenta con un mueble de madera en el que se guardan los documentos, pero también se guardan otros materiales como instrumentos electrónicos lo que no es recomendable, ya que se ubican encima de la documentación y puede deteriorarse, romperse o doblarse. La cantidad de documentación de gestión en papel es muy mínima, pero no hay un orden o criterios archivísticos al momento de guardarla.

REGISTRO FOTOGRÁFICO DE LA OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO

Oficina Asesora de Planeación y Secretaria de Infraestructura

La oficina de Planeación tiene 7 estantes rodantes para su archivo de gestión y gavetas en los escritorios, la mayoría de la documentación se encuentra identificada ya sea en cajas, carpetas o AZ pero se carecen de formatos homogéneos y alguna documentación se encuentra en el suelo de la oficina, debajo de los escritorios o a las afueras de la misma, corriendo el riesgo de perder o extraviar la documentación. Al momento de hacer las entrevistas estaban unificadas la oficina de planeación con la secretaria de Infraestructura, pero posteriormente se dividieron y en la actualidad no se ha enviado toda la documentación de infraestructura a su nuevo espacio.

Fotografía 6. Documentación de gestión

Fotografía 7. Instrumentos electrónicos dentro del mobiliario donde se custodia la documentación






2016-2019


REGISTRO FOTOGRÁFICO DE LA OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SECRETARIA DE INFRAESTRUCTURA

Fotografía 8. Cajas apiladas Fotografía 9. Cajas encima de los estantes

Fotografía 10. Archivo rodante Fotografía 11. Unidades de conservación






2016-2019


REGISTRO FOTOGRÁFICO DE LA OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SECRETARIA DE INFRAESTRUCTURA

Fotografía 12. No hay formatos homogéneos de identificación

Fotografía 13. Cajas y documentación ubicada en el suelo

Fotografía 14. Solo se han habilitado dos estantes para el archivo de gestión de Infraestructura

Fotografía 15. La secretaria de Infraestructura no cuenta en su oficina con toda su documentación de gestión






2016-2019


Secretaría de Hacienda La secretaria cuenta con estantes móviles y gavetas para guardar su documentación de gestión (97 cajas y 77 AZ), se evidenciaron problemas a la hora de identificar las cajas y las carpetas, ya que no se manejan criterios homogéneos para la marcación de las unidades de conservación. Se recomienda establecer parámetros de uso y disponibilidad de la documentación para que no reposen durante largo tiempo en los escritorios, evitando pérdidas o maltrato de los documentos.

REGISTRO FOTOGRÁFICO SECRETARIA DE HACIENDA

Fotografía 16. Problemas a la hora de identificar y ubicar las unidades de conservación

Fotografía 17. Carecen de políticas de organización e identificación de la documentación

Fotografía 18. Documentación en puestos de trabajo






2016-2019


Cobro Coactivo

La oficina cuenta con estantes metálicos, un mueble metálico y un baño donde guardan la documentación, la mayoría de la documentación se encuentra en AZ y carpetas de cartón, además se encuentran varias cajas con documentación en el baño de la oficina. Dentro de la oficina no existen políticas de almacenamiento de la documentación, motivo por el que se encuentra documentación arriba de los estantes con riesgo de caerse ya qué están agrupadas uno sobre otra, también se encuentra documentación dentro de bolsas de aseo, o arrumada dentro del baño lo que aumenta el riesgo biológico y la humedad para la documentación

REGISTRO FOTOGRÁFICO DE LA OFICINA DE COBRO COACTIVO

Fotografía 19. Arrume de cajas y ubicación de las AZ por encima del estante

Fotografía 20. Arrume de AZ y documentación por fuera de sus Unidades de Conservación

Fotografía 21. AZ dentro de Bolsas de aseo

Fotografía 22. Cajas y Carpetas en el baño






2016-2019


Secretaria de Gobierno

La secretaria cuenta con solo 3 estantes para la documentación de gestión, cantidad qué es insuficiente para el volumen de documentación que se maneja y principal motivo por el que ubican cajas agrupadas al final de cada estante, corriendo el riesgo de que se caigan encima de cada uno. No se cuenta con ventilación apropiada y se recomienda no tener cajas y carpetas sin usar en los estantes, ya que debería estar en un depósito todo el material que se vaya a usar para gestión documental y no en cada secretaria.

REGISTRO FOTOGRÁFICO DE LA SECRETARIA DE GOBIERNO

Fotografía 23. Cajas sin identificación Fotografía 24. Cajas arriba de los estantes

Fotografía 25. Estante No. 3






2016-2019


Secretaría de Salud La secretaría carece de mobiliario para custodiar la documentación de gestión, se encontraron varias carpetas sin registro lo que imposibilita la rápida ubicación de los documentos. No se evidencian directrices para el buen uso de las unidades de conservación por lo que se encuentran cajas, az, carpetas y documentación suelta en los estantes o fuera de ellos. El acceso a toda la documentación de la secretaria es muy difícil ya que parte de la documentación del primer piso se encuentra contra la pared lo que implica que se tendría que sacar el mueble para poder consultar la documentación en su totalidad.

REGISTRO FOTOGRÁFICO SECRETARIA DE SALUD

Fotografía 27. Documentación sin identificar Fotografía 26. No existe una directriz para el uso de las unidades de conservación en los archivos de

gestión

Fotografía 28. Cajas sueltas en el pasillo del 2do Piso

Fotografía 29. Documentación apilada contra la pared






2016-2019


Sisben La oficina cuenta con tres estantes de metal que no son suficientes para custodiar la documentación que se produce. Actualmente la unidad posee 122 cajas en su archivo de gestión, aproximadamente un 50% de la documentación se encuentra en los estantes pero no de la manera correcta3 y un 50% se encuentra en el piso. Se carece de ventilación para la cantidad de cajas que se custodian en la oficina, motivo por el que se están deteriorando y algunas ya no cierran, debido a la alta temperatura que se registra en el lugar. En la visita se encontró material de aseo encima o cerca de las unidades de conservación documental, exponiendo la documentación a cualquier calamidad que se presente.

REGISTRO FOTOGRÁFICO OFICINA SISBEN

3 Las cajas no se deben colocar una encima de otra ni horizontalmente ni verticalmente, ya que se deteriora con facilidad y

se expone la documentación.

Fotografía 30. Cajas arrumadas y abiertas

Fotografía 31. Cajas ubicadas erróneamente en los estantes

Fotografía 32. Material de aseo encima de las cajas






2016-2019


Secretaría General La secretaría cuenta con estantes rodantes, un mueble de madera y un mueble metálico para custodiar la documentación, la mayoría de los documentos se encuentran en cajas y carpetas cuatro aletas. El material mobiliario es suficiente para la documentación que reposa en la secretaria, aunque se encontraron insumos dentro de los muebles que no tenían que ver con la producción y custodia documental.

REGISTRO FOTOGRÁFICO SECRETARÍA GENERAL

Fotografía 33. Estantes rodantes Fotografía 34. Mueble de madera

Fotografía 35. Mueble metálico






2016-2019


Secretaria de Desarrollo Social, Cultura y Turismo La oficina fue trasladada recientemente a la casa de la cultura donde se encuentra todavía en adaptación y acoplo, por esta razón no se puede dar un análisis de su mobiliario ni de sus aspectos locativos, aunque no se encontró mobiliario para guardar la documentación y solo se podía guardar en los escritorios.

REGISTRO FOTOGRÁFICO SECRETARIA DESARROLLO SOCIAL, CULTURA Y TURISMO

Fotografía 36. Escritorios con su propio archivo de gestión

Fotografía 37. Cuatro aletas apiladas en los escritorios

Fotografía 38. Cajas sueltas en la oficina

Fotografía 39. Cajas sueltas debajo de los escritorios






2016-2019


Despacho del Alcalde El despacho cuenta con un mueble de madera, 4 estantes rodantes y un archivador en la secretaria donde se guarda el 55,5% de la documentación, el 44, 5% restante se encuentra en arrumes o sillas con alguna documentación por fuera de sus unidades de conservación, corriendo el riesgo de extraviar, ensuciar o no ubicar algún documento. Se recomienda no mezclar los documentos con productos que no correspondan con los procedimientos en gestión documental (toallas, recipientes, líquidos o comida), ya que aumentan el riesgo biológico y las probabilidades de deterioro del documento.

REGISTRO FOTOGRÁFICO DESPACHO DEL ALCALDE

Fotografía 40. Arrume de cajas Fotografía 41. Arrume de cajas y documentación suelta

Fotografía 42. Unidades documentales junto a material de aseo






2016-2019


Archivo Central La Alcaldía cuenta con un archivo central custodiado por la oficina de gestión documental y tres depósitos (calabozos), el primero de ellos custodiado por la secretaria de planeación, el segundo y tercero contienen documentación de varias secretarias pero no se pudo tener acceso a uno de ellos ya que no se encontraron las llaves del depósito. Dentro del archivo central se identificaron 12 archivos rodantes y 3 estantes fijos para custodiar los documentos, siendo insuficiente el mobiliario para guardar y organizar la documentación que debería conservarse en el archivo central. Aproximadamente el 52% de la documentación que reposa en el archivo se encuentra en arrumes y apilada contra la pared, lo que ha causado su deterioro por el peso de la documentación agrupada y la ubicación de las unidades de conservación en el suelo. La temperatura dentro del archivo es de 24°C pero está continuamente en cambio, debido a que no se cuenta con aires o extractoras adecuados para mantener la temperatura constante; el extintor no es el correcto ya que no puede ser de agua a presión y la humedad registrada es de 73% y se evidencian goteras en la fachada lo que ha perjudicado en un 15% la documentación que reposa en el archivo. Se recomienda adquirir alarmas para el archivo central que permitan tener un mayor rango de seguridad para los documentos y tener programas de conservación.

REGISTRO FOTOGRÁFICO ARCHIVO CENTRAL

Fotografía 43. AZ dentro del archivo central y cajas en el suelo

Fotografía 44. Planos en canecas y no en planotecas

Fotografía 45. Espacio entre módulos y paredes con algunos arrumes de cajas

Fotografía 46. Espacio entre módulos y documentación desordenada






2016-2019



Fotografía 47. Arrume de Cajas en el Archivo Central junto con material de aseo

Fotografía 48. La ventilación para el Archivo Central

Fotografía 49. Arrumes de Cajas e Iluminación en el Archivo Central

Fotografía 50. Plástico para proteger la documentación de la humedad, y bebidas encima

de las Unidades de Conservación






2016-2019



Fotografía 51. Paredes sopladas al interior del Archivo Central

Fotografía 52. Humedad dentro del Archivo Central

Fotografía 53. Unidades de Conservación mojadas Fotografía 54. Documentación afectada por la humedad

Fotografía 55. Extintor de agua a presión






2016-2019


Depósitos (Calabozos) Parte de la documentación de la alcaldía se encuentra en los antiguos calabozos, los cuales no cuentan con la seguridad para custodiar la documentación; se carece de estantes o módulos para ubicar los documentos, al igual que de ventilación e iluminación adecuada. Los depósitos están propensos a todo tipo de roedores, insectos y hongos que pueden afectar directamente la conservación de los documentos. El almacenamiento en estos lugares está sin ningún parámetro de orden, no hay ningún ente encargado de los depósitos y la desprotección de estos lugares es preocupante. Se recomienda a la administración ubicar la documentación de los calabozos en otro lugar mientras adecuan estos depósitos con los parámetros de seguridad necesarios para salvaguardar los documentos

REGISTRO FOTOGRÁFICO DEPÓSITOS (CALABOZOS)

Fotografía 56. Documentación junto a material metálico oxidado Fotografía 57. Documentación de años recientes

en los calabozos

Fotografía 58. No hay iluminación y se encuentran documentos sueltos

Fotografía 59. Documentación suelta






2016-2019


Archivo Histórico Actualmente parte de la documentación con valor histórico de la alcaldía se encuentra a las afueras, expuesta a cualquier calamidad que pueda ocurrir ya que no cuenta con un sistema de alarmas ni seguridad a la entrada ni dentro del depósito (no hay extintores), la ventana está rota exponiendo totalmente el patrimonio documental del municipio de Lebrija. De igual manera dentro del local no se cuentan con infraestructura para mantener condiciones ambientales estables, es por este motivo que gran parte de las cajas se encuentran abiertas, ya que han cedido ante los cambios constantes de temperatura. Respecto al mobiliario la situación no es menos preocupante, el depósito cuenta con 20 estantes donde se almacenan los documentos, pero muchos de ellos no están en buen estado y son sostenidos por alambres o palos para evitar su derrumbe inmediato, por eso se encuentran de vez en cuando cajas en el suelo y documentos en el suelo. La iluminación no es la correcta para un archivo histórico y se encuentra a pocos centímetros de las unidades de conservación, deteriorándolas y calentándolas constantemente.

REGISTRO FOTOGRÁFICO ARCHIVO HISTÓRICO

Fotografía 62. Entrada al Archivo Histórico con ventana desprotegida

Fotografía 63. Unidades de conservación en el piso

Fotografía 61. Cajas abiertas

Fotografía 60. No hay criterios homogéneos de identificación de las unidades documentales y hay

documentación suelta






2016-2019


5.5. POLÍTICAS DE CONSERVACIÓN Y ORGANIZACIÓN La Alcaldía no cuenta con planes y programas en gestión documental que permita tener mecanismos de contingencia y mantenimiento de la documentación, se encuentra documentación maltratada principalmente en el archivo central, los depósitos y el archivo histórico, se encontraron documentos deteriorados en los archivos por la humedad y las plagas. (Ver fotografías 53, 54, 66 y 67), y se evidencian vasos y bebidas cerca de los documentos tanto en el archivo central e histórico como en los archivos de gestión. La alcaldía debe contar con un programa de Sistema Integrado de Conservación para mitigar los riesgos de perdida de la memoria institucional. Por otra parte no existen parámetros de organización de los documentos, por eso se encuentran documentos sin foliar o con folios alternados, carpetas por fuera de las cajas sin identificar o con datos incompletos y cajas en blanco o solo con el nombre de los documentos que posee pero sin años y dependencia a la que pertenecen, lo que dificulta la identificación, organización y conservación adecuada de los documentos.

REGISTRO FOTOGRÁFICO POLÍTICAS DE CONSERVACIÓN Y ORGANIZACIÓN

Fotografía 64. Vasos dentro del Archivo histórico Fotografía 65. Cajas con espacios en blanco lo

que dificulta su identificación y organización

Fotografía 66. Documentación deteriorada Fotografía 67. Documentación rota en los archivos






2016-2019


REGISTRO FOTOGRÁFICO POLÍTICAS DE CONSERVACIÓN Y ORGANIZACIÓN

Fotografía 68. Documentación dentro del Archivo Histórico sin foliación Fotografía 69. Carpetas con datos incompletos

Fotografía 70. Carpeta que carece de una identificación apropiada

Fotografía 71. Errores de foliación y corrección de foliación

Fotografía 72. Documentos sin foliación en el Archivo central

Fotografía 73. Foliación errónea






2016-2019


5.6. ANÁLISIS DE LOS OCHO PROCESOS DEL PROGRAMA DE

GESTIÓN

Durante las entrevistas y visitas a los funcionarios de las Oficinas Gestoras y con base en

lo estipulado en el Decreto No 2609 de 2012, a continuación se presentan las

generalidades encontradas en la aplicación de los procesos archivísticos:

PROCESO DESCRIPCIÓN

PLANEACIÓN

• La Alcaldía Municipal de Lebrija no cuenta con un programa o política de Gestión Documental establecida, aunque existen lineamientos en materia de archivos. • No se ha diseñado, ni implementado un Programa de Gestión Documental. • No se tiene un Programa de Gestión Documental, se requiere su elaboración, revisando los procesos y procedimientos de la entidad para establecer cada una de sus etapas e implementarlo en las Oficinas. • Debe existir articulación de las áreas de Planeación, control interno, y calidad, para el desarrollo del PGD. • Existe un plan presupuestal para Gestión Documental pero es insuficiente. • La entidad no cuenta con personal profesional con experiencia en gestión documental que pueda desarrollar y acompañar los distintos procesos en la entidad. • La entidad cuenta con un Manual de Procesos y Procedimientos y otro de Funciones y Competencias Laborales, pero no se han regulado las actividades de gestión documental (Recepción, radicación, distribución y envío de las comunicaciones oficiales; Reglamento interno archivo y correspondencia). • No se ha diseñado, ni implementado un Sistema Integrado de Conservación, que regule y controle el monitoreo a condiciones ambientales; almacenamiento, custodia y mantenimiento de los documentos de archivo.

PRODUCCIÓN

• Los funcionarios de la Alcaldía manejan formatos para los procesos de gestión documental, como, formato de planillas, hoja de ruta, inventarios, etc., pero es necesario revisar, complementar y estandarizar dichos formatos. • Se deben establecer lineamientos para la normalización, almacenamiento y disposición de documentos en soportes como CDs, discos duros u otros formatos diferentes al papel. • Se debe regular la producción de copias. • Se debe homogenizar el uso de los formatos de las unidades de almacenamiento (cajas) y unidades de conservación (carpetas, tomos, etc.). • El sistema software utilizado para la gestión documental es MSD Documentos, el cual genera un número único consecutivo de radicado para los documentos que ingresan a la entidad.






2016-2019



GESTIÓN Y TRÁMITE

• La Alcaldía Municipal cuenta con Ventanilla Única de correspondencia. • Existe un procedimiento establecido para la recepción, distribución y trámite de comunicaciones. • Existen planillas de registro y control del recibo y envío de las comunicaciones. • No se utilizan sistemas de gestión documental para el seguimiento y control de las comunicaciones oficiales. La Ventanilla Única maneja información enviada y recibida externa. •Los funcionarios responsables del trámite de documentos conocen los periodos de vigencia y tiempos de respuesta.

ORGANIZACIÓN

• Las TRD fueron elaboradas y aprobadas por el Comité Interno de Archivo pero rechazadas por el Comité Departamental de Archivo. • No existe aplicación uniforme de herramientas de descripción y control como el Formato Único de Inventario Documental (FUID), tanto en los archivos de gestión, como en el Archivo Central. • Aunque en la mayoría de las oficinas gestoras los funcionarios realizan foliación, no se comparten los lineamientos de la misma (doble foliación, con marcador o esfero, indebida ubicación de la numeración) o no se realiza foliación. • El mobiliario en los archivos de gestión, de las oficinas gestoras que cuentan con ellos, se encuentran debidamente identificado. Hay oficinas gestoras sin mobiliario. • No se elaboró un reglamento interno de archivo y correspondencia, que establezca directrices o guíe el desarrollo de las actividades archivísticas. • No existen instrumentos archivísticos. • El acceso para consulta de la documentación se encuentra limitado porque hay inconvenientes en la identificación de las unidades documentales, ya que no se están utilizando los rótulos de cajas. • El espacio destinado para la custodia y administración de los archivos de gestión de algunas Oficinas Gestoras está quedando insuficiente, se requiere evaluar una medida de contingencia que permita tener acceso a la documentación de manera inmediata, y unas TRD que establezcan los tiempos de almacenamiento de los documentos. • No existen Tablas de Valoración Documental. • Se debe analizar previamente el diseño del PGD para la creación de los expedientes electrónicos, con el fin de estudiar y verificar que cumpla con los parámetros requeridos de acuerdo a la normatividad expedida para ese tipo de información. • Se debe conformar los expedientes de acuerdo a las series establecidas en cada una de las TRD.

TRANSFERENCIA

• Al no existir un Reglamento Interno de Archivo y Correspondencia, ni unas Tablas de Retención Documental, la transferencia de los archivos de gestión al central no está debidamente establecida. • No existe un procedimiento para la transferencia o migración de documentos electrónicos, o soportes tales como CDs, discos duros, entre otros diferentes al papel. • Se han realizado transferencias al archivo central sin parámetros establecidos, sin especificar series, desconociendo las fechas extremas, y los documentos referidos no coinciden en los estantes que comparten.






2016-2019



DISPOSICIÓN

• Ya que las TRD no han sido aprobadas, no se ha realizado un adecuado proceso de disposición final de la documentación. • Así mismo, en la documentación encontrada en el Archivo Histórico no se ha realizado una aplicación de TVD, que indique su disposición final.

PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO

• Ya que no hay un sistema Integrado de Conservación, la documentación no tiene garantías para la preservación a largo plazo. • En caso de siniestro, la entidad no cuenta con un plan de atención de emergencias para la documentación, donde se prioricen las acciones para la documentación susceptible, lo que la hace vulnerable. • En el Plan Estratégico Institucional no existe un plan de riesgos que permita determinar los riesgos en Seguridad de Información • La documentación del Archivo Histórico está en alto riesgo, tanto por las condiciones de infraestructura (estantes sostenidos con palos de escoba), como por la falta de acciones en conservación preventiva y correctiva (filtraciones, roedores, suciedad, humedad relativa y temperatura fuera de los parámetros normales, contaminantes atmosféricos, ataque biológico). Lo anterior hace que gran parte de la documentación tenga un alto riesgo de pérdida a mediano plazo, y a corto plazo si la que está afectada no se trata debidamente.

VALORACIÓN

• No existen Tablas de Valoración Documental. • Para los archivos de gestión, no se realiza el proceso de valoración y selección conforme a las TRD, ya que esta herramienta esta desactualizada. • La Alcaldía Municipal debe tener un proceso de evaluación de la documentación, constante y continuo, para determinar sus valores primarios y secundarios.

Tabla 9. Análisis de los ocho procesos

6. RECOMENDACIONES CONCLUSIONES

Finalmente, todo este compilado de información (deficiencias, fortalezas, oportunidades,

amenazas y recomendaciones) concluye y confluye en una gráfica de evaluación de los

diferentes aspectos recopilados en el diagnóstico, los cuáles se encuentran calificados de

1 a 10, siendo 1 la calificación más baja y 10 la calificación más alta, en el que cada

aspecto cuenta con puntos específicos que fueron evaluados y analizados para su

respectiva calificación.

En conclusión la Alcaldía actualmente se encuentra fortalecida en aspectos como gestión

y trámite de la documentación recibida y enviada, ya que cuenta con un procedimiento

establecido desde la ventanilla única, pero debe desarrollar acciones de mejora para los

nueve aspectos restantes, principalmente para aspectos locativos, preservación a largo

plazo, disposición, transferencia, organización y valoración documental; debido a que solo

se está cumplimiento con un 32% aproximadamente de las puntos requeridos para el

cumplimiento de las políticas en gestión documental, emanados en la ley 594 del 2000 y

en el Decreto 1080 del 2015.






2016-2019


ASPECTOS/PROCESOS CALIFICACIÓN

Planeación -Diseño del Programa de gestión Documental (PGD),Sistema Integrado de Conservación (SIC) y Plan Institucional de Archivo (PINAR) -Articulación áreas Gestión Documental, Control Interno y Planeación -Plan Presupuestal Gestión Documental - Personal Profesional en Gestión Documental -Manuales de Procesos y Procedimientos en Gestión Documental

4

Producción

-Formatos para el control documental (planillas, inventarios, hojas de ruta) -Políticas para lineamientos de almacenamiento y disposición documental -Políticas para la producción de documentos originales y copias -Homogenizar el uso de los formatos de las unidades de almacenamiento

5

Gestión y Trámite -Funcionamiento de la Ventanilla Única -Planillas de Control para las Comunicaciones Recibidas y Enviadas -Software documental para el control de las documentación que ingresa a la entidad

8

Organización -Elaboración e Implementación TRD -Implementación Formatos Únicos de Inventario Documental (FUID) en Archivos de Gestión, Central e Histórico -Reglamento Interno de Archivo -Acceso a la búsqueda y consulta de documentos -Espacio para la custodia y administración de los archivos -Elaboración e Implementación TVD -Políticas para la creación y organización de los documentos electrónicos

3

Transferencia -Plan de Transferencias documentales -Procedimientos de migración de documentos electrónicos , CD's, Discos duros entre otros

2

Disposición -Implementación de las TRD para la disposición documental -Actas de eliminación documental

1

Preservación a largo plazo -Implementación del Sistema Integrado de Archivo -Plan de atención de emergencias para la documentación -Plan Estratégico Institucional -Plan de protección y preservación del Archivo Histórico

1

Valoración -Aplicación TVD -Evaluación de la documentación (valores primarios y secundarios)

1

Tecnológicos -Software de Gestión Documental (Intranet)

-Políticas de Conservación Documental (Digitalización, Microfilmación, Programas de Almacenamiento) -Software Control Documentación Recibida

4

Locativos -Inmobiliario (estantes, muebles, ventilación, extintores, alarmas) -Estructura Física

3

Tabla 10. Evaluación de los diferentes procesos archivísticos






2016-2019


Grafica 5. Evaluación de Aspectos Archivísticos



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