administracion y control de inventarios
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curso basico de administracion de almacenesTRANSCRIPT
José Antonio Juárez SosaAgosto 2011
ADMINISTRACION Y CONTROL DE INVENTARIOS
Lic. Jose Antonio Juárez
REGLAS
MANTENER APAGADO EL CELULAR
RESPETAR OPINIONES
PARTICIPACION EN ORDEN
PUNTUALIDAD
Lic. Jose Antonio Juárez
DINAMICA DE INTEGRACION
Lic. Jose Antonio Juárez
EXPECTATIVAS
30 MINUTOS
EXAMEN DE PREDIAGNOSTICO 15
Lic. Jose Antonio Juárez
TEMARIO
Los objetivos de la administración de inventarios Los niveles del inventario-objetivos Técnicas del control de inventario I
Técnicas de control de inventario II La importancia de mantener buenos datos de lo
almacenado Aplicación del procesamiento electrónico de
datos para el control de inventario. Evaluación de la administración de inventario y
revisión de técnicas para su mejoramiento.
Lic. Jose Antonio Juárez
Los participantes lograran disminuir las pérdidas en un almacén, aplicando, de manera eficaz, principios y técnicas de control de inventarios, a través de una adecuada planeación, organización y evaluación de los mismos, así como Mantener al mínimo las inversiones en inventarios y cumplir con los requerimientos de producción y demanda del mercado.
OBJETIVO
Influir positivamente en los resultados de la empresa apoyando
el servicio a clientes y en reducciones de costos operativos y
financieros
Planear las actividades en el almacén apoyado en el trabajo en
equipo
Establecer medidores de desempeño alineados con la
estrategia empresarial
Mejorar el proceso interno del almacén e inventario logrando
mayor rotación de los mismos.
Elevar el nivel de servicio a clientes internos y externos
Eficientar el espacio en almacén
Mantener integridad de los registros por medio de la exactitud
físico –libros
Mejora de la identificación y acomodo de materiales
BENEFICIOS
La función de planificar en una organización se lleva a cabo para decidir hoy el lugar donde se requiere ocupar a corto, mediano y largo plazo, donde los resultados dependerán de la clara definición de objetivos, estrategias y recursos destinados para el logro de las mismas. La función de almacenaje por su importancia competitiva para las empresas está teniendo forma creciente un lugar importante en la planeación estratégica.El proceso de planificación, los cambios en la estructura organizacional, los estilos de liderazgo y los sistemas de verificación de resultados son elementos administrativos necesarios para llevar a cabo con éxito la función de almacenaje.Los Sistemas de Trabajo, y todas las actividades de un Departamento de Almacenes deben estar orientados a cumplir con su Misión que es la satisfacción de las necesidades de sus clientes, sean estos internos o externos.
Favor de indicar a que tema corresponde de acuerdo al temario
El por qué de los medidores? Para Saber donde estamos
Para saber a donde vamos
Para motivar comportamientos positivos
Para inducir hacia resultados empresariales
Los medidores deben impactar y motivar el comportamiento de los integrantes de las organizaciones
Favor de indicar a que tema corresponde de acuerdo al temario
Medidores de las áreas alineados con medidores empresariales
Recursos
Humanos
Liderazgo
Motivación
Trabajo en Equipo
Clima Laboral
Operación
Mejora Integral en el proceso del almacén
Mejora en procesos operativos en general
Servicio
Respuesta
Entrega
Disponibilidad
Comunicación
Con otras áreas
Con Clientes
Internos
Externos
Rentabilidad
Costos Operativos
Nivel de Inventario
Rotación de Inventario
Favor de indicar a que tema corresponde de acuerdo al temario
Objetivos y estrategias
organizacionales
Calidad en el servicio a clientes
Productividad operativa y financiera
Relaciones saludables con autoridades fiscales
Favor de indicar a que tema corresponde de acuerdo al temario
OBJETIVOS EN LA ADMINISTRACIÓN DE ALMACENES E INVENTARIOS
•Tiempos de entrega oportunos•Amortiguar incertidumbre en la demanda•Disponibilidad de productos
Racionalizar el nivel de inventarios Mejorar la rotación de los inventariosMejorar las decisiones de cuando y cuanto pedir
Procesos de información para efectos fiscalesDatos de inventario exactos
Servicio al cliente
Costos
Información Fiscal
Favor de indicar a que tema corresponde de acuerdo al temario
DINAMICA
ANOTE LOS OBJETIVOS RELACIONADOS CON LA ESTRATEGIA EMPRESARIAL, QUE A SU JUICIO SE
DEBEN TENER EN UN ALMACÉN
ANOTE LAS ACCIONES QUE PODRÍA EN PRÁCTICA PARA LOGRAR REDUCIONES DE
COSTOS EN EL ALMACÉN
Importancia del Desarrollo Humano y Tecnológico
El nuevo paradigma de desarrollo tecnológico
•Proceso de globalización •Avances tecnológicos en sistemas de información y cómputo (ERP, MRP, DRP, EDI, CÓDIGO DE BARRA, etc.)•Paradigma vigente: Velocidad•Justo a tiempo•Calidad total
•La información es el principal impulsor del cambio -Amplia -Tiempo Real - Disponible - Bajo costo•Las redes toman importancia - Colaboración - Globales - Relaciones Ganar-Ganar
Favor de indicar a que tema corresponde de acuerdo al temario
El nuevo paradigma de desarrollo humano
•El cambio es permanente •Presiones de inventarios•Administración del conocimiento e innovación•Personal altamente capacitado•Trabajo en equipo•Personas motivadas•Mentalidad innovadora •Personas facultadas
•Mentalidad empresarial•Personas dispuestas a ofrecer calidad en servicio a clientes•Flexibilidad•Personas con alto nivel de autoestima•Personas asertivas •Personas positivas •Personas productivas
Favor de indicar a que tema corresponde de acuerdo al temario
DIRECCIÓN
PRODUCCIÓN
FINANZAS
RECURSOS HUMANOS
COMPRAS
VENTAS
ALMACÉN Y TRÁFICO
PRESTADORES DE
SERVICIO
CLIENTES
OBJETIVOSERVICIO RENTABILIDAD
Favor de indicar a que tema corresponde de acuerdo al temario
ANOTE SUS PRINCIPALES CLIENTES (INTERNOS Y EXTERNOS) Y LAS NECESIDADES QUE DEBE SATISFACER EL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN
( CLIENTE / NECESIDADES )
ANOTE LAS ACCIONES QUE PONDRÍA EN PRÁCTICA PARA DAR UN SERVICIO DE EXCELENCIA A SUS CLIENTES
DINAMICA OJOSugiero que sea como refuerzo del
Primer tema
Una nueva Visión en el Almacenaje
El mundo de los negocios esta sufriendo cambios cada vez mas acelerados, donde las exigencias de los mercados obligan a las empresas a ser más y más competitivas para satisfacer las necesidades cambiantes de los clientes.
La manera de administrar los negocios en el siglo XXI presenta retos que solo aquellos que tengan una visión del cambio podrán sortear.
El futuro plantea una gran oportunidad para aquellas empresas que administren adecuadamente la información interna y de su entorno, además de orientar todas sus actividades a ofrecer un alto nivel de servicio a sus clientes.
En pocas palabras el siglo XXI será la época de la información y del servicio.
Una adecuada administración de los almacenes, inventarios y la distribución de productos, permitirá a las empresas reducir sus costos al mismo tiempo que se incrementa la productividad y el nivel de servicio.
Favor de indicar que tema corresponde según el temario
Red electrónica que permite transmitir información de negocios de un sistema de computo a otro
EMPRESA
PROVEEDORES
CLIENTES
TRANSPORTISTAS
AGENTE ADUANAL
Favor de indicar que tema corresponde según el temario
El código de Barras en el almacén
RECEPCION OPERACION SURTIDO Y EMBARQUE
ALMACENA POR LOCALIZACION EN
TIEMPO REAL
RASTREA INVENTARIO POR
PEPS
ADMINISTRA FECHAS DE CADUCIDAD
EXACTITUD Y RAPIDEZ PARA
MANTENER , LOCALIZAR Y RASTREAR
PRODUCTOS
RAPIDEZ Y EXACTITUD EN
CONTEOS
VELOCIDAD PARA LOCALIZAR,
SURTIR Y EMBARCAR
AUMENTA LA PRODUCTIVIDAD Y
EL SERVICIO
Favor de indicar que tema corresponde según el temario
Aspectos Clave en la Administración y Operación del Almacén
Área de gestión en almacenes
Recepción y envíos
Almacenaje
Mantener Registros
Manejo Eficiente y Control Físico
Exactitud por Medio de Auditorias Físicas
Favor de indicar que tema corresponde según el temario
Aspectos Clave en la Administración y Operación del Almacén
Nuevo Pensamiento y Requisitos para el Cambio
Liderazgo
Planeación
Fuerza de Trabajo Capacitada y Flexible
Trabajo en Equipo
Orientación al Servicio
Mayor Rotación de Inventarios
Favor de indicar que tema corresponde según el temario
Manejo de Espacio en el Almacén
Uno de los principios básicos con que debe contar un almacén es el lay-out, que optimiza los procesos de manejo de materiales y sistemas de almacenaje para obtener un flujo continuo de materiales e información entre los procesos y, al mismo tiempo, maximizar el espacio disponible y el área cubica del edificio.
El Espacio cuesta…...la rotación de inventarios disminuye costos
Favor de indicar que tema corresponde según el temario
PRINCIPIOS FUNDAMENTALES EN EL DISEÑO DEL LAY-OUT DEL ALMACEN
A mayor movimiento, entonces mayor cercanía, menor altura
Permitir flujo en línea recta
No permitir pasillos con extremos muertos
Proveer áreas de recepción/surtido correctamente dimensionadas
Proveer pasillos con dimensiones suficientes para circulación ( montacargas, personas )
Proveer espacio para futuras expansiones
Utilización de áreas y aprovechamiento de cubos
Permitir pasillos principales con circulación doble
Favor de indicar que tema corresponde según el temario
CLASIFICACION DEL MATERIAL EN ALMACEN
La clasificación o acomodo de material dentro del almacén es muy importante y este debe ser de acuerdo a los movimientos y/o necesidades de cada empresa.
Existe un tipo de clasificación que es el mas común y efectivo dentro del medio, la clasificación ABC.
Esta se divide en tres clases, de acuerdo a su valor y uso.
ABC = utilización anual por el costo unitario
Clasificación A
Representa el 80% del costo y el 20% de los artículos
Clasificación B
Representa el 15% del costo y el 30% de los artículos
Clasificación C
Representa el 5% del costo y el 50% de los artículos
Favor de indicar que tema corresponde según el temario
Pasos para efectuar un análisis ABCDeterminar el uso anual en piezas
Multiplicar por el costo unitario
Ordenar el resultado de mayor a menor uso en unidades monetarias
Obtener el porcentaje individual
Obtener el porcentaje acumulado
Asignar categorías aplicando la ley de pareto ( 80-20)
Ley de Pareto: En 1906, el economista italiano Vilfredo Pareto ,creó una fórmula matemática para describir la distribución desigual de la riqueza en su país, observando que el 20% de la población concentraba el 80% de la riqueza. 20% “esencial” que son el conjunto de tareas que, generalmente, consumirá el 80% del tiempo y de los recursos. El análisis ABC es otra forma de categorizar gran cantidad de datos, agrupándolos por importancia o prioridad. Así, en la categoría A entrarán los de más alta prioridad, en la B los de prioridad intermedia y en la C los de menor importancia.
Favor de indicar que tema corresponde según el temario
Ley de Pareto: En 1906, el economista italiano Vilfredo Pareto ,creó una fórmula matemática para describir la distribución desigual de la riqueza en su país, observando que el 20% de la población concentraba el 80% de la riqueza. 20% “esencial” que son el conjunto de tareas que, generalmente, consumirá el 80% del tiempo y de los recursos. El análisis ABC es otra forma de categorizar gran cantidad de datos, agrupándolos por importancia o prioridad. Así, en la categoría A entrarán los de más alta prioridad, en la B los de prioridad intermedia y en la C los de menor importancia.
Favor de indicar que tema corresponde según el temario
Dados los siguientes datos efectuar una clasificación ABC:
ARTICULO USO ANUAL PIEZAS
COSTO UNITARIO
USO ANUAL EN $
A 4,000 70
B 19,500 110
C 400 100
D 10,000 50
E 200 140
F 24,000 70
G 1,600 80
H 8,000 60
I 1,000 70
J 500 90
DINAMICA
ARTICULO USO ANUAL $ % % ACUMULADO
CLASIFICACION
B 2,145,000
F 1,680,000
D 500,000
H 480,000
A 280,000
G 128,000
I 70,000
J 45,000
C 40,000
E 28,000
TOTAL 5,396,000
Dados los siguientes datos efectuar una clasificación ABC:
DINAMICA
Aplicaciones practicas del ABC
Conteos cíclicos
Políticas de reordenamiento
Niveles de existencia de seguridad
Manejo físico de materiales
Negociaciones y evaluaciones de proveedores
Seguimiento de ordenes
Favor de indicar que tema corresponde según el temario
Funciones del analista de inventarios, supervisor, jefe de almacén
Define los artículos que serán contados
Verifica las variaciones de los conteos
Determina cuando se deben de hacer recuentos
Reconcilia los errores con los registros
Determina causas
Recomienda política o procedimientos
Reporta el desempeño
Interactúa con contabilidad
Favor de indicar que tema corresponde según el temario
Fuentes típicas de error
DescuidoObtención de partes erróneasSustitución de materialesIdentificación incorrectaAlmacenamiento descontroladoRobo, disminuciónErrores al escribirError en la unidad de medición Simplemente conteos incorrectosMal control de documentos Falta de procedimientosFalta de capacitación
Favor de indicar que tema corresponde según el temario
Personal y seguridad en el almacén
Ser líder es una oportunidad de servir no de lucirse….
REGLAS BASICAS PARA EL MANEJO DE PERSONAL1. Establezca objetivos claros y accesibles2. Cuente con un plan bien desarrollado para desempeñar los
objetivos del departamento3. Reporte los progresos4. Desarrolle la técnica de tratar a cada persona como un ser
individual5. Mantenga la disciplina, aceptando únicamente el mejor
esfuerzo6. Reconozca los logros, particularmente el desempeño
relevante7. Verifique los proyectos con un programa regular de
seguimiento8. Propicie un ambiente de motivación y conviértase en líder9. Desarrollo de habilidades de empleados (colaboradores)10.Fomentar motivación y recompensas en el ambiente de
trabajo
Favor de indicar que tema corresponde según el temario
Seguridad en el Almacén
Como se puede mejorar la prevención de accidentes de trabajo?
El orden y limpieza
Uniforme de trabajo
Condiciones de las instalaciones y el equipo
La capacitación --Lo que si se debe hacer y lo que no se debe hacer
La administración --Lleve estadísticas y haga un reporte de todos los
accidentes, incidentes y posibles perdidas
Favor de indicar que tema corresponde según el temario
Seguridad del personal
1. Políticas de seguridad en el almacén
2. Reducción de costos
3. Mini cursos por el personal
4. Tranquilidad y salud empresarial
5. Estadísticas de accidentes / incidentes
6. Equipo de seguridad y emergencias
7. Incentivos
8. Condiciones del equipo de trabajo y de seguridad
9. Grupo de observadores
Favor de indicar que tema corresponde según el temario
¡¡¡GRACIAS POR SU PARTICIPACION !!!