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MICROSOFT EXCEL Révision Février 2017
1 Le métier d'Assistante à l'ère du numérique : Votre aide au quotidien
Maeva Chelly – Madame Fiche pratique
Aide au paramétrage
Gestion Congés et Absences
Sommaire
1. Introduction ....................................................................................................................................................... 2
2. Sommaire interactif et Guide d’utilisation ............................................................................................. 2
3. Onglet Synthèse ............................................................................................................................................... 3
1. Données relatives aux Employés ........................................................................................................... 3
2. Paramétrage des différents types de congés ................................................................................... 4
3. Gestion des demi-journées de congés payés .................................................................................. 4
4. Astuces ............................................................................................................................................................ 5
4. Onglets correspondants aux douze mois de l'année ........................................................................ 5
5. Le calendrier annuel ....................................................................................................................................... 6
6. Onglets cachés mais indispensables ........................................................................................................ 7
1. Onglet Congés Scolaires .......................................................................................................................... 7
2. Onglet Base de travail ............................................................................................................................... 7
7. Afficher ou masquer les onglets ................................................................................................................ 8
1. Afficher un onglet ....................................................................................................................................... 8
2. Masquer un onglet ..................................................................................................................................... 8
2 Le métier d'Assistante à l'ère du numérique : Votre aide au quotidien
Maeva Chelly – Madame Fiche pratique
1. Introduction
Si dans certaines sociétés, la gestion des congés et des absences est gérée par des logiciels
dédiés ou au sein des Ressources Humaines, le planning des congés reste une mission
importante dans les petites structures.
Le tableau de Gestion Congés et Absences a été développé pour gérer le planning de suivi
des différents types d’absences (congés payés, RTT, exceptionnels, journée de solidarité,
récupération, congés maladie, …) et de répondre spontanément avec efficacité et le plus
simplement possible aux demandes des collaborateurs et des managers.
Le tableau de Gestion des congés et absences ne doit en aucun cas se soustraire aux
systèmes/logiciels utilisés par les Ressources Humaines ; il est un complément d’informations
dédié à la gestion des congés et absences et non pas un outil de validation des demandes des
collaborateurs.
Le tableau est enregistré sous un format .xlsm car il utilise des macros. Il se peut qu’à
l’ouverture du tableau, on vous demande d’activer les macros. Cliquer sur Activer les macros
avant de poursuivre.
Dans ce tableau de Gestion Congés et Absences, vous aurez maintes fois la possibilité de voir
de nombreuses utilisations d’options d’Excel. Vous pourrez, si vous le désirez, consulter les
fiches pratiques dédiées à ces options.
2. Sommaire interactif et Guide d’utilisation
Un sommaire interactif permet en un seul clic
d’accéder à l’onglet désiré
Le Guide d’utilisation intégré directement dans
le tableau. Il s’agit d’un guide simplifié.
Sommaire
Sommaire
3 Le métier d'Assistante à l'ère du numérique : Votre aide au quotidien
Maeva Chelly – Madame Fiche pratique
3. Onglet Synthèse
Pour gagner du temps et automatiser les tâches à effectuer des boutons ont été créés sur la
base de macros.
Remarque : Pour en savoir plus sur les macros, je vous invite à consulter la fiche pratique
Microsoft Excel - Créer ou supprimer simplement une macro
1. Données relatives aux Employés
Afficher les données Employés
Renseigner les différents champs :
o Nom de l’Employé (remplacer les données
actuelles par vos données)
o Service (par employé s’il s’agit de différents
services)
o Adresse mail
o Téléphone fixe
o Mobile
La cellule R6 sera utilisée uniquement si vous
souhaitez faire un tableau unique de suivi des
congés pour un seul et même service
Masquer les données Employés après utilisation
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2. Paramétrage des différents types de congés
Compléter les colonnes R et U avec le nombre de
congés/RTT acquis
Compléter la colonne X correspond au solde de
congés N-1
o Dans certaines sociétés, le reliquat de
Congés N-1 peut être reporté pour être
consommé sur l'année en cours
Compléter la colonne AA qui pourra être mise à
jour ultérieurement. Elle intégrera les jours de
récupération acquis tout au long de l'année
Remarque : Les autres colonnes sont mises à jour automatiquement dès utilisation des onglets
correspondants aux douze mois de l'année
La colonne AE correspond au nombre de jours à
travailler dans l'année. Il sera calculé
automatiquement sur la base de 252 jours par an
Ce nombre est le résultat du
nb de jour ouvrés par an - les jours fériés
Utiliser les boutons Afficher ou Masquer les mois
pour afficher la vue par mois mise à jour
automatiquement
3. Gestion des demi-journées de congés payés
Certaines sociétés autorisent la prise de demi-journée de congés payés d’autres non. Par
défaut le tableau de Gestion des Congés et Absences prévoit la Gestion des demi-journées
de congés payés
Utiliser les boutons pour Activer ou Désactiver la
fonction de gestion des demi-journées de congés
payés
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4. Astuces
Utiliser les boutons Insérer ou Supprimer des
lignes sur l’ensemble des onglets en même temps
o Pour ajouter : sélectionner la ligne sous
laquelle vous souhaitez ajouter une ligne et
cliquer sur le bouton
o Pour supprimer : sélectionner la ligne que
vous souhaitez supprimer et cliquer sur le
bouton
Utiliser les boutons Afficher ou Masquer les
colonnes Services sur chaque onglet
correspondant au mois
4. Onglets correspondants aux douze mois de l'année
La colonne A et B sont mises à jour
automatiquement avec le nom et service des
employés
o Par défaut la colonne B est cachée car ces
onglets ont été conçus pour une gestion
d'un seul et même service
A noter que le nom du service renseigné (Service
unique) dans la case R6 de l'onglet Synthèse
s'affichera en cellule GHI2
Utiliser les boutons Afficher ou Masquer la
colonne B (Service par employé)
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Utiliser les listes déroulantes pour saisir les codes
des absences dans les colonnes de J à AN
correspondant à vos absences uniquement les
jours ouvrés
Important : Ne rien mettre dans les cellules
correspondantes aux Samedi, Dimanche et Jours fériés
Remarque : Pour en savoir plus sur les listes déroulantes, je vous invite à consulter la fiche
pratique Microsoft Excel - Liste déroulante
Se référer à la légende
Les colonnes C à I sont mises à jour
automatiquement avec le nombre de congés
consommés
Par défaut, quand le total d'employés absents est
supérieur à 5 (critère de sélection), un icone ci-
dessous s'affiche
Pour modifier le critère de sélection
Se rendre sur l’onglet Guide Utilisation
Modifier la valeur désirée dans la case E70
5. Le calendrier annuel
L’onglet caché Calendrier avec les Jours Fériés en
rouge permet d’alimenter automatiquement les
champs des onglets correspondant aux douze
mois de l’année
Utiliser la toupie de l’onglet Sommaire pour
Sélectionner l’année de référence
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6. Onglets cachés mais indispensables
1. Onglet Congés Scolaires
L’onglet Congés Scolaires n’est pas
indispensable, il a été conçu à titre informatif
Seules les données correspondantes au
calendrier scolaire 2016-2017 et 2017-2018
Remarque : pour les années ultérieures à ces deux années, il sera nécessaire d’intégrer les nouveaux
calendriers scolaires à prendre sur n’importe quel site sur internet
2. Onglet Base de travail
Cet onglet non modifiable sert de base de travail pour l’ensemble des onglets du tableau
Gestion des Congés et Absences. On y retrouve les informations suivantes :
Les jours de la semaine
Les mois
Contrôle de mois (permettant d’activer certaines
formules du tableau)
L’ensemble des Jours Fériés
La légende correspondante aux différents types
de congés/absences
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7. Afficher ou masquer les onglets
1. Afficher un onglet
Dans l’onglet Sommaire
Utiliser les boutons prévus à cet effet
Ou procéder comme suit :
Sur la barre des onglets situés en bas du classeur,
faire un clic droit avec la souris
Cliquer sur Afficher
Sélectionner l’onglet à afficher
Cliquer sur OK
2. Masquer un onglet
Les onglets au préalable masqués seront automatiquement de nouveau masqués à
l’ouverture du fichier.
Si vous souhaitez les masquer pendant l’utilisation du fichier, procéder comme suit :
Sélectionner l’onglet à masquer
Faire un clic droit avec la souris
Cliquer sur Masquer
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