adri priadana ahmad irfan a. aris wahyu m -...
TRANSCRIPT
Adri Priadana
Ahmad Irfan A.
Aris Wahyu M
Tujuan Pembelajaran Memahami pentingnya project cost management
Menjelaskan prinsip-prinsip dasar, konsep, dan istilah dari project cost management
Menjelaskan berbagai jenis perkiraan biaya dan metode untuk mempersiapkannya
Memahami proses yang terlibat dalam penganggaran biaya dan mempersiapkan perkiraan biaya dan anggaran untuk proyek dalam bidang teknologi informasi
Memahami manfaat dari manajemen nilai yang diperoleh dan manajemen proyek portofolio untuk membantu dalam pengendalian biaya
Menjelaskan bagaimana manajemen proyek perangkat lunak dapat membantu dalam manajemen biaya proyek
Pentingnya
Project Cost Management
Proyek TI memiliki track record yang buruk untuk tujuan anggaran pertemuan
Penelitian CHAOS menemukan jumlah peningkatan biaya rata-rata (persentase tambahan atau jumlah dolar dimana biaya aktual melebihi perkiraan) berkisar dari 180 persen pada tahun 1994 menjadi 56 persen pada tahun 2004, penelitian lain menemukan jumlah peningkatan menjadi 33-34 persen.
Apa yang salah? Menurut sejarah San Francisco Chronicle pada halaman
depan, "Computer Bumbling Costs the State $1 Billion," negara bagian California memiliki serangkaian kegagalan proyek TI mahal di akhir 1990-an.
Internal Revenue Service (IRS) AS terus memberikan contoh bagaimana dampak biaya yang tidak dikelola dengan baik. Serangkaian kegagalan proyek pembayar biaya pajak pada 1990 lebih dari $ 50 miliar per tahun
Pada tahun 2006, IRS diberitakan mengalami kegagalan upgrade untuk software-nya dan deteksi adanya penipuan, biaya $ 318.000.000 dalam pengembalian dana palsu yang tidak tertangkap.
Apakah Cost and Project Cost
Management?
Cost adalah sumber daya yang dikorbankan
untuk mencapai tujuan tertentu atau sesuatu
yang diberikan sebagai ganti
Cost biasanya diukur dalam unit mata uang
seperti dollar, rupiah
Project Cost Management mencakup proses-
proses yang dibutuhkan untuk menjamin proyek
bisa diselesaikan sesuai budget yang sudah
disetujui
Proses Cost Management Project
Resource planning: menentukan sumber daya apa
dan berapa banyak yang harus digunakan.
Cost estimating: membuat estimasi biaya dan
sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan
proyek.
Cost budgeting: Mengalokasikan estimasi biaya
semuanya ke masing-masing item pekerjaan
sebagai garis dasar untuk pengukuran performansi.
Cost control : pengendalian perubahan terhadap
budget proyek.
Figure 7-1: Project Cost
Management Summary
Prinsip Dasar Cost Management
Sebagian besar anggota pengurus lebih memahami dan lebih tertarik dalam hal keuangan daripada istilah TI, sehingga manajer proyek TI harus berbicara dengan bahasa mereka:
Keuntungan (Profit) adalah pendapatan dikurangi pengeluaran
Profit margin (Profit Margin) adalah rasio pendapatan terhadap laba
Life Cycle Costing adalah estimasi biaya proyek ditambah biaya perawatan produk yang dihasilkan
Cash Flow Analysis menentukan perkiraan biaya tahunan dan manfaat bagi proyek dan arus kas tahunan yang dihasilkan, keuntungan dari suatu proyek.
Table 7-1. Cost of Downtime
for IT Applications
Apakah sudah tepat? Banyak organisasi menggunakan TI untuk mengurangi
biaya operasional
Teknologi telah menurunkan biaya yang terkait dengan pemrosesan transaksi ATM:
Pada tahun 1968, biaya rata-rata adalah $ 5
Pada tahun 1978, biaya turun ke $ 1,50
Pada tahun 1988, biaya itu hanya nikel
Pada tahun 1998, hanya biaya sepeser pun
Pada tahun 2008, biaya itu hanya setengah sen!
Investasi di green IT dan inisiatif lainnya telah membantu baik lingkungan dan garis bawah perusahaan, Michael Dell, CEO Dell, mencapai tujuannya untuk membuat perusahaannya "carbon neutral " pada tahun 2008
Prinsip Dasar Cost Management
Tangible costs or benefits adalah biaya-biaya atau manfaat yang organisasi dapat yang mudah diukur, seperti diukur dengan dolar.
Intangible costs or benefits adalah biaya atau manfaat yang sulit untuk mengukur dalam istilah moneter.
Direct costs adalah biaya yang dapat berhubungan langsung dengan produksi produk dan jasa dari proyek
Indirect costs adalah biaya yang tidak berhubungan langsung dengan produk atau jasa dari proyek, tetapi tidak berkaitan langsung dalam melakukan proyek
Sunk cost adalah uang yang telah dihabiskan di masa lalu, ketika memutuskan proyek apa yang harus berinvestasi atau melanjutkan, Anda tidak harus mencakup biaya yang hangus
Prinsip Dasar Cost Management (Cont) Learning curve theory menyatakan bahwa ketika banyak
item yang diproduksi berulang-ulang, biaya unit barang-
barang menurun dalam pola teratur karena lebih banyak
unit yang diproduksi.
Reserves adalah dolar yang termasuk dalam perkiraan
biaya untuk mengurangi resiko biaya dengan
memungkinkan untuk situasi masa depan yang sulit untuk
diprediksi.
Contingency reserves memungkinkan untuk situasi masa
depan yang mungkin sebagian untuk direncanakan
(kadang-kadang disebut known unknowns) dan termasuk
dalam baseline biaya proyek.
Management reserves memungkinkan untuk situasi masa
depan yang tak terduga (kadang-kadang disebut unknown
unknowns)
Manajer proyek harus serius menentukan
perkiraan biaya jika mereka ingin
menyelesaikan proyek dalam keterbatasan
anggaran.
Sangat penting untuk mengetahui jenis
perkiraan biaya, bagaimana mempersiapkan
perkiraan biaya, dan masalah khas yang
terkait dengan perkiraan biaya TI
Tabel 7-2: Jenis Estimasi Biaya
Rencana Pengelolaan Biaya
Sebuah rencana manajemen biaya adalah dokumen
yang menjelaskan bagaimana organisasi akan
mengelola varian biaya pada proyek.
Sebagian besar dari total biaya proyek sering
dihabiskan oleh biaya tenaga kerja, sehingga
manajer proyek harus mengembangkan dan
melacak perkiraan tenaga kerja
Tabel 7-3: Maksimum headcounts
Departemen per Tahun
Tool dan Teknik dalam Menentukan
Estimasi Biaya
Tool dan Teknik Dasar dalam Menentukan Estimasi Biaya
Analogous atau top-down estimates : menggunakan
biaya yang sebenarnya dari sebuah proyek serupa
sebelumnya, sebagai dasar untuk memperkirakan biaya
proyek yang lainnya.
Bottom-up estimates : melibatkan perkiraan individu
dalam item pekerjaan atau kegiatan dan menjumlahkan
item atau aktiftas tersebut untuk mendapatkan total
proyek.
Parametric modeling : menggunakan karakteristik
proyek (parameter) dalam model matematis untuk
memperkirakan biaya proyek.
Masalah khas dengan
Perkiraan Biaya TI
Perkiraan yang dilakukan terlalu cepat.
Kurangnya pengalaman dalam memperkirakan
biaya.
Manusia kadang meremehkan tentang perkiraan
biaya.
Manajemen menghendaki akurasi.
Contoh Perkiraan Biaya
• See pp. 277-281 for a detailed example of creating acost estimate for the Surveyor Pro project describedin the opening case
• Sebelum membuat perkiraan, mengetahui apa yangakan digunakan, mengumpulkan informasi sebanyakmungkin, dan memperjelas aturan dasar dan asumsiuntuk memperkirakan.
• Jika memungkinkan, estimasi biaya berdasarkankategori utama WBS.
• Buat model biaya untuk membuatnya lebih mudahdalam melakukan perubahan danmendokumentasikan perkiraan.
Gambar 7-2: Surveyor Pro Proyek
Perkiraan Biaya
Gambar 7-3: Surveyor Pro
Pengembangan Perkiraan Software
Penganggaran Biaya
• Mengalokasikan biaya melibatkan anggaran
perkiraan biaya proyek yang dipengaruhi item
pekerjaan individu dari waktu ke waktu.
• WBS adalah input yang diperlukan untuk proses
penganggaran biaya ,sejak menentukan item
pekerjaan.
• Tujuan yang paling penting adalah untuk
menghasilkan dasar pengganggaran biaya.
– Sebuah alokasi waktu-bertahap yang manajer proyek
digunakan untuk mengukur dan memonitor kinerja
biaya
Gambar 7-4: Surveyor Pro
Biaya Proyek Dasar
* Bilangan dibulatkan, sehingga beberapa jumlah total tidak ditampilkan
Kontrol Biaya
• Pengendalian biaya proyek meliputi :
– Monitoring kinerja biaya
– Memastikan bahwa hanya perubahan proyek yang
tepat disertakan dalam biaya awal yang direvisi
– Menginformasikan kepada para stakeholder yang
berwenang terhadap perubahan ,jika hal tersebut
akan mempengaruhi biaya
• Banyak organisasi di seluruh dunia
memiliki masalah dengan pengendalian
biaya
Media Snapshot
Australia: masalah instalasi sistem ERP di Crane Group Ltd menyebabkan perkiraan biaya lebih dari $ 11.500.000.
India: sebanyak 274 proyek yang saat ini sedangdilaksanakan di sektor sentral menyebabkan pembengkakanbiaya dan waktu.
Pakistan: Pakistan telah menderita kerugian secara terusmenerus melampaui Rs 1798000000 (lebih dari $ 30 juta dolarAS) dalam pelaksanaan 66,5 megawatt Jagran Hydropower Project di Lembah Neelum.
Amerika Serikat: Northern California, anggota parlemenmarah atas pengumuman Gubernur Arnold Schwarzenegger bahwa penumpang harus membayar biaya konstruksi padajembatan Bay area ... Mungkin dibutuhkan Terminator untukmembantu mengendalikan biaya!
Earned Value Management (EVM)
EVM adalah teknik pengukuran kinerja proyek yang
mengintegrasikan ruang lingkup, waktu, dan data biaya.
Mengingat hal yang mendasar (rencana awal ditambah
perubahan disetujui), Anda dapat menentukan seberapa
bagus proyek tersebut untuk dapat memenuhi
tujuannya.
Anda harus memasukkan informasi aktual secara
berkala menggunakan EVM.
Semakin banyak organisasi di seluruh dunia
menggunakan EVM untuk membantu mengendalikan
biaya proyek.
Earned Value Management Terms
The Planned Value (PV), sebelumnya disebut budgeted cost of work scheduled (BCWS), juga biasa disebut anggaran, adalah bahwa sebagian dari total perkiraan biaya yang telah disetujui rencananya akan digunakan untuk kegiatan selama periode tertentu.
Actual Cost (AC), sebelumnya disebut actual cost of work performed (ACWP), adalah total biaya langsung dan tidaklangsung yang dikeluarkan dalam menyelesaikan pekerjaan padasuatu kegiatan selama periode tertentu.
Earned Value (EV), sebelumnya disebut budgeted cost of work performed (BCWP), adalah perkiraan nilai pekerjaan aktual yang benar-benar selesai.
EV didasarkan pada biaya yang direncanakan (asli) untuk proyekatau kegiatan dan tingkat di mana tim ini menyelesaikanpekerjaan pada proyek atau kegiatan sampai saat itu / berdasarkan tanggal.
Rate of Performance
Rate of performance (RP) adalah rasio pekerjaanyang sebenarnya diselesaikan dengan persentasepekerjaan yang telah direncanakan dan diselesaikanpada waktu tertentu selama siklus proyek ataukegiatan.
Brenda Taylor, Senior Project Manager di Afrika Selatan, menunjukkan aturan dan pendekatan untuk memperkirakan nilai yang diterima.
Misalnya, instalasi server ini hampir/halfway selesaipada akhir minggu 1; tingkat kinerja akan menjadi50% karena pada akhir minggu 1 jadwal yang direncanakan mencerminkan bahwa tugas harus100% selesai dan hanya 50% dari pekerjaan yang telah selesai.
Table 7-4 Perhitungan Earned Value
Setelah Minggu Pertama
29
Table 7-5: Earned Value Formulas
30
Aturan Thumb untuk
Memperoleh Value Number
Angka negatif untuk biaya dan varian jadwalmenunjukkan masalah di daerah tersebut.
CPI dan SPI kurang dari 100% menunjukkan masalah.
Masalah yang dimaksud dalam proyek ini biaya yang terjadi lebih dari yang direncanakan (over budget) ataumengambil lebih lama dari yang direncanakan (dalamjadwal)
CPI dapat digunakan untuk menghitung estimate at completion (EAC)--perkiraan berapa biaya untukmenyelesaikan proyek didasarkan pada kinerja (to date), budget at completion (BAC) adalah total anggaran asliuntuk proyek.
Figure 7-5: Earned Value Chart for
Project after Five Months
32
Project Portfolio Management
Banyak organisasi mengumpulkan dan mengontrolseluruh paket proyek atau investasi sebagai salahsatu rangkaian kegiatan yang saling terkait dalamportofolio.
Lima tingkat untuk manajemen proyek portofolio: Letakkan semua proyek Anda dalam satu database
Prioritaskan proyek dalam database Anda
Bagilah proyek Anda menjadi dua atau tiga anggaranberdasarkan jenis investasi
Otomatisisasi repositori
Terapkan teori portofolio modern, termasuk risk-return tools yang memetakan risiko proyek pada kurva.
Manfaat Manajemen Portofolio
Schlumberger menghemat $3 juta dalam satu tahundengan mengorganisir 120 proyek teknologi informasike dalam portofolio.
META Grup Research menunjukkan bahwa:
Organisasi yang mengevaluasi proyek-proyekteknologi informasi berdasarkan dampak bisnismereka dan nilai-nilai potensi bisnis mereka makapelaksanaan proyek tersebut menghasilkan 25 persenlebih banyak perubahan ke baris bawah.
Bisnis eksekutif menyatakan bahwa menggunakanmanajemen proyek portofolio memungkinkan manajeruntuk membuat keputusan lebih cepat dan lebihpercaya diri.
Best Practice
Sebuah survei global yang dirilis oleh Borland Software pada tahun
2006 menunjukkan bahwa banyak organisasi masih pada tingkat
kematangan yang rendah dalam hal bagaimana mereka
mendefinisikan tujuan proyek, mengalokasikan sumber daya, dan
mengukur keberhasilan keseluruhan portofolio teknologi informasi
mereka.
Beberapa temuan meliputi:
Hanya 22 persen responden survei melaporkan bahwa organisasi
mereka baik secara efektif atau sangat efektif menggunakan
rencana proyek untuk mengelola proyek.
Hanya 17 persen memiliki proses yang ketat atau sangat ketat
untuk rencana proyek, yang meliputi pengembangan data dasar
dan memperkirakan jadwal, biaya, dan dampak bisnis proyek.
Hanya 20 persen setuju jika organisasi mereka memantau
kemajuan portofolio dan mengkoordinasikan seluruh proyek untuk
saling tergantung satu sama lain.
Menggunakan Software untuk dalam
Manajemen Biaya Spreadsheets adalah alat umum untuk perencanaan
sumber daya, estimasi biaya, anggaran biaya, dankontrol biaya.
Banyak perusahaan menggunakan software aplikasikeuangan yang lebih canggih dan terpusat untukinformasi biaya.
Perangkat lunak pada manajemen proyek memilikibanyak fitur-biaya yang saling terkait, khususnyaperusahaan PM software.
Chapter Summary
Manajemen biaya proyek adalah yang secara
tradisional merupakan weak area dalam proyek TI,
dan manajer proyek harus bekerja untuk
meningkatkan kemampuan mereka untuk
memberikan proyek-proyek dalam anggaran yang
disetujui.
Proses utama meliputi:
Estimasi Biaya
Anggaran Biaya
Kontrol Biaya