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UNIVERSIDAD NACIONAL JORGE BASADRE

GROHMANN

ADMINISTRACIÓN DEL CRÉDITO Y LAS CUENTAS POR

COBRAR

TEMA No.08

LUCIO GUANILO GOMEZ

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Las cuentas por cobrar son los créditos que la empresa otorga a sus clientes y son denominadas también Cuentas por Cobrar Comerciales o Clientes. Par nuestro estudio Cuentas por Cobrar comprende tanto las Facturas por cobrar como las Letras o Efectos por Cobrar, representando ambos derechos de cobro, de propiedad de la empresa que se han originado por las ventas al crédito de bienes y/o servicios.

INTRODUCCION

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Actualmente hay un gran numero de empresas que efectúan parte de sus ventas al crédito, generando su nivel de cuentas por cobrar. Estas cuentas por cobrar se encuentran dentro del Activo Corriente o Activo a Corto Plazo, considerándose dentro del Capital de trabajo.

Las Cuentas por Cobrar representan por un lado , un costo para la empresa por privarse de fondos y por otro lado, se consideran como una inversión inmovilizada, debido a que existe un tiempo entre la venta y el ingreso de efectivo(a medida que se cobran recuperan las cuentas por cobrar), tiempo durante el cual los recursos o fondos se hallan inmovilizados

Debido a que las Cuentas por Cobrar representan una inversión importante, se requiere de una eficiente política de cobranzas, ya que como se examino en la Unidad anterior , esto tendría grandes beneficios en el “Ciclo de Caja”.

GENERALIDADES

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Son derechos exigibles originados por ventas, servicios prestados, otorgamiento de préstamos o cualquier otro concepto análogo. (Incluye documentos por cobrar).

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Representan el crédito que concede la empresa a sus clientes, sin más garantías que la promesa de pago en un plazo determinado.

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La palabra crédito proviene del latín “credere” que significa “tener confianza”, que al mismo tiempo encierra un “riesgo crediticio” por la confianza otorgada en que el deudor pagará el importe de la operación.

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Forma parte de la administración financiera del capital de administración financiera del capital de trabajotrabajo, que tiene por objeto coordinar los elementos de una empresa para maximizar el patrimonio y reducir el riesgo de una crisis de liquidez y ventas, mediante el manejo óptimo de variables tales como políticas de crédito comercial concedido a clientes y estrategia de cobros.

Generalmente en la empresa la inversión en cuentas por cobrar representa una inversión muy importante ya que representan aplicaciones de recursos que se se transformarántransformarán en efectivo para terminar el ciclo financiero a corto plazo.

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-Es estimular las ventas y ganar clientes. Se tiende a considerarlas como un medio para vender productos y superar la competencia mediante el ofrecimiento de facilidades de crédito como parte de los servicios de la empresa para favorecer a sus clientes.

-Está relacionada directamente con el giro del negocio y la competencia. Cuando no existe competencia, generalmente la inversión en cuentas por cobrar dentro del capital de trabajo no es significativa.

-Es utilizado como herramienta de mercadotecnia para promover las ventas y las utilidades, para proteger su posición en el mercado.

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La política de créditos de una empresas es la que determina si procede o no la concesión de un crédito, así como el monto de éste. Esta política depende de un conjunto de factores controlables o variables de política de crédito, las cuales son: las normas de crédito, el análisis de costos, los beneficios del crédito y las utilidades y costos marginales en políticas de crédito alternativas. A continuación se examinan las variables mencionadas

8.2.-POLITICAS DE CREDITOS:

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Si la política de una empresa es realizar sus ventas solo al contado, no tendría costos de cobranza, ni ningún riesgo de incobrabilidad. Por otro lado, si una empresa le da crédito sólo a sus clientes mas fuertes, nunca tendrá pérdidas por Cuentas de Cobranza Dudosa, o incobrables, pero probablemente, perderá ventas y con ello, dejará de generar utilidades sin un manejo serio y responsable

del crédito :por eso debe establecerse ciertas normas, que le permitan tener un nivel óptimo de crédito.

8.2.3.-Normas de Control:

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Las Normas de Crédito son el máximo Riesgo que se debe aceptar, por conceder las cuentas por Cobrar o conceder el crédito al cliente. Para evaluar el Riesgo del crédito, el Gerente Financiero deberá considerar las siguientes normas principales :

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1.-Incumplimiento:

Es la probabilidad, que el cliente trate de cumplir con sus obligaciones o deudas; las cuales constituyen promesas de pago.

Este es un factor moral, y el hecho que el deudor haga un esfuerzo para cancelar sus deudas y no trate de excusarse en algo, constituye para los ejecutivos de crédito, el factor mas importante en una evaluación del riesgo de un crédito.

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2.-Capacidad de Pago:

Consiste en un juicio subjetivo en torno a las posibilidades del cliente de cancelar su deuda; (personal o empresa) juicio que se encuentra relacionado con la historia del cliente, con la observación física de la planta, del almacén, de su gestión comercial y, principalmente, con la situación de liquidez, la que se determina revisando el volumen de su Activo Corriente, es decir el Efectivo, los Valores Negociables, las cuentas por Cobrar y los Inventarios, ya que a ellos recurrirá el cliente para pagar sus obligaciones.

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3.-Capital: Es medido a través de la situación

financiera general de la empresa(cliente), la que se encuentra reflejada en los Estados Financieros, a los cuales se les aplica las Razones o ratios Financieros, incidiéndose especialmente, en la cuentas del Patrimonio.

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4.- ColateralSe refiere esta a la garantía colateral, la cual está representada por los Activos, que el Cliente puede ofrecer como una garantía del crédito recibido.

5.-Condiciones:Al juzgar los antecedentes de pago del cliente, se debe juzgar las condiciones económicas generales que predominan en el periodo investigado, así como el efecto que tuvieron y que tendrán nuevas o futuras condiciones económicas sobre la capacidad del cliente, de poder cumplir con pagar sus deudas.

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4.- ColateralSe refiere esta a la garantía colateral, la cual está representada por los Activos, que el Cliente puede ofrecer como una garantía del crédito recibido.

5.-Condiciones:Al juzgar los antecedentes de pago del cliente, se debe juzgar las condiciones económicas generales que predominan en el periodo investigado, así como el efecto que tuvieron y que tendrán nuevas o futuras condiciones económicas sobre la capacidad del cliente, de poder cumplir con pagar sus deudas.

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Habiendo determinado el Gerente Financiero, que el objetivo de la política de Crédito es promover las ventas e incrementar las utilidades, deberá analizar a continuación cuáles son aquellos costos marginales, increméntales o adicionales del crédito, así como los beneficios.

Los Costos principales del crédito son: los de cobranza, financiamiento, demora en los pagos y de incobrables o Cuentas de Cobranza Dudosa.

Examinemos cada uno de ellos:

Habiendo determinado el Gerente Financiero, que el objetivo de la política de Crédito es promover las ventas e incrementar las utilidades, deberá analizar a continuación cuáles son aquellos costos marginales, increméntales o adicionales del crédito, así como los beneficios.

Los Costos principales del crédito son: los de cobranza, financiamiento, demora en los pagos y de incobrables o Cuentas de Cobranza Dudosa.

Examinemos cada uno de ellos:

8.2.2.-ANALISIS DE LOS COSTOS Y BENEFICIOS DEL CREDITO:

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1.-Costos de Cobranza:

Cuando una empresa, como se señaló anteriormente, vende sus productos al contado, no incurre en costos de cobranza, mas, si adopta la política de otorgar créditos a sus clientes en espera de incrementar las ventas y las utilidades incurrirá necesariamente en costos de cobranza, esta situación obliga a acondicionar un Departamento de Crédito, con su ejecutivo al frente, ayudantes, equipos, etc.

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2.-El Costo de Financiamiento:Los costos de Financiamiento denominados también Costos de Capital, se dan cuando una empresa toma la decisión de otorgar créditos, debiendo, por lo tanto, financiar dichas inversión puesto que la empresa tiene que pagar al personal que produce, a los proveedores de insumos, al personal que administra la empresa así como al personal que vende los productos, hasta que el cliente cancele su deuda

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3.-Costo de demora en los pagosCuando el cliente se demora en pagar, la empresa incurre en costos por dicha demora, toda vez que, deberá pagar el costo de las comunicaciones recordándole que cancele su deuda, el de las demandas por vía legal, llamadas telefónicas etc4.-Costos de Cuentas de Cobranza Dudosa.Este costo, conocido también como costo de Incobrables se da cuando el cliente definitivamente no paga su deuda. En este caso, la empresa, además de los costos anteriormente mencionados, pierde el costos de costo de los artículos vendidos y no pagados. Debiendo a demás cancelar contablemente la venta efectuada

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COSTO DE

DEMORA EN

LOS PAGOS

COSTOS DECUENTAS DECOBRANZADUDOSA

COSTOSTOTALESDEL CREDITO

COSTO DEFINANCIAMIENTO

VENTA ALCONTADO

DEMORA EN

PAGOSCUENTAS DE COBRANZADUDODA(INCOBRABLES)

0 1 MES 12 MESES

COSTOSDECOBRANZAS

COSTOSDELCREDITO

PLAZO DE COBRO O RECUPERACION

COSTOS DEL CREDITOS/.

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Cuando se hace una venta al crédito, el importe de la venta se convierte en una cuenta denominados “Cuentas por Cobrar”(o Clientes). A medida que se recuperan las cuentas por cobrar, se anota en las cuentas correspondientes y el saldo de las Cuentas por Cobrar disminuye y aumenta el efectivo de la empresa. Como algunas ventas al crédito convertidas en Cuentas por cobrar no serán pagadas por los clientes, las empresas deben abrir en sus libros de contabilidad una cuenta denominadas “Provisión para Cuentas de Cobranza dudosa”

8.2.4.-Riesgo de Cobranza Dudosa o Incobrables:

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Periódicamente se cargará a una cuenta nominal(ACTIVO), o de perdidas denominadas ”Cuentas de Cobranza dudosa”, por aquellas ventas que se consideren de dudoso cobro o incobrables, y se hace un abono por el mismo importe a una cuenta real de PASIVO denominada “Provisión para cuentas de Cobranza Dudosa”. Cuando se llega a la conclusión de no poder cobrar una cuenta determinada, está se elimina de los libros, reduciendo el estado de Cuentas por Cobrar y de la Provisión por Cuentas de Cobrar, en el mismo importe.

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Las Empresas efectúan las provisiones y castigo ciñéndose tributariamente a dispositivos sobre el particular, como ser:1.-Demostrar la existencia de dificultades financieras que hagan previsible el riesgo de incobrabilidad, mediante análisis periódicos de los créditos concedidos o por otros medios; o se demuestre morosidad del deudor, mediante la documentación que evidencie las gestiones de cobro luego del vencimiento de la deuda o el protesto de documentos, o el inicio de procedimientos judiciales de cobranza, o que haya transcurrido mas de doce meses desde la fecha de vencimiento de la obligación, sin que ésta haya sido satisfecha2.-Que la provisión de cierre de cada ejercicio figure en el libro de Inventarios y Balances en forma discriminada.

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3.-El Monto de la provisión se considera equitativa, si guarda relación con la parte o el total si fuera el caso, que con arreglo al rubro 1 se estime de cobranza dudosa.4.-No se aceptará la formación de una Provisión para cuentas de Cobranza Dudosa a base de un porcentaje sobre el monto de la deuda5.-La Provisión para Cuentas de Cobranza Dudosa se debe constituir por el monto de los documentos de cobro dudoso, sin tener en cuenta el porcentaje que pueda representar respecto del monto total de los documentos a cobrar

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El castigo de las Cuentas:

Por otro lado, para efectuar el Castigo Directo de las Cuentas de Cobranza Dudosa se requiere a las empresas que:1.-.Hayan efectuado la debida Provisión para Cuentas de Cobranza Dudosa.2.-.Hayan ejercitado las acciones judiciales pertinentes hasta establecer la imposibilidad de la cobranza, salvo cuando se demuestre que es inútil ejercitarlas o que el monto exigible a cada deudor no exceda de una unidad impositiva tributaria.3.-.Además, no se acepta, tributariamente, el castigo por concepto de incobrables, a base de un porcentaje, ya sea sobre el monto total de las cobranzas o sobre el monto de las Cuentas de Cobranza Dudosa

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8.2.5.-Información y Análisis de Créditos:

La empresa, luego de definir sus normas de crédito, debe obtener información de los solicitantes del crédito, para proceder luego analizarla, evaluando de tal manera el riesgo que ofrecen dichos solicitantes. Estos son:

1.-La Información: Estados Financieros, Referencias Bancarias,información de otras entidades.

2.-El análisis del Crédito.

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:Cuando un nuevo cliente desea obtener crédito, el Departamento de Créditos hace que el solicitante llene algunos formularios, donde se solicita información financiera y crediticia, además de su referencia de créditos anteriores. Generalmente el Departamento de Créditos obtiene información adicional del cliente(suponiendo que es otra empresa), de sus estados financieros, referencias bancarias e información de otras entidades.Si se trata de clientes antiguos, al empresa puede ayudarse con el computador, el cual mantiene, en su banco de datos, información acerca del cumplimiento del cliente, del estado de sus cuentas pendientes, etc.

1.-La Información

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a) Estados Financieros: Los Estados Financieros que las

empresas hacen público, son fuente de información, que el Gerente Financiero puede utilizar en la evaluación del Riesgo que ofrece un futuro cliente..Los Estados Financieros Auditados son de mayor importancia que no Auditados.

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b)Referencia Bancaria:

El Gerente Financiero o encargado debe ponerse en contacto con el o los bancos del solicitante, como parte del proceso de recolección de información bastante actualizada en torno a la situación futuro cliente, pudiendo el banco entregar, con su autorización, datos respecto a su saldo promedio de cuenta corriente su historia financiera, solvencia, líneas de crédito, etc

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c.-Informacion de otras entidades: Además de los Estados Financieros y las referencias bancarias, puede obtenerse información de entidades como la Federación Nacional de Comerciantes (CONACO), de las Cámara de Comercio,así como de otras empresas privadas dedicadas a proporcionar información crediticia.

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2.-Análisis del Crédito:

-Obtenida la información, la empresa procede a analizar los Estados Financieros del solicitante mediante la aplicación de Razones Financieras, comparativas.-Seguidamente se examina las referencias Bancarias, estableciendo la solvencia del solicitante, así como su endeudamiento bancario actual.-El Departamento de Créditos, luego de analizar esta información y la proporcionada por otras entidades, puede tomar la decisión de aceptar o rechazar el crédito , o solicitar mayor información.

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Crédito deacuerdo con

Perfil del cliente

Situación delnegocio

Situación dela industria

Conducta

Capacidad de pago

Capital

Colateral

Condiciones

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(Reputación).- Historial del solicitante para satisfacer sus obligaciones financieras, contractuales y morales. Es una medida cualitativa.

Factores a estudiar:- Grado de evidencia en información.

- Experiencia de pago.

- Conocimiento del cliente.

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La disposición del solicitante de pagar el crédito solicitado. juicio subjetivo de posibilidades del cliente. Es una medida cuantitativa que se examina a través de la información financiera histórica.

La información a evaluar es:- Operación histórica (tendencias en

ventas y utilidades).

- Capacidad de generar flujos de efectivo.

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La solidez de la estructura financiera del solicitante, evaluando la congruencia de los recursos solicitados con su giro principal.

Los factores a evaluar son:- Analizar su ciclo económico.

- Analizar sus recursos de deuda y de capital.

- Analizar la rentabilidad tanto de la inversión como del patrimonio.

La estructura financiera consiste  en la forma en la que se van a financiar los activos de una empresa, incluye las deudas a corto y a largo plazo, así como el capital contable de los accionistas.

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Importe de los bienes ofrecidos por el cliente como garantía del crédito concedido.

Pueden constituirse con las propias garantías del bien o con otros bienes dados en garantía como seguridad del pago del crédito solicitado.

Factores a considerar:- Fuentes alternas de pago.- Contratación de seguros.

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Determinar el comportamiento de la industria en su conjunto. En esencia, el objetivo consiste en definir cuál será la capacidad del solicitante de un país determinado.

Términos de pago en función de la situación empresarial actual y de las tendencias económicas generales del país.

Factores a considerar:

- Riesgo sectorial.

- Ventajas competitivas.

- Nivel tecnológico.

- Grado de influencia.

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Las condiciones de crédito especifican, las características del pago o cancelación de la deuda, estas características son :

-Descuentos por pronto pago,- Plazo del descuento- Plazo de crédito.

9.2.6.Condiciones de Crédito

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El cliente puede o no aprovechar el descuento por pronto pago. Esta política depende de una serie de herramientas:

-Normas de crédito (define el máximo riesgo aceptable para conceder un crédito a un cliente, considerando cumplimiento, capacidad de pago, capital, garantías).-Análisis de costos y beneficios del crédito ( se evalúa el costo de cobranzas, el costo de financiamiento, el costo administrativo de demoras en los pagos, el costo de oportunidad por los atrasos, el costo de provisiones por cobranza dudosa).-Utilidades marginales y costos marginales en -políticas de crédito alternativas (analizar las utilidades marginales de las ventas versus los costos marginales del crédito

1.-Descuento por pronto pago:

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2.- Plazo del Descuento

Cuando una empresa prolonga o amplia el plazo de descuento, se pueden dar dos situaciones que tienen gran incidencia en el Periodo Promedio de cobro.

a.-Algunos clientes se verán inducidos a aceptar los descuentos cuando anteriormente no lo hacían, reduciéndose el periodo de Cobro.b.-Aquellos clientes que hacían uso de descuentos, pospondrán sus pagos hasta el final del nuevo plazo de descuento.

Respecto a cual de las dos situaciones será mayor que la otra está en función de los hábitos de pago de los clientes y deberán analizar en cada caso.

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El alargamiento del plazo de crédito incentiva las ventas a la vez, puede incrementar el Periodo Promedio de cobranzas ,así como las Cuentas de Cobranza Dudosa, por lo que debe medirse el efecto neto en las utilidades, ya que pueden aumentarse o disminuirse.

:3.-Plazo de Crédito

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La política de cobranzas de una empresa está dada por los distintos procedimiento que ésta sigue para recuperar las cuentas por cobrar a su vencimiento, asi como la vigilancia de las Cuentas por Cobrar.

9.3.1.-Procedimiento de cobro:Los principales procedimientos de cobro que emplean las empresas son:

1.-Cartas:2.-Llamadas Telefónicas3.-Uso de Empresas de Cobranzas.4.-Procedimiento Legal

9.3 POLITICA DE COBRANZAS

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El hecho de que una empresa acepte otorgar crédito, no significa que el Gerente Financiero se olvide de la Administración de las Cuentas por Cobrar, ya que es muy importante vigilar los créditos constantemente, tanto a nivel de crédito individual como de crédito total.La vigilancia de las Cuentas por cobrar permite detectar un posible deterioro en la capacidad de pago del cliente o si se está concediendo un crédito total excesivo.Examinar continuamente la Rotación de las cuentas por cobrar y el periodo promedio de cobro. De igual forma el Nivel de Cuentas de Cobranza dudosa, la antigüedad de las cobranzas.-

El hecho de que una empresa acepte otorgar crédito, no significa que el Gerente Financiero se olvide de la Administración de las Cuentas por Cobrar, ya que es muy importante vigilar los créditos constantemente, tanto a nivel de crédito individual como de crédito total.La vigilancia de las Cuentas por cobrar permite detectar un posible deterioro en la capacidad de pago del cliente o si se está concediendo un crédito total excesivo.Examinar continuamente la Rotación de las cuentas por cobrar y el periodo promedio de cobro. De igual forma el Nivel de Cuentas de Cobranza dudosa, la antigüedad de las cobranzas.-

9.3.2.-Vigilancia de las Cuentas por Cobrar;

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