administracion de documentos electronicos - modelo de gestión documental mgd-rta

Dirección General de Tecnologías de la Información / INAI 1

Modelo de Gestión Documental

Administración de Documentos Electrónicos

12/11/2015

Hiriam Eduardo Pérez Vidal

Dirección General de Tecnologías de la Información / INAI 212/11/2015

Contexto

3. Administración Electrónica

6. Control de Acceso

7. Control Físico y Conservación

1. Política de

Gestión2. Gobierno

Abierto y Transparencia

5. Valoración

5. Control intelectual y

de representació

n

Modelo de Gestión

Documental

4. Control Intelectual y

Representación

G03/D01/G. INTEROPERABILIDAD

G03/D02/G. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

G03/D03/G. ADMINISTRACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

La administración electrónica consiste en la utilización de las TIC en las organizaciones para mejorar la información y los servicios ofrecidos a los ciudadanos, orientar la eficacia y la eficiencia de la gestión publica e incrementar sustantivamente la transparencia del sector público y la participación de los ciudadanos.

Cubre a los documentos generados en el ámbito electrónico como a los que originalmente tenían un soporte físico pero que han sufrido un proceso de digitalización


El documento electrónico

DatosContenido e identificación

Autenticidad

Metadatos

Fiabilidad Integridad

Disponibilidad

EstructuraCaracterísticas

Criterios

Equivalencia

Validez

Conservación


1. Captura documento electrónicoControl, conversión de formato, en su caso firma, y la captura de los metadatos del documento,

garantizando su accesabilidad

Descripción documental

ISAD(G)

Cuadro de clasificación archivística Metadatos mínimos

(Lineamientos) FormatosPDF TIFF Otros

Proceso

1. Diseño -> Planeación tecnologías y métodos2. Captura3. Mantenimiento, durante su vigencia


2. DigitalizaciónGeneración y posterior tratamiento de una imagen digital a partir del soporte no digital del original

PDF PDF/A TIFF

Resolución 300 dpi

Formatos

OCR

Finalidad

Difusión: Soporte

+ AccesoMejores serviciosColaboraciónEconomía

Tratamiento integral: Metadatos + Firma Electrónica

Proceso

1. Planificación2. Conversión -> Directrices ICA3. Validación -> Garantías4. Confirmación -> Metadatos

Metadatos (Lineamientos)


3. Firma electrónicaAquella que, realizada mediante medios tecnológicos, cumple todas o algunas de las funciones desarrolladas por la

firma tradicional, en concreto una función identificativa

Ley Federal de Firma Electrónica Avanzada

FIEL (Llave Pública + Llave Privada + Contraseña)

Usos

Autenticación

Sellos, cadenas

Encriptación, ensobretado vía firmado

Actualización de Firma por caducidad


4. Metadatos para gestión documentalDatos que describen el contexto, el contenido y la estructura delos documentos y su gestión a lo largo del tiempo

1. Modelo de metadatos (estructura)

2. Esquema (semántica, sintáxis, gestión, taxonomías)

3. Implementación metadatos (¿donde? ¿cuándo?)

Sistema centralizado

Sistemas sustantivosControl de gestión

EquipoMultidisciplinario


Niveles de madurez

Inicial

• Documentos asociados a Cuadro de Clasificación

• Metadatos mínimos (descripción documental)

• Proyectos de Digitalización

Intermedio

• Implementación de la FIEL

Avanzado

• Equipos multidisplinarios• Metadatos para preservación a

largo plazo• Metadatos para

Interoperabilidad• Metadatos de gestión (ciclo de

vida)


Contexto

Ley de TransparenciaLey de Archivos

Manuales Administrativos de Aplicación GeneralLey de Firma Electrónica Avanzada

Datos AbiertosInteroperabilidad

EIDA

Documentos técnicos

Ley de Protección de Datos Personales

El reto: digitalización adecuada, firma electrónica, muchos metadatos

UNE-ISO 15489-1:2006. Información y documentación

ISAD (G) Moreq

LINEAMIENTOS para la creación y uso de Sistemas Automatizados de Gestión y Control de Documentos


Ejemplos

OCSP

¿Revocado?


Ejemplos

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<expediente><unitid>1265/09</unitid><unittitle>Recurso de Revisión 1265/09 JPM</unittitle><unitdateini>2009/03/17</unitdateini><unitdateend>2009/03/17</unitdateend><physfacet>15</physfacet><origination>JPM</origination><scopecontent>Recurso de Revisión 1265/09 interpuesto por … en contra del Instituto Mexicano del Seguro Social</scopecontent><filename>1265-09.pdf</filename><pathname>\MX09003IFAI\FO01\SC002S\SE01\SS07\UCAC1265-09\MR</pathname>

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Formatos

OCR500 kb por pagina

Metadatos

EquipoMultidisciplinario


Retroalimentación

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