adquirir un software y ponerlo en funcionamiento …

Carrera 50 No. 26 – 00 Bogotá D.C. PBX: (57) 1 2220601 FAX: 2219537 Línea Gratuita Nacional 01 8000 911729

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TERMINOS DE REFERENCIA

ADQUIRIR UN SOFTWARE Y PONERLO EN FUNCIONAMIENTO PARA QUE CUBRA EL SERVICIO INHOUSE DE ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN DOCUMENTAL PARA LA UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA UPME.

SUBDIRECCIÓN DE INFORMACIÓN

BOGOTÁ D.C.,MAYO DEL 2012



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CONTENIDO Pág. RECOMENDACIONES GENERALES .............................................................................3 ANTECEDENTES ..............................................................................................................4 CAPÍTULO I. OBJETO Y GENERALIDAES DE LA CONTRATACIÓN ........................7 CAPÍTULO II. PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA .................................................21 CAPÍTULO III. RECHAZO DE LAS PROPUESTAS ......................................................30 CAPÍTULO IV. ANALISIS, COMPARACION Y EVALUACIÓN DE PROPUESTAS …32 CAPÍTULO V. FORMATOS ...............................................................................................42



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RECOMENDACIONES GENERALES Se solicita cumplir con las siguientes recomendaciones, para facilitar la labor de evaluación de la propuesta: 1. Leer cuidadosamente estos términos de referencia, antes de elaborar la propuesta. 2. Entender que con la presentación de la propuesta se acogen y aceptan todas las condiciones estipuladas

en los presentes términos de referencia. 3. Presentar la totalidad de la propuesta, en orden para facilitar su estudio, con índice y debidamente foliados. 4. La presentación de la propuesta por parte del oferente constituye evidencia de que se estudiaron

completamente las especificaciones, formatos y demás documentos; que recibió las aclaraciones necesarias sobre las inquietudes o dudas previamente consultadas y que ha aceptado que estos términos de referencia son completos, compatibles y adecuados para identificar los bienes y servicios que se contratarán.

5. La presentación de la propuesta por parte del oferente constituye evidencia de que está enterado a

satisfacción en cuanto al alcance del objeto a contratar y que ha tenido en cuenta todo lo anterior para definir su oferta económica y las obligaciones que se adquieren en virtud del contrato que se celebrará-

6. La UPME podrá aplazar, suspender o terminar el presente proceso por fuerza mayor o caso fortuito o

cualquier otro hecho no imputable a la UPME sin que tales hechos se puedan aducir por el proponente para solicitar el reconocimiento y pago de algún tipo de indemnización.



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ANTECEDENTES La Unidad de Planeación Minero Energética – UPME, cuenta con un SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL que sirve de soporte a todas las dependencias en cumplimiento de sus funciones archivísticas. En la actualidad la herramienta de Control Documental actual presenta las siguientes debilidades:

No posee soporte corporativo, debido a que es una herramienta de licenciamiento FREE GNU.

No cuenta con sistema de requerimientos para el mejoramiento continuo de la infraestructura tecnológica

Presenta caídas continuas, ocasionando mal servicio a los usuarios externos y atraso en las labores diarias de la Unidad de Planeación Minero Energética – UPME y en especial del grupo de gestión documental.

No existe un plan de contingencia para mitigar las fallas continuas del sistema.

Carece de un mecanismo de auditoría de acceso directo a la base de datos.

Tiene problemas de seguridad al ingresar las imágenes (Radicados, Expedientes, Otros documentos).

Algunos módulos son complicados y no brindan una interfaz amigable al usuario final.

Deficiencia en la generación de los consecutivos de los radicados durante la radicación de uno o más documentos.

Lentitud en consultas debido a que no cuenta con un Modelamiento que se ajuste al estándar ANSI SQL-2008.

No hay una separación clara entre los componentes del sistema (interfaz de usuario, lógica de negocio y persistencia) lo que dificulta la realización de cualquier mantenimiento.

Incremento en los costos asociados a la infraestructura debido al alto consumo de recursos físicos. Actualmente, depende de un servidor con especificaciones muy altas para garantizar su correcto funcionamiento.

Bajo grado de estandarización: no se cumplen estándares de programación.

No usa un framework de desarrollo que apoye la abstracción de funcionalidades básicas dentro de un aplicativo web.

Modelo de datos sin el debido mantenimiento ya que existen tablas y campos que no se utilizan, faltan relaciones entre algunas tablas que permitan asegurar la consistencia de los datos.

Documentación pobre y desactualizada. El conocimiento depende de pocas personas lo que dificulta la divulgación para manejo, soporte y/o mantenimiento.

El modelamiento de datos no contempla un modelo flexible de seguridad que incorpore el concepto de Roles y Usuarios.

Gran dificultad para incluir nuevas reglas de acceso a funcionalidades asociadas a parámetros como: dependencia, características del documento (visibilidad, estado, tipo, ...etc.).

Las labores de mantenimiento del sistema, la realización de ajustes demandan una gran cantidad de tiempo y recursos.

Dificultad para realizar modificaciones de los parámetros básicos en cumplimiento de las normas sobre gestión documental.

No cuenta con una Arquitectura de Software Escalable.



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No existe una separación clara entre los componentes del sistema (Interfaz de Usuario, Lógica de Negocio, Persistencia), el cual dificulta la realización de cualquier mantenimiento.

De otro lado y para el cumplimiento al Acuerdo 042 de 2002 del Archivo General de la Nación, la Unidad de Planeación Minero Energética – UPME no cuenta con el personal suficiente y debido que en la actualidad solo se tiene un funcionario que no alcanza a suplir los requerimientos y necesidades del día a día para realizar las actividades de: Administración documental, Clasificación y archivo de documentos, Ordenación y organización de los documentos, Descripción documental e inventario, Consulta de documentos, Préstamo de documentos para tramites internos, Transferencias documentales. La Unidad de Planeación Minero Energética – UPME; Cuenta con la Biblioteca Convencional siendo esta un lugar donde existe una cantidad de textos que hacen parte integral de los fondos documentales colocados en estantes donde el que investiga encontrará un mundo inerte y su universo intelectual queda rezagado a una parte mínima. La biblioteca siempre ha tenido un valor preponderante en la sociedad, en unas culturas más que en otras, pero en la actualidad se ha incrementado la atención de la sociedad por el conocimiento y la información debido a que éstos, se han convertido en la fuerza conductora para el desarrollo social y son factores indispensables para los sistemas modernos de producción y la economía en el mundo. Es por ello que las bibliotecas en todas sus modalidades y tipos tendrán que afrontar este reto; tanto centrarse por investigar acerca del desarrollo del conocimiento, como la creación de las bases del conocimiento. Es decir, como generar, intercambiar, organizar, difundir, conservar el conocimiento, para que la biblioteca contribuya a socializarlo y por ende a mejorar la calidad de vida de la sociedad en la cual se encuentra inmersa. La unidad planea dar cumplimiento a La Ley General de Archivos 594 de 2000; la cual señala, entre otros aspectos, que los documentos institucionalizan, las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural del Estado y la administración de justicia; llevando a cabo las siguientes actividades:

o Organización y digitalización del archivo histórico de la Unidad de Planeación Minero Energética – UPME, su valiosa información y sus actuales condiciones nos llevan a reflexionar sobre la pérdida o deterioro de la misma, ya que acumula la información de una entidad memorable que se enlaza fuertemente con la historia del desarrollo del país; para este fin siempre nos regimos por los principios archivísticos:

Producción Recepción Distribución Tramite Organización Consulta Conservación Disposición Final del Documento



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Cargue de toda la información digitalizada del archivo histórico a la base de datos del software de forma que quede disponible para futuras consultas.

Implementación de un Sistema de Gestión Documental que cumpla con los PROCESOS DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL de la Ley 594 de 2000, con el objeto de:

o Compartir, distribuir y gestionar la documentación en formato digital, representando una oportunidad para mejorar la productividad en la entidad.

o Utilización de tecnología avanzada, que además reduce los plazos de entrega y mejora el servicio.

o Contribuir a la conservación del medio ambiente al reducir significativamente el consumo de papel. Mejora la imagen interna y aumenta la motivación de los empleados al reducir las tareas manuales monótonas y de escaso valor añadido.

Migración del sistema de gestión documental actual a la nueva herramienta informática con el objeto de conservar el trabajo que se había adelantado y ponerlo a disposición de los usuarios. Se debe disponer de un equipo humano presentado por el proponente para el traslado de la información (migración documental).

Implementar una biblioteca virtual con el objeto de: o Promover el trabajo colaborativo. o Difundir la producción de la institución. o Permitir así el acceso simultáneo a toda la información de interés institucional y general. o Incrementar el acceso: esta es razón principal y la más obvia, cuando se sabe que hay una

alta demanda por parte de los usuarios y la biblioteca o el archivo desean mejorar el acceso a una determinada colección.

o Reducir la manipulación y el uso de materiales originales frágiles o utilizados intensivamente.



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CAPÍTULO I

1. OBJETO Y CONDICIONES GENERALES DE LA CONTRATACIÓN

1.1 OBJETIVO GENERAL

ADQUIRIR SOFTWARE Y PONERLO EN FUNCIONAMIENTO PARA QUE CUBRA EL SERVICIO INHOUSE DE ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN DOCUMENTAL PARA LA UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA UPME.

1.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS 1- Adquirir el licenciamiento de una herramienta de software especializada que cumpla con los procesos

del programa de Gestión Documental de La Ley 594 de 2000. 2- Acompañamiento y asistencia en la implementación y montaje a nivel de Software y Hardware

necesarios para el funcionamiento de la herramienta. 3- Acompañamiento y asistencia durante el periodo de ejecución del contrato en la operación y manejo del

Sistema de Gestión Documental. 4- Realizar el acompañamiento y asesoría para la GESTIÓN Y ADMINISTRACION de los documentos

producidos en cada una de las dependencias y los centralizará en los centros de Gestión Documental. Para la organización de los Archivos de Gestión Técnica, seguir las políticas emitidas por el área de Gestión Documental y lo contemplado en el Sistema de Gestión de Calidad de la entidad (SGC).

5- Realizar el acompañamiento y asesoría para cada uno de los archivos físicos entregados por las áreas productoras de documentos, los recepcionará según las directrices emitidas por la UNIDAD DE PLANEACION MINERO ENERGETICA, y realizará las tareas de CLASIFICACION Y ARCHIVO según el expediente o unidad documental de almacenamiento utilizado. Para la organización física utilizará el Cuadro de Clasificación Documental y las Tablas de Retención Documental, previamente entregadas por la UNIDAD DE PLANEACION MINERO ENERGETICA.

6- Realizar el acompañamiento y asesoría para la ordenación de los archivos de acuerdo con las Series Documentales Definidas en la Clasificación, de forma cronológica, (Acuerdo 042 de 2002 del Archivo General de la Nación), retirando los ganchos de cosedora, los clips Mariposa y todos los ganchos metálicos. El contenido de cada carpeta será foliada con lápiz negro empezando en el número uno y terminando en el folio 200. Al Terminar dicha numeración deberá empezarse una nueva carpeta. La Clasificación de la información se realizará con fundamento en las Tablas de Retención Documental (TRD) de la UNIDAD DE PLANEACION MINERO ENERGETICA y se realizaran actividades como:

Análisis de las características del documento para ubicarlas según TRD. Incluir la información del documento y de la totalidad de los archivos de gestión en los

inventarios correspondientes y en las bases de datos que disponga la entidad. Limpieza del documento Eliminación de copias de documentos



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Ubicación de los documentos en su orden natural Foliación de los documentos Retiro de los elementos metálicos de agrupación Archivo en carpeta Marcación de la etiqueta que identificará la carpeta Identificación de las cajas de archivo y estantería. Levantamiento de índices e inventarios documentales Referenciación de documentos de soporte diferente a papel.

7- Realizar el acompañamiento y asesoría para la rotulación de las carpetas y cajas al interior de cada

archivo bien sean sistemas rodantes o sistemas fijos, para identificar los documentos. La rotulación y descripción documental de cada carpeta deberá realizarse de acuerdo a lo establecido por el Grupo de Archivo de la UNIDAD DE PLANEACION MINERO ENERGETICA siguiendo las normas del Archivo General de la Nación. (Acuerdo 042 de 2002). Además asesoramos las nuevas unidades documentales que se generen en tiempo de ejecución en los Archivos de Gestión.

8- Realizar el acompañamiento y asesoría para la consulta de documentos en las áreas de archivo

(únicamente a los funcionarios de la UNIDAD DE PLANEACION MINERO ENERGETICA.) Si el interesado desea que se le expidan copias o fotocopias, éstas deberán ser Autorizadas por el jefe de la respectiva oficina o el empleado en quien se haya delegado esa facultad y sólo se permitirá cuando la información no tenga carácter de reservado. También asesoramos como se llevará el registro de préstamo y las estadísticas mensuales de consultas.

9- Realizar el acompañamiento y asesoría cuando se requiera trasladar una unidad de conservación a otra

área, este se entregará en calidad de préstamo. Como resultado se llevará un registro en forma automatizada en el que se consigne la fecha del préstamo, identificación completa del expediente, número total de folios, nombre y cargo de quien retira el expediente y término para su devolución. Vencido el plazo establecido en el plan operativo para la devolución, haremos hacer exigible su devolución inmediata. Para las unidades de conservación almacenadas en el archivo central, EL CONTRATISTA, será el veedor para el trámite de préstamo ante el encargado del archivo central y una vez recibido los documentos garantizará su entrega en los tiempos de devolución establecidos.

10- Realizar el acompañamiento y asesoría para el proceso de transferencias documentales periódicamente

de acuerdo al cronograma establecido y aprobado por la UNIDAD DE PLANEACION MINERO ENERGETICA, de acuerdo a las políticas emitidas por el Comité de Gestión Documental y las normas consignadas en el manual de archivo y las Tablas de Retención Documental. Así mismo se realizara el acompañamiento y asesoría para las transferencias del archivo de Gestión al archivo Central, que se efectúen durante la ejecución del contrato, para lo cual deberá contar con la asistencia de la firma que en su momento tenga dicha custodia, para realizar el traslado de los archivos correspondientes. En casos de presentarse costos (transporte en vehículo), estos deben ser asumidos por la UNIDAD DE PLANEACION MINERO ENERGETICA.



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11- Implementar un Sistema de Gestión Documental de tecnología abierta configurable el cual debe contar con un repositorio de documentos seguro y centralizado, siendo administrable desde un Navegador y que disponga de herramientas para la búsqueda y distribución controlada de documentos.

12- Reducir el tiempo dedicado a la búsqueda y localización de todo tipo de documentos archivados, gracias a la centralización de su base de datos en un servidor al que se accede a través del navegador del PC del usuario (Sistema WEB).

13- Generar ahorro en los procesos de tratamiento y almacenamiento de documentos, en la búsqueda de información y en el consumo de material de oficina (Papel, Tóner, Fotocopias).

14- Optimizar los recursos informáticos y de sistemas de información, gracias a la organización racional de los documentos de acuerdo a criterios corporativos y operativos de la UPME.

15- Facilitar el acceso simultaneo de usuarios desde lugares distintos a documentos compartidos, incrementando la productividad de los equipos de trabajo.

16- Evitar la manipulación, deterioro y pérdida de los mismos porque en el día a día se manejan las versiones electrónicas. También facilitar la implantación de medidas técnicas de seguridad en los sistemas de información mediante la utilización de backups, copias en remoto, etc.

17- Dar cumplimiento a La Ley General de Archivos 594 de 2000; la cual señala, entre otros aspectos, que los documentos institucionalizan, las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural del Estado y la administración de justicia.

18- Mejorar los tiempos y procedimientos, en la gestión documental dando así un valor agregado en los aspectos de: Recepción, Consulta, Asignación y Seguimiento de todos los documentos que tengan en su bandeja de entrada.

19- Migración de todos los registros que se encuentra en la herramienta actual de Gestión Documental. 20- Desarrollar según los requerimientos que resulten del levantamiento de información respectivo una

biblioteca virtual e implementación de la misma. 21- Proporcionar capacitaciones al personal a la unidad de planeación minero energética, en la

administración y funcionamiento del software durante la ejecución del contrato de conformidad a las necesidades y tiempo estimados.

1.3 ALCANCE DE LA CONTRATACION La administración de los Archivos de Gestión incluye las actividades de: clasificación, ordenación, actualización, descripción, inventario, transferencias, recepción, consulta de documentos en el archivo de gestión en la UNIDAD DE PLANEACION MINERO ENERGETICA, para lo cual el contratista colocará el personal especializado con experiencia en archivística. El contratista durante el periodo de contratación colocara en calidad de alquiler los equipos que hacen parte del proceso de DIGITALIZACION Y RECEPCION de documentos, es de anotar que el costo del alquiler de estos equipos estaría incluido en el valor de la propuesta.

1- El proponente debe proveer, instalar y configurar los equipos tecnológicos que hacen parte integral de una solución efectiva de Gestión Documental, como son: Servidor, Impresora Térmica para stickers de códigos de barra, Pistola lectora de código de barras y scanner de alta resolución.



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2- Podrán participar en el presente proceso, las personas naturales o jurídicas, consorcios y uniones temporales que se encuentren debidamente inscritas, calificadas y clasificadas en el Registro Único de Proponentes de la Cámara de Comercio, en las siguientes actividades, especialidades y grupos:

CÓDIGO ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

CÓDIGO DE LA ESPECIALIDAD

DESCRIPCIÓN DE LA ESPECIALIDAD

CÓDIGO DEL GRUPO

DESCRIPCIÓN DEL GRUPO

02 CONSULTOR 10 OTROS 02 SISTEMAS DE INFORMACION

02 CONSULTOR 10 OTROS 04 GESTION DE PROYECTOS

03 PROVEEDOR 23 SERVICIOS 05 SERVICIO DE PERSONAL TEMPORAL

03 PROVEEDOR 23 SERVICIOS 20 DESARROLLO DE SOFTWARE

03 PROVEEDOR 23 SERVICIOS 22 SERVICIO DE MICROFILMACION

03 PROVEEDOR 23 SERVICIOS 29 SERVICIO DE ADMINISTRACION DOCUMENTAL

03 PROVEEDOR 23 SERVICIOS 36 SERVICIO DE FOTOCOPIADO

03 PROVEEDOR 24 SERVICIOS DE ALQUILER

05 ALQUILER DE EQUIPOS DE COMPUTACION


08 ALQUILER DE OTROS EQUIPOS

03 PROVEEDOR 25 SERVICIOS DE MANTENIMIENTO

23 MANTENIMIENTO DE SOFTWARE

03 PROVEEDOR 33

SISTEMAS DE INFORMACION Y TECNOLOGIA DE INFORMACION

01 EQUIPOS DE COMPUTO Y PROCESAMIENTO DE DATOS

03 PROVEEDOR 33


03 SOFTWARE

Si la participación se hace en Consorcio o Unión Temporal, por lo menos uno de sus integrantes deberá estar inscrito, clasificado y calificado en las especialidades y grupos enunciados y su vigencia debe ser de acuerdo con las normas vigentes. Este certificado deberá tener una fecha de expedición no mayor a treinta (30) días anteriores a la fecha de cierre del plazo del proceso.

1.4 RESULTADOS ESPERADOS

1. El acceso instantáneo a la documentación de la UPME para eliminar desplazamientos, reduciendo así el tiempo de consultas y tareas de archivo.

2. Generación automática de las Tablas de Retención Documental (TRD) 3. Generación automática de las Tablas de Valoración Documental (TVD) 4. Ahorro de espacio físico y minimiza el problema de localización física y almacenamiento de

documentos.



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5. No duplicidad de documentos, no fotocopias innecesarias, no reenvíos por fax y no grabaciones de datos repetidas.

6. Control de la distribución, seguridad y conservación de los documentos físicos mientras que en el día a día se manejan las versiones electrónicas de los mismos.

7. Reducción de costes de administración y almacenamiento. 8. Aumento de la productividad de los equipos de trabajo. 9. Implantación de medidas de seguridad de los documentos. 10. Desaparición de tareas manuales monótonas y de escaso valor añadido. 11. Centralización de la base de datos documental. 12. Óptima organización de la información de acuerdo a criterios corporativos. 13. Rapidez y agilidad en el acceso a la información compartida. 14. Reducción de costes operativos en el procesamiento de documentos 15. Evita la manipulación y deterioro de los documentos físicos 16. Mejora de la imagen corporativa. 17. Contribuye a la conservación del medio ambiente. 18. Permite eliminar papeles dentro de la empresa - Disminuye la manipulación de documentos físicos. 19. Facilita la adaptación a la ISO 9000:2000. 20. Pone los documentos que desee a disposición de sus clientes y de sus proveedores. 21. Diseño acorde con la imagen corporativa de la organización. 22. Poner a disposición de los clientes en el gestor documental web los documentos del área.

1.5 RÉGIMEN JURÍDICO APLICABLE Este proceso de contratación se rige por los Principios Constitucionales indicados en su artículo 209, por la Resolución UPME No 0198 del 18 de mayo de 2011, por lo contenido en estos términos de referencia, lo señalado en la audiencia de aclaraciones, las adendas que se emitan y demás documentos relacionados con el proceso. 1.6 PRESUPUESTO ASIGNADO El presupuesto asignado por la Unidad es de QUINIENTOS SESENTA MILLONES DE PESOS MONEDA LEGAL COLOMBIANA ($560.000.000) según Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) número XXXXXXXX del XXXXXXX de XXXXXXXX de 2012, presupuesto que incluye todos los costos asociados directos e indirectos, IVA, retención en la fuente, costo de publicación en el diario oficial, impuesto de timbre y cualquier otro costo o impuesto en que incurra el proponente seleccionado para la ejecución del presente proyecto.

1.7 TERMINO DE DURACION DEL CONTRATO El término de duración máximo del contrato será de SEIS MESES (6) meses contado a partir de la firma del Acta de Iniciación del contrato, la cual deberá suscribirse a más tardar dentro del décimo (10º) día hábil siguiente a la fecha del perfeccionamiento del contrato.



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El contrato se considerará perfeccionado desde la fecha de su firma. El acta de iniciación se suscribirá previa aprobación de la garantía exigida en el contrato, pago de los derechos de publicación del mismo e impuesto de timbre si a ello hubiere lugar. 1.8 VALOR DE LA PROPUESTA El proponente deberá indicar un único valor de la propuesta en pesos colombianos, el cual incluye todos los costos relacionados con ello. Se deberá precisar el valor correspondiente al IVA y el valor de la propuesta antes de IVA. 1.9 FORMA DE PAGO La Unidad de Planeación Minero Energética realizará los pagos referentes al presente contrato de la siguiente, manera: Primer pago corresponderá al CUARENTA POR CIENTO (4O%) del valor del contrato, el cual deberá presentarse al vencimiento del primer mes de ejecución del contrato, posterior a la fecha del acta de inicio del contrato. una vez el contratista haya instalado y configurado la herramienta de software, e instalado y configurado el hardware correspondiente a la solución integral ofrecido durante el proceso concursal. Segundo pago corresponderá al TREINTA Y CINCO POR CIENTO (35%) del valor del contrato, el cual deberá presentarse al vencimiento del tercer mes de ejecución del contrato, posterior a la fecha del acta de inicio del contrato. Una vez se haya iniciado proceso de migración de la plataforma actual de Gestión Documental de la UPME. Un último pago correspondiente VENTICINCO POR CIENTO (25%) del valor del contrato al vencimiento del mismo. Una vez se haya entregado los fondos documentales del archivo histórico organizado y digitalizado. Los pagos se harán previa presentación del informe objeto de pago acompañado del certificado de cumplimiento de aportes parafiscales y seguridad social integral, certificación del cumplimiento expedida por el supervisor del contrato. Las facturas deben estar acompañadas de las copias legibles de los pagos efectuados al sistema de seguridad social integral y aportes parafiscales, de acuerdo con el artículo 50 de la Ley 789 de 2002, o en su defecto del certificado expedido por el representante legal o revisor fiscal de la persona jurídica, según fuere el caso. Por cierre contable únicamente se recibirá facturación hasta el día 20 de cada mes, siempre y cuando el informe objeto de pago se encuentre aprobado por parte del supervisor del contrato. El contratista asumirá todos los impuestos, tasas o similares, que se deriven de la ejecución del mismo, de conformidad con las normas vigentes en la materia



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1.10 CONDICIONES PARA PARTICIPAR EN EL CONCURSO Los interesados en participar en el proceso objeto de este concurso deberán inscribirse a través de la página Web de la Upme (www.upme.gov.co) La fecha en que se publiquen los términos de referencia definitivos se considerará como la fecha de apertura del proceso de concurso. La fecha señalada como límite para entrega de propuestas, se considerará como la fecha de cierre del proceso. Estas fechas se encuentran determinadas en el Cronograma del Proceso. Quien no se haya inscrito no tendrá derecho a participar en el presente concurso. 1.10.1 CRONOGRAMA DEL PROCESO

ACTIVIDADES Desde Hasta

PUBLICACIÓN DE PRE-TÉRMINOS DE REFERENCIA

APERTURA Y PUBLICACION DE TERMINOS DEFINITIVOS

INSCRIPCIÓN DE OFERENTES

RECEPCIÓN ACLARACIONES A LOS TÉRMINOS

AUDIENCIA DE RESPUESTA A LAS ACLARACIONES Y PRECISIÓN DE LOS TDR

CIERRE

PUBLICACIÓN DE EVALUACIÓN EN PAGINA WEB

RECEPCIÓN DE OBSERVACIONES A LOS INFORMES DE EVALUACIÓN

RESPUESTA A OBSERVACIONES DE EVALUACIÓN EN PAGINA WEB Y SECRETARIA GENERAL

ADJUDICACIÓN O DECLARATORIA DESIERTO

En el evento en que no se formulen observaciones al informe de evaluación, la adjudicación se realizará a partir del XXXXXXXXXX de XXXXX de 2012. Cuando no se presente propuesta alguna, el acto administrativo de declaratoria desierto del concurso se realizará el día hábil siguiente a la fecha de cierre. 1.10.2 CONSULTAS DE LOS PROPONENTES Los Términos de Referencia pueden ser consultados en la Secretaría General de la UPME, ubicada en la Carrera 50 # 26 - 20 en Bogotá D.C. y en la página web de la UPME (www.upme.gov.co) de acuerdo al cronograma descrito.

http://www.upme.gov.co/



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1.10.3 PREGUNTAS DE LOS PROPONENTES Dentro de los tiempos establecidos en el cronograma del concurso, para este efecto, los proponentes inscritos podrán solicitar aclaraciones mediante comunicación escrita dirigida a la Secretaría General – Contratos, ubicada en la Carrera 50 # 26 - 20 en Bogotá D.C. y/o al correo electrónico [email protected]. La responsabilidad de las respuestas dadas será del grupo técnico, jurídico o financiero, según se trate la inquietud planteada. Todas las aclaraciones solicitadas dentro del tiempo previsto en el cronograma serán resueltas en la audiencia de respuesta a aclaraciones o de precisión de términos. De requerirse se podrá suspender la respectiva audiencia de aclaraciones para continuarla en fecha y hora que se indicará en la audiencia inicial. 1.10.4 FECHA DE AUDIENCIA DE RESPUESTA ACLARACIONES A LOS TERMINOS DE REFERENCIA En la fecha y hora indicada en el cronograma del concurso se celebrará una audiencia con el objeto de dar lectura a las respuestas de aclaraciones presentadas oportunamente por los interesados en participar, de lo cual se levantará un acta suscrita por los intervinientes que será publicada en la Web. Sólo serán consideradas las aclaraciones solicitadas dentro del término señalado en el cronograma del concurso. Esta Audiencia se celebrará en las instalaciones de la UPME, ubicada en la Carrera 50 # 26 - 20 en Bogotá D.C. Como resultado de lo debatido en la audiencia y cuando resulte conveniente, la UPME expedirá las modificaciones o adendas pertinentes a dichos documentos. 1.10.5 ADENDAS En el evento en que se efectúen cambios al presente documento de Términos de Referencia definitivos, publicado en la página web, éstos se realizarán únicamente mediante adendas escritas, las cuales pasarán a formar parte del mismo. Las adendas serán publicadas en la página Web y podrá darse a conocer por medio electrónico a los interesados inscritos a la fecha de emisión de la respectiva adenda. Ninguna declaración verbal podrá afectar en manera alguna los términos, condiciones y adendas de los presentes términos de referencia. 1.10.6 PLAZO DE EVALUACION

mailto:[email protected]



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La UPME, dentro del término establecido en el cronograma del concurso, realizará los estudios técnicos, económicos y jurídicos de las propuestas presentadas.

1.10.7 INFORMES DE EVALUACIÓN

La UPME deberá preparar informes detallados sobre el análisis y comparación de las propuestas, exponiendo las razones precisas en que se fundamenta la selección de la propuesta. Los informes de evaluación de las propuestas permanecerán, para su consulta, en la Secretaría General de la UPME ubicada en la Carrera 50 # 26 - 20 en Bogotá D.C, y serán publicados en la página Web de la entidad (www.upme.gov.co) por el término de tres (3) días hábiles de acuerdo con el cronograma del concurso, para que los oferentes presenten las observaciones que estimen pertinentes. En ejercicio de esta facultad los oferentes no podrán completar, adicionar, modificar o mejorar sus propuestas. Dichas observaciones serán resueltas por la parte técnica, jurídica o financiera de la UPME según el tema objeto de observación, dentro del término establecido en el cronograma del concurso. 1.10.8TÉRMINO DE SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO El contratista se obliga a firmar el contrato dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la comunicación que le envíe la Unidad, acerca de la disponibilidad del contrato para la firma. Si el proponente favorecido no suscribe el contrato dentro del término indicado, el Ordenador del Gasto de la Unidad de Planeación Minero Energética mediante acto administrativo motivado podrá adjudicarlo al proponente que ocupó el segundo lugar en orden de elegibilidad en la evaluación, siempre que su oferta sea favorable para la entidad y considerada como elegible. 1.101.9 PARTES QUE INTERVIENEN 1.10.1.10 FIDUCIARIA Es la entidad que maneja los recursos de la Unidad y con quien se realiza la suscripción del contrato y los actos que se deriven del mismo. 1.10.1.11 SUPERVISOR La supervisión de este contrato será ejercida por el Subdirector de Información de la UPME, o por quien este designe y así se dará a conocer al contratista en su oportunidad. El Supervisor velará por los intereses de la misma y tendrá las funciones que por la índole y naturaleza del contrato le sean propias. El Supervisor tendrá entre otras las siguientes funciones: a. Adoptar las medidas de control e intervención necesarias que garanticen la ejecución del contrato. b. Expedir la certificación sobre el cumplimiento del objeto contratado. c. Dirigir las labores de EL CONTRATISTA.



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d. Verificar permanentemente que el CONTRATISTA cumpla con el pago de los aportes parafiscales y mantener vigente y al día los aportes de sus empleados y dependientes destinados al cumplimiento del presente contrato al sistema General de Salud y Pensión. e. Suscribir el acta de inicio. Corresponde al supervisor, expedir las aprobaciones y certificaciones a que haya lugar, respecto del cumplimiento de las obligaciones por parte de EL CONTRATISTA, en un término no mayor a ocho (8) días hábiles. Dentro del mismo plazo podrá realizar y remitir las objeciones, observaciones y/o solicitar las aclaraciones respecto de los informes presentados por EL CONTRATISTA, las cuales deberán ser atendidas por éste último en un plazo máximo de ocho (8) días hábiles; igual término tendrá el supervisor, una vez recibida la respuesta por parte de EL CONTRATISTA, para expedir las aprobaciones y certificaciones a que haya lugar, o comunicar a la Dirección General sobre los motivos de su negativa. 1.10.1.12 CONDICIONES DEL CONTRATO, PERFECCIONAMIENTO Y LEGALIZACION Este contrato requiere para su perfeccionamiento: 1) Acuerdo sobre el objeto y contraprestación. 2) Que se eleve a escrito. Se considera perfeccionado el presente contrato cuando los anteriores requisitos queden cumplidos a entera satisfacción. Para su ejecución se requerirá registro presupuestal, aprobación de las garantías, pago de los derechos de publicación en el Diario Único de Contratistas y firma de la respectiva acta de iniciación. El contrato será firmado por la fiduciaria en representación de la UPME 1.10.1.13 DOCUMENTOS A PRESENTAR A LA FIRMA DEL CONTRATO: Previamente a la firma del contrato el contratista seleccionado deberá presentar debidamente diligenciado, el formulario Único de Hoja de Vida adoptado por el Departamento Administrativo de la Función Pública. El formato respectivo se encuentra en la dirección electrónica www.dafp.gov.co/publicaciones/formatos En el evento que el adjudicatario sea una persona natural adicionalmente deberá: -Aportar el certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la Procuraduría General de la Nación y certificado de antecedentes judiciales (pasado judicial) vigente - Manifestar por escrito si es su voluntad o no afiliarse al sistema de riesgos profesionales (art. 3º. Decreto 2800 de 2003). - Manifestar por escrito si el valor de la contratación es lo único que percibirá o si tiene otros ingresos derivados de otras actividades, para efectos de determinar la base de liquidación de los aportes parafiscales y seguridad social integral. Para la tramitación y legalización del contrato, el proponente favorecido deberá tener en cuenta lo siguiente: Salvo fuerza mayor o caso fortuito, debidamente comprobados, si el proponente seleccionado no suscribe el contrato correspondiente dentro del término señalado, quedará a favor de la UPME, en calidad de sanción, el valor de la garantía constituida para responder por la seriedad de la propuesta, sin menoscabo de las



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sanciones legales conducentes al reconocimiento de perjuicios causados y no cubiertos por el valor de la citada garantía. En este caso, igualmente la UPME podrá optar entre abrir un nuevo proceso concursal o adjudicar, dentro de los quince (15) días siguientes, al proponente calificado en segundo lugar siempre y cuando su propuesta sea igualmente favorable para la Entidad. El CONTRATISTA dispondrá de tres (3) días hábiles, contados a partir de la fecha de perfeccionamiento del contrato para el pago de derechos de la publicación en el Diario Único de Contratación Pública, constituir las garantías requeridas y demostrar el pago del respectivo impuesto de timbre del contrato si a ello hubiere lugar. Los gastos de legalización del contrato correrán por cuenta de EL CONTRATISTA y no serán reembolsados. 1.10.1.14 CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA: En caso de incumplimiento de las obligaciones contractuales se pacta a título de sanción pecuniaria una suma equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del contrato. 1.10.1.15 CESION DEL CONTRATO: Se prohíbe al oferente seleccionado ceder total o parcialmente, a cualquier título, el contrato que se suscriba, salvo expresa aceptación de la UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA –UPME. 1.10.1.16 FORMAS DE TERMINACIÓN DEL CONTRATO: El contrato que se suscriba con el oferente seleccionado podrá darse por terminado por mutuo acuerdo entre las partes, o en forma unilateral por parte de LA UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA -UPME- como consecuencia del incumplimiento de cualquiera de las obligaciones derivadas del presente contrato por parte de EL CONTRATISTA. Igualmente si por cualquier causa de fuerza mayor o caso fortuito que se encuentre fuera del control de EL CONTRATISTA o de LA UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA -UPME-, la continuación de los servicios se hiciera imposible, las partes podrán dar por terminado el contrato que suscriban. Si por cualquier causa de fuerza mayor o caso fortuito que se encuentre fuera del control del oferente seleccionado o de LA UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA -UPME-, la continuación de los servicios se hiciera impracticable temporalmente, las partes podrán suspender el contrato por el tiempo que resulte estrictamente necesario para restablecer las condiciones normales del mismo, teniendo presente que de ninguna manera el tiempo total de suspensión del contrato podrá ser superior al término de duración del contrato. 1.10.1.17 GARANTIA UNICA A FAVOR DE LA UPME



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La garantía única que presentará EL CONTRATISTA avalará el cumplimiento por parte suya de las obligaciones a su cargo surgidas del contrato, la cual se mantendrá vigente durante la vida del contrato y su liquidación y se ajustará a los limites, existencia y extensión del riesgo amparado. La garantía única se formalizará en una póliza de seguro o garantía bancaria constituida por EL CONTRATISTA a favor de FIDUPREVISORA S.A expedida por una entidad bancaria o compañía de seguros debidamente establecida en Colombia. Esta póliza se distribuirá en el cubrimiento de los siguientes riesgos que afectan la ejecución del contrato:

Clase de Riesgos % Sobre el valor Vigencia

Cumplimiento del Contrato 20 Del Contrato La del contrato y seis (6 ) meses más

Calidad y buen funcionamiento de los productos

20% Del Contrato La del contrato y un año más

1.10.1.18 ENTREGA Y RECIBO DEL OBJETO DEL CONTRATO Los productos resultado del contrato se recibirán en las instalaciones de la UPME, ubicada en la Carrera 50 # 26 - 20 en Bogotá D.C., o en el sitio en que se ubiquen las oficinas de la Unidad. 1.10.1.19 CORRESPONDENCIA Toda la correspondencia que los proponentes envíen a la UPME, en virtud del presente concurso, deberán dirigirla a la Secretaría General – Contratación -, ubicada en la Carrera 50 # 26 - 20 en Bogotá D.C. o vía correo electrónico a la Dirección: [email protected]. 1.10.1.20 PROPIEDAD DE LOS ESTUDIOS Será de propiedad de la UPME los resultados de los estudios, análisis, encuestas, programas y demás aplicaciones en computador y en general los trabajos realizados durante y para el desarrollo del contrato. Lo relacionado con los derechos de autor se sujetará a lo establecido por la Ley 23 de 1.982 y demás normas complementarias. En el evento de requerirse el contratista deberá previo al pago final suscribir documento de transferencia de derechos de autor. Igualmente el contratista liberará a la UPME de toda responsabilidad por las acciones que inicien terceros en razón de las transgresiones de Derechos de autor, marca o patente como consecuencia de los productos o servicios que se contraten y que sean utilizados por el contratista para la ejecución del objeto de la contratación. En los eventos en que la UPME entregue para el desarrollo del objeto del contrato información considerada confidencial, el contratista deberá suscribir a la iniciación del contrato el respectivo acuerdo de confidencialidad.

mailto:[email protected]



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1.10.1.21 INDEMNIDAD EN LOS SUBCONTRATOS Queda expresamente entendido que no habrá vínculo laboral alguno entre LA UPME y el oferente seleccionado o el personal que éste contrate para la realización de las actividades que constituyen objeto del contrato a suscribir. El contratista mantendrá indemne a la UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA - UPME- contra todo reclamo, demanda, acción legal y costos que puedan causarse o surgir por responsabilidad de cualquier naturaleza, ocasionados por el Contratista, sus subcontratistas ( grupo de profesionales o sus proveedores), durante la ejecución de los servicios que se contraten. 1.10.1.22 VISITAS La Unidad de Planeación Minero Energética se reserva el derecho a efectuar visitas al lugar donde desarrolla su actividad económica los oferentes y en la ejecución del contrato al respectivo contratista. 1.10.1.23 REVALUACION DEL CONTRATISTA ( PROVEEDOR) Para dar cumplimiento a lo establecido en la norma NTC 1000:2004, al vencimiento del término del contrato se realizará la reevaluación de proveedores por parte del supervisor del contrato siguiendo los siguientes criterios:

CRITERIOS REVALUACIÓN PROVEEDOR CALIFICACIÓN MÁXIMA

1. Calidad del producto o servicio 10, así: Excelente 10, bueno 8; regular 5 y malo 2

2. Oportunidad (cumplimiento Tiempo de entrega) 10, así: Excelente 10, bueno 8; regular 5 y malo 2

4. Reclamos sobre el producto o servicio 10, así: 0 quejas 10; de 1 a 5 , 5 y más de 6 se asigna 0 puntos

Nota: Promedio mínimo 6 puntos Promedio

1. La calidad del producto se tomará con base en la certificación expedida por el supervisor del

contrato. 2. La de oportunidad con base en la fecha de entrega del producto ( fecha de radicación o acta de

entrega) 3. Reclamos de productos para ello se tendrá en cuenta la información que al respecto señale el

supervisor del contrato. Esta reevaluación se dará a conocer por escrito al proveedor (contratista). Los parámetros para la calificación se establecen así:

Calidad o reclamos sobre el producto



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10 puntos Ningún reclamo

8 puntos 1 a 2 reclamos

5 puntos 3 a 4 reclamos

2 puntos Más de 5 reclamos

Oportunidad (cumplimiento tiempo de entrega)

Oportunidad (cumplimiento tiempo de entrega)

10 puntos Entrega en la fechas establecidas en el contrato

8 puntos Entrega entre 5 y 10 días después de la fecha establecida en el contrato

5 puntos Entrega entre 11 y 15 días después de la fecha establecida en el contrato

2 puntos Entrega después de 15 días de la fecha establecida en el contrato



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CAPÍTULO II 2. PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA El proponente deberá radicar su propuesta en la sede de la Unidad de Planeación Minero Energética ubicada en la Carrera 50 # 26 - 20, hasta la fecha y hora señalada para el cierre en el respectivo cronograma del concurso. Se tomará como hora oficial de entrega de la propuesta, la hora y fecha indicada en el reloj de radicación de la Unidad, a falta de esta, la hora legal que indique el reloj de la página Web de la Unidad. Vencido el plazo de presentación de ofertas, se procederá a abrir y verificar las propuestas presentadas, proceso del cual se levantará un acta. Si se presentan discrepancias entre el original y alguna copia prevalecerá el original. 2.1 FORMA DE PRESENTACIÓN La propuesta se deberá entregar en original y una copia en medio impreso, en idioma español, sin tachaduras ni borrones, en sobres separados debidamente cerrados, foliadas en orden ascendente (el original y la copia) , contestando en forma clara y precisa cada uno de los datos que se solicitan y anexando todos los documentos y formatos que se exigen y que son requisitos indispensables para la evaluación de la oferta; cualquier enmendadura que contenga la propuesta deberá ser aclarada y validada con su firma por el oferente en la misma propuesta. Adicionalmente si fuere necesario la UNIDAD podrá solicitar en medio magnético aporten los oferentes, los formatos solicitados en estos Términos de Referencia, diligenciados en la forma presentada en medio impreso. El original y la copia presentarán idéntica información, marcando claramente en cada sobre y carátula el nombre del proponente, dirección, números de teléfono, fax y correo electrónico. Los sobres que contienen las propuestas se marcarán asi:



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UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA, UPME

Proceso Contractual número xxx DE 2012 ADQUIRIR SOFTWARE Y PONERLO EN FUNCIONAMIENTO PARA QUE CUBRA EL SERVICIO INHOUSE DE ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN DOCUMENTAL PARA LA UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA UPME.. Propuesta para la contratación de: Nombre del proponente:

Dirección: Teléfono: Fax: E-mail: Original / copia 1

Cada una de las partes que componen la propuesta, se llenará teniendo en cuenta las instrucciones y formatos contenidos en los presentes términos de referencia, sin efectuar cambios en su redacción original y conservando el orden establecido. Si el proponente quisiera adicionar alguna explicación o aclaración, deberá hacerla en carta separada y consignarla dentro de anexo debidamente numerado y foliado. Si se advierte alguna diferencia entre el original de una propuesta y su copia, prevalecerá la información consignada en el original. 2.2 DOCUMENTOS QUE ACOMPAÑAN LA PRESENTACION DE LA PROPUESTA Para ser evaluada la propuesta es requisito indispensable la presentación de los documentos descritos a continuación, los cuales serán objeto de verificación de cumplimiento más no de calificación, razón por la cual se consideran subsanables a título de adición, modificación o complementación. 2.2.1 DOCUMENTOS JURIDICOS 2.2.1.1 CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA La carta de presentación de la propuesta se elaborará de acuerdo con el modelo establecido en el Formato anexo. En esta carta el oferente deberá indicar, de la información suministrada en su propuesta, cual es de carácter reservado, señalando la norma que le otorga tal carácter. 2.2.1.2 GARANTÍA DE SERIEDAD Los proponentes deberán presentar una garantía de seriedad de la propuesta para PARTICULARES, a favor de la Unidad de Planeación Minero Energética, –UPME- por una cuantía equivalente al diez por ciento (10%) del valor del presupuesto oficial asignado para la presente contratación.



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La vigencia de esta garantía será de noventa (90) días calendario contados a partir de la fecha del cierre de este proceso concursal inclusive. Igualmente se debe adjuntar el recibo de pago correspondiente a la prima por concepto de seguro de la respectiva póliza. Para el efecto deberá adjuntar a la propuesta el original del mismo. Dicha garantía deberá ser expedida por una compañía de seguros legalmente establecida en Colombia. La seriedad de la oferta también podrá ser garantizada por una entidad bancaria. La garantía deberá ser expedida por el Representante Legal de la entidad bancaria. En todo caso no expirará por falta de pago de la prima o por revocatoria unilateral. En el evento en que la oferta se presente en representación de una persona jurídica, la garantía de seriedad deberá ser expedida a nombre del proponente, vale decir la persona representada. En el evento de presentación conjunta de propuestas, la garantía de seriedad deberá expedirse a nombre de todos los integrantes del consorcio o de la unión temporal según el caso, debiéndose indicar en la respectiva garantía el nombre de las personas naturales o jurídicas que integran esta clase de conformación. En el evento de prórroga en el plazo de adjudicación, o para la suscripción del contrato o para la constitución de garantías o para el perfeccionamiento del mismo, el proponente deberá ampliar, por el periodo de la prórroga, el de la garantía de seriedad sí la vigencia inicial no cubre este nuevo término. El original de la garantía de seriedad y las copias de las ofertas les serán devueltas, previa solicitud, a todos los proponentes cuando el concurso se declare desierto o no se adjudique en el plazo previsto. De la misma manera a los oferentes no favorecidos con la adjudicación del contrato. Salvo fuerza mayor o caso fortuito debidamente comprobados, si el adjudicatario o contratista no se allanare a cumplir las condiciones y obligaciones establecidas en estos Términos de Referencia, especialmente las relacionadas con la suscripción del contrato, constitución de las pólizas, contribución al perfeccionamiento del contrato dentro del término señalado y mantener lo ofrecido en su propuesta, se hará efectiva a favor de la UPME la póliza de seriedad de la propuesta. Lo anterior sin menoscabo de las acciones legales conducentes al reconocimiento de perjuicios causados a la UPME y no cubiertos por la cuantía de esta póliza y sin perjuicio de que la UPME pueda optar por adjudicar, dentro de los 15 días hábiles siguientes, al proponente calificado en segundo lugar, si la propuesta presentada es favorable para la Entidad. 2.2.1.3 DOCUMENTOS OTORGADOS EN EL EXTERIOR Los documentos solicitados en este capítulo y otorgados en el exterior deberán presentarse legalizados en la forma prevista en el Artículo 259 del Código de Procedimiento Civil, en concordancia con el Artículo 480 del Código de Comercio. Por lo tanto, deberán autenticarse por funcionarios competentes del país de origen, a su vez por el Cónsul Colombiano o Agente Diplomático, al autenticar los documentos el Cónsul o Agente



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Diplomático hará constar que la sociedad existente ejerce su objeto conforme a las leyes del respectivo país, la firma del Cónsul o Agente Diplomático se abonará por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia. Apostilla: Cuando se trate de documentos que provienen de países que hacen parte de la convención sobre abolición del requisito de legalización para documentos públicos se extranjeros, se aplicará lo dispuesto en ésta convención. 2.2.1.4 CERTIFICADO DE INSCRIPCION EN EL REGISTRO UNICO DE PROPONENTES DE LA CAMARA DE COMERCIO El oferente deberá comprobar que tiene inscripción vigente en el Registro Único de Proponentes, mediante certificado expedido por la Cámara de Comercio. En el certificado se verificará la siguiente información: Fecha de expedición no mayor a treinta (30) días calendario anteriores a la fecha de cierre de la presente invitación (cuando se prorrogue la fecha de cierre, esta certificación tendrá validez con la primera fecha de cierre). Clasificación:

CÓDIGO ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

CÓDIGO DE LA ESPECIALIDAD

DESCRIPCIÓN DE LA ESPECIALIDAD

CÓDIGO DEL GRUPO

DESCRIPCIÓN DEL GRUPO

02 CONSULTOR 10 OTROS 02 SISTEMAS DE INFORMACION

02 CONSULTOR 10 OTROS 04 GESTION DE PROYECTOS

03 PROVEEDOR 23 SERVICIOS 05 SERVICIO DE PERSONAL TEMPORAL

03 PROVEEDOR 23 SERVICIOS 20 DESARROLLO DE SOFTWARE

03 PROVEEDOR 23 SERVICIOS 22 SERVICIO DE MICROFILMACION

03 PROVEEDOR 23 SERVICIOS 29 SERVICIO DE ADMINISTRACION DOCUMENTAL

03 PROVEEDOR 23 SERVICIOS 36 SERVICIO DE FOTOCOPIADO


05 ALQUILER DE EQUIPOS DE COMPUTACION


08 ALQUILER DE OTROS EQUIPOS

03 PROVEEDOR 25 SERVICIOS DE MANTENIMIENTO

23 MANTENIMIENTO DE SOFTWARE

03 PROVEEDOR 33


01 EQUIPOS DE COMPUTO Y PROCESAMIENTO DE DATOS

03 PROVEEDOR 33


03 SOFTWARE



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El K de contratación como Proveedor deberá ser igual o superior al monto del presupuesto asignado para este proyecto y el oferente no deberá tener registrados incumplimientos, multas o sanciones en contratos. En caso de Consorcio ó Unión Temporal, uno de los integrantes deberá presentar este certificado. Las personas naturales o jurídicas extranjeras sin domicilio en el país o no tengan establecido sucursal en Colombia, deberán acreditar la inscripción en el registro correspondiente en el país en donde tiene su domicilio principal, en el evento de no existir tal registro en el país de origen deberá presentarse la manifestación expresa bajo juramento de tal circunstancia. 2.2.1.5 CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACION LEGAL Las Personas Jurídicas nacionales o extranjeras con sucursal o agencia en Colombia deberán presentar el certificado de Existencia y Representación Legal con fecha de expedición no mayor de treinta (30) días calendario anterior a la fecha de cierre del concurso, donde acredite que su duración es mayor a la de la vigencia del contrato y un (1) año más. El objeto de la sociedad deberá permitir realizar el objeto de la presente contratación Tratándose de personas jurídicas extranjeras que no tengan establecida sucursal en Colombia deberán aportar los siguientes documentos:

Documento que acredite su existencia y su representación o su equivalente en el pais de origen, en donde se determine claramente el objeto y facultades del representante legal así como las limitaciones establecidas a este para poder contratar, el cual deberá tener fecha de expedición no mayor de treinta (30) días calendario anteriores a la fecha de cierre del concurso, donde acredite que su duración es mayor a la de la vigencia del contrato y un (1) año más.

Documento de constitución de apoderado domiciliado en Colombia debidamente facultado para presentar la propuesta y celebrar el contrato cuando participe a título de oferente, así como para representarla extrajudicialmente, mediante la presentación del respectivo poder debidamente otorgado y legalizado.

Los documentos otorgados en el exterior, deberán presentarse debidamente traducidos al idioma español, consularizados y refrendados por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia (Art. 259 del C. de P. Civil. Apostilla: Cuando se trate de documentos que provienen de países que hacen parte de la convención sobre abolición del requisito de legalización para documentos públicos se extranjeros, se aplicará lo dispuesto en ésta convención. En caso de Consorcio ó Unión Temporal, cada uno de los integrantes deberá presentar este certificado. Cuando el proponente pertenezca a otro tipo de asociación (que no sea comercial), deberá aportar el certificado equivalente expedido por la entidad competente. 2.2.1.6 ACTA DE JUNTA DE SOCIOS



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De conformidad con el certificado de existencia y representación legal, cuando el proponente sea persona Jurídica y su Representante Legal se encuentre limitado en razón a la cuantía u otro factor para representar debidamente a la sociedad en este concurso, deberá presentar el acta o extracto de junta de socios, en la cual se le autoriza para presentar la oferta y celebrar el correspondiente contrato en caso de que le sea adjudicado. 2.2.1.7 DOCUMENTO ORIGINAL DE CONSTITUCION DE CONSORCIO O UNION TEMPORAL Los proponentes indicarán si su participación es a título de consorcio o unión temporal y, en este último caso, señalarán los términos y extensión de la participación en la propuesta y en su ejecución, los cuales no podrán ser modificados sin el consentimiento previo de la entidad estatal contratante. Mediante un documento se designará la persona que los representará, señalando las reglas básicas que regulen las relaciones entre ellos y su responsabilidad. En caso de unión temporal, se indicará a la UPME la participación que tendrá cada uno de sus integrantes. Los consorcios o uniones temporales constituidas se comprometen a permanecer consorciados durante el término de la vigencia del contrato sus prórrogas y término de liquidación del contrato. En ningún caso podrá haber cesión del contrato entre quienes integren el consorcio o unión temporal. Los términos y extensión de la participación en la Unión Temporal no podrán ser modificados. Si la propuesta es conjunta, deberá ser presentada por la persona que represente el consorcio o la unión temporal. En todo caso, a la propuesta deberá anexarse el documento original de conformación de consorcio o unión temporal. La responsabilidad de los miembros del consorcio o la unión temporal se regirá por las normas vigentes en la materia. Toda la información y documentación solicitada acerca de los proponentes debe ser presentada por cada una de las personas que integran el consorcio o unión temporal. En el evento de suscribir contrato la Unión Temporal o Consorcio deberá solicitar el número de Registro Único Tributario- RUT - ante la DIAN y la facturación deberá realizarla la modalidad conformada. Las personas jurídicas nacionales y extranjeras deberán acreditar que su duración no será inferior a la del plazo del contrato y un año más. Cuando se obre en ejercicio de poder especial, es necesario que en el mismo se exprese concretamente que se otorga la facultad de participar en el concurso, suscribir el contrato o contratos que de ella se deriven, para su ejecución, representación judicial y extrajudicial, por lo menos por el término del contrato y un (1) año más.



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Las ofertas deberán estar suscritas por el representante legal o su equivalente de la firma, consorcio o unión temporal, quien debe tener facultades específicas y vigentes para contratar y estar autorizado para comprometerla en cuantía igual o superior al valor de la oferta. Cuando se presente Consorcio o Unión Temporal bastará que uno de los integrantes se haya inscrito, de conformidad a lo establecido en el Capitulo I de estos términos de referencia. 2.2.1.8 FOTOCOPIA LEGIBLE DE LA CEDULA DE CIUDADANIA DE LA PERSONA NATURAL O LOS REPRESENTANTES LEGALES 2.2.1.9 FOTOCOPIA DEL RUT DE LA EMPRESA O EMPRESAS 2.2.1.10 CERTIFICADO DE PAGO DE APORTES PARAFISCALES Y SEGURIDAD SOCIAL Para las personas jurídicas, el Revisor Fiscal cuando este exista de acuerdo a los requerimientos de ley y/o el Representante Legal si no estuviere obligado a tener aquel, deberá presentar una certificación en la cual conste que la firma se encuentra al día en el pago de aportes parafiscales y seguridad social, cuyo periodo debe comprender un término no inferior a seis (6) meses (ley 789 del 2002). En el evento en que el proponente sea un consorcio o unión temporal, cada una de las personas naturales o jurídicas que lo integren deberá acreditar que se encuentra a paz y salvo por concepto de aportes parafiscales de sus empleados a la fecha de presentación de su propuesta. Tratándose de personas naturales se deberá presentar la manifestación bajo la gravedad del juramento que se encuentra efectuando aportes a la seguridad social en forma oportuna y a paz y salvo a la fecha de presentación de la propuesta. 2.2.1.11 .CERTIFICADOS DE DISTRIBUIDOR AUTORIZADO El Proponente deberá adjuntar en su propuesta el documento que certifique que el software este registrado ante el Ministerio del Interior y de Justicia y derechos de autor. 2.3 DOCUMENTOS FINANCIEROS

La UPME declarará la viabilidad o no viabilidad de los proponentes, en lo referente al conjunto de indicadores financieros que a continuación se enuncian los cuales serán tomados del Registro Único de Proponentes siempre y cuando los índices financieros figuren en dicho documento con corte a 31 de diciembre de 2011, así:



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a. Que el proponente posea como mínimo un capital de trabajo equivalente al veinticinco por ciento (25%) y/o un patrimonio superior al sesenta por ciento (60%) del presupuesto oficial. El capital de Trabajo se calculará como el resultado de la siguiente fórmula:

Capital de Trabajo = Activo Corriente - Pasivo Corriente. Que el proponente disponga de una solvencia (liquidez), mayor o igual a uno (>1). La solvencia se calculará como el resultado de la siguiente fórmula: Solvencia (liquidez) = Activo Corriente / Pasivo Corriente. Que el proponente tenga un nivel de endeudamiento inferior al 30% El endeudamiento se calculará como el resultado de la siguiente fórmula Endeudamiento = Pasivo Total / Activo Total. NOTA: Los siguientes documentos serán exigibles a los Proponentes extranjeros sin sucursal o agencia en Colombia y para los proponentes Nacionales cuando en el Registro Único de Proponentes expedido por la Cámara de Comercio figuren los índices financieros con corte a 31 de diciembre de 2010, así: 2.3.1 El proponente deberá suministrar en la propuesta, el Balance General detallado, Estados de Resultados del año de 2011 y Notas a los Estados Financieros del mismo periodo, estos documentos deben estar suscritos por el Representante Legal, el Contador Público y el Revisor Fiscal si el proponente está obligado a tenerlo. De la misma manera, estos documentos serán objeto de verificación, mas no de calificación. Tratándose de personas naturales deberán presentar estos documentos suscritos por un Contador Titulado con Tarjeta profesional. 2.3.2 El proponente deberá adjuntar fotocopia de la Tarjeta Profesional del contador y revisor fiscal en caso de requerirse éste último; de igual forma se debe anexar el certificado de antecedentes disciplinarios expedidos por el Tribunal Disciplinario de la Junta Central de Contadores. Dichos certificados deberán encontrarse vigentes al momento de la fecha de cierre de este concurso. 2.3.3. DECLARACION TRIBUTARIA DE IMPUESTO SOBRE LA RENTA. Para este punto, la UPME solicita fotocopia de la Declaración de Renta del 2010. Para el caso del estudio financiero de los consorcios o uniones temporales, se sumarán los respectivos activos, pasivos y patrimonios y cada uno de los integrantes deberá anexar la documentación aquí solicitada. Tratándose de personas jurídicas extranjeras, la acreditación se realizará conforme al régimen legal del país, respectivo. 2.4 DOCUMENTOS SUBSANABLES



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Únicamente serán subsanables a solicitud de la UPME:

La foliación de la propuesta al momento de la apertura de la misma.

Los documentos indicados en el numeral 2.2.1

Los documentos señalados en el numeral 2.3. 1 y 2.3.2 Y 2.3.3 2.5 OFERTAS CONSIDERADAS HÁBILES Se entiende que las ofertas presentadas son hábiles si cumplen con la totalidad de los requisitos señalados en estos términos de referencia, no se aceptan propuestas parciales, condicionadas ni propuestas alternativas técnicas o económicas. 2.6 RETIRO DE LAS OFERTAS Los originales de las ofertas, una vez sean entregadas en la sede de la UPME, no podrán ser retiradas por los oferentes. La copia de las mismas, junto con la póliza de seriedad de la oferta, podrá ser retirada por los oferentes no favorecidos, una vez adjudicado o declarado desierto el concurso. 2.7 PROCEDIMIENTO EN LA CORRECCIÓN DE ERRORES PRODUCTO DE OPERACIONES ARITMÉTICAS En la evaluación de la oferta se determinará si existen errores en el producto de las operaciones aritméticas de los precios de la misma, caso en el cual la UPME hará las correcciones correspondientes. Las correcciones establecidas en las ofertas, serán de forzosa aceptación para el proponente en relación con los precios en caso de que se le adjudique el contrato. Si el oferente rehúsa aceptarlas, se hará efectiva la garantía de seriedad de la propuesta, en cuyo caso se celebrará el contrato con el oferente calificado en segundo lugar, si la propuesta resulta conveniente para la entidad.



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CAPÍTULO III RECHAZO DE PROPUESTAS 3.0 CAUSALES DE RECHAZO Una propuesta será rechazada cuando se presente al menos cualquiera de las siguientes causales:

a. Cuando se compruebe confabulación entre los oferentes. b. Cuando el oferente haya tratado de interferir, influir o informarse indebidamente del análisis de las

propuestas. c. Cuando existan varias propuestas presentadas por el mismo proponente, bajo el mismo nombre o

con nombres diferentes. d. Cuando la propuesta sea presentada en forma extemporánea. e. Cuando el plazo máximo de entrega del servicio (informes) o instalación del objeto de la propuesta,

exceda el exigido en estos términos de referencia. f. Cuando el representante o los representantes legales de una persona jurídica ostenten igual

condición en otra u otras entidades diferentes, que también estén participando en el presente proceso concursal.

g. Cuando el proponente presente información que no coincida con la realidad, una vez la Entidad haya verificado la información y consultado su veracidad.

h. En consorcios ó uniones temporales cuando en el documento de constitución se omita la firma de uno de sus integrantes.

i. El encontrarse incurso dentro de las inhabilidades e incompatibilidades contempladas en la ley. j. Cuando las propuestas fueren presentadas a nombre de una firma diferente a la que hizo la

inscripción, salvo en caso de Consorcio o Unión Temporal, en el que bastará que uno de sus integrantes haya realizado la inscripción.

k. No ajustarse substancialmente la propuesta a las bases y requisitos establecidos en los presentes Términos de Referencia.

l. Cuando no se presente los documentos indicados en el capítulo II y/o su presentación o diligenciamiento no cumpla con lo exigido en cada documento, o no se subsanen dentro del término indicado por la UPME, o en la forma solicitada por la UPME.

m. Cuando se trate de Consorcios o Uniones temporales se aplicarán todas las anteriores a cada uno de sus integrantes.

n. Cuando el oferente exceda el presupuesto oficial estipulado en los presentes Términos de Referencia.

o. Cuando el proponente, en forma individual, en consorcio o unión temporal, registre incumplimientos, sanciones o multas como contratista.

p. No demostrar la experiencia técnica mínima exigida en el capítulo IV en los presentes términos de referencia.

q. No cumplir con las especificaciones técnicas mínimas exigidas en el capítulo IV. r. Cuando la propuesta sea presentada por correo o vía correo electrónico (e-mail) s. Presentar propuestas alternas, parciales o que establezca condiciones contractuales diferentes a las

indicadas en los presentes términos de referencia.



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t. Las demás contempladas en la Constitución, la Ley y en el presente documento de Términos de Referencia.

3.1 DECLARATORIA DEL CONCURSO COMO DESIERTO La declaratoria del concurso como desierto, procederá por motivos o causas que impidan la selección objetiva, cuando no se presenten ofertas, cuando ninguna de las propuestas presentadas cumpla con el puntaje técnico mínimo definido, cuando el valor de todas y cada una de las propuestas exceda el presupuesto asignado y se declarará en acto administrativo en el que se señalará en forma expresa y detallada las razones que han conducido a esa decisión.



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CAPITULO IV 4. ANÁLISIS, COMPARACIÓN Y EVALUACIÓN DE PROPUESTAS 4.1 ANÁLISIS Y COMPARACIÓN DE LAS OFERTAS La UPME analizará y comparará todas las ofertas que cumplan las condiciones exigidas y que por lo tanto no hayan sido descartadas, de acuerdo con lo establecido en el presente documento de términos de referencia. Se procederá a la comparación de las propuestas, con el propósito de seleccionar el proponente más favorable para la entidad, teniendo en cuenta todos los criterios de evaluación estipulados en el presente documento de términos de referencia. El ofrecimiento más favorable es aquél que, teniendo en cuenta los factores de escogencia indicados en el presente capítulo, obtenga el mayor puntaje. Para hallar el puntaje total se sumarán los puntajes de las evaluaciones técnica y económica resultantes. Previamente a realizar la evaluación técnica y económica, se deberá realizar el análisis de los documentos jurídicos solicitados, los cuales no asignan puntaje pero conducen a determinar si el oferente es hábil o no para realizar la evaluación técnica y económica de su propuesta. El Comité Evaluador hará un informe indicando un orden de elegibilidad de las propuestas con destino al Director de la Unidad. Previamente a la adjudicación, el informe de evaluación de las propuestas permanecerá en la Secretaría General de la UPME y en la página Web de la Unidad, por el término indicado en el cronograma del proceso, para que los proponentes conozcan los resultados y presente las observaciones que estimen pertinentes en el plazo que se indique, plazo en el cual no se podrá completar, adicionar o mejorar las propuestas. Las observaciones debidamente radicadas dentro del término previsto, serán resueltas y según sus resultados se adjudicará. El Ordenador del Gasto mediante resolución motivada, adjudicará el contrato al proponente favorecido previa selección objetiva, o declarará desierto el concurso, de lo cual se comunicará a todos los proponentes. 4.1.1. CRITERIOS DE DESEMPATE En caso de presentarse igualdad de puntajes entre dos o más proponentes, se escogerá aquél que tenga el mayor puntaje en el factor de evaluación correspondiente a la evaluación técnica, si persistiere el empate se escogerá aquel que tenga el mayor puntaje en el factor “evaluación económica” ; continuando el mismo la



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escogencia se realizará en audiencia pública mediante sorteo con la utilización de balotas, para lo cual se señalará fecha y hora. 4.2 CRITERIOS, DEFINICIONES Y PUNTAJES PARA LA EVALUACIÓN DE LA PROPUESTA La evaluación de las propuestas, se realizará con base en los siguientes parámetros: FORMATO CARACTERISTICAS TÉCNICAS OFRECIDAS Y GARANTIZADAS. Es de carácter obligatorio el diligenciamiento de la columna “Ofrecido y Garantizado” de este Formato. Si los espacios en este formato no fueren suficientes, los detalles que no puedan incluirse en él, deberán agregarse en apéndices debidamente referidos. La Unidad de Planeación Minero Energética verificará el cumplimiento de las características ofrecidas por los proponentes frente a las características mínimas exigidas en estos términos de referencia. Las propuestas que cumplan con el mínimo establecido serán tenidas en cuenta para la calificación. 4.3 CARACTERISTICAS TÉCNICAS REQUERIDAS El servicio requerido debe tener las siguientes características técnicas garantizadas y ofrecidas por el proponente, lo cual le permite a la UPME elegir al mejor Proponente. FORMATO DE CARACTERISTICAS TECNICAS OFRECIDAS Y GARANTIZADAS No. Características Mínimo Exigido por la UPME Ofrecido y Garantizado

Software

Debe ajustarse a todas las necesidades que demanda la Gestión Documental definidas en la ley 594 de 2000

Debe ajustarse a lo que se establece en las circulares: 004 de 2010 Emanadas de la Comisión Intersectorial de Política y de Gestión de la Información para la Administración Pública- COINFO que define los estándares mínimos en proceso de administración de archivo y gestión de documentos electrónicos). 002 de 1997 Emanada del Archivo General de la Nación que define los parámetros a tener en cuenta para la implementación de nuevas tecnologías en los archivos públicos

Debe ser multiplataforma y funcionar en entorno WEB.

Debe ser compatible con los motores de base de datos; Oracle y MySql.

Debe ser multi-idioma.

Debe poder generar de forma automática las Tablas de Retención Documental (T.R.D) en formato PDF correspondiendo al formato definido por el Archivo General de la Nación, conteniendo los siguientes ítem: Código, el cual debe estar conformado por: Oficina Productora, Serie Documental y la Subserie Documental en caso de existir.



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Se debe tener en cuenta que una serie documental puede contener tipos documentales. Se debe tener en cuenta que una subserie documental puede contener tipos documentales.

Debe poder generar de forma automática las Tablas de Valoración Documental (T.V.D) en formato PDF correspondiendo al formato definido por el Archivo General de la Nación, conteniendo los siguientes ítem: Código, el cual debe estar conformado por: Oficina Productora, Serie Documental y la Subserie Documental en caso de existir. Se debe tener en cuenta que una serie documental puede contener tipos documentales. Se debe tener en cuenta que una subserie documental puede contener tipos documentales.

Debe contar con la característica inmersa de cargue masivo de documentos con la respectiva asignación de stickers

Debe permitir cargar formatos definidos por el Archivo General de la Nación, como lo son: Formato Único de Inventario Documental, Formato Encuesta Estudio Unidad Documental, Formato Acta Entrega, Formato de Eliminación en Archivo, Formato de Transferencia Primaria, Formato de Transferencia Secundaria, Cuadro Evolutivo de Estructura Orgánica, Ficha o Guía de Afuera.

Debe permitir descargar de forma automática para su diligenciamiento los diferentes formatos definidos por el Archivo General de la Nación como los mencionados en el ítem anterior.

Debe generar automáticamente y de acuerdo a la información cargada en la base de datos los rótulos de los fondos documentales.

Debe permitir: Creación del expediente Clasificación del expediente Estados del expediente Nivel de acceso por dependencia

Debe contar con un modulo para la asignación de requerimientos para el seguimiento de los documentos originándose pendientes a quien tenga asignado el documento.

Debe permitir que el usuario que tenga asignado el documento, es decir cuando este en su bandeja de entrada, pueda aplicar las siguientes acciones: Agendar: programar una alerta propia para trabajarlo en una fecha posterior controlando que sea antes de su vencimiento según el tipo de documento. Devolver: cuando por equivocación se le asignó un documento que no es de su competencia. Reasignar: cuando se le delega el trámite del documento al encargado de ese tipo de documentos o de común acuerdo por razones internas se pueda o deba reasignar. Solicitar físico: cuando por requerirse el físico del documento se solicita a quien lo tenga en ese momento. Asignar Tabla de Retención Documental: cuando ya se tenga identificado el tipo de documento y la serie y subserie se realiza esta asignación. Archivar: cuando culmina el seguimiento del



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documento se lleva a cabo esta acción. Debe controlarse que no se permita archivar el documento hasta tanto no se le haya asignado Tabla de Retención Documental.

Debe enviar automáticamente correo electrónico en las siguientes acciones: Asignación Devolución. Reasignación.

Debe registrarse en el histórico de cada documento todas las acciones aplicadas y fechas de las acciones y la opción de realizar la consulta respectiva.

Debe contar con la opción de generación automática de alertas cuando según el tipo de documento este por vencerse el tiempo definido en la Tabla de Retención Documental con el correspondiente envío de correo electrónico a quien lo tiene asignado y a su superior. Debe contar con la opción de consultar los documentos vencidos y retomarlos.

Debe contemplar los siguientes tipos de repositorios virtuales de archivos: Seguimiento Archivo de Gestión Archivo Central Archivo Histórico

Debe contar con un modulo para la validación y autenticación de usuarios teniendo en cuenta los siguientes aspectos: Modulo Administrador de Cargos Modulo Administrador de Grupos de Usuarios Modulo Administrador de Horarios (Hora Inicial y Hora Final) Modulo de administración y asignación de opciones según el perfil y grupos de Usuarios. Autenticación mediante Captcha.

Debe contar con un modulo OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) el cual es aplicado en el momento que se genera un radicado o se digitaliza un documento.

Debe contar con un modulo móvil por medio del cual poder acceder desde un dispositivo móvil compatible con java ME, dicha interface debe responder de manera efectiva a las consultas y reasignación de documentos.

Debe contar con un modulo de digitalización que hace parte integral de la herramienta (Embebido).

Debe realizar conversión automática de los siguientes formatos jpg, jpeg, png, gif, tif, tiff, pdf a formato tif y/o multitiff según sea el caso en el momento de realizar el cargue de una imagen que provenga del scanner u otro medio que lo origine.

Debe contar con la característica de generación y/o colocación automática de Sticker en el momento que se genera un radicado o se digitaliza un documento. El sticker generado debe contener la siguiente información: Logo corporativo de la entidad. Código de barra Numero de radicado Entidad remitente Dependencia destino



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Fecha de recepción Demás información que la entidad requiera

Debe contar con la opción de registrar la ubicación física de los documentos en los fondos documentales de forma que permita saber donde se encuentra el documento físico en el momento que se requiera.

Debe controlar de forma correcta la generación del consecutivo de los radicados, respetando las reglas del negocio.

Debe contar con un modulo de auditoría para controlar el seguimiento de las actividades y el control de los ingresos al sistema.

Debe garantizar que no se presente duplicidad en los datos.

Debe disponer de herramientas para la búsqueda y distribución controlada de documentos con posibilidad de clasificación por carpetas y por tipo de documentos.

Debe disponerse de una ficha técnica de descripción del documento.

Debe contar con un workflow el cual permita hacerle seguimiento al documento desde el momento de su recepción, asignación, revisión, aprobación y tabla de retención su historial.

Debe Contarse con alertas automáticas de acuerdo a los documentos que tiene asignado cada persona responsable del las áreas con la posibilidad de enviar recordatorios vía mail.

Debe permitir asignar un responsable del documento al momento de radicarse y permitir devolverlo en caso de equivocación y a su vez dejar el suceso en su historial y/o seguimiento.

Debe contar con las siguientes acciones para el documento: Devolver Reasignar Asignar Tabla de Retención Archivar

Debe contar con la codificación de la División Político Administrativa para que en el momento de su radicación se referencie el lugar exacto de su procedencia.

Debe permitir de manera jerárquica clasificar los terceros o entidades externas con sus respectivas dependencias y remitentes por cada una de ellas.

Debe contar con un modulo que permita establecer las reglas del negocio según la clasificación de los documentos teniendo en cuenta los siguientes aspectos: Descripción y/o clasificación del documento. Medición de tiempo (días, semanas, meses, años) Tiempo de respuesta de los documentos según su clasificación. Tiempo en el cual debe generar la alerta. Establecer si adicional a la alerta dicha clasificación de documento requiere del envió de correo electrónico.

Debe permitir conocer el estado del documento y el tiempo transcurrido en cada una de las etapas del flow o de seguimiento y conocer de manera consolidada.

Debe caracterizar los documentos, es decir, según los



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privilegios asignados (Públicos o Privados) y en caso de ser privados solo los podrá acceder las personas que estén dentro del flujo del histórico del mismo.

Debe ser parametrizable el acceso a los documentos compartidos entre dependencias, es decir, que según la necesidad se pueda o no compartir la información.

El código fuente de la herramienta debe estar desarrollado con las ultimas normas de ingeniería y de arquitectura existente en el mercado.

El soporte técnico debe estar respaldado por una organización y contar con ingenieros de soporte que garanticen la estabilidad de la herramienta de software.

Registro Debe estar legalmente reconocido y autorizado por el Ministerio de Interior y de Justicia y Derechos de Autor

REQUISITOS MINIMOS DE GRUPO DE TRABAJO

Personal técnico y profesional mínimo

Un director de Proyecto: ingeniero(a) de sistemas Dos coordinadores: Técnico o Tecnólogo en archivística Tres auxiliares de archivo: bachiller

NOTA: LAS ESPECIFICACIONES TECNICAS ANTES MENCIONADAS DEBEN HABER SIDO PROBADAS Y AVALADAS MENDIANTE LAS CERTIFICACIONES DE CORRECTA OPERACIÒN Y FUNCIONAMIENTO. 4.4 PONDERACIÓN DE LOS CRITERIOS DE EVALUACIÓN Las propuestas viables se evaluarán de cero (0) a mil (1000) puntos, conforme los siguientes criterios de evaluación:

FACTORES DE EVALUACION PUNTAJE PARCIAL

PUNTAJE TOTAL

EVALUACIÓN TÉCNICA 700

Capacidad técnica del grupo de profesionales. 300

Experiencia del proponente 300

Certificado de Derechos de Autor registrado ante ministerio del interior y de justicia de la herramienta de software objeto de esta contratación con fecha superior a (1) año.

100

EVALUACIÓN ECONÓMICA 300

Valor de la propuesta 300

PUNTAJE TOTAL 1000 1000

4.5 EXPERIENCIA DEL PROPONENTE Los proponentes deberán, obligatoriamente, diligenciar y relacionar en el Formato Experiencia del Proponente, mínimo dos (2) y máximo cuatro (4) certificaciones en las que se constate las empresas en



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donde se ha implementado la solución de software y la correcta operación y funcionamiento de la totalidad de las especificaciones técnicas contempladas en el formato de características técnicas detalladas en el numeral 4.3 de los términos de referencia. Nota: Se exige en la experiencia del proponente que por lo menos dos (02) de las certificaciones provengan de entidades estatales y por lo menos una de las certificaciones indique que la contratación se realizó en los últimos (7) meses anteriores a la publicación de los Termino de Referencia. En caso de presentarse más certificaciones solo serán tomadas en cuenta las cuatro (4) en orden de presentación y foliación. Doscientos (200) puntos para dos certificaciones que provengan de entidades estatales y cincuenta (50) puntos por cada experiencia adicional hasta completar trescientos (300) puntos. Se debe anexar al Formato Experiencia del Proponente, las certificaciones de los contratos relacionados, expedidas por personal autorizado de la entidad ó empresa contratante, donde se detalle claramente la siguiente información en cada certificación:

ato, si fuere necesario

la Certificación.

Para que una Certificación sea válida y se contabilice para la calificación, debe cumplir con las siguientes condiciones: La fecha de Suscripción del contrato certificado, debe ser con posterioridad al 31 de diciembre de 2006. Los proponentes que no ofrezcan como mínimo dos (2) certificaciones válidas, se les rechazará la propuesta.



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4.5.1 CERTIFICADO DE DERECHO DE AUTOR Cien (100) puntos por la certificación de Derechos de Autor registrado ante ministerio del interior y de justicia de la herramienta de software objeto de esta contratación. Con fecha de aprobación superior a (1) año 4.6 GRUPO DE PROFESIONALES: Estimada en años, corresponde a los años laborados en la temática específica de cada cargo dentro del grupo básico de profesionales, de acuerdo con lo establecido en la tabla que se muestra a continuación. En todos los casos, es decir, en la evaluación del director de proyecto y de los demás coordinadores y auxiliares de archivo que conforma el grupo básico de profesionales, se exigirá un mínimo de experiencia específica. A continuación se presenta el equipo mínimo de profesionales y técnicos que deben estar incluidos en la propuesta para la instalación, capacitación, migración y puesta en funcionamiento de la solución, el cual es indispensable tener el perfil y la experiencia especifica que se describe en la siguiente tabla: Cargo en el proyecto Cantidad Perfil Mínimo Experiencia Específica Mínima Certificada

Director del Proyecto. 1 Profesional en Ingeniería de sistema con especialización en Informática para gerencia de proyectos.

Debe acreditar experiencia específica Igual o superior a 2 años en: Dirección de proyectos en soluciones orientadas a la gestión documental y archivo.

Coordinadores 2 Técnico o Tecnólogo en archivística

Debe acreditar experiencia específica Igual o superior a 1 año en: normas archivísticas emitidas por el Archivo General de la Nación sobre organización de Archivo de Gestión y Tablas de retención Documental.

Auxiliares de Archivo. 3 Bachilleres Un (1) año de experiencia en manejo y organización de archivos de gestión y/o Técnico Documental del Sena.

NOTA: los proponentes deben presentar el grupo de profesionales y técnicos con sus respectivas hojas de vida y títulos que certifiquen su nivel académico.

Se otorgaran trescientos (300) puntos a los proponentes que adicional al grupo de profesionales mínimo requerido presente profesionales con las siguientes características.

Cargo en el proyecto Cantidad Perfil Mínimo Puntaje

Profesional de apoyo 1 Profesional en Ingeniería de sistema con especialización en archivística

160

Bachilleres adicionales 2 Técnico o Tecnólogo en archivística 70 cada uno



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4.7 EVALUACIÓN ECONOMICA Los precios del presente proceso concursal se deberán indicar conforme el Formato de precios, cuyo diligenciamiento es de carácter obligatorio. El valor mínimo de las propuestas no puede ser inferior al 95 % del valor total del presupuesto asignado a este proceso Los precios deberán expresarse en PESOS COLOMBIANOS, discriminando el IVA. Para la comparación de precios, se usara la siguiente formula: Puntos Propuesta Económica = PMP *{(P-Vi)/(P-Vm)} PMP = Puntaje Máximo Posible para el factor económico de acuerdo a la tabla de criterios de evaluación P = Presupuesto Asignado Vi = Valor Propuesta Evaluada Vm = Valor Mejor Propuesta 4.8 EVALUACIÓN TOTAL DE LA PROPUESTA El puntaje total de evaluación de cada propuesta corresponde a la sumatoria de los puntajes parciales obtenidos en la evaluación de la propuesta técnica y la propuesta económica. El Comité evaluador se reserva la facultad de verificar la información suministrada por los proponentes y solicitar aclaraciones respecto de la documentación aportada sin que dicha solicitud implique mejora en la propuesta.



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5. FORMATOS 5.1. FORMATO CARTA DE PRESENTACIÓN CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA Señor DIRECTOR UPME Ciudad ------------------------------------------------------------------------------------, mayor de edad, vecino de----------- identificado con la cédula de ciudadanía número------------- expedida en ----------------, en mi calidad de representante legal ( o suplente o apoderado) de la sociedad (unión temporal, consorcio) ------------------, legalmente constituida y domiciliada en------------------ de conformidad con las condiciones que se estipulan en

los términos de referencia, presento la siguiente propuesta para el proyecto ADQUIRIR SOFTWARE Y PONERLO EN FUNCIONAMIENTO PARA QUE CUBRA EL SERVICIO INHOUSE DE ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN DOCUMENTAL PARA LA UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA UPME. En caso de que sea aceptada, la firma (o consorcio o unión temporal) se compromete a firmar el contrato correspondiente. Declaramos así mismo: 1. Que tengo (tenemos) el poder legal para firmar y presentar la propuesta, comprometiendo únicamente al proponente. 2. Que ninguna persona o entidad distinta de los firmantes tiene interés comercial en esta propuesta, ni en el contrato probable que de ella se derive. 3. Que no nos hallamos incursos en causales de inhabilidad o incompatibilidad para suscribir el contrato. Igualmente, no estamos incursos en prohibiciones especiales para contratar. 4. Que conozco las especificaciones técnicas y garantizo (garantizamos) que los productos y servicios ofrecidos cumplen con los requisitos en ellas exigidas. 5. Que conocemos el contenido de los términos de referencia y sus anexos y que aceptamos sus condiciones. 6. Que el término de duración del presente Contrato es de ___________ meses 7. Que si se nos adjudica el contrato, nos comprometemos a otorgar las Garantías requeridas, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la firma de éste. 8. Que conocemos las leyes de la República de Colombia que rigen la presente Contratación.



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9. Que el valor total de mi oferta es de: $ ______________________ discriminado así: 10. Valor total antes de impuestos $ ______________ IVA $ ______ 11. Que la presente propuesta consta de _________ folios debidamente numerados. El (los) suscrito(s) señala(n) como dirección comercial, número de teléfono y Fax a donde se puede remitir o enviar por correo y realizar notificaciones y comunicaciones relacionadas con esta propuesta, los siguientes: Nombre de la Empresa ---------------------------------------------------------------- Dirección ---------------------------------------------------------------------------------- Teléfono ----------------------------------------------------------------------------------- Fax ----------------------------- Ciudad ----------------------- Correo Electrónico -------------------------------- Atentamente, ----------------------------------------------------------- Nombre del Representante Legal ----------------------------------------------------------- Firma del Representante Legal

Carrera 50 26 - 20 Bogotá D.C. Colombia

PBX: (57) 1 2220601 FAX: (57) 1 2219537 http://www.upme.gov.co

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5.2 FORMATO EXPERIENCIA DEL PROPONENTE En este Formato, además de relacionar la experiencia, deberá anexar las Certificaciones Expedidas por la Entidad ó Empresa Contratante conforme a lo indicado en los presentes términos.

No. Empresa Contratante

No. del Contrato

Fecha de Inicio del Contrato

Fecha de Finalización del Contrato

Valor Total del Contrato

Objeto del Contrato

1

2

3

FORMULARIO No. 5

RAZONES FINANCIERAS AÑO 2010 CTAS QUE LO CONFORMAN BALANCE Miles $

Resultado %

CAPITAL DE TRABAJO (Igual al 40% del valor del presupuesto oficial

Activo Corriente - Pasivo Corriente

Activo corriente $

Pasivo corriente $

LIQUIDEZ ( >=1 )

Activo Corriente / Pasivo Corriente

Activo corriente $

Pasivo corriente $

NIVEL DE ENDEUDAMIENTO ( < 70% )

Pasivo Total / Activo Total

Pasivo Total $

Activo Total $

Firma, _________________________ __________________________ El contador y/o Revisor Fiscal Representante Legal Nombre Nombre



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adquirir un software y ponerlo en funcionamiento …

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