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Agentes Integradores do Projeto
Workshop de Produção
O que é Planejamento da Força de Trabalho - PFT?
Processo sistemático e contínuo de avaliação das necessidades futuras de recursos humanos, nos aspectos quantitativos e qualitativos, para a definição das estratégias e ações para viabilizar o alcance de tais necessidades (que variam ao longo do tempo de acordo com as mudanças nos processos de trabalho e prioridades estratégicas).
Objetivos do Workshop de Produção
Etapa 1:
Análise documental
Etapa 2:
Identificação dos produtos da unidade organizacional (Mapa
UO)
Etapa 3:
Estimativa de demanda pelos
produtos
Etapa 4:
Estimativa de esforço (h/h)
Etapa 5:
Identificação do perfil mais adequado a
cada produto
Etapa 6:
Definição do quadro de lotação FT
Etapa 7:
Definição da estrutura gerencial
Etapa 8:
Validação dos resultados pela Alta
Direção
Etapa 1: Análise Documental
• Leis, deliberações, resoluções, atos etc.
• Diretrizes estratégicas
• Requisitos MMD-TC / Práticas de excelência
• Competências organizacionais e profissionais
Normas e diretrizes que orientam/fundamentam as Unidades Organizacionais (identificação de produtos atuais e futuros)
Alinhamento Conceitual
• Conjunto de atividades coordenadas que transformam insumos (entradas) em produtos (saídas).
Processo
• Resultado (saída) de um processo (conjunto de atividades coordenadas), podendo se apresentar na forma de bens ou serviços, destinados a atender necessidades (internas ou externas).
Produto
Etapa 2: Identificação dos produtos da Unidade Organizacional (UO)
MAPA DE UNIDADE ORGANIZACIONAL (EXEMPLO)
UNIDADE ORGANIZACIONAL: COORDENADORIA DE RECURSOS HUMANOS - CRH
NORMAS /DIRETRIZES ESTRATÉGICAS: Lei 4787/06; Resolução 284/14; Programa Estratégico 09.02, etc.
ENTRADAS PROCESSOS
(MACROETAPAS)
SAÍDAS
FORNECEDORES INSUMOS/
FERRAMENTAS PRODUTOS CLIENTES
DGI; SPI Sistema SRH;
Processos , etc.
Simulações > análise > revisão >
processamento FOLHA DE PAGAMENTO Servidores
Imprensa Oficial; SPI
D.O.; processos de pessoal; legislação
Recebimento de processo > instrução > revisão > publicação
ATOS DE PESSOAL Presidência;
Servidores; Sociedade
DGI Sistema SRH; Portal Transparência, etc.
Levantamento de dados > consolidação >
despacho
RELATÓRIOS TECNICO-GERENCIAIS
SGA; SGP; Sociedade
Parecer em processos de aposentadoria
Parecer em processos de pensão civil
Parecer em processos de reforma e transferência para reserva
Parecer em processos de reforma e transferência para reserva
PRODUTOS OU SERVIÇOS
Protocolo (guias emitidas/recebidas)
Termo de referência
Frequência/ férias registradas
Comunicações (ofícios, memorandos, etc.)
1ª Coordenadoria de Controle de
Pessoal
PRODUTOS ESPECÍFICOS
PRODUTOS COMUNS
Identificação de Produtos e Serviços
Exemplos de produtos específicos
Instrução processual (detalhar naturezas)
Auditoria
Atendimento a usuário de TI
Atendimento médico
Capacitação
Transporte de servidor
Exemplos de atividades comuns
• Termo de referência elaborado • Contratos fiscalizados • Comunicações (memorandos, ofícios) • Relatórios técnico-gerenciais • Protocolo (guias emitidas/recebidas) • Procedimentos padronizados • Projetos internos gerenciados • Orçamento elaborado • Frequência, férias, PDI, avaliação de desempenho, etc.,
registrados
Dinâmica para identificar produtos
• INSTRUÇÕES: Debate (por setor): quais são os produtos da UO?
• Listar pelo menos 5 produtos específicos do setor.
• Listar ao menos 2 atividades de apoio. o Análise dos resultados (em grupo).
• RECURSOS:
Mapa do Unidade Organizacional
• TEMPO ESTIMADO: 20 minutos
Desdobramento de produtos em macroetapas
Parecer em processos de aposentadoria
Análise da documentação
Análise do ato Análise de
requisitos de aposentadoria
Análise da fixação
Elaboração do Parecer
Registro no sistema
Impressão e juntada no processo
Revisão Despacho
Exemplo
Qual o nível de detalhamento das macroetapas?
Planejamento Papéis de trabalho
Questões de auditoria
Checklist Formulários e
modelos
Preparação administrativa
Ofício de apresentação
Solicitação de transporte
Solicitação de diárias
Auditoria in loco
Levantamento de dados
Relatório Digitalização
dos documentos
Elaboração do parecer
Revisão Cadastro no
Infobase
EXEMPLO DE AUDITORIA
Dinâmica para desdobrar produtos em macroetapas
• Selecione 1 produto (específico do setor). • Individualmente relacione as etapas necessárias à
geração do produto. (5 min) • Verifique se houve divergências entre as etapas
identificadas com os demais colegas. (5 min) • Análise do resultado em grupo. (10 min)
Regras para estimativa de demanda
• Analisar dados dos últimos 5 anos (2013-2017), quando possível.
• Verificar tendências de crescimento, redução ou modificação da demanda.
• Projeção de demanda para os próximos 2 anos; • Estoque tratado em 2 anos (50% por ano); • Fatores atuais que possam impactar a demanda nos
próximos 2 anos (ex. planejamento estratégico, novas deliberações, etc.).
Explicação de demanda
938
1017,125
0
500
1000
1500
2000
2500
3000
Jan
eir
o
Mar
ço
Mai
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Julh
o
Sete
mb
ro
No
vem
bro
Jan
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Mai
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Julh
o
Sete
mb
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No
vem
bro
2011 2012 2013 2014 2015 2016
Processos de Aposentadoria
Soma de Entrada - Total Mediana Média Linear (Soma de Entrada - Total)
Dinâmica
• Estimar a evolução da demanda nos últimos 5 anos para 1 produto. • Identificar estoque ou passivo a ser tratado. • Identificar se há fatores atuais que irão impactar essa demanda. • Converter a demanda para estimativa anual. • 10 min para debate e preenchimento. • Debate dos exemplos com o grupo.
Produto 2013 2014 2015 2016 2017 Fatores que impactam a demanda / Fontes de
informação
Projeção de demanda
Estoque/ passivo
Etapa 4: Estimativa de esforço (Projeção com base em 3 pontos)
Mínimo
O menor tempo
registrado (recorde)
Mais Provável
Valor suficiente a
concluir 2/3 das
demandas
Máximo
O maior tempo
registrado
TEMPO (EM HORAS):
Estimativa de esforço
Instrução
natureza Mínimo
(h) Mais
provável (h) Máximo
(h) APOSENTADORIA- 0,50 1,00 6,00 PRESTAÇÃO DE CONTAS-SUBVENÇÃO E AUXÍLIO 2,00 3,00 15,00 TERMO-ADITIVO 2,00 3,00 12,00 PRESTAÇÃO DE CONTAS-ORDENADOR DE DESPESA 3,00 8,00 30,00 PENSÃO- 0,50 1,00 6,00 PRESTAÇÃO DE CONTAS-RESP. BENS PATRIMONIAIS 0,50 1,00 6,00 CONTRATO-DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS P/ PROFISSIONAL AUTÔNOMO OU EMPRESA
3,00 4,00 15,00
RECURSO DE REVISÃO DE DECISÃO- 4,00 6,00 18,00 RELATÓRIO DE AUDITORIA GOVERNAMENTAL-- INSPEÇÃO - ORDINÁRIA 4,00 6,00 8,00 TOMADA DE CONTAS-ESPECIAL 3,00 6,00 12,00 CONTRATO-DE COMPRAS 3,00 4,00 15,00 PRESTAÇÃO DE CONTAS-RESP. ALMOXARIFADO 0,50 1,00 6,00 TERMO-DIVERSOS 2,00 4,00 12,00
Exemplo Instrução Processual (por natureza)
Exemplo de apuração de dados históricos (melhor cenário)
Serv 2 Serv 2 Serv 3 Serv 4 Serv 5 Serv 6
01/01/2017 1,68 0,70 0,98 0,49 1,08 0,34
02/01/2017 0,83 0,85 0,66 0,62 1,52 0,67
03/01/2017 0,66 0,64 2,05 0,79 1,28 0,61
04/01/2017 1,93 1,22 0,47 0,72 0,71 1,26
05/01/2017 3,44 0,52 0,76 0,47 0,99 1,10
06/01/2017 0,83 0,41 0,77 1,38 0,89 0,68
07/01/2017 0,63 1,89 1,62 0,92 0,56 0,63
08/01/2017 0,93 0,90 0,56 0,51 1,38 1,06
09/01/2017 2,59 0,57 0,61 0,94 0,89 1,14
10/01/2017 0,56 0,46 0,26 0,59 0,52 0,44
11/01/2017 1,10 0,51 0,84 0,41 0,83 0,46
12/01/2017 1,88 1,24 0,84 0,63 0,45 1,09
13/01/2017 0,94 0,82 0,85 0,49 2,10 1,38
14/01/2017 1,12 1,37 1,09 1,74 0,50 1,02
15/01/2017 0,56 0,91 0,98 1,17 0,61 0,62
16/01/2017 1,45 0,68 0,53 0,92 0,98 1,92
17/01/2017 0,74 0,48 1,02 1,82 0,37 1,63
18/01/2017 0,20 0,56 0,43 1,29 0,35 0,48
19/01/2017 0,49 0,46 3,02 0,81 0,47 0,92
20/01/2017 0,61 0,69 0,64 0,64 0,56 0,29
21/01/2017 1,11 0,85 0,59 1,16 0,90 0,73
22/01/2017 1,26 0,45 1,28 0,73 1,29 0,93
Histórico de duração
0
5
10
15
20
25
30
35
40
0,4
0,8
1,2
1,6 2
2,4
2,8
3,2
3,6 4
4,4
Fre
qü
ên
cia
0,2
Histograma
Freqüência
Duração
Média 0,95
Erro padrão 0,04
Mediana 0,84
Modo #N/D
Desvio padrão 0,54
Variância da amostra 0,29
Curtose 5,83
Assimetria 2,02
Intervalo 3,39
Mínimo 0,20
Máximo 3,59
Soma 177,55
Contagem 186,00
Regras sobre a estimativa de esforço
• A estimativa é de esforço e não de duração.
• Esforço: estimado em hora.
Observar a unidade de medida que foi estimada a quantidade dos produtos (exemplo: sistemas TI x pontos de função).
Dinâmica
• Identificar os três pontos de duração (mínimo, mais provável e máximo) para uma atividade específica da sua área.
• Identificar os três prontos de duração (mínimo, mais provável e máximo) para o seguinte produto comum: elaboração de memorando.
• 15 min de debate no grupo.
• Apresentação e debate com o grupo.
Próximos passos
• Disseminar conceitos e debater com os demais colegas da UO.
• Planilha-modelo disponível na intranet.
• Envio para o e-mail: [email protected] até 19/01/2018
• Resultados serão divulgados em : http://intranet.tce.rj.gov.br/planejamento-da-forca-de-trabalho
Serviços de suporte
• Dúvidas, críticas, sugestões: [email protected]
• Intranet: http://intranet.tce.rj.gov.br/planejamento-da-forca-de-trabalho