UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE HUEJOTZINGOOrganismo Público Descentralizado del Gobierno de Estado de Puebla

Administración del tiempoDocente: Ing . Prudencio Tlapale

HernándezMaestro en Alta Dirección

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UNIDADES TEMATICASI.- ADMINISTRACION DEL TIEMPO

Términos: eficiencia y efectividad, control, urgente e importante, mitos y enemigos del tiempo, planeación del tiempo y sus herramientas (agenda ejecutiva, matriz de administración del tiempo).Herramientas para la administración del tiempo: planificador de uso del tiempo, objetivos , metas, lista de pendientes, lista de actividades (priorizadas)horarios, holgura para atención de contingencias

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II.- LiderazgoAutoestimaMotivación e inteligencia emocionalLiderazgo transformacional

DEFINICIONLa administración del tiempo es una manera de ser y una forma de vivir. Hoy, consideramos al tiempo como uno de los recursos más importantes y críticos de los administradores.

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Stephen Covey, explica que la administración del tiempo no es la habilidad de exprimirle más horas al día. Tampoco es triplicarse a uno mismo para poder hacer mas cosas. De hecho, no tiene nada que ver con hacer mas cosas; se trata de concretar lo que es más importante.

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Aspectos relevantes en la Administración, personal, del tiempo

Define claramente los objetivos y selecciona lo más importante.

Analiza como gastas tu tiempo. Lleva una lista de tareas pendientes. Asigna prioridad a tus tareas. Planea tu día desde el día anterior. No dejes las cosas para después. Delega en los demás. Aprende a decir “NO”. Concéntrate en la tarea actual. No te olvides de la persona más importante.

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Aspectos relevantes en la Administración, empresarial, del tiempo

Identificar metas, objetivos y prioridades. Conocer las prácticas habituales en cuanto a la

organización y planificación del tiempo. Conocer el ciclo vital de trabajo y adaptar la

planificación del tiempo. Seleccionar las estrategias más idóneas para alcanzar

las metas, los objetivos y las prioridades. Lograr habilidades suficientes en la administración

del tiempo que sirvan tanto en la vida académica como en la vida profesional.

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Mitos y enemigos del tiempo• Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo logramos

organizar. • Puede ser un recurso escaso, si no se controla en función de las

prioridades que se le asignen a las actividades diarias aun emprendedor.

• Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los objetivos y metas que se planteen.

• No se puede comprar. • No se puede atrapar, detener o regresar. • Es lo más valioso que tiene los individuos, por lo que hay que

utilizarlo con el máximo grado de efectividad. • Se dice que nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo todo el

mundo tiene todo el tiempo que hay. Esta es la gran paradoja del tiempo.

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Ejercicio 1

• Haz dos listas identificando tus propios “enemigos del tiempo”, destacando los cinco principales. Jerarquiza por orden de peligrosidad. (1 poca gravedad, 5 máxima gravedad). Haz una de los enemigos externos y otra lista de los enemigos internos.

• Ahora, haz dos listas más, escribiendo soluciones de cada uno de los problemas en la lista anterior.

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Eficacia y EficienciaLa eficiencia, esta referida a la capacidad de lograr resultados

con el mínimo esfuerzo o costo.

La efectividad, esta referida a la capacidad de lograr el máximo de resultados al mínimo costo

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Entre la eficacia y la eficiencia

La eficiencia actúa y se manifiesta en el ámbito interno de la empresa, ahí es donde ustedes pueden trabajar para reducir sus gastos.

La efectividad es hacer lo que a la empresa le pueda resultar más conveniente en un momento determinado, es decir, actúa en el ámbito interno y externo de la empresa. Algunos autores como Peter Druker menciona: “No basta con hacer las cosas correctamente (eficiencia), hay que hacer las cosas correctas (efectividad)”

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"Emplearse en lo estéril, cuando se puede hacer lo útil;ocuparse de lo fácil,cuando se tienen energía para intentar lo difícil;es despojar de dignidad al talento."

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Donde estoy y donde debo estar

Eficiencia Efectividad

Énfasis en los medios Énfasis en los resultados

Hacer las cosas correctamente Hacer las cosas correctas

Resolver problemas Lograr objetivos

Ahorrar gastos Crear más valores

Cumplir tareas y obligaciones Obtener resultados

Capacitar a los subordinados Proporcionar eficacia a subordinados

Enfoque reactivo(Del pasado al presente)

Enfoque proactivo(Del futuro al presente)

¿Pregunta principal?

¿Cómo podemos hacer mejor lo que hacemos?

Qué es lo que deberíamos estar haciendo?

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Relación entre eficiencia y efectividadU n iv e rs id a d Te c n o ló g ic ad e

CONCLUSION

Eficiencia: cómo se hacen las cosas, de qué modo se ejecutan.

Efectividad: para qué se hacen las cosas, cuáles son los resultados que se persiguen; qué objetivos se logran. (Actividad para portafolio de evidencias. De las actividades que cotidianamente realizas elabora una lista de 10 de ellas y plantea en otra columna lateral como puedes mejorarla)

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CONTROLDefinición

El control es la función administrativa por medio de la cual se evalúa el rendimiento.

Para Robbins (1996) el control puede definirse como "el proceso de regular actividades que aseguren que se están cumpliendo como fueron planeadas y corrigiendo cualquier desviación significativa"

Para Stoner (1996) lo define de la siguiente manera: "El control administrativo es el proceso que permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas"

Para Melinkoff (1990), el control "Consiste en verificar si todo se realiza conforme al programa adoptado, a las ordenes impartidas y a los principios administrativos…Tiene la finalidad de señalar las faltas y los errores a fin de que se puedan reparar y evitar su repetición".

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Interacción del controlU n iv e rs id a d Te c n o ló g ic ad e

Elementos que son básicos del control

En primer lugar, se debe llevar a cabo un proceso de supervisión de las actividades realizadas.

En segundo lugar, deben existir estándares o patrones establecidos para determinar posibles desviaciones de los resultados.

En un tercer lugar, el control permite la corrección de errores, de posibles desviaciones en los resultados o en las actividades realizadas.

Y en último lugar, a través del proceso de control se debe planificar las actividades y objetivos a realizar, después de haber hecho las correcciones necesarias.

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Tipos de control

PreliminarConcurrenteRetroinformación

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Control preliminar

Tiene lugar antes de que inicien las operaciones e incluye la creación de políticas, procedimientos y reglas diseñadas para asegurar que las actividades planeadas serán ejecutadas con propiedad.

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Control concurrente

Tiene lugar durante la fase de la acción de ejecutar los planes e incluye la dirección, vigilancia y sincronización de las actividades según ocurran.

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Control de retroinformación

Este tipo de control se enfoca sobre el uso de la información de los resultados anteriores para corregir posibles desviaciones futuras de estándar aceptable.

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Factores a controlar

•Cantidad•Tiempo•Costo•Calidad

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CONCLUSION

Podemos mencionar que el control es la función que permite la supervisión y comparación de los resultados obtenidos contra los resultados esperados originalmente, asegurando además que la acción dirigida se esté llevando a cabo de acuerdo con los planes de la organización y dentro de los límites de la estructura organizacional.

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Urgente e importante

Es una cuestión de tiempo, como en todos los órdenes de la vida, hay que diferenciar lo urgente de lo importante y poner lo primero por sobre lo segundo.

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URGENTE

Significa que se necesita una atención inmediata, «¡ahora!». Las cosas urgentes actúan sobre nosotros. Lo urgente es toda tarea o actividad en la que ejercitamos nuestra capacidad de respuesta actual a los desafíos que se nos presentan

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IMPORTANTE

Tiene que ver con los resultados. Si algo es importante, realiza una aportación a nuestra misión, a nuestros valores, a nuestras metas de alta prioridad.Lo importante es toda actividad que se ocupa de desarrollar nuestra capacidad de respuesta futura a los desafíos del entorno

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PLANEACION DEL TIEMPO Y SUS HERRAMIENTAS

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MATRIZ DE LO URGENTE E IMPORTANTEU n iv e rs id a d Te c n o ló g ic ad e

Gráfico de la Matriz de Manejo del Tiempo

 Urgente No Urgente

 

Importante

 

Cuadrante 1:

Crisis, Presión, "Apagar Incendios", Fechas Límites, Problemas

Acuciantes.

Cuadrante 2:

Planificación, Visión, Valores, Preparación, Recreación verdadera.

 

No Importante

 

Cuadrante 3: Interrupciones Varias,

Reuniones Imprevistas, Visitas Inesperadas.

Cuadrante 4:

Actividades de Evasión, Trivialidades, Pérdidas de

Tiempo.

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AGENDA EJECUTIVA

Libró en el que se apuntan cosas para hacer , es una herramienta para la planeación del tiempo que contiene hoja de datos personales, planificador anual, planificador trimestral, planificador mensual, planificador semanal, planificador diario (empresa - ejecutivo).

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BENEFICIOS DE USO

• Planeación interactiva de actividades de trabajo y personales

• Atención a los tips para un buen cierre de actividades.• Utilización de hojas de apuntes y anotaciones

personales.• Elaboración de un plan de trabajo: semanal, mensual,

trimestral, y anual.• Seguimiento a un horario de citas y actividades

(urgentes e importantes)• Directorio Telefónico con un orden de contactos.

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BENEFICIOS DE USO

Medición de logros, objetivos y resultados con un seguimiento tangible, en los siguientes puntos:

• Producción, Calidad, Logística, Ventas: ¿Qué debo hacer para mejorarlas?

• Nuevas citas: ¿Cómo lograrlas? • Nuevos clientes: ¿Cómo descubrirlos? • Clientes actuales: ¿Cómo retenerlos y

potencializarlos?

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PLANIFICADOR DE USO DEL TIEMPO

Elementos que lo integran

• Objetivo• Meta• Lista de pendientes• Lista de actividades (priorizadas)• Horarios• Holgura para atención de contingencias

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Objetivo es “la expresión de un deseo mediante acciones concretas para conseguirlo”. Un objetivo nos sirve para:

• Formular concreta y objetivamente resultados • Planificar acciones • Orientar procesos • Medir resultados

El objetivo define de manera abstracta y cualitativa lo que queremos lograr

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Meta, es el término o referencia, establecido para denotar el cumplimiento de un recorrido, la meta define cuantitativa y específicamente los valores verificables que nos permiten comprobar o demostrar que hemos alcanzado una parte o todo el objetivo

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PASOS PARA ESTABLECER OBJETIVOS Y METAS

Paso 1. Identificación del objetivo(s)Paso 2. Identificación de los beneficios y los beneficiariosPaso 3. Fijación de límites de tiempoPaso 4. Identificación de los principales obstáculosPaso 5. Identificación de las habilidades y el

conocimiento requeridoPaso 6. Identificación de individuos, grupos,

organizaciones y compañías con las cuales trabajarPaso 7. Desarrollo del plan de acción

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Lista de pendientes, es la asignación de actividades por orden de importancia definidas en urgentes e importantes y que deberán cumplirse de acuerdo a la planeación del tiempo.

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Lista de actividades (priorizadas), Es una lista cuidadosa y ordenada donde se recopilan todas las diferentes actividades que intervienen en la realización de un proyecto.

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Horarios, es el cuadro indicador de las horas en las que deben concretarse ciertas tareas y al tiempo durante el cual se desarrolla una acción.

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Holgura para atención de contingencias, es el espacio vacío que queda entre dos tiempos programados y que están sujetos uno dentro del otro.

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ENFOQUES DE TIEMPO

Tiempo de respuesta.- Es el tiempo que pasa desde que se envía una comunicación y se recibe la respuesta.

Tiempo discrecional.- Es el tiempo, de ocio, que sobra después de satisfacer las tres áreas fundamentales de la vida

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TIEMPO DISCRECIONAL

1) Las necesidades corporales (dormir, comer y, en general, cuidar del cuerpo).2) Las necesidades financieras, es decir el tiempo requerido para obtener una cantidad de dinero que permita comprar bienes y servicios en el mercado.3) Las necesidades del hogar, que incluyen las tareas domésticas y el cuidado de los menores.

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EXPANSIÓN DEL TIEMPO DISCRESIONAL

• Elimine identificando las cosas que no debe hacer. Matriz de importante/urgente, Principio de Paretto 80/20.

• Delegue no imponga• Aislese creando barreras para protegerse de las exigencias empresariales

durante períodos limitados de tiempo• Retirese o separarse del sitio habitual de trabajo• Reserve espacios de tiempo, con el establecimiento de “horas silenciosas”• Desarrolle la concentración simultanea más que la sucesiva. Contar con la

capacidad para abordar varios temas de manera simultanea (el poder de tres), sininquietarse en el proceso.

• Identifique y proteja el tiempo óptimo, momentos del día o de la semana cuando la persona puede desarrollar su máxima concentración y creatividad

• Aproveche los trocitos de tiempo que sobran de manera inesperada.

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