administrasi sarana dan prasarana
DESCRIPTION
ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA. PERALATAN KANTOR. Peralatan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan kantor yang sesuai dengan yang diharapkan secara efektif dan efisien. - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA
PERALATAN KANTOR Peralatan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan kantor yang sesuai dengan yang diharapkan secara efektif dan efisien.
Perbekalan kantor adalah semua fasilitas /barang-barang yang ada dalam kantor baik langsung atau tidak langsung digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan kantor sehingga menghasilkan yang diharapkan.
JENIS-JENIS PERBEKALAN KANTOR
1. Perabot Kantor Barang/benda kantor yang berfungsi penunjang
thd pekerjaan kantor, misalnya: meja, kursi,almari arsip, rak dll2. Peralatan /perlengkapan kantor barang yang dipergunakan untuk menghasilkan
pekerjaan kantor. misalnya: kertas, karbon, tinta printer,
perforator,numbering machine dll
3.Mesin-mesin kantor segala mesin yang digunakan untuk
menghasilkan pekerjaan kantor yang hasilnya lebih cepat dan baik misalnya: komputer, foto copy, faximile,printer dll
4.Pesawat Kantor Mesin kantor yang berfungsi untuk mengadakan
komunikasi Misalnya telephon, handphone, answering machine telephon dll
5.Interior Kantor barang/ fasilitas kantor yang berfungsi untuk
menghias ruangan kantor agar bersih, nyaman dan serasi misalnya : bunga, foto, gambar, akuarium dll.
KEGUNAAN PERBEKALAN KANTOR
a. Menunjang aktifitas pekerjaan kantor
b. Mempermudah dan mempercepat proses pelaksanaan kegiatan kantor
c. Memperoleh hasil yang lebih maksimal ,bail dan memuaskan
d. Sebagai aset dan perlengkapan kantor
PENGADAAN PERBEKALAN KANTOR
Pengadaan adalah semua kegiatan penyediaan perbekalan untuk menunjang pelaksanaan tugas. Pengadaan perbekalan selalu diawali dengan perencaan kebutuhan perbekalan ,rencana biaya, keadaan inventaris pada tahun sebelumnya dan memperhitungkan pegawai yang ada. Rencana dibuat 1 tahun anggaran bersamaan disusun rencana biaya : pengadaan, penyimpanan, pendistribusian, penginventarisan, pemeliharaan.
a.Mengikuti prosedur pengelolaan perbekalanb.Menentukan jenis, kuantitas, kualitas barangc.Mengadakan perbekalan sesuai dengan
anggaran yang tersediad.Menggunakan perbekalan kantor dalam
kegiatan operasionale.Menyimpan dan memlihara perbekalan kantorf.Mengumpulkan dan mengolah data perbekalan
kantorg.Menghapus perlengkapan seseuai prosedur
yang berlaku
Penggunaan mesin-mesin kantor memiliki keuntungan sbb :
1.Mempercepat proses penyelesaian pekerjaan kantor
2.Menghemat tenaga dan pikiran3.Meningkatkan ketelitian dan mutu hasil
pekerjaan4.Mempertinggi hasil pekerjaan5.Adanya keseragaman bentuk,ukuran dan hasil
pekerjaan6.Memberikan informasi lebih cepat dan banyak
Perlengkapan/ Peralatan kantor terdiri dari 2 jenis yaitu :
1.Perlengkapan yang habis pakai adalah barang-barang yang hanya dapat digunakan 1 kali pakai contoh : kertas, karbon, master risograph dl2.Perlengkapan yang tidak habis pakai adalah barang-barang yang dapat dipakai
lebih 1 kali contoh : perforator,stapler dll
MEMILIH MESIN KANTOR Dalam memilih mesin kantor perlu
diperhatikan sbb :1.Mesin yang dipakai harus benar-benar
diperlukan2.Mesin harus dapat mempercepat
penyelesaian pekerjaan3.Mesin harus praktis dan fleksibel4.Mesin dapat menghemat biaya pelaksanaan
pekerjaan5.Kualitas mesin harus baik6.Mudah dalam pemeliharaan7.Mudah dalam pengoperasian’8.Mesin dapat meningkatkan produktifitas
hasil kerja
MACAM-MACAM FUNGSI MESIN KANTOR
1,Mesin yang berfungsi sebagai alat komunikasi misal. Aiphone, telephone, HP, faximile2.Mesin yang berfungsi untuk menggadakan /
pengganda misal, fotocopy, mesin stensil , risograph, printer dll3.Mesin yang berfungsi untuk merekam misal, tape recorder ,dictaphone dll4.Mesin yang digunakan untuk alat bantu presentasi misal, OHP, LCD, LAPTOP / PC, Flash disk5.Mesin yang digunakan untuk menghancurkan
dokumen misal, shreeder
A.Penyimpanan perbekalan kantor adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja/petugas guang untuk menampung hasil pengadaan barang.
B.Pemeliharaan perbekalan kantor adalah kegiatan terus menerus untuk mengusahakan agar barang tetap dalam keadaan baik atau siap pakai
C.Laporan perbekalan kantor adalah kegiatan melaporkan keadaan barang/ perbekalan kantor
1.Barang-barang akan terpelihara dengan baik
2.Memperpanjang umur barang sehingga tidak perlu diganti dalam waktu dekat
3.Menghidari kehilangan4.Menghindari penyimpanan yang tidak
teratur5.Dengan terpeliharanya alat akan
menghasilkan pekerjaan yang baik
1.Selalu membersihkan barang secara teratur setelah digunakan dan pisahkan dengan barang yang rusak
2.Selalu memperbaiki barang yang rusak3.Memperhatikan cara penyimpanan yang baik dan
benar4.Selalu menyimpan kembali barang-barang yang
telah digunakan pada tempat semula5.Selalu menggunakan barang sesuai petunjuk
1. Pencatatan dan penomeran mesin kantor
2. Penyusunan jadwal perawatan3. Aktivitas perawatan dan perbaikan
dilakukan oleh petugas sendiri 4. Menentukan jangka waktu atau usia
mesin-mesin kantor dan penggantian dengan mesin baru
PERALATAN AWET PAKAI
1.Pelubang kertas (perforator)
2.Penjepret kertas (Stapler)
3.Pembuka surat (letter openers)
4.Gunting (shears)
5.Cap tanggalan (band dater)
6.Peti uang (brankas)
7.Tancapan surat (spindle file)
8.Bantalan stempel (Stam pad)
9.Kotak tempat surat masuk/keluar (letter try in out)
10.Lemari arsip (filling cabinet)
Pengadministrasian barang inventaris dicatat dalam :
1. Buku induk barang inventaris 2. Buku golongan inventaris 3. Buku catatan non inventaris Tujuan inventarisasi adalah : a. Penertiban administrasi barang b. Penghematan uang kantor c. Bahan informasi untuk menghitung kekayaan kantor d. Mempermudah pengendalian/pengawasan barang
1.Pertanggung jawaban2.Informasi mengenai persediaan
barang yang ada dan mutasi barang selama periode tertentu
3.Pengendalian persediaan4.Bahan pengambilan keputusan
PERENCANAAN PERBEKALAN BARANG
Mengikuti prosedur pengelolaan perbekalan Menentukan jenis, kuantitas dan kwalitas
perbekalan kantor yang diperlukan Mengadakan pebekalan sesuai dengan
anggaran yang disediakan Menggunakan perbekalan kantor dalam
kegiatan operasional Menyimpan dan memelihara perbekalan kantor Mengumpulkan dan mengolah data perbekalan
kantor Menghapus perlengkapan sesuai dengan
prosedur yang berlaku
Membuat DPB (Daftar Permintaan Barang) ke gudang
Memeriksa persediaan barang digudang Penandatanganan kebendahara untuk
pembelian barang Persetujuan pimpinan Diserahkan kelogistik untuk pembelian
barang Sebelum barang diterima barang diperiksa
dan diuji (kuantitas dan kualitas barang) kalau sudah cocok barang diterima dengan menggunakan buku serah terima barang dan penerimaan barang
Barang disimpan digudangan di distribusikan kebagian yang membutuhkan
PENDISTRIBUSIAN PERBEKALAN KANTOR
Pengeluaran harus berdasarkan pada surat/bon permitaan atau surat perintah dari atasan
Meneliti kuantitas dan spesifikasi barang yang akan dikeluarkan
Meneliti dan memeriksa barang untuk memenuhi permintaan
Mecatat mutasi barang pada kaartu barang Mencatat pengeluaran barang pada buku
pengeluaran dan persediaan barang Membuat berita acara penyerahan barang dari
gudang kepemesan Menyerahkan barang berikut dokumennya Membuat laporan kepada atasan
TATA CARA PERAWATAN DAN PEMELIHARAAN
•Pencatatan dan penomoran mesin-mesin kantor
•Penyusunan jadwal perawatan•Aktivitas perawatan dan perbaikan
dilkukan oleh petugas sendiri atau diborongkan pada perusahaan lain
•Menentukan jangka waktu atau usia mesin-mesin kantor dan penggatiannya dengan mesin yang baru
A. Bentuk garis atau liniB. Bentuk fungsionalC. Bentuk garis dan stafD. Bentuk staf dan fungsionalE. Bentuk lini dan funsionalF. Bentuk lini, fungsional dan stafG. Bentuk komite
Pedoman Arah Organisasi itu bergerak
Landsan OrganisasiPenentu macam AktifitasPenentu Program, Prosedur, Koordinasi, Intregrasi, Simplikasi, Sinkronasi, dan Mekanisasi.
Rumusan Organisasi...???
Prinsip Dasar Pengorganisasian Kantor
A. Perumusan tujuan atau sasaran dengan jelas
B. Pembagian KerjaC. Delegasi KekuasaanD. Rentang KekuasaanE. Kesatuan perintah dan tanggung jawabF. KoordinasiG. Asas FungsionalH. Asas AkordionI. Asas Keluwesan
Organisasi dan Tata Kerja Organisasi dan tata kerja (Organization
and Methods/O&M) merupakan sekelompok
teknik-teknik untuk mencapai atau meningkatkan efisiensi pekerjaan kantor (office work). O&M adalah suatu fungsi spesialisasi (orang-orang yang di didik dan di latih secara khusus) untuk mengusahakan efisiensi prosedur-prosedur pekerjaan dan pengendalian operasi suatu organisasi kantor.
Tujuan O&M adalah untuk meningkatkan efisiensi ketatausahaan atau administrasi di
kantor atau instansi tertentu sehingga anggaran operasional dapat ditekan dan hasilnya tetap optimal.
“SEKIAN” YA ……. SUDAHLAH