administrasi logistik
TRANSCRIPT
ADMINISTRASI LOGISTIK
Istilah logistik juga biasa disebut dengan beberapa istilah seperti logistik,
barang, material, peralatan, perlengkapan dan sarana prasarana. Oleh karena itu,
manajemen logistik pun lazim disebut dengan beberapa istilah seperti manajemen
logistik, administrasi logistik, manajemen barang, administrasi barang,
manajemen material ataupun administrasi material.
Berdasarkan batasan tersebut dapat dinyatakan bahwa manajemen logistik
merupakan serangkaian kegiatan perencanaan, pengorganisasian, dan pengawasan
terhadap kegiatan pengadaan, pencatatan, pendistribusian, penyimpanan,
pemeliharaan, dan penghapusan logistik guna mendukung efektivitas dan efisiensi
dalam upaya pencapaian tujuan organisasi.
Lebih lanjut, beberapa kegiatan dalam manajemen logistik dapat
dideskripsikan sebagai berikut:
1. PERENCANAAN
Perencanaan merupakan kegiatan pemikiran, penelitian, perhitungan,
dan perumusan tindakan-tindakan yang akan dilakukan di masa yang akan
datang, baik berkaitan dengan kegiatan-kegiatan operasional dalam
pengelolaan logistik, penggunaan logistik, pengorganisasian, maupun
pengendalian logistik.
a. Faktor-faktor Dalam Menentukan Kebutuhan
Dalam upaya menentukan dan menetapkan kebutuhan logistik, ada
beberapa faktor yang harus senantiasa diperhatikan dan dipertimbangkan,
yaitu sebagai berikut:
1) Faktor Fungsional
Dalam penentuan kebutuhan logistik hendaknya dipertimbangkan
bahwa dengan keberadaan logistik tersebut akan memperlancar proses
pelaksanaan pekerjaan dan akan mempengaruhi hasil kerja (output), baik
berkaitan dengan kuantitas maupun kualitas output sesuai dengan fungsi
jenis logistik tersebut.
2) Faktor Biaya dan Manfaat
Dalam penentuan kebutuhan logistik hendaknya dipertimbangkan
bahwa dengan sejumlah pengeluaran biaya tertentu, organisasi haruslah
paling tidak memperoleh manfaat yang sepadan dengan sejumlah biaya yang
telah dikeluarkan tersebut. Sehubungan dengan hal ini, tentu tidak boleh
mengabaikan kualitas barang yang dibutuhkan, sumber barang yang harus
dapat dipertanggungjawabkan, dan jangka waktu atau umur pemakaian
barang yang paling menguntungkan.
3) Faktor Anggaran
Dalam pengadaan logistik harus senantiasa mempertimbangkan
ketersediaan anggaran dalam organisasi. Dengan memperhatikan faktor ini,
maka akan dapat disusun skala prioritas kebutuhan logistik maupun berbagai
macam alternatif jenis dan spesifikasi barang maupun cara-cara pengadaan
logistik dengan tidak meninggalkan pertimbangan efektivitas dan efisiensi.
4) Faktor Keamanan dan Kewibawaan (Prestise)
Dalam penentuan kebutuhan logistik hendaknya dipertimbangkan
pejabat pemakai logistik tersebut untuk mendukung dan menjamin
keamanan sesuatu yang berkaitan dengan jabatannya dan kewibawaan, baik
bagi pejabat yang bersangkutan maupun bagi lembaga, baik dilihat dari
publik internal maupun publik eksternal organisasi.
5) Faktor Standardisasi dan Normalisasi
Dalam penentuan kebutuhan logistik hendaknya dipertimbangkan
adanya standardisasi dan normalisasi yang ditetapkan organisasi.
Standardisasi merupakan pembakuan mengenai jenis, ukuran, dan mutu
suatu perlengkapan. Sementara normalisasi merupakan pembuatan ukuran-
ukuran yang normal berdasarkan standar yang telah ditetapkan.
2. PENGORGANISASIAN
Pengorganisasian merupakan kegiatan merancang dan merumuskan
struktur formal dalam upaya pengelolaan logistik dengan melakukan
kegiatan mengelompokkan, mengatur, dan membagi aktivitas/tugas
sekaligus wewenang kepada setiap unit kerja/anggota organisasi.
3. PENGAWASAN
Pengawasan merupakan setiap upaya untuk menjaga pelaksanaan
setiap tindakan dan kegiatan dalam pengelolaan logistik sesuai dengan
rencana yang telah ditetapkan, baik berkaitan dengan
pemakaian/penggunaan logistik, proses maupun hasil/keluaran/
output pengelolaan logistik.
4. PENGADAAN
Pengadaan logistik merupakan serangkaian kegiatan untuk
menyediakan logistik sesuai dengan kebutuhan, baik berkaitan dengan jenis,
spesifikasi, jumlah, waktu maupun tempat dengan harga dan sumber yang
dapat dipertanggung-jawabkan.
a. Cara-cara Pengadaan Logistik
Ada beberapa alternatif cara dalam pengadaan logistik. Beberapa
alternatif cara pengadaan logistik tersebut adalah sebagai berikut:
1) Membeli
Membeli merupakan cara pemenuhan kebutuhan logistik dengan jalan
organisasi membayar sejumlah uang tertentu kepada penjual
atau supplier untuk mendapatkan sejumlah logistik sesuai dengan
kesepakatan kedua belah pihak. Setelah transaksi jual beli ini selesai,
barang/logistik yang telah dibeli menjadi hak milik organisasi. Pengadaan
logistik dengan cara pembelian ini merupakan cara yang dominan dilakukan
oleh organisasi.
2) Meminjam
Meminjam merupakan cara pemenuhan kebutuhan logistik yang
diperoleh dari pihak lain dengan tanpa memberikan kontraprestasi (imbalan)
dalam bentuk apapun. Pemenuhan kebutuhan dengan cara ini hendaknya
dilakukan hanya untuk memenuhi kebutuhan logistik yang sifatnya
sementara dan harus mempertimbangkan citra baik suatu organisasi.
3) Menyewa
Menyewa merupakan cara pemenuhan kebutuhan logistik yang
diperoleh dari pihak lain dengan memberikan kontraprestasi (imbalan)
sesuai kesepakatan kedua belah pihak. Pemenuhan kebutuhan logistik
dengan cara ini hendaknya dilakukan apabila kebutuhan logistik bersifat
sementara dan temporer serta juga harus didasarkan atas suatu perjanjian
tertulis. Cara seperti ini, khususnya untuk jenis mesin, ditinjau dari segi
ekonomi perusahaan menguntungkan, karena:
a. Perusahaan tidak disibukkan dengan pemeliharaan mesin, termasuk
biayanya,
b. Dalam waktu tertentu mesin dapat diganti yang lebih baru oleh pihak
yang menyewakan, sehingga dapat diharapkan pekerjaan tidak terganggu
karena kemacetan-kemacetan mesin.
c. Perbaikan-perbaikan dilakukan oleh pihak yang menyewakan, sehingga
dapat diharapkan pekerjaan tidak terganggu karena kemacetan-
kemacetan mesin.
4) Membuat Sendiri
Membuat sendiri merupakan cara pemenuhan kebutuhan logistik
dengan jalan membuat sendiri yang dilakukan oleh pegawai atau suatu unit
kerja tertentu. Pemilihan cara ini harus mempertimbangkan tingkat
efektivitas dan efisiensinya apabila dibandingkan dengan cara pengadaan
logistik yang lain.
5) Menukarkan
Menukarkan merupakan cara pemenuhan kebutuhan logistik dengan
jalan menukarkan logistik yang dimiliki dengan logistik yang dibutuhkan
organisasi dari pihak lain. Pemilihan cara pengadaan logistik ini harus
mempertimbangkan adanya saling menguntungkan di antara kedua belah
pihak, dan logistik yang ditukarkan harus merupakan logistik yang sifatnya
berlebihan atau logistik yang dipandang dan dinilai sudah tidak berdaya
guna maupun bernilai guna.
6) Substitusi
Substitusi merupakan cara pemenuhan kebutuhan logistik dengan cara
mengganti material lain yang memiliki fungsi sama untuk memenuhi suatu
kebutuhan tertentu.
7) Pemberian/Hadiah
Pemberian/hadiah merupakan cara pemenuhan kebutuhan logistik
dengan menggunakan logistik yang merupakan pemberian/hadiah dari pihak
lain. Cara pengadaan ini sebaiknya harus disertai dengan suatu perjanjian
serah terima, sebab hal ini menyangkut pada pemindahan hak dan perubahan
milik, baik bagi yang memberi maupun bagi yang menerima.
8) Perbaikan/Rekondisi
Perbaikan merupakan cara pemenuhan kebutuhan logistik dengan jalan
memperbaiki logistik yang telah mengalami kerusakan, baik dengan
perbaikan satu unit logistik maupun dengan jalan penukaran instrumen yang
baik di antara instrumen logistik yang rusak sehingga instrumen-instrumen
yang baik tersebut dapat disatukan dalam satu unit atau beberapa unit
logistik, dan pada akirnya satu atau beberapa unit logistik tersebut dapat
dioperasikan, dan kebutuhan logistik dapat dipenuhi.
b. Sistem Pengadaan Logistik
Ada beberapa alternatif bagi suatu organisasi untuk memilih dan
menentukan sistem pengadaan logistik. Sistem pengadaan logistik tersebut
meliputi sistem sentralisasi, sistem desentralisasi dan sistem campuran.
1) Sistem Sentrasisasi
Sistem sentralisasi dalam pengadaan logistik merupakan cara
pengadaan logistik dimana kewenangan dalam pengadaan logistik bagi
seluruh unit kerja dalam organisasi diberikan pada satu unit kerja tertentu
sehingga segala macam pengadaan logistik dalam organisasi hanya dilayani
oleh satu unit kerja/bagian tertentu tersebut.
Pengadaan logistik dengan menggunakan sistem ini memiliki beberapa
kelebihan, diantaranya:
a. dapat mengurangi harga per satuan karena biasanya dengan menerapkan
sistem sentralisasi ini pengadaan/pembelian dilakukan dalam partai besar
sehingga organisasi/ perusahaan (sebagai pembeli) diberikan potongan
oleh penjual (pemasok);
b. dapat mereduksi (mengurangi) biaya tambahan (overhead cost),
sehingga akan mendukung efisiensi.
c. dapat mendukung program standardisasi dan sistem pertukaran logistik
antarbagian.
Adapun kekurangan-kekurangan dari pengadaan sistem sentralisasi ini
adalah sebagai berikut:
a. kebutuhan yang mendesak dari suatu unit tertentu dimungkinkan tidak
dapat cepat dilayani dan dipenuhi karena bagian pembelian masih
menunggu daftar kebutuhan logistik dari unit-unit kerja yang lain
ataupun karena prosedur pengajuan maupun distribusi penyampaian
logistik yang berliku-liku/birokratis sehingga hal ini tentunya akan dapat
mempengaruhi tingkat efektifitas dan efisiensi kerja unit-unit kerja dan
organisasi secara keseluruhan.
b. pemenuhan permintaan kebutuhan logistik pada unit-unit kerja sebagai
pengguna (user) dimungkinkan tidak sesuai dengan kebutuhan, terutama
berkaitan dengan spesifikasi barangnya maupun waktunya, karena
bagian logistik khususnya bagian pengadaan logistik tidak mengetahui
persis kebutuhan masing-masing unit kerja.
2) Sistem Desentralisasi
Sistem desentralisasi yaitu sistem pengadaan logistik, dimana
kewenangan pengadaan logistik diserahkan pada masing-msing unit kerja.
Beberapa kelebihan dari penggunaan sistem desentralisasi ini yaitu sebagai
berikut:
1. kebutuhan atas logistik dari masing-masing unit kerja akan cepat dapat
dipenuhi sesuai dengan kebutuhan.
2. menjamin ketepatan pembelian logistik karena masing-masing unit kerja
mengetahui persis akan spesifikasi kebutuhan logistiknya.
Adapun kekurangan sistem ini yaitu:
a. ada kecederungan masing-masing unit kerja untuk memiliki
logistik (barang-barang) baru, padahal logistik yang ada masih
berdaya guna sehingga hal ini akan menimbulkan tertumpuknya
barang-barang yang tidak diperlukan di beberapa bagian.
b. terdapatnya bermacam-macam logistik yang berbeda-beda
bentuknya, ukuran, dan tipenya sehingga hal ini jelas tidak
mendukung program standardisasi dan normalisasi, sekaligus tidak
mendukung kemungkinan pertukaran logistik antar bagian/unit
kerja dalam suatu organisasi.
c. biaya per satuan barang relatif lebih besar, karena pembelian
dengan sistem ini tentunya dalam partai yang lebih kecil bila
dibandingkan apabila menggunakan sistem sentralisasi sehingga
otomatis jumlah potongan yang diberikan penjual juga relatif lebih
kecil.
d. Biaya tambahan (overhead cost) relatif lebih besar bila
dibandingkan apabila menggunakan sistem sentralisasi.
3) Sistem Campuran
Sistem campuran merupakan sistem atau cara pengadaan logistik
dengan mengkombinasikan antara sistem sentralisasi dan desentralisasi.
Pertimbangan penggunaan sistem campuran ini selain menjamin ketepatan
dalam pemenuhan kebutuhan logistik dari setiap unit kerja khususnya
kebutuhan logistik yang sifatnya spesifik sesuai dengan tugas operasional
unit kerja tersebut, juga untuk mendukung program standardisasi dan
normalisasi organisasi. Dengan demikian, apabila logistik dibutuhkan oleh
seluruh unit kerja atau beberapa unit kerja, pengadaan logistik dilakukan
dengan sistem sentralisasi, sedangkan apabila kebutuhan logistik bersifat
khusus untuk suatu unit kerja, pengadaan logistik dilakukan dengan sistem
desentralisasi.
5. PENCATATAN/INVENTARISASI
Inventarisasi logistik merupakan kegiatan untuk memperoleh data atas
seluruh logistik yang dimiliki/ dikuasai/ diurus oleh organisasi, baik yang
diperoleh dari usaha pembuatan sendiri, pembelian, pertukaran, hadiah
maupun hibah, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasinya, jumlah,
sumber, waktu pengadaan, harga, tempat, dan kondisi, serta perubahan-
perubahan yang terjadi guna mendukung proses pengendalian dan
pengawasan logistik, serta mendukung efektivitas dan efisiensi dalam upaya
pencapaian tujuan organisasi.
Terdapat beberapa manfaat yang dapat diperoleh dengan dilakukannya
inventarisasi logistik secara baik, yakni sebagai berikut:
a. Memberikan informasi/keterangan bagi yang membacanya.
Dengan adanya pencatatan atas logistik yang dimiliki organisasi maka dapat
diketahui kekayaan logistik dalam suatu organisasi, baik berkaitan dengan
jenis dan spesifikasinya, jumlahnya, waktu pengadaannya, umurnya,
kondisinya, maupun nilainya.
b. Menjamin keamanan logistik
Dengan adanya pencatatan atas seluruh logistik yang
dimiliki/dikuasai/diurus secara tertib dan baik, keberadaan dan keadaaan
barang setiap saat dapat dicek/dikontrol sehingga resiko hilang atau
diselewengkan akan bisa dikurangi/dihindari.
c. Memberikan masukan untuk pengambilan keputusan dalam manajemen
logistik
Dengan adanya inventarisasi logistik secara tertib dan benar, organisasi
dapat melakukan pemantauan logistik, baik terhadap masuk keluarnya
logistik, kondisi, maupun biaya operasional logistik. Oleh karena itu, dengan
adanya inventarisasi tersebut dapat digunakan untuk menentukan waktu
pengadaan logistik, jenis dan tipe logistik yang diadakan, jumlah pengadaan
logistik, sistem pengadaan logistik yang diterapkan, dan sistem
pengendalian/pengawasan logistik yang diterapkan.
d. Sebagai alat pertanggungjawaban
Dengan adanya inventarisasi logistik yang tertib dan benar, dapat
menyediakan bukti-bukti administratif dalam penyelenggaraan pengelolaan
logistik sehingga sewaktu-waktu diminta ataupun terjadi permasalahan
berkaitan dengan penyelenggaraan logistik, dengan segera personel
pengelola logistik dapat mempertanggungjawabkannya dengan
memanfaatkan bukti-bukti administratif yang ada.
6. PENYIMPANAN ATAU PENGGUDANGAN
Penyimpanan merupakan kegiatan pengurusan logistik, baik yang
bersifat administratif maupun operasional berkaitan dengan perumusan
maupun pelaksanaan tata kerja, tata ruang, tata usaha, maupun pengaturan
barang di tempat penyimpanan/gudang.
a) Kesalahan Umum dalam Penggudangan
Secara empiris, dapat diidentifikasi beberapa kesalahan umum dalam
pengelolaan penggudangan, yakni:
1) Memperlakukan, memanfaatkan dan memfungsikan gudang sebagai
“bak sampah” sehingga barang-barang yang rusak, barang-barang dan
kertas-kertas yang siap dijual secara campur aduk semuanya dimasukkan
ke dalam gudang.
2) Sering kegiatan penggudangan ditangani ala kadarnya, tanpa
perencanaan yang baik, baik berkaitan dengan tata cara, prosedur,
maupun pengelolaan administratifnya.
3) Tidak diketahui jumlah persediaan logistik secara tepat karena tidak
tertibnya pencatatan dan distribusi logistik bagian gudang.
4) Banyaknya logistik yang kadaluwarsa karena kesalahan dalam
pengeluran logistik.
5) Banyaknya kerusakan logistik di tempat penyimpanan/ gudang karena
salah penempatan dan kesalahan perawatan logistik.
6) Banyaknya logistik yang hilang, baik sebelum logistik masuk gudang
maupun setelah masuk gudang, baik karena ketidakprofesionalan
petugas gudang maupun penyelewengan petugas gudang, baik secara
individual maupun bersama-sama dengan pihak lain.
7) Lamanya pelayanan bagian penggudangan dalam distribusi logistik, baik
yang disebabkan ketidakprofesionalan petugas gudang, kesalahan dalam
penempatan dan perancangan tata ruang gudang yang ada, maupun
sistem distribusi logistik yang tidak tepat.
Apabila hal ini terjadi, tentu saja akan mempengaruhi efektivitas dan
produktivitas kerja unit maupun akan mempengaruhi tingkat efektivitas dan
efisiensi organisasi secara keseluruhan.
Ada beberapa asas tata ruang gudang yang harus diperhatikan, dan
beberapa asas tata ruang gudang tersebut adalah sebagai berikut:
1) Asas Jarak Terpendek
Ruangan seyogyanya bisa dipergunakan sebaik mungkin sehingga
pelaksanaan kegiatan pengaturan barang dalam gudang dapat melewati jarak
yang sependek mungkin.
2) Asas Mengalirnya Kegiatan
Pelaksanaan kegiatan pengaturan barang diusahakan dengan urutan yang
teratur dari satu tempat ke tempat yang lain dengn berurutan, baik dengan
metode FIFO (First In First Out) atau metode LIFO (Last In First Out).
3) Asas Memudahkan Pengawasan
Penataan ruang haruslah dapat membantu mempermudah pengawasan atas
pelaksanaan pengaturan barang.
4) Asas Fleksibilitas Ruangan
Penataan barang dalam gudang diusahakan sedemikian rupa sehingga bila
ada gangguan akan mudah disesuaikan dengan kebutuhan.
5) Asas Kemudahan Berhubungan dengan Luar
Pada penataan barang-barang yang frekuensinya sering dipakai seyogyanya
diletakkan di tempat yang langsung berhubungan dengan pihak luar.
b) Administrasi Penggudangan
Fungsi dari kegiatan administrasi penggudangan itu sendiri adalah:
1) Untuk menjaga keamanan logistik dan kelangsungan kerja organisasi.
2) Administrasi penggudangan dapat dijadikan sebagai instrumen
pengawasan dan pengendalian di dalam pengelolaan penggudangan
setiap organisasi.
3) Dapat mengetahui keberadaan logistik setiap saat, baik berkaitan
dengan nama, jenis, spesifikasi, jumlah, mutasi, bukti-bukti
pemasukan dan pengeluaran barang, jumlah persediaan, maupun nilai
barang yang ada dalam gudang.
4) Dapat mengurangi, bahkan dapat menghapuskan bentuk
penyelewengan pengelolaan logistik ataupun hilangnya logistik.
5) Dapat mendukung ketepatan dalam melakukan perencanaan dan
pelaksanaan pengadaan logistik karena tingkat pemakaian logistik
tertentu dapat dipantau dan jumlah persediaan yang ada.
6) Sebagai alat pertanggungjawaban dalam pengelolaan penggudangan
yang dibebankan kepada petugasnya
Sehubungan dengan kegiatan administrasi penggudangan, maka
beberapa instrumen yang mendukung pelaksanaan administrasi
penggudangan tersebut diantaranya:
1) Buku Penerimaan Gudang
Merupakan buku yang terdiri dari lembaran-lembaran yang memuat
informasi berkaitan dengan penerimaan logistik.
2) Buku Pengeluaran Gudang
Merupakan buku yang terdiri atas lembaran-lembaran yang memuat
informasi berkaitan dengan pengeluaran logistik.
3) Kartu Persediaan/Stock
Merupakan formulir/lembaran untuk mencatat perubahan-perubahan
jumlah persediaan logistik karena adanya pemasukan dan pengeluaran
logistik.
4) Bon Permintaan Barang
Merupakan lembaran/formulir permintaan kebutuhan logistik dari
setiap unit kerja dalam organisasi berkaitan dengan jenis dan spesifikasi
logistik serta jumlah logistik yang ditujukan kepada bagian gudang.
5) Surat Penyerahan Barang
Sering juga disebut dengan Bon Pengeluaran Barang merupakan surat
bukti pengeluaran/penyerahan barang dengan jenis dan spesifikasi tertentu
serta jumlah tertentu pada waktu tertentu.
7. PENDISTRIBUSIAN
Pendistribusian atau penyaluran merupakan kegiatan pengelolaan
logistik berkaitan dengan pembagian dan penyampaian logistik kepada
satuan/unit organisasi yang membutuhkan sesuai dengan sistem kerja yang
telah ditetapkan.
Asas-asas Penyaluran
Guna mendukung efektivitas dan efisiensi kerja setiap unit kerja maupun
organisasi secara keseluruhan, dalam penyaluran kebutuhan logistik harus
memperhatikan dan mengimplementasikan beberapa asas dalam penyaluran
logistik. Beberapa asas tersebut adalah sebagai berikut:
a. Ketepatan jenis dan spesifikasi logistik yang disampaikan
Kegiatan ini dilakukan agar secara fungsional dapat mencapai batas
yang optimal, baik dilihat dari sisi kualitas maupun kuantitas output yang
dihasilkan, disamping dilihat dari nilai efisiensi, baik ditinjau dari sisi
waktu, tenaga maupun finansial.
b. Ketepatan nilai logistik yang disampaikan
Hal ini terkait dengan pertimbangan pelaksanaan program efisiensi
unit kerja dan organisasi secara keseluruhan, maupun pertimbangan prestise.
c. Ketepatan jumlah logistik yang disampaikan
Hal ini dilakukan dengan tujuan menghindari pemborosan ataupun
juga kekurangan logistik sehingga dapat menghambat aktivitas unit kerja
tersebut.
d. Ketepatan waktu penyampaian
Hal ini bertujuan agar aktivitas unit kerja tertentu tidak terganggu atau
berhenti karena keterlambatan penyampaian logistik yang dibutuhkan.
e. Ketepatan tempat penyampaian
Hal ini dapat mengakibatkan tidak berjalannya kegiatan operasional
suatu unit kerja tertentu. Tentu ini juga akan mempengaruhi tingkat
efektivitas dan efisiensi organisasi secara keseluruhan.
f. Ketepatan kondisi logistik yang disampaikan
Guna mendukung kelancaran aktivitas suatu unit kerja dalam
organisasi hendaknya barang yang disampaikan ke unit kerja merupakan
barang yang siap pakai (ready for use) sehigga kondisi barang tersebut harus
dalam keadaan baik, bukan barang/logistik yang rusak.
Agar asas-asas penyaluran kebutuhan logistik tersebut dapat
direalisasikan dengan baik, perlu didukung ketelitian dan disiplin yang
tinggi dari para petugas penyalur logistik. Petugas yang ditunjuk harus
senantiasa berpedoman pada surat permintaan pengadaan barang dan
keputusan pejabat pengambil keputusan untuk diadakannya kebutuhan
logistik berdasarkan usulan unit kerja tertentu.
8. PEMELIHARAAN
Pemeliharaan merupakan kegiatan pengelolaan logistik berkaitan
dengan upaya mempertahankan kondisi teknis, daya guna, dan daya hasil
logistik serta menjamin jangka waktu pemakaian barang mencapai batas
waktu yang optimal.
Tujuan dari kegiatan itu adalah sebagai berikut:
a. Menjaga dan menjamin setiap logistik yang ada tetap mampu berfungsi
sebagaimana mestinya sewaktu logistik tersebut dibutuhkan sehingga
kegiatan-kegiatan dalam organisasi tidak mengalami hambatan maupun
stagnasi.
b. Agar umur pemakaian logistik dapat mencapai batas waktu yang optimal
(sesuai batas waktu yang telah ditetapkan).
c. Mendukung efisiensi organisasi, dengan melakukan tindakan perawatan,
baik yang bersifat preventif (sebelum mengalami kerusakan) maupun
represif (sesudah mengalami kerusakan).
Cara Pemeliharaan Barang
Secara umum pemeliharaan/perawatan logistik dapat dibedakan atas:
a. Perawatan preventif (pencegahan)
Merupakan cara perawatan logistik sebelum logistik mengalami kerusakan.
b. Perawatan represif
Merupakan cara perawatan logistik setelah logistik mengalami kerusakan.
9. PENGHAPUSAN
Penghapusan logistik merupakan kegiatan pembebasan logistik dari
pertanggungjawaban yang berlaku, baik secara fisik maupun administratif
karena logistik tersebut dinilai sudah tidak berdaya guna lagi.
Alasan Penghapusan
Untuk dapat melakukan kegiatan penghapusan logistik, harus
didasarkan pada pertimbangan ataupun alasan-alasan sebagai berikut:
a. Logistik yang akan dihapus sudah sangat tua dan rusak, pertimbangannya
adalah:
- Apabila logistik tersebut digunakan terus dapat membahayakan
keselamatan pemakai logistik ini.
- Kualitas maupun kuantitas output yang dihasilkan sudah tidak dapat
mencapai tingkat yang optimal, apalagi dibandingkan biaya operasional
yang relatif tinggi.
Dengan demikian, apabila logistik ini dioperasikan terus, jelas akan
menimbulkan inefektivitas dan inefisiensi organisasi.
b. Logistik yang sudah ketinggalan zaman (out of date)
Mungkin sekali logistik yang sudah ketinggalan zaman merupakan logistik
yang belum rusak. Namun demikian, logistik semacam ini perlu
disingkirkan atau dihapus dengan pertimbangan, logistik ini dipandang
memerlukan dan menghabiskan biaya (cost) yang relatif tinggi, baik
berkaitan dengan bahan, tenaga, waktu, maupun output, baik ditinjau dari
sisi kuantitas maupun kualitas apabila dibandingkan dengan menggunakan
logistik yang relatif baru.
c. Logistik yang berlebihan
Pertimbangannya adalah :
- Suatu organisasi tidak mungkin menggunakan seluruh logistiknya dalam
waktu yang bersamaan dan yang sekiranya memang logistik tersebut
tidak perlu digunakan secara bersamaan.
- Apabila logistik yang sifatnya berlebihan tersebut tidak disingkirkan
tentunya memerlukan biaya, baik biaya perawatan maupun biaya gaji
untuk personel yang merawat barang.
- Logistik tersebut membutuhkan tempat penyimpanan, sehingga bila
logistik tersebut tidak disingkirkan juga akan boros tempat, dan
- Apabila logistik tersebut akan digunakan di masa mendatang, mungkin
sekali logistik tersebut sudah merupakan logistik yang ketinggalan
zaman (out of date).
d. Logistik yang hilang
Penghapusan untuk logistik yang hilang penting dilakukan karena selain
sebagai satu bentuk pertanggung- jawaban pemakai, pengambilan keputusan
dan tindakan sebagai konsekuensi atas hilangnya logistik tersebut, juga
untuk pengambilan keputusan maupun tindakan manajemen logistik
berikutnya, khsusunya pengadaan logistik guna menghindari gangguan
ataupun stagnasi kegiatan suatu unit kerja.
Cara-Cara Penghapusan Logistik
Alternatif yang dapat ditempuh dalam melakukan penghapusan
logistik antara lain adalah sebagai berikut:
a. Dijual atau dilelang
Dengan cara ini berarti organisasi akan memperoleh sejumlah kontraprestasi
berupa uang hasil penjualan logistik. Barang yang sekiranya masih
mempunyai nilai (residual value), meskipun bukan pada fungsi semula,
dijual melalui suatu lelang, hasilnya masuk ke Kas Negara (Perusahaan).
Sebelum pelaksanaan lelang, pihak pemilik harus mempunyai harga
dasar/patokan. Sedapat mungkin penawaran yang diterima adalah penawaran
yang tertinggi di atas harga patokan. Jika harga patokan tidak tercapai, maka
penawaran yang terdekat dengan harga patokan yang diterima.
b. Ditukarkan dengan logistik lain yang dibutuhkan oleh institusi.
Dengan cara ini berarti organisasi akan menukarkan logistik yang dimiliki
(dengan beberapa alasan yang dapat dipertanggungjawabkan) dengan
logistik yang dibutuhkan oleh organisasi. Dengan cara ini harus
mempertimbangkan dan mengacu pada prinsip-prinsip pengadaan logistik
dengan cara menukarkan, antara lain logistik yang ditukarkan harus benar-
benar sudah tidak dibutuhkan institusi, nilai logistik yang dipertukarkan
harus sepadan, dan saling menguntungkan kedua belah pihak.
c. Dipindahkan
Logistik yang tidak dibutuhkan di suatu unit dalam organisasi dipindahkan
ke unit lain yang membutuhkan. Artinya, penghapusan cara ini sifatnya
masih dalam ruang lingkup organisasi internal.
d. Dihibahkan
Cara ini maksudnya adalah logistik yang akan dihapuskan diberikan secara
cuma-cuma kepada pihak/ organisasi lain yang membutuhkan, terutama
organisasi sosial dan organisasi pendidikan. Cara demikian sering dilakukan
dengan istilah yang cukup halus dan sopan yaitu “bantuan”.
e. Pemanfaatan kembali (recycle)
Maksudnya barang yang dihapus kemudian diubah menjadi barang lain yang
memiliki fungsi dan kegunaan berbeda dari fungsi dan kegunaan barang
semula.
f. Dimusnahkan
Barang yang karena keadaannya sudah demikian rusak sehingga tidak dapat
digunakan sama sekali, baik sebagai fungsinya maupun bekasnya (meubelair
yang sudah rusak sama sekali) harus dimusnahkan dengan disertai berita
acara. Hal ini dilakukan apabila cara penghapusan logistik yang lain sudah
tidak mungkin untuk diimplementasikan.
Sehubungan dengan hal itu maksud dan tujuan manajemen
logistik adalah untuk:
1. mampu menyediakan logistik sesuai dengan kebutuhan, baik berkaitan
dengan jenis dan spesifikasinya, jumlah, waktu, maupun tempat dibutuhkan,
dalam keadaan dapat dipakai, dari sumber yang dapat
dipertanggungjawabkan, dengan harga yang layak, serta dengan
memberikan pelayanan yang baik;
2. mampu menyediakan informasi berkaitan dengan keberadaan logistik yang
dapat digunakan sebagai sarana untuk melakukan pengawasan dan
pengendalian logistik serta dapat digunakan sebagai instrumen pengambilan
keputusan berkaitan dengan tindakan-tindakan manajemen logistik, seperti
pengadaan logistik, distribusi, dan penghapusan logistik.
3. mampu menyediakan logistik yang siap pakai (ready for use) ke unit-unit
kerja maupun personel sehingga menjamin kelangsungan aktivitas maupun
tugas setiap unit kerja maupun personel dalam suatu organisasi melalui
penyelenggaraan pengelolaan gudang dan distribusi secara optimal.
4. mampu menjaga dan mempertahankan kondisi teknis, daya guna dan daya
hasil logistik, baik secara preventif maupun represif secara optimal guna
mendukung optimalisasi fungsional maupun umur barang.
5. mampu melakukan pengakhiran fungsi logistik dengan pertimbangan-
pertimbangan dan argumentasi-argumentasi yang dapat
dipertanggungjawabkan guna mendukung kelancaran pelaksanaan aktivitas
maupun tugas, serta mencegah tindakan pemborosan;
6. mampu mencegah dan mengambil tindakan antisipatif terhadap berbagai
tindakan penyimpangan dalam setiap kegiatan pengelolaan maupun
penggunaan logistik sehingga selain dapat menekan pengeluaran biaya, baik
berkaitan finansial, tenaga, waktu, material, maupun pikiran, juga
mendukung kelancaran pelaksanaan aktivitas dan tugas dalam organisasi.
7. mampu menyediakan pedoman kerja bagi setiap unit kerja maupun personel
sehingga setiap unit kerja maupun personel dapat menjalankan aktivitas
maupun tugasnya secara optimal.
8. mampu membangun budaya penggunaan logistik secara bertanggungjawab
oleh para pegawai di lingkungan organisasi sehingga dapat dicegah dan
dihindarkan tindakan penyimpangan maupun pemborosan.
Persoalan-Persoalan Yang Terjadi Dalam Administrasi Logistik.
Masalah-masalah umum yang sering terjadi dalam pengelolaan logistik
antara lain sebagai berikut:
1. Salah Rencana dan Penentuan Kebutuhan
Salah rencana dan penentuan kebutuhan merupakan kekeliruan dalam
menetapkan kebutuhan logistik yang kurang/tidak memandang kebutuhan ke
depan, kurang memperhatikan lingkungan, dan kurang cermat dalam
menganalisisnya. Kesalahan rencana ini bisa berkaitan dengan jenis dan
spesifikasi logistik, metode/cara pengadaan logistik, jumlah logistik, waktu
pengadaan logistik, tempat/asal pengadaan logistik, maupun kesalahan
dalam rencana harga logistik.
2. Salah Pengadaan
Salah pengadaan merupakan kekeliruan dalam proses pemenuhan
kebutuhan logistik, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasi, cara/metode
pengadaan, jumlah, harga, waktu, sumber logistik, maupun ketidaksesuaian
dengan prosedur dan aturan yang telah ditetapkan.
3. Salah Tempat
Salah tempat merupakan kekeliruan dalam peletakan logistik sehingga
bisa mengganggu kelancaran aktivitas suatu unit kerja dan atau organisasi
secara keseluruhan.
4. Salah Pakai
Salah pakai merupakan kekeliruan dalam penggunaan barang karena
tanpa disertai rasa tanggungjawab, baik secara teknis fungsional maupun hak
pemakaian barang.
5. Lalai Catat
Lalai catat merupakan kealpaan dalam pencatatan logistik, baik
menyangkut kegiatan dan waktu pencatatan itu sendiri, maupun menyangkut
kebenaran data, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasi logistik, jumlah,
harga, sumber, tempat penempatan/pemakaian, kondisi, maupun data
pencatatan yang lainnya.
6. Lalai Rawat
Lalai rawat merupakan ketidakteraturan dan kesalahan dalam
perawatan logistik sehingga secara teknis dapat menimbulkan kerusakan
logistik yang dapat berdampak pada menurunnya tingkat kuantitas maupun
kualitas output, tidak tercapainya secara optimal batas umur pemakaian
barang, dan secara ekonomis dapat menimbulkan pemborosan bagi
organisasi.
7. Lalai Simpan
Lalai simpan merupakan kealpaan dalam penyimpanan logistik yang
berupa tidak ditempatkannya pada tempat yang semestinya sehingga
memungkinkan menimbulkan kerusakan dan penurunan kualitas logistik,
baik terhadap barang itu sendiri maupun barang yang lain, bahkan juga
dapat menimbulkan hilangnya logistik.
8. Lalai Kontrol
Lalai kontrol merupakan kealpaan dalam pengawasan, baik berkaitan
dengan kegiatan-kegiatan yang diawasi atau objek pengawasan, waktu
pengawasan, maupun metode pengawasan.
Dengan dapat diidentifikasi beberapa kesalahan umum dalam
pengelolaan logistik tersebut, diharapkan setiap organisasi mampu
melakukan tindakan antisipatif terhadap beberapa kesalahan umum tersebut
sehingga organisasi dapat mereduksi, bahkan dapat menghindari kesalahan-
kesalahan umum tersebut.
ASAS-ASAS DALAM MANAJEMEN LOGISTIK
Untuk menanggulangi berbagai kesalahan dalam pengelolaan logistik
maka ada beberapa asas yang harus diperhatikan bagi pengelola logistik
sebagai acuan untuk melakukan pengelolaan logistik. Beberapa asas tersebut
meliputi:
1. Asas Keahlian
Maksud dari asas keahlian, yaitu orang yang menangani dan
melakukan pengelolaan logistik harus benar-benar memiliki kompetensi
teoritis dan teknis operatif yang memadai dalam pengelolaan logistik.
2. Asas Kreativitas
Maksud dari asas kreativitas, yaitu orang yang menangani dan
melakukan pengelolaan logistik harus senantiasa mampu memberikan
berbagai alternatif tindakan dan solusi permasalahan berkaitan dengan
kegiatan manajerial maupun kegiatan operasional dalam upaya pengelolaan
logistik guna mendukung efektivitas dan efisiensi pencapaian tujuan
organisasi.
3. Asas Ketelitian
Maksud dari asas ini yaitu orang yang menangani dan melakukan
pengelolaan logistik harus orang yang teliti, baik berkaitan dengan kegiatan
perencanaan dan penentuan kebutuhan logistik, pengadaan, pecatatan,
penyimpanan, pendistribusian, perawatan, maupun penyingkiran logistik
sehingga dapat memberikan data/informasi yang tepat dan benar. Di
samping itu, harus memiliki kepekaan terhadap adanya informasi yang salah
maupun hal-hal yang tidak semestinya sehingga dengan cepat dapat diambil
tindakan tertentu.
4. Asas Ketertiban dan Kedisiplinan
Maksud dari asas ketertiban, yaitu orang yang menangani dan
melakukan pengelolaan logistik harus mampu mengelola tugas-tugas
utamanya maupun mengelola waktu, baik berkaitan dengan kegiatan
perencanaan dan penentuan kebutuhan logistik, pengadaan, pencatatan,
penyimpanan, pendistribusian, perawatan, maupun penyingkiran logistik
sehingga tidak sampai terjadi penundaan pekerjaan maupun terhambatnya
pelaksanaan kegiatan operasional suatu organisasi.
5. Asas Kualitas Pelayanan
Maksud dari asas kualitas pelayanan, yaitu orang yang menangani dan
melakukan pengelolaan logistik hendaknya tidak hanya mempertimbangkan
pencapaian tujuan dalam setiap kegiatan administrasi logistik dan efisiensi
secara finansial, tetapi juga harus mempertimbangkan kepuasan beberapa
pihak yang berkepentingan (stakeholder) dapat dilayani, baik terhadap
pengguna (user)maupun pemasok (supplier).
6. Asas Kesempurnaan Watak
Maksud dari asas kesempurnaan watak, yaitu orang yang menangani
dan melakukan pengelolaan logistik harus memiliki sifat-sifat sikap mental
dan moralitas yang baik, terutama sikap rasa memiliki, jujur, dan penuh
tanggungjawab.
7. Asas Efektivitas
Maksud dari asas ini adalah segala aktivitas yang dilakukan dalam
manajemen logistik mulai dari perencanaan logistik, pengadaan, pencatatan,
pendistribusian, pemeliharaan dan penghapusan logistik maupun dalam
penggunaan logistik harus senantiasa diorientasikan untuk mendukung
pencapaian tujuan organisasi.
8. Asas Efisiensi
Maksud dari asas ini yaitu dalam setiap kegiatan pengelolaan logistik
harus selalu memperhatikan dan menetapkan pertimbangan seminimum
mungkin biaya yang dikeluarkan, baik berkaitan dengan finansial, material,
waktu, tenaga, maupun pikiran.
Dari beberapa asas yang harus diperhatikan dan dilaksanakan dalam
pengelolaan logistik tersebut dapat dicermati bahwa asas-asas tersebut
berkaitan erat dengan personel sebagai pelaku (subjek) pengelola logistik
dan sistem kerja yang dibangun dalam suatu organisasi. Dengan demikian,
asas-asas pengelolaan logistik itu bisa terwujud dengan baik apabila
didukung secara bersama-sama oleh profesionalitas sumber daya manusia
sebagai pengelola logistik dan sistem kerja pengelolaan logistik yang tepat
di dalam suatu organisasi.
Kesalahan maupun penyelewengan umum dalam manajemen logistik
pada dasarnya dipengaruhi oleh dua variabel utama yaitu :
- lemahnya sistem kerja yang dibangun, dan
- perilaku buruk para pengelola karena rendahnya moralitas pegawai yang
terlibat dalam kegiatan pengelolaan logistik, baik pada tingkat manajemen
maupun petugas operasional.
Kedua faktor tersebut saling berkaitan dan tidak bisa dipisahkan satu
sama lain, dalam arti walaupun sistem kerja yang dibangun sudah memadai,
tetapi apabila moralitas para pegawai pengelola logistik rendah, mungkin
sekali terjadi penyelewengan dalam pengelolaan logistik, begitu pula
sebaliknya. Apalagi, apabila sistem kerja yang dibangun tidak memadai dan
tingkat moralitas pegawai rendah, dapat dipastikan terjadi tingkat
penyelewengan dalam pengelolaan logistik mencapai tingkat yang tinggi.
Oleh karena itu, dalam pengelolaan logistik, secara ideal dibutuhkan sistem
kerja yang memadai dan moralitas pengawai yang tinggi.
ETIKA DAN MORALITAS
Apabila kita tinjau secara etimologis, etika berasal dari kata
Yunani ethos,yang dalam bentuk jamaknya ta etha berarti adat istiadat atau
kebiasaan. Dalam pengertian ini, etika berkaitan dengan kebiasaan hidup yang
baik, aturan hidup yang baik, dan segala kebiasaan dan aturan hidup tersebut
dianut dan diwariskan dari orang yang satu ke orang yang lain maupun dari satu
generasi ke generai berikutnya. Kebiasaan ini kemudian melembaga dalam suatu
pola perilaku, sementara moralitas berasal dari kata Latin mos, yang dalam bentuk
jamaknyamores, yang berarti pula adat istidat atau kebiasaan dengan demikian
dalam hal ini bermakna sama dengan pengertian etika tersebut.
Dari tinjauan etimologis tersebut dapat diungkapkan bahwa pengertian etika
dan moralitas secara substansial sama, yakni keduanya menunjuk pada suatu
sistem nilai sebagai pedoman perilaku, baik bagi individu maupun bagi kelompok
dalam hidup bersama, yang kemudian sistem nilai ini dikembangkan dalam suatu
pola perilaku dan secara terus-menerus dilembagakan dalam praktek kehidupan
sehari-hari.
Etika dalam Pengelolaan Logistik
Merupakan suatu sistem nilai, aturan-aturan normatif sebagai pedoman
perilaku yang berupa perintah dan atau larangan yang bersifat langsung dan
konkret, yang senantiasa harus dijadikan pedoman dan pegangan di dalam
melakukan pengurusan dan pengelolaan logistik. Sacara lebih operasional, aturan-
aturan normatif tersebut tentunya juga melekat pada setiap tahapan dalam
pengelolaan manajemen logistik.
Berikut ini beberapa pedoman normatif yang penting dikembangkan dan
diimplementasikan dalam pengelolaan dan pengurusan logistik tersebut, yakni
setiap personel baik pada tingkat manajemen maupun petugas operasional yang
terlibat dalam pengelolaan dan pengurusan logistik :
1. Harus merencanakan pengadaan logistik dan mengambil keputusan pengadaan
logistik berdasarkan pertimbangan-pertimbangan yang objektif dan
konstruktif, bukan atas pertimbangan-pertimbangan kepentingan pribadi atau
kelompok atau unit kerja tertentu.
2. Harus menentukan dan menetapkan suplier untuk pengadaan logistik
berdasarkan hasil pembandingan dan pertimbangan yang objektif.
3. Harus menentukan dan menetapkan suplier untuk pengadaan logistik
bukan suplier yang memiliki ikatan keluarga.
4. Harus menyerahkan segala jenis dan bentuk bonus/komisi dari suplier kepada
organisasi.
5. Harus menyerahkan logistik sesuai dengan bukti penyerahan logistik, baik
berkaitan dengan jenis dan spesifikasinya, jumlah, tempat, dan tanggal
penyerahan logistik.
6. Harus melakukan penghapusan logistik dengan pertimbangan-pertimbangan
yang objektif.
7. Dilarang meminta bonus/komisi ataupun imbalan dalam bentuk apa pun
kepada suplier untuk kepentingan pribadi.
8. Dilarang membuat dan atau menuliskan dan atau mengisi alat bukti pengadaan
logistik yang tidak sesuai dengan kenyataan, baik berkaitan dengan jenis dan
spesifikasi logistik, jumlah logistik, tanggal pengadaan, harga per satuan,
jumlah potongan, jumlah pajak, maupun total pembayaran yang dapat
merugikan organisasi.
9. Dilarang melakukan pengadaan/pembelian logistik secara fiktif.
10. Dilarang melakukan penyelewengan dana untuk kegiatan pengelolaan logistik
apa pun bentuknya.
11. Dilarang melakukan pencatatan logistik dengan tujuan menghilangkan logistik
demi pemenuhan kepentingan pribadi, baik dilakukan sendiri maupun secara
bersama-sama.
12. Dilarang melakukan tindakan diskriminatif dalam pendistribusian logistik,
baik berkaitan dengan waktu penyerahan logistik, jenis dan spesifikasi
logistik, maupun dalam pelayanan (service) yang diberikan.
13. Dilarang membuat laporan pemakaian logistik yang tidak sesuai dengan
kenyataan, yang dapat menyebabkan hilangnya logistik dan kerugian bagi
organisasi.
14. Dilarang melakukan tindakan pemborosan dalam pemakaian logistik.
15. Dilarang melakukan pemakaian/penggunaan logistik untuk kepentingan
pribadi.
16. Dilarang melakukan tindakan perusakan terhadap logistik milik organisasi.