Aktivitas Pengendalian Transaksi PembelianSebenarnya hampir semua perusahaan yang memerlukan audit memiliki sistem akuntansi yang terkomputerisasi.Oleh karena itu,buku ini berfokus pada bagaimana manajemen akan mengimplementasikan aktivitas pengendalian dengan menggunakan prosedur pengendalian yang terprogram.Pada bab 9 dan 10 buku jilid 1 dijelaskan bahwa terdapat dua jenis pengendalian komputer : Pengendalian umum,yang berkaitan dengan lingkungan komputer dan yang mempunyai pengaruh pervasif terhadap aplikasi komputer. Pengendalian aplikasi yang berkaitan dengan setiap aplikasi akuntansi yang terkomputerisasi,seperti siklus pengeluaran.Ingat kembali bahwa jika pengendalian umum tidak efektif,maka pengendalian aplikasi jarang dapat diandalkan.Untuk tujuan pembahasan,bab ini akan menganggap bahwa pengendalian umum adalah efektif,seperti prosedur tindak lanjut yang digunakan perusahaan untuk menyelidiki masalah yang dipicu oleh pengendalian aplikasi.Akhirnya pertimbangan akan diberikan pada prosedur yang digunakan auditor untuk memperoleh dan mendokumentasikan pemahaman atas pengendalian internal,serta melakukan pengujian pengendalian yang digunakan dalam membuat penilaian akhir atas resiko pengendalian untuk transaksi pembelian.Dokumen dan Catatan Yang UmumSejumlah dokumen dan catatan yang umum yang tercangkup dalam siklus pengeluaran akan dibahas secara singkat berikut ini.Secara khusus,sistem EDP dapat mengubah bentuk dokumen atau file tersebut.Sebagai contoh,struktur file yang akan dibahas dibawah ini merupakan salah satu struktur yang lebih tradisional.Bagi perusahaan yang menggunakan sistem databese,catatan transaksi akan disimpan dalam suatu databese dan auditor perlu memahami tabel-tabel utama yang menggerakkan akses ke informasi dalam sistem ini,serta bagaimana tabel-tabel tersebut berkaitan satu sama lain.Meskipun demikian dokumen dan catatan berikut akan sering ditemukan dalam sebagian besar sistem akuntansi : Permintaan Pembelian.Permintaan tertulis akan barang dan jasa yang diajukan oleh orang atau departemen yang berwenang kepada departemen pembelian. Pesanan Pembelian.Penawaran tertulis dari departemen pembelian kepada penjual untuk membeli barang atau jasa sebagaimana tertulis dalam pesanan tersebut. Laporan Penerimaan.Laporan yang dibuat atas penerimaan barang yang menunjukkan jenis dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok. Faktur Penjual.Tagihan dari pemasok yang menyebutkan jenis barang yang dikirim atau jasa yang diberikan,jumlah yang harus dibayar,termin pembayaran serta tanggal tagihan tersebut. Voucher.Suatu formulir internal yang menyebutkan nama pemasok,jumlah yang harus dibayar,dan tanggal pembayaran untuk pembelian yang telah diterima.Formulir ini digunakan untuk mengotorisasi pencatatan dan pembayaran kewajiban. Laporan Pengecualian.Laporan yang berisi informasi tentang transaksi-transaksi yang diidentifikasi untuk diinvestigasi lebih lanjut dengan pengendalian aplikasi komputer. Ikhtisar Voucher.Laporan yang berisi seluruh voucher yang diproses dalam suatu batch atau selama hari itu. Register Voucher.Catatan akuntansi formal yang mencatat kewajiban yang telah mendapat persetujuan untuk dibayar. File Induk Pemasok Yang Telah Disetujui.File komputer yang berisi informasi tentang penjual dan pemasok yang telah disetujui untuk membeli jasa dari serta melakukan pembayaran kepadanya. File Pesanan Pembelian Terbuka.File komputer tentang pesanan pembelian yang telah dikirim ke para pemasok tetapi barang atau jasa belum diterima. File Penerimaan.File komputer yang berisi informasi tentang kuantitas persediaan yang diterima dari pemasok. File Transaksi Pembelian.File komputer yang berisi data mengenai voucher yang telah disetujui atas pembelian yang telah diterima.File ini digunakan untuk mencetak register voucher dan memutakhirkan file hutang usaha,persediaan serta buku besar. File Induk Utang Usaha.File komputer yang berisi data tentang voucher yang belum dibayar yang telah disetujui.File ini dapat disusun oleh pemasok.File ini harus ditambahkan ke saldo dalam akun pengendali hutang usaha. File Suspensi atau Penolakan.File komputer yang menahan transaksi yang belum diproses karena ditolak oleh program aplikasi komputer.Fungsi FungsiPemrosesan transaksi pembelian mencakup fungsi-fungsi pembelian berikut : Pengajuan Pembelian.Permintaan yang diajukan oleh perusahaan untuk melakukan transaksi dengan perusahaan lain,yang meliputi (1) pencantuman nama pemasok pada daftar pemasok yang telah disetujui, (2) pengajuan kembali permintaan barang dan jasa, (3) pembuatan pesanan pembelian. Penerimaan Barang dan Jasa.Penerimaan atau pengiriman fisik barang atau jasa,yang mencakup (1) penerimaan barang, (2) penyimpanan barang yang diterima untuk persediaan, (3) pengembalian barang ke pemasok. Pencatatan Kewajiban.Pengakuan formal oleh perusahaan atas kewajiban hukum,yang meliputi (1) Pembuatan voucher pembayaran dan pencatatan kewajiban dan (2) Pertanggung jawaban atas transaksi yang telah dicatat.Setiap funsgi fungsi penting tersebut harus diberikan kepada orang atau departemen yang berbeda.Hal ini merupakan pemisahan tugas yang klasik dengan memisahkan otorisasi atas transaksi,penyimpanan aktiva,dan pencatata transaksi.Dengan struktur semacam ini,pekerjaan seorang pegawai atau departemen dapat menyediakan pengecekan yang independen atas ketepatan pekerjaan yang dilakukan oleh orang atau departemen lainnya.Pengajuan PembelianSuatu transaksi diawali dengan proses pemberian persetujuan atas transaksi yang akan dilakukan dengan pihak ketiga yang independen.Banyak perusahaan yang memisahkan subfungsi-subfungsi berikut untuk transaksi dalam jumlah dolar tertentu.Untuk transaksi yang bernilai lebih kecil,suatu departemen biasanya memiliki ruang gerak yang bebas dalam mengajukan permintaan dan memesan barang.Apabila perusahaan memberikan kebebasan yang lebih besar pada suatu departemen dalam mengawali transaksi,maka biasanya perusahaan itu berupaya menetapkan anggaran dan tanggung jawab pengendalian yang ketat atas pengeluaran departemen itu. Mencantumkan nama pemasok pada daftar pemasok yang telah disetujui Permintaan barang dan jasa Pembuatan Pesanan PembelianPenerimaan Barang dan JasaPesanan pembelian yang sah merupakan otorisasi bagi departemen penerimaan untuk menerima barang yang dikirimkan oleh pemasok.Penerimaan barang atau jasa ini biasanya membuktikan bahwa suatu transaksi dan penetapan kewajiban telah terjadi.Personil departemen penerimaan harus membandingkan barang yang diterima dengan uraian yang tercantum pada pesanan pembelian,menghitung barang dan memeriksa kemungkinan adanya barang yang rusak. Pembuatan Laporan Penerimaan Penyimpanan Barang Yang Diterima Sebagai PersediaanPencatatan KewajibanPenerimaan barang atau jasa biasanya menetapkan suatu kewajiban bagi perusahaan untuk menyelesaikan transaksi.Akuntansi akrual mensyaratkan pencatatan kewajiban.Banyak perusahaan membuat voucher ,yaitu suatu dokumen internal ,untuk mengakui kewajiban dan mencatatnya dalam jurnal pembelian atau register voucher.Pengendalian atas pencatatan kewajiban dan asersi/tujuan audit spesifik yang berkaitan meliputi hal-hal berikut : Menetapkan kesesuaian antara rincian dalam voucher dengan faktur penjual serta laporan penerimaan dan pesanan pembelian yang bersangkutan. Membandingkan tanggal laporan penerimaan dengan tanggal pencatatan voucher.Kedua tanggal itu harus berada pada periode akuntansi yang sama. Melaksanakan pengecekan yang independen atas keakuratan matematis dari setiap voucher dan faktur pemasok pendukungnya. Menentukan bahwa semua voucher telah dibukukan dan diikhtisarkan secara tepat dalam catatan akuntansi. Menetapkan bahwa voucher mencerminkan kewajiban perusahaan dengan cara menunjuk seseorang untuk memberi persetujuan atas pembayaran voucher. Memberikan kode atas distribusi akun,dengan menunjukkan akun aktiva atau beban yang harus didebet,ke voucher tersebut. Dokumen pendukung harus segera distempel,dilubangi,atau dibubuhi tanda lainnya agar dokumen tersebut tidak bisa digunakan lagi untuk mengajukan permintaan pembayaran.Sebagian besar pengendalian itu akan membandingkan keakuratan pencatatan dengan data yang dimasukkan ketika transaksi dimulai atau barang dan jasa diterima. Pembuatan voucher dan pencatatan kewajiban

Perolehan Pemahaman dan Penilaian Risiko PengendalianAuditor harus memperoleh pemahaman tentang siklus pembelian yang mencukupi untuk merencanakan audit.Yaitu auditor perlu memiliki pemahaman yang cukup agar mampu mengidentifikasi jenis-jenis salah saji yang potensial,mempertimbangkan faktor-faktor yang mempengaruhi risiko salah saji yang material,dan merancang pengujian substansif.Jika auditor merencanakan untuk menilai resiko pengendalian pada tingkat yang rendah untuk suatu asersi,maka penting bagi dia untuk memperoleh pemahaman mengenai prosedur pengendalian atas asersi tersebut.Sebagaimana halnya dengan keempat komponen pengendalian internal lainnya,pemahaman tentang aktivitas pengendalian yang berkaitan dengan transaksi pembelian terutama diperoleh melalui pengalaman sebelumnya dengan klien,tanya jawab,observasi,dan inspeksi dokumen.Sebagai contoh,auditor dapat mengajukan pertanyaan tentang prosedur yang diikuti dalam memproses pesanan pembelian,mengobservasi prosedur penerimaan dan menginspeksi voucher serta dokumen pendukung di departemen hutang usaha.Penggunaan kuisioner atau daftar pertanyaan dan bagan arus akan membantu dalam mendapatkan serta mendokumentasikan pemahaman itu.Jika auditor merencanakan untuk menilai resiko pengendalian pada tingkat rendah,maka ia biasanya harus : (1) menguji keefektifan pengendalian umum, (2) menggunakan teknik audit berbantuan komputer untuk mengevaluasi keefektifan pengendalian terprogram,dan (3) menguji keefektifan prosedur untuk menindaklanjuti pengecualian yang diidentifikasi oleh pengendalian terprogram.Sebagai contoh,auditor dapat menggunakan data pengujian untuk menentukan apakah hasil yang diharapkan akan muncul dalam laporan pengecualian jika ia memasukkan : Kode otorisasi karyawan yang tidak sah Pesanan pembelian yang melebihi batas yang telah terprogram Nomor pemasok hilang atau keliru Informasi penerimaan tidak sesuai dengan pesanan pembelian Informasi dalam faktur penjualan tidak sesuai dengan informasi penerimaan Faktur penjual yang mengandung kesalahan aritmetik Jumlah dollar dalam faktur penjual hilang atau tidak wajar. Faktur penjual yang tidak memuat tanggal jatuh tempo atau termin pembayaran Faktur penjual yang tidak memuat nomor kode klasifikasi akun atau salah kodenya. Periode akuntansi penerimaan barang berbeda dengan periode pencatatan transaksi. Faktur penjual yang sama diajukan lebih dari satu kali.Auditor juga dapat menggunakan perangkat lunak audit tergeneralisasi atau program utilitas untuk mengecek urutan dan mencetak daftar pesanan pembelian,laporan penerimaan atau voucher yang hilang nomornya dalam file komputer tertentu.Aktivitas Pengendalian Transaksi Pengeluaran KasDokumen dan Catatan Yang UmumDokumen dan catatan penting yang digunakan dalam pemrosesan transaksi pengeluaran kas meliputi hal-hal berikut ini : Cek.Perintah resmi kepada bank untuk membayar sejumlah uang yang ditunjukkan pada perintah tersebut kepada payee. Ikhtisar cek.Laporan total cek yang diterbitkan dalam batch atau selama hari bersangkutan. File transaksi pengeluaran kas.Informasi tentang pengeluaran dengan cek kepada pemasok dan pihak lainnya.File ini digunakan untuk pemostingan ke file induk hutang usaha dan buku besar. Jurnal pengeluaran kas atau register cek.Catatan akuntansi formal mengenai cek yang diterbitkan kepada pemasok dan pihak lainnya.Fungsi-FungsiFungsi pengeluaran kas adalah proses dimana perusahaan akan memberikan pertimbangan atas penerimaan barang dan jasa.Fungsi pengeluaran kas biasanya meliputi pembayaran kewajiban secara simultan dan pencatatan pengeluaran kas.Pembayaran Kewajiban dan Pencatatan PengeluaranBiasanya bendahara atau fungsi manajemen kas bertanggung jawab untuk menentukan voucher yang belum dibayar agar diproses pembayarannya pada tanggal jatuh temponya.Semua voucher yang jatuh tempo setiap hari dari file induk hutang usaha dan laporan ini akan direview untuk menentukan hutang mana yang harus dibayar,dengan mempertimbangkan posisi kas perusahaan.Setelah voucher tertentu diidentifikasi sebagai voucher yang harus dibayar,maka komputer akan mencocokkan informasi tentang cek dengan informasi pendukung,melaksanakan pengendalian aplikasi terprogram,memberi tanda bahwa voucher telah dibayar dan mencatat transaksi dalam file transaksi pengeluaran kas.Seringkali cek dibawah jumlah dollar tertentu dapat ditandatangani secara manual oleh pejabat tertentu yang ditunjuk perusahaan.Pengendalian atas pembuatan dan penandatanganan cek serta tujuan audit spesifik terkait mencakup hal-hal berikut : Pejabat yang berwenang di departemen keuangan harus bertanggung jawab atas penandatanganan cek bernilai besar. Pengendalian yang terprogram atas cek untuk menentukan bahwa setiap cek telah dicocokkan secara tepat dengan voucher yang belum dibayar yang disetujui dan nama penerima pembayaran serta jumlah dalam cek telah sesuai dengan voucher. Pengendalian yang terprogram akan membatalkan nomor voucher setelah voucher tersebut dibayar,dan mereview file voucher yang telah dibayar untuk mencegah voucher tersebut dibayar dua kali. Untuk mengurangi resiko pencurian atau perubahan,departemen pengendali produksi cek harus mengendalikan pengiriman cek tersebut. Tidak ada cek yang diterbitkan berupa cek tunai atau cek atas unjuk dan tidak ada blanko cek yang harus diterbitkan. Cek bernomor urut harus digunakan dan dipertanggung jawabkan Akses ke blanko cek dan cap tandatangan harus dibatasi kepada pejabat yang diotorisasi.Dalam sistem manual cek harus sesuai dengan voucher serta dokumen pendukung yang mendasari,dan voucher harus ditandai untuk mencegah pembayaran berganda.