1

2

Why these goals?: Alaskans pay some of the highest costs for energy in the US

15%Rising and volatile energy prices create a burden on Alaskan families, businesses, and state resources 

Public Facility Retrofits Wasted energy is wasted money and wasted resources that Alaskans ultimately pay for in public facilities …community well‐being

Revolving Loan fund also known as the Alaska Energy Efficiency Revolving Loan Fund (AEERLF)A resource for public facilities to move forward and invest in EE. 

In order to address 15% AHFC has developed two programs to work towards retrofits and provide financing 

3

REAL is basically the design, engineering, documentation and decision making that takes place to get the project loan ready. 

4

5

Life cycle costing ‐ looks at the costs associated with a building over the life of the facility.  

What part of the graphic do energy bills come out of? 

Alterations (which include addressing EE measures and retrofits) are nearly half of the operation costs. Between alterations, operations and financing, 89% of the cost of owning a building occurs after the grand opening. 

Initial construction is the smallest portion

Alaska has spent the last 30 to 40 years building billions of dollars of infrastructure across the state.  We are now paying the more expensive part of that equation of owning and operating all of these facilities.  With reduced state and federal funding availability, we need to reduce the cost of operating our facilities. 

6

• Oil Costs are on the rise• Note comparison of a decade ago! • Investing in EE now can lower your current costs as well as hedge against anticipated 

higher energy costs in the future• If you invest in lowering costs now, you have a cushion as they continue to rise. Schools 

who make this investment now will be in a better financial position in the future if prices continue to rise as is expected. 

• Reduce financial risks associated with future fuel price increases• If you do not invest, you will be paying premium dollar for energy. 

7

Alaska Housing has spearheaded the effort in public facilities by providing free to the building owner investment grade audits statewide. This effort cost about $6.6M for an average of $20,000 per audit.

Winter 2010• Benchmark data: Basic building data including square footage, usage, type, construction, hours 

of operation, renovations, 2 years of energy use and costs, etc• Purpose: Building inventory – up to this point, we have no idea what buildings exist statewide, 

what there conditions are, how much energy they are using, what it costs etc.

Summer 2012• The Technical Service Providers (TSPs) were Nortech, Alaska Energy Engineering, Dick 

Armstrong, or Central Alaska Engineering Company.• The audits completed meet the requirements of an ASHRAE level 2 audit which is what is 

required for the start of the REAL process. 

IMAGE – Regional allocations made sure that funds were not used entirely by the Railbelt. Two regions were broken down into sub regions: Doyon and Cook Inlet • Cook Inlet Anchorage • Cook Inlet outside of Anchorage • Doyon Fairbanks • Doyon outside of Fairbanks 

A research paper was completed at the end of this project that details the most commonly found energy efficiency measures identified, it evaluates how various regions across the state are performing, it offers recommendations to building owners, designers and policy makers and provides case studies that show valuable lessons learned.  It can be found here 

8

http://www.ahfc.us/pros/energy‐programs/energy‐programs/energy‐efficiency‐public‐facilities/    as can any of the audits.

8

We need to make it clear that even if your school or not all of your buildings received an audit through AHFC, they are still eligible for the loan as long as they are owned by a regional educational attendance area, a municipality or a borough. 

There are currently no funds to provide additional audits free to eligible borrowers. 

9

EEMs = Energy Efficiency Measures

10

If using the audit as a budgeting tool, please consult your auditor to assist in setting accurate budgets.  How the project is delivered, meaning if the work is done by maintenance staff or if workers making Davis Bacon wages are required, will greatly effect the budget.  Because a final scope of work and implementation approach were not established through these audits the cost estimates are preliminary.  Within your audit it should tell you what level of contingency was used.  This is typically 25% to 30%.  So for a $100,000 project, the budget could be between $75,000 and $125,000. 

11

The AHFC audits are ASHRAE (American Society of Heating, Refrigeration, and Air Conditioning Engineers) Level II. To be loan ready, AHFC requires an ASHRAE Level III audit and 35% design documentation. What we will be talking about now is how to get from where you are at, to where you need to be to get the loan and move forward with construction.

ESCO = energy service company. EPC = Performance Contract.

Energy Service Projects are generally required for projects over $250,000 unless the owner can demonstrate the ability to self-perform the work. Many school districts have this capacity, we just need documentation of this capacity.

12

ESCOs may not offer EPCs in all geographic areas of Alaska.  However, there are severalcurrently seeking clients to work with.  You can find them and other professionals here http://akenergyefficiency.org/auditors

ESCOs can pick up an existing AHFC audit or create new ones to the same level and they will perform all design, engineering and documentation required to get the project ready for loan.  Some ESCOs will front this money, which can be rolled into the loan when it is approved, so that owners do not have any upfront, out of pocket expenses. This typically requires a contract and may also require a walk away clause where the ESCO is compensated for their time if the Owner does not move forward with the project. 

Once the loan is approved, the ESCO would become the general contractor who actually performs the construction work. 

The ESCO is required to train the facility personnel on the EEMs to ensure proper operations which leads to long‐term quality performance of the EEM

Measurement and verification (M&V) is required during the Energy Performance guarantee period, which is three years.  M&V determines how effectively the EEMs meet their energy targets. If the building is not operated and maintained per the requirements of the Energy Performance Contract, the guarantee may not be valid. Operator training and continuity is critical. 

13

EEMs =  Energy Efficiency MeasuresREAL = Retrofit Energy Assessments for Loan

Necessary professional include the Certified Energy Auditor (CEA) or Certified Energy Manager (CEM) who did the audit as well any other design disciplines needed for the work.  The auditor who did the project is the best place to start.  If you prefer another auditor, you can find them here http://akenergyefficiency.org/auditors

If you have any term contracts with Architectural and Engineering teams or construction contractors, you may be able to get some of the work completed under those contracts.  Design and Engineering is typically 10% to 15% of construction so carefully read the methodology section of your audit to see if the costs for these services is already included in the estimated amount or not. Some auditors included this and some did not in their cost estimates.  Again, pay attention to the contingency amount, likely 25% to 30%. 

Traditional delivery approaches such as design‐bid‐build can be used with Non‐Energy Performance Contracting as can design‐build or a Guaranteed Maximum Price (GMP) format such as Construction Manager/General Contractor (CM/GC). 

14

Your auditor is the best resource in guiding you forward as they are the most familiar with your facility.  They are all working, consulting engineers who can guide you in narrowing your scope of work and creating the necessary documentation for moving forward.  Auditor contact information is in your audit and at the end of this presentation. 

SQ: What challenges do you see in moving forward with implementing EEMs?

15

What is you familiarity with this Loan program? Have you heard of it?

The soft costs noted in the last bullet are those engineering and design costs we spoke about that can be rolled into the construction loan, but need to fronted by either the owner or the ESCO prior to loan approval. 

16

1. AHFC interest rates are low compared to both construction loan rates a private for‐profit business owner would pay to do similar work on their buildings or a private citizen would pay for a construction loan.  The rates we use are more in line with home mortgage rates.  Currently, as of 2‐15‐13, they are 3.625% . 

2. ESCOs may provide similar and competitive rates. 3. Our program is also the only one we know about available to public facilities for energy 

efficiency improvements.4. AHFC is statutorily obligated to loan these funds to eligible borrowers as long as the 

project saves energy and uses sound engineering to demonstrate those savings. Loans are unsecured. 

5. Construction or draw period is a maximum of 12 months.  Extensions for seasonal dependent work, such as roofing, may be exempted. The maximum time period for an active loan between both draw and repayment periods is 15 years total. 

6. Loans over $1.5M require AHFC board approval which is a procedural requirement. 7. Measurement and Verification is required for Energy performance Contracts and may 

be required for Non Energy Performance Contracts. 8. Annual loan payments will be aligned with the projected annual energy savings. Loan 

repayment amounts may be slightly more than the anticipated energy savings for the first few years, but for the majority of the repayment period, loan payments are established to be less than the projected energy savings. 

9. Procurement requirements and approval to take on a loan is dependent on the individual school districts requirements.  AHFC does not require a public vote to issue loans. 

10. There is no penalty for early repayment. 

17

The best approach is to let AHFC know you are interested as soon as possible. That way we can work with you throughout the process and ensure you are creating the needed documentation and are using the best approach for your particular project. This communication will also make us more familiar with your project and thus speed along your loan application process. 

18

How do you let us know you are interested?  You can either contact one of us listed on the first page of this presentation or complete the documentation listed here. 

1. Loan Application is only one page 2. Corporate Borrowing authorizing the borrowing and authorized signers to enter into 

the loan transaction.3. Evidence of ownership ‐ – copy of warranty deed. This is not signed over for loan 

security. 4. Audit Done by AHFC Technical Service Provider ‐ Using energy audits to develop the 

Scope of Work increases the likelihood that your improvements are cost‐effective and lead to better building performance.  If you are further down the road, you may have drawings, construction contracts, an Energy Performance Contract so we need those to determine where you are at in the process. 

5. If you choose the non‐EPC route and the project is over $250,000, we will let you know what is needed to demonstrate internal construction management capacity.  Likely this will include resumes, project summaries etc. 

19

In most cases, a public vote is not required to participate in the loan program.

SQ: Is the loan something that could be a viable option for you facility?

20

Audits done by AHFC auditors can be used for work done under Alaska Energy Authorities Village Energy Efficiency Program (VEEP).  Learn more here http://www.akenergyauthority.org/programsalternativeVEEP.html

Education and Early Development Grant priorities are un‐housed students and life safety issues.  Some of the audits did find life safety issues such as insufficient ventilation which could lead to poor indoor air quality.  However, the vast majority of the audit findings are not statutorily driven priorities of EED. 

If there is one website I want you to remember and actually go to today it is this one. Energy Star’s Cash Flow Opportunity Calculator is a great way to see the financial costs of waiting to move forward, waiting for grants or some future pot of money. For the financial people amongst us it takes the engineering speak of the audit and puts it into financial dollars and cents, cash flow projections and provides a long‐term view of the impact of waiting.  I can assist any of you who would like to use this tool and have questions. 

21

22